1、EDI與電子商務摘要：電子數據交換在ERP系統(tǒng)尤其是在供應鏈管理的數據傳輸中仍舊起著重要作用。本文介紹電子數據交換（EDI）的基本概念、EDI的結構、EDI的業(yè)務流程、實施EDI的效益、EDI的現(xiàn)狀與前景。關鍵字：EDI結構、業(yè)務流程、效益、現(xiàn)狀、前景 當今世界，信息技術正以其強大的滲透力，深入到社會經濟生活的各個方面。在商業(yè)金融等領域，電子數據交換（Electronic Data Interchange，簡稱EDI）作為一種新的商務手段正在被廣泛使用，以取代傳統(tǒng)的商務交易方式。一、EDI的定義EDI是一種計算機應用技術，商業(yè)伙伴們根據事先達成的協(xié)議，對經濟信息按照一定的標準進行格式化處理，并

2、把這些格式化的數據，通過計算機通信網絡在他們的計算機系統(tǒng)之間進行交換和自動處理。這是現(xiàn)代信息技術和經濟管理相結合的一個例子。它極大地改變了傳統(tǒng)的商貿手段和管理手段，不僅使商務業(yè)務的操作方式根本改觀，而且影響了企業(yè)的行為和效率，在市場結構、國民經濟的運行方式等方面都引起了根本性的變化，因而被認為是一次影響深遠的結構性商業(yè)革命。EDI作為計算機通信技術的一部分，其應用范圍遠不止通常意義上的貿易部門。實際上，它可以應用于各種部門經濟之中：制造業(yè)、運輸業(yè)、零售業(yè)以及衛(wèi)生保健和政府部門。甚至可以應用于經濟部門以外的其他部門，只要那里是用計算機進行管理的，而且需要在不同的單位間進行文件資料的交換和處理。當

3、然，在大多數情況下，人們談到EDI時，還是指各經濟部門之間的計算機數據交換，是指計算機通信技術在各項經濟業(yè)務中的應用。二、EDI的結構EDI可以分成三個部分：EDI的標準、EDI的軟件和EDI的硬件。下面我們分別作以介紹：1、EDI的標準這里所說的EDI標準，是指它的數據標準。我們知道，EDI是以格式化的、可用計算機自動處理的方式來進行的公司間文件交換。在用人工處理訂單的情況下，工作人員可以從各種不同形式的訂單中，得出所需信息，如：要什么貨、什么規(guī)格、數量多少、價格、交貨日期等。這些信息可以是用手工書寫的方式，也可以是用打字的方式；可以是先說明所要的規(guī)格、型號，再說明價格；也可以先說明價格，再

4、說明所要的規(guī)格、型號。訂單處理人員在看到這些格式各異的訂單時，能看懂其上所傳達的信息。但計算機卻沒有這種本領。要使計算機“看懂”訂單，訂單上的有關信息就不應該是自然文字形式，而應是數碼形式，并且這些數碼應該按照事先規(guī)定的格式和順序排列。事實上，商務上的任何數據和文件的內容，都要按照一定的格式和順序，才能被計算機識別和處理。這些大家共同制定并遵守的格式和順序，就是EDI的標準。EDI標準主要包括以下內容：1）語法規(guī)則2）數據結構定義3）編輯規(guī)則與轉換4）公共文件規(guī)范5）通信協(xié)議6）計算機語言EDI的標準有四種：企業(yè)專用標準、行業(yè)標準、國家標準和國際標準。1）企業(yè)專用標準當某一公司采用計算機進行管

5、理時，就需要使輸入計算機的數據或文件具有一定的格式。這種標準專門適用于某個公司的情況，并將該公司的數據都納入到這個標準中去。2）行業(yè)標準企業(yè)各自維持互不相通的數據標準，在EDI應用于商務領域的初期是難免的。但隨著EDI應用的發(fā)展，各個企業(yè)都認識到，如果能把各個不同的企業(yè)專用標準統(tǒng)一成一個標準，就會給大家都帶來好處。在此共同的認識下，大家克服在建立統(tǒng)一標準問題上的分歧，從而形成該行業(yè)企業(yè)共同采用的行業(yè)標準。3）國家標準行業(yè)標準的出現(xiàn)和企業(yè)專有標準相比，是一個巨大的進步，但它還不是最終解決問題的方法。當一個公司的業(yè)務不限于本行業(yè)，還需要和其他行業(yè)做生意時，行業(yè)標準就有局限性了，這個公司可能被迫維持

