1、檔案整理培訓課件目目 錄錄件為一件（對制件為一件（對制成材料或字跡材成材料或字跡材料不利于長期保料不利于長期保管的、以及破損管的、以及破損的文件，要復制的文件，要復制后與原件一起歸后與原件一起歸檔）；檔）；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件。轉(zhuǎn)發(fā)文為一件。第一步第一步 件的確定件的確定 件是檔案保管的最小個體，一般以每份文件為一件。但實踐中文件件是檔案保管的最小個體，一般以每份文件為一件。但實踐中文件的情況很多，要用以下標準來確定件。的情況很多，要用以下標準來確定件。文書檔案的整理文書檔案的整理文書檔案的整理文書檔案的整理 * *重要文件的正文與歷次修改稿為一件（重要文件須保留歷次修改稿的重要文

2、件的正文與歷次修改稿為一件（重要文件須保留歷次修改稿的, ,應作為一件，應作為一件，如修改稿數(shù)量較多也可各為一件）。如修改稿數(shù)量較多也可各為一件）。 *成套的會議材料各為一件成套的會議材料各為一件（一個會議的材料不能簡單作一（一個會議的材料不能簡單作一件處理，而要分別以件歸檔）。件處理，而要分別以件歸檔）。文書檔案的整理文書檔案的整理與批復、報告與批示、函與批復、報告與批示、函與復函）可為一件；與復函）可為一件； 這樣這樣是為整理此類文件節(jié)約了是為整理此類文件節(jié)約了工作量，但在此后的編目工作量，但在此后的編目中文件題名應寫批復的題中文件題名應寫批復的題名，在后面要注明（附請名，在后面要注明（附

3、請示、報告、函）。示、報告、函）。文書檔案的整理文書檔案的整理件的單位應建立二件的單位應建立二級目錄，即進入二級目錄，即進入二級目錄界面，輸入級目錄界面，輸入每份報表、名冊的每份報表、名冊的題名題名+單位名（人單位名（人名）。名）。文書檔案的整理文書檔案的整理文書檔案的整理文書檔案的整理第二步第二步 文件的修整文件的修整文書檔案的整理文書檔案的整理文書檔案的整理文書檔案的整理第三步第三步 裝訂裝訂文書檔案的整理文書檔案的整理 歸檔文件經(jīng)修整后要按件裝訂。歸檔文件經(jīng)修整后要按件裝訂。不銹鋼釘裝訂方式不銹鋼釘裝訂方式 注：裝訂時，紙張要對齊裝訂的一邊，一個單位的裝訂方式應相對統(tǒng)一。注：裝訂時，紙張

4、要對齊裝訂的一邊，一個單位的裝訂方式應相對統(tǒng)一。保存十年的文件材料可保持原裝訂方式不變。保存十年的文件材料可保持原裝訂方式不變。文書檔案的整理文書檔案的整理較厚的文件采用三孔一線的裝訂方式。較厚的文件采用三孔一線的裝訂方式。文書檔案的整理文書檔案的整理第四步第四步 分類排列分類排列最常用的分類方案有：最常用的分類方案有：保管期限保管期限年度年度保管期限保管期限年度年度機構(gòu)（問題）機構(gòu)（問題）類目（問題）類目（問題）年度年度保管期限保管期限 因故未及時整理歸檔的因故未及時整理歸檔的零散文件材料，可排在同一零散文件材料，可排在同一年度、期限、機構(gòu)（問題）年度、期限、機構(gòu)（問題）的所有文件的最后，或

5、并入的所有文件的最后，或并入關(guān)系密不可分的相關(guān)文件中關(guān)系密不可分的相關(guān)文件中作為一件。上述情況應在盒作為一件。上述情況應在盒內(nèi)備考表中加以說明，而在內(nèi)備考表中加以說明，而在實際整理工作中應盡量避免。實際整理工作中應盡量避免。適用于企業(yè)適用于企業(yè)適用于小單位適用于小單位文書檔案的整理文書檔案的整理適用于內(nèi)設(shè)機構(gòu)較多的適用于內(nèi)設(shè)機構(gòu)較多的大單位大單位文書檔案的整理文書檔案的整理 事由：是指一件具體的事，一個具體的問題，一段緊事由：是指一件具體的事，一個具體的問題，一段緊密的工作過程，不是指一類相同性質(zhì)的事或某一方面的工密的工作過程，不是指一類相同性質(zhì)的事或某一方面的工作內(nèi)容。作內(nèi)容。 文書檔案的整

6、理文書檔案的整理按按“保管期限保管期限年度年度”分類的：分類的：永久永久 2008年（歸檔文件件）年（歸檔文件件） 30年年 同上同上10年同上年同上按按“保管期限保管期限年度年度機構(gòu)機構(gòu)”分類的（采取部門立卷的單位）：分類的（采取部門立卷的單位）： 永久永久2008年年 辦公室，綜合處，業(yè)務處，辦公室，綜合處，業(yè)務處， （室編件號）（室編件號）1，1， 1， （館編件號）（館編件號）1 30年年2008年年 同同 上上 10年年2008年年 同同 上上按按“類目類目年度年度保管期限保管期限”分類的：分類的： 黨群類黨群類 （0） 2007年年 永永 久，久， 30年，年， 10年年 （件號）

7、（件號） 1，1， 1 2008年年 永永 久，久， 30年，年， 10年年 （件號）（件號） 1，1， 1 行政類行政類 （1） 同同 上上 經(jīng)營管理類（經(jīng)營管理類（2） 同同 上上 生產(chǎn)技術(shù)類（生產(chǎn)技術(shù)類（3） 同同 上上文件的排列：文件的排列：第五步第五步 編制歸檔號編制歸檔號 歸檔章用紅歸檔章用紅色印泥加蓋，檔色印泥加蓋，檔號填寫用黑色或號填寫用黑色或藍黑墨水筆填寫。藍黑墨水筆填寫。文書檔案的整理文書檔案的整理文書檔案的整理文書檔案的整理 歸檔章按標準制作，歸檔章的填寫內(nèi)容與要求：歸檔章按標準制作，歸檔章的填寫內(nèi)容與要求： 特別提醒：一個類一個流水號，如采用特別提醒：一個類一個流水號，

