神馬集團有限責任公司 第十五章 行政管理 索引號 行政管理 001 第一節(jié) 公文管理 主題 版本號 生效日期 修改日期 編制單位 核準者 1 2002/4/1 發(fā)文管理 作廢日期 作廢執(zhí)行人 15 1 1 1 發(fā)文管理 1 范圍 適用于 公司所有部門 簽發(fā)公文的全過程，公文種類可以包括命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等 13 個文種 2 控制目標 2.1 確保全公司以統(tǒng)一的方式發(fā)放公文 2.2 確保公文簽發(fā)工作的效率和質(zhì)量 3 主要控制點 3.1 發(fā)文部門經(jīng)理審閱本部門草擬的公文 3.2 辦公室主任審閱發(fā)文部門提交的公文草樣 3.3 發(fā)文部門主管經(jīng)理或副總經(jīng)理審閱簽發(fā)公文 4 特定政策 4.1 文件下發(fā)工作應在半天之內(nèi)完 成 神馬集團有限責任公司 第十五章 行政管理 索引號 行政管理 001 第一節(jié) 公文管理 15 1 1 2 4.2 為便于檔案管理，對集團公司各級機構(gòu)公文字號統(tǒng)一設置如下： （一）公司級（含集團公司黨委、行政、工會、共青團）文件字號冠“神馬”字樣，即：神馬 +機關代字 +年份 +序號，發(fā)文機關標識下空 2 行，用三號仿宋字體，居中排布；年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識；年份應標全稱，用六角括號“”括入，序號不編虛位（即 1 不編為 01），發(fā)文字號之下 4mm 處印一條與版心等寬的紅色反線 公司級公文字號設置如下： 集團公司黨委文件字號為：神馬發(fā) 20xx x 號； 集團公司工會文件字號為：神馬工 20xx x 號； 集團公司團委文件字號為：神馬青 20xx x 號； 集團公司行政機關文件字號設置如下： 1、神馬令：適用于以總經(jīng)理名義頒布的有關行文； 2、神馬：適用于以集團公司行政名義向上向下行文； 3、神馬人：適用于集團公司人事、干部管理、勞動、工資管理方面的上下行文； 4、神馬辦：適用于集團公司辦公室受命簽發(fā)的上下行文； 5、神馬函：適用于集團公司向有關單位商洽工作、告知事項的平行文 （二）集團公司直屬各子公司黨、政、工、團文件字號不準使用 “神馬”字樣，可直接以“單位代字 +年份 +序號”形式標識。其黨、政、工、團機關代字分別為“組”、“政”、“工”、“青”，如橡膠輪胎公司黨委公文字號為：橡組字 20xx x 號，其它直屬子公司依此類推 神馬集團有限責任公司 第十五章 行政管理 索引號 行政管理 001 第一節(jié) 公文管理 15 1 1 3 （三）上報的公文需標識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空 1 字，簽發(fā)人姓名居右空 1 字；簽發(fā)人用三號仿宋字，簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用三號楷體字標識簽發(fā)人姓名 如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第 1 行，其他簽發(fā)人姓名從第 2 行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關依次順排，下移紅色 反線，應使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為 4mm （四）集團公司所屬各分公司不具備發(fā)文資格 4.3 由各部門負責起草的公文文稿，本部門負責人要認真審核，全面把關、修改和定稿，簽名并加蓋部門印章后報送公司辦公室進行核稿。