1、檢測報(bào)告的編制和管理制度日期：2008-03-05來源： 作者：字體：大 中 小 吉林化工學(xué)院分析測試中心檢測報(bào)告的編制和管理制度1.為了保證檢測報(bào)告的完整性、準(zhǔn)確性以及能夠真實(shí)地反映檢測結(jié)果的全部信息，特制定本制度。2.本制度適用于檢測報(bào)告的編號(hào)、格式和信息要求，檢測報(bào)告的審核和批準(zhǔn)，對(duì)報(bào)告內(nèi)容的意見和解釋，報(bào)告發(fā)送和報(bào)告的修改補(bǔ)充。3.職責(zé)3.1 檢測人員負(fù)責(zé)檢測原始記錄的如實(shí)填寫,并填寫檢測結(jié)果匯總單。3.2 檢測人員及同室人員負(fù)責(zé)審核檢測原始記錄及結(jié)果匯總單。中心主任負(fù)責(zé)復(fù)核檢測報(bào)告書。3.3 檢測報(bào)告授權(quán)簽字人簽發(fā)檢測報(bào)告。3.4 業(yè)務(wù)辦公室負(fù)責(zé)檢測報(bào)告的打印和歸檔。3.5 檢測報(bào)告

2、經(jīng)簽發(fā)后，由業(yè)務(wù)辦公室負(fù)責(zé)向有關(guān)單位或客戶發(fā)送。4 程序4.1 檢測報(bào)告編制要求4.1.1 報(bào)告序號(hào) YY-MM-XXX（年份-月份-順號(hào)）。4.l.2 本中心的檢測報(bào)告應(yīng)能夠準(zhǔn)確、清晰、明確和客觀地報(bào)告每一項(xiàng)的檢測結(jié)果，并符合檢測方法中規(guī)定的要求。檢測報(bào)告內(nèi)容包括以下部分：(a) 檢測報(bào)告的標(biāo)題；(b) 實(shí)驗(yàn)室的名稱；(c) 檢測報(bào)告的唯一性(編號(hào))標(biāo)識(shí)，以及表明檢測報(bào)告結(jié)束的清晰標(biāo)識(shí)；(d) 客戶的名稱；(e) 所用方法的標(biāo)識(shí)；(f) 檢測物品的描述、狀態(tài)和明確的標(biāo)識(shí)； (g) 樣品接收日期和進(jìn)行檢測的日期；(h) 檢測的結(jié)果，用國際標(biāo)準(zhǔn)測量單位(SI)表達(dá)；(i) 中心授權(quán)簽字人的簽字、

3、職務(wù)、標(biāo)識(shí)以及簽發(fā)日期；(j) 結(jié)果僅與被檢物品有關(guān)的聲明。4.1.3 當(dāng)需要對(duì)檢測結(jié)果作出解釋時(shí)，檢測報(bào)告中還應(yīng)包括下列內(nèi)容：(a) 符合或不符合要求或規(guī)范的聲明； (b) 必要時(shí)，在檢測報(bào)告上加注使用測量不確定度的聲明(當(dāng)不確定度與檢測結(jié)果的有效性或應(yīng)用有關(guān)，或客戶提出要求時(shí)，或測量不確定度影響到對(duì)規(guī)范限度的符合性時(shí)，檢測報(bào)告中還需要包括有關(guān)不確定度的信息) ；(c) 適用且需要時(shí)，提出意見和解釋；(d) 特定方法、客戶和客戶群體的附加信息。4.1.4 當(dāng)需對(duì)檢測結(jié)果作出解釋時(shí)，對(duì)含抽樣結(jié)果在內(nèi)的檢測報(bào)告，除上述要求之外，還應(yīng)包括下列內(nèi)容：(a) 抽樣日期；(b) 抽樣地點(diǎn)；(c) 抽樣執(zhí)

