1、培 訓 目 的如何準確而高效地工作學習使用更為復雜的公式及函數(shù)設計簡潔美觀的數(shù)據表格提高會計數(shù)據處理技能發(fā)揮個人創(chuàng)造能力第1頁，共41頁。目錄提高效率快捷鍵格式設計公式和函數(shù)數(shù)據處理其他：時間、文本、工具欄叼蟲小技第2頁，共41頁。提高效率快捷鍵看看我們的鍵盤在工作表或工作簿中移動和滾動的按鍵用于輸入數(shù)據的按鍵設置數(shù)據格式的按鍵編 輯 數(shù) 據選擇單元格、列或行的按鍵(1)、(2)分級顯示數(shù)據的按鍵窗口、對話框和編輯框中的按鍵(1) 、(2)第3頁，共41頁。格 式 設 計頁 面 設 置數(shù)據有效性條 件 格 式單元格格式第4頁，共41頁。公式函數(shù)基本公式工作表函數(shù)錯誤跟蹤錄入原則：永遠不用鼠標第

2、5頁，共41頁。數(shù)據處理排 序篩 選數(shù)據透視表使用名稱使用數(shù)組分 列第6頁，共41頁。其他時間處理文本處理工具欄調整關于安全共享工作簿第7頁，共41頁。看看我們的鍵盤+ E 打開資源管理器+ D(或M) 清屏+ F 搜索Alt + F4 關閉windows任務Alt + Tab 清屏第8頁，共41頁。在工作表或工作簿中移動和滾動的按鍵按下完成箭頭鍵向上、下、左或右移動單元格CTRL+ 箭頭鍵移動到當前數(shù)據區(qū)域的邊緣CTRL+HOME移動到工作表的開頭CTRL+END移動到工作表的最后一個單元格（右下角）ALT+PAGE DOWN向右移動一屏ALT+PAGE UP向左移動一屏CTRL+PAGE

3、DOWN移動到工作簿中下一個工作表CTRL+PAGE UP移動到工作簿中前一個工作表CTRL+F6 或 CTRL+TAB移動到下一工作簿或窗口CTRL+SHIFT+F6 或 移動到前一工作簿或窗口CTRL+SHIFT+TABF5顯示“定位”對話框SHIFT+F5或CTRL+F顯示“查找”對話框SHIFT+F4重復上一次“查找”操作（等同于“查找下一個”）TAB在保護工作表中的非鎖定單元格之間移動第9頁，共41頁。用于輸入數(shù)據的按鍵請 按如果要ALT+ENTER在單元格中折行CTRL+ENTER用當前輸入項填充選定的單元格區(qū)域TAB完成單元格輸入并在選定區(qū)域中右移CTRL+DELETE刪除插入點

4、到行末的文本F4 或 CTRL+Y重復最后一次操作F2 (SHIFT+F2)編輯單元格 (編輯單元格批注)CTRL+D (CTRL+R)向下填充 (向右填充)CTRL+F3 (F3)定義名稱 (將定義的名稱粘貼到公式中)CTRL+SHIFT+ENTER以數(shù)組公式形式輸入公式CTRL+A在公式中鍵入函數(shù)名后顯示公式選項板 CTRL+K插入超級鏈接SHIFT+F3將函數(shù)粘貼到公式中F9 (CTRL+ALT+F9)計算所有打開(活動)工作簿中的所有工作表SHIFT+F9 計算活動工作表ALT+= （等號）插入“自動求和”公式CTRL+; （分號） 輸入日期 CTRL+SHIFT+: （冒號）輸入時間

5、CTRL+SHIFT+“ （雙引號）將上方單元格中數(shù)值復制到當前單元格CTRL+ （左單引號）在顯示單元格值和顯示單元格公式間轉換CTRL+ （撇號）將上方單元格中公式復制到當前單元格ALT+ 下箭頭鍵顯示“記憶式鍵入”列表第10頁，共41頁。設置數(shù)據格式的按鍵請按如果要ALT+ （撇號）顯示“樣式”對話框CTRL+1顯示“單元格格式”對話框CTRL+SHIFT+應用“常規(guī)”數(shù)字格式CTRL+SHIFT+$應用帶兩個小數(shù)位的“貸幣”格式,括號為負數(shù)CTRL+SHIFT+%應用不帶小數(shù)位的“百分比”格式 CTRL+SHIFT+應用帶兩個小數(shù)位的“科學記數(shù)”數(shù)字格式CTRL+SHIFT+#應用年月

