1、PAGE PAGE - 17 -新文書檔案(dng n)目錄格式（一）歸檔文件目錄(ml)歸 檔 文 件 目 錄年度(nind)：2008 類目：2 保管期限：永久 盒號：004件號文 號責(zé)任者文件材料題名日 期頁數(shù)備注031大唐國際計(jì)2008XX號大唐國際關(guān)于下達(dá)大唐國際發(fā)電股份有限公司2008年第一批小型基建計(jì)劃的通知2008.01.123032大唐國際計(jì)2008XX號大唐國際關(guān)于下達(dá)大唐國際發(fā)電股份有限公司2008年第二批小型基建計(jì)劃的通知2008.04.124033大唐國際計(jì)2008XX號大唐國際關(guān)于下達(dá)大唐國際發(fā)電股份有限公司2008年第三批小型基建計(jì)劃的通知2008.10.226一

2、般地，縱向目錄式表格（包括備考表等）距左側(cè)紙邊25mm，距右側(cè)紙邊15mm。以上字段從左至右依次保持寬度為10、20、20、70、20、10、20（mm），整表寬度為170mm。一般地，縱向目錄式表格（包括備考表等）至頂端紙邊35mm?？v向表格首行字段部分高度為20，其余表格部分采用15（行）*15（mm）分布。一般地，目錄式表格表標(biāo)題部分小二號宋體加粗，字段部分全部四號仿宋體加粗，條目部分五號或小五號仿宋體（依字符數(shù)量具體情況而定）。目錄中“備注”項(xiàng)，一般填寫對文件情況的說明，例如復(fù)印件歸檔、指向原件位置、互見信息等，下同。注：縱向(zn xin)目錄(ml)表格格式均參照以上。（二）全引目

3、錄(ml)式樣0-5大類檔案(dng n)全引目錄索引 年度(nind):2008年一級類目保管期限起止盒號起止件號文件所在頁號存放柜號黨群工作（0類）永久1-2001-050125長期1-12001-1501830短期1-5001-0605038行政管理(1類)永久3-6001-100525長期13-15001-1983031短期6-7001-0907038經(jīng)濟(jì)管理(2類)永久7-9001-150825長期16-20001-2804031短期8-10001-1207539一般地，索引(suyn)表格距左側(cè)紙邊30mm，距右側(cè)紙邊25mm。以上字段從左至右依次保持寬度為25、25、25、25、

4、30、25（mm），整表寬度為155mm。一般地，索引表格至頂端紙邊40mm。表格首行字段部分高度為20，其余表格部分采用18（行）*10（mm）分布。一般地，索引表標(biāo)題部分小二號宋體加粗，字段部分全部小四號仿宋加粗，條目部分五號或小五號仿宋體（依字符數(shù)量具體情況而定）。注：索引表格格式(g shi)均參照以上。（三）新文書(wnsh)檔案備考表式樣(shyng)備 考 表盒內(nèi)文件情況說明： 整 理 人： 檢 查 人： 整理日期: 年 月 日“盒內(nèi)文件情況(qngkung)說明”不能為空，描述盒內(nèi)文件數(shù)量、互見信息、是否復(fù)印件歸檔、有無筆跡材料(cilio)問題等等。備考表內(nèi)字段式文字均為三號

5、宋體字加粗，內(nèi)容(nirng)字體需小于字段式文字。一般地，備考表均距左側(cè)紙邊25mm，距右側(cè)紙邊15mm，至頂端紙邊35mm。（四）新文書(wnsh)檔案卷盒脊背 全宗號 年度一級類目名稱保管期限起 （ ）止件 號 （ ）盒號 3030303030603031010252525255025220全宗號年度一級類目名稱保管期限起 （ ）止 件號 （ ）盒號 檔案盒盒脊式樣(shyng) 檔案盒底邊(d bin)式樣 單位：mm(兩種樣式取其一,檔案盒豎立放置取左,放倒放置取右)虛線框及當(dāng)中“全宗號”等文字均不需寫出，請?zhí)鎿Q為相應(yīng)名稱所代表的實(shí)際內(nèi)容。下文中出現(xiàn)此“虛線框”符號，請依樣處理。（五

