1、7.1 軟件安裝及系統(tǒng)管理的初始化7.2 ERP基礎(chǔ)資料的初始化7.3 業(yè)務(wù)系統(tǒng)的初始化本章小結(jié)習(xí)題 7.1.1 軟件安裝當前市場上ERP的應(yīng)用框架呈多樣化，主要包括：兩層客戶/服務(wù)器(2t C/S)、三層客戶/服務(wù)器(3t C/S)、瀏覽器/服務(wù)器(B/S)、N層結(jié)構(gòu)(Nt)。前三種是從數(shù)據(jù)庫應(yīng)用角度來劃分的，后兩種是從Web開發(fā)技術(shù)角度來定義的。主流ERP的應(yīng)用框架以三層客戶/服務(wù)器為主，其結(jié)構(gòu)包括數(shù)據(jù)庫服務(wù)層、中間層、客戶端三個層次。 7.1 軟件安裝及系統(tǒng)管理的初始化數(shù)據(jù)庫服務(wù)層一般采用市場上流行的大型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，實現(xiàn)海量存儲，支持Oracle、SQL Server 2000等數(shù)據(jù)

2、庫系統(tǒng)；中間層封裝了系統(tǒng)業(yè)務(wù)邏輯的組件，應(yīng)用系統(tǒng)的大部分計算工作在此完成；三層結(jié)構(gòu)中的客戶端只是用戶的界面外殼，不具有任何的復(fù)雜計算，它的工作就是將中間層傳入的業(yè)務(wù)對象數(shù)據(jù)放置在界面中和控制用戶的鍵盤鼠標操作。本章以金蝶K/3系統(tǒng)為例來說明ERP軟件安裝的策略與步驟。1. 部署策略K/3系統(tǒng)采用多層網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，包括三層結(jié)構(gòu)(數(shù)據(jù)庫服務(wù)層、中間層、客戶端)以及Web應(yīng)用層。數(shù)據(jù)庫服務(wù)層主要安裝數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品和K/3系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫端組件，對目前的K/3系統(tǒng)而言，需要安裝的數(shù)據(jù)庫是SQL Server，所有的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)都是存儲在這里的。中間層涵蓋了K/3系統(tǒng)所有的業(yè)務(wù)邏輯，包括業(yè)務(wù)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)邏輯組件，客戶端的

3、業(yè)務(wù)操作，通過對中間層組件的調(diào)用來訪問數(shù)據(jù)庫。中間層是K/3系統(tǒng)的核心部分，對硬件環(huán)境的配置要求較高?？蛻舳酥缸罱K用戶進行業(yè)務(wù)操作或者業(yè)務(wù)設(shè)置的應(yīng)用程序、交互界面和對話框。K/3系統(tǒng)的客戶端是基于Windows 的GUI 桌面應(yīng)用程序，需要安裝在業(yè)務(wù)系統(tǒng)使用人員的計算機上。Web系統(tǒng)是基于C/S架構(gòu)進行的擴展，我們可以用瀏覽器來訪問K/3的結(jié)算中心系統(tǒng)、HR系統(tǒng)等。在Web系統(tǒng)的應(yīng)用中，客戶端只需要瀏覽器而不用安裝任何系統(tǒng)。用戶的環(huán)境和要求千差萬別，依實際情況的不同，用戶可能需要適當調(diào)整部署策略以滿足特定需求。K/3系統(tǒng)的四個安裝部分中，中間層和數(shù)據(jù)庫服務(wù)層對于任何應(yīng)用模式都必須安裝，客戶端和

