1、管理人員素質(zhì)提升訓(xùn)練,高效時間管理,課程內(nèi)容,課程要點：,v 時間管理的概念,v 時間管理的原則,v 時間管理的方法和技巧,v 時間管理的誤區(qū),課程內(nèi)容,第一章、時間管理的概念,題外話： 十年,十年前我們是父母的孩子，十年后我們是孩子的父母； 十年前我渴望離家去遠(yuǎn)方 十年后我渴望從遠(yuǎn)方回家； 十年前我們面對的唯一問題是考試，十年后我們除了考試所有的問題都要面對； 十年前我渴望馬上結(jié)婚 ，十年后我渴望再談一次戀愛； 十年前我以為自己是一棵大樹，十年后我才明白自己只不過是一棵小草； 十年前我們可以游戲人生， 十年后我們卻處在人生的游戲中； 十年前我唯一可以浪費的就是時間， 十年后我除了時間什么我都

2、可以浪費；,What time is it? ,什么是時間,時間是物質(zhì)運動的順序性和持續(xù)性,時間是一種特殊的資源,時間的特點是：一維性,第一章、時間管理的概念,人生中獨特且必要的資源。 供給毫無彈性。 無法失而復(fù)得，過了就不能重來。 無法租、買、借，無替代品。 無法儲蓄累積。 時間本身是無法管理的。,時間的特性,第一章、時間管理的概念,討論：,每天給你86400元，你怎么用？,條件： 1、不能儲存 2、節(jié)余作廢 3、第二天還有86400元,個別發(fā)言：5分鐘 討論：5分鐘,第一章、時間管理的概念,時間管理,時間管理是“管理時間”嗎？,時間管理是管理“用時間的人”,我們的任務(wù)： 探索如何減少時間浪

3、費，以便更有效 地完成目標(biāo)！,第一章、時間管理的概念,第一章、時間管理的概念,做練習(xí),你最后悔的是什么？ 比利時一家雜志，曾對全國60歲以上的老人搞了一次問卷調(diào)查， 調(diào)查的題目是：“你最后悔的是什么?” 并列出了十幾項生活中容易后悔的事情，供被調(diào)查者選擇。 于是，就出現(xiàn)了這樣一個結(jié)果：,有72%的人后悔年輕時努力不夠，以至事業(yè)無成。,第一章、時間管理的概念,你打算如何去度過？ 由此我想起一個故事，說有一個40歲的人被醫(yī)師告知患了絕癥，最多再活 三年時間。 因此他為了使自己最后的生命更有意義，擬出一個三年要做十件事的 工作計劃。其中包括寫一本書、學(xué)一門外語、搞一項發(fā)明、辦一個工廠、游30 座名山

4、、看50個城市等等，而且計劃出后便立即付諸行動。 在過了二年零八個月的時候，10項目標(biāo)全都完成。 可當(dāng)他再到醫(yī)院復(fù)診時，卻發(fā)現(xiàn)是醫(yī)師當(dāng)時拿錯了病歷，自己根本沒有患病。 這也是一個經(jīng)驗，如果別人工作你也工作，別人休息你也休息，別人娛樂你 也娛樂，那么別人得到什么，你也只能得到什么，要想得到別人得不到的東西， 就得付出別人不愿付出的東西。尤其是在你還年輕的時候，還有機(jī)會競爭的時候。,第一章、時間管理的概念,課程內(nèi)容,第二章、時間管理的誤區(qū),做練習(xí)：你對時間的掌控,方 法：回答： 是 或 否,第二章、時間管理的誤區(qū),總結(jié)你對時間的掌控,第二章、時間管理的誤區(qū),獎勵你的禮物：,時間管理不是什么?,時間

5、本身不是問題. 因為每個人每天所擁有的時間都是一般地多； 所以時間管理的問題本身不在于時間, 而是在于自己如何善用及分配你自己的時間。,第二章、時間管理的誤區(qū),時間管理是什么?,時間管理就是自我管理； 自我管理即是改變習(xí)慣, 以使自己更富績效, 更富效能； 把事情很快地做完, 叫做效率 把事情很快又很對地做完, 叫做效能 時間管理就是事前的規(guī)劃或長期的計劃。,第二章、時間管理的誤區(qū),一、工作缺乏計劃,1、沒有必要在行動前多思考 2、不做計劃也能獲得實效 3、不了解計劃的好處 4、計劃與事實不一致，對計劃喪失信心 5、不知道如何做計劃,第二章、時間管理的誤區(qū),樣式1：12月總經(jīng)理日程.xls,樣