6、）新文書檔案全引目錄脊背 （以下以公司為例，各單位需根據(jù)樣式換成本(chngbn)單位標(biāo)識）全引目錄 年度文 書 檔 案第 1/3 冊全引目錄 年度文 書 檔 案全1冊示例(shl)一 示例(shl)二 說明：1、全引目錄脊背式樣如上，大小自定，效果整齊統(tǒng)一； 2、文書(wnsh)檔案分年度組織全引目錄，一冊能用的注明“全1冊”，一冊不夠(bgu)的另立多冊，每冊注明“第M/N冊”?？萍紮n案(dng n)目錄格式案卷(njun)目錄案 卷 目 錄盒號檔 號案 卷 題 名總頁數(shù)保 管 期 限頁號備 注(“頁號”：為全引目錄(ml)內(nèi)每一個(gè)案卷的卷內(nèi)目錄首頁所在(suzi)的頁碼)各字段寬度從左至

7、右依次是：10、30、70、15、15、10、20（mm），整表寬度為170mm。（二）卷內(nèi)目錄卷 內(nèi) 目 錄 保管(bogun)期限： 盒號： 檔號：序號文件編號責(zé)任者文 件 題 名日期頁數(shù)（頁號）備注(“頁數(shù)”：為每件文件(wnjin)的頁數(shù)；“頁號”：適用于整卷裝訂成冊的，為其中(qzhng)每件文件的首頁所在的頁碼)以上字段從左至右依次保持寬度為10、20、20、70、20、10、20（mm），整表寬度為170mm。（三）科技檔案全引目錄805類檔案(dng n)全引目錄索引 2號機(jī)分類號類目名稱案卷目錄所在頁號卷內(nèi)目錄所在頁號8050燃料設(shè)備管線施工安裝文件118051鍋爐設(shè)備管線施

8、工安裝文件1108052汽機(jī)設(shè)備管線施工安裝文件3598053化水設(shè)備管線施工安裝文件6698054暖通及其它系統(tǒng)設(shè)備管線施工安裝文件8998055焊接記錄、試驗(yàn)報(bào)告101108057材料出廠證書121358058設(shè)計(jì)變更、工程變更、材料代用單16160143190盒90號柜311340盒94號柜191250盒91號柜341360盒95號柜251280盒92號柜361391盒96號柜281310盒93號柜393400盒97號柜以上字段從左至右依次(yc)保持寬度為25、80、25、25（mm）；下半部標(biāo)示存放位置(wi zhi)的部分，單元格寬度從左至右依次為39、38、39、38（mm）。整

9、表寬度為155mm。上半部表格首行字段部分高度為20，其余表格部分采用N（行）*10（mm）分布?？萍紮n案全引目錄制作以每本目錄冊都要包括索引目錄、案卷目錄和卷內(nèi)目錄為宜，即索引目錄制作的大小，以該冊能夠裝下的數(shù)量為準(zhǔn)。對盒號的起止范圍不做具體要求，各自便宜確定即可，要有穩(wěn)定合理的規(guī)律沿襲可循。（四）科技檔案(dng n)案卷封面 檔 號: 0201-8400-01 案卷題名立卷單位 起止日期 保管期限 密 級 “案卷(njun)題名”處請寫明該案卷(njun)實(shí)際題名，并普通一號宋體居中。其余文字空三號字體兩格依樣分布，三號宋體字加粗。“密級”分為“秘密、機(jī)密、絕密”，之前認(rèn)定為“普通”密級

10、的，密級置空不填。（五）科技檔案備考表卷內(nèi)備考(biko)表檔號：互見號：說 明： 1、本卷有 件，共有 頁，其中文字材料 頁，圖紙 張。2、其他。立 卷 人：立卷日期： 年 月 日檢 查 人：檢查日期： 年 月 日（六）科技檔案(dng n)卷盒脊背20D30202060310110保管期限檔號案卷題名盒 號*D=10mm、20mm、30mm、40mm、50mm、60mm（可根據(jù)(gnj)需要設(shè)定）注：“虛線框”含義(hny)同上；*表示(biosh)是可選設(shè)置項(xiàng)。（七）科技檔案全引目錄脊背全引目錄*類科 技 檔 案第 2/2 冊全引目錄*類科 技 檔 案全 1 冊全引目錄*類科 技 檔 案

11、第 1/2 冊示例(shl)一 示例(shl)二 圖A7 全引目錄(ml)脊背說明：1、全引目錄脊背式樣如上，大小自定，效果整齊統(tǒng)一； 2、科技檔案分二級或三級類目組織全引目錄。一冊能用的注明“全1冊”，一冊不夠的另立多冊，每冊注明“第X/N冊”。會計(jì)檔案目錄格式（一）案卷(njun)目錄會 計(jì) 檔 案 案 卷 目 錄 年度(nind)：2008 分類號：433盒號案 卷 題 名保管期限存放地點(diǎn)備注以上(yshng)字段從左至右依次保持寬度為15、85、25、25、20（mm），整表寬度為170mm。 PAGE 6 PAGE 8 PAGE 8 PAGE 8PAGE PAGE - 45 - PA

