吉林油田公司規(guī)章制度制度編號：JLYT-BG-08-05-2014 發(fā)布版本：A吉林油田公司建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定第一章 總 則第一條 為規(guī)范吉林油田公司（以下簡稱公司）建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作，充分發(fā)揮建設(shè)項(xiàng)目檔案在工程建設(shè)、生產(chǎn)（使用）管理、維護(hù)和改擴(kuò)建中的作用，根據(jù)吉林油田公司檔案工作管理辦法及有關(guān)業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，制定本規(guī)定。 第二條 本規(guī)定適用于公司機(jī)關(guān)各部門及所屬各單位（全資子公司、集體企業(yè)單位）建設(shè)項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)管理工作。合資合作等單位參照執(zhí)行。第三條 本規(guī)定所稱建設(shè)項(xiàng)目檔案，指建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)、審發(fā)布日期：2014年6月25日實(shí)施日期：2014年6月25日批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、采購、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收等全過程中形成的，具有保存價(jià)值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖表、聲像等各種載體形式的全部文件。第四條 公司建設(shè)項(xiàng)目包括油氣田開發(fā)地面建設(shè)工程、油氣儲運(yùn)工程、銷售網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、裝備及生產(chǎn)建設(shè)、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、民用建設(shè)、公用基礎(chǔ)設(shè)施等建設(shè)工程和信息化項(xiàng)目。第五條 項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)統(tǒng)籌安排建設(shè)項(xiàng)目檔案工作經(jīng)費(fèi)，確保建設(shè)項(xiàng)目檔案工作正常開展。 第二章 一般規(guī)定第六條 建設(shè)項(xiàng)目檔案工作應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持“三同時(shí)”的原則，即在簽訂合同（協(xié)議）時(shí)，應(yīng)同時(shí)明確項(xiàng)目檔案所包括的內(nèi)容、要求及各相關(guān)單位對項(xiàng)目檔案的職責(zé)；檢查施工進(jìn)度與施工質(zhì)量時(shí)，應(yīng)同時(shí)檢查項(xiàng)目文件的收集、整理情況；在進(jìn)行工程驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)同時(shí)審查、驗(yàn)收項(xiàng)目文件的歸檔情況。第七條 項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)將建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作納入項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃，納入項(xiàng)目建設(shè)管理程序，納入領(lǐng)導(dǎo)和工作人員崗位職責(zé)，與項(xiàng)目建設(shè)管理同步實(shí)施。第八條 項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)建立健全項(xiàng)目檔案管理的制度，加強(qiáng)對項(xiàng)目文件形成、收集、整理等過程的控制，保證項(xiàng)目檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。檔案完整指按吉林油田公司建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限表、吉林油田公司信息化項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限表（附件1）所確定的內(nèi)容，將建設(shè)項(xiàng)目全過程中應(yīng)當(dāng)歸檔的文件歸檔，各種文件原件齊全。檔案準(zhǔn)確指檔案的內(nèi)容真實(shí)反映建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際情況和建設(shè)過程，做到圖物相符，簽字手續(xù)完備。檔案的系統(tǒng)指項(xiàng)目檔案按其形成規(guī)律，保持各部分之間的有機(jī)聯(lián)系，分類科學(xué)，組卷合理。第九條 項(xiàng)目文件的收集、整理和歸檔工作應(yīng)當(dāng)納入項(xiàng)目的合同管理中。