XX 集團 人事管理 手冊 第一章、總則 第一條： 為了規(guī)范集團人事管理流程、合理界定人事作業(yè)權(quán)限、科學 的 進行人事管理操作，結(jié)合公司實際情況，制訂本 手冊 。 第二條： 本制度適用于集團總部、各分、子公司人事管理的所有范疇。 第三條： 本制度必須傳達至各分、子公司，各單位、部門所有員工，特別是各級管理人員和人力資源從業(yè)人員。 第二章、聘用 第 一 條： 集團總部，各分、子公司及各部門、營業(yè)廳凡需要從外部進行招聘而進行人力資源需求補充的，必須進行人力資源需求增補的申請，詳細填寫人力資源需求增補申請表 。 第 二 條： 人力資源需求 增補有 ：增加崗位、 擴大編制 、 缺編補充 、 儲備編制 、 短期需要 （即臨時用工）等四種類型。以下幾種人力資源需求增補申請需要上報至集團審批： 1、所有崗位的擴大編制 和增加崗位的需求 申請； 2、后勤類和管理類的缺編補充、儲備編制和短期需要的需求申請。 第 三 條： 各用人部門在詳細填寫人力資源需求增補申請表時，必須將“任職基本要求”和“崗位工作職責”予以清晰描述。 第 四 條： 各面試官在進行面談后，必須 在 職位申請表 中“ 初 試欄” 和“復試欄”上簽署面談時對應聘者的評價意見。 第 五 條： 各級人力資源部門負責招聘的工作人員，在通 過最后一輪的面試合格后，上報至有符合權(quán)限要求的管理人員處，由其簽字同意錄用的意見，并 返回人力資源部門。 第三章 、試崗派遣 第一條： 各級人力資源部門招聘工作人員在接到有符合權(quán)限要求的管理人員簽署同意錄用意見的 職位申請表 ，按照用人部門和應聘者雙方意愿確認應聘者報到時間，并告知報到事宜。 第二條： 接 到 通知 上崗的員工，必須 按時 先到相應的人力資源 部門報到。 第三條： 各 級人力資源部門 人 事專 員 （ 必須 ）首先依據(jù)職位申請表中的基本信息 （ 即 員工姓名、性別、 最高學歷、婚姻狀況、 身份證號碼、電話號碼、家庭地址、現(xiàn)住址、緊急 聯(lián)系人及聯(lián)系電話）錄入 HR 管理系統(tǒng) ；其次，在錄取的同時，予以詢問，以求錄入 HR 管理系統(tǒng)中的信息準確、真實、有效，特別是姓名、電話號碼、緊急聯(lián)系人及聯(lián)系電話等重要信息 。 第四條： 由 人力資源部門 人 事專員 開具 試崗通知單 ， 加蓋本單位人力資源部的部門章， 通過電話、短信、飛信等方式告知用人部門準備接洽新人到用人單位、部門報到； 告 知 新人到試崗 的單位、部門報 到 。 同時， 人事專員 必須 告 知的事項有： 1、全集團范圍內(nèi)的員工服務熱線： 151 9811 0538（短號： 60538）。 2、報到單位、部門的地理位置，報到單位、部 門的負責人、聯(lián)系人及聯(lián)系電話，以及怎么到達（不在同一辦公點的，須告知怎么乘坐交通工具等信息）； 3、 新員工報到后，于當天到報到單位、部門的考勤管理員處，錄取自己的指紋，并于第二個工作日開始計考勤，工資核算是以考勤數(shù)據(jù)為主。 4、 新員工到由公司指定的醫(yī)院 體檢， 7 天后憑體檢報告 （ 必須 ） 到各分、子公司 人事專員 處辦理入職手續(xù)。 第五條： 新員工 必須 憑試崗通知單（鮮章）到 用人單位、部門 報到，用人單位、部門 負責人必須在試崗通知單上簽字， 表明已接收到該新員工 。 新員工在報到當天，必須到該單位、部門考勤管理人員處，錄 取指紋。 第六條： 新員工的試崗時間為七天，各用人部門不得隨意超過，若確因不可抗拒的因素延長的，必須以短信、飛信等可記錄的方式或書面形式向同級人力資源部門告知。 