12、GE 25 PAGE 12 PAGE 12 PAGE 25（二）案卷(njun)目錄會計(jì)(kui j)檔案全引目錄索引年 度類 別案卷目錄所在頁號存放地點(diǎn)2006年會計(jì)報(bào)表(430)150號柜會計(jì)賬簿(431)260號柜工 資 單(432)370號柜會計(jì)憑證(433)480號柜2007年會計(jì)報(bào)表(430)950號柜會計(jì)賬簿(431)1060號柜工 資 單(432)1171號柜會計(jì)憑證(433)1285號柜2008年會計(jì)報(bào)表(430)會計(jì)賬簿(431)工 資 單(432)會計(jì)憑證(433)以上(yshng)字段從左至右依次保持寬度為25、80、25、25（mm），整表寬度為155mm。（三）會計(jì)

13、檔案全引目錄脊背全引目錄年度會 計(jì) 檔 案(注：照片、錄音(l yn)、錄像、光盤、磁盤、實(shí)物檔案全引目錄與此基本相同)（四）會計(jì)檔案封面(fngmin)小標(biāo)簽 (適用(shyng)于賬簿及報(bào)表) （20mm）（70mm）案卷（30mm）題名（20mm）（30mm）（20mm）（10mm）保 管期 限案 卷 號（10mm）檔 號（40mm）（50mm）照片檔案目錄(ml)格式（一）照片(zhopin)目錄（1-7大類）照片(zhopin)檔案目錄 年度(nind)：2008 冊號：02照片號檔號照片題 名拍攝日期拍攝者/單位、部門頁號備注0102008-1-01XXX在XX會上講話2008.0

14、3.05何長江/新聞中心1011012（此目錄格式用作照片冊內(nèi)目錄，連續(xù)打印則可作全引目錄。以上字段從左至右依次保持寬度為15、25、60、20、25、10、20（mm），整表寬度為170mm。（二）特殊的，工程檔案照片目錄（8、9大類）工程照片檔案目錄項(xiàng)目代號：0100 冊號：03 照片號檔號照片題 名拍攝日期責(zé)任者/單位頁號備注0210100-8035-01一次風(fēng)機(jī)設(shè)備缺陷處理2008.03.10劉海洋/設(shè)備部1互見號：科檔0100-8035-017022023（此目錄格式用作照片冊內(nèi)目錄，連續(xù)打印則可作全引目錄。）以上字段從左至右依次保持寬度為15、25、60、20、25、10、20（m

15、m），整表寬度為170mm。（三）照片檔案卷盒脊背（根據(jù)選用照片冊脊背大小而定）全 宗 號年度（項(xiàng)目代號）類 別保管期限照 片 號 號 號第 m/n 冊（四）單張照片(zhopin)說明(shumng)照片號檔號題 名拍 攝時(shí) 間拍攝者文字說明：（如有互見信息，在說明之后另注明）“拍攝(pish)地點(diǎn)”不專門(zhunmn)設(shè)置著錄項(xiàng)，請?jiān)凇拔淖终f明”中地點(diǎn)(ddin)環(huán)境做準(zhǔn)確說明。（注：“文字說明”應(yīng)綜合運(yùn)用事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、拍攝者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息；或僅對題名未及內(nèi)容作出補(bǔ)充。其他需要說明的事項(xiàng)亦可在此欄表述，例如照片歸屬權(quán)不屬于本單位的，應(yīng)注明版權(quán)、來

16、源等。）光盤、磁帶（數(shù)據(jù)、照片、錄音、錄像）檔案目錄格式（一）光盤(un pn)（磁帶(cdi)）目錄(ml)（1-7大類）光盤檔案目錄 年度：2008盤號檔 號題 名日 期保 管 期 限備 注01第1冊/25柜02（“責(zé)任者”為刻盤移交單位，“備注”填寫光盤歸檔份數(shù)等信息。） 以上字段從左至右依次保持寬度為10、30、60、20、20、30（mm），整表寬度為170mm。（二）特殊的，工程光盤（磁帶）目錄（8、9大類）同“光盤檔案目錄”（僅“年度”改為“項(xiàng)目代號”）。（三）光盤文件目錄光盤檔案文件目錄 盤號：02 檔號：2008-1-01序號責(zé)任者文 件 題 名日期備注互見號：科檔0100-

