廣州XX投資管理有限公司管理制度匯編前言為使公司在經(jīng)營(yíng)管理、行政管理、人力資源管理、財(cái)務(wù)管理等方面保持一致性，使各項(xiàng)工作有法可依、有章可循，逐步實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、國(guó)際化公司的管理目標(biāo)，同時(shí)提高公司的服務(wù)和管理水平，全面提升公司工作效能，特編制本制度匯編。二一三年四月本制度匯編由綜合部、業(yè)務(wù)部、人力資源部、財(cái)務(wù)部、風(fēng)險(xiǎn)控制部等部門共同編制。本制度匯編為正式版本，公司所有員工的行為參照本制度匯編原則性規(guī)定執(zhí)行。目錄第一部分行政管理制度1員工行為規(guī)范2公文管理制度8車輛管理制度41固定資產(chǎn)管理制度50辦公用品管理制度56辦公設(shè)備管理制度61計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備使用管理制度72接待管理制度77印章管理制度85名片管理制度91保密管理制度95第二部分工作管理制度98出差管理制度99合同管理制度109第三部分財(cái)務(wù)管理制度129財(cái)務(wù)管理制度130貨幣資金管理制度151費(fèi)用報(bào)銷制度161第四部分人力資源管理制度168招聘與錄用管理制度169試用期管理制度170員工離職管理172員工考勤與休息休假管理制度174勞動(dòng)合同管理制度180培訓(xùn)管理制度181員工福利管理制度184獎(jiǎng)懲管理制度186員工行為規(guī)范第一章總則第一條為維護(hù)廣州XX投資管理有限公司（以下簡(jiǎn)稱“公司”）良好的辦公XX投管第一部分行政管理制度員工行為規(guī)范主責(zé)部門公司綜合部制度編號(hào)NOJYZDXZ012013執(zhí)行日期2012年04月01日備注秩序，規(guī)范員工日常行為，創(chuàng)造良好的企業(yè)形象和辦公氛圍，保持舒適、整潔、有序的辦公環(huán)境，特制定本制度。第二條本制度適用于公司全體員工。第二章基本原則第三條員工道德規(guī)范誠(chéng)實(shí)守信、遵紀(jì)守法、遵章守制；勤勉敬業(yè)、履行責(zé)任、優(yōu)質(zhì)高效。忠誠(chéng)企業(yè)、團(tuán)結(jié)協(xié)作、務(wù)實(shí)創(chuàng)新；相互尊重、文明禮貌、共謀發(fā)展。以人為本、公平公正、廉潔奉公。第四條員工儀容儀表規(guī)范規(guī)范的儀容儀表是員工個(gè)人形象展示的首要途徑，也是傳遞公司形象的重要渠道，規(guī)范而又極富內(nèi)涵的個(gè)人形象有利于營(yíng)造和諧的工作氛圍，是每位員工應(yīng)盡的義務(wù)?；疽缶耧枬M、服飾整潔、儀表得體、端莊自然41員工發(fā)型、發(fā)式男員工干凈整潔，不染夸張顏色，頭發(fā)不應(yīng)該過長(zhǎng)，前部的頭發(fā)不應(yīng)遮住眉毛，側(cè)部的頭發(fā)不應(yīng)蓋住耳朵。女員工頭發(fā)整齊、清潔，不染夸張顏色，不帶夸張飾物。42面部修飾男士每天進(jìn)行剃須修面，保持面部清潔；注重口腔清潔，在商務(wù)活動(dòng)中，保持口氣清新；女士素雅的淡妝，及時(shí)補(bǔ)妝，勿濃妝艷抹及使用濃烈的香水，保持最佳的精神狀態(tài)。43著裝規(guī)范穿著得體在工作中的意義2）1）表示對(duì)所從事工作的尊重表示對(duì)所在公司的歸屬感及文化認(rèn)同3）給客戶留下良好的形象，從而樹立公司的良好形象男士上班期間，男士需著正裝，正式會(huì)議、對(duì)外接待期間需系領(lǐng)帶，男襪的顏色應(yīng)為中性色，且要比長(zhǎng)褲的顏色深。女士女士上班期間需著職業(yè)裝，不得著牛仔衣褲、運(yùn)動(dòng)服、超短裙、低胸衫或其他有礙觀瞻的奇裝異服。第五條辦公日常行為規(guī)范日常行為規(guī)范分為儀態(tài)舉止規(guī)范、言行規(guī)范、電話規(guī)范、辦公日常工作行為規(guī)范、接待訪客行為規(guī)范。51儀態(tài)舉止規(guī)范員工禮貌、規(guī)范、優(yōu)雅的儀態(tài)舉止是公司良好形象及企業(yè)文化的體現(xiàn)。52站姿1）抬頭、挺胸、收腹、雙肩舒展，雙目平視，身體重心放在兩腿中間；2）雙臂和手在身體兩側(cè)自然下垂，女員工雙臂可下垂交叉放于身體前；3）女員工站立時(shí)，雙膝和腳跟要靠緊，雙腳呈”V”字形；4）男員工站立時(shí)，雙腳可并攏呈”V”字形，也可分開，分開時(shí)雙腳應(yīng)與肩同寬；5）站立時(shí)不可雙手叉在腰間，不宜放入褲子口袋中，也不宜在胸前抱臂；6）站立時(shí)雙腿不得抖動(dòng)，身體不得前后左右搖擺。53座姿1）就座時(shí)不宜將座椅或沙發(fā)坐滿，也不宜僅座在沙發(fā)邊上，上身保持正直而微前傾，頭部平正，雙肩放松；2）男員工就座后，雙手可自然放于膝上，或輕放于座椅扶手上，手心向下；雙腿平行分開，不宜超過肩寬3）女員工就座后，雙手交叉放于腿上，手心向下，雙腿并攏，小腿交叉向后或偏向一側(cè)；4）男員工站立時(shí)，雙腳可并攏呈”V”字形，也可分開，分開時(shí)雙腳應(yīng)與肩同寬5）若需要與同側(cè)邊的人交談，宜將身體稍轉(zhuǎn)向?qū)Ψ剑?）坐下后雙腿不可抖動(dòng)，不可向前伸值。54走姿1）行走時(shí)，身體保持正直，雙肩放松；目光平視，雙臂自然擺動(dòng)，雙手不宜放在口袋里；2）行走時(shí)，應(yīng)從容自然，男員工步伐矯健、有力，女員工步伐自然、優(yōu)雅；3）行走時(shí)不宜左顧右盼，腳步不宜及沉重，發(fā)出大的聲響，在通道或走廊里不能一邊走一邊大聲說話，更不得唱歌或吹口哨等；4）行走時(shí)遇到上司或客戶時(shí)，要讓道，不能橫沖直撞55言行舉止一言一行，一舉一動(dòng)，都是個(gè)人形象的展示，員工個(gè)人形象是公司整體形象的組成部分，熱情、禮貌、大方得體、不卑不亢不僅體現(xiàn)公司員工的整體素質(zhì)，更體現(xiàn)出公司深厚的文化底蘊(yùn)及精細(xì)的管理。56言談規(guī)范1恰當(dāng)?shù)胤Q呼他人在社交場(chǎng)所或辦公場(chǎng)所，都應(yīng)稱呼對(duì)方姓氏加頭銜或職稱；2使用敬語、禮貌用語在受到對(duì)方贊揚(yáng)或幫助時(shí)應(yīng)該表示感謝，在打擾或妨礙別人時(shí)應(yīng)表示歉意，在指代陌生的第三方時(shí)，應(yīng)用“那位先生”、“那位女士”等之類的稱呼；對(duì)于應(yīng)聘者，應(yīng)該稱之為候選人；3正式交談前的寒暄是展開話題前的重要方法，寒暄時(shí)應(yīng)選取大家共同感興趣的話題，避免涉及私人話題或某些敏感話題，更不能涉及公司相關(guān)機(jī)密；4與他人交談時(shí)，不宜出現(xiàn)插入、打斷、諷刺、模仿、用手指點(diǎn)他人等不禮貌行為5在交談的過程中，應(yīng)合理的使用行為語言予以配合表達(dá)，如真誠(chéng)地目視對(duì)方、微笑、點(diǎn)頭等6不得在辦公場(chǎng)地大聲喧嘩，擾亂秩序，吵架，不服糾正的處以口頭警告并公示。使用敬語，注意在各種場(chǎng)合的言談舉止，維護(hù)良好的公司形象。第三章附則第七條本制度自頒布之日起開始實(shí)施。第八條本制度由公司綜合部負(fù)責(zé)制定、修訂和解釋。附件一員工外出登記表廣州XX投資管理有限公司員工外出登記表日期事由外出地點(diǎn)外出時(shí)間返還時(shí)間外出人簽字備注公文管理制度第一章總則第一條為使廣州XX投資管理有限公司（以下簡(jiǎn)稱“公司”）公文處理工作XX投管第一部分行政管理制度公文管理制度主責(zé)部門公司綜合部制度編號(hào)NOJYZDXZ022013執(zhí)行日期2012年04月01日備注標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、程序化，提高公文處理工作的效率和公文質(zhì)量，結(jié)合本公司實(shí)際情況制定本制度。第二條本制度所稱公文是指公司在經(jīng)營(yíng)管理等活動(dòng)中形成的或國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位傳送給公司及所屬公司的各類正規(guī)和非正規(guī)公務(wù)文書。第三條本制度適用于公司及全體員工。第四條公司公文的收、發(fā)、蓋章、編號(hào)、傳閱、存檔等相關(guān)工作歸口部門為公司綜合部。第二章公文種類第五條公文的種類公司公文的種類按其性質(zhì)、收者與發(fā)者的隸屬關(guān)系主要分為四大類（一）上行文1、請(qǐng)示適用于向監(jiān)管部門、上級(jí)單位或領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)求指示和批準(zhǔn)。