1、精品文檔公司制度的排版管理制度排版格式頁面設(shè)置：用A4紙型，縱向單面打?。弧拔臋n網(wǎng)格” 使用“無網(wǎng)格”；頁邊距為上：2.5cm,下：2.0 cm,左：2.5cm, 右：2.0 cm;左側(cè)裝訂段落：題目居中；段首縮進(jìn)兩個(gè)漢字；1.25倍行距。字體字號(hào)：標(biāo)題用黑體、小二號(hào)字居中；正文一般用宋體小四號(hào)字。文中的小標(biāo)題用黑體、四號(hào)字。大部分規(guī)章制度的格式是這樣的標(biāo)題2號(hào)體，正文3號(hào)宋體。A4紙一頁22行，一行28字。3.7上下邊距，2.8左右邊距。國家行政機(jī)關(guān)公文格式釋義本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了國家行政機(jī)關(guān)公文通用的紙張要求、印制要求、公文中各要素排列順序和標(biāo)識(shí)規(guī)則。本標(biāo)準(zhǔn)適用于國家各級行政機(jī)關(guān)制發(fā)的公文。其他機(jī)

2、關(guān)公文可參照執(zhí)行。使用少數(shù)民族文字印制的公文，其格式可參照本標(biāo)準(zhǔn)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。本章規(guī)定了標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容范圍、適用范圍和特定范圍。(1)內(nèi)容范圍內(nèi)容范圍只涵蓋國家行政機(jī)關(guān)公文 (以下簡稱“公文”)格 式中的紙張要求、印制要求、公文各要素的排列順序和標(biāo)識(shí) 規(guī)則，并不是公文格式的全部范圍。對公文格式的完整要求應(yīng)是把 國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法中對公文格式的要求與本標(biāo)準(zhǔn)結(jié)合起來學(xué)習(xí)。(2)適用范圍本標(biāo)準(zhǔn)適用于國家各級行政機(jī)關(guān)的公文，其他機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的公文可參照執(zhí)行。所謂參照執(zhí)行的含義是可以結(jié)合自己的實(shí)際執(zhí)行。(3)特定范圍辦法規(guī)定，少數(shù)民族自治地區(qū)公文可以同時(shí)使用少數(shù)民族文字。由于少數(shù)民族文字的字體、

3、字型和書寫習(xí)慣與漢字不同，執(zhí)行本標(biāo)準(zhǔn)在莫些地方可參照本標(biāo)準(zhǔn)另行規(guī)定。2引用標(biāo)準(zhǔn)GB/T148 1997印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸在本標(biāo)準(zhǔn)中引用的國家標(biāo)準(zhǔn)GB/T1481997印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸，主要規(guī)定了印刷、書寫和繪圖紙的幅面尺寸，在一般的公文用紙中， 主要是采用印刷紙和書寫紙。由于該標(biāo)準(zhǔn)是根據(jù)國際標(biāo)準(zhǔn)ISO218等同采用過來的，因此其中的紙張幅面尺寸完全與國際標(biāo)準(zhǔn)一致。在A系列紙型中，公文用紙的紙型為A4型，即幅面尺寸為210mm< 297mm并規(guī)定各裁邊的誤差為± 3mm因此GB/T9704 1999國家行政機(jī)關(guān)公文格式中規(guī)定 的公文用紙幅面尺寸的依據(jù)就是GB/T

4、1481997印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸。3定義本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義。3.1 字 Word標(biāo)識(shí)公文中橫向距離的長度單位。一個(gè)字指一個(gè)漢字所占空間。3.2 行 line標(biāo)識(shí)公文中縱向距離的長度單位。本標(biāo)準(zhǔn)以3號(hào)字高度加3號(hào)字高度7/8倍的距離為一基準(zhǔn) 行；公文標(biāo)題以2號(hào)字高度加2號(hào)字高度7/8倍的距離為一 基準(zhǔn)行。在本標(biāo)準(zhǔn)中為確定公文中各項(xiàng)要素的位置，就需要對公文的縱向和橫向的定位給由統(tǒng)一的規(guī)定。為此，對于公文的橫向描述形式就是“字”，縱向描述就是“行”。在這兩項(xiàng)定義中,“字”指的就是漢字的橫向距離。一 “行”的概念（除2號(hào)標(biāo)題外）指的是3號(hào)字高度加其7/8 倍的距離。因此在標(biāo)準(zhǔn)中所指的一行就是一