4、行標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范。4.1.5 意見和解釋。當(dāng)報(bào)告包含意見解釋時(shí)，則應(yīng)把意見和解釋的依據(jù)制訂成文件，意見和解釋應(yīng)在報(bào)告中被清晰地標(biāo)注。4.1.6 設(shè)計(jì)后的檢測報(bào)告格式應(yīng)由技術(shù)負(fù)責(zé)人審批使用。4.2 檢測報(bào)告編制4.2.1 各檢測室應(yīng)將由檢測分析人員簽字并由同室人員、中心主任審核無誤并簽字的檢測原始記錄、檢測結(jié)果匯總表、樣品檢測通知單、樣品檢測傳遞單等送至業(yè)務(wù)辦公室，業(yè)務(wù)辦公室負(fù)責(zé)根據(jù)檢測結(jié)果匯總表按照承檢產(chǎn)品項(xiàng)目的標(biāo)準(zhǔn)格式打印檢測報(bào)告。檢測報(bào)告如無特殊要求打印兩份，分別交給客戶和留中心存檔。4.2.2 當(dāng)客戶有要求時(shí)，則報(bào)告格式應(yīng)盡量滿足客戶的需求。4.2.3 檢測報(bào)告的打印存儲(chǔ)，使用中心檢測程序管

5、理系統(tǒng)，以做到檢測報(bào)告登記、查詢、報(bào)出微機(jī)化管理。4.3 檢測報(bào)告的審核打印出的檢測報(bào)告，由所承擔(dān)檢測項(xiàng)目的中心技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審核。4.4 檢測報(bào)告的簽發(fā)4.4.1 審核無誤的檢測報(bào)告由業(yè)務(wù)辦公室送交中心授權(quán)簽字人審核簽發(fā)。4.4.1.1 對(duì)外咨詢超標(biāo)樣品的檢測報(bào)告，或可能對(duì)中心造成重大影響的檢測報(bào)告由中心主管主任簽發(fā)。4.4.1.2 授權(quán)簽字人不在時(shí)，檢測報(bào)告由中心主任簽發(fā)。4.4.1.3 簽字后的檢測報(bào)告由業(yè)務(wù)辦公室加蓋中心公章。4.4.2 經(jīng)授權(quán)簽字人批準(zhǔn)簽發(fā)的檢測報(bào)告同原始記錄，由授權(quán)簽字人轉(zhuǎn)至業(yè)務(wù)辦公室。4.4.3 業(yè)務(wù)辦公室將留存的報(bào)告同檢測原始記錄一并存檔保管，并對(duì)中心檢測程序庫

6、中的數(shù)據(jù)定期進(jìn)行備份，以防程序庫中的檢測報(bào)告數(shù)據(jù)丟失。4.4.4 簽發(fā)后的檢測報(bào)告由業(yè)務(wù)辦公室負(fù)責(zé)發(fā)送。 4.4.5 經(jīng)過認(rèn)證的檢測項(xiàng)目，在報(bào)告的左上角加蓋實(shí)驗(yàn)室標(biāo)志章。4.5 對(duì)可疑結(jié)果的處理 4.5.1 當(dāng)檢測室懷疑或發(fā)現(xiàn)或由反饋得知關(guān)于報(bào)告數(shù)據(jù)有誤的信息后，技術(shù)負(fù)責(zé)人應(yīng)立即從業(yè)務(wù)辦公室資料員處調(diào)閱原檢測報(bào)告檔案，迅速組織有關(guān)檢測室的相關(guān)人員，對(duì)報(bào)告中的可疑數(shù)據(jù)或遺漏部分進(jìn)行檢查。4.5.2 在核查中對(duì)已發(fā)報(bào)告的數(shù)據(jù)和結(jié)論產(chǎn)生懷疑或發(fā)現(xiàn)問題時(shí)，技術(shù)負(fù)責(zé)人應(yīng)立即起草一份書面文件，通過客戶通知檢測報(bào)告的持有人，要求檢測報(bào)告持有人停止使用編號(hào)為：YY-MM-XXX的檢測報(bào)告，聲明待查實(shí)報(bào)告的數(shù)據(jù)