6、日“日期”格式CTRL+SHIFT+應用小時和分鐘“時間”格式，標明上午下午CTRL+SHIFT+!應用這樣的數(shù)字格式：-3,000,000.00CTRL+SHIFT+&應用外邊框CTRL+SHIFT+_刪除外邊框CTRL+B應用或取消字體加粗格式CTRL+I應用或取消字體傾斜格式CTRL+U應用或取消下劃線格式CTRL+5應用或取消刪除線格式CTRL+9隱藏行CTRL+SHIFT+( （左括號）取消隱藏行CTRL+0（零）隱藏列CTRL+SHIFT+)（右括號）取消隱藏列第11頁，共41頁。編 輯 數(shù) 據請按完成F2編輯活動單元格并將插入點放置到線條末尾F3將定義的名稱粘貼到公式中CTRL+

7、SHIFT+ENTER將公式作為數(shù)組公式輸入CTRL+A在公式中鍵入函數(shù)名之后，顯示公式選項板 CTRL+SHIFT+A在公式中鍵入函數(shù)名之后，為該函數(shù)插入變量名和括號CTRL+C復制選定區(qū)域CTRL+X剪切選定區(qū)域CTRL+V粘貼選定區(qū)域CTRL+ 連字符刪除選定區(qū)域CTRL+Z撤消最后一次操作CTRL+SHIFT+ 加號插入空白單元格ENTER（ SHIFT+ ENTER）在選定區(qū)域內由上往下移動TAB（ SHIFT+TAB ）在選定區(qū)域內由左往右移動CTRL+PERIOD按順時針方向移動到選定區(qū)域的下一個角。CTRL+ALT+右箭頭鍵右移到非相鄰的選定區(qū)域CTRL+ALT+左箭頭鍵左移到

8、非相鄰的選定區(qū)域第12頁，共41頁。選擇單元格、列或行的按鍵(1)按 下完 成CTRL+SHIFT+*（星號）選定當前單元格周圍的區(qū)域SHIFT+ 箭頭鍵將選定區(qū)域擴展一個單元格寬度CTRL+SHIFT+ 箭頭鍵將選定區(qū)域擴展到與活動單元格同一行或同一列的最后一個非空白單元格SHIFT+HOME將選定區(qū)域擴展到行首CTRL+SHIFT+HOME將選定區(qū)域擴展到工作表的開始CTRL+SHIFT+END將選定區(qū)域擴展到表的最后一個使用單元格CTRL+SPACEBAR選定整列SHIFT+SPACEBAR選定整行CTRL+A選定整個工作表SHIFT+BACKSPACE如果已經選定了多個單元格，則只選定

9、其中的活動單元格SHIFT+PAGE DOWN將選定區(qū)域向下擴展一屏SHIFT+PAGE UP將選定區(qū)域向上擴展一屏CTRL+SHIFT+SPACEBAR在選定了一個對象的情況下，選定工作表上的所有對象CTRL+6在隱藏對象,顯示對象與對象占位符之間切換CTRL+7顯示或隱藏“常用”工具欄F8使用箭頭鍵啟動擴展選中區(qū)域的功能第13頁，共41頁。選擇單元格、列或行的按鍵(2)處于 End 模式時展開選中區(qū)域的按鍵END打開或關閉 END 模式END, SHIFT+HOME將選定區(qū)域擴展到工作表上包含數(shù)據的最后一個單元格（右下角）END, SHIFT+ENTER將選定區(qū)域擴展到當前行中的最后一個單

10、元格。CTRL+/選中當前數(shù)組，此數(shù)組是活動單元格所屬的數(shù)組CTRL+SHIFT+O (字母 O)選定所有帶批注的單元格CTRL+選擇行中不與該行內活動單元格的值相匹配的單元格。必須選擇起始于活動單元格的行。CTRL+SHIFT+|選中列中不與該列內活動單元格的值相匹配的單元格。必須選擇起始于活動單元格的列。CTRL+ （左方括號）選定當前選定區(qū)域中公式的直接引用單元格CTRL+SHIFT+ （左大括號）選定當前選定區(qū)域中公式直接或間接引用的所有單元格CTRL+ （右方括號）只選定直接引用當前單元格公式所在的單元格CTRL+SHIFT+ （右大括號）選定所有帶有公式的單元格，這些公式直接或間接