17、8035-017以上字段從左至右依次保持寬度為10、30、80、20、30（mm），整表寬度為170mm。（四）光盤檔案(dng n)卷盒脊背（根據(jù)(gnj)選用光盤冊脊背(jbi)大小而定）全 宗 號年度（項(xiàng)目代號）類 別保管期限光 盤 號 號 號第 冊注：對于光盤的保存方式，推薦光盤統(tǒng)一入冊保存。此脊背即為光盤檔案冊所用。（五）單張光盤說明盤 號檔 號保 管期 限光盤名 稱刻錄人刻 錄日 期備注：（如有互見信息，在說明之后另注明）（注：“備注(bizh)”應(yīng)概括揭示(jish)光盤包含(bohn)全部內(nèi)容信息；或僅對光盤名稱未及內(nèi)容作出補(bǔ)充。其他需要說明的事項(xiàng)亦可在此欄表述，例如光盤歸屬權(quán)

18、不屬于本單位的，應(yīng)注明版權(quán)、來源等。）實(shí)物檔案(dng n)目錄格式（一）實(shí)物(shw)目錄實(shí)物(shw)檔案目錄年度：序號檔 號責(zé) 任 者題 名載體形制日期存放地點(diǎn)備注0012008-1-001北京市政府北京市XXX先進(jìn)單位錦旗2008.03.0515號柜002003一般地，橫向目錄表格距左側(cè)紙邊30mm，距右側(cè)紙邊27mm。以上字段從左至右依次保持寬度為15、25、40、80、20、 25、15、20（mm），整表寬度為240mm。一般地，橫向目錄表格至頂端紙邊35mm。橫向表格首行字段部分高度為20，其余表格部分采用10（行）*15（mm）分布。注：上表中“序號”項(xiàng)為三位數(shù)字，取所有實(shí)物

19、檔案排序的大流水號；“檔號”項(xiàng)中第三段的號也為三位數(shù)字，取同一年度內(nèi)所有實(shí)物檔案排序的流水號。（二）實(shí)物檔案封面(fngmin)小標(biāo)簽 (規(guī)格(gug)大小由用戶自定)序 號檔 號責(zé)任者題 名資料目錄(ml)格式資料 目 錄 年度(nind)：2008 盒號檔 號案 卷 題 名存放地點(diǎn)備注012008-1-01大唐國際2008年路演文件2號柜以上字段從左至右依次(yc)保持寬度為15、30、80、25、20（mm），整表寬度(kund)為170mm。章格式（一）文書(wnsh)檔案歸檔章式樣(shyng)： 168（全宗號）（年度）（室編件號）問題（保管期限）（館編件號）315單位(dnwi)

20、：mm（二）檔號章（科檔）式樣:1535檔 號10序 號10單位：mm（三）竣工圖章式樣：編制單位 7 60竣 工 圖13編制人技術(shù)負(fù)責(zé)人編制日期 10 10 監(jiān) 理 單 位 名 稱監(jiān)理人 1010 25 25 30 80 單位：mm檔案(dng n)移交(yjio)目錄（一）文件(wnjin)移交目錄文 件 移 交 目 錄 年度： 類別： 序號責(zé)任者題 名文件形成日期頁數(shù)備注移交單位： 接收單位：移交人： 接收人：移交日期： 接收日期：此表可做為本目錄格式未予專門規(guī)范的各載體檔案的移交登記目錄，對不同檔案類型只需將“文件”二字改成對應(yīng)類型即可，如“實(shí)物檔案移交目錄”等；對應(yīng)字段也可以做相應(yīng)修

21、改以貼合該檔案類型實(shí)際，如對實(shí)物檔案，“頁數(shù)”可改為“載體形制”等。對文件移交目錄，如確認(rèn)接收，接收人需當(dāng)移交人面對目錄加蓋騎縫章；僅一頁的騎縫章蓋于該頁上，以確認(rèn)移交表物一致。以上字段從左至右依次保持寬度為15、60、90、30、15、25（mm），整表寬度為240mm。（二）科技檔案(dng n)移交目錄科 檔 移 交 目 錄 年度(nind)(或項(xiàng)目)：序號責(zé)任者案卷(文件)題名數(shù)量形成日期（起止）歸檔號備注移交(yjio)單位： 接收單位： 移交人： 接收人： 移交日期： 接收日期： 如移交單位已按檔案管理有關(guān)要求進(jìn)行了分類組卷，可以將已經(jīng)形成的“案卷目錄”作為“移交目錄”。對科檔移交