第七條： 在試崗期間的新員工，不得在公司財務部門、資產(chǎn)部門及其他重要部門從事物資、現(xiàn)金及其他財物的申購、借領(lǐng)等手續(xù)。 第 八 條： 收 齊新入職員工的所有手續(xù)、證件、資料后，統(tǒng)一裝入新建的檔案袋內(nèi)，并在檔案袋封面左上方書寫上檔案袋編號（同員工的工號相同）、員工姓名、性別。 第九條： 辦理完試崗派遣手續(xù)后的三個工作日之內(nèi)，將以下 檔案 、 證件 和資料 進行再次歸檔： 、 職位申請書（必須要有初試、復試、錄用的審批人簽字及錄用時的薪資標準等意見簽署、貼上一張一寸的彩色照片）； 、身份證（雙面都印在同一頁上， A4 紙）、學歷證、學位證及其他相關(guān)資質(zhì)證件的復印件； 、 試崗通知單（ 部門留存 ） 。 第 四章 、入職手續(xù)辦理 第一條： 凡有符合入職條件 要求 的試崗員工，由各 級人力資源部門的 人事專員 通過電話、短信、飛信等方式通知該 員工 及其部門主管到 人力資源部門辦理入職手續(xù)。 第二條： 通知時，必須告知 試崗 員工 需要攜帶 以下資料辦理入職 ： 、由試崗部門或營業(yè)廳負責人簽署 意見 的 試崗通知單 （ 印章）； 、身份證復印件 3 張（雙面?。?、一寸證照 3 張、學歷 證及 復印件 1 張（如收費人員 年齡在四十歲以上，高中及其以下學歷的人員，無學歷復印件可用印 有自己名字那頁的戶口本復印件作為學歷證明）； 、 各種資質(zhì)證件及其復印件； 、 戶口 /暫住所在地勞動機構(gòu)出具的就業(yè)情況證明（鑒章） 。 另外，人事專員準備好前來辦理入職新員工的 體檢報告 。 第三條： 人事專員在辦理試崗合格員工的入職手續(xù)時，要驗證以下證件和資料 及其他事項 ： 、身份證真假的驗證； 、學歷證、資質(zhì)證件的真假驗證； 、是否需要辦理擔保手續(xù)。 第四條： 人事 專員在驗證合格，必須收齊以下資料： 、由試崗部門或營業(yè)廳負責人簽署意見的 試崗通知單 （印章）； 、身份證復印件 3 張（雙面?。?、一寸證照 3 張、學歷證復印件 1 張 、各種資質(zhì)證件及其復印件； 、戶口 /暫住所在地勞動機構(gòu)出具的就業(yè)情況證明（鑒章）。 第五條： 需要辦理擔保手續(xù)的崗位任職人員，由人事專員辦理擔保手續(xù)。具體的詳見艾普集團員工擔保管理辦法。 第六條： 辦理入職時，各級人力資源部門人事專員必須注意以下事項： 、在該員工的 職位申請表 貼上一張一寸照片； 、與該員工須簽訂 實習協(xié)議 （兩份，并蓋 有鮮章）； 、收齊所有手續(xù)證件資料，制作試用期工牌，發(fā)放工裝一件和微笑工牌一枚。 第七條： 辦完前面的手續(xù)后 ， 人事專員必須 當即再次將新員工的詳細信息錄入 HR 管理系統(tǒng)。 第八條： 由人事專員開具 錄用通知單 （兩份并蓋有鮮章，簽名那聯(lián)由 人力資源部門存檔）和新員工試用考察表。 第九條： 辦理完入職手續(xù)后的三個工作日之內(nèi)，將以下 檔案 、 證件 和 資料進行再次歸檔： 、 簽署好的擔保書； 、 試崗通知單 （必須有其直接上級對其在試崗期間表現(xiàn)的評價） ； 、 錄用通知單、實習協(xié)議。 第十條： 員工入職審批流程的權(quán) 限詳見 艾普集團人事管理權(quán)限分配表 。 第 五章 、員工轉(zhuǎn)正 第一條 ： 員工轉(zhuǎn)正分為提前轉(zhuǎn)正、正常轉(zhuǎn)正、延長轉(zhuǎn)正三種情況。 