6、多種標準。于是，正如不同的企業(yè)專用標準最終會產生一個統(tǒng)一的行業(yè)標準那樣，不同的行業(yè)標準又會促使大家去開發(fā)一種適用于各個行業(yè)的國家標準。它具有足夠的靈活性，以滿足各個行業(yè)的需要。4）國際標準90年代是各國尋求實現(xiàn)一個世界范圍內的EDI標準的時代。如果能有一種全球范圍內的標準，其好處是十分明顯的。EDI用戶用不著支持多種標準，便能進行國際間的電子數據交換。 目前，世界上通用EDI標準有兩個：一個是由美國國家標準局（ANSI）主持制定的X.12數據通信標準。它主要在北美使用。另一個標準是EDIFACT（EDI for Administration,Commerce and Transportatio

7、n），最早在西歐使用。近年來，聯(lián)合國鑒于EDI有助于推動國際貿易程序與文件的簡化，經有關標準化組織的工作，EDIFACT已被作為事實上的EDI國際標準?，F(xiàn)在，ANSI X.12和EDIFACT兩標準已經被合并成為一套世界通用的EDI標準，可以使現(xiàn)行EDI客戶的應用系統(tǒng)能夠有效地移植過來。a、ANSI X.121978年，美國信用研究基金會（American Credit Research Foundation,簡稱ACRF）與運輸數據協(xié)調委員會（Transportation Data Coordinating Committee,簡稱TDCC）一起，組成ANSI X.12，致力于EDI的報文和

8、數據交換的標準研究。已經制定了AIAG（汽車行業(yè)集團）、UCS（食品雜貨類）等應用EDI標準。且已由幾十個行業(yè)協(xié)會、政府部門參加了X.12組織的標準化工作。該標準已經在北美被廣泛使用，成為通用成熟產品。b、EDIFACTEDIFACT是在UN/ECEGTDI（聯(lián)合國歐洲經濟委員會主辦的貿易數據交換規(guī)則）基礎上由北美和歐洲專家開發(fā)的國際EDI標準。1986年經UN/ECE/WP.4批準使用EDIFACT名字。2、EDI的軟件人們所說的EDI軟件，在大多數情況下是指翻譯軟件，其主要功能是把某個公司的各種商務文件和單證，從該公司專有的文件格式轉換成某種標準的格式，比如說轉換成X.12格式或EDIFA

9、CT格式，同時，這個翻譯軟件也能夠把某種標準格式的文件轉換成某公司的專用格式。之所以需要翻譯軟件是因為計算機應用系統(tǒng)只能夠處理符合某種格式的數據或文件，各個公司由于自己業(yè)務特點和工作需要，它們在設計自己的計算機應用系統(tǒng)的時候，不可能采用完全相同的格式。因此，要實現(xiàn)不同公司之間的EDI通信，翻譯軟件是不可缺少的。EDI翻譯軟件除了轉換文件格式以外，還必須指導數據的傳輸，并保證傳輸的正確和完整。它應該知道貿易伙伴用的是什么標準，并能處理有關的問題等。例如：一個公司可能使用不同的增值網向許多貿易伙伴發(fā)送電子單證，如發(fā)票、訂購單等，另外，這些電子單證有可能使用不同的標準，或雖使用同一標準卻用了不同的版

10、本。要確保每個貿易伙伴在適當的網絡上自動地接受到這個公司所發(fā)送的那個標準文本，并不容易。另外，如果發(fā)生了什么傳輸或翻譯上的問題，這個系統(tǒng)應該能夠辨明發(fā)生了什么問題，并采取適當的行動去糾正。EDI翻譯軟件的結構如圖1所示。一般地說，一個翻譯軟件應包括五個主要文件：貿易伙伴文件、標準單據文件、網絡文件、安全保密文件、差錯管理文件。它們和主處理程序相互作用來完成翻譯、發(fā)送和接受電子單證的工作。1）貿易伙伴文件貿易伙伴文件中保存著使用者的所有貿易伙伴的信息，包括這些貿易伙伴的名字、地址、他們的標識、所使用的增值網，在緊急情況下和誰聯(lián)系、被發(fā)送和接收的單據，等等。隨著公司業(yè)務的不斷發(fā)展，其貿易伙伴會不斷

