文書檔案管理文書檔案管理內(nèi)容綱要內(nèi)容綱要文書檔案管理課程是文秘專業(yè)的必修課程。主教材趙映誠(chéng)主編的文書工作與檔案管理（高等教育出版社）。學(xué)習(xí)參考書文書檔案通論，李會(huì)平、呂維寧編著，蘭州大學(xué)出版社，1997年檔案管理學(xué)基礎(chǔ)（修訂本），陳兆祦、和寶榮主編，中國(guó)人民大學(xué)出版社1996年第2版機(jī)關(guān)檔案工作，和寶榮主編，高等教育出版社，1994年推薦閱讀期刊中國(guó)檔案（檔案工作綜合性刊物，國(guó)家檔案局主辦）檔案學(xué)研究（綜合性檔案學(xué)理論刊物，中國(guó)檔案學(xué)會(huì)主辦）檔案學(xué)通訊（檔案專業(yè)學(xué)術(shù)性刊物，中國(guó)人民大學(xué)檔案學(xué)院主辦）第一章文書與文書工作第一節(jié)第一節(jié)文文書書一、文書的概念“文書”一詞，早在兩千多年前的西漢時(shí)期就已出現(xiàn)。1、“文書”概念的發(fā)展在我國(guó)古代，“文書”的含義豐富多樣指圖書。指公文、案卷。指字據(jù)、契約。指書札。文章和書法的合稱。現(xiàn)代“文書”有兩種含義。一是指物，即指人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐中為了記載、憑證、公布和傳遞的需要，以文字方式在一定書寫材料上表達(dá)思想意圖的一種書面記錄。這是現(xiàn)代文書的一般含義、通用義。二是指人，指機(jī)關(guān)單位、團(tuán)體和軍隊(duì)的辦公室中承擔(dān)文字材料和信息處理工作的人員，簡(jiǎn)稱“文書”。在基層單位，有時(shí)是職務(wù)名稱。這是文書的特殊含義。2、“文書”的概念“文書”是文書學(xué)最重要的概念。在現(xiàn)代，文書主要指“物”（書面文字材料），有廣義和狹義之分。廣義的文書，指人類在社會(huì)生活中產(chǎn)生的一切文字書面材料。包括務(wù)實(shí)的和務(wù)虛的，用于公務(wù)活動(dòng)和私人活動(dòng)的，有固定程式的和隨意書寫的。有多種多樣的符號(hào)形式、制作方式。狹義的文書，僅指在公私活動(dòng)中使用的、有固定格式的文字材料。本課程所說(shuō)的“文書”限于這一意義。具體定義各家不同，本課程所用教科書的定義為文書是行為主體在社會(huì)活動(dòng)中為一定目的而形成和使用的、具有特定格式的應(yīng)用性文字材料。簡(jiǎn)言之，文書是行為主體在社會(huì)活動(dòng)中形成的應(yīng)用性文字材料。該定義的內(nèi)涵文書是文字材料的一種。與圖書、報(bào)刊、檔案一樣，是從屬于“文獻(xiàn)”的種概念。從文書的實(shí)際看，這里的“文字”不限于“語(yǔ)言的記錄符號(hào)”，應(yīng)理解為“書寫的痕跡”，即除聲音和活動(dòng)影像之外的文字、表意符號(hào)、圖表圖形和標(biāo)記等記錄方式。文書有特定的格式和明確的授受關(guān)系。文書具有應(yīng)用性，屬應(yīng)用文范疇。對(duì)“應(yīng)用性”的理解不能太寬泛，應(yīng)用于具體事務(wù)的文字材料才是文書。文書有很強(qiáng)的目的性和針對(duì)性。與一般圖書報(bào)刊不同，文書是處理具體事務(wù)的工具，有明確的“辦事”目的，有特定的對(duì)象和明確的作用范圍。文書是行為主體在社會(huì)活動(dòng)中自然形成的，是行為主體處理具體事務(wù)的自然結(jié)果。這里的“行為主體”指文書的責(zé)任者、發(fā)布者，即文書的“作者”，又叫“行文名義”。它可以是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、群眾團(tuán)體，也可以是個(gè)人或家庭。“行文名義”才是文書的真正作者，而執(zhí)筆寫作的文秘人員不是公文的作者。二、文書的屬性和特點(diǎn)1、文書的一般屬性政治性機(jī)密性知識(shí)性（信息性）2、文書的本質(zhì)屬性現(xiàn)實(shí)執(zhí)行性?，F(xiàn)實(shí)性。文書是“現(xiàn)實(shí)”的。行為主體的現(xiàn)實(shí)活動(dòng)是文書產(chǎn)生的根源，文書的目的是解決現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。執(zhí)行性。文書是“必須執(zhí)行”的。文書是行為主體依據(jù)法定權(quán)利和責(zé)任處理事務(wù)的工具，受國(guó)家法律保障，必須被執(zhí)行?，F(xiàn)實(shí)執(zhí)行性。文書的“執(zhí)行”有一定的有效期。事務(wù)辦理完畢或問(wèn)題解決，文書的執(zhí)行即告終止。3、文書的特點(diǎn)文書在人類社會(huì)活動(dòng)中的使用極為廣泛，品種繁多。概括地說(shuō)，文書的特點(diǎn)主要有三個(gè)方面（1）作者法定。文書的作者（發(fā)文的名義）具有法定性。文書的法定作者有兩類公務(wù)文書的法定作者依據(jù)法律和有關(guān)的條例、章則、決定等成立的，能以自己的名義行使法定的職能權(quán)利并擔(dān)負(fù)一定的任務(wù)、義務(wù)的機(jī)關(guān)、團(tuán)體和企事業(yè)單位。以單位領(lǐng)導(dǎo)人的名義發(fā)文，應(yīng)在個(gè)人姓名前冠以單位名稱和本人職務(wù)。私人文書的法定作者享有公民權(quán)的社會(huì)成員。公民可以在私人事務(wù)中依法制作、發(fā)布私人文書。未成年人可以在相應(yīng)的社會(huì)活動(dòng)領(lǐng)域使用私人文書（如小學(xué)生的請(qǐng)假條、入隊(duì)申請(qǐng)書）。（2）在法定范圍內(nèi)具有相應(yīng)的權(quán)威和效力。文書的法定權(quán)威和效力，來(lái)源于法定的作者和其法定的權(quán)利，如果不具備或者超越了這種法定性，也就失去權(quán)威和效力。（3）依照一定的程式規(guī)范使用。文書，特別是國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文，具有規(guī)范的程式，包括使用文書的種類和格式及文書的處理程序。為了維護(hù)文書的嚴(yán)肅性和便于文書的處理以及保證其通行，文書的形成與使用必須遵守規(guī)范的程式。三、文書的起源與載體沿革文書檔案作為人類社會(huì)特有的一種文化現(xiàn)象，源遠(yuǎn)流長(zhǎng)。文書是人類文明的產(chǎn)物，又是人類文明最重要的載體之一。文書起源于人類的記事需要。文書的誕生有三個(gè)重要條件文字的發(fā)明國(guó)家的產(chǎn)生商貿(mào)的發(fā)展根據(jù)周禮、尚書等古籍記載，我國(guó)原始社會(huì)末期已產(chǎn)生了最早的文書和檔案。我國(guó)的甲骨文是成熟的文字，距今已有三千多年歷史。以甲骨文記錄信息形成的文書，稱為甲骨文書。文字?jǐn)U展了人類交流、傳播信息的手段。國(guó)家的產(chǎn)生，為管理公務(wù)借助文字來(lái)發(fā)布政令，使文書的運(yùn)用更為廣泛。商貿(mào)的發(fā)展，則促使文書走向民間，走向大眾，文書便有了公、私之分。四、文書、文件、公文文書、文件、公文是文書學(xué)中既有聯(lián)系又有區(qū)別的三個(gè)常用術(shù)語(yǔ)?！拔臅币辉~最早見(jiàn)于西漢，“公文”一詞，出現(xiàn)于東漢末年和三國(guó)時(shí)期。而“文件”一詞，大約在清末才出現(xiàn)。在多數(shù)情況下，文書、文件的同義語(yǔ)；公文是文書（文件）的一類，如“公務(wù)文書”“私人文件”。對(duì)于“文書”與“文件”的關(guān)系，有不同的看法。一種意見(jiàn)認(rèn)為，文書的外延大于文件。理由是文書既包括一般意義的文件，還包括簿冊(cè)、報(bào)表、臺(tái)帳等等。另一種意見(jiàn)認(rèn)為，文件的外延比文書大。理由是文書通常指書面的文字材料，而文件還包括非文本的、非文字的材料，如音像文件、電子文件。事實(shí)上，隨著現(xiàn)代社會(huì)文書制作材料的擴(kuò)展和記載方式的變化，文書和文件的內(nèi)涵和外延都在變化。文書既指“物”（文字材料），也指“人”（職務(wù)）。而文件僅指“物”。在指“物”的時(shí)候，文書是不可數(shù)的集合概念，不能以數(shù)量詞修飾。文件是可數(shù)的具體概念，如某一份或若干份文件。使用習(xí)慣上的區(qū)分。在“中央文件”“紅頭文件”“一號(hào)文件”“文件袋”“文件柜”中均不說(shuō)“文書”。在“文書工作”“文書人員”“文書檔案”中均不說(shuō)“文件”。第二節(jié)第二節(jié)文書工作文書工作文書工作通常也叫文書處理工作，主要是指公務(wù)文書的形成、處理和管理的程序、手續(xù)等。中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳發(fā)布的黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例（2012年7月1日起施行，以下簡(jiǎn)稱條例）指出“公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作?！币?、文書工作的內(nèi)容和任務(wù)1、文書工作的內(nèi)容文書工作主要包括三大環(huán)節(jié)公文的形成公文的處理公文的管理公文的形成是文書工作的前提環(huán)節(jié)；公文的處理是文書工作的中心環(huán)節(jié)；公文的管理是文書工作的歸結(jié)環(huán)節(jié)。