6、式2：3-2干部例會資料行政.ppt,二、組織工作不當(dāng),1、職責(zé)權(quán)限不清，工作內(nèi)容重復(fù) 2、事必躬親，親力而為 3、溝通不良 4、工作時斷時續(xù),第二章、時間管理的誤區(qū),三、時間控制不夠,1、習(xí)慣拖延時間 2、不擅處理不速之客的打擾 3、不擅處理無端電話的打擾 4、泛濫的“會議病”困擾,第二章、時間管理的誤區(qū),三、時間控制不夠,做練習(xí)：拖延商數(shù)測驗,方 法：選擇 A， B， C， D,第二章、時間管理的誤區(qū),三、時間控制不夠,結(jié) 論： 1）小于20分，表示你不是拖延者，也許偶爾有； 2）在21至30分之間，表示你有拖延的毛病，但不太嚴(yán)重； 3）總分多于30分，表示你或許已患上嚴(yán)重的拖延毛病。,標(biāo)

7、 準(zhǔn)：A=4 ， B=3 ， C=2 ， D=1,第二章、時間管理的誤區(qū),四、整理整頓不足,4、什么叫“傻瓜系統(tǒng)？”,第二章、時間管理的誤區(qū),2、你的文件處理系統(tǒng)完善嗎？,3、什么叫“整理整頓？”,1、帕金森定律“工作將被擴(kuò)展，以 便填滿可供完成的時間”,五、進(jìn)取意思不強,1、個人的消極態(tài)度 2、做事拖拉，找借口不干工作 3、做白日夢 4、工作中閑聊（QQ，MSN，局域網(wǎng)）,第二章、時間管理的誤區(qū),課程內(nèi)容,第三章、時間管理的原則,第三章、時間管理的原則,一、明確目標(biāo)（SMART）,1、具體的（specific） 2、可衡量的（measurable） 3、可達(dá)到的（attainable） 4、

8、相關(guān)的（relevant） 5、基于時間的（time-based）,二、有計劃、有組織地進(jìn)行工作,1、將有聯(lián)系的工作進(jìn)行分類整理。 2、將整理好有各類事務(wù)按流程或輕重緩急加以排列。 3、按排列順序進(jìn)行處理。 4、為制定上述方案需要安排一個考慮的時間。 5、由于工作能夠有計劃地進(jìn)行，自然也就能夠看到這些 工作應(yīng)該按什么次序進(jìn)行，各哪些是可以同時進(jìn)行的 工作。,第三章、時間管理的原則,三、分清工作的輕重緩急,做練習(xí)：分清工作的輕重緩急,方 法：同意該觀點的，打勾,第三章、時間管理的原則,Simpatico vero?,三、分清工作的輕重緩急,結(jié) 論： 1）4，表示你基本頭腦清醒； 2）58，表示你

9、有經(jīng)常犯暈； 3）9，表示你幾乎迷失方向。,第三章、時間管理的原則,三、分清工作的輕重緩急,第三章、時間管理的原則,三、分清工作的輕重緩急,緊 急 不 緊 急,重 要 不 重 要,I,I,I,I,I,I,I,V,* 危機(jī) * 急迫的問題 * 有期限壓力的計劃,* 防患未然 * 改進(jìn)產(chǎn)能 * 建立人際關(guān)系 * 發(fā)掘新機(jī)會/充電 * 規(guī)劃、目標(biāo)管理,* 不速之客 * 某些電話 * 某些信件與報告 * 某些會議 * 必要而不重要的問題 * 湊熱鬧,* 繁瑣的工作 * 某些信件 * 某些電話 * 浪費時間之事 * 有趣的活動/看電視,第三章、時間管理的原則,三、分清工作的輕重緩急,第三章、時間管理的原

10、則,討論： 哪一方面如果持續(xù)有優(yōu)異的表現(xiàn)， 對個人生活或工作會有積極的意義？,三、分清工作的輕重緩急,做練習(xí)：急迫性指數(shù)測驗,方 法：選擇“A、B、C” ，打分,第三章、時間管理的原則,Simpatico vero?,三、分清工作的輕重緩急,結(jié) 論： 1） 025分，屬于低度急迫性心態(tài) ； 2）2645分，屬于強烈急迫性心態(tài) ； 3） 46分，已經(jīng)到了嚴(yán)重急迫性的程度 。,第三章、時間管理的原則,四、合理地安排時間,1、80/20 原則 2、關(guān)鍵指標(biāo) 3、帕累托圖,第三章、時間管理的原則,五、與別人的時間取得協(xié)作,1、尊重對方，掌握規(guī)律、節(jié)奏 2、信息分享，獲得組織支持； 3、預(yù)約：時間、地點