5、個(gè)固定的數(shù)量單位。由這兩個(gè)定義可以把公文中橫縱坐準(zhǔn)確地將公文中的任何一個(gè)要素加以定位。4公文用紙主要技術(shù)指標(biāo)公文用紙一般使用紙張定量為60g/m 80g/m2的膠版印刷紙或復(fù)印紙。紙張白度為85獷90%橫向耐折度A 15次，不透明度A85% pH值為 7.5 9.5。由于公文的特殊地位，一方面要考慮其外觀嚴(yán)肅、莊重， 另一方面更要考慮其頻繁使用和作為檔案長期保存的要求， 因此對公文用紙的技術(shù)指標(biāo)必須作由相應(yīng)的規(guī)定。公文用紙的質(zhì)量為 60g/M2-80g/m2的膠版印刷紙或復(fù)印紙，是綜合考慮了公文用紙的經(jīng)濟(jì)性和美觀性。經(jīng)濟(jì)條件相對差一些的單位可以采用紙張質(zhì)量不低于60g/m2的膠版印刷紙，一般公

6、文用紙可以采用70g/m2的膠版印刷紙。對于一些使用高檔印制設(shè)備的單位可以采用紙張質(zhì)量不高于80g/m2的膠版印刷紙或復(fù)印紙。這種相對靈活的規(guī)定避免了一刀切的做法，各使用單位可根據(jù)自己的情況具體掌握，只要不低于下限或不高于上限均是符合標(biāo)準(zhǔn)的。公文用紙紙張白度是根據(jù)與A等書寫紙和膠版印刷紙相關(guān)的國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)關(guān)于紙張白度的指標(biāo)，進(jìn)行分析總結(jié)得來的紙張白度如果過低，看上去紙張較黑，如同報(bào)紙一般，很 不莊重；紙張白度過高，反光度加大，看上去晃眼，特別是 在晚間，紙張白度過高，對視力影響很大，時(shí)間長了很不舒 服。橫向耐折度A 15次是為了保證公文用紙的紙張不能太脆， 必須保證一定的柔韌性。因?yàn)楹芏?/p>

7、公文需要在較多的層次傳閱流轉(zhuǎn)，如果公文用紙過脆，沒看幾次紙張就發(fā)生斷裂，使公文不能完整地保存， 將直接影響公文效力的發(fā)揮。不透明度A 85%是為了保證公文不使用透明度過高的紙張。如果公文用紙的透明度過高，在正反兩面所印的文字就會(huì)由現(xiàn)相互泅透，看上去文字很花很亂，導(dǎo)致印制質(zhì)量不高， 影響公文的閱示傳看。這也是公文用紙的一項(xiàng)重要指標(biāo)。pH值為7.59.5是根據(jù)國家檔案局制定的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn) DA/T11 1994文件用紙耐久性測試法中的相關(guān)規(guī)定確 定的。這項(xiàng)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，存檔時(shí)間在200年以上的一般耐久紙， 其用紙的pH值應(yīng)為7.59.5。由于公文將作為檔案長期保存和使用的需要，因此有必要對此項(xiàng)指標(biāo)加以