前提、運(yùn)轉(zhuǎn)處理、歸結(jié)正是公文產(chǎn)生、發(fā)展、終結(jié)的一個(gè)有規(guī)律性的完整過(guò)程。2、文書工作的任務(wù)文書工作的基本任務(wù)是根據(jù)工作的需要和客觀實(shí)際，高質(zhì)量地形成機(jī)關(guān)的公文，科學(xué)地組織和準(zhǔn)確地處理機(jī)關(guān)的公文，有秩序而安全地進(jìn)行公文運(yùn)轉(zhuǎn)，完整妥善地保管公文，正確地發(fā)揮公文的作用，有效地推進(jìn)機(jī)關(guān)工作，為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。二、文書工作的原則和要求1、文書工作的原則條例指出“公文處理工作應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、準(zhǔn)確規(guī)范、精簡(jiǎn)高效、安全保密的原則。”據(jù)此，文書工作的基本原則是堅(jiān)持實(shí)事求是、反映客觀實(shí)際；精簡(jiǎn)公文，反對(duì)官僚主義、形式主義和文牘主義；注重實(shí)用，高效率地做好文書工作。2、文書工作的要求文書工作的具體要求是準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。三、文書工作的機(jī)構(gòu)和領(lǐng)導(dǎo)條例指出“各級(jí)黨政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)，設(shè)立文秘部門或者由專人負(fù)責(zé)公文處理工作。”“各級(jí)黨政機(jī)關(guān)辦公廳（室）主管本機(jī)關(guān)的公文處理工作，并對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文處理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查?！?、文書工作機(jī)構(gòu)文書工作由秘書部門承擔(dān)。我國(guó)黨政機(jī)關(guān)、國(guó)有企業(yè)和公共事業(yè)單位的文書機(jī)構(gòu)設(shè)置大體有兩種情形（1）較大的機(jī)關(guān)單位，文書工作任務(wù)比較繁重，多設(shè)立專門的文書工作機(jī)構(gòu)，如“文書處”、“文書科”等，歸機(jī)關(guān)辦公廳（室）領(lǐng)導(dǎo)。（2）較小的機(jī)關(guān)或基層單位，文書工作任務(wù)較少，一般不設(shè)專門的文書工作機(jī)構(gòu)，只在辦公室配備幾位專職或兼職的文書工作人員。2、文書工作的組織領(lǐng)導(dǎo)文書工作為本機(jī)關(guān)服務(wù)，接受本機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)。上級(jí)機(jī)關(guān)的文秘機(jī)關(guān)可以指導(dǎo)下級(jí)機(jī)關(guān)的文書工作業(yè)務(wù)。從一個(gè)機(jī)關(guān)來(lái)說(shuō)，文書工作由本機(jī)關(guān)的秘書長(zhǎng)或辦公廳（室）主任負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)。其主要職責(zé)是組織和實(shí)施本機(jī)關(guān)的文書工作；總結(jié)本機(jī)關(guān)及下屬單位文書工作的經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正；根據(jù)有關(guān)法規(guī)，制定本機(jī)關(guān)文書工作規(guī)范，設(shè)計(jì)文書規(guī)格；指導(dǎo)、幫助機(jī)關(guān)各部門的文書工作人員提高業(yè)務(wù)水平。由于文書工作與檔案工作的密切聯(lián)系，機(jī)關(guān)各部門的文書整理歸檔工作必須接受機(jī)關(guān)檔案部門的指導(dǎo)和督查。從上下級(jí)機(jī)關(guān)的關(guān)系來(lái)說(shuō)，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的辦公廳（室）有責(zé)任對(duì)其所屬的機(jī)關(guān)單位的文書工作進(jìn)行業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)。在全國(guó)范圍，中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳負(fù)責(zé)指導(dǎo)全國(guó)黨和政府系統(tǒng)的文書工作。這種指導(dǎo)，主要是通過(guò)制定和發(fā)布有關(guān)的條例、制度和辦法，召開(kāi)有關(guān)會(huì)議等形式和途徑，對(duì)文書工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。第二章文書的種類第一節(jié)第一節(jié)文書的分類文書的分類一、文書種類的劃分和選用文書種類簡(jiǎn)稱文種。（一）文書種類劃分的意義1、適應(yīng)組織管轄范圍和職能，保證機(jī)關(guān)工作有序運(yùn)轉(zhuǎn)。2、適應(yīng)不同的行文關(guān)系，保證文書處理正確、及時(shí)。3、反映不同文書的寫作規(guī)律，實(shí)現(xiàn)文書寫作規(guī)范化。（二）劃分的標(biāo)準(zhǔn)和類別按不同的標(biāo)準(zhǔn)，文書可有多種不同的分類。1、按文書的形成主體劃分，有公務(wù)文書和私人文書兩大類。（1）公務(wù)文書公務(wù)文書是指法定機(jī)關(guān)、團(tuán)體和組織為處理公共事務(wù)而形成和使用的文書。簡(jiǎn)稱“公文”。國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法（教科書附錄一）第一章第二條對(duì)公文下的定義是“行政機(jī)關(guān)的公文（包括電報(bào)，下同），是行政機(jī)關(guān)在行政管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具?！惫珓?wù)文書又可分為法定性公文、非法定性公文兩類。法定性公文是國(guó)家規(guī)定使用的公文，非法定性公文范圍極廣，包括法定性公文之外的所有應(yīng)用文種類。公文的作用指導(dǎo)工作。規(guī)范行為。聯(lián)系公務(wù)。憑據(jù)備忘。宣傳教育。（2）私人文書私人文書指?jìng)€(gè)人、家庭（或家族）在社會(huì)活動(dòng)及處理私人事務(wù)中形成和使用的文書。在我國(guó)，文書學(xué)的研究對(duì)象主要是公務(wù)文書，以及著名人物的私人文書。2、按文書的使用范圍劃分，有通用文書、專用文書、常用文書和雜用文書等四類。（1）通用文書通用，即在一定范圍內(nèi)普遍通行、廣泛使用。文書“通用”的前提，是標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、體式規(guī)范。在我國(guó)，具備這種“標(biāo)準(zhǔn)”和“體式”的文書由法規(guī)性文件確定，故通用文書又稱“法定文書”。（2）專用文書專業(yè)部門的業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成和使用的文書，具有專業(yè)性、專用性。如經(jīng)濟(jì)文書、科技文書、司法文書等等。由于當(dāng)代社會(huì)活動(dòng)分解細(xì)致，因而其具體品種繁多。（3）常用文書指未納入“法定文書”范圍、國(guó)家未規(guī)定其體式標(biāo)準(zhǔn)的經(jīng)常使用的其他文書。如規(guī)章類的條例、辦法、章程，事務(wù)類的計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)查報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)等。（4）雜用文書除上述三類之外的文書，主要有書信類、禮儀類。如證明書、意見(jiàn)書、聘書、介紹信、慰問(wèn)信、賀信（電）、請(qǐng)柬及各類致辭等。3、按文書的來(lái)源劃分，有外發(fā)文件（發(fā)文）外來(lái)文件（收文）內(nèi)部文件4、按行文關(guān)系劃分,有上行文平行文下行文5、按文件密級(jí)和閱讀范圍劃分，有秘密文件（密級(jí)絕密、機(jī)密、秘密）普通文件公布文件6、按文書的功用劃分，有法規(guī)性文書、指導(dǎo)性文書、報(bào)請(qǐng)性文書、知照性文書、契約性文書、記錄性文書、計(jì)劃性文書、禮儀性文書等。（三）文書種類的選用1、依據(jù)機(jī)關(guān)權(quán)限選用2、依據(jù)行文關(guān)系選用3、依據(jù)發(fā)文目的選用第二節(jié)第二節(jié)法定文書法定文書條例規(guī)定了黨政機(jī)關(guān)使用的法定文書15種（一）決議。適用于會(huì)議討論通過(guò)的重大決策事項(xiàng)。（原為黨的機(jī)關(guān)公文種類）（二）決定。適用于對(duì)重要事項(xiàng)作出決策和部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。（三）命令（令）。適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強(qiáng)制性措施、批準(zhǔn)授予和晉升銜級(jí)、嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位和人員。