公文由公司辦公室統(tǒng)一報送有關領導簽批、統(tǒng)一編號、統(tǒng)一登記并負責打?。ňo急公文在報送公司辦公室時要提出時限說明）。各部門的公文由其自行負責管理 4.4 凡可以用電話和協(xié)商等方式解決的問題，不得印發(fā)文件 4.5 凡可以用集團公司辦公室文件解決的問題，不印發(fā)集團公司文件；凡可以用一般通知解決的 問題，不印發(fā)正式文件 4.6 凡屬各部門職權(quán)范圍內(nèi)的事情，部門行文或者與有關部門聯(lián)合行文可以解決的問題，不以集團公司、集團公司辦公室名義行文或批轉(zhuǎn) 4.7 公文用紙一般使用紙張定量為 60g/m2 80g/m2的膠版印刷紙或復印紙。紙張白度為85% 90%，橫向耐折度 15 次，不透明度 85%， PH 值為 7.5 9.5。公文用紙幅面尺寸為 GB/T148 中規(guī)定的 A4 型紙（其成品幅面尺寸為： 210mm 297mm）。公文標題位于紅色反線下空 2 行，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當，標題字號采用二號小 標宋體字。正文用三號仿宋體字，版式一般每面排 22 行，每行排 28 個字。根據(jù)集團公司實際情況，可采用單面印刷，印刷要求按國家行政機關公文格式 7.3 執(zhí)行。裝訂要求按國家行政機關公文格式 7.4 執(zhí)行 神馬集團有限責任公司 第十五章 行政管理 索引號 行政管理 001 第一節(jié) 公文管理 15 1 1 4 4.8 起草、修改和審核公文，應嚴格按照國家行政機關公文處理辦法的要求認真辦理。文稿用藍黑水筆或碳素水筆認真謄寫清楚，不得使用鉛筆、圓珠筆、純藍水筆、紅墨水筆起草、修改、簽發(fā)公文。凡不符合上述要求或涂改、修改過多，字跡潦草者，集團公司辦公室可以予以退回，謄寫清楚后方可送領導簽發(fā) 4.9 擬稿應簡明扼要，層次清楚，文理通順，字 跡工整，其中所用的數(shù)字、計量單位、人名、地名、時間和引文等要認真核實，做到規(guī)范劃一，準確無誤。公文中的數(shù)字除必須使用漢字的以外，應當使用阿拉伯數(shù)碼。擬稿人應注明單位、姓名、電話，并經(jīng)本部門負責人核稿簽名，而后按規(guī)定程序辦理 4.10 領導審批、簽發(fā)公文，以藍黑水筆、碳素水筆書寫。審批、簽發(fā)公文應簽署具體意見、姓名和時間，以便承辦人員辦理 5 發(fā)文管理流程 C-15-01-001 步驟 涉及部門 步驟說明 1 發(fā)文部門綜合管理員 起草公文 2 發(fā)文部門經(jīng)理 審閱公文草樣 在內(nèi)容上有無偏差 2.1 發(fā)文部門綜合管理員 若發(fā)文部門經(jīng)理 審閱不通過，按批示修改公文 3 發(fā)文部門綜合管理員 若發(fā)文部門經(jīng)理審閱通過，上交公司辦公室 4 辦公室秘書 對上報文稿格式、文體、措辭進行規(guī)范調(diào)整、補充修改后， 登記公文編號并進行規(guī)范核定 神馬集團有限責任公司 第十五章 行政管理 索引號 行政管理 001 第一節(jié) 公文管理 15 1 1 5 步驟 涉及部門 步驟說明 5 辦公室主任 審閱公文草樣，對公文涉及的政策法規(guī)內(nèi)容進行把關 5.1 辦公室秘書 若辦公室主任審閱不通過，返還發(fā)文部門修改公文 6 辦公室秘書 若辦公室主任審閱通過，上報公司總經(jīng)理 /主管副總審閱公文草樣 7 公司總經(jīng)理 /主管副總 審閱公文草樣，對相關政策法規(guī)內(nèi)容進行最后審核 7.1 辦公室秘書 若部門主管副總經(jīng)理 /總經(jīng)理審閱不通 過，返還發(fā)文部門修改公文 8 公司總經(jīng)理 /主管副總 若公司總經(jīng)理 /主管副總審閱通過，簽發(fā)文件 9 辦公室文印員 打印、校對公文樣稿，每份校對兩遍，若打