2、報(bào)告適用于向監(jiān)管部門、上級(jí)單位或領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作、反映情況、提出意見或建議、答復(fù)上級(jí)單位查詢等。（二）下行文1、通知適用于發(fā)布公司規(guī)章制度、人事任免、轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)單位的公文、傳達(dá)或要求下級(jí)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)。2、批復(fù)適用于答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)。3、規(guī)定適用于對(duì)某一類型事項(xiàng)作出的安排，要求有關(guān)部門、人員遵照?qǐng)?zhí)行。4、決定適用于公司對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)作出的決策和安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤消下級(jí)單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。5、決議適用于公司經(jīng)會(huì)議討論通過的重要決策事項(xiàng)。6、意見適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法，闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則。7、通報(bào)適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神或情況、介紹工作經(jīng)驗(yàn)等。（三）平行文1函適用于公司內(nèi)部各同級(jí)單位之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，或向業(yè)務(wù)協(xié)作關(guān)系單位提出要求或答復(fù)。2合同、協(xié)議公司、所屬公司或被授權(quán)的業(yè)務(wù)部門需按照合同法及公司合同管理制度等有關(guān)規(guī)定，與公民、法人和其他組織簽署的應(yīng)承擔(dān)民事責(zé)任的法律公文。（四）非正規(guī)公文前述公文均為正規(guī)公文。非正規(guī)公文指不采用紅色文頭、發(fā)文字號(hào)等格式、不需加蓋公章的公文，如公司內(nèi)部使用的會(huì)議紀(jì)要、內(nèi)部通啟、工作報(bào)告、審批表單、文件閱辦單等。第三章公文格式第六條公文格式從格式上將公司目前的公文主要分為四大類，即紅頭文件、內(nèi)部通啟、會(huì)議紀(jì)要、工作報(bào)告。其他公文格式如公司無固定要求可按照一般慣例書寫。（一）紅頭文件1、適用范圍主要用于印發(fā)公司內(nèi)部的制度、重要工作計(jì)劃、機(jī)構(gòu)和人事異動(dòng)以及對(duì)外的報(bào)告、請(qǐng)示、函件等重要文件。公司所有的紅頭文件須抄報(bào)公司決策層領(lǐng)導(dǎo)。2、紅頭文件格式基本規(guī)定公司紅頭文件由公司全稱、發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題、主送機(jī)構(gòu)、正文、印章、發(fā)文時(shí)間、附件等部分組成。（1）公司全稱規(guī)范紅色字體，宋體加粗，39字號(hào)，居中。（2）發(fā)文字號(hào)（由發(fā)文機(jī)構(gòu)代字、年號(hào)、編號(hào)組成）規(guī)范黑色字體，宋體，4號(hào)字；“XX”為公司代字，年號(hào)使用表示、文件編號(hào)使用四位數(shù)數(shù)順序編寫。（3）標(biāo)題宋體加粗，小二號(hào)。應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要地概括文件的主要內(nèi)容，一般應(yīng)標(biāo)明公文種類，除印發(fā)規(guī)章制度和批轉(zhuǎn)文件外，一般不加書名號(hào)，如“關(guān)于下發(fā)紅頭文件格式的通知”。（4）主送機(jī)構(gòu)宋體，四號(hào)字體。（5）正文宋體，四號(hào)字體。（6）附件文件如有附件，應(yīng)在正文之后注明附件名稱和順序。（7）印章公司文件落公司全稱并蓋章，部門文件落部門全稱并蓋章。（8）發(fā)文時(shí)間宋體，四號(hào)字體；數(shù)字均采用大寫方式。（二）內(nèi)部通啟適用范圍主要用于公司部門之間或公司與所屬公司之間內(nèi)部日常事務(wù)性工作的溝通、聯(lián)絡(luò)、知會(huì)。例如各部門之間工作的相互知會(huì)和通告，或公司與所屬公司、所屬公司相互之間的非正式的知會(huì)、通告、業(yè)務(wù)溝通往來等所使用的文本。（三）會(huì)議紀(jì)要適用范圍主要用于記錄公司或各部門重要工作會(huì)議的主要內(nèi)容與決議的文本。（四）工作報(bào)告適用范圍主要用于下級(jí)機(jī)構(gòu)向上級(jí)機(jī)構(gòu)定期匯報(bào)工作情況和工作計(jì)劃，提出工作建議的文件。公司工作報(bào)告分工作周報(bào)、工作月報(bào)、年度工作報(bào)告3種。第七條公文密級(jí)公司公文的密級(jí)分為“秘密”、“機(jī)密”、“絕密”三級(jí)，具體密級(jí)參見公司保密管理制度，公文密級(jí)由擬辦部門提出。第四章公文撰寫規(guī)范第八條公文撰寫規(guī)范（一）公文內(nèi)容應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)，公文撰寫規(guī)范需符合公司公文管理的相關(guān)制度，如無明確規(guī)范要求的公文，撰寫需符合一般慣例。（二）情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，文字精練，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)明確，篇幅力求簡(jiǎn)短。（三）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫具體的年、月、日。（四）公文結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”，第五層為“”。（五）公文應(yīng)當(dāng)使用國(guó)家法定計(jì)量單位。（六）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱，再加以說明。使用國(guó)際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。（七）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略詞、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須用漢字外，應(yīng)一律使用阿拉伯?dāng)?shù)字。第九條各部門公文經(jīng)綜合部審核發(fā)現(xiàn)在格式或內(nèi)容上存在較大錯(cuò)誤的，退回原部門重新擬文。第五章公文處理程序第十條公文處理程序公文的處理程序一般分為公文簽發(fā)、公文分送、公文閱辦、公文反饋與跟蹤等四個(gè)階段。（一）公文簽發(fā)1、簽發(fā)權(quán)限（1）以公司名義發(fā)出的紅頭文件、內(nèi)部通啟等公文需由公司總經(jīng)理簽發(fā)。（2）公司各部門之間或公司部門之間的內(nèi)部通啟需由分管經(jīng)理簽發(fā)。（3）以公司名義發(fā)出的紅頭文件、內(nèi)部通啟等公文需由主辦部門擬定并報(bào)送至公司綜合部，由綜合部審核后執(zhí)行簽發(fā)程序。2、簽發(fā)方式以公司名義行文的公文，經(jīng)審批后，蓋本公司公章發(fā)出，但在公司內(nèi)部行文也可采用簽發(fā)人簽名的方式發(fā)出。（二）公文分送1、公司主要采用簽收、傳真、郵遞、電子郵件等公文分送方式。一般情況下，分送公文應(yīng)采取簽收方式（對(duì)公司秘密及以上級(jí)公文、人事資料等重要公文還需用信封封口專人專送）。采用其它方式分送公文，分送人應(yīng)做好跟蹤、記錄工作。2、收件工作人員應(yīng)對(duì)公文進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、秘字等的核定。如其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即通知發(fā)文機(jī)構(gòu)，并登記出錯(cuò)文件。