7、和結(jié)論后再以書面文件告之。 4.5.3 通知發(fā)出的同時(shí)，檢測室應(yīng)認(rèn)真做好檢測數(shù)據(jù)的核查工作，并根據(jù)與客戶簽訂的樣品委托單檢查檢測遺漏項(xiàng)目。4.5.4 檢測室應(yīng)在核查結(jié)束時(shí)，起草一份調(diào)查報(bào)告，指出存在的問題，提出修改或補(bǔ)充檢測報(bào)告的處理意見。4.5.5 如果需要補(bǔ)充檢測，則檢測室應(yīng)提出補(bǔ)充檢測的可行性方案，報(bào)中心技術(shù)負(fù)責(zé)人審批。4.5.6 批準(zhǔn)后的補(bǔ)充檢測方案，由檢測室組織實(shí)施并出具補(bǔ)充檢測原始記錄。4.5.7 檢測室根據(jù)補(bǔ)充檢測原始記錄和核查結(jié)果，按照4.6條的要求起草一份“檢測報(bào)告的修改補(bǔ)充通知書”。4.5.8 檢測室起草的“檢測報(bào)告的修改補(bǔ)充通知書”應(yīng)由檢測室負(fù)責(zé)人簽字后轉(zhuǎn)至技術(shù)負(fù)責(zé)人校核

8、。4.5.9 技術(shù)負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)檢測室轉(zhuǎn)來的“檢測報(bào)告的修改/補(bǔ)充通知書”的修改或補(bǔ)充內(nèi)容以及發(fā)生檢測問題的追溯情況進(jìn)行分析核對(duì)，經(jīng)核實(shí)無誤后轉(zhuǎn)至授權(quán)簽發(fā)人批準(zhǔn)簽發(fā)。4.5.10 經(jīng)授權(quán)簽發(fā)人簽發(fā)后的“檢測報(bào)告的修改補(bǔ)充通知書由業(yè)務(wù)辦公室蓋章待發(fā)。4.5.1l “檢測報(bào)告的修改/補(bǔ)充通知書”的發(fā)放執(zhí)行本制度?！皺z測報(bào)告的修改/補(bǔ)充通知書”應(yīng)發(fā)送到所有原檢測報(bào)告的持有人。4.6 已發(fā)檢測報(bào)告的修改/補(bǔ)充4.6.l 對(duì)已發(fā)檢測報(bào)告的修改/補(bǔ)充文件應(yīng)包括以下內(nèi)容。(a) 修改/補(bǔ)充文件的標(biāo)題，如：檢測報(bào)告的修改/補(bǔ)充通知書；(b) 實(shí)驗(yàn)室的名稱；(c) 通知書的唯一編號(hào)標(biāo)識(shí)；(d) 委托方的名稱；(e)

9、 檢測物品(對(duì)象)的名稱和地址；(f) 檢測日期；(g) 檢測執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)或方法；(h) 原報(bào)告編號(hào)；(i) 原報(bào)告的修改之處；(j) 修改前和修改后的對(duì)照；(k) 更改原因的說明；(1) 關(guān)于本“檢測報(bào)告的修改補(bǔ)充通知書”的使用和發(fā)放范圍的聲明；(m) 修改/補(bǔ)充通知書的編制人、審核人和簽發(fā)人的簽字；(n) 修改/補(bǔ)充通知書的簽發(fā)日期。4.7 檢測報(bào)告修正/補(bǔ)充件的存檔實(shí)驗(yàn)室留存的“檢測報(bào)告的修改補(bǔ)充通知書”應(yīng)由業(yè)務(wù)辦公室資料員同原檢測報(bào)告一并存檔保管。4.8 檢測報(bào)告的歸檔4.8.1 留存的檢測報(bào)告應(yīng)連同樣品檢測委托單、樣品檢測通知單、樣品檢測傳遞單、原始記錄、客戶修改檢測方案的書面申請(qǐng)等歸檔保存，保存期為3年。4.8.2 檔案的管理應(yīng)執(zhí)行記錄、檔案、自動(dòng)化設(shè)備管理制度。4.9 檢測報(bào)告的發(fā)送程序和方式4.9.1 檢測報(bào)告由業(yè)務(wù)辦公室負(fù)責(zé)發(fā)送，委托送樣由委托