項(xiàng)目在簽訂勘察、設(shè)計(jì)、采購、施工、工程總承包及監(jiān)理(以下簡稱參建單位)等合同（協(xié)議）時(shí)，應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門條款，明確項(xiàng)目檔案保證金事宜和有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)提交的項(xiàng)目文件（包括電子文件）的名稱、內(nèi)容、版本、套數(shù)、費(fèi)用、時(shí)間、質(zhì)量要求、違約責(zé)任，以及對提交文件的整理、審核、歸檔的責(zé)任，并經(jīng)檔案部門簽署會簽意見。項(xiàng)目建設(shè)單位辦理竣工結(jié)算時(shí)，應(yīng)當(dāng)有檔案管理部門的簽署意見。檔案部門根據(jù)合同（協(xié)議）,檢查所提交的項(xiàng)目文件，符合檔案管理要求的，簽署同意付款的意見，方能履行下一個(gè)付款環(huán)節(jié)。 第十條 項(xiàng)目申請立項(xiàng)后，項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)明確檔案管理機(jī)構(gòu)、人員負(fù)責(zé)項(xiàng)目文件的收集、積累和整理工作；建立項(xiàng)目檔案工作網(wǎng)絡(luò)和項(xiàng)目文件管理流程，對項(xiàng)目文件實(shí)行跟蹤管理、動態(tài)管理。第十一條 項(xiàng)目建設(shè)單位負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)和指導(dǎo)參建單位編制、整理和歸檔項(xiàng)目文件，并負(fù)責(zé)案卷質(zhì)量的審查。第十二條 項(xiàng)目建設(shè)單位和參建單位應(yīng)根據(jù)各自職責(zé)范圍或合同規(guī)定，按照建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定要求，完成項(xiàng)目文件的編制、整理、歸檔工作。監(jiān)理單位負(fù)責(zé)審核、簽署項(xiàng)目竣工文件。第十三條 建管分開管理的建設(shè)項(xiàng)目，其形成的檔案由雙方共同協(xié)商，明確移交項(xiàng)目檔案（包括電子文件）的范圍、套數(shù)、版本、時(shí)間、質(zhì)量要求等事宜，雙方辦理移交手續(xù)。采用項(xiàng)目管理承包等其他管理模式的建設(shè)項(xiàng)目，項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)在合同中明確雙方對不同載體項(xiàng)目文件的管理職責(zé)、要求，并按照合同規(guī)定將項(xiàng)目文件歸檔。第十四條 項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)配備與建設(shè)項(xiàng)目相適應(yīng)的檔案庫房和檔案安全保管的必要設(shè)備設(shè)施，檔案保管條件應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。第十五條 項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)將項(xiàng)目檔案管理信息化建設(shè)與項(xiàng)目信息化建設(shè)同步進(jìn)行，加強(qiáng)電子文件的收集與管理。第四章 項(xiàng)目文件的收集、整理第十六條 凡是反映和記錄項(xiàng)目建設(shè)重要職能活動，具有查考利用價(jià)值的各種載體的項(xiàng)目文件，都應(yīng)收集齊全，歸入建設(shè)項(xiàng)目檔案。歸檔范圍和保管期限劃分見吉林油田公司建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔范圍及保管期限表。第十七條 實(shí)行歸檔項(xiàng)目確認(rèn)與備案審批制。（一）建設(shè)單位的建設(shè)項(xiàng)目管理部門依據(jù)項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃（投資實(shí)施計(jì)劃）及合同，確定歸檔項(xiàng)目，編制年度建設(shè)項(xiàng)目歸檔確認(rèn)表一式三份。經(jīng)建設(shè)項(xiàng)目管理部門及檔案部門雙方簽字、蓋章確認(rèn)后，作為檔案部門參加建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收，接收歸檔項(xiàng)目檔案的依據(jù)。（二）歸檔建設(shè)項(xiàng)目確認(rèn)時(shí)間一般在建設(shè)項(xiàng)目投資實(shí)施計(jì)劃下達(dá)并簽訂合同后。每月或每次計(jì)劃新增加的項(xiàng)目要進(jìn)行追加。本年度未進(jìn)行竣工驗(yàn)收的項(xiàng)目，應(yīng)在下一年度的確認(rèn)表中保留并繼續(xù)管理。（三）歸檔項(xiàng)目備案審批要求：1. 逐級備案審批。