8、如采用“保管期限年度保管期限年度”分類方法，分類方法，永久、永久、30年、年、 10 年分別自年分別自1開始編流水號（件號），第二年仍然分別從開始編流水號（件號），第二年仍然分別從1開始編號。開始編號。 文書檔案的整理文書檔案的整理最容易出現(xiàn)的問題：最容易出現(xiàn)的問題：文書檔案的整理文書檔案的整理（歪章）（歪章）（用藍色、黑色印泥）（用藍色、黑色印泥）（在文字上蓋章）（在文字上蓋章）（位置不對）（位置不對）（不按規(guī)定填寫）（不按規(guī)定填寫）錄有統(tǒng)一的格式，使用文檔一體化錄有統(tǒng)一的格式，使用文檔一體化管理軟件的單位，在軟件中逐件輸管理軟件的單位，在軟件中逐件輸入，集中打印輸出。入，集中打印輸出。第六

9、步第六步 編目編目文書檔案的整理文書檔案的整理文書檔案的整理文書檔案的整理可一并抄錄，外加可一并抄錄，外加“（）（）”標注。在計標注。在計算機輔助管理條件算機輔助管理條件下，若題名較籠統(tǒng)，下，若題名較籠統(tǒng)，需要進一步細化著需要進一步細化著錄。錄。文書檔案的整理文書檔案的整理 特別提示：題名十分重要，是特別提示：題名十分重要，是以后查找檔案時的最重要的要素，以后查找檔案時的最重要的要素，填寫時一般應照實抄錄。來文與復填寫時一般應照實抄錄。來文與復文作為一件，只對復文進行編目，文作為一件，只對復文進行編目，題名后注明題名后注明“（附請示）（附請示）”；任免文；任免文件和表彰文件中本單位人員未列在件

10、和表彰文件中本單位人員未列在題名中的，在題名后將本單位人員題名中的，在題名后將本單位人員列出，原題名簡單的要重擬，這些列出，原題名簡單的要重擬，這些補充的內(nèi)容都要加補充的內(nèi)容都要加“（）（）”。文書檔案的整理文書檔案的整理 特別提示：日期的書特別提示：日期的書寫方式不得省略，不能只寫方式不得省略，不能只寫月日，要寫全年月日。寫月日，要寫全年月日。常見的錯誤常見的錯誤文書檔案的整理文書檔案的整理文書檔案的整理文書檔案的整理 在背脊上貼標簽，注明在背脊上貼標簽，注明 全宗號、年度、全宗號、年度、保管期限，放入目錄櫥柜中。保管期限，放入目錄櫥柜中。 貼標簽高度沒有規(guī)定，一個檔案室內(nèi)一貼標簽高度沒有規(guī)

11、定，一個檔案室內(nèi)一致就行了。致就行了。 全宗名稱：立檔單位的名全宗名稱：立檔單位的名稱，填寫時應使用全稱或規(guī)范化稱，填寫時應使用全稱或規(guī)范化簡稱。簡稱。 年度：文件形成年度。年度：文件形成年度。（注意不是整理年度）（注意不是整理年度） 保管期限：對應歸檔文件保管期限：對應歸檔文件的保管期限，填寫永久、的保管期限，填寫永久、30年、年、10 年。年。 機構(gòu)（問題）：根據(jù)分類機構(gòu)（問題）：根據(jù)分類方案，填寫對應歸檔文件的類目。方案，填寫對應歸檔文件的類目。 歸檔文件目錄裝訂成冊，外歸檔文件目錄裝訂成冊，外封面可用檔案服務部統(tǒng)一制作的封面可用檔案服務部統(tǒng)一制作的歸檔文件目錄夾。歸檔文件目錄夾。第七步

12、第七步 裝盒裝盒文書檔案的整理文書檔案的整理 特別提醒：紙張中的酸性對檔案有很大危害，酸會使紙張變硬發(fā)脆，嚴重的會導特別提醒：紙張中的酸性對檔案有很大危害，酸會使紙張變硬發(fā)脆，嚴重的會導致紙張成粉沫。確保檔案安全最重要，所以長期保存的檔案必須要采用無酸紙書寫，致紙張成粉沫。確保檔案安全最重要，所以長期保存的檔案必須要采用無酸紙書寫，裝具也要用無酸檔案盒。要求使用檔案局監(jiān)制的無酸紙盒。裝具也要用無酸檔案盒。要求使用檔案局監(jiān)制的無酸紙盒。 文書檔案的整理文書檔案的整理 盒的背面有監(jiān)制標志盒的背面有監(jiān)制標志 脊背字體脊背字體適中，用黑色適中，用黑色或藍黑墨水書或藍黑墨水書寫或蓋章，字寫或蓋章，字跡要

13、端正。跡要端正。按按“保管期限保管期限年度年度”和和“保管期限保管期限年度年度機構(gòu)機構(gòu)”分類的：分類的：永久永久 2008年盒年盒 30年年 2008年盒年盒 10年年 2008年盒年盒 文書檔案的整理文書檔案的整理盒號的盒號的 按按“類目類目年度年度保管期限保管期限”分類的：分類的： 黨群類黨群類 （0） 2007年年 永久（永久（1件），件），30年（年（1件），件），10年（年（1件）件） （盒號）（盒號） 1n盒盒 2008年年 永久（永久（1件），件），30年（年（1件），件），10年（年（1件）件） （盒號）（盒號） 1n盒盒 行政類行政類 （1） 同同 上上 經(jīng)營管理類（經(jīng)營管理

14、類（2） 同同 上上 生產(chǎn)技術(shù)類（生產(chǎn)技術(shù)類（3） 同同 上上第八步第八步 入庫排架入庫排架文書檔案的整理文書檔案的整理 “保管期限年度保管期限年度”：先分保管期限排放，然后每種保管期限內(nèi)分別按：先分保管期限排放，然后每種保管期限內(nèi)分別按年度連續(xù)排放。年度連續(xù)排放。 “保管期限年度機構(gòu)（問題）保管期限年度機構(gòu)（問題）”：在上述排列方式的基礎(chǔ)上，再在：在上述排列方式的基礎(chǔ)上，再在同一年度中，按分類方案中設(shè)定的機構(gòu)（問題）順序排列。同一年度中，按分類方案中設(shè)定的機構(gòu)（問題）順序排列。文書檔案的整理文書檔案的整理文書檔案的整理文書檔案的整理科技檔案的整理科技檔案的整理 將科技文件材料按項目疊開。將科

15、技文件材料按項目疊開。 組卷要求：組卷要求： 第一步第一步 分項目分項目 1、案卷內(nèi)科技文件材料內(nèi)容必須、案卷內(nèi)科技文件材料內(nèi)容必須準確反映生產(chǎn)、科研、基建、設(shè)備及其準確反映生產(chǎn)、科研、基建、設(shè)備及其管理活動的真實情況。管理活動的真實情況。 2 、案卷內(nèi)科技文件材料要齊全、案卷內(nèi)科技文件材料要齊全、完整。完整。 3、案卷內(nèi)科技文件材料的載體和書、案卷內(nèi)科技文件材料的載體和書寫材料應符合耐久性要求。不能有熱敏紙，寫材料應符合耐久性要求。不能有熱敏紙，不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水、不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水、復寫紙等書寫的字跡。復寫紙等書寫的字跡。第二步第二步 組卷組卷科技檔案的