對(duì)封口被撕的公文應(yīng)拒絕簽收。3、相關(guān)人員在工作中，應(yīng)積極、準(zhǔn)確、快捷地處理公文事務(wù)，并嚴(yán)格遵守公司保密制度，不泄露和透露公司秘密。（三）公文閱辦1、公司正式公文發(fā)文的程序是主辦部門起草公文（填寫文件閱辦單）綜合部審核并統(tǒng)一編號(hào)分管領(lǐng)導(dǎo)批示如需要，有關(guān)部門負(fù)責(zé)人會(huì)簽總經(jīng)理簽批綜合部蓋章、歸檔發(fā)文。2、公司收文辦理程序?yàn)榫C合部收文登記編號(hào)（填寫文件閱辦單）綜合部負(fù)責(zé)人簽署意見分管領(lǐng)導(dǎo)批示按批示交有關(guān)部門辦理綜合部催辦辦理完畢歸檔。一般的請(qǐng)示，領(lǐng)導(dǎo)批示后將原件返還請(qǐng)示單位執(zhí)行，不再行文批復(fù)；重大業(yè)務(wù)或人事任免請(qǐng)示，才正式行文批復(fù)。3、所屬公司向公司報(bào)文程序所屬公司起草公文（填寫文件閱辦單）所屬公司領(lǐng)導(dǎo)批示綜合部審核有關(guān)部門負(fù)責(zé)人會(huì)簽總經(jīng)理簽批。（四）公文反饋與跟蹤綜合部接到公司領(lǐng)導(dǎo)批示后，應(yīng)盡快將批示件和原件反饋給擬辦部門（同時(shí)保存批示件的復(fù)印件）。（五）公文處理時(shí)限除有專門規(guī)定外，公文的處理時(shí)限一般為2個(gè)工作日，每個(gè)審核、審批環(huán)節(jié)的時(shí)限為1個(gè)工作日，緊急公文需即時(shí)處理。第六章公文清理存檔銷毀第十一條公文清理存檔銷毀（一）公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)法規(guī)和公司檔案管理制度的規(guī)定，及時(shí)整理（立卷）、歸檔。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。（二）歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互關(guān)系、特征和保存價(jià)值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映公司的主要工作情況，便于保管、查找和利用。（三）公文復(fù)印件作為正式文件使用時(shí)，應(yīng)當(dāng)加蓋單位公章證明，視同正式文件妥善保管。（四）公司人事檔案、財(cái)務(wù)檔案歸相關(guān)職能部門保管，其他檔案、資料等由綜合部存檔，合同檔案按合同管理制度規(guī)定保管。（五）不具備歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過鑒別和公司主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，可以銷毀。銷毀公文，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記，銷毀秘密公文由2人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。第七章附則第十二條本制度適用于公司，所屬公司需參照?qǐng)?zhí)行，如另行制定公文管理制度需報(bào)公司綜合部審批后執(zhí)行。第十三條本制度自頒布之日起開始實(shí)施。第十四條本制度由公司綜合部負(fù)責(zé)制定、修訂和解釋。附件一、紅頭文件二、內(nèi)部通啟三、會(huì)議紀(jì)要四、工作報(bào)告五、總經(jīng)理批示單六、文件閱辦單附件一紅頭文頭廣州XX管理投資有限公司XX字2013第號(hào)公司印章主題詞抄報(bào)抄送印發(fā)綜合部共印份，發(fā)份，存份附件二內(nèi)部通啟內(nèi)部通啟XX投管公司致編號(hào)通啟字2012第號(hào)由日期頁(yè)數(shù)簽發(fā)主題抄報(bào)抄送廣州XX投資管理有限公司部年月日印發(fā)附件三會(huì)議紀(jì)要XX投管公司會(huì)議紀(jì)要會(huì)議時(shí)間年月日會(huì)議地點(diǎn)會(huì)議主持參會(huì)人員會(huì)議記錄主題抄報(bào)抄送廣州XX投資管理有限公司部年月日印發(fā)附件四工作報(bào)告廣州XX投資管理有限公司管理工作報(bào)周報(bào)時(shí)間年月日匯報(bào)員工周報(bào)整理抄報(bào)抄送廣州XX投資管理有限公司部年月日印發(fā)附件五總經(jīng)理批示單廣州XX投資管理有限公司請(qǐng)示急普通秘密機(jī)密絕密文件性質(zhì)呈閱緊急程度密級(jí)審核人校對(duì)人擬稿人文件名稱擬辦總經(jīng)理批示總經(jīng)理批示單附件六文件閱辦單廣州XX投資管理有限公司文件閱辦單主管領(lǐng)導(dǎo)意見簽字年月日公文名稱密級(jí)收文發(fā)文擬辦傳閱審批發(fā)起單位（部門）經(jīng)辦人填報(bào)時(shí)間擬辦部門負(fù)責(zé)人意見簽名年月日相關(guān)部門負(fù)責(zé)人意見簽名年月日主管領(lǐng)導(dǎo)批示簽名年月日總經(jīng)理批示簽名年月日備注XX投管第一部分行政管理制度印章管理制度主責(zé)部門公司綜合部制度編號(hào)NOJYZDXZ032013執(zhí)行日期2012年04月01日備注印章管理制度第一章總則第一條為健全廣州XX投資管理有限公司以下簡(jiǎn)稱“公司”印章管理制度，規(guī)范印章管理，統(tǒng)一印章刻制和用印程序，明確用印權(quán)責(zé)歸屬，控制經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，制定本制度。第二條公司的印章管理適用本制度。第三條下列印章列入管理的范圍（一）公司公章。（二）公司法人章。（三）公司合同專用章。（四）公司董事長(zhǎng)、總經(jīng)理及其他相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字章。（五）公司財(cái)務(wù)專用章。（六）刻有公司職能部門名稱的印章。（七）其他以公司或所屬公司名義使用的印章。第二章印章管理機(jī)制第四條綜合部為公司印章事務(wù)的主管部門，統(tǒng)一管理公司的印章事務(wù)。公司各職能部門和相關(guān)人員管理印章的具體事務(wù)。公司各職能部門應(yīng)當(dāng)指定專人管理印章，并將名單送交公司綜合部備案。第五條公司的印章管理實(shí)行下列分工制度（一）公司公章、合同專用章、法人章由綜合部法務(wù)部門集中管理，董事長(zhǎng)、總經(jīng)理及其他相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字章交由財(cái)務(wù)部指定出納專人保管。（二）公司財(cái)務(wù)專用章由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)管理。（三）公司職能部門章由各相應(yīng)職能部門負(fù)責(zé)管理。（四）其他以公司名義使用的印章由公司綜合部負(fù)責(zé)管理。第六條印章管理員和保管人員通稱為印章管理員。綜合部及印章管理部門需指定專人對(duì)印章進(jìn)行管理。第七條違反本規(guī)則的規(guī)定使用印章，或者發(fā)生印章丟失、盜用、仿制以及其他此類情形給公司帶來?yè)p害的，應(yīng)當(dāng)視情節(jié)輕重，追究相關(guān)人員的責(zé)任。第三章印章刻制和領(lǐng)用第八條公司公司各部門刻制印章應(yīng)當(dāng)報(bào)經(jīng)公司總經(jīng)理總經(jīng)理審批。經(jīng)總經(jīng)理總經(jīng)理審批后，由公司綜合部安排刻制。公司綜合部安排印章刻制，應(yīng)當(dāng)遵守國(guó)家相關(guān)規(guī)定，到當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)指定的刻章單位刻制。第九條設(shè)立在香港等境外的公司印章按照當(dāng)?shù)氐南嚓P(guān)規(guī)定執(zhí)行。海外公司印章保管由綜合部法務(wù)部門進(jìn)行集中管理。第十條印章刻制完畢投入使用前應(yīng)當(dāng)辦理印章啟用手續(xù)。印章啟用手續(xù)由印章使用部門或者人員向公司綜合部辦理。印章首次啟用應(yīng)當(dāng)注明啟用日期、使用部門或者人員，用印實(shí)樣留存公司綜合部備案。第四章印章使用范圍第十二條下列事項(xiàng)可以使用公司公章（一）以公司名義向黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、事業(yè)單位報(bào)送或者送達(dá)的文件資料。