（原為國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文種類）（四）公報(bào)。適用于公布重要決定或者重大事項(xiàng)。（原為黨的機(jī)關(guān)公文種類）（五）公告。適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。（六）通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。（七）意見(jiàn)。適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。（八）通知。適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。（九）通報(bào)。適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。（十）報(bào)告。適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。（十一）請(qǐng)示。適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。（十二）批復(fù)。適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)。（十三）議案。適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或者人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。（十四）函。適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。（十五）紀(jì)要。適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。（原“會(huì)議紀(jì)要”）第三章文書的體式體式，指文章的體裁和格式。文書的體式是指構(gòu)成文書的文字形態(tài)、表達(dá)體例、文書結(jié)構(gòu)以及文書上的各種標(biāo)記、文字排列、用紙格式等。各種文書都必須按照規(guī)定的統(tǒng)一體式撰寫和印制。只有符合規(guī)定體式的要求，才能保證文書發(fā)揮其特有的作用。第一節(jié)第一節(jié)文書的文體及其要素文書的文體及其要素一、文書的文體文體即文章的體裁，指文本的構(gòu)成模式，屬于文本形式范疇。文體是歷史積淀的產(chǎn)物，它反映了文本從內(nèi)容到形式的整體特點(diǎn)。任何文體都同其一定的表達(dá)內(nèi)容相適應(yīng)，每種文體都具有某種對(duì)現(xiàn)實(shí)社會(huì)內(nèi)容的表達(dá)功能。新文體的產(chǎn)生依賴于新的歷史環(huán)境，然而文體一經(jīng)形成和確定，又會(huì)反作用于表達(dá)內(nèi)容，對(duì)它具有一定的制約和要求。文書的內(nèi)容制約著表達(dá)方式的采用?？傮w而言，文書的表達(dá)方式以說(shuō)明為主，兼用敘述、議論等方式。說(shuō)明是文書運(yùn)用最多的表達(dá)方式。每一篇文書中都有完整的說(shuō)明文字，但它與一般的說(shuō)明文也有所不同，不需要對(duì)不必要的細(xì)節(jié)作過(guò)細(xì)的說(shuō)明，而往往采用概括性的說(shuō)明。另外，正因?yàn)槲臅鴶⑹龅淖饔檬钦f(shuō)清概況，文書議論的要旨是證實(shí)目的，所以，文書中敘述和議論都有一定的說(shuō)明意味，在敘述、議論之中也往往夾有說(shuō)明。文書中的敘述，雖然也離不開(kāi)時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件、原因、結(jié)果等要素，但它帶有顯著的概括性，是概述敘述事物，一般不細(xì)膩地刻畫、特寫，不象記述文那樣詳寫事情發(fā)展變化的具體過(guò)程，而是直述事實(shí)，概括反映全面情況，簡(jiǎn)潔地?cái)⒄f(shuō)梗概，情感也較為含蓄。文書在說(shuō)明情況、分析問(wèn)題、提出論斷時(shí)，有時(shí)也做適當(dāng)?shù)淖h論，但是它與學(xué)術(shù)論文不同，不作過(guò)多的論證，而是“簡(jiǎn)明推斷”。議論文（如社論、評(píng)論、學(xué)術(shù)論文）的目的在于影響讀者，并非針對(duì)某一具體事項(xiàng)直接提出要求，重在“證”。文書的論述則是為了解決實(shí)際工作中某一問(wèn)題、圍繞既定要求而發(fā)，帶有直接的目的性，重在“斷”。二、文書文本的一般要素（一）主題1含義發(fā)文機(jī)關(guān)在文件中表達(dá)的對(duì)現(xiàn)實(shí)問(wèn)題或事務(wù)的基本觀點(diǎn)、主張、要求。文書的主題直接反映發(fā)文的原因和意圖，是文書的“靈魂”。2提煉主題的要求符合行文目的反映事物本質(zhì)，符合客觀實(shí)際符合法規(guī)政策，觀點(diǎn)正確，要求恰當(dāng)集中、概括、明確（二）材料1要求真實(shí)，新穎，典型，系統(tǒng)，切旨。2運(yùn)用按層分類，點(diǎn)面結(jié)合分析綜合，尋找聯(lián)系抽象概括，揭示規(guī)律（三）結(jié)構(gòu)方法綜合分析綜合分類與歸類中心句歸納層、段主旨（四）語(yǔ)體語(yǔ)言表達(dá)的總要求準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明、平實(shí)、合體。下面的表彰通報(bào)的語(yǔ)言表達(dá)就不符要求在科學(xué)研究上走的是一條不平凡的路，他全心撲在科研上，而忘記了個(gè)人的事。有一次孩子病了，他妻子在家里忙著護(hù)理，打電話到單位叫他趕回家把孩子送醫(yī)院治療。接了電話答應(yīng)后，電話筒一放他又埋進(jìn)了實(shí)驗(yàn)。他妻子在家中左等右等等不到他回家，急得像熱鍋上的螞蟻，又往單位打電話，這時(shí)正潛心做實(shí)驗(yàn)，電話鈴聲都沒(méi)聽(tīng)見(jiàn)了。他妻子又急又氣只好打120急救中心的電話，才把孩子送往醫(yī)院治療。他的小孩高燒退后，還在問(wèn)他媽媽“爸爸又出差了嗎或者還沒(méi)下班”關(guān)于“語(yǔ)言合體”要點(diǎn)（1）符合行文關(guān)系；（2）符合文種要求。程式化程式化語(yǔ)言指應(yīng)用寫作中常用的習(xí)慣用語(yǔ)，以文種不同而有差異。程式化的語(yǔ)言根據(jù)功用不同，可大致分為下列幾方面內(nèi)容稱謂語(yǔ)本人、我、你、貴、該起始用語(yǔ)茲（因）、據(jù)核實(shí)、關(guān)于、鑒于、為（了）結(jié)尾用語(yǔ)為荷、為盼；是荷、是盼表態(tài)用語(yǔ)照辦、可行、同意謙敬用語(yǔ)請(qǐng)、承蒙、惠示、惠允時(shí)限用語(yǔ)當(dāng)即、立即、從速期望用語(yǔ)務(wù)必、務(wù)請(qǐng)、希各周知、如蒙、勿誤列舉概括用語(yǔ)各類、多起、數(shù)事、上項(xiàng)、如下特定用語(yǔ)簽發(fā)、核查、歸口、取締、缺口、責(zé)成、任命、復(fù)議、追加書面化書面語(yǔ)的風(fēng)格是簡(jiǎn)明、規(guī)范、嚴(yán)肅，符合文書的語(yǔ)言要求。如她一貫是共產(chǎn)黨最親密的戰(zhàn)友，是中國(guó)各族人民包括臺(tái)灣同胞和海外僑胞衷心敬愛(ài)的領(lǐng)袖之一，是愛(ài)國(guó)主義、民主主義、國(guó)際主義和共產(chǎn)主義的偉大戰(zhàn)士，是保衛(wèi)世界和平事業(yè)久經(jīng)考驗(yàn)的前驅(qū)，是全體中國(guó)少年兒童的慈愛(ài)的祖母（中共中央關(guān)于接受宋慶齡同志為中國(guó)共產(chǎn)黨正式黨員的決定）第二節(jié)第二節(jié)公文介質(zhì)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)公文介質(zhì)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)文書格式，指文書的書面格式規(guī)范。文書格式有明顯的規(guī)范性和時(shí)代性?！耙?guī)范性”突出體現(xiàn)于公文格式的標(biāo)準(zhǔn)化，“時(shí)代性”體現(xiàn)在公文格式國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的與時(shí)俱進(jìn)，不斷修訂、更新。當(dāng)前的公文格式的規(guī)范性依據(jù)，是中共中央辦公廳和國(guó)務(wù)院辦公廳提出，中華人民共和國(guó)國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫局、中國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)制定并于2012629發(fā)布的黨政機(jī)關(guān)公文格式（中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，GB/T97042012，201271實(shí)施）。此前的依據(jù)是國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式（GB/T97041999）。