11、、人物,第三章、時間管理的原則,六、制定規(guī)則、遵守紀(jì)律,1、在進(jìn)行工作的時候，一定要念念不忘這個 工作應(yīng)于何時截止。 2、即使外部沒有規(guī)定截止的日期，自己也要 樹立一個何時完成的目標(biāo)。 3、由于不得已原因而不能按期完成時，一定 要提前和相關(guān)部門取得聯(lián)系，將影響縮小 在最小范圍內(nèi)。,第三章、時間管理的原則,課程內(nèi)容,第四章、時間管理的技巧,第四章、時間管理的技巧,如何對付不速之客以避免時間之浪費？,不要采用無條件的“門戶開放政策”,在辦公室外接見外界不速之客,站立會客,利用隱蔽的辦公室,定期和部屬或同一階層的同事見面,時 間,第四章、時間管理的技巧,如何對付電話之干擾以避免時間之浪費？,外來電話

12、應(yīng)先由秘書接聽,事后回復(fù)電話的辦法比較值得采納,盡量將須打出去的電話集中在一起,時 間,“你好，我是XXX，我給你打電話是因為” “你好，我是XXX，有這樣一件事需要” “接到你的電話真高興，有什么事需要幫忙嗎？” “好久沒有收到你的消息了，請問有什么事需要幫忙嗎？” “你現(xiàn)在需要我們解決的問題是什么呢？” “你的重點是什么？” “你看我們今天的溝通/討論是不是這到這里呢？”,注意做好適當(dāng)?shù)挠涗?控制好打電話的時間并保持通話的主題,第四章、時間管理的技巧,如何治療會議病以避免時間之浪費？,A. 思考是否有必要以會議的形式進(jìn)行商討？ B. 盡量減少與會人員。 C. 當(dāng)關(guān)鍵性人物無法與會時，原則上

13、不應(yīng)開會。 D. 為避免會議過長，可將會議安排在午餐前、下班前或另一個活動之前。 E. 計算會議成本： 例：(1) 與會者有10位； (2) 每位月薪4,000元, 享有的福利計有1,000元 (薪金的25%)； (3) 每位每月工作時間為10,000分鐘，一個會議長達(dá)一小時，則耗資300元 A. 會議中如等候遲到者，則等于懲罰準(zhǔn)時者。 B. 不要令與會者太過舒服。（站立報告） C. 避免受電話或訪客之干擾。 D. 根據(jù)實際需要，可讓部分與會者只參加會議的一部分。 E. 會議結(jié)束時，總結(jié)達(dá)成的結(jié)論及定下工作的時限。 A. 會議記錄應(yīng)盡快作成。 B. 迅速解決會議中的決議及待辦事項。 C. 為杜

14、絕與會者的無故缺席/遲到或早退，可考慮在會議記錄上注明。,會議前,會議中,會議后,時 間,第四章、時間管理的技巧,如何治療“文件滿桌病”以避免時間之浪費？,培養(yǎng)“只處理來往文件一次”的習(xí)慣,閱讀后立即在文件上注明要采取之行動,避免把文件列入“General”或 “Miscellaneous”檔案內(nèi),時 間,第四章、時間管理的技巧,如何減少上下班交通所引起的時間浪費？,避免交通擁擠的高峰時間上下班,選擇班次穩(wěn)定的交通工具,利用上班的時間構(gòu)思當(dāng)天的工作細(xì)節(jié),利用下班的時間檢討當(dāng)天的工作得失,時 間,第四章、時間管理的技巧,如何減少“事必躬親”所引起的時間浪費？,適當(dāng)?shù)胤謾?quán)授責(zé)（Delegation

15、）,采取Management by exception 的管理方法 （特例管理）,時 間,第四章、時間管理的技巧,如何清除上司所引起的時間浪費？,A. 應(yīng)開門見山、單刀直入。 B. 技巧地指明你與他談?wù)摰氖露藢λ赡墚a(chǎn) 生的利害關(guān)系。 A. 當(dāng)他指派工作給你時，多作詢問。 B. 如你的工作繁多，請他為你決定完成工作 的優(yōu)先次序。 C. 詢問他完成工作的時限。 A. 若你能一邊聽他說話一邊繼續(xù)工作，則采 取這種聽話方式。 B. 盡量避免發(fā)問或?qū)λ脑捳Z作出評論。,應(yīng)付“聽而不聞”的上司,對付見異思遷的上司,對付以你為聽眾的上司,時 間,第四章、時間管理的技巧,授權(quán)（5W2H）,Who? 計劃人物 What? 具體 數(shù)字化 Why? 重要性 Whe