（二）以公司名義簽署的與公司經(jīng)營(yíng)有重大關(guān)系的文件資料。（三）以公司名義對(duì)外發(fā)送聯(lián)系工作的公函或者介紹信。（四）其他應(yīng)當(dāng)以公司名義實(shí)施的事項(xiàng)。第十三條下列事項(xiàng)可以使用公司領(lǐng)導(dǎo)簽字章（一）以公司領(lǐng)導(dǎo)名義簽署的向黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、事業(yè)單位報(bào)送或者送達(dá)的文件資料。（二）公司對(duì)外簽署合同時(shí)需法定代表人簽字的情形。（三）公司領(lǐng)導(dǎo)本人授權(quán)秘書使用簽字章簽署的其他文件資料。第十四條下列事項(xiàng)可以使用公司合同專用章（一）以公司名義對(duì)外簽署的各類合同、協(xié)議。（二）其他應(yīng)當(dāng)使用公司合同專用章的文件資料。第十五條下列事項(xiàng)可以使用公司職能部門章（一）以部門名義簽署的向公司領(lǐng)導(dǎo)的請(qǐng)示報(bào)告以及其他文件資料。（二）以部門名義向其他部門、所屬公司發(fā)送的公函、通知以及其他文件資料。（三）其他應(yīng)當(dāng)以公司職能部門名義實(shí)施的事項(xiàng)。第五章印章使用審批第十六條加蓋公司公章、合同章經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批復(fù)，由綜合部負(fù)責(zé)人批復(fù)后提交經(jīng)總經(jīng)理審批或經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)的其他人審批。第十七條加蓋法人章經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批復(fù)后，綜合部負(fù)責(zé)人批復(fù)，由法人審批后，再交由總經(jīng)理批復(fù)第十八條加蓋公司領(lǐng)導(dǎo)簽字章應(yīng)當(dāng)經(jīng)所涉及部門領(lǐng)導(dǎo)及簽字章所有人同意及總經(jīng)理審批或經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)的其他人審批。第十九條公司合同專用章應(yīng)有審批流執(zhí)行完整的合同審批表作為依據(jù)方可加蓋。第二十條加蓋公司職能部門章應(yīng)當(dāng)經(jīng)該職能部門負(fù)責(zé)人審批。第二十一條涉及重要經(jīng)濟(jì)活動(dòng)或者其他事項(xiàng)需要加蓋公司其他印章的，其使用均需由總經(jīng)理審批。第六章印章使用程序和要求第二十二條使用印章應(yīng)當(dāng)先由擬使用印章的部門或者人員填寫使用印章申請(qǐng)單，根據(jù)本規(guī)則第五章印章使用審批制度的規(guī)定報(bào)請(qǐng)審批，經(jīng)審批獲準(zhǔn)后方可使用。未經(jīng)審批或者同意任何人不得擅自使用印章。印章管理員必須認(rèn)真查對(duì)蓋章材料，對(duì)材料文本與申請(qǐng)批準(zhǔn)單研究核對(duì)，并記錄于蓋章登記表第二十三條加蓋公司公章、合同章等印章的文件資料，應(yīng)當(dāng)在印章管理員處保留復(fù)印件備查。在下一年度第一季度內(nèi)，印章管理員應(yīng)當(dāng)將該復(fù)印件連同使用印章申請(qǐng)單作為使用印章的歸檔資料，送交公司綜合部整理后存檔。第二十四條加蓋公司董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、副總經(jīng)理等簽字章或者公司職能部門章的，印章管理員應(yīng)當(dāng)將印章使用情況記錄備查。當(dāng)年印章使用情況記錄，在下一年度第一季度內(nèi)，送交公司綜合部整理后存檔。印章管理員無權(quán)銷毀、刪改各種印章使用情況記錄。第二十五條印章應(yīng)當(dāng)在公司辦公地使用。遇有特殊情況須將公司公章、合同章帶出公司辦公地使用的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)總經(jīng)理審批后，由印章管理員攜帶印章隨同經(jīng)辦人員前往辦理，并及時(shí)歸還。第二十六條使用印章應(yīng)當(dāng)符合下列要求（一）加蓋的印章印跡端正、清晰。（二）加蓋的印章位置需“騎年蓋月”。（三）加蓋印章的文件資料清楚、完備。為介紹信、便函、授權(quán)委托書加蓋印章，應(yīng)當(dāng)留有存根并在落款和騎縫處一并加蓋印章。為對(duì)外簽署的合同或者協(xié)議、各類業(yè)務(wù)報(bào)表以及其他有關(guān)文件資料加蓋印章，應(yīng)當(dāng)在合縫處一并加蓋印章。第二十七條因情況變化造成原有印章停用或者作廢的，印章管理人或者保管人應(yīng)當(dāng)將印章送交公司綜合部，由綜合部視具體情況提出封存或者銷毀的處理意見，報(bào)經(jīng)綜合部分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。第七章附則第二十八條各所屬公司需要制定印章管理規(guī)定的，應(yīng)遵循本規(guī)則的原則并報(bào)公司綜合部備案。第二十九條本制度自頒布之日起開始實(shí)施。第三十條本制度由公司綜合部負(fù)責(zé)制定、修訂和解釋。附件印章、證照領(lǐng)用申請(qǐng)表附件一印章、證照領(lǐng)用申請(qǐng)表印章、證照領(lǐng)用申請(qǐng)表附件二印章使用申請(qǐng)表部門申請(qǐng)人印章名稱領(lǐng)用時(shí)間歸還時(shí)間證照名稱申請(qǐng)?jiān)蚰暝氯詹块T負(fù)責(zé)人綜合部負(fù)責(zé)人法定代表人總經(jīng)理審批部門申請(qǐng)人印章類別公章法人代表私章財(cái)務(wù)專用章合同專用章發(fā)票專用章其他申請(qǐng)?jiān)蚰暝氯沼≌率褂蒙暾?qǐng)表廣州XX投資管理有限公司月印章使用登記表公司名稱使用部門印章名稱使用用途使用印章文件內(nèi)容頁(yè)數(shù)使用人使用日期領(lǐng)導(dǎo)審批備注部門負(fù)責(zé)人綜合部負(fù)責(zé)人總經(jīng)理審批部門申請(qǐng)人印章類別公章法人代表私章財(cái)務(wù)專用章合同專用章發(fā)票專用章其他申請(qǐng)?jiān)蚰暝氯詹块T負(fù)責(zé)人法定代表人檔案管理制度第一章總則XX投管第一部分行政管理制度檔案管理制度主責(zé)部門公司綜合部制度編號(hào)NOJYZDXZ042013執(zhí)行日期2012年04月01日備注第一條為做好廣州XX投資管理有限公司（以下簡(jiǎn)稱“公司”）檔案管理工作，規(guī)范檔案管理活動(dòng)，有效保護(hù)和利用檔案，促進(jìn)檔案工作為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法及檔案工作相關(guān)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況特制定本管理制度。第二條本制度所稱的檔案是指公司從事業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的有保存價(jià)值的各種文字、圖紙、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、電子文檔、照片、聲像、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。第三條本制度適用于公司及全體員工。第二章檔案的分類第四條檔案各級(jí)分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并要求一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。（如證照類目、制度類目、文件類目、合同類目等）。第五條公司檔案大致分為以下幾類（一）證照類目營(yíng)業(yè)執(zhí)照及各類證照、年檢資料、公司章程、各類資質(zhì)、榮譽(yù)證書等。（二）文件類目董事會(huì)文件、外部來文（政府職能部門往來文件）和內(nèi)部發(fā)文。（三）制度、法規(guī)類目各類管理制度、業(yè)務(wù)流程、國(guó)家行業(yè)法規(guī)等。（四）合同類目分內(nèi)部管理合同和業(yè)務(wù)合同兩種。（五）經(jīng)營(yíng)類目戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、年度月度計(jì)劃及總結(jié)、客戶信息資料、項(xiàng)目資料、銷售資料等。