新舊標(biāo)準(zhǔn)的主要變化有1標(biāo)準(zhǔn)名稱改為黨政機(jī)關(guān)公文格式，標(biāo)準(zhǔn)英文名稱也作相應(yīng)修改；2適用范圍擴(kuò)展到各級(jí)黨政機(jī)關(guān)制發(fā)的公文；3對(duì)標(biāo)準(zhǔn)結(jié)構(gòu)進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整；4對(duì)公文裝訂要求進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整；5增加發(fā)文機(jī)關(guān)署名和頁(yè)碼兩個(gè)公文格式要素，刪除主題詞格式要素，并對(duì)公文格式各要素的編排進(jìn)行較大調(diào)整；6進(jìn)一步細(xì)化特定格式公文的編排要求；7新增聯(lián)合行文公文首頁(yè)版式、信函格式首頁(yè)、命令（令）格式首頁(yè)版式等式樣。這些變化有三類標(biāo)準(zhǔn)文件本身的優(yōu)化，公文格式要素的調(diào)整，公文介質(zhì)的技術(shù)性調(diào)整。本節(jié)對(duì)公文介質(zhì)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)做說(shuō)明。公文的介質(zhì)，指公文的物質(zhì)形態(tài)?，F(xiàn)代公文的主要介質(zhì)仍然是紙張。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，政務(wù)信息的傳播、傳遞可使用現(xiàn)代化手段如電話、電視、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等，但最終作為憑證和依據(jù)的，仍然是紙介質(zhì)公文，所謂“空口無(wú)憑，立字為據(jù)”。公文紙介質(zhì)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)涉及開(kāi)本、規(guī)格、印刷、裝訂等項(xiàng)，均屬于公文格式規(guī)范的范疇。（電子文件另有技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。）規(guī)范性引用文件GB/T148印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸GB3100國(guó)際單位制及其應(yīng)用GB3101有關(guān)量、單位和符號(hào)的一般原則GB3102（所有部分）量和單位GB/T15834標(biāo)點(diǎn)符號(hào)用法GB/T15835出版物上數(shù)字用法術(shù)語(yǔ)和定義字WORD標(biāo)示公文中橫向距離的長(zhǎng)度單位。在本標(biāo)準(zhǔn)中，一字指一個(gè)漢字寬度的距離。行LINE標(biāo)示公文中縱向距離的長(zhǎng)度單位。在本標(biāo)準(zhǔn)中，一行指一個(gè)漢字的高度加3號(hào)漢字高度的7/8的距離。公文用紙主要技術(shù)指標(biāo)公文用紙一般使用紙張定量為60G/M280G/M2的膠版印刷紙或復(fù)印紙。紙張白度8090，橫向耐折度15次，不透明度85，PH值為7595。公文用紙幅面尺寸及版面要求幅面尺寸公文用紙采用GB/T148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為210MM297MM。版面頁(yè)邊與版心尺寸公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37MM1MM，公文用紙訂口（左白邊）為28MM1MM，版心尺寸為156MM225MM。字體和字號(hào)如無(wú)特殊說(shuō)明，公文格式各要素一般用3號(hào)仿宋體字。特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整。行數(shù)和字?jǐn)?shù)一般每面排22行，每行排28個(gè)字，并撐滿版心。特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整。文字的顏色如無(wú)特殊說(shuō)明，公文中文字的顏色均為黑色。印制裝訂要求制版要求版面干凈無(wú)底灰，字跡清楚無(wú)斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過(guò)1MM。印刷要求雙面印刷；頁(yè)碼套正，兩面誤差不超過(guò)2MM。黑色油墨應(yīng)當(dāng)達(dá)到色譜所標(biāo)BL100，紅色油墨應(yīng)當(dāng)達(dá)到色譜所標(biāo)Y80、M80。印品著墨實(shí)、均勻；字面不花、不白、無(wú)斷劃。裝訂要求公文應(yīng)當(dāng)左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)，兩頁(yè)頁(yè)碼之間誤差不超過(guò)4MM，裁切后的成品尺寸允許誤差2MM，四角成90，無(wú)毛茬或缺損。騎馬訂或平訂的公文應(yīng)當(dāng)A）訂位為兩釘外訂眼距版面上下邊緣各70MM處，允許誤差4MM；B）無(wú)壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；C）騎馬訂釘鋸均訂在折縫線上，平訂釘鋸與書脊間的距離為3MM5MM。包本裝訂公文的封皮（封面、書脊、封底）與書芯應(yīng)吻合、包緊、包平、不脫落。公文中的橫排表格A4紙型的表格橫排時(shí)，頁(yè)碼位置與公文其他頁(yè)碼保持一致，單頁(yè)碼表頭在訂口一邊，雙頁(yè)碼表頭在切口一邊。公文中計(jì)量單位、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和數(shù)字的用法公文中計(jì)量單位的用法應(yīng)當(dāng)符合GB3100、GB3101和GB3102（所有部分），標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的用法應(yīng)當(dāng)符合GB/T15834，數(shù)字用法應(yīng)當(dāng)符合GB/T15835。第三節(jié)第三節(jié)黨政機(jī)關(guān)公文的格式黨政機(jī)關(guān)公文的格式依據(jù)黨政機(jī)關(guān)公文格式，我國(guó)現(xiàn)行黨政機(jī)關(guān)公文的格式要素及其編排規(guī)則如下所述。標(biāo)準(zhǔn)將版心內(nèi)的公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分。公文首頁(yè)紅色分隔線以上的部分稱為版頭；公文首頁(yè)紅色分隔線（不含）以下、公文末頁(yè)首條分隔線（不含）以上的部分稱為主體；公文末頁(yè)首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。頁(yè)碼位于版心外。（一）版頭版頭也叫“文頭”，舊稱“眉首”。版頭包括份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人（或會(huì)簽人）、分隔線等要素。（紅色文字是必備要素）1、份號(hào)（舊稱“公文份數(shù)序號(hào)”）如需標(biāo)注份號(hào)，一般用6位3號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。2、密級(jí)和保密期限如需標(biāo)注密級(jí)和保密期限，一般用3號(hào)黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。3、緊急程度如需標(biāo)注緊急程度，一般用3號(hào)黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時(shí)標(biāo)注份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度，按照份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。4、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35MM，推薦使用小標(biāo)宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。聯(lián)合行文時(shí)，如需同時(shí)標(biāo)注聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，一般應(yīng)當(dāng)將主辦機(jī)關(guān)名稱排列在前；如有“文件”二字，應(yīng)當(dāng)置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱為準(zhǔn)上下居中排布。5、發(fā)文字號(hào)編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“”括入；發(fā)文順序號(hào)不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號(hào)”字。上行文的發(fā)文字號(hào)居左空一字編排，與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行。6、簽發(fā)人由“簽發(fā)人”三字加全角冒號(hào)和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置?！