16、整理科技檔案的整理 操作方法：操作方法： 根據(jù)一個項目文件材料的數(shù)量和形成時間情況，按項目形成階段，結(jié)合科技文件的內(nèi)容、根據(jù)一個項目文件材料的數(shù)量和形成時間情況，按項目形成階段，結(jié)合科技文件的內(nèi)容、性質(zhì)，選擇一定數(shù)量文件材料組成一卷。性質(zhì)，選擇一定數(shù)量文件材料組成一卷。 1、產(chǎn)品檔案按結(jié)構(gòu)或階段分別組卷。產(chǎn)品檔案一般有：、產(chǎn)品檔案按結(jié)構(gòu)或階段分別組卷。產(chǎn)品檔案一般有： 等階段或內(nèi)容。組卷時可按階段分別組合，也可幾個內(nèi)容合在一起，圖紙按部件分別組卷。等階段或內(nèi)容。組卷時可按階段分別組合，也可幾個內(nèi)容合在一起，圖紙按部件分別組卷?？萍紮n案的整理科技檔案的整理 3 、基建檔案一個項目一個流水號，按形

17、成階段結(jié)合內(nèi)容分別組卷?；n、基建檔案一個項目一個流水號，按形成階段結(jié)合內(nèi)容分別組卷?；n案一般有：案一般有： 等不同階段和內(nèi)容?；ㄎ募牧蠑?shù)量多、規(guī)格雜，組卷時可考慮在同一階段內(nèi)同一種格式等不同階段和內(nèi)容。基建文件材料數(shù)量多、規(guī)格雜，組卷時可考慮在同一階段內(nèi)同一種格式的材料組卷，如竣工圖組一卷或若干卷，原材料檢測、質(zhì)保書組一卷或若干卷。的材料組卷，如竣工圖組一卷或若干卷，原材料檢測、質(zhì)保書組一卷或若干卷?？萍紮n案的整理科技檔案的整理 遇到以下情況要特殊處理：遇到以下情況要特殊處理： 引進項目中的成套科技文件材引進項目中的成套科技文件材料及設(shè)備說明書等可不拆散組卷，保持料及設(shè)備說明書等可

18、不拆散組卷，保持原有裝訂方式。原有裝訂方式。 一個單位保存一套相關(guān)的通用圖、一個單位保存一套相關(guān)的通用圖、標準圖，并單獨組卷；采用了這些通用圖、標準圖，并單獨組卷；采用了這些通用圖、標準圖的項目，其科技文件材料組卷時可標準圖的項目，其科技文件材料組卷時可在卷內(nèi)備考表中說明并標注標準圖、通用在卷內(nèi)備考表中說明并標注標準圖、通用圖的圖號。圖的圖號。 底圖以張為單位單獨保存和管理，底圖以張為單位單獨保存和管理，另行整理編目。另行整理編目。 產(chǎn)品更新?lián)Q代或更換零部件時，保產(chǎn)品更新?lián)Q代或更換零部件時，保留新形成的科技文件材料并單獨組卷排列留新形成的科技文件材料并單獨組卷排列在原產(chǎn)品案卷之后。在原產(chǎn)品案卷

19、之后。 設(shè)備維修中形成的科技文件材料單設(shè)備維修中形成的科技文件材料單獨組卷。外購設(shè)備中的隨機文件材料可以獨組卷。外購設(shè)備中的隨機文件材料可以單獨組卷。單獨組卷。工程竣工驗收等排列。工程竣工驗收等排列。 4 、設(shè)備類案卷按設(shè)備依據(jù)性材料、外購、設(shè)備類案卷按設(shè)備依據(jù)性材料、外購設(shè)備開箱驗收（自制設(shè)備的設(shè)計、制造、驗收）、設(shè)備開箱驗收（自制設(shè)備的設(shè)計、制造、驗收）、設(shè)備安裝調(diào)試、隨機文件材料、設(shè)備運行、設(shè)備設(shè)備安裝調(diào)試、隨機文件材料、設(shè)備運行、設(shè)備維護等排列。維護等排列。第三步第三步 卷內(nèi)文件排序卷內(nèi)文件排序科技檔案的整理科技檔案的整理 科技檔案的內(nèi)容繁多，科技檔案的內(nèi)容繁多，產(chǎn)品、設(shè)備、基建、科研

20、等產(chǎn)品、設(shè)備、基建、科研等都有相關(guān)的歸檔范圍和組合都有相關(guān)的歸檔范圍和組合方法，組卷時請查閱相關(guān)標方法，組卷時請查閱相關(guān)標準。準。 科技檔案的整理科技檔案的整理第四步第四步 去訂、折疊、編號去訂、折疊、編號科技檔案的整理科技檔案的整理小于小于A4 的文件材料的文件材料要裱貼在要裱貼在A4 紙上紙上圖紙邊要裁剪圖紙邊要裁剪按按A4 高度向內(nèi)折（做一塊高度向內(nèi)折（做一塊A4 標準的硬質(zhì)紙標準的硬質(zhì)紙板或鐵皮板作為折疊標準板）板或鐵皮板作為折疊標準板）折成折成A4 規(guī)格，左邊留出裝規(guī)格，左邊留出裝訂邊訂邊 影響裝訂部分向上折角影響裝訂部分向上折角 右下角露出標題欄右下角露出標題欄 如風琴一樣折展自如

21、如風琴一樣折展自如 科技檔案的整理科技檔案的整理國家標準頁號編寫在國家標準頁號編寫在右下角，但一般文件右下角，但一般文件的頁眉大，頁腳小，的頁眉大，頁腳小，很難敲頁號，所以江很難敲頁號，所以江蘇省采取編在右上角蘇省采取編在右上角的辦法解決。的辦法解決。科技檔案的整理科技檔案的整理 檔號：檔號應填寫全檔號：檔號應填寫全宗號、分類號（項目代號或宗號、分類號（項目代號或目錄號）、案卷號。如：目錄號）、案卷號。如： B01552 。非進館單位。非進館單位如沒有全宗號可不寫全宗號，如沒有全宗號可不寫全宗號，具體要求詳見后面填寫封面具體要求詳見后面填寫封面一節(jié)。一節(jié)。 序號：用阿拉伯數(shù)字序號：用阿拉伯數(shù)字