8、規(guī)定。5公文用紙幅面及版面尺寸5.1公文用紙幅面尺寸公文用紙采用GB/T148中規(guī)定的A4型紙，具成品幅面尺寸為：210mm X 297mm尺寸的允許偏差見 GB/T148。5.2公文頁邊與版心足寸公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mn± lmm公文用紙訂口（左白邊）為：28mmt 1mm版心尺寸為：156mm< 225mm汴含頁碼）本標(biāo)準(zhǔn)改變了我國公文用紙長期以來一直沿用的16開型，而將公文用紙的幅面尺寸改為國際標(biāo)準(zhǔn)紙型A4型。作由這項(xiàng)規(guī)定應(yīng)該說是在進(jìn)行大量調(diào)查研究和對改變公 文用紙紙型將對我國相應(yīng)工業(yè)系統(tǒng)產(chǎn)生何種影響作調(diào)查和 分析的基礎(chǔ)上得由的。作由這項(xiàng)重大改變主要是基于以下三

9、方面的考慮：（1）采用國際標(biāo)準(zhǔn)已成為國際范圍公文用紙的普遍趨勢國際標(biāo)準(zhǔn)化組織（ISO）早在1975年就制定了書寫紙（書寫 用紙即日常的辦公用紙）的規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)，即ISO262: 1975,其 主要內(nèi)容就是規(guī)定了書寫用紙的規(guī)格為A4型（2l0mm X297mm這種紙型由于充分考慮了人體工效的作用，即可容納較多的信息，又大小適中，讓使用者感覺比較舒適。目前常用的復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)等基本上是以A4型標(biāo)準(zhǔn)作為基本紙型的。鑒于A4型紙是國際標(biāo)準(zhǔn)的紙型，因此得到各國和各國際組織的廣泛應(yīng)用，其公文用紙大多是采用A4型紙。國際會(huì)議也無一不是采用 A4型紙作為會(huì)議文件用紙。在修訂該標(biāo)準(zhǔn)的過程中，修訂工作

10、小組專門對許多國家和國際組織正式公文的公文用紙情況進(jìn)行了調(diào)查，在所收集到的公文范例中，無一不是采用A4型紙作為公文用紙。(2)我國已基本具備采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型公文用紙的條件我國在1987年和1988年分別等效ISO6716和ISO216制 定了我國國家標(biāo)準(zhǔn) GB/T788和GB/T148。但考慮到我國的實(shí)際情況，在這兩項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)中，還規(guī)定了我 國自己的標(biāo)準(zhǔn)16開型。隨著國際標(biāo)準(zhǔn) A4型的普及，各國普遍將A4型紙作為公文 用紙和書寫用紙，同時(shí)各種辦公自動(dòng)化設(shè)備具備處理A4型紙的功能，使 A4型紙?jiān)谖覈鳛闀鴮懠埡蛨D書雜志用紙已 是大勢所趨。為此GB/T148和GB/T788已作了修訂，明確規(guī)定國際標(biāo)

11、準(zhǔn) A系列作為書寫紙和圖書雜志開本尺寸，這也為我國公文用 紙采用國際標(biāo)準(zhǔn) A4型，使我國公文用紙與國際標(biāo)準(zhǔn)接軌奠(3)淘汰16開型紙的必要性及基本條件分析長期以來，我國在公文用紙方面一直沿用16開型。這種紙型標(biāo)準(zhǔn)實(shí)際是日本早期用的標(biāo)準(zhǔn)?，F(xiàn)今日本已不再使用該種紙型。用這種紙型印制的公文承載有效信息量小，不利于與各國政府或國際組織進(jìn)行公文交往。16開型紙作為公文用紙還有一個(gè)弊端是其本身無統(tǒng)一規(guī)格，還有用B5型紙與16開型紙混用的。紙型規(guī)格的不一，導(dǎo)致有的政府文件的前后頁大小不一， 公文質(zhì)量受到影響，也不嚴(yán)肅。而國際標(biāo)準(zhǔn)A4型規(guī)格比較嚴(yán)格， 無論在哪里買到的 A4型 紙具誤差不會(huì)超過1mm,可保證文