昂灠l(fā)人”三字用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號(hào)楷體字。如有多個(gè)簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機(jī)關(guān)的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個(gè)姓名，回行時(shí)與上一行第一個(gè)簽發(fā)人姓名對(duì)齊。7、版頭中的分隔線（舊稱“反線”）發(fā)文字號(hào)之下4MM處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。（二）主體主體的長(zhǎng)短依公文內(nèi)容而定。主體包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件等要素。1、標(biāo)題一般用2號(hào)小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，長(zhǎng)短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。2、主送機(jī)關(guān)除公布性文書之外，公文都有主送機(jī)關(guān)。編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)名稱過(guò)多導(dǎo)致公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記。3、正文公文首頁(yè)必須顯示正文。一般用3號(hào)仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。4、附件說(shuō)明如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)（如“附件1XXXXX”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱較長(zhǎng)需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對(duì)齊。5、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章（1）加蓋印章的公文成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說(shuō)明）一行之內(nèi)。聯(lián)合行文時(shí)，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對(duì)應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，最后一個(gè)印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說(shuō)明）一行之內(nèi)。（2）不加蓋印章的公文單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，在正文（或附件說(shuō)明）下空一行右空二字編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機(jī)關(guān)署名首字右移二字，如成文日期長(zhǎng)于發(fā)文機(jī)關(guān)署名，應(yīng)當(dāng)使成文日期右空二字編排，并相應(yīng)增加發(fā)文機(jī)關(guān)署名右空字?jǐn)?shù)。聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)先編排主辦機(jī)關(guān)署名，其余發(fā)文機(jī)關(guān)署名依次向下編排。（3）加蓋簽發(fā)人簽名章的公文單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文加蓋簽發(fā)人簽名章時(shí)，在正文（或附件說(shuō)明）下空二行右空四字加蓋簽發(fā)人簽名章，簽名章左空二字標(biāo)注簽發(fā)人職務(wù)，以簽名章為準(zhǔn)上下居中排布。在簽發(fā)人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)先編排主辦機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章，其余機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章依次向下編排，與主辦機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章上下對(duì)齊；每行只編排一個(gè)機(jī)關(guān)的簽發(fā)人職務(wù)、簽名章；簽發(fā)人職務(wù)應(yīng)當(dāng)標(biāo)注全稱。簽名章一般用紅色。（4）成文日期中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。（5）特殊情況說(shuō)明當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌禄蚝灠l(fā)人簽名章、成文日期時(shí)，可以采取調(diào)整行距、字距的措施解決。6、附注如有附注，居左空二字加圓括號(hào)編排在成文日期下一行。7、附件附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱?hào)用3號(hào)黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號(hào)和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說(shuō)明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號(hào)。（三）版記版記位于公文最后一頁(yè)（故也稱封底），版記的最后一個(gè)要素置于最后一行。版記一般由抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、分隔線等要素。（新標(biāo)準(zhǔn)之前的文件有“主題詞”要素）1、版記中的分隔線（舊稱“反線”）版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為035MM），中間的分隔線用細(xì)線（推薦高度為025MM）。首條分隔線位于版記中第一個(gè)要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。2、抄送機(jī)關(guān)如有抄送機(jī)關(guān)，一般用4號(hào)仿宋體字，在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤?hào)和抄送機(jī)關(guān)名稱，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號(hào)。如需把主送機(jī)關(guān)移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機(jī)關(guān)。既有主送機(jī)關(guān)又有抄送機(jī)關(guān)時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)置于抄送機(jī)關(guān)之上一行，之間不加分隔線。3、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期一般用4號(hào)仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。版記中如有其他要素，應(yīng)當(dāng)將其與印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期用一條細(xì)分隔線隔開(kāi)。（四）頁(yè)碼一般用4號(hào)半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7MM。單頁(yè)碼居右空一字，雙頁(yè)碼居左空一字。公文的版記頁(yè)前有空白頁(yè)的，空白頁(yè)和版記頁(yè)均不編排頁(yè)碼。公文的附件與正文一起裝訂時(shí)，頁(yè)碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。（五）公文的特定格式1、信函格式發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱，居中排布，上邊緣至上頁(yè)邊為30MM，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)標(biāo)志。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下4MM處印一條紅色雙線（上粗下細(xì)），距下頁(yè)邊20MM處印一條紅色雙線（上細(xì)下粗），線長(zhǎng)均為170MM，居中排布。如需標(biāo)注份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度，應(yīng)當(dāng)頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下，按照份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列，第一個(gè)要素與該線的距離為3號(hào)漢字高度的7/8。