建設(shè)單位檔案部門將經(jīng)過雙方簽字確認(rèn)的歸檔項(xiàng)目上報(bào)公司檔案館備案，同時(shí)要對下屬單位確認(rèn)的歸檔項(xiàng)目進(jìn)行備案審批。上一級部門依據(jù)備案審批的歸檔建設(shè)項(xiàng)目核查、考核下一級部門歸檔是否齊全、完整。2. 備案審批時(shí)間。上報(bào)公司檔案館備案的時(shí)間在每年11月15-30日完成。（四）本單位本年度沒有建設(shè)項(xiàng)目時(shí)，可報(bào)送空表，但同樣要經(jīng)本單位建設(shè)項(xiàng)目管理部門簽字、蓋章確認(rèn)。（五）由于計(jì)劃調(diào)整等原因，已經(jīng)確認(rèn)的歸檔項(xiàng)目中個(gè)別建設(shè)項(xiàng)目沒有實(shí)施的，要在確認(rèn)表中的備注欄加以說明或標(biāo)注。第十八條 簽定歸檔計(jì)劃表。公司級以上重大建設(shè)項(xiàng)目簽訂合同后，建設(shè)單位的建設(shè)項(xiàng)目管理部門應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)職能部門及參建單位針對項(xiàng)目的實(shí)際情況，明確項(xiàng)目文件的歸檔范圍，編寫歸檔計(jì)劃表一式三份，經(jīng)項(xiàng)目參建單位、項(xiàng)目管理部門、檔案管理部門會簽，經(jīng)主管建設(shè)項(xiàng)目的領(lǐng)導(dǎo)審批后，作為基本建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收和檔案部門歸檔驗(yàn)收的一項(xiàng)依據(jù)。公司級以下建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔計(jì)劃表參照以上程序執(zhí)行。第十九條 建設(shè)項(xiàng)目所形成的全部項(xiàng)目文件在歸檔前應(yīng)按吉林油田公司建設(shè)項(xiàng)目文件整理與歸檔操作規(guī)范（檔案20132號）的要求，由文件形成單位進(jìn)行整理?？⒐の募幹品止ひ姡ǜ郊?）。第二十條 項(xiàng)目建設(shè)單位和參建單位，應(yīng)當(dāng)指定專人負(fù)責(zé)照片、錄音、錄像等聲像材料的收集、整理、歸檔工作，建設(shè)項(xiàng)目重要階段、事件、事故，應(yīng)當(dāng)有完整的聲像材料。聲像文件的管理執(zhí)行吉林油田公司聲像檔案管理規(guī)定。第五章 檔案驗(yàn)收登記與歸檔第二十一條 建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分，未經(jīng)檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收。第二十二條 項(xiàng)目檔案管理部門應(yīng)當(dāng)參加項(xiàng)目的中交驗(yàn)收、初步驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收，同步進(jìn)行項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收。項(xiàng)目檔案的專項(xiàng)驗(yàn)收應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收之前3個(gè)月完成。第二十三條 項(xiàng)目檔案驗(yàn)收執(zhí)行下列規(guī)定： （一）由國家發(fā)展和改革委員會、集團(tuán)公司組織竣工驗(yàn)收的項(xiàng)目，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收由國家檔案局、集團(tuán)公司辦公廳組織或委托組織；（二）公司組織驗(yàn)收的項(xiàng)目，項(xiàng)目檔案由公司檔案館組織驗(yàn)收或委托組織。公司委托組織驗(yàn)收的項(xiàng)目，建設(shè)單位將驗(yàn)收結(jié)果報(bào)公司檔案館備案；（三）項(xiàng)目建設(shè)單位管理的項(xiàng)目由各單位檔案管理部門組織驗(yàn)收。第二十四條 項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組的組成： （一）國家檔案局、集團(tuán)公司辦公廳組織驗(yàn)收的項(xiàng)目，驗(yàn)收組按國家、集團(tuán)公司規(guī)定組成；（二）公司組織驗(yàn)收的項(xiàng)目，驗(yàn)收組由公司檔案館、項(xiàng)目建設(shè)單位檔案部門等組成；（三）項(xiàng)目建設(shè)單位組織驗(yàn)收的項(xiàng)目，驗(yàn)收組由項(xiàng)目建設(shè)單位檔案部門、項(xiàng)目主管部門組成；（四）公司重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組人數(shù)應(yīng)為不少于5人的單數(shù)，組長由驗(yàn)收組織單位人員擔(dān)任。專業(yè)技術(shù)強(qiáng)的項(xiàng)目可邀請有關(guān)專業(yè)人員參加驗(yàn)收。