11、引用當前單元格ALT+; （分號）只選定當前選定區(qū)域中的可視單元格第14頁，共41頁。分級顯示數(shù)據的按鍵請按如果要ALT + SHIFT + 右箭頭鍵對行或列分組ALT + SHIFT + 左箭頭鍵取消行或列分組CTRL+8顯示或隱藏分級顯示符號CTRL+9隱藏選定行CTRL+SHIFT+( （左括號）取消隱藏選定行CTRL+0（零）隱藏選定列CTRL+SHIFT+)（右括號）取消隱藏選定列第15頁，共41頁。窗口、對話框和編輯框中的按鍵（1）在窗口中按下完成ALT+TAB切換到下一個程序ALT+SHIFT+TAB切換到上一個程序CTRL+ESC顯示 Windows“開始”菜單CTRL+W 或

12、 CTRL+F4關閉活動工作簿窗口CTRL+F5恢復活動工作簿窗口的大小F6移動到已拆分工作簿的下一窗格SHIFT+F6移動到已拆分工作簿的上一窗格CTRL+F6切換到下一個工作簿窗口CTRL+SHIFT+F6切換到上一個工作簿窗口CTRL+F7 執(zhí)行“移動”命令（菜單欄中的工作簿圖標菜單），或使用箭頭鍵移動窗口CTRL+F8執(zhí)行“大小”命令（菜單欄中的工作簿圖標菜單），或使用箭頭鍵調整窗口的大小CTRL+F9將工作簿窗口最小化為圖標CTRL+F10最大化或恢復工作簿窗口PRTSCR將屏幕圖像復制到剪貼板中ALT+PRINT SCREEN將活動窗口的圖像復制到剪貼板中第16頁，共41頁。單元格

13、格式單元格格式概述單元格格式數(shù)字單元格格式對齊單元格格式字體單元格格式邊框單元格格式保護對任何選定的單元格區(qū)域設置格式，只需對選定區(qū)域按鼠標右鍵或鍵盤快捷菜單：設置單元格格式，包括：第17頁，共41頁。數(shù)據格式數(shù)字此處只對“自定義數(shù)字格式”進行說明：設定常用數(shù)字格式：Crtl+Shift+! 如：-12,345d天，m 月，y 年，如：將2003-3-15顯示成：今天是3月15日，用函數(shù)：=TEXT(單元格,“今天是m月d日”)或者自定義格式：今天是m月d日為在不同工作表中使用自定義格式，只需把含自定義格式的單元格復制到其他工作表中就可以了。第18頁，共41頁。數(shù)據格式對齊對橫向合并，一般不用

14、“合并單元格”，用“水平對齊”中的“跨列居中”對豎向合并，可以改變文字方向對備注單元格，可以使用“縮小字體填充”對大單元格應在“垂直對齊”上選“居中”第19頁，共41頁。數(shù)據格式字體只有一句建議對表格正文部分，大多數(shù)時候都不需要改變字體大小，只需要按縮放打印即可實現(xiàn)第20頁，共41頁。數(shù)據格式邊框表格框內線一般用單線，外框一般用雙線，當然可以選擇任意一種線型第21頁，共41頁。數(shù)據格式保護鎖定即對單元格內容進行鎖定，不允許修改（只有工作表被保護時才會生效）隱藏即在保護工作表時，隱藏工作表中的公式第22頁，共41頁。頁面設置可以在工具欄添加頁面設置快捷鍵任何頁面設置，首先必須確定打印機和紙張類型

15、頁邊距：一般應選擇水平居中，左右邊距大多數(shù)情況下相等垂直居中視情況選擇頁眉/頁腳：可以自定義頁眉/頁腳工作表：頂端標題行和左端標題列第23頁，共41頁。數(shù)據有效性可以任意定義序列或范圍并通過菜單選擇第24頁，共41頁。條件格式可以輸入公式或數(shù)值最多可以設三種條件格式，加無條件時的格式，即根據一個單元格的內容最多可自動設置四種格式第25頁，共41頁?；竟?、原則上輸入任何公式，僅使用鍵盤，才能提高速度和準確性2、在單元格開始輸入，按“+”、“-”、“=”時，EXCEL視同輸入公式3、對任一單元格，按 F2進入編輯狀態(tài)，再按 F2 進入選擇單元格4、例如：輸入 VLOOKUP 或者連接兩個單元