發(fā)文字號(hào)頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下，與該線的距離為3號(hào)漢字高度的7/8。標(biāo)題居中編排，與其上最后一個(gè)要素相距二行。第二條紅色雙線上一行如有文字，與該線的距離為3號(hào)漢字高度的7/8。首頁(yè)不顯示頁(yè)碼。版記不加印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、分隔線，位于公文最后一面版心內(nèi)最下方。2、命令（令）格式發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱加“命令”或“令”字組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為20MM，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行居中編排令號(hào)，令號(hào)下空二行編排正文。3、紀(jì)要格式紀(jì)要標(biāo)志由“紀(jì)要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35MM，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。標(biāo)注出席人員名單，一般用3號(hào)黑體字，在正文或附件說(shuō)明下空一行左空二字編排“出席”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)仿宋體字標(biāo)注出席人單位、姓名，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊。標(biāo)注請(qǐng)假和列席人員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請(qǐng)假”或“列席”外，編排方法同出席人員名單。紀(jì)要格式可以根據(jù)實(shí)際制定。公文式樣參見(jiàn)附錄黨政機(jī)關(guān)公文格式。第四章文書的稿本文書的稿本是指文書的文稿和文本。在文書撰制過(guò)程的不同階段，會(huì)形成不同的文稿；文書形成之后的用途不同，產(chǎn)生不同的文本。第一節(jié)第一節(jié)文書的文稿文書的文稿文書的文稿包括草稿、定稿兩類。（一）草稿1含義文書撰制過(guò)程中尚未定型的原始稿件。在定稿之前的歷次文稿都稱是草稿。草稿一般不向外發(fā)出，即使有例外，也僅僅是為了征求意見(jiàn)，以便進(jìn)一步修改。2作用供發(fā)文機(jī)關(guān)內(nèi)部在撰擬公文過(guò)程中討論、修改和送審使用。草擬文稿僅僅是正式文件形成過(guò)程中的一個(gè)環(huán)節(jié)，草稿形成以后還要經(jīng)過(guò)審核、簽發(fā)等處理環(huán)節(jié)。3特點(diǎn)未定型；非正式；無(wú)效力。一般的文件可能只有一次草稿。重要文件往往需要反復(fù)斟酌、修改和討論，可能形成多次草稿。4種類討論稿、征求意見(jiàn)稿、修改稿、送審稿。討論稿（征求意見(jiàn)稿），供有關(guān)方面或會(huì)議討論的重要文件的文稿（印件）。修改稿（修正稿），對(duì)討論稿進(jìn)行修改之后形成的文稿。有的重要文件可能要經(jīng)過(guò)多次討論修改，從而形成多次修改稿。送審稿，是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送審批的文稿。重要文件的草稿，反映了公文在起草過(guò)程中內(nèi)容（思想）的變化，記錄了文件起草人、討論者、審閱者觀點(diǎn)和意見(jiàn)的異同，是珍貴的史料，應(yīng)當(dāng)妥善收存。（二）定稿也叫原稿、正稿、底稿。1含義經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審閱、簽發(fā)，或經(jīng)討論通過(guò)的定型文稿。2作用是機(jī)關(guān)制發(fā)文件的惟一可靠的標(biāo)準(zhǔn)稿。3特點(diǎn)確切反映發(fā)文機(jī)關(guān)制發(fā)文件的意圖，是制作正本的惟一“孤本”依據(jù)。不可再有更改，一旦改動(dòng)，則為草稿。有領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)標(biāo)識(shí)，有特殊的價(jià)值和憑證作用，甚至比正式文件更有權(quán)威性。重要文件的定稿要與正式文件樣本（存本）一同保存。第二節(jié)第二節(jié)文書的文本文書的文本在文書學(xué)中，文本指文件制作完成的最終書面形態(tài)。根據(jù)不同用途，文件有正本、副本、存本、修訂本之分。一些法規(guī)性文件還可能有試行本、暫行本等形式。（一）正本1含義根據(jù)經(jīng)審核簽發(fā)的定稿制成的文件文本，即正式文件。2特點(diǎn)根據(jù)定稿制作；發(fā)給主送機(jī)關(guān)；有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的格式和生效標(biāo)志，具有法定效力。3種類定型本，指一次定型、長(zhǎng)期有效的文本。即一般意義的正本。試行本，發(fā)布試行的法規(guī)性文件文本，試行期內(nèi)具有法定效力。暫行本，法規(guī)性文件尚未制訂供長(zhǎng)期執(zhí)行的完善文本時(shí)，暫且制發(fā)的、具有法定效力的文本。如專利資產(chǎn)評(píng)估管理暫行辦法、上海市國(guó)家行政機(jī)關(guān)電子公文管理辦法（暫行）。修訂本，對(duì)已發(fā)布生效的法規(guī)性文件予以修改后再行發(fā)布的文本。自修訂本發(fā)布之日起，原文本即告失效。一般而言，文件的產(chǎn)生都經(jīng)過(guò)“草稿定稿正本”的過(guò)程。例外情形（1）各種記錄性文件（會(huì)議記錄、電話記錄、值班記錄、信訪記錄等）直接在工作中形成，記錄完畢即成文。（2）一些領(lǐng)導(dǎo)人的親筆復(fù)信、批示，以職務(wù)身份即席講話、指示等，內(nèi)容效力等同于文件。（二）副本相對(duì)于正本而言，指文件正本以外的復(fù)制本。舊時(shí)復(fù)制文件靠手工謄抄，故也叫抄本。1含義根據(jù)文書正本復(fù)制的文本。只復(fù)現(xiàn)正本部分內(nèi)容的，稱為摘錄副本或節(jié)錄副本。2作用代替正本，供傳閱、參考和備查之用。3產(chǎn)生副本的幾種情形第一，某些發(fā)文有抄送機(jī)關(guān)。發(fā)給主送機(jī)關(guān)的主送件是正本，發(fā)給抄送機(jī)關(guān)的抄送件視為副本。此類副本的內(nèi)容和形態(tài)都與正本完全一致，其權(quán)威和效力也等同于正本。第二，發(fā)文機(jī)關(guān)在主送件、抄送件及存檔正本之外，為本機(jī)關(guān)有關(guān)部門工作之需而印制的文本，視為副本。此類副本的內(nèi)容與正本完全一致，形態(tài)或有差異，性質(zhì)上屬于參考資料。第三，收文機(jī)關(guān)因工作之需而復(fù)制收到的來(lái)文，均是副本。此類副本的內(nèi)容和形態(tài)，都與正本有異，性質(zhì)上屬于參考資料。（三）存本1含義發(fā)文機(jī)關(guān)制發(fā)文件時(shí)留存歸檔的正式文本。2特征發(fā)文機(jī)關(guān)留存。（收文機(jī)關(guān)處理收文后歸檔，不叫存本。）3作用備查。對(duì)文件有疑問(wèn)時(shí)，與定稿對(duì)照，可區(qū)分責(zé)任；在本機(jī)關(guān)未有副本時(shí)可滿足工作中的查詢需求。在現(xiàn)代辦公條件下，發(fā)文機(jī)關(guān)通常按已知的正本、副本需要用量，同一批次印制完成。因此，正本、副本、存本的區(qū)別，不在于書面形態(tài)是否完全一致，而在于作用和目的不同。第五章文書的處理和管理文書處理和文書管理，是文書工作的基本內(nèi)容。第一節(jié)第一節(jié)行文制度行文制度行文制度，即公文運(yùn)行必須遵守的制度。這個(gè)制度包括行文關(guān)系、行文方向、行文方式和行文規(guī)則。一、行文關(guān)系行文關(guān)系，是指在行文過(guò)程中發(fā)文機(jī)關(guān)與收文機(jī)關(guān)之間形成的文件往來(lái)關(guān)系。行文關(guān)系的實(shí)質(zhì)，是機(jī)關(guān)單位之間的組織關(guān)系。我國(guó)依法成立的社會(huì)組織的管理機(jī)關(guān)可以分為三大類型（一）政權(quán)機(jī)關(guān)我國(guó)現(xiàn)行的行政層次分5級(jí)中央，?。ㄖ陛犑小⒚褡遄灾螀^(qū)、特別行政區(qū)），設(shè)區(qū)市（州、盟），縣（區(qū)、旗），鄉(xiāng)（鎮(zhèn)、街道）。政權(quán)機(jī)關(guān)大多在5個(gè)層次都有分布。1立法機(jī)關(guān)體系即全國(guó)及地方各級(jí)人民代表大會(huì)。人民代表大會(huì)閉會(huì)期間，由其常設(shè)機(jī)構(gòu)常務(wù)委員會(huì)行使職權(quán)。省級(jí)以上立法機(jī)關(guān)或經(jīng)全國(guó)人大授權(quán)的市級(jí)立法機(jī)關(guān)才有立法權(quán)。2行政機(jī)關(guān)體系即中央人民政府（國(guó)務(wù)院）和地方各級(jí)人民政府。3司法機(jī)關(guān)體系由最高人民法院（中央）、高級(jí)人民法院（省級(jí)）、中級(jí)人民法院（設(shè)區(qū)市級(jí)）、人民法院（縣級(jí)）、司法所（鄉(xiāng)鎮(zhèn)級(jí)）構(gòu)成。