22、從從1起依次標注卷內(nèi)科技文起依次標注卷內(nèi)科技文件材料的順序。件材料的順序。 特別提示：加蓋檔號章的目的：一是固定整理成果，二是在單獨抽出借特別提示：加蓋檔號章的目的：一是固定整理成果，二是在單獨抽出借閱此件后能準確歸還到盒內(nèi)。閱此件后能準確歸還到盒內(nèi)。 科技檔案的整理科技檔案的整理檔檔 號號序號序號B015-5-2B015-5-24 4填寫方法：填寫方法：件號件號案卷號案卷號目錄號目錄號全宗號全宗號 序號：用阿拉伯數(shù)字從序號：用阿拉伯數(shù)字從1起依次標注卷內(nèi)科起依次標注卷內(nèi)科技文件材料的順序。技文件材料的順序。 文件編號：應填寫科技文件材料的文號或文件編號：應填寫科技文件材料的文號或圖紙的圖號、

23、設(shè)備代號、項目代號等。圖紙的圖號、設(shè)備代號、項目代號等。 責任者：應填寫科技文件材料的形成部門責任者：應填寫科技文件材料的形成部門或主要責任者?；蛑饕熑握摺?文件材料題名：應填寫科技文件材料的全文件材料題名：應填寫科技文件材料的全稱。稱。 日期：應填寫科技文件材料的形日期：應填寫科技文件材料的形成日期，要求以成日期，要求以8 位阿拉伯數(shù)字標注位阿拉伯數(shù)字標注年月日，不要省略，如年月日，不要省略，如2002.09.09 。 頁號：應填寫每件科技文件材料頁號：應填寫每件科技文件材料首頁上標注的頁號，最后一件文件寫首頁上標注的頁號，最后一件文件寫起止頁號。不裝訂的文件材料此項填起止頁號。不裝訂的文

24、件材料此項填寫該件的頁數(shù)。寫該件的頁數(shù)。 卷內(nèi)文件以件為單位，采用不裝訂組卷的，頁號中卷內(nèi)文件以件為單位，采用不裝訂組卷的，頁號中登錄該件的總頁數(shù)。登錄該件的總頁數(shù)。第五步第五步 編制內(nèi)目、備考表編制內(nèi)目、備考表科技檔案的整理科技檔案的整理 說明：包括案卷內(nèi)科技文說明：包括案卷內(nèi)科技文件材料的件數(shù)、頁數(shù)以及組卷和件材料的件數(shù)、頁數(shù)以及組卷和案卷提供使用過程中需要說明的案卷提供使用過程中需要說明的問題，一般可不填寫。問題，一般可不填寫。 立卷人：應由責任立卷人簽立卷人：應由責任立卷人簽名，一般是檔案整理者。名，一般是檔案整理者。 立卷日期：應填寫完立卷日期：應填寫完成立卷的日期。成立卷的日期。

25、檢查人：應由案卷質(zhì)量審檢查人：應由案卷質(zhì)量審核者簽名，一般是科技項目的負核者簽名，一般是科技項目的負責人或檔案室主任、鑒定小組組責人或檔案室主任、鑒定小組組長。長。 檢查日期：應填寫審核檢查日期：應填寫審核的日期。的日期。 互見號：應填寫反映同一內(nèi)互見號：應填寫反映同一內(nèi)容而形式不同且另行保管的檔案保容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的檔號。檔號后應注明檔案管單位的檔號。檔號后應注明檔案載體形式，并用括號括起。載體形式，并用括號括起。科技檔案的整理科技檔案的整理 采用裝訂方式的，用檔案局統(tǒng)一監(jiān)制的軟卷皮，將卷內(nèi)目錄、歸檔文件材抖和備考表一采用裝訂方式的，用檔案局統(tǒng)一監(jiān)制的軟卷皮，將卷內(nèi)目錄、

26、歸檔文件材抖和備考表一起裝訂成冊，裝訂方式用三孔一線。裝訂成冊后再裝入科技檔案盒內(nèi)保存。起裝訂成冊，裝訂方式用三孔一線。裝訂成冊后再裝入科技檔案盒內(nèi)保存。 采用不裝訂方式的，可將卷內(nèi)目錄、歸檔文件材料、備考表依次裝入科技擋案盒內(nèi)保存。采用不裝訂方式的，可將卷內(nèi)目錄、歸檔文件材料、備考表依次裝入科技擋案盒內(nèi)保存。 第六步第六步 裝訂裝盒裝訂裝盒科技檔案的整理科技檔案的整理用用“關(guān)于關(guān)于”、“有關(guān)有關(guān)”。 3、不要使用序數(shù)詞，比、不要使用序數(shù)詞，比如如“某某項目施工文件材料某某項目施工文件材料（一）（一）”“某某項目施工文件材某某項目施工文件材料（二）料（二）” ，在這里要注意盡，在這里要注意盡量

27、不要使用相同的題名，要用量不要使用相同的題名，要用各種方式把相同的題名區(qū)分開各種方式把相同的題名區(qū)分開來，比如用標段、樓層、樁號來，比如用標段、樓層、樁號等，而不要使用序數(shù)詞。等，而不要使用序數(shù)詞。 4、能標出具體文件名的、能標出具體文件名的盡量不用盡量不用“文件材料文件材料”。如。如“某某某某設(shè)備說明書、安裝說明設(shè)備說明書、安裝說明”，不寫，不寫成成“某某設(shè)備文件材料某某設(shè)備文件材料”。第七步第七步 編制封面編制封面科技檔案的整理科技檔案的整理科技檔案的整理科技檔案的整理案卷題名：編制在卷盒或軟卷皮的正案卷題名：編制在卷盒或軟卷皮的正面。案卷題名應簡明、準確地揭示卷內(nèi)科技面。案卷題名應簡明、

28、準確地揭示卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容，主要包括項目名稱或代字、文件材料的內(nèi)容，主要包括項目名稱或代字、代號及其結(jié)構(gòu)、階段的名稱等，案卷題名一代號及其結(jié)構(gòu)、階段的名稱等，案卷題名一般由立卷人擬寫。如：般由立卷人擬寫。如：“ C6136 通用車床車通用車床車頭部分零件圖頭部分零件圖”、“ 型立式三層玻璃門冷柜型立式三層玻璃門冷柜壓縮機設(shè)計文件、部件圖壓縮機設(shè)計文件、部件圖” “一車間依據(jù)性、一車間依據(jù)性、基礎(chǔ)性文件材料基礎(chǔ)性文件材料”、“辦公樓竣工圖辦公樓竣工圖”。 立卷單位：應填寫負責科技文件材立卷單位：應填寫負責科技文件材料組卷的部門或項目負責部門，一般小單料組卷的部門或項目負責部門，一般小單位可