22、目錄，如確認(rèn)接收，接收人需當(dāng)移交人面對目錄加蓋騎縫章；僅一頁的騎縫章蓋于該頁上，以確認(rèn)移交表物一致。以上字段從左至右依次保持寬度為15、50、90、15、30、20、20（mm），整表寬度為240mm。（三）會計(jì)移交清冊*年 度 會 計(jì) 檔 案 移 交 清 冊 憑 證 卷（冊） 移交(yjio) 賬 簿 卷（冊） 共計(jì)(n j) 卷（冊） 報(bào) 表 卷（冊）工資單 卷（冊） 詳細(xì)(xingx)見附錄 移交部門負(fù)責(zé)人（簽名）： 移交人： 年 月 日接收部門負(fù)責(zé)人（簽名）： 接收人： 年 月 日此頁樣式可作為會計(jì)檔案移交清冊的首頁，可在條目輸機(jī)錄入后打印出相應(yīng)目錄附后，再由會計(jì)人員填寫此頁，簽字確認(rèn)

23、即可。對會計(jì)檔案移交目錄，如確認(rèn)接收，接收人需當(dāng)移交人面對目錄加蓋騎縫章；僅一頁的騎縫章蓋于該頁上，以確認(rèn)移交表物一致。（四）印章(ynzhng)移交清冊印章(ynzhng)檔案移交清冊移交(yjio)內(nèi)容：明細(xì)：1、（枚）。2、（枚）。3、（枚）。 共枚注：詳見后附移交目錄。移交單位： 接收單位：移 交 人： 接 收 人：移交時(shí)間： 接收時(shí)間：對會計(jì)檔案移交目錄，如確認(rèn)接收，接收人需當(dāng)移交人面對目錄加蓋騎縫章；僅一頁的騎縫章蓋于該頁上，以確認(rèn)移交表物一致。附錄：印章移交(yjio)目錄（共枚）移交(yjio)日期：2008年1月1日印章名熱電廠印模印章名印模印章名印模檔案(dng n)利用登

24、記表格式(g shi)檔案(dng n)利用（借閱）登記表類型： 檔案 年度：借閱日期檔 號檔案文件名稱利用目的及方式數(shù) 量借閱人審批人檔案清退日 期簽 收備注：“利用方式及目的”一欄中“利用方式”指復(fù)制、現(xiàn)場查閱、借出使用等，“目的”指各種利用方式下檔案的用途。檔案利用依年度、按不同檔案類型分開登記，不要混雜。不歸檔文件目錄(ml)格式(一)案卷(njun)目錄 不歸檔案卷(njun)目錄 盒號案 卷 題 名頁號存放地點(diǎn)01大唐國際2008年不歸檔文件（總經(jīng)理工作部）02大唐國際2008年不歸檔文件（思想政治工作部）(“頁號”：為每一個(gè)案卷的卷內(nèi)目錄所在的頁號) 以上字段從左至右依次保持寬度

25、為20、90、30、30（mm），整表寬度為170mm。(二)卷內(nèi)目錄2008年不歸檔文件（部）目錄 序號責(zé)任者文 號文 件 材 料 題 名日期頁數(shù)01大唐國際辦200112號關(guān)于舉辦XXX培訓(xùn)班的通知2008.02.0310 (“頁數(shù)”：為每一份文件的總頁數(shù)) 以上字段從左至右依次保持寬度為10、30、30、70、20、10（mm），整表寬度為170mm。 檔案專題目錄archival subject catalogue：制作專題是檔案編研工作的一種，專題是檔案編研工作較為基礎(chǔ)和廣泛的形式。專題的確定和編制角度的選取(xunq)，均是由各企業(yè)結(jié)合自身實(shí)際需要而定。專題的命名：主題、事由范圍等等統(tǒng)屬性的題目。如公司內(nèi)地上市(shng sh)專題、生產(chǎn)事故專題等等。專題的形制：所有專題均以組卷的形式進(jìn)行(jnxng)組織，包括文檔專題。檔案專題目錄格式(一)案卷目錄專 題 目 錄 盒號案 卷 題 名頁號備 注01大唐國際2008年生產(chǎn)事故專題02大唐2008年干部任免專題(“頁號”：為全引目錄內(nèi)每一個(gè)案卷的卷內(nèi)目錄所在的頁號)以上字段從左至右依次保持寬度為15、85、15、55（mm），整表寬度為170mm。(二)卷內(nèi)目錄大唐國際2008年生產(chǎn)(shngchn)事故專題目錄 序號