第二十五條 申請項(xiàng)目檔案驗(yàn)收應(yīng)具備的條件：（一）項(xiàng)目主體工程和輔助設(shè)施已按照設(shè)計(jì)建成，能滿足生產(chǎn)或使用的需要；（二）項(xiàng)目試運(yùn)行指標(biāo)考核合格或者達(dá)到設(shè)計(jì)能力；（三）完成了項(xiàng)目建設(shè)全過程中文件材料收集、整理、立卷； （四）按照建設(shè)項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收程序進(jìn)行了檔案的預(yù)驗(yàn)收，文件質(zhì)量、歸檔套數(shù)及載體要求滿足需要。第二十六條 項(xiàng)目檔案驗(yàn)收程序：（一）國家、集團(tuán)公司級項(xiàng)目由公司檔案館組織檔案預(yù)驗(yàn)收，預(yù)驗(yàn)收合格后由公司檔案館負(fù)責(zé)向國家檔案局、集團(tuán)公司辦公廳申請項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收。國家檔案局、集團(tuán)公司辦公廳負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收，驗(yàn)收程序執(zhí)行國家、集團(tuán)公司的規(guī)定。（二）公司級重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目由公司檔案館組織檔案的專項(xiàng)驗(yàn)收，驗(yàn)收程序如下：1. 項(xiàng)目文件在收集、編制、整理后，項(xiàng)目檔案申請驗(yàn)收前，項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)組織項(xiàng)目參建單位、質(zhì)量監(jiān)督等方面負(fù)責(zé)人以及有關(guān)人員，對項(xiàng)目檔案進(jìn)行全面驗(yàn)收，填寫基本建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔審查表和建設(shè)項(xiàng)目竣工檔案專項(xiàng)驗(yàn)收意見。形成項(xiàng)目檔案的自檢報(bào)告。項(xiàng)目檔案自檢報(bào)告應(yīng)包括以下主要內(nèi)容：項(xiàng)目建設(shè)及檔案管理概況；保證項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)所采取的控制措施；項(xiàng)目文件、資料的形成、收集、整理與歸檔工作情況，竣工圖的編制情況及質(zhì)量；檔案在項(xiàng)目建設(shè)、管理、試運(yùn)行中的作用；存在問題及解決措施。2. 建設(shè)單位向項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組織報(bào)送檔案驗(yàn)收申請報(bào)告，并附項(xiàng)目檔案自檢報(bào)告，填報(bào)吉林油田公司重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收申請表，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組在收到申請報(bào)告的10個(gè)工作日內(nèi)做出答復(fù)。3. 項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組組織召開項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收會議。項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組全體成員參加，項(xiàng)目建設(shè)單位、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理和生產(chǎn)運(yùn)行管理或使用單位的有關(guān)專業(yè)人員列席會議。會議程序：（1）項(xiàng)目建設(shè)單位負(fù)責(zé)人或檔案部門匯報(bào)項(xiàng)目建設(shè)概況、項(xiàng)目檔案工作情況；（2）監(jiān)理單位匯報(bào)竣工文件質(zhì)量的審核情況；（3）項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組檢查項(xiàng)目檔案及檔案管理情況；（4）項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組匯總項(xiàng)目檔案檢查情況，對項(xiàng)目檔案質(zhì)量進(jìn)行綜合評價(jià)，并形成項(xiàng)目檔案驗(yàn)收意見；（5）項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組宣布項(xiàng)目檔案驗(yàn)收意見。4. 檢查項(xiàng)目檔案，應(yīng)采用質(zhì)詢、現(xiàn)場查驗(yàn)、抽查案卷的方式。抽查檔案案卷的數(shù)量不少于案卷總數(shù)的1015，抽查重點(diǎn)為重要合同、協(xié)議等項(xiàng)目前期文件及隱蔽工程檢查記錄、竣工圖、設(shè)計(jì)變更通知單等項(xiàng)目竣工文件，并填寫建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收檢查記錄。