29、寫立檔單位名稱。位可寫立檔單位名稱。起止日期：應填寫案卷內(nèi)科技文件起止日期：應填寫案卷內(nèi)科技文件材料形成的起止日期。材料形成的起止日期。 保管期限：依據(jù)有關(guān)規(guī)定劃定填寫組卷時的保管期限：依據(jù)有關(guān)規(guī)定劃定填寫組卷時的保管期限。保管期限。 密級：應依據(jù)保密規(guī)定填寫卷內(nèi)科技文密級：應依據(jù)保密規(guī)定填寫卷內(nèi)科技文件材料的最高密級。件材料的最高密級。 檔號：檔號是以字符形式賦予檔案實檔號：檔號是以字符形式賦予檔案實體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。碼。 采取在檔案盒脊貼四格標簽的方式，四采取在檔案盒脊貼四格標簽的方式，四格標簽中分別填寫：格標簽中分別填寫： 全

30、宗號、分類號（全宗號、分類號（ 或目錄號）、（項目代號或目錄號）、（項目代號或設(shè)備型號）、案卷順序號。或設(shè)備型號）、案卷順序號。全宗號由各單位根據(jù)本單位法人的變更情況設(shè)全宗號由各單位根據(jù)本單位法人的變更情況設(shè)定，沒有全宗號的單位可空著。需向國家檔案定，沒有全宗號的單位可空著。需向國家檔案館移交的檔案，其全宗號另定；分類號是指按館移交的檔案，其全宗號另定；分類號是指按統(tǒng)一的分類規(guī)則劃分本單位全部檔案后所給定統(tǒng)一的分類規(guī)則劃分本單位全部檔案后所給定的類別號；目錄號一般指分類目錄號；項目代的類別號；目錄號一般指分類目錄號；項目代號是指科技檔案所反映的產(chǎn)品、工程、課題、號是指科技檔案所反映的產(chǎn)品、工程

31、、課題、設(shè)備的代字或代號；案卷順序號是指科技檔案設(shè)備的代字或代號；案卷順序號是指科技檔案按一定順序排列后的流水號。按一定順序排列后的流水號。 特別提示：特別提示： 采用軟卷皮裝訂后裝盒的：采用軟卷皮裝訂后裝盒的：編制軟卷皮封面后裝盒，檔案盒貼編制軟卷皮封面后裝盒，檔案盒貼標簽，可不編制封面；標簽，可不編制封面； 采用不裝訂方式的：檔采用不裝訂方式的：檔案盒編制封面，貼標簽。案盒編制封面，貼標簽。 采用十大類分類的企業(yè)分類號可全部用阿拉伯數(shù)，類與類間用間隔采用十大類分類的企業(yè)分類號可全部用阿拉伯數(shù)，類與類間用間隔號號“ ”，案卷編號采用最低級類內(nèi)流水編號，類與案卷號間用，案卷編號采用最低級類內(nèi)流

32、水編號，類與案卷號間用“”。如某設(shè)備檔案：如某設(shè)備檔案：7 2 1-3 或或S 2 1-3?？萍紮n案的整理科技檔案的整理 第一格：全宗號（沒有全宗號的基層第一格：全宗號（沒有全宗號的基層單位可不填）。單位可不填）。 第二格：分類號（或目錄號）。第二格：分類號（或目錄號）。 第三格：（項目代號或設(shè)備型號）。第三格：（項目代號或設(shè)備型號）。 第四格：案卷順序號。第四格：案卷順序號。 注：分類號由立檔單位在編制檔案整體分類注：分類號由立檔單位在編制檔案整體分類方案時加予確定。方案時加予確定。科技檔案的整理科技檔案的整理全宗號全宗號分類號分類號（或目錄號）（或目錄號）（項目代號或（項目代號或設(shè)備型號）

33、設(shè)備型號）案卷順序號案卷順序號B01552 檔號：書寫在四格標簽上，貼在背脊相應位置上，標簽分三種顏色，紅檔號：書寫在四格標簽上，貼在背脊相應位置上，標簽分三種顏色，紅色代表永久，黃色代表長期，藍色代表短期。標簽粘貼位置要保持整齊劃一。色代表永久，黃色代表長期，藍色代表短期。標簽粘貼位置要保持整齊劃一。 標簽與題名書寫標簽與題名書寫用黑色或藍黑墨水，用黑色或藍黑墨水，字跡要工整、清晰。字跡要工整、清晰。永久永久長期長期短期短期科技檔案的整理科技檔案的整理大類分別加上案卷目錄封面、封底裝訂大類分別加上案卷目錄封面、封底裝訂成冊，并填寫案卷目錄封面的各個欄目。成冊，并填寫案卷目錄封面的各個欄目。在

34、相關(guān)的案卷目錄頁上用口取紙標在相關(guān)的案卷目錄頁上用口取紙標出科檔的類目。出科檔的類目。第八步第八步 編制案卷目錄編制案卷目錄科技檔案的整理科技檔案的整理第九步第九步 入庫上架入庫上架 科技檔案排架按最小類目排列。因一個項目的科技檔案不是一次完成科技檔案排架按最小類目排列。因一個項目的科技檔案不是一次完成的，是個不斷積累的過程，所以入庫上架時換個小類就要另起排列，或每的，是個不斷積累的過程，所以入庫上架時換個小類就要另起排列，或每個類后面都要空出相應空間，以便存放新增加的檔案。個類后面都要空出相應空間，以便存放新增加的檔案。 一個項目檔案的排列。一個項目檔案的排列。排列順序從上到下，從左到右。排

35、列順序從上到下，從左到右?？萍紮n案的整理科技檔案的整理設(shè)備檔案的排列。設(shè)備檔案的排列。 會計檔案的歸檔范圍是會計憑證、會計賬簿、財務報告及銀行存款余額調(diào)節(jié)會計檔案的歸檔范圍是會計憑證、會計賬簿、財務報告及銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單等。單位的經(jīng)費預算、財務收支計劃、調(diào)資定級、財務制度、財表、銀行對賬單等。單位的經(jīng)費預算、財務收支計劃、調(diào)資定級、財務制度、財務政策等管理性文件材料，納入文書檔案范圍，不納入會計檔案歸檔范圍。務政策等管理性文件材料，納入文書檔案范圍，不納入會計檔案歸檔范圍。 第二步第二步 區(qū)分年度區(qū)分年度 其次，分別按年度進行組卷。不同年度不得混在一起其次，分別按年度進行組卷。不