12、件用紙紙型的統(tǒng)一。因此淘汰16開型公文用紙紙型， 采用國際標(biāo)準(zhǔn) A4型作為 公文用紙是十分必要的。將公文用紙由16開型改為國際標(biāo)準(zhǔn) A4型，是我國公文用 紙的一場革命性轉(zhuǎn)變。從目前了解到的情況看， 我國的印刷設(shè)備制造企業(yè)已完全 能夠生產(chǎn)制造符合國際標(biāo)準(zhǔn) A系列的印刷設(shè)備，并將逐步淘 汰舊式生產(chǎn)設(shè)備。而且目前使用中的復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、輕印刷機(jī)，絕大部分 都是以A4型作為基本紙型，很多政府部門的文印設(shè)備也逐 步進(jìn)行了更新，可以印制 A4型公文。目前，淘汰16開型紙，采用A4型紙作為公文用紙的時(shí)機(jī) 已經(jīng)基本成熟。所以在國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法和國家行政機(jī)關(guān) 公文格式國家標(biāo)準(zhǔn)中都明確規(guī)定公文用紙規(guī)格一般

13、采用國 際標(biāo)準(zhǔn)A4型。6公文中圖文的顏色未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。公文在一般情況下，除了發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、眉首的反線和發(fā) 文機(jī)關(guān)印章為紅色外，其余部分均為黑色。為避免在本標(biāo)準(zhǔn)后面各章條的敘述重復(fù)，在此作總體規(guī) 定。7排版規(guī)格與印制裝訂要求7.1 排版規(guī)格正文用3號(hào)仿宋體字，文中如有小標(biāo)題可用 3號(hào)小標(biāo)宋體 字或黑體字，一般每面排 22行，每行排28個(gè)字。7.2 制版要求版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜, 誤差不超過 1mmi7.3 印刷要求雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm黑色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo) BL100%,紅色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo) Y80% M80%印品著墨

14、實(shí)、均勻；字面不花、不白、無斷劃。7.4 裝訂要求公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過 4mm騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂?/4處，允許誤差± 4mm平訂釘鋸與書脊間的距離為 3mm 5mm無壞釘、漏釘、重 釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差土 1mm,四角成90度，無毛茬或缺損。長期以來，我們的公文缺乏一個(gè)較為系統(tǒng)的印刷和裝訂規(guī)范。因此一些公文在印制和裝訂時(shí)由于不知道或不清楚有哪 些統(tǒng)一要求，使得公文印制和裝訂不規(guī)范，質(zhì)量差，也不嚴(yán) 肅。所以在修訂標(biāo)準(zhǔn)時(shí)將公文印制和裝訂的要求規(guī)定下來，主要目的

15、是使從事公文印制和裝訂的同志能夠清楚了解怎樣 印制和裝訂公文才是符合國家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的。(1)在標(biāo)準(zhǔn)中給由排版規(guī)格是保證公文行數(shù)和字?jǐn)?shù)的統(tǒng)" O此規(guī)定，是為解決上述經(jīng)常由現(xiàn)的問題而采取的必要措 施。在正常一面滿排公文正文的情況下，應(yīng)按照這一規(guī)定執(zhí)行。但如果遇到下一面將有可能由現(xiàn)空白頁時(shí)，就需要調(diào)整奧一面的字?jǐn)?shù)和行數(shù)，以保證下一面有公文的正文內(nèi)容。這種情況就屬特殊情況。所以在標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定的一般情況是相對特殊情況而言的。(2)在標(biāo)準(zhǔn)中給由制版要求，是保證采用制版印制公文的部門在制版過程中能夠有一可操作的規(guī)定，以保證公文印制質(zhì)量，減少不合格公文的由現(xiàn)。(3)在標(biāo)準(zhǔn)中給由印刷要求，是保證公文在印刷