4其它政權(quán)機(jī)關(guān)有檢察機(jī)關(guān)體系（4級(jí)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)級(jí)不設(shè)）、政協(xié)機(jī)關(guān)體系、軍事機(jī)關(guān)體系等。（二）團(tuán)體機(jī)關(guān)中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)體系，這一機(jī)關(guān)體系是我國(guó)憲法規(guī)定的國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力核心；中國(guó)共產(chǎn)主義青年團(tuán)機(jī)關(guān)體系；全國(guó)工會(huì)機(jī)關(guān)體系；全國(guó)婦女聯(lián)合會(huì)機(jī)關(guān)體系；其他各種群眾性團(tuán)體，如文聯(lián)、社會(huì)科學(xué)聯(lián)合會(huì)等等。（三）實(shí)體機(jī)關(guān)事業(yè)單位機(jī)關(guān)，均由國(guó)家提供一定的經(jīng)費(fèi)，如學(xué)校和研究機(jī)構(gòu)等機(jī)關(guān)；企業(yè)單位機(jī)關(guān)。各級(jí)機(jī)關(guān)都有自己所轄的若干部門。在公文寫作中，一定要注意機(jī)關(guān)和部門的區(qū)別。每一社會(huì)組織都有管理機(jī)構(gòu)即機(jī)關(guān)，在機(jī)關(guān)中又有不同的職能部門。如市政府，應(yīng)理解為市政府機(jī)關(guān)，而商業(yè)局則應(yīng)理解為市政府機(jī)關(guān)所轄的部門之一。相對(duì)地，機(jī)關(guān)首長(zhǎng)一般稱機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人，部門首長(zhǎng)一般稱部門負(fù)責(zé)人。我國(guó)社會(huì)組織機(jī)關(guān)及其部門、單位之間的組織關(guān)系錯(cuò)綜復(fù)雜，但相互之間的行文關(guān)系可歸結(jié)為隸屬關(guān)系、非隸屬關(guān)系兩大類隸屬關(guān)系即同一系統(tǒng)的上下級(jí)機(jī)關(guān)之間構(gòu)成的領(lǐng)導(dǎo)和被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，這是一種垂直的直接的關(guān)系。反映這一關(guān)系的公文有機(jī)關(guān)或部門的上行文（報(bào)告和請(qǐng)示等）、下行文（決定、批復(fù)等）。非隸屬關(guān)系即行文機(jī)關(guān)之間沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)和被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系。具體情形有三種1上級(jí)主管業(yè)務(wù)部門和下級(jí)業(yè)務(wù)部門之間的業(yè)務(wù)指導(dǎo)與被指導(dǎo)的關(guān)系。2同一系統(tǒng)的同級(jí)機(jī)關(guān)之間、同一機(jī)關(guān)各部門之間的平級(jí)關(guān)系。3不同系統(tǒng)的機(jī)關(guān)、單位之間，既無(wú)領(lǐng)導(dǎo)和被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，也無(wú)指導(dǎo)和被指導(dǎo)關(guān)系，不論級(jí)別，都是非隸屬關(guān)系，一般用“函”行文。二、行文方向和行文方式行文關(guān)系決定著行文方向與方式。（一）行文方向指公文運(yùn)行的去向。機(jī)關(guān)單位公文的具體行文方向有1上行，即公文向發(fā)文機(jī)關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān)運(yùn)行。2下行，即公文向發(fā)文機(jī)關(guān)的下級(jí)機(jī)關(guān)運(yùn)行。3平行，即公文向發(fā)文機(jī)關(guān)的同級(jí)單位或不相隸屬的單位運(yùn)行。（二）行文方式從不同角度可以有不同的分類。如按發(fā)布傳遞范圍，分為內(nèi)部行文和對(duì)外行文；按公文傳遞途徑不同，分為直接行文和間接行文，等等。文秘工作中較有實(shí)際意義的分類，是按照機(jī)關(guān)隸屬關(guān)系和公文發(fā)送范圍，分為逐級(jí)行文、多級(jí)行文、越級(jí)行文等。逐級(jí)行文。為了維護(hù)正常的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，有隸屬關(guān)系或業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的機(jī)關(guān)之間應(yīng)基本采取逐級(jí)行文的方式，按級(jí)逐級(jí)上報(bào)或下發(fā)文件，即只對(duì)直屬上一級(jí)機(jī)關(guān)或下一級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)公文，如果需要，再由上一級(jí)或下一級(jí)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)。多級(jí)行文。為加快公文傳遞，在必要時(shí)可采取同時(shí)向若干層級(jí)的上級(jí)機(jī)關(guān)或下級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)公文，包括直達(dá)基層組織和向人民群眾公布。越級(jí)行文。為了維護(hù)組織或?qū)I(yè)系統(tǒng)中的合理分工和正常的工作秩序，防止工作上的脫節(jié)、被動(dòng)或抵觸，一般情況下避免越級(jí)行文。此外，“公開(kāi)發(fā)布”是一種特殊的行文方式，即用登報(bào)、廣播或張貼等公開(kāi)方式發(fā)布公文。三、行文規(guī)則公文的發(fā)表和傳播則是按照一定規(guī)則來(lái)運(yùn)行和傳遞的。2012年7月生效的黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例第四章第十三十七條規(guī)定的行文規(guī)則，是我國(guó)黨政機(jī)關(guān)行文的主要依據(jù)，企事業(yè)單位和社會(huì)團(tuán)體的行文參照?qǐng)?zhí)行。（一）注重效用條例第十三條規(guī)定“行文應(yīng)當(dāng)確有必要，講求實(shí)效，注重針對(duì)性和可操作性?！边@是行文的首要原則。講究實(shí)效，才能保證發(fā)文機(jī)關(guān)的權(quán)威性，否則會(huì)出現(xiàn)效率低下的問(wèn)題，以致于造成文牘主義，產(chǎn)生官僚主義。（二）根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍行文條例第十四條規(guī)定“行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級(jí)行文，特殊情況需要越級(jí)行文的，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被越過(guò)的機(jī)關(guān)。”這是基本原則。國(guó)家行政機(jī)關(guān)的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍是由中華人民共和國(guó)憲法所規(guī)定的。憲法確定中國(guó)共產(chǎn)黨是領(lǐng)導(dǎo)核心。為加強(qiáng)和改善黨的領(lǐng)導(dǎo)，在對(duì)社會(huì)和國(guó)家的管理上，實(shí)行黨政分開(kāi)。反映在公文運(yùn)行上，黨和政府的行文不能混淆，黨政可以聯(lián)合行文但不要相互行文。（三）向上級(jí)機(jī)關(guān)行文的規(guī)則1、原則上主送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)，根據(jù)需要同時(shí)抄送相關(guān)上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)，不抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。2、黨委、政府的部門向上級(jí)主管部門請(qǐng)示、報(bào)告重大事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)本級(jí)黨委、政府同意或者授權(quán)；屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送上級(jí)主管部門。3、下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)，如需以本機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示，應(yīng)當(dāng)提出傾向性意見(jiàn)后上報(bào)，不得原文轉(zhuǎn)報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)。