（六）會(huì)議紀(jì)要類目各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)例會(huì)及其他重要會(huì)議的紀(jì)要等。（七）資產(chǎn)管理類目辦公設(shè)備、固定資產(chǎn)檔案文件等。（八）會(huì)計(jì)類目各種財(cái)務(wù)憑證、報(bào)表、會(huì)計(jì)賬冊(cè)等。（九）人力資源類目個(gè)人檔案、招聘、績(jī)效、勞動(dòng)合同文件等。（十）法務(wù)審計(jì)類目法務(wù)、風(fēng)控、審計(jì)類文件。（十一）題贈(zèng)性資料類目包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門或個(gè)人提供的題詞、書畫、工藝制品等。（十二）技術(shù)性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料、報(bào)批報(bào)建資料等。（十三）信息宣傳類目公司各種宣傳及印刷資料、影音文件、實(shí)物資料、市場(chǎng)調(diào)研資料、業(yè)務(wù)資訊、考察資料等，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。（十四）電子文件類目所有檔案的電子文本或錄音文本的檔案。第六條檔案編號(hào)（一）檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制公司檔案編號(hào)管理參照表，將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。（二）檔案分類各級(jí)名稱及其代表編碼一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號(hào)對(duì)照表，以免混淆。（三）公司檔案員負(fù)責(zé)對(duì)公司各類文件材料的收集、整理，按照公司檔案編號(hào)管理參照表要求“對(duì)號(hào)入座”進(jìn)行分類、編號(hào)、歸檔工作，各部門配合公司檔案管理工作。（四）公司綜合部和公司各部門需要按照公司檔案編號(hào)管理參照表上要求，明確相關(guān)文件的歸檔部門和管理權(quán)責(zé)，由各部門負(fù)責(zé)立檔的文件，需由各部門指定檔案管理員按照管理要求統(tǒng)一進(jìn)行編號(hào)、歸檔工作。第三章檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置及基本要求第七條公司設(shè)立檔案室，隸屬于綜合部，并設(shè)置專職檔案管理員，負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。公司制定明確的檔案管理員崗位職責(zé)，檔案管理員必須嚴(yán)格履行職責(zé)。第八條綜合部根據(jù)公司范圍內(nèi)的檔案性質(zhì)劃分為以下幾個(gè)日常具體管理單位（一）公司檔案室。（二）各部門內(nèi)部資料室。（三）財(cái)務(wù)部。（四）人力資源部。綜合部負(fù)責(zé)統(tǒng)一指導(dǎo)、監(jiān)督此四類檔案管理單位的檔案管理，包括檔案的形成、積累、整理和遞交工作。其中公司檔案室、資料室由綜合部直接管理，其他兩個(gè)單位日常自行管理。第九條實(shí)行維護(hù)檔案完整與安全的原則各管理單位在經(jīng)營(yíng)、管理、發(fā)展過程中形成的各類檔案的所有權(quán)歸公司所有。各部門內(nèi)部形成的文件、規(guī)定、資料等必須規(guī)范管理，確保完整、安全，并主動(dòng)提交公司檔案室存檔。綜合部對(duì)上交給公司檔案室的檔案的安全性、完整性負(fù)責(zé)。第十條實(shí)行檔案標(biāo)準(zhǔn)化與信息化建設(shè)同步原則檔案管理應(yīng)按照要求做到規(guī)范、及時(shí)的歸檔，盡力實(shí)現(xiàn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、程序化管理。檔案信息要錄入電腦，并把紙質(zhì)檔案掃描成電子版存檔，實(shí)施檔案的信息化管理。檔案的信息內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括但不限于檔案的名稱、生成部門、生成時(shí)間、類別、保管期限、件數(shù)、頁(yè)數(shù)、存放位置、借閱記錄、銷毀記錄等。第四章檔案保管權(quán)限范圍、保管期限第十一條公司檔案根據(jù)其重要性和保密程度分為公司級(jí)和部門級(jí)。（一）公司級(jí)檔案應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行分類，規(guī)范檔案編號(hào)和檔案標(biāo)簽，并建立電子與紙張分類目錄。（二）各部門資料檔案管理必須設(shè)兼職的檔案管理員，制定明確的各部門、各公司檔案管理員崗位職責(zé)，規(guī)范檔案管理工作，明確各部門、各公司檔案與公司檔案的歸口管理。第十三條歸檔的同類文件資料在卷內(nèi)應(yīng)按保存期限分別裝訂，保存期限分為永久和定期，定期按文件材料的保持價(jià)值分為1年、5年、15年。（一）永久保存1、公司成立、合并、撤消、更改名稱、啟用印章及公司章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)許可證、法人代碼變更；直屬、控股、參股企業(yè)設(shè)立協(xié)議、公司章程、產(chǎn)權(quán)變動(dòng)、股權(quán)證書、紅利（股）分配的決議、股東會(huì)決議、董事會(huì)紀(jì)要、年度審計(jì)報(bào)告以及公司對(duì)全資、控股企業(yè)的批復(fù)、決定等；直屬、控股、參股企業(yè)的終止、解散、撤并等清算、報(bào)告及終止解散協(xié)議等。2、公司的歷史沿革、大事記，反映公司重要活動(dòng)事件的剪報(bào)、聲像材料，榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書，有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像等材料。3、公司頒發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)的）各種正式文件的簽發(fā)稿、重要文件；直屬全資子企業(yè)的情況匯報(bào)、請(qǐng)示報(bào)告、重大事項(xiàng)說明及公司批復(fù)、決定等。4、公司及其各職能部門活動(dòng)形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告。公司公務(wù)活動(dòng)形成的重要信件、講話稿等材料；董事會(huì)、會(huì)議紀(jì)要、決議。5、公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等法律性文件材料；公司與子企業(yè)簽署的各種責(zé)任書等文件資料；公司批準(zhǔn)的基本建設(shè)工程施工、竣工、購(gòu)置大中型設(shè)備的文件材料，公司直接管理的科研、生產(chǎn)、建設(shè)項(xiàng)目的科技文件材料。6、公司財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊(cè)；公司科研項(xiàng)目的調(diào)研、立項(xiàng)、研究、試驗(yàn)、總結(jié)、鑒定、報(bào)獎(jiǎng)、推廣運(yùn)用等反映科學(xué)技術(shù)管理的專業(yè)文件材料。7、各種法律仲裁、糾紛、起訴書、判決書等文件材料。8、公司與國(guó)（境）外合作伙伴簽訂的協(xié)議書、合同及外事活動(dòng)中形成的請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、考察總結(jié)、考察報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、記錄、聲像材料、互贈(zèng)禮品清單、工作來往文件等。（二）15年保存1、預(yù)算、決算書類。2、會(huì)計(jì)憑證。3、規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)目標(biāo)等資料。4、法務(wù)審計(jì)文件等。5、人事部門文件及其他經(jīng)核定須保存15年的文書。（三）5年保存1、員工工作計(jì)劃或非重要內(nèi)部會(huì)議紀(jì)要等文件。2、行政、人事非重要性管理文件及其他經(jīng)核定保存5年的文書。（四）1年以下暫時(shí)保存結(jié)案后無長(zhǎng)期保存必要的文書。（五）公司可根據(jù)實(shí)際情況擬訂文件資料保存期限的補(bǔ)充規(guī)定。