16、過程中的質(zhì)量控制。關(guān)于印刷制品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是有很多指標(biāo)的， 在此標(biāo)準(zhǔn)中僅 給由最基本和最通用的一些印刷技術(shù)指標(biāo) ；這些指標(biāo)只要認(rèn) 真對待是很容易實(shí)現(xiàn)的。值得提由的是，為使今后公文在油墨的色譜上能夠基本達(dá) 到一致，在標(biāo)準(zhǔn)中給由了黑色油墨和紅色油墨的色譜指標(biāo)， 只要按標(biāo)準(zhǔn)中給由的油墨色譜來印制公文，就可以基本保證公文的顏色的相對一致。(4)在標(biāo)準(zhǔn)中給由裝訂要求，是保證公文在裝訂過程中的 質(zhì)量控制。由于公文的特殊作用和為保證公文的長期保存，對公文在 裝訂方面作由統(tǒng)一規(guī)定是十分必要的。在我們的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，一些公文在裝訂時(shí)不規(guī)范，散頁明訂的現(xiàn)象普遍，壞釘現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，釘鋸的釘位也很不規(guī)范，因而導(dǎo)致公文掉頁

17、現(xiàn)象由現(xiàn)，直接影響公文的完整性。本標(biāo)準(zhǔn)將公文的裝訂要求加以規(guī)定，就是對形成公文的最后一道工序嚴(yán)格把關(guān)，以保證公文的質(zhì)量。8公文中各要素標(biāo)識(shí)規(guī)則本標(biāo)準(zhǔn)將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm以上的各 要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之 間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。本標(biāo)準(zhǔn)將公文各要素劃分為眉首、主體、版記三部分，是采用了具有多年從事公文處理工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的同志的建議而確定的。其中“眉首”、“版記”兩個(gè)概念在公文印制行業(yè)已多年使用，“主體”是本標(biāo)準(zhǔn)提由的新概念。之所以這樣劃分，是為敘述方便，更重要的是這

18、三個(gè)部分 各有其特點(diǎn)，具有相對的獨(dú)立性，界限比較明顯。眉首的特點(diǎn)是位置相對固定，掌握了本標(biāo)準(zhǔn)對眉首所合各要素位置的規(guī)定，就可以設(shè)計(jì)文件的“紅頭”部分 （具體設(shè) 計(jì)方法后文介紹）。主體的特點(diǎn)是位置經(jīng)常變動(dòng)，依公文內(nèi)容的長短而定。由于公文實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容均在此部分，稱之為“主體”有其 道理。版記的特點(diǎn)是位置要依公文主體的構(gòu)成而定。由于按本標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定公文要雙面印刷，版記的位置有一個(gè)位于哪一面的問題；如果公文有附件，版記還有一個(gè)是放在 正文后還是放在附件之后的問題。因此版記有必要作為一個(gè)單獨(dú)部分加以敘述。用一個(gè)形象的比喻，眉首可稱之為公文的“頭”，主體稱之為公文的“身”，版記稱之為公文的“腳”。把公文各要

19、素分為“頭”、“身”、“腳”三部分，既便于從 總體上掌握其聯(lián)系，又便于對其進(jìn)行“解剖”，掌握其區(qū)別。這是本標(biāo)準(zhǔn)對公文結(jié)構(gòu)劃分提由的新觀點(diǎn)，也是本標(biāo)準(zhǔn)在結(jié)構(gòu)上的最大特點(diǎn)。8.1 眉首8.1.1 公文份數(shù)序號(hào)公文份數(shù)序號(hào)是將同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序編號(hào)。如需標(biāo)識(shí)公文份數(shù)序號(hào)， 用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識(shí)在版心左 上角第l行。并不是所有的公文都需要編制份數(shù)序號(hào)。辦法規(guī)定帶有密級的公文要編制份數(shù)序號(hào)。如果發(fā)文機(jī)關(guān)認(rèn)為有必要，也可對不帶密級的公文編制份 數(shù)序號(hào)，如國務(wù)院文件都編有份數(shù)序號(hào)。編份數(shù)序號(hào)的目的是準(zhǔn)確掌握公文的印制份數(shù)和分發(fā)范圍和對象。當(dāng)文件需要收回保管或銷毀的時(shí)候，就可以對照份數(shù)序號(hào)掌握