4、請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一事。不得在報(bào)告等非請(qǐng)示性公文中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。5、除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦事項(xiàng)外，不得以本機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送公文，不得以本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人名義向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送公文。6、受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)抄送另一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)。（四）向下級(jí)機(jī)關(guān)行文的規(guī)則1、主送受理機(jī)關(guān)，根據(jù)需要抄送相關(guān)機(jī)關(guān)。重要行文應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送發(fā)文機(jī)關(guān)的直接上級(jí)機(jī)關(guān)。2、黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)本級(jí)黨委、政府授權(quán)，可以向下級(jí)黨委、政府行文，其他部門和單位不得向下級(jí)黨委、政府發(fā)布指令性公文或者在公文中向下級(jí)黨委、政府提出指令性要求。需經(jīng)政府審批的具體事項(xiàng)，經(jīng)政府同意后可以由政府職能部門行文，文中須注明已經(jīng)政府同意。3、黨委、政府的部門在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級(jí)黨委、政府的相關(guān)部門行文。4、涉及多個(gè)部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，部門之間未協(xié)商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令其糾正或者撤銷。5、上級(jí)機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)抄送該下級(jí)機(jī)關(guān)的另一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)。（五）聯(lián)合行文規(guī)則同級(jí)黨政機(jī)關(guān)、黨政機(jī)關(guān)與其他同級(jí)機(jī)關(guān)必要時(shí)可以聯(lián)合行文。屬于黨委、政府各自職權(quán)范圍內(nèi)的工作，不得聯(lián)合行文。（六）部門行文規(guī)則黨委、政府的部門依據(jù)職權(quán)可以相互行文。部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳（室）外不得對(duì)外正式行文。第二節(jié)第二節(jié)公文處理公文處理公文處理，也叫公文處理程序，是指公務(wù)文書的擬制、辦理、管理等一系列銜接有序的工作。黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例（2012）是當(dāng)前文書工作的基本規(guī)范。一、公文擬制公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。（一）起草（擬稿）公文起草應(yīng)當(dāng)做到1符合黨的理論路線方針政策和國(guó)家法律法規(guī)，完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。2一切從實(shí)際出發(fā)，分析問(wèn)題實(shí)事求是，所提政策措施和辦法切實(shí)可行。3內(nèi)容簡(jiǎn)潔，主題突出，觀點(diǎn)鮮明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確，文字精練。4文種正確，格式規(guī)范。5深入調(diào)查研究，充分進(jìn)行論證，廣泛聽(tīng)取意見(jiàn)。6公文涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，起草單位必須征求相關(guān)地區(qū)或者部門意見(jiàn)，力求達(dá)成一致。7機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)主持、指導(dǎo)重要公文起草工作。（二）審核（核稿）公文文稿簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由發(fā)文機(jī)關(guān)辦公廳（室）進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是1行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準(zhǔn)確。2內(nèi)容是否符合黨的理論路線方針政策和國(guó)家法律法規(guī)；是否完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實(shí)可行。3涉及有關(guān)地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否經(jīng)過(guò)充分協(xié)商并達(dá)成一致意見(jiàn)。4文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準(zhǔn)確；文字、數(shù)字、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等用法是否規(guī)范。5其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求。需要發(fā)文機(jī)關(guān)審議的重要公文文稿，審議前由發(fā)文機(jī)關(guān)辦公廳（室）進(jìn)行初核。經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿，應(yīng)當(dāng)退回起草單位并說(shuō)明理由；符合發(fā)文條件但內(nèi)容需作進(jìn)一步研究和修改的，由起草單位修改后重新報(bào)送。（三）簽發(fā)公文應(yīng)當(dāng)經(jīng)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人審批簽發(fā)。重要公文和上行文由機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)黨委、政府授權(quán)制發(fā)的公文，由受權(quán)機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)或者按照有關(guān)規(guī)定簽發(fā)。簽發(fā)人簽發(fā)公文，應(yīng)當(dāng)簽署意見(jiàn)、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)署機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人會(huì)簽。二、公文辦理公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。（一）發(fā)文程序發(fā)文辦理的主要程序1復(fù)核。已經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽批的公文，印發(fā)前應(yīng)當(dāng)對(duì)公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進(jìn)行復(fù)核；需作實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)當(dāng)報(bào)原簽批人復(fù)審。2登記。對(duì)復(fù)核后的公文，應(yīng)當(dāng)確定發(fā)文字號(hào)、分送范圍和印制份數(shù)并詳細(xì)記載。3印制。公文印制必須確保質(zhì)量和時(shí)效。涉密公文應(yīng)當(dāng)在符合保密要求的場(chǎng)所印制。印制前必須編定發(fā)文字號(hào)，注明密級(jí)和時(shí)限，確定印制份數(shù)。繕印時(shí)，應(yīng)先出校樣，與定稿校對(duì)并復(fù)查格式、版記后，再正式付印。用印。公章是單位權(quán)威、責(zé)任和信用的標(biāo)志,蓋印是證實(shí)公文效力的一種標(biāo)志?？樣『昧说墓纳w上印章才生效。4核發(fā)。公文印制完畢，應(yīng)當(dāng)對(duì)公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進(jìn)行檢查后分發(fā)。分發(fā)是指將文件通過(guò)正規(guī)方式發(fā)送給受文單位。分發(fā)公文必須登記。一般采用簿冊(cè)式按年度登記發(fā)文。登記的項(xiàng)目主要有順序號(hào)、發(fā)文日期、