11、增加，此文件也要不斷更新。2）標準單據文件技術人員用現(xiàn)存的標準格式制作單據，并把它們存儲起來以備將來之用。例如：把符合X.12標準的采購訂單文件存儲在標準單據文件里。它把所有的單證及其結構都羅列出來，同時還把必備的數據段和可選數據段的定義以及它們的形態(tài)結構等都列了出來。當和貿易伙伴發(fā)生聯(lián)系時，用戶可以很容易地利用標準單據文件里存儲的單證模式構造出一個符合標準的單證來。3）網絡文件網絡文件里包含者著公司的貿易伙伴所使用的網絡的信息。諸如網絡識別、電話號碼、傳輸協(xié)議以及傳輸速度等。根據貿易伙伴的標識符就可以由此文件知道應該向哪兒，以及怎樣傳送EDI報文。4）安全保密文件安全保密文件的作用就是限制對

12、這個系統(tǒng)的訪問，并規(guī)定每個用戶的功能能力（Functional Capabilities）。5）差錯管理文件差錯管理文件包含著有關被退回的報文的信息，如被退回的原因，以及有關對這個報文在發(fā)送過程中的蹤跡進行檢查的信息。它還有日志文件，以便當某些數據或報文在傳輸過程中被破壞或被刪除時，可以根據日志文件來恢復或再造這些數據或報文。EDI的軟件除了翻譯軟件外，常常還有另一種形式的軟件，那就是“搭橋”（Bridging）軟件。搭橋軟件的作用是象橋一樣將一個組織內的各種計算機應用程序聯(lián)接起來。當這個組織收到EDI報文后，有關數據就能為這個組織的各個部門的計算機應用系統(tǒng)所用，而不必在組織內部各部門之間再進

13、行鍵盤輸入。比如，當一個企業(yè)收到一份訂單后，其數據就能自動被用于更新銷售文件的內容。同樣地，這些數據不需要重新鍵入，就能用于更新會計部門的文件內容，于是就能自動生成一份發(fā)票單證。有了搭橋軟件，企業(yè)在發(fā)出去的訂購單和收到的發(fā)票之間，就用不著人工核對，而完全可以由計算機自動核對以消除可能的錯誤支付。3、EDI的硬件有四種基本類型的計算機平臺可以用來實行EDI，它們是：1）只使用一臺主機或中型機此種方法將所有的EDI軟件放到主機或中型機上去，使其執(zhí)行全部的EDI功能。這種方法的優(yōu)點是：首先，它能對大量交易進行迅速處理。其次，因為所有的數據處理活動都在主機或中型機中完成，并不存在處理過程中對數據裝載和

14、卸載（Uploading and Downloading）問題，也不需要把數據重新鍵入，這就提高了數據處理速度，同時又消除了因數據重新鍵入而可能帶來的誤差。第三，使用主機或中型機，就可以較容易地在公司內部的各個部門的計算機系統(tǒng)之間搭橋聯(lián)接，數據可以自由地在各個部門的應用系統(tǒng)之間傳輸、被使用，從而大大提高公司的計算機管理水平。這種方法的缺點一是成本高，二是在主機或中型機上建立EDI系統(tǒng)由于一般沒有現(xiàn)成的軟件，故需要花費大量的時間來編制，通常要做許多測試和調試工作。2）只使用一臺PC機也可以將所有的EDI軟件放到PC機上去，使其執(zhí)行全部的EDI功能。這臺PC機和公司的其他機器一般并沒有密切的聯(lián)系，

15、EDI活動只是在這臺微機里單獨地進行。這種方法的優(yōu)點一是成本低，二是系統(tǒng)的安裝調試容易。這種方法存在某些缺點：首先，數據需要重復輸入，容易出錯。第二，其處理速度低，處理數據的容量、能力也比較小。最后，這種方法不容易在公司內部各部門的計算機系統(tǒng)之間搭橋聯(lián)接，不能大幅度地減少辦公室工作量。3）使用PC機作為主機的前端處理器把PC機作為主機的前端處理器，也可以作為實行EDI的一種平臺。在這種情況下，PC機與主機相聯(lián)，存儲在主機中的數據可以傳輸到PC機中（即，Downloading卸載），同樣，存儲在PC機中的數據也可以傳輸到主機中（即Uploading,裝載）。在這種安排下，如果要向外發(fā)送一份EDI