4、Web系統(tǒng)則可以根據(jù)需要選擇安裝。K/3系統(tǒng)的多層結(jié)構(gòu)可以安裝在同一臺機器上，但如果條件允許，應(yīng)盡可能將各部分分別部署，以提升整個系統(tǒng)的性能。小型的應(yīng)用場合，業(yè)務(wù)量較小，通常只有35個客戶端，可以考慮將中間層和數(shù)據(jù)庫服務(wù)層安裝在同一臺服務(wù)器上。超過10個客戶端的應(yīng)用，每個部分都應(yīng)該裝在不同的機器上，如果中間層服務(wù)器的負荷允許，也可以將Web系統(tǒng)安裝在中間層所在服務(wù)器上。1) 數(shù)據(jù)庫服務(wù)器數(shù)據(jù)庫服務(wù)器作為業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的存儲平臺，無論從性能還是可靠性方面都有很高的要求。一方面我們可以通過增加內(nèi)存和CPU來提升數(shù)據(jù)庫服務(wù)器的性能，另一方面利用RAID來存儲數(shù)據(jù)可以提高數(shù)據(jù)的安全和可靠性，同時也會帶來一定

5、的I/O性能提升。如果數(shù)據(jù)庫服務(wù)器成為性能瓶頸，可以考慮將業(yè)務(wù)分布到不同的數(shù)據(jù)庫服務(wù)器上；如果本來就只有一個業(yè)務(wù)，即一個Database，就只能依靠提高數(shù)據(jù)庫服務(wù)器的配置來提升性能了。2) 中間層服務(wù)器中間層的任務(wù)是運行K/3系統(tǒng)的業(yè)務(wù)組件，客戶端通過訪問中間層向數(shù)據(jù)庫讀/寫數(shù)據(jù)，從而完成各種復(fù)雜的業(yè)務(wù)操作。一個中間層服務(wù)器往往要為多個客戶端(包括Web)提供服務(wù)，因此對中間層機器的配置要求一般較高。中間層使用部門級的服務(wù)器即可。根據(jù)實際測試的結(jié)果，K/3系統(tǒng)中，一臺配置為主流Xeon雙CPU、1 GB內(nèi)存的中間層服務(wù)器，所能負載的并發(fā)用戶數(shù)為60個左右或者Web客戶端為200個左右。 在超過

6、該并發(fā)數(shù)目時，可通過提升服務(wù)器的硬件配置解決；當單臺服務(wù)器增加配置仍無法滿足性能要求時，需要采用多臺中間層服務(wù)器進行分布式處理。因此我們建議為每60100個GUI客戶端或每200個Web客戶端配置一臺中間層服務(wù)器。業(yè)務(wù)量的大小及客戶端的數(shù)目會影響中間層服務(wù)器的處理和響應(yīng)能力，通過增加CPU、內(nèi)存可以對性能的提升帶來一定的好處，但這并不是萬能的。當達到一定的并發(fā)數(shù)量后，配置的提升可能對性能的改進成效并不明顯，此時應(yīng)該考慮中間層的分布處理。3) 客戶端用戶通過網(wǎng)絡(luò)終端的客戶機對系統(tǒng)進行業(yè)務(wù)操作，客戶端對硬件設(shè)備的要求并不是特別嚴格。如果客戶端安裝了K/3 系統(tǒng)的全部模塊，或者安裝了許多其他的應(yīng)用軟

7、件，會對系統(tǒng)的性能造成一定的影響。如果經(jīng)常同時打開多個應(yīng)用系統(tǒng)，對系統(tǒng)資源也會提出更高的要求。如果以Web應(yīng)用方式為主，只要能很好地運行瀏覽器軟件就足夠了。 基本原則是如果系統(tǒng)運行很慢而且頻繁地訪問硬盤，就應(yīng)該考慮提升系統(tǒng)配置了。有時系統(tǒng)慢并不一定是客戶端的問題，中間層或者數(shù)據(jù)庫性能下降也會導(dǎo)致客戶端響應(yīng)變慢。因此，通過必要的性能監(jiān)測找到問題的根源是解決問題的關(guān)鍵所在。4) Web服務(wù)器K/3系統(tǒng)的Web部分需要安裝在及以上版本的機器上，客戶端通過IE瀏覽器訪問Web 服務(wù)器上相應(yīng)的虛擬目錄來進行日常的業(yè)務(wù)處理。當確定Web服務(wù)器成為性能瓶頸的時候，可以考慮安裝多臺Web服務(wù)器，每臺Web服務(wù)