第二條： 員工提前轉(zhuǎn)正的，可以由員工本人提出申請，也可以由用人單位、部門評價后提出轉(zhuǎn)正。 第三條： 正常轉(zhuǎn)正 各級人力資源部門人事專員必須每周查看 HR 管理系統(tǒng)中的轉(zhuǎn)正員工提醒人員名單，通過電話、短信、飛信等方式與該部分未轉(zhuǎn)正員工部門或營業(yè)廳負責人聯(lián)系，告知需要轉(zhuǎn)正的員工及詢問是否正常轉(zhuǎn)正。 第四條： 延長轉(zhuǎn)正 各單位、部門負責人 延長試用期的 ，必須以書面的形式告知人力資源部門，由人力資源部門同該員工 簽訂員工延長試用期協(xié)議書。 第五條： 各級 人力資源 部門人事專 員每周定期從 HR 管理系統(tǒng)中導出正常轉(zhuǎn)正的人員名單，在 周例會上向各部門、營業(yè)廳負責人進行公布，確定正常、延期 的人員名單。 第六條： 各用人單位、部門負責人將必須詳細填寫完畢的 新員工試用期考察表 統(tǒng)一交回人力資源部門，并簽署正常轉(zhuǎn)正、延長轉(zhuǎn)正的意見。 第七條： 經(jīng)確定的 艾普集團 公司 年 月 周轉(zhuǎn)正人員名單 ， 并通過公司 OA、電話、短信、飛信、公告欄、 早會等形式告知應轉(zhuǎn)正的新員工 。 第八條： 各級人力資源部門人事專員在情況允許的情況下， 直接將員工轉(zhuǎn)正審批表 發(fā)放給 即將轉(zhuǎn)正的員工，領(lǐng)取后由員工 填寫 員工轉(zhuǎn)正審批 表 ，相關(guān)領(lǐng)導簽署意見 。 第九條： 經(jīng)具有相關(guān)審批權(quán)限的領(lǐng)導簽署同意轉(zhuǎn)正的員工，（必須）攜帶自己保管的實習協(xié)議 和錄用通知單 到人事專員處辦理轉(zhuǎn)正手續(xù)。 第十條： 符合轉(zhuǎn)正條件的員工，由各級人力資源部門人事專員負責 開具 轉(zhuǎn)正通知單 ，同時簽訂 勞動合同（內(nèi)含 保密合同書 ） 。 第十一條： 簽訂 勞動合同 時，根據(jù)員工崗位級別及工作性質(zhì)簽訂 競業(yè)禁止合同書 ，必須簽訂 的崗位有 ： 、凡操作、使用 CRM、 ERP、 HR 等信息化管理系統(tǒng)的崗 位任職人員； 、 凡接觸銷售、收費、拓展、公共關(guān)系、財務、資產(chǎn)等資源和數(shù)據(jù)的崗位任職人員； 、 凡銷售、收費、拓展、公共關(guān)系、財務、資產(chǎn)等資源和數(shù)據(jù)管理的部門主管、經(jīng)理； 、 總監(jiān)助理級及以上的管理人員。 第十二條： 員工轉(zhuǎn)正手續(xù)完成后， 各級人力資源部門人事專員必須 將以下資料 收集齊后， 歸入該員工的檔案袋： 、 員工 保管的實習協(xié)議 和錄用通知單 。 、該員工的轉(zhuǎn)正申請表、轉(zhuǎn)正通知單。 、勞動合同。 、 競業(yè)禁止合同書。 第十三條：員工轉(zhuǎn)正審批權(quán)限 員工轉(zhuǎn)正的審批權(quán)限詳見 艾普集團人事管理 權(quán)限分配表 。 第十四條： 完成員工轉(zhuǎn)正手續(xù)后，由人事專員在 HR 管理系統(tǒng)中，進行轉(zhuǎn)正操作，并由上級在系統(tǒng)中完成審批操作。 第 六章、調(diào) 動 第 一 條： 員工調(diào)動 1、 員工調(diào)動 分為日常調(diào)動、批量調(diào)動和緊急調(diào)動等。 2、 員工 調(diào)動 分 為人事異動 、跨部門、跨公司 調(diào)動 。 