16、報文，先從主機里取出所需的數據，將這些數據傳向PC機，在PC機上將這些數據翻譯成符合EDI標準的格式，并生產電子單證。這種方式，可以同時具有某些只使用一臺主機和只使用一臺PC機時所具有的優(yōu)點。比如，把PC機作為主機的前端處理器，費用要比只使用一臺主機來實行EDI少得多，但它與只使用一臺PC機時相比，卻有更大的容量和處理速度。此外，這種方式的EDI平臺容易買到現(xiàn)成的軟件，容易安裝。并且由于這種方式的處理過程用不著手工重新輸入，因而可以減少誤差。這種方式的主要缺點是費用比只使用一臺PC機時大，而處理速度又比只使用一臺主機的情況下來得慢。4）專用的EDI操作系統(tǒng)這種系統(tǒng)通常采用一臺中型機平臺，以及專

17、門化的EDI軟件，這個EDI軟件把EDI活動和公司的計算機應用系統(tǒng)進行一體化。在許多情況下，這種操作系統(tǒng)被用來對組織內部EDI網絡的所有EDI活動和功能進行總的管理。例如：某連鎖商店系統(tǒng)，有一個總的配貨中心，各個商店通過條形碼的光筆掃描，對各種貨物的存貨和銷售進行計算機管理。當商店里某些貨物的存貨水平降到某一事先設定的水平時，計算機就能自動產生一份配貨通知送往配貨中心，而配貨中心的計算機系統(tǒng)又會自動安排這種貨物的發(fā)送，并和商店進行電子化的結算。三、EDI的業(yè)務流程一般來說，EDI較多地應用于有大量表單式數據處理的部門和單位，而且要求有一定的規(guī)范性。從應用領域看，通?？梢苑譃槿缦骂愋停?、貿易數

18、據交換系統(tǒng)（Trade Data Interchange）。用EDI來傳送訂單、供應單等。2、金融匯兌系統(tǒng)（Electronic Fund Transfer）。用EDI進行費用匯兌。3、公用事業(yè)系統(tǒng)（Public Sectors）。主要用于商檢、海關以及稅務等部門。4、交互式應答系統(tǒng)（Interactive Query Response）。如機票預訂、飯店預訂等。下面我們以采購業(yè)務為例，說明在采用EDI進行商務處理的情況下，買賣雙方是如何處理業(yè)務的。 圖2給出了商品貿易EDI系統(tǒng)的工作模型。由此圖可以看出EDI進行商品交易信息處理的流程如下：1）當買方的庫存管理系統(tǒng)提出購買某種物資的數據時，E

19、DI的翻譯軟件據此編制一份EDI訂單。2）通信軟件將訂單通過網絡送至網絡中心指定的賣方郵箱內。同時，利用公司內部計算機應用程序之間的搭橋軟件，將這些數據傳送給應付帳部門和收貨部門，進行有關的登記。3）賣方定時經通信網絡到網絡中心的郵箱內取回訂單，EDI的翻譯軟件把這份訂單翻譯成賣方數據格式。4）如果確認可以售給買方指定的物資，則送出供應單經相反方向返回給買方。若只有部分滿足買方要求或不能滿足要求，則以相同的方向返回相應信息。賣方收到訂單時，賣方的搭橋軟件把有關的數據傳送給倉庫或工廠，以及開票部門，并對計算機發(fā)票文件的內容進行相應的更新。5）買方收到供應單后，在訂單基礎上產生一份商品情況詢問表，

20、傳送給賣方。雙方就商品價格等問題進行討論，直到達成一致。6）達成一致后，賣方的倉庫或工廠填制裝運單，編制船期通知，并將其傳送給買方。同時，通過搭橋軟件，將船期通知傳送給開票部門，生成電子發(fā)票，傳送給買方。賣方在開立發(fā)票時，有關數據就進入應收帳部門，對應收帳的有關數據進行更新。7）買方接到船期通知后，有關數據自動進入收貨部門文件，產生收貨通知。收貨部門的收貨通知通過搭橋軟件傳送給應付帳部門。8）買方收到電子發(fā)票以后，產生一份支付核準書，傳送給應付帳部門。9）買方應付帳部門開具付款單據通知自己的開戶銀行付款，同時通知賣方付款信息。10）賣方收到匯款通知后，有關數據經過翻譯進入應收帳戶，買方則因支付