20、其是否有遺漏或丟失。發(fā)文機(jī)關(guān)根據(jù)份數(shù)序號(hào)可以掌握每一份公文的去向。因此，發(fā)文機(jī)關(guān)在發(fā)文和收文機(jī)關(guān)在收文時(shí)，都要登記份數(shù)序號(hào)。本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定編制份數(shù)序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼，對編幾位未作規(guī)定。一般來說，應(yīng)根據(jù)公文的份數(shù)來決定編幾位，但至少應(yīng)不少于兩位，即“ 1”編為“ 01”，如果單編“ l ”，會(huì)使人不知 其意，以為是誤印上去的。對份數(shù)序號(hào)，有的是用印號(hào)機(jī)手工在成文上加蓋，有的印 刷設(shè)備帶有印號(hào)功能，可以與成文同時(shí)印刷，對此本標(biāo)準(zhǔn)不 作統(tǒng)一規(guī)定，公文印發(fā)機(jī)夫可自行掌握。本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定份數(shù)序號(hào)的位置在版心左上角頂格第1行。8.1.2 秘密等級和保密期限如需標(biāo)識(shí)秘密等級，用 3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上 角第l

21、行，兩字之間空l字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級和保密期限，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第 l行，秘密 等級和保密期限之間用“”隔開。秘密等級是標(biāo)識(shí)公文保密程度的一種標(biāo)志。根據(jù)辦法的規(guī)定，涉及國家秘密的公文應(yīng)當(dāng)按照國家 秘密及其密級具體范圍的規(guī)定分別標(biāo)明“絕密”、“機(jī)密”和“秘密”。“絕密”是最重要的國家秘密，泄露會(huì)使國家的安全和利 益遭受特別嚴(yán)重的損害；“機(jī)密”是重要的國家秘密，泄露 會(huì)使國家的安全和利益遭受嚴(yán)重的損害；“秘密”是一般的國家秘密，泄露會(huì)使國家的安全和利益遭受損害。在國家行政機(jī)關(guān)的公文中應(yīng)按照上述要求在公文中標(biāo)識(shí)公文的秘密等級。保密期限是對公文密級的時(shí)效加以規(guī)定的說明。如公文針發(fā)

22、單位能夠知道保密期限， 可按照國家保密局的 要求在密級程度后標(biāo)注保密期限， 在秘密等級和保密期限問 用“”隔開。如：絕密3個(gè)月，意味著該公文屬于絕密等級，保密的期限為3個(gè)月，過期即可解密。在此需要說明的是，如不標(biāo)識(shí)保密期限，秘密等級兩字之 間應(yīng)空l字距離，如需標(biāo)注保密期限，則秘密等級的兩字問則不空l字距離，以使該字段不致過長。8.1.3 緊急程度如需標(biāo)識(shí)緊急程度，用 3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上 角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級與緊急 程度，秘密等級頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第 2行。緊急程度是對公文送達(dá)時(shí)限的要求。根據(jù)辦法規(guī)定，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)

23、明“特急”、“急件”。具體“特急”和“急件”的時(shí)間要求是多少，由各地行政 機(jī)關(guān)主管自行確定。在標(biāo)準(zhǔn)中只規(guī)定緊急程度的標(biāo)識(shí)位置是居于版心右上角 頂格第l行。如果遇到秘密等級和緊急程度需同時(shí)標(biāo)識(shí)時(shí)，按照秘密等級在上、緊急程度在下的次序分兩行頂格標(biāo)注在版心右上角。br> 8.1.4 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成 ；對一些 特定的公文可只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。友文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為 25mm對于上報(bào)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為80mm如需標(biāo)識(shí)公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級和保密期限以及緊急程度，可在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上空 2行向下依次標(biāo)識(shí)（見圖三）。發(fā)文