8、器上執(zhí)行Web系統(tǒng)配置工具指向不同的中間層。條件許可的話，可以建立Web服務(wù)器網(wǎng)絡(luò)負載平衡群集以獲得更好的效果。2. 安裝步驟(1) 安裝前的環(huán)境檢測。K/3系統(tǒng)的正常運行需要很多第三方組件的支持，所以在安裝K/3系統(tǒng)前我們要對安裝機器做一次系統(tǒng)環(huán)境檢測，以保證這些必需組件在目標機器上都具備并且運作正常。目標機器上不具備或者運作不正常的組件，在環(huán)境檢測過程中會自動從K/3資源光盤中安裝。(2) 安裝應(yīng)用軟件。環(huán)境檢測成功之后，用戶可以根據(jù)實際需要進行所需服務(wù)部件的安裝。放入K/3系統(tǒng)安裝光盤，通過光盤自動運行功能或者手工運行安裝光盤上的，可以開啟安裝主界面。根據(jù)所選安裝內(nèi)容的不同，安裝過程中可

9、能會提示更換安裝盤，安裝完成后通常會要求進行重啟操作，否則K/3不能正常運行。如果所選擇安裝的部件中包括中間層服務(wù)部件，安裝完成后將會有一個安裝中間層組件的過程，它將更新操作系統(tǒng)的COM+組件包。中間層組件的注冊也是一個較長的過程。7.1.2 賬套管理各種ERP系統(tǒng)中一般都提供賬套管理的功能，賬套管理系統(tǒng)為系統(tǒng)管理員維護和管理各種不同類型的賬套提供了一個方便的操作平臺。一個賬套實際上就是一個數(shù)據(jù)庫，它是存放各種數(shù)據(jù)的載體，各種財務(wù)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、一些輔助信息等都存放在賬套中。以金蝶K/3為例，在賬套管理中可以進行以下操作： 系統(tǒng)管理； 組織機構(gòu)管理； 賬套管理； 用戶及權(quán)限管理。賬套管理流程如

10、圖7-1所示。1. 系統(tǒng)管理1) 數(shù)據(jù)庫連接在使用新建賬套、備份賬套、恢復(fù)賬套、注冊賬套等時都需要指定連接數(shù)據(jù)庫服務(wù)器信息(需要選擇登錄方式，輸入連接用戶名、密碼)。如果每次都手工設(shè)置，會比較繁瑣，因此，很多ERP軟件都提供了數(shù)據(jù)庫默認的“連接”設(shè)置功能，在新建賬套、注冊賬套時默認的數(shù)據(jù)庫連接信息就是在此處設(shè)置的信息，這樣用戶就不需每次都手工重新錄入。 圖7-1 賬套管理流程2) 系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置 系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置是對賬套管理工具中的一些通用參數(shù)進行設(shè)置和維護。(1) 有效性檢查：所有的賬套實體都是保存在數(shù)據(jù)庫服務(wù)器中的，而賬套管理工具中顯示的只是賬套的連接信息。即使數(shù)據(jù)庫服務(wù)器中賬套實體已經(jīng)不存在，

11、而在賬套管理工具中賬套連接信息卻可能仍然存在。因此需要對賬套連接信息的有效性進行檢測，對于無效的賬套連接信息將提醒用戶及時進行刪除。 (2) 日志管理：對于系統(tǒng)中的每一個賬套，當用戶對賬套進行增加、刪除、修改等操作時，都會對鍵操作進行日志記錄，方便用戶進行查看，確保賬套數(shù)據(jù)的安全性。但是隨著賬套使用時間逐漸加長，日志記錄就會不斷地增加，若不進行清理，則有可能達到幾十萬條，過多的日志信息會影響系統(tǒng)的性能，因此需要進行控制。用戶可以根據(jù)實際情況修改日志的最大條數(shù)。當日志記錄數(shù)超過設(shè)置的數(shù)值后，登錄客戶端時系統(tǒng)會給出提示，用戶只需按照提示上給出的步驟進行操作就可以了。 3) 系統(tǒng)用戶管理以前版本的賬