21、而記入貸方項目。由此可見，當買方提出購買的要求后，EDI就可以自動進行轉換操作，生成不同用途的數據，送至各相關伙伴，直至該事務處理結束。四、實施EDI的效益EDI在商務上廣泛應用之后，可以大量節(jié)省企業(yè)的運營成本，提高企業(yè)的運營水平。根據研究資料表明，EDI的應用已經產生了顯著的經濟效益和社會效益。例如，交易文件的傳遞速度提高了81%，文件處理成本降低38%，因差錯造成的貿易損失減少40%。美國的汽車工業(yè)應用EDI后，每輛汽車約可以節(jié)省200美元。據美國通用電器公司統(tǒng)計，近5年來應用EDI使公司的產品銷售額增加60%，庫存周期由原來的30天降至6天。實施EDI的效益可從以下一些方面反映出來：1、

22、縮短交易時間，提高工作效率。與郵寄（或其他形式的實際傳遞）有關的時間延遲被消除了。那些與訂單登記員、應付帳部門辦事員等人員在閱讀、重新輸入數據所需的處理時間也消除了。這些都會使業(yè)務處理時間大大縮短。2、減少文件處理成本。EDI的一個重要特征便是它把有關文件的數據，以機器可以處理的形式，由計算機網絡來傳送，而不必象紙質文件那樣需要手工處理。這樣既節(jié)省了紙張，又去除了對紙質文件的打印、審核、修改、郵寄等花費。3、員工成本的減少。計算機自動接受和處理信息，使得公司在同樣業(yè)務的情況下，可以用更少的員工去處理，或者把一部分專業(yè)人員從行政管理工作中解脫出來，以從事具有更高效率的工作。4、可以減少庫存。適當

23、的庫存量是企業(yè)維持正常生產所必須的。用傳統(tǒng)方法搞采購時，訂單處理周期長，不確定性高，因此企業(yè)要求的安全庫存量也就比較大。使用EDI之后，文件處理比以前既快又可靠，自然可以降低安全庫存水平，使存貨占用的資金量減少，從而降低了企業(yè)的運營成本。同時減少脫銷和生產線缺料停工現(xiàn)象。5、避免重復操作，減少人為差錯，提高工作質量。商業(yè)文件中的一個錯誤可能要付出很大代價，訂單遺失也會給企業(yè)帶來損失。使用EDI后，因為減少了重復擊鍵錄入的次數，從而使出錯機會減少。EDI軟件一般具有編輯查錯功能，一些信息源上的數據輸入錯誤可以很早就被發(fā)現(xiàn)，加上EDI在收到信息后就會回發(fā)給信息發(fā)送者一份收到通知，這就可以及時發(fā)現(xiàn)漏

24、發(fā)信息或信息中途遺失的情況。雖然EDI不能消除所有的錯誤，但它確實可以更早、并且用更少的代價去改變錯誤。6、時間價值效益。利用EDI來處理應收款，可以使資金回籠時間提前。7、其他效益。使用EDI可以改善公司內部的經營管理，可以加強與供貨商的聯(lián)系，可以保持與客戶的良好關系，等等。這些都會為公司創(chuàng)造效益。五、EDI的現(xiàn)狀目前西方發(fā)達國家已普遍采用EDI。據統(tǒng)計，1992年底世界上使用EDI的企業(yè)超過10萬家，預計到95年將達到40萬家。美國早在60年代初期，就在公路、鐵路、海運和空運中應用EDI，而且每年還以100%的速度增長；西歐各國已將EDI應用于汽車、化工、電子、運輸、保險、分銷零售業(yè)中；日

25、本已在銷售、貿易、運輸、和制造業(yè)中廣泛使用EDI；新加坡聲稱95%的貿易用EDI實現(xiàn)。據悉，美國政府及歐洲共同體大部分國家的海關宣布，從1992年起，采用EDI方式辦理海關業(yè)務，如不采用EDI方式，其海關手續(xù)將被推遲辦理，或不再選為貿易伙伴。近年來，我國已開始重視和普及EDI技術，制定了EDI應用的總目標：“八五”抓基礎、抓試點；“九五”建立起中國貿易網（China Trade Network），盡快實現(xiàn)與國際貿易網的大聯(lián)通，全面推行EDI。1996年，亞洲六個國家和地區(qū)（中國、日本、印度、馬來西亞、菲律賓和中國臺灣?。┻_成協(xié)議，將共同開發(fā)EDI系統(tǒng)，以便使這些國家和地區(qū)在進出口過程中能夠實時地采集進出口數據，更有效地對客戶進行管理，減少報關錯誤。這無疑會加快亞洲國家的EDI建設進程。目前應用EDI技術通常需要解決如下問題：1、