第二條： 調(diào)動的需求 1、員工可以根據(jù)自身實際情況，向公司提出書面調(diào)動申請，由各級人力源部門予以統(tǒng)籌安排。 2、 公司根據(jù)發(fā)展需要，提出對員工的調(diào)動需求，由各級人力資源部門負責執(zhí)行。 第三條： 同崗位的人事異 動，主要包括晉級、降級 、免職 、 復職 、 調(diào)薪 、降薪 等，主要由各級 人力資源部門予以組織安排。 1、人力資源部門人事專員 在接到人員的人事異動指令后，通知人事異動的員工辦理人事異動手續(xù)。 2、人事異動的員工到人力資源部門領(lǐng)取 人事異動審批表 ，在人力資源部門的指導下，填寫完基本信息后，交相關(guān)領(lǐng)導簽署意見。 3、針對管理人員，編寫人事任命文件（調(diào)薪和降薪的除外），交相關(guān)領(lǐng)導簽字后，由行政管理部門發(fā)布公告。 第四條： 員工提出調(diào)動，具體詳見員工正常提出調(diào)動流程圖。 第五條： 公司提出的正常調(diào)動的流程，具體詳見公司正常調(diào)動的流程圖。 第六條： 公司緊急調(diào)動，具體詳見公司緊急調(diào)動 流程圖。 第七條： 員工接到可以調(diào)動指令后，開始辦理調(diào)動前的工作移交手續(xù)，人力資源部門人事專員必須根據(jù)崗位不同指導員工辦理不同類別的工作移交： 1、 所有崗位的人員調(diào)動，必須按照員工調(diào)動工作移交表進行工作移交； 2、行政后勤類工作人員和管理人員，必須按照 文件檔案資料移交明細表 中的相關(guān)要求，對自己負責管理和管轄的文件、檔案和資料進行移交； 3、負責物資、物品管理的工作人員，必須按照 物品資產(chǎn)移交明細表 的相關(guān)要求，對自己負責管理和管轄的物資、物品進行移交； 4、負責市場營銷、 銷售 管理 、拓展、公關(guān)等一切與外界聯(lián)系工作的工作人員 ，必須按照 客戶資料移交明細表 的相關(guān)要求，進行移交； 5、進行工作移交的員工，未完成的工作事項和事宜，必須按照 待辦工作（事宜）移交明細表 的相關(guān)要求，進行移交。 第八條： 特殊、關(guān)鍵崗位上的任職員工，在進行崗位調(diào)動，工作移交時，必須由該單位、部門負責人親自擔任或指定專人擔當工作監(jiān)督移交人，即監(jiān)交人，出納、財務部經(jīng)理、總監(jiān)助理及以上人員調(diào)動的，必須由集團監(jiān)察辦公室、人力資源中心、財務中心派出工作人員組成工作移交監(jiān)督小組。 第九條： 完成工作移交后，將所有工作移交表，交 至人力資源部門人事專員處，經(jīng)人事專員審核通過后，開具調(diào)令，加蓋印章。 第十條： 拿到 調(diào)令的調(diào)動人員，憑調(diào)令到新單位、部門報到，并（必須）在報到當天，到考勤管理員處，錄取指紋。 第十一條： 調(diào)動的審批 權(quán)限詳見 艾普集團人事管理權(quán)限分配表 。 第十二條： 完成調(diào)動手續(xù)后，由調(diào)出單位的人事專員在 HR 管理系統(tǒng)中進行調(diào)動操作，由上級在系統(tǒng)中進行審批操作。 第十三條： 各級人力資源部門，在完成員工調(diào)動手續(xù)的三個工作日內(nèi)，將員工調(diào)動手續(xù)資料裝入該員工的檔案案內(nèi)，具體的資料有： 1、 人事異動審批表 ； 2、 員工調(diào)動 工作移交表； 3、 文件檔案資料移交明細表 、 物品資產(chǎn)移交明細表 、 客戶資料移交明細表 、 待辦工作（事宜）移交明細表 ； 3、調(diào)令。 