36、同年度不得混在一起整理。整理。會計檔案的整理會計檔案的整理第一步第一步 區(qū)分核算單位區(qū)分核算單位每個單位一般有多個核算單位，如機關(guān)有工會會計檔案、每個單位一般有多個核算單位，如機關(guān)有工會會計檔案、食堂會計檔案、行政會計檔案等，企業(yè)也會有很多會計獨立食堂會計檔案、行政會計檔案等，企業(yè)也會有很多會計獨立核算單位。一個核算單位形成的會計核算材料是一個緊密的核算單位。一個核算單位形成的會計核算材料是一個緊密的文件集合體，不能分散，也不能混雜其它材料。所以會計檔文件集合體，不能分散，也不能混雜其它材料。所以會計檔案先從區(qū)分核算單位開始，再分門類。檔案人員要與財務部案先從區(qū)分核算單位開始，再分門類。檔案人

37、員要與財務部門溝通，確定會計檔案的核算單位，并在檔案整體分類方案門溝通，確定會計檔案的核算單位，并在檔案整體分類方案中標明代號。中標明代號。第三步第三步 案卷整理案卷整理 會計檔案可分為：會計檔案可分為：1、會計憑證類；、會計憑證類；2 、會計賬簿類；、會計賬簿類；3 、財務報告類；、財務報告類；4 、其他類（主要包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、會計檔案移交清、其他類（主要包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等），不同的會計材料采用不同冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等），不同的會計材料采用不同的方法整理成案卷。會計核算材料按規(guī)定由

38、會計部門充分利用原來的組合基的方法整理成案卷。會計核算材料按規(guī)定由會計部門充分利用原來的組合基礎(chǔ)稍加整理而成。礎(chǔ)稍加整理而成。 區(qū)分保管期限：會計檔案的保管期限參照區(qū)分保管期限：會計檔案的保管期限參照 常州市會計檔案管理手冊常州市會計檔案管理手冊 （常（常州市財政局、常州市檔案局一九九九年第二次修訂）。州市財政局、常州市檔案局一九九九年第二次修訂）。 會計檔案的整理會計檔案的整理1、填寫好封面欄目；、填寫好封面欄目；2、做好憑證的包角；、做好憑證的包角；會計檔案的整理會計檔案的整理 第一格：全宗號（沒有全宗號第一格：全宗號（沒有全宗號的基層單位可不填）。的基層單位可不填）。 第二格：分類號（或

39、目錄第二格：分類號（或目錄號）。號）。 第三格：本卷所屬時期（年、第三格：本卷所屬時期（年、月）。月）。 第四格：案卷順序號。第四格：案卷順序號。 3、填好標簽內(nèi)相關(guān)的欄目；、填好標簽內(nèi)相關(guān)的欄目； 會計檔案的整理會計檔案的整理全宗號全宗號分類號分類號（或目錄號）（或目錄號）本卷所屬時期本卷所屬時期（年、月）（年、月）案卷順序號案卷順序號B01552007.224、蓋好立卷人騎縫章；、蓋好立卷人騎縫章；5、貼好標簽；、貼好標簽；會計檔案的整理會計檔案的整理 6、裝盒。裝訂好的憑證可裝盒可不裝盒，如裝盒應選用檔案行政部門監(jiān)制、裝盒。裝訂好的憑證可裝盒可不裝盒，如裝盒應選用檔案行政部門監(jiān)制的憑證盒

40、，盒有大小兩種，憑證中打印材料多，憑證格式大，就選用大的盒裝的憑證盒，盒有大小兩種，憑證中打印材料多，憑證格式大，就選用大的盒裝入。每盒裝一卷，標簽應露在盒口，見圖。入。每盒裝一卷，標簽應露在盒口，見圖。會計檔案的整理會計檔案的整理 特別提示：特別提示：注意方向，整理注意方向，整理好的憑證正面與好的憑證正面與憑證盒封面的方憑證盒封面的方向相反。向相反。 二、會計賬簿整理。會計賬簿應先區(qū)分不同保管期限分別編目整理，按照賬薄二、會計賬簿整理。會計賬簿應先區(qū)分不同保管期限分別編目整理，按照賬薄種類整理立卷。各單位賬簿有多種形式，不同形式給予不同的整理方法，整理好后種類整理立卷。各單位賬簿有多種形式，

41、不同形式給予不同的整理方法，整理好后貼上標簽：貼上標簽： 1、訂本賬簿：一本為一卷。、訂本賬簿：一本為一卷。會計檔案的整理會計檔案的整理 2 、活頁或卡片賬頁：先去掉硬板封面及空白頁，后依次編制頁號，再用卷皮或牛皮、活頁或卡片賬頁：先去掉硬板封面及空白頁，后依次編制頁號，再用卷皮或牛皮紙裝訂成冊。封面上必須注明：帳簿名稱、所屬年月、單位名稱等。紙裝訂成冊。封面上必須注明：帳簿名稱、所屬年月、單位名稱等。 3 、電算化記賬：按打印紙的頁面大小用卷皮或牛皮紙裝訂成冊。、電算化記賬：按打印紙的頁面大小用卷皮或牛皮紙裝訂成冊。會計檔案的整理會計檔案的整理 三、財務報告的整理。對財務報告的整理，應分不同

42、保管期限立卷。年三、財務報告的整理。對財務報告的整理，應分不同保管期限立卷。年度財務報告（決算）為永久，其他報表為定期。度財務報告（決算）為永久，其他報表為定期。 1、編頁碼，在財務報告有內(nèi)容的頁面右上角依次編頁碼。、編頁碼，在財務報告有內(nèi)容的頁面右上角依次編頁碼。 2、填寫卷內(nèi)文件目錄，寫明卷內(nèi)每件材料的名稱、時間、頁號等。、填寫卷內(nèi)文件目錄，寫明卷內(nèi)每件材料的名稱、時間、頁號等。會計檔案的整理會計檔案的整理 3 、填寫備考表，填寫要求參照文書檔案的要求。、填寫備考表，填寫要求參照文書檔案的要求。 特別提示：會計特別提示：會計檔案的備考表與文檔案的備考表與文書檔案備考表相同，書檔案備考表相同

43、，檢卷人是財務主管，檢卷人是財務主管，不要用錯備考表。不要用錯備考表。 5 、用原文書檔案卷皮裝訂。封面有單位名稱、案卷題、用原文書檔案卷皮裝訂。封面有單位名稱、案卷題名、卷內(nèi)文件的起止年月、保管期限、件數(shù)、頁數(shù)等項目。名、卷內(nèi)文件的起止年月、保管期限、件數(shù)、頁數(shù)等項目。整理好后貼上標簽。整理好后貼上標簽。 單位名稱：要填寫全稱或單位名稱：要填寫全稱或規(guī)范簡稱。規(guī)范簡稱。 案卷題名：有以下要素：案卷題名：有以下要素：單位名稱、年度、財務決算或會單位名稱、年度、財務決算或會計月、季報表。如：計月、季報表。如：“本局本局2005 年預算會計月、季度財務報告年預算會計月、季度財務報告”。 卷內(nèi)文件的