第四章會(huì)計(jì)檔案、人事檔案的保管第十四條會(huì)計(jì)檔案管理要求公司各類會(huì)計(jì)檔案指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，按國(guó)家會(huì)計(jì)法及會(huì)計(jì)檔案管理準(zhǔn)則執(zhí)行，由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一保管，保存期限為永久保存，接受公司綜合部監(jiān)督和抽查。會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、納稅申報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)方案、資金合同、稅務(wù)文件等，此類資料由總經(jīng)理審批查閱。外借需由總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)人員批準(zhǔn)，并于10日之內(nèi)歸還。第十五條公司員工人事檔案公司員工人事檔案的建檔、歸檔和管理由人力資源部負(fù)責(zé)，接受公司綜合部法務(wù)監(jiān)督和抽查。具體要求如下（一）員工檔案必須包含以下內(nèi)容員工應(yīng)聘申請(qǐng)表、一寸照片兩張、錄用審批表、身份證、學(xué)歷證明、崗位證書、職稱證書等復(fù)印件，轉(zhuǎn)正審批表、調(diào)動(dòng)/升職審批表、獎(jiǎng)懲文件、勞動(dòng)合同、體檢報(bào)告及其他反映員工工作的信息等。（二）凡正式錄用后的員工，在辦理完入職手續(xù)當(dāng)日，人力資源部負(fù)責(zé)建立員工基礎(chǔ)檔案。員工人事檔案以公司為單位，部門為類別進(jìn)行管理歸檔工作，檔案管理員應(yīng)按員工順序號(hào)進(jìn)行存放保管，每位員工在公司工作期間擁有唯一的一個(gè)檔案順序號(hào)，不重復(fù)。同時(shí)，檔案管理員應(yīng)建立相應(yīng)的電子版員工檔案方便查詢。（三）離職員工離職時(shí)，其檔案按制度及時(shí)放置到離職人員檔案柜，若要銷毀，需按相關(guān)時(shí)間規(guī)定進(jìn)行銷毀并報(bào)人事行政分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。（四）人事檔案為保密文件，人事檔案需嚴(yán)格遵守保密制度，堅(jiān)持保密原則無關(guān)人員不得查閱。凡因工作需要查閱員工檔案的，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意，在指定時(shí)間，指定地點(diǎn)查閱。第五章整理裝訂規(guī)則第十六條檔案的整理裝訂工作由檔案生成部門根據(jù)本管理制度的規(guī)定在移交至公司檔案室之前承辦，綜合部進(jìn)行指導(dǎo)。第十七條檔案在整理時(shí)應(yīng)以件為單位進(jìn)行整理、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化。一般而言，每份文件為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件。第十八條檔案可采用裝訂和不裝訂兩種形式。裝訂時(shí)必須剔除金屬物，采用線繩三孔左側(cè)裝訂法，要整齊、牢固，便于保管和利用。第十九條歸檔文件的裝訂單位分別是卷、件、頁(yè)。裝訂成卷的文件應(yīng)當(dāng)遵循文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用的基本原則。第二十條工程技術(shù)檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案按照行業(yè)業(yè)務(wù)要求進(jìn)行歸類整理，并按年度進(jìn)行排序。第六章歸檔要求第十六條歸檔是指公司各部門在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將檔案整理、上交至各管理單位的過程。第十七條歸檔的文件材料應(yīng)為原件。因故無原件的可歸具有憑證作用的文件材料。非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。文件材料歸檔后不得更改。歸檔的文件材料一般一式一份。第十八條公司的歸檔工作實(shí)行年度歸檔制度，每年一月份為各部門向公司檔案室移交檔案資料的時(shí)間。各部門、各公司要將上年度在積累的各類紙質(zhì)、實(shí)務(wù)檔案，及微機(jī)內(nèi)存貯的規(guī)劃、規(guī)章制度、人事資料、合同、協(xié)議、工資檔案、學(xué)習(xí)材料、發(fā)言材料、技術(shù)資料、報(bào)告等具有可查考價(jià)值的文件資料分類整理拷貝，標(biāo)明名目后，存檔備查。對(duì)于權(quán)利證照、設(shè)備隨機(jī)技術(shù)資料、保險(xiǎn)、榮譽(yù)實(shí)物等特別重要的檔案應(yīng)當(dāng)自取得后24小時(shí)內(nèi)歸檔。工程項(xiàng)目檔案一般在該項(xiàng)目各階段結(jié)束后的10個(gè)工作日內(nèi)歸檔。公司的組織結(jié)構(gòu)、關(guān)鍵崗位發(fā)生變更的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)當(dāng)在變更決定作出之日起10日內(nèi)辦理相關(guān)檔案移交手續(xù)。第十九條各部門向公司檔案室歸檔時(shí)，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真填寫檔案移交清冊(cè)以明確雙方責(zé)任。檔案移交清冊(cè)應(yīng)當(dāng)包括移交部門、接交部門、案卷類別、件數(shù)頁(yè)數(shù)、保管期限、移交人、接交人、監(jiān)交人、移交日期、移交人對(duì)準(zhǔn)確性、完整性的聲明等內(nèi)容。檔案移交清冊(cè)一般一式三份，分別由移交人、接交人、監(jiān)交人簽字后保存。第二十條綜合部在每年的三月下旬編制檔案室現(xiàn)存檔案統(tǒng)計(jì)表呈報(bào)董事長(zhǎng)審閱。第七章電子文檔第二十一條本管理制度所稱電子文檔是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。包括但不限于圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、數(shù)據(jù)庫(kù)文件及相應(yīng)的支持軟件、相關(guān)數(shù)據(jù)等。具有永久保存價(jià)值的文本或圖形形式的電子文件，如沒有紙質(zhì)等拷貝件，必須制成紙質(zhì)文件說明。第二十二條電子文檔生成部門應(yīng)當(dāng)定期將符合條件的電子文檔向檔案室移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲(chǔ)到符合保管期限要求的脫機(jī)載體上。電子文檔歸檔分為邏輯歸檔和物理歸檔兩類。其中邏輯歸檔是指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文檔的管理權(quán)限向檔案室移交的過程。物理歸檔是指把電子文檔集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案室移交的過程。第二十三條各檔案管理單位在收到移交上來的紙質(zhì)檔案時(shí)，應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)轉(zhuǎn)存成為相應(yīng)格式的電子檔，并存入其他介質(zhì)的保存媒體中。第二十四條對(duì)磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不低于10，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。對(duì)磁性載體上的歸檔電子文檔，應(yīng)每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于4年。第二十五條歸檔電子文檔的封存載體不應(yīng)外借。未經(jīng)批準(zhǔn)任何單位或人員不允許擅自復(fù)制電子文檔。利用時(shí)應(yīng)使用拷貝件。第八章借閱與銷毀第二十六條各部門、各公司經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要，經(jīng)過批準(zhǔn)可以查閱檔案。因工作需要借閱檔案時(shí)，根據(jù)檔案保存級(jí)別的相關(guān)制度，由制度的審批人簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。