第 七章 、借調(diào)管理 第 一 條：借調(diào) 凡調(diào)動時間僅在三個月及其以下的員工調(diào)動，屬于借調(diào)。借調(diào)的，必須辦理借調(diào)手續(xù)。 第二條： 凡短期有人員需求的單位、部門，詳見填寫 人員借調(diào)申請表 ，并按照其相關(guān)要求，由具有審批權(quán)限的領(lǐng)導簽字確認后，交回人力資源部門。 第三條： 各級人力資源部門人事專員收到經(jīng)領(lǐng)導簽字的 人員借調(diào)申請表 ，檢查合格后，開具 借調(diào)通知單 。 第四條： 借調(diào)審批， 審批流程和權(quán)限按照調(diào)動流程與權(quán)限要求執(zhí)行。 第五條： 借調(diào)期限滿后，由 借調(diào)單位、部門知會同級人力資源部門，由人力資源部門開具借調(diào)人員返回通知單，被借調(diào)的人員，憑此返回原單位、部門報到。 第八章、 員工離職管理 第一條： 離職時間要求 試用期員工離職必須提前 三 天 、 轉(zhuǎn)正 后的 員工必須提前一個月（ 30 天） ，向公司正式提交 員工 離職申請書 。 第二條： 員工離職前（試用期員工提前 3 天、轉(zhuǎn)正員工提前一個月）須以書面形式提出離職申請，由其直接上級同該員工進行面談，予以勸解，盡量挽留 。 若確實沒有辦法挽留的，其直接上級在員工的離 職申請書 上簽 署意見 ，并交至各分、子公司人力資源管理部門，由人力資源部門 安排相關(guān)儲備人員 替 崗 。 第三條： 離職員工在離職的當天，必須 交回自己 保存的勞動合同 、轉(zhuǎn) 正通知單 和相關(guān)附件，到各分、子公司人力資源管理部門領(lǐng)取 離職申 批表 。 第四條： 離職員工首先認真填寫 離職申 批表 中的相關(guān)內(nèi)容后 與直屬 上級和部門負責人進行面談 ， 其 部門領(lǐng)導 與其 溝通 后仍要離職的，由部門經(jīng)理簽署意見 ，再到各相關(guān)部門進行工作移交。 第五條： 離職員工在有離職審批權(quán)限的管理人員簽字確認同意離職后，方可 到人力資源部門領(lǐng)取，并認真 按照 員工 離職 工 作移交表 中相關(guān)要求辦理離職工作移交。 員工離職審批權(quán)限詳見 艾普集團人事管理權(quán)限分配表 。 第六條： 關(guān)鍵、核心崗位從業(yè)人員和管理人員離職，必須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導審批后方可辦理離職工作移交手續(xù)。 同時人力資源部門人事專員必須根據(jù)崗位不同指導員工辦理不同類別的離職工作移交： 1、行政后勤類工作人員和管理人員，必須按照 文件檔案資料移交明細表 中的相關(guān)要求，對自己負責管理和管轄的文件、檔案和資料進行移交； 2、負責物資、物品管理的工作人員，必須按照 物品資產(chǎn)移交明細表 的相關(guān)要求，對自己負責管理和管轄的物資、物品進行移交 ； 3、負責市場營銷、 銷售 管理 、拓展、公關(guān)等一切與外界聯(lián)系工作的工作人員 ，必須按照 客戶資料移交明細表 的相關(guān)要求，進行移交； 4、 進行工作移交的員工，未完成的工作事項和事宜，必須按照 待辦工作（事宜）移交明細表 的相關(guān)要求，進行移交。 