24、機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識(shí)。字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但一般應(yīng)小于22mm< 15mm高 X 寬）。聯(lián)合行文時(shí)應(yīng)使主辦機(jī)關(guān)名稱在前， “文件”二字置于發(fā) 文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布 ；如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過多，必 須保證公文首頁顯示正文。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)即人們通常所稱的“紅頭”。它是由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成的。發(fā)文機(jī)關(guān)全稱應(yīng)以批準(zhǔn)該機(jī)關(guān)成立的文件核定的名稱為準(zhǔn)。規(guī)范化簡稱應(yīng)由該機(jī)關(guān)的上級機(jī)關(guān)規(guī)定。有一些特定的公文在發(fā)文機(jī)關(guān)名稱后面不加“文件”二字,如國務(wù)院就有“國務(wù)院任免通知”紅頭形式，本標(biāo)準(zhǔn)給這類“紅頭”留了余地，未規(guī)定一律要加“文件”二字，但只限 于

25、特定的公文。一般來說，行政機(jī)關(guān)的重要公文特別是上報(bào)的公文均應(yīng)加“文件”二字。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的字體，本標(biāo)準(zhǔn)推薦使用小標(biāo)宋體字，是因 為小標(biāo)宋體字顯得莊重，其他字體如楷體、隸書、魏碑等都 帶有莫些書法藝術(shù)的成分，應(yīng)該說不適于標(biāo)識(shí)具有執(zhí)法職能 的國家行政機(jī)關(guān)的公文。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的字號(hào)，本標(biāo)準(zhǔn)以22mm< 15mm為高限，現(xiàn)行“國務(wù)院文件”的字號(hào)即是 22mm< 15mm本標(biāo)準(zhǔn)以此為高限，就是要求除“國務(wù)院文件”以外，其 他各級行政機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的字號(hào)要小于“國務(wù)院文件”，以顯示國務(wù)院作為最高國家行政機(jī)關(guān)的地位，具體字號(hào)各行政機(jī)關(guān)可根據(jù)機(jī)關(guān)名稱的字?jǐn)?shù)多少來定。關(guān)于發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的位置，本標(biāo)準(zhǔn)提由了兩

26、種。第一種是用于平行文或下行文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版 心上邊緣為25mm也就是留出25mm的2行）位置用于標(biāo)識(shí) 上述的份數(shù)序號(hào)、密級和緊急程度。要注意，即使上述 3項(xiàng)要素均不需要標(biāo)識(shí)，也要留由這段 空白，也就是說，在設(shè)計(jì)文件紅頭時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)位置應(yīng)自上 頁邊起留由天頭 37mm十25mm=62mmJ距離。第二種僅限于上行文，凡上報(bào)的公文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為 80mm即要留出 80mmr 25mm=55mimj空白 供上級機(jī)關(guān)批示文件用，也就是說上行文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)距上頁邊為天頭 37mmrh 25mmrh 55mm=117mm各行政機(jī)關(guān)在設(shè)計(jì)文件“紅頭”時(shí)，兩種形式均應(yīng)具備，即平行文

27、或下行文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)距上頁邊為62mm上行文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)距上頁邊為 117mm關(guān)于聯(lián)合行文，本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定“文件”兩字居于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)上下居中。本標(biāo)準(zhǔn)還特別提由“文件首頁必須顯示正文”這一明確要求。如果聯(lián)合行文的機(jī)關(guān)過多（我們曾發(fā)現(xiàn)過有14家聯(lián)合行文），就可能由現(xiàn)把正文擠由首頁的情況，而公文如 果首頁沒有正文，使人一看首頁還不知道文件內(nèi)容是什么， 是極不嚴(yán)肅甚至可以說是很滑稽的事。因此公文首頁必須顯示正文，發(fā)文機(jī)關(guān)過多只能擠發(fā)文機(jī) 關(guān)，不能擠正文，可將發(fā)文機(jī)關(guān)字號(hào)縮小，行距縮小，直至 保證公文首頁顯示正文為止（還要考慮留由發(fā)文字號(hào)、主送 機(jī)關(guān)、標(biāo)題以及最少一行正文的位置）。8 , 1.5發(fā)文字