查閱者必須愛護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密。第二十七條原則上任何檔案嚴(yán)禁帶出檔案室。如確因工作需要，必須由專用人員寫出書面借條，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽名批準(zhǔn)后借出。借閱檔案時(shí)應(yīng)當(dāng)注明借閱期限，一般地借閱期限最長(zhǎng)為10天。第二十八條當(dāng)某些檔案保存期限屆滿，且不再具有保存價(jià)值時(shí)，由綜合部通報(bào)檔案生成部門，再由檔案生成部門編制一式三聯(lián)的檔案銷毀清冊(cè)，由總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后方可銷毀。檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)當(dāng)永久保存。第九章檔案室管理要求及罰則第二十九條檔案室、資料室管理員必須分門別類進(jìn)行系統(tǒng)整理，嚴(yán)格按照其自然形成規(guī)律和內(nèi)部的有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行裝訂、登記、排列、上架、入柜，按照檔案類別進(jìn)行序號(hào)排列，建立檔案管理臺(tái)帳。第三十條公司檔案室專設(shè)會(huì)計(jì)檔案專柜、人事檔案專柜，分別由相關(guān)部門檔案管理員負(fù)責(zé)管理。第三十一條檔案室做好檔案的登記、分類、統(tǒng)計(jì)工作，嚴(yán)格按照借閱、復(fù)印、外借的流程辦理相關(guān)登記、審批手續(xù)。第三十二條檔案室應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對(duì)破損、字跡褪色和載體變質(zhì)的檔案及時(shí)修補(bǔ)和復(fù)制。檔案員每年要進(jìn)行一次全面、徹底的清查整理工作，做到帳、卡、物相符。第三十三條嚴(yán)格遵守保密制度，不得私自刪除或銷毀檔案材料；不得將檔案存放在檔案室之外的地方。第三十四條檔案管理部門或借閱人對(duì)檔案不注意保密，致使公司檔案泄密且給公司造成損失的，給予相關(guān)責(zé)任人嚴(yán)肅處理；情節(jié)嚴(yán)重的移交司法部門依法處理。第十章附則其他專項(xiàng)檔案管理制度及保管期限，為本制度的補(bǔ)充。發(fā)文卷號(hào)文件編號(hào)案卷題名單位時(shí)間頁(yè)數(shù)/份數(shù)歸檔時(shí)間保管期限密級(jí)歸檔人員1234附件一卷內(nèi)目錄56789101112131415附件二公司檔案編號(hào)管理參照表公司檔案分類、編號(hào)的原則是以公司的全部檔案為對(duì)象，依據(jù)公司的特點(diǎn)和主要職能,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于科學(xué)的管理和提供利用。本表規(guī)范統(tǒng)一了公司檔案分類、編號(hào)管理原則，適用于公司，所屬公司可參照?qǐng)?zhí)行。一級(jí)類目二級(jí)類目代號(hào)名稱代號(hào)名稱歸檔范圍保管期限立檔部門JH公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照及各類證照、注冊(cè)類資料、年檢資料、公司章程、榮譽(yù)；永久A證照管理類目公司代碼所屬公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照及各類證照、注冊(cè)類資料、年檢資料、公司章程、榮譽(yù)。永久A董事會(huì)類董事會(huì)文件；股東大會(huì)文件；董事會(huì)的往來文件、信函；股權(quán)變更；中介機(jī)構(gòu)的審計(jì)評(píng)估報(bào)告；永久B外部來文類各類和政府事務(wù)關(guān)聯(lián)的決議、決定、條例、規(guī)定、指示、通知、函等；各類經(jīng)濟(jì)事務(wù)關(guān)聯(lián)的來文、函件等；15年B文件管理類目C內(nèi)部發(fā)文類各類公司及所屬公司發(fā)布的通知、決定、辦法、規(guī)定、任免等。15年JH公司各項(xiàng)管理制度；永久公司代碼所屬公司各項(xiàng)管理制度；永久JH公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程；永久C制度管理類目公司代碼所屬公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程。永久A管理類公司管理類合同；15年綜合部D合同管理類目B業(yè)務(wù)類各類經(jīng)營(yíng)類、業(yè)務(wù)類合同協(xié)議等此類型合同編號(hào)按公司合同管理制度執(zhí)行。15年風(fēng)控部一級(jí)類目二級(jí)類目代號(hào)名稱代號(hào)名稱歸檔范圍保管期限立檔部門A戰(zhàn)略規(guī)劃類重大經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略性決策，發(fā)展規(guī)劃，方針目標(biāo)管理等；永久投資分析資料，調(diào)研評(píng)估報(bào)告等；15年B投資管理類項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、預(yù)算；項(xiàng)目文件、資料、簽約文件等。15年經(jīng)營(yíng)部公司及所屬公司年度經(jīng)營(yíng)目標(biāo)；15年公司管理層及所屬公司高管月度工作計(jì)劃與總結(jié)；5年C計(jì)劃管理類公司管理層及所屬公司高管年度工作計(jì)劃與總結(jié)。5年綜合部公司重要用戶資料；永久E經(jīng)營(yíng)管理類目D日常管理類其他重要的經(jīng)營(yíng)類檔案。15年經(jīng)營(yíng)部周例會(huì)會(huì)議紀(jì)要；1年月度例會(huì)會(huì)議紀(jì)要；5年A經(jīng)營(yíng)例會(huì)類公司年會(huì)會(huì)議紀(jì)要。永久B總經(jīng)理辦公會(huì)議類公司總經(jīng)理組織召開的業(yè)務(wù)、管理辦公會(huì)；5年C其他內(nèi)部會(huì)議類重要的業(yè)務(wù)、管理溝通協(xié)調(diào)會(huì)及其他內(nèi)部會(huì)議；5年F會(huì)議紀(jì)要類目D接待會(huì)議類重要外部來訪的接待、洽談會(huì)議。5年A辦公設(shè)備類購(gòu)置、驗(yàn)收、調(diào)試文件、使用維修文件、舊設(shè)備處理文件報(bào)廢清理后保存1年B車輛管理類車輛管理的材料（采購(gòu)過程、產(chǎn)權(quán)證、保險(xiǎn)單、維修記錄等）永久G資產(chǎn)管理類目C固定資產(chǎn)類關(guān)于固定資產(chǎn)申請(qǐng)調(diào)撥、報(bào)廢、封存的請(qǐng)示、報(bào)告及批復(fù)；固定資產(chǎn)登記表、清單等；固定資產(chǎn)的說明書、使用手冊(cè)等配套材料報(bào)廢清理后保存5年綜合部一級(jí)類目二級(jí)類目歸檔范圍保管期限立檔部門代號(hào)名稱代號(hào)名稱A憑證類原始憑證、記帳憑證、匯總憑證等15年現(xiàn)金和銀行存款日記帳15年明細(xì)帳15年總帳15年固定資產(chǎn)臺(tái)帳報(bào)廢清理后保存5年B帳簿類輔助帳冊(cè)、備查薄15年月、季度會(huì)計(jì)報(bào)表（包括文字分析）5年C報(bào)表類年度會(huì)計(jì)報(bào)表（包括文字分析）永久H會(huì)計(jì)檔案類目D其它類會(huì)計(jì)移交清單、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清單、銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)帳單15年財(cái)務(wù)部公司員工檔案永久A員工檔案類所屬公司高管員工檔案永久公司員工勞動(dòng)合同永久B勞動(dòng)合同類所屬公司高管員工勞動(dòng)合同永久公司員工績(jī)效考核15年C績(jī)效考核類所屬公司高管員工績(jī)效考核15年D日常管理類人力資源日常管理類文件15年E招聘類招聘人才庫(kù)5年F薪酬類薪酬文件15年G社保類社會(huì)保險(xiǎn)類文件永久I人力資源類目H培訓(xùn)類公司及分公司培訓(xùn)類文件15年人力資源部一級(jí)類目二級(jí)類目代號(hào)名稱代號(hào)名稱歸檔范圍保管期限立檔部門A風(fēng)險(xiǎn)控制類風(fēng)控日常性管理文件15年法務(wù)日常性管理文件15年B法務(wù)類判決書、調(diào)解書、裁定書、仲裁決定書等；訴狀、答辯狀、代理詞等永久審計(jì)日常性管理文件15年J風(fēng)險(xiǎn)管理類C審計(jì)類本公司年度財(cái)務(wù)情況審計(jì)報(bào)告；本公司領(lǐng)導(dǎo)任期主要經(jīng)濟(jì)指標(biāo)審計(jì)材料；所屬單位年度經(jīng)營(yíng)審計(jì)材料永久法務(wù)風(fēng)控部市場(chǎng)調(diào)研資料、業(yè)務(wù)資訊等。