第七條： 財務部經(jīng)理、出納、采購負責人、總監(jiān)助理及以上管理人員，辦理離職工作移交時，由人力資源中心牽頭，匯同財務審計部門、集團監(jiān)察辦公室組織監(jiān)交小組。由監(jiān)交小組進行離職審計，完成離職審計后，方可 辦理 離職手續(xù) 。 第八條： 凡員工未按照規(guī)定時間（新員工提前 三 天，轉(zhuǎn)正員工提前三十天） 進行離職 而提前離開公司的，則 員工 須向 公司 支付違約金，違約金計算標準為： （ 30 天 員工 當月實際工作天數(shù)） 員工 的日標準薪酬。 若根據(jù)以上標準計算出的違約金數(shù)額低于甲方遭受的實際損失的， 公司 有權(quán)就該差額部分進行追償。 員工 解除本合同的，如屬 公司 出資培訓的人員，應根據(jù)與 公司 簽訂的培訓合同向 公司 償付培訓費。 在離職手續(xù)辦理完以前，暫停發(fā)放該員工的一切工資、福利待遇。 第九條： 離職手續(xù)辦完 后，將 離職申 批表交回 各級人力資源部門人事專員 處，由人 事專員 在 HR 管理系統(tǒng)中 進行該離職員工的離職 申請，由其上級在HR 管理 系統(tǒng) 中進行離職審批操作 。 第十條： 各級人力資源部門人事專員，在辦完員工離職手續(xù)的三個工作日內(nèi)，將離職相關(guān)資料裝入該員工的檔案案內(nèi)，必須裝入的資料有： 1、該員工的書面離職申請書； 2、該員工交回的自己保存的勞動合同、競業(yè)禁止合同書、轉(zhuǎn)正通知單； 3、離職申 批表 ； 4、員工離職工作移交表； 5、 文件檔案資料移交明細表 、 物品資產(chǎn)移交明細表 、 客戶資料移交明細表 、 待辦工作（事宜）移交明細表 。 第 九 章 、員工自動離職管理 第一條： 自動離職 就是 擅自離職 ，是 指 員工 不向 公司 打招呼 ， 未 提出離 職申請而 隨意脫離所在工作崗位和所在單位 、部門 的行為。 即 員工連續(xù)三日無故曠工的， 就視為該員工自動離職。 第二條： 凡員工連續(xù)三日無故曠工的，且與該員工一直沒有 取得任何聯(lián)系 的，在第 四 日，由其所屬各部門、營業(yè)廳負責人或直接上級必須通過電話、短信與該員工的緊急聯(lián)系人進行 再次 聯(lián)系，確認曠工原因。 第三條： 若仍未能聯(lián)系上該 員工的，由所屬各部門、營業(yè)廳負責人 在第 四日下班時 向 同級 人力資源 部門 通報。 第四條： 接受通報的人力資源部門 須在 下 一個工作日內(nèi)向 省級公司 人力資源部門 上報，并告知公司律師，準備 律師 函 。 第五條： 省級公司 人 力資源 部 門 或分公司安排專人將律師 函 （ 書面形式 ） 直接送達 該員工， 本人不在的，交其同住成年親屬簽收。 第六條： 若 直接送達有困難的可以郵寄送達，以掛號查詢回執(zhí)上注明的收件日期為送達日期。 第七條： 只有在受送達職工下落不明，或者用上述送達方式均無法送達的情況下，方可公告送達，即 在公司公示欄上 張貼 員工自動離職 公告 或通過新聞媒介 （如公司官方網(wǎng)站、內(nèi)部 OA 系統(tǒng)上）公布 員工自動離職 公告 。自發(fā)出公告之日起，經(jīng)過 30 日，即視為送達。 第八條： 在送達后 仍未能來公司辦理離職或調(diào)職的員工，視為自動離職，且離職時間從該員工 連續(xù)三日曠工的第四日起開始計算。 第九條： 自動離職的手續(xù)辦理 自動離職的員工，由各分 、子 公司 或單位、部門 的行政協(xié)調(diào)員，代 理其 辦理離職手續(xù)。手續(xù)辦理完畢后，由 各分、子公司 人事專員 在 HR 管理系統(tǒng)