16、格6、單元格的引用：絕對引用和相對引用，使用 F4 切換7、對同一表、不同表、不同工作簿均以鍵盤方式引用第26頁，共41頁。工作表函數(shù)IFSUMSUMIFCOUNTCOUNTIFVLOOKUPLEFTRIGHTMID&ABSMAXMINDATEYEARMONTHDAYTODAYOFFSETTEXTRANKLENISERRORANDOR關于盤點表隱藏空行：=SUM(ABS(B2:B1000)截取產品型號部分長度：=LEFT(B2,10)鍵盤SUM客戶銷售排名：=RANK(C2，B2:B150,0)舉例：第27頁，共41頁。工作表函數(shù)SUMIF功能：根據指定條件對若干單元格求和語法：SUMIF(r

17、ange,criteria,sum_range) SUMIF(條件區(qū)域,判斷條件,求和區(qū)域)示例：=sumif(c2:c100,”北京”,e2:e100)第28頁，共41頁。工作表函數(shù)VLOOKUP功能：在表格或數(shù)值數(shù)組的首列查找指定的數(shù)值，并由此返回表格或數(shù)組當前行中指定列處的數(shù)值。語法：VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)VLOOKUP(要找的值,尋找區(qū)域,在第幾列,是否精確查找)Lookup_value 為需要在數(shù)組第一列中查找的數(shù)值。Lookup_value 可以為數(shù)值、引用或文本字符串。Table_a

18、rray 為需要在其中查找數(shù)據的數(shù)據表。可以使用對區(qū)域或區(qū)域名稱的引用，例如數(shù)據庫或列表。Range_lookup 為一邏輯值，指明函數(shù) VLOOKUP 返回時是精確匹配還是近似匹配。如果為 TRUE 或省略，則返回近似匹配值，也就是說，如果找不到精確匹配值，則返回小于 lookup_value 的最大數(shù)值；如果 range_value 為FALSE，函數(shù) VLOOKUP 將返回精確匹配值。如果找不到，則返回錯誤值 #N/A。例：VLOOKUP(c5,d2:g100,5,true)第29頁，共41頁。工作表函數(shù)TEXTTEXT(value,format_text)Value 為數(shù)值、計算結果為

19、數(shù)字值的公式，或對包含數(shù)字值的單元格的引用。Format_text 為“單元格格式”對話框中“數(shù)字”選項卡上“分類”框中的文本形式的數(shù)字格式。說明Format_text 不能包含星號 (*)。通過“格式”菜單調用“單元格”命令，然后在“數(shù)字”選項卡上設置單元格的格式，只會更改單元格的格式而不會影響其中的數(shù)值。使用函數(shù) TEXT 可以將數(shù)值轉換為帶格式的文本，而其結果將不再作為數(shù)字參與計算。示例A1=2006-5-1TEXT(A1,”今天是YY年MM月”) 顯示:今天是05年05月第30頁，共41頁。大表格操作快速切換到表頭或表的末尾工作表之間的切換多個EXCEL工作簿之間切換（ctrl+pgu

20、p）快速選中某區(qū)域，如選中可見單元格定位到某一指定單元格工作表折分第31頁，共41頁。排序1、建議：僅當單一表格，表頭連續(xù)時，才能用工具條快速排序2、對于有較復雜表頭的表格，一定要選定范圍后才能排序3、用選定范圍后排序，可針對任一局部排序，如華南區(qū)域客戶4、可以按行排序第32頁，共41頁。篩選1、選定一定范圍后，可在相應的地方加入篩選按鈕2、使用自動篩選；第33頁，共41頁。圖表分析制作標準圖表制作自定義圖表如何制作圖表模板如何將他人的圖表變?yōu)槟０宓?4頁，共41頁。時間處理對于時間，系統(tǒng)保存的實際上是數(shù)字，只是格式不同罷了比如昨天和今天的時間差就是1，1900年1月1日是系統(tǒng)的第1天1、定義時間格式：yeary,month m,day d，如：使用函數(shù)定