5年A信息類公司組織的考察活動(dòng)所發(fā)生的各種資料檔案5年B實(shí)物類反映本公司主要職能活動(dòng)的證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)?、錦旗等永久C宣傳及印刷資料公司宣傳及印刷材料永久反映公司主要活動(dòng)的照片永久反映公司活動(dòng)的影音資料永久K信息宣傳類目D影音資料類反映本公司主要職能活動(dòng)、存有公司重要的數(shù)據(jù)信息的光盤永久綜合部L電子檔案類目1、電子文件檔案編號(hào)同實(shí)物檔案編號(hào)。2、需按照各級(jí)分類設(shè)置不同的電子文件夾。3、第一大類文件均需要留存掃描件。4、所有電子文件檔案均需備份。同實(shí)物保存期同實(shí)物保存部門1、通用編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)一級(jí)類目代號(hào)二級(jí)類目代號(hào)年號(hào)（4位數(shù)字）案卷流水號(hào)卷內(nèi)流水號(hào)。（所屬公司代碼設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)選用所屬公司名稱兩位數(shù)關(guān)鍵字拼音首字大寫）2、會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門參照公司編號(hào)管理原則執(zhí)行其他部門可根據(jù)業(yè)務(wù)情況在二級(jí)分類下做三級(jí)細(xì)分類下做相應(yīng)調(diào)整。3、公司綜合部及其他各部門需指定檔案專員,需按照以上標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施檔案管理工作,部門前期建檔工作需在綜合部檔案專員指導(dǎo)下進(jìn)行。4、每年一月中下旬，各部門需按照綜合部規(guī)范要求將上年度檔案移交到公司檔案室統(tǒng)一編訂案卷，由檔案室進(jìn)行封存（會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門編訂封存，其他機(jī)密檔案另行處理）。附件三檔案借閱申請(qǐng)單檔案借閱申請(qǐng)單年月日申請(qǐng)部門申請(qǐng)人文件標(biāo)題/摘要用途檔案編號(hào)頁(yè)數(shù)是否復(fù)印/摘抄等借閱時(shí)間歸還時(shí)間部門經(jīng)理審批綜合部負(fù)責(zé)人審批總經(jīng)理審批附件四檔案移交登記表檔案移交登記表序號(hào)檔案名稱移交日期頁(yè)數(shù)/份數(shù)移交人接交人1234567891011121314151617監(jiān)交人領(lǐng)導(dǎo)批示保密管理制度第一章總則第一條為確保公司廣州XX投資管理有限公司以下簡(jiǎn)稱“公司”公司各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活XX投管第一部分行政管理制度保密管理制度主責(zé)部門公司綜合部制度編號(hào)NOJYZDXZ052013執(zhí)行日期2012年04月01日備注動(dòng)的安全，維護(hù)公司權(quán)益，特制定本制度。第二條本制度適用于公司及所有員工。第二章公司秘密分類第三條公司秘密包括下列事項(xiàng)（一）公司重大決策中的秘密事項(xiàng)。（2）公司尚未付諸實(shí)施的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及經(jīng)營(yíng)決策。（三）公司內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意向書及可行性報(bào)告、會(huì)議記錄。（四）公司財(cái)務(wù)預(yù)、決算報(bào)告及各種類財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（五）公司所掌握的重要的客戶資料、客戶信息、合作伙伴、商業(yè)合同、項(xiàng)目信息、在談項(xiàng)目等。（六）公司職員人事檔案、工資性、勞務(wù)性收入及資料。（七）與公司經(jīng)營(yíng)有關(guān)的，尚未進(jìn)入市場(chǎng)或尚未公開的各類信息。（八）其他經(jīng)公司確定應(yīng)保密的事項(xiàng)，一般性決定、決議、通告、行政管理資料等內(nèi)部文件不屬于保密范圍。第四條公司秘密的密級(jí)為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三極絕密是最重要的公司秘密，一旦泄露會(huì)使公司的權(quán)益遭受特別嚴(yán)重的損害。機(jī)密是重要的公司秘密，一旦泄露會(huì)使公司的權(quán)益遭到嚴(yán)重的損害。秘密是一般的公司秘密，泄露會(huì)公司的權(quán)益遭受損害。第五條公司密級(jí)的確定（一）公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益的重要決策文件資料為絕密級(jí)。（二）公司所掌握的重要的客戶資料、客戶信息、商業(yè)合同、項(xiàng)目信息、公司經(jīng)營(yíng)情況及規(guī)劃、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、重要會(huì)議記錄、人事檔案、員工薪酬、工藝標(biāo)準(zhǔn)均為機(jī)密級(jí)。（三）尚未進(jìn)入市場(chǎng)或尚未公開的各類信息為秘密級(jí)。第三章保密措施第六條密級(jí)知曉范圍絕密級(jí)、機(jī)密級(jí)、秘密級(jí)的知曉范圍是董事會(huì)成員、總經(jīng)理及與保密內(nèi)容有直接關(guān)系的工作員工。第七條公司員工需具有保密意識(shí)，做到不該問的絕對(duì)不問，不該說的絕對(duì)不說，不該看的絕對(duì)不看。第八條總經(jīng)理負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)保密管理的全面工作，各部門負(fù)責(zé)人為本部門保密工作負(fù)責(zé)人。第九條如果在對(duì)外交往與合作中需要提供公司秘密，應(yīng)先由總經(jīng)理批準(zhǔn)。第十條嚴(yán)禁在公共場(chǎng)合、公用電話、傳真上交談、傳遞保密事項(xiàng)，不準(zhǔn)在私人交往中泄露公司秘密。第十一條公司員工發(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)泄露或可能泄露時(shí)，應(yīng)及時(shí)報(bào)告相關(guān)部門采取補(bǔ)救措施。第十二條備有電腦、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)的部門都要依據(jù)本制度制定本部門的保密細(xì)則，并嚴(yán)格執(zhí)行。第十三條文檔員工、保密員工出現(xiàn)工作變動(dòng)時(shí)應(yīng)及時(shí)辦理交接手續(xù)，交由主管領(lǐng)導(dǎo)簽字。第十四條司機(jī)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)在車內(nèi)的談話要嚴(yán)格保密。第十五條所有員工無論何種原因離職，均不得拷貝、復(fù)印、抄錄、攜帶任何公司秘密級(jí)（含）以上密級(jí)的文件、材料等，也無權(quán)以任何形式傳播、透漏上述密級(jí)內(nèi)容，否則公司有權(quán)追究其相應(yīng)法律責(zé)任。第四章保密環(huán)節(jié)第十六條保密文件打印保密文件打印應(yīng)有由保密文件負(fù)責(zé)人親自打印，打印完畢，所有文件廢稿應(yīng)全部銷毀，電腦存盤應(yīng)消除或加密保存。第十七條保密文件復(fù)?。ㄒ唬┰瓌t上保密文件不得復(fù)印，如遇特殊情況需由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可執(zhí)行，文件復(fù)印應(yīng)做好登記。（二）保密復(fù)印件只能由保密文件負(fù)責(zé)人或其指定員工負(fù)責(zé)，不得交給其他員工。