12、套管理系統(tǒng)只有一個固定的用戶Admin，該用戶具有使用賬套管理系統(tǒng)中所有功能的權(quán)限。但是目前各公司系統(tǒng)管理員的主要工作是對系統(tǒng)及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進行維護，做好數(shù)據(jù)備份。由于系統(tǒng)將所有的權(quán)限賦予了管理員Admin，系統(tǒng)管理員以該身份進行登錄和所有操作，擁有了賬套管理的最高權(quán)限，因此給企業(yè)財務(wù)數(shù)據(jù)的保密和安全造成了潛在的隱患。為此，有必要對賬套管理提供一個用戶管理的功能，以及對賬套管理工具中各種功能的使用進行相應(yīng)的權(quán)限控制。通常我們將賬套管理中的各種功能授權(quán)給不同的用戶，從而增強賬套管理的安全性。 2. 組織機構(gòu)設(shè)置系統(tǒng)中允許存在多個賬套，為了便于對多個賬套進行管理，系統(tǒng)提供了一個組織機構(gòu)的功能，可以按

13、組織機構(gòu)對各種賬套進行分類管理。一個組織機構(gòu)主要包括表7-1所示的信息。 表7-1 組織機構(gòu)信息該功能可以對組織機構(gòu)進行新建、修改、刪除操作。需要注意的是組織機構(gòu)在系統(tǒng)中不是必需的，也可以不建立組織機構(gòu)，直接新建賬套。如果組織機構(gòu)下存在賬套，則這個組織機構(gòu)是不允許刪除的。必須先將組織機構(gòu)下的所有賬套都刪除之后，才能夠刪除這個組織機構(gòu)。3. 賬套管理賬套在系統(tǒng)中是非常重要的，它是存放各種數(shù)據(jù)的載體，各種財務(wù)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)都存放在賬套中。一個賬套主要包含的信息見表7-2。表7-2 賬 套 信 息 賬套管理的功能主要有新建賬套、修改賬套、刪除賬套、賬套備份與恢復(fù)等。(1) 新建賬套：首先輸入賬套號、

14、賬套名，其次選擇賬套類型，再輸入數(shù)據(jù)服務(wù)器名稱，選擇登錄數(shù)據(jù)服務(wù)器的登錄方式，然后選擇數(shù)據(jù)庫的文件路徑。 (2) 修改賬套：賬套新建后，允許用戶修改賬套的編號和名稱。賬套名稱可以不同于用戶的單位名稱，它用來區(qū)分單位內(nèi)部不同的賬套。 (3) 刪除賬套：刪除不再需要的賬套。在系統(tǒng)中，刪除賬套有兩種方法，一是一次刪除一個賬套；二是批量刪除，即一次刪除多個賬套。用戶可以根據(jù)實際情況選用。 (4) 賬套備份：為了保證賬套數(shù)據(jù)的安全性，需要定期對賬套進行備份。一旦原有的賬套毀壞，則可以通過賬套恢復(fù)功能將以前的賬套備份文件恢復(fù)成一個新賬套進行使用。對于賬套的備份和恢復(fù)操作，系統(tǒng)提供了多種方式供選擇，這與數(shù)據(jù)

15、庫管理軟件提供的數(shù)據(jù)庫備份與恢復(fù)方式是一致的。 對于備份策略主要有： 完全備份，執(zhí)行完整數(shù)據(jù)庫備份，也就是為賬套中的所有數(shù)據(jù)建立一個副本，備份后即可生成完全備份文件； 增量備份，記錄自上次完整數(shù)據(jù)庫備份后對數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)所做的更改，也就是為上次完整數(shù)據(jù)庫備份后發(fā)生變動的數(shù)據(jù)建立一個副本，備份后即可生成增量備份文件。增量備份比完全備份小而且備份速度快，因此可以經(jīng)常備份，以減少丟失數(shù)據(jù)的危險。 (5) 賬套恢復(fù)：通過完全備份文件恢復(fù)賬套是指通過已有的完全備份文件，將賬套恢復(fù)到上次完全備份點。通過增量備份文件恢復(fù)賬套是指通過已有的增量備份文件和完全備份文件，將賬套恢復(fù)到上次增量備份點，在該種恢復(fù)方式下，