44、起止年月。卷內(nèi)文件的起止年月。 保管期限：填寫該報表規(guī)定的保管期限：填寫該報表規(guī)定的期限：永久或定期。期限：永久或定期。 件數(shù)填卷內(nèi)材料實際的件數(shù)。件數(shù)填卷內(nèi)材料實際的件數(shù)。會計檔案的整理會計檔案的整理 4、裝訂，用三孔一線法裝訂。卷內(nèi)順序為：卷內(nèi)目錄、裝訂，用三孔一線法裝訂。卷內(nèi)順序為：卷內(nèi)目錄卷內(nèi)文件卷內(nèi)文件備考表。備考表。 第四步第四步 排卷編號排卷編號 常用的排卷方法：會計檔案按憑證賬簿財務報告其他的順序進行排卷，常用的排卷方法：會計檔案按憑證賬簿財務報告其他的順序進行排卷，各自編流水號。憑證、賬簿編小流水號（年卷號），依不同保管期限每年各各自編流水號。憑證、賬簿編小流水號（年卷號），

45、依不同保管期限每年各自從自從1開始編號，永久一年一個流水號，定期一年一個流水號。如憑證永久開始編號，永久一年一個流水號，定期一年一個流水號。如憑證永久1n號，定期（號，定期（5年、年、10年、年、15年）年） 1n號；帳簿永久號；帳簿永久1n號，定期（號，定期（15年、年、25年）年） 1n號；報表及其他會計檔案編大流水號，依不同保管期限接續(xù)上年繼號；報表及其他會計檔案編大流水號，依不同保管期限接續(xù)上年繼續(xù)編號。續(xù)編號。 特別提示：特別提示： 第二年重新從第二年重新從1開開始編號，不接續(xù)上年始編號，不接續(xù)上年的號。這種方式俗稱的號。這種方式俗稱編小流水號。編小流水號。 第二年接續(xù)上年的第二年接

46、續(xù)上年的編號，繼續(xù)編號，這編號，繼續(xù)編號，這種方式俗稱編大流水種方式俗稱編大流水號。號。會計檔案的整理會計檔案的整理第五步第五步 貼標簽貼標簽 會計檔案標簽使用紅色、藍色四格標簽。會計檔案標簽使用紅色、藍色四格標簽。 標簽的貼法：每一案卷標簽的位置，高度要求一致。帳簿、財務報告、標簽的貼法：每一案卷標簽的位置，高度要求一致。帳簿、財務報告、其他類的標簽，應貼在案卷封面背脊處，離底部四厘米的位置上。憑證應其他類的標簽，應貼在案卷封面背脊處，離底部四厘米的位置上。憑證應貼在封裝包角的背脊上，沿底部向上貼。貼在封裝包角的背脊上，沿底部向上貼。 特別提示：市、特別提示：市、鎮(zhèn)財政的總預算會鎮(zhèn)財政的總預

47、算會計檔案保管期限均計檔案保管期限均為永久，全部采用為永久，全部采用紅色標簽。紅色標簽。 標簽有兩種顏色，紅色代表永久，藍色代表定期（標簽有兩種顏色，紅色代表永久，藍色代表定期（25 年、年、15 年、年、10年、年、5 年、年、3 年）。年）。會計檔案的整理會計檔案的整理永久永久定期定期第六步第六步 編制案卷目錄編制案卷目錄 案卷目錄是案卷的名冊，是著錄案卷內(nèi)容成分并固定檔案的分類體系和案卷案卷目錄是案卷的名冊，是著錄案卷內(nèi)容成分并固定檔案的分類體系和案卷排列順序的一覽表冊，是檔案檢索和統(tǒng)計管理的必備工具。排列順序的一覽表冊，是檔案檢索和統(tǒng)計管理的必備工具。 會計檔案案卷目錄要求一年一登錄，

48、第二年另起一頁登錄。案卷目錄中每會計檔案案卷目錄要求一年一登錄，第二年另起一頁登錄。案卷目錄中每個條目的內(nèi)容要與相對應的案卷封面上的內(nèi)容一致，題名欄如一格不夠，可以個條目的內(nèi)容要與相對應的案卷封面上的內(nèi)容一致，題名欄如一格不夠，可以一卷占兩格。具體要求可參照文書、科技檔案案卷目錄的要求。一卷占兩格。具體要求可參照文書、科技檔案案卷目錄的要求。 案卷目錄填寫完畢后，加上案卷目錄封面裝訂成冊。案卷目錄填寫完畢后，加上案卷目錄封面裝訂成冊。會計檔案的整理會計檔案的整理 會計檔案會計檔案案卷目錄的案卷目錄的格式與文書、格式與文書、科技檔案的科技檔案的不同，不要不同，不要用錯。用錯。第七步第七步 入庫上

49、架入庫上架 會計檔案排架必須按類別和年代順序排列存放，即按會計憑證類、會計會計檔案排架必須按類別和年代順序排列存放，即按會計憑證類、會計帳簿類、財務報告類、其他類分別存放。順著年度先后，每類檔案按著卷帳簿類、財務報告類、其他類分別存放。順著年度先后，每類檔案按著卷號或盒號依次排列。（注：如有多個核算單位，則必須先按核算單位，再號或盒號依次排列。（注：如有多個核算單位，則必須先按核算單位，再按類別和年代順序排列存放。）按類別和年代順序排列存放。） 存放方式：豎放。存放方式：豎放。 特別提示：一個特別提示：一個單位有多個核算單位單位有多個核算單位的會計檔案，必須分的會計檔案，必須分開存放，不能混在

50、一開存放，不能混在一起。例如預算會計、起。例如預算會計、企業(yè)會計、基建會計、企業(yè)會計、基建會計、工會會計、食堂會計工會會計、食堂會計等。等。會計檔案的整理會計檔案的整理第一步第一步 區(qū)分載體區(qū)分載體 我們所指的實物檔案是指除紙質(zhì)檔案以外承載有表彰、授權(quán)、字畫、資質(zhì)、紀念我們所指的實物檔案是指除紙質(zhì)檔案以外承載有表彰、授權(quán)、字畫、資質(zhì)、紀念等特殊內(nèi)容的實體，形式上主要有證書、獎牌、獎杯、獎狀、錦旗、獎章、紀念品等。等特殊內(nèi)容的實體，形式上主要有證書、獎牌、獎杯、獎狀、錦旗、獎章、紀念品等。 整理時要根據(jù)單位內(nèi)實物檔案的具體數(shù)量決定分類：數(shù)量較整理時要根據(jù)單位內(nèi)實物檔案的具體數(shù)量決定分類：數(shù)量較少