28、號(hào)發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行，用3號(hào)仿宋體字，居中排布；年份、序號(hào)用阿 拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“括入；序號(hào) 不編虛位（即1不編為O01）,不加“第”字。發(fā)文字號(hào)之下4mm印一條與版心等寬的紅色反線。發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和發(fā)文序號(hào)組成。機(jī)關(guān)代字一般由兩個(gè)層次組成。第一個(gè)層次是發(fā)文機(jī)關(guān)代字，第二個(gè)層次是發(fā)文機(jī)關(guān)主辦 文件的部門的代字。如鐵道部文件的機(jī)關(guān)代字有“鐵辦”、“鐵財(cái)”等，“鐵”代鐵道部，“辦”、“財(cái)”代主辦這份鐵道部文件的鐵道部的 辦公部門、財(cái)務(wù)部門。讀懂機(jī)關(guān)代字很重要，特別是知道了文件的主辦部門是 誰，可以比較準(zhǔn)確地對文件進(jìn)行分辦

29、、查詢和保存歸檔。有的機(jī)關(guān)代字還包合其他的層次，如國務(wù)院發(fā)文的機(jī)關(guān)代字有“國發(fā)”、“國函”，“國”代國務(wù)院，而“發(fā)”和“函”則代“國務(wù)院文件”和“國務(wù)院函”這兩種發(fā)文形式。有的文件機(jī)關(guān)代字有七八個(gè)、十幾個(gè)字之多，可能各有所代的層次，但盡量以簡化為好。年份要用全稱，不應(yīng)簡化，如“ 87”、“93”等均屬標(biāo)識(shí)不 正確。年份應(yīng)用六角括號(hào)“”括起。注意六角括號(hào)不是數(shù)學(xué)公式的中括號(hào)，因?yàn)楫?dāng)引用公文 時(shí)，標(biāo)題后面的發(fā)文字號(hào)要用圓括號(hào)“（）”括起，如果年份 用中括號(hào)括起，就違反了低級符號(hào)中不得包合高級符號(hào)的原 則。因此稱之為“六角括號(hào)”是基于與數(shù)學(xué)的中括號(hào)相區(qū)別。另外，二者形狀也略有不同。有的文件把年份用圓

30、括號(hào)括起， 今后也要按本標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定使用六角括號(hào)。序號(hào)是發(fā)文的流水號(hào)。一般都是按文件的形式統(tǒng)一編，即是哪個(gè)部門主辦的，只 要是同一發(fā)文形式，就要統(tǒng)一按順序編號(hào)。有的機(jī)關(guān)按主辦部門或按文件內(nèi)容劃分編序號(hào)，是一種較繁瑣的辦法。本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定序號(hào)不編虛位，不加“第”（有的單位加“字”） 等虛字，主要是講究實(shí)用，盡量減少公文的字?jǐn)?shù)。發(fā)文字號(hào)的位置，本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行，規(guī)定在發(fā)文字號(hào)之下 4mm處印一條與版心同寬的紅色反線， 這樣就明確了發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)與紅色反線之間的距離是 3行位置，發(fā)文字號(hào) 應(yīng)標(biāo)在第3行，并且不要緊貼紅色反線，空由約 4mm勺距離 （實(shí)際掌握只要不貼紅色反線即可 ）。發(fā)文字號(hào)應(yīng)居中8 , 1.6簽發(fā)人上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。發(fā)文字號(hào)居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3 號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。如有多個(gè)簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第l行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī) 關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè) 簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm簽