檔案部門評價(jià)檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)性后，寫出初驗(yàn)意見，對存在的問題提出改進(jìn)要求，限期解決。建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位按初步驗(yàn)收的改進(jìn)意見在竣工驗(yàn)收前加以改進(jìn)。 5. 項(xiàng)目檔案驗(yàn)收合格，由項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組織單位填寫項(xiàng)目檔案驗(yàn)收意見；項(xiàng)目檔案驗(yàn)收不合格，由項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組提出整改意見，要求項(xiàng)目建設(shè)單位于項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前對存在的問題限期整改，并進(jìn)行復(fù)查，復(fù)查不合格的不能進(jìn)行竣工驗(yàn)收。項(xiàng)目檔案驗(yàn)收報(bào)告或者檔案章節(jié)（專篇），應(yīng)當(dāng)納入建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收報(bào)告中，建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收鑒定書中應(yīng)有關(guān)于項(xiàng)目檔案的評價(jià)。項(xiàng)目檔案驗(yàn)收意見包括以下內(nèi)容：（1）項(xiàng)目建設(shè)概況；（2）項(xiàng)目檔案管理情況，包括：項(xiàng)目檔案工作的基礎(chǔ)管理工作，項(xiàng)目文件材料的形成、收集、整理與歸檔情況，竣工圖的編制情況及質(zhì)量，檔案的種類、數(shù)量，檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性及安全性評價(jià)，檔案驗(yàn)收的結(jié)論性意見；（3）存在問題、整改要求與建議。（三）其他建設(shè)項(xiàng)目項(xiàng)目檔案驗(yàn)收由建設(shè)單位組織，驗(yàn)收程序參照公司級重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收程序。（四）承擔(dān)信息化項(xiàng)目的單位應(yīng)當(dāng)在信息化項(xiàng)目上線驗(yàn)收之前組織本單位相關(guān)業(yè)務(wù)專家和檔案部門專家對項(xiàng)目檔案進(jìn)行專項(xiàng)驗(yàn)收并出具驗(yàn)收意見書。未進(jìn)行檔案驗(yàn)收或者檔案驗(yàn)收不合格的信息化項(xiàng)目，不得通過竣工驗(yàn)收。第二十七條 通過竣工驗(yàn)收的項(xiàng)目，到檔案部門履行歸檔簽證手續(xù)。進(jìn)館項(xiàng)目由檔案館簽證、歸檔。其他項(xiàng)目由建設(shè)檔案管理部門簽證、歸檔。未辦理歸檔簽證手續(xù)，合同管理部門及財(cái)務(wù)部門不予辦理相關(guān)付款手續(xù)。第二十八條 新建、擴(kuò)建和試生產(chǎn)的國家和集團(tuán)公司建設(shè)項(xiàng)目，由項(xiàng)目建設(shè)單位檔案管理部門負(fù)責(zé)填寫國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記表，一式三份，報(bào)集團(tuán)公司辦公廳。第二十九條 公司檔案館接收進(jìn)館檔案的范圍：（一）國家及集團(tuán)公司級項(xiàng)目；（二）吉林油田公司級重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目，主要包括：1. 新建的接轉(zhuǎn)站、聯(lián)合站、多井集氣站（二口氣井以上）、天然氣處理廠、天然氣凈化廠、油庫、CO2驅(qū)、二元驅(qū)、化學(xué)驅(qū)、蒸汽驅(qū)注入站等站場工程及其系統(tǒng)配套工程；2. 新建的油氣長輸管道、5000立方米以上的儲罐、變電所、60千伏供電線路及其系統(tǒng)配套工程；3. 油氣田整體改造項(xiàng)目；4. 公司級安全環(huán)保隱患治理代表項(xiàng)目；5. 新建辦公樓、民用住宅樓工程。第六章 附 則第三十條 本規(guī)定中的實(shí)施證據(jù)：（一）建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔確認(rèn)表，編號NKMP-BG-48;（二）建設(shè)項(xiàng)目（監(jiān)理單位）文件材料歸檔計(jì)劃表，編號NKMP-BG-49;（三）建設(shè)項(xiàng)目（施工單位）文件材料歸檔計(jì)劃表，編號NKMP-BG-50;（四）基本建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔審查表，編號NKMP-BG-51;（五）建設(shè)項(xiàng)目竣工檔案專項(xiàng)驗(yàn)收意見，編號NKMP-BG-52;（六）重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收申請表，編號NKMP-BG-