51、的單位可不分類，直接按時間順序排列整理；數(shù)量較多的單位少的單位可不分類，直接按時間順序排列整理；數(shù)量較多的單位可按載體種類分為證書、獎牌、獎杯、獎狀、錦旗、其他，或證書、可按載體種類分為證書、獎牌、獎杯、獎狀、錦旗、其他，或證書、獎牌、其他。獎牌、其他。實物檔案的整理實物檔案的整理第二步第二步 清潔修整清潔修整 實物檔案由于載體特殊，容易受損或受污，整理時就要進行實物檔案由于載體特殊，容易受損或受污，整理時就要進行清潔修整。獎狀、證書破損要進行修裱，獎牌污損要清潔、拋光、清潔修整。獎狀、證書破損要進行修裱，獎牌污損要清潔、拋光、保養(yǎng)，盡量恢復原狀，其他可根據(jù)不同的要求進行修復。保養(yǎng)，盡量恢復原

52、狀，其他可根據(jù)不同的要求進行修復。第三步第三步 分類排序分類排序 實物檔案按證書、獎牌、錦旗、獎杯、其他等各類，并給予實物檔案按證書、獎牌、錦旗、獎杯、其他等各類，并給予1、2、3、4 的代碼（在整體分類方案中標明），同一類的實物檔案按時間順序排列，的代碼（在整體分類方案中標明），同一類的實物檔案按時間順序排列，時間相同的可根據(jù)其內(nèi)容按重要程度排序，一個單位的排序方法要相對統(tǒng)一。時間相同的可根據(jù)其內(nèi)容按重要程度排序，一個單位的排序方法要相對統(tǒng)一。實物檔案的整理實物檔案的整理第四步第四步 貼標簽貼標簽 實物檔案標簽采用紅色四格標簽。第一格填寫全宗號，第二格填寫分類實物檔案標簽采用紅色四格標簽。第

53、一格填寫全宗號，第二格填寫分類號（或目錄號），第三格填寫年度，第四格填寫順序號，如證書類第十件填號（或目錄號），第三格填寫年度，第四格填寫順序號，如證書類第十件填“10 ”。標簽的貼法采用貼在實物檔案的背面右上方固定位置。標簽的貼法采用貼在實物檔案的背面右上方固定位置 ，較大的禮品，較大的禮品檔案標簽可貼在底座上。檔案標簽可貼在底座上。 全宗號：地方檔案行政管全宗號：地方檔案行政管理部門給予檔案進館單位的代理部門給予檔案進館單位的代號，沒有全宗號的單位可不填。號，沒有全宗號的單位可不填。 分類號（或目錄號）。分類號（或目錄號）。 年度：填寫實物檔案的所年度：填寫實物檔案的所屬年度。屬年度。 順

54、序號：填寫實物檔案的順序號：填寫實物檔案的順序號。順序號。 （證書標簽貼在背脊上容易（證書標簽貼在背脊上容易脫落，獎牌標簽貼在正面，會脫落，獎牌標簽貼在正面，會破壞獎牌效果，所以要求貼在破壞獎牌效果，所以要求貼在背面）。背面）。 實物檔案的整理實物檔案的整理第五步第五步 編制目錄編制目錄 實物檔案要求編制特殊載體檔案目錄，內(nèi)容有：序號、載體類型、歸檔日期、案卷實物檔案要求編制特殊載體檔案目錄，內(nèi)容有：序號、載體類型、歸檔日期、案卷名稱、編號、載體（規(guī)格、數(shù)量、單位）、編制（單位、日期）、密級、保管期限、名稱、編號、載體（規(guī)格、數(shù)量、單位）、編制（單位、日期）、密級、保管期限、對應案卷檔號、備注

55、。大部分項目填寫要求與文書、科技檔案的要求相同。對應案卷對應案卷檔號、備注。大部分項目填寫要求與文書、科技檔案的要求相同。對應案卷檔號是指該實物檔案與表彰文件對應的檔號。檔號是指該實物檔案與表彰文件對應的檔號。 載體類型：填寫實物載體類型：填寫實物檔案的類型，如證書、獎牌檔案的類型，如證書、獎牌等。等。 對應案卷檔號：填寫對應案卷檔號：填寫該榮譽的表彰文件、審批表該榮譽的表彰文件、審批表所在的文書檔案的檔號。所在的文書檔案的檔號。實物檔案的整理實物檔案的整理第六步第六步 入庫上架入庫上架 實物檔案在檔案室實物檔案在檔案室總體分類方案中列最總體分類方案中列最后，排架時也宜排在后，排架時也宜排在檔

56、案架的最后部分。檔案架的最后部分。 實物檔案排架，按種類分別排放，存放的方式有兩種：豎放和平放。實物檔案排架，按種類分別排放，存放的方式有兩種：豎放和平放。第一步第一步 分類排列分類排列 應在全宗內(nèi)按保管期限年度問題進行分類，小單位且照片檔案不多應在全宗內(nèi)按保管期限年度問題進行分類，小單位且照片檔案不多的可按保管期限年度進行分類。在分類方案的最低一級類目中，按問題結(jié)的可按保管期限年度進行分類。在分類方案的最低一級類目中，按問題結(jié)合時間、重要程序等進行排列。合時間、重要程序等進行排列。照片檔案的整理照片檔案的整理 照片檔案的整理應遵循有利于保存照片檔案的有機聯(lián)系，有利于保管，有利于提供照片檔案的整理應遵循有利于保存照片檔案的有機聯(lián)系，有利于保管，有利于提供利用的原則。利用的原則。 分類方案應前后一致，分類方案應前后一致，不可隨意變動；照片排列不可隨意變動；照片排列時，將同一密級照片放在時，將同一密級照片放在一起。一起。第二步第二步 說明填寫說明填寫 說明應采用橫寫格式，分段書寫，說明應采用橫寫格式，分段書寫，格式如下：格式如下： 照片號照片號/底片號：全宗號保底片號：全宗號保管期限代碼冊號張?zhí)枺挥跋裣喙芷谙薮a冊號張?zhí)?；影像相符的照片、底片編號相同。符的照片、底片編號相同?事由：照片所反映的事件事由：照片所反映的事