16、需要使用到的備份文件包括： 賬套增加備份文件； 賬套完全備份文件。通過日志備份文件恢復(fù)賬套是指提供將賬套恢復(fù)到故障點或特定即時點的功能，在該種恢復(fù)方式下，需要的備份文件包括： 賬套日志備份文件； 賬套完全備份文件； 賬套增量備份文件(非必需)。 4. 用戶設(shè)置為確保數(shù)據(jù)的安全性，對不同的用戶應(yīng)該進行不同的權(quán)限設(shè)置。此處的用戶管理是對具體賬套的用戶管理，即對用戶使用某一個具體賬套的權(quán)限進行控制，它可以控制哪些用戶可以登錄到指定的賬套中，對賬套中的哪些子系統(tǒng)或者哪些模塊有使用或者管理的權(quán)限等。用戶管理的功能包括了新建用戶、新建用戶組、修改用戶(用戶組)屬性、刪除用戶(用戶組)、瀏覽權(quán)限等內(nèi)容。 (

17、1) 用戶管理：除了系統(tǒng)預(yù)設(shè)的用戶外，還可以根據(jù)情況新建自己的用戶。用戶信息主要包含以下內(nèi)容： 用戶名稱，即登錄賬套時的所用的名稱，它控制有哪些用戶可以使用這個賬套。用戶名稱在同一個賬套中應(yīng)該是唯一的，也就是說，不允許存在相同名稱的用戶。 認證方式，主要記錄與用戶密碼有關(guān)的信息。系統(tǒng)采用了兩種用戶認證方式，即NT安全認證和密碼認證。 用戶組信息，即用戶具體屬于哪一個用戶組。系統(tǒng)默認新建的用戶都是屬于Users組(Users組是系統(tǒng)預(yù)設(shè)的一個用戶組，沒有任何權(quán)限)?？梢詫π陆ǖ挠脩暨M行屬性修改、刪除等操作。 (2) 新增用戶組：系統(tǒng)中有了用戶，為什么還要有用戶組？用戶組的作用主要是方便對多個用戶

18、進行集中授權(quán)。舉例來說，如果有多個用戶存在相同的權(quán)限，對這些用戶一個一個授權(quán)將會比較繁瑣和耗費時間。但是如果有一個用戶組，所有用戶都在用戶組下，我們只要對用戶組進行一次授權(quán)，這些用戶都可以繼承用戶組下的所有信息，這樣操作起來就簡單快捷多了。可以對新建的用戶組進行屬性修改、刪除等操作。 5. 權(quán)限管理權(quán)限管理提供了功能授權(quán)、數(shù)據(jù)授權(quán)、字段授權(quán)等多種授權(quán)方式，以滿足不同的組織機構(gòu)對用戶的不同要求。 (1) 功能權(quán)限：對各子系統(tǒng)中功能模塊的功能操作權(quán)限，只有當用戶擁有了子系統(tǒng)的功能模塊的功能權(quán)限時，才能進行對應(yīng)模塊的功能操作。 (2) 數(shù)據(jù)權(quán)限：對系統(tǒng)中具體數(shù)據(jù)的操作權(quán)限，分為數(shù)據(jù)查詢權(quán)、數(shù)據(jù)修改權(quán)

19、、數(shù)據(jù)刪除權(quán)。 (3) 字段權(quán)限：對各子系統(tǒng)中某數(shù)據(jù)類別的字段操作權(quán)限，默認系統(tǒng)不進行字段權(quán)限檢查。當授權(quán)用戶對指定字段設(shè)置了字段權(quán)限控制后，用戶進行該數(shù)據(jù)類別的指定字段進行操作時進行權(quán)限檢查。只有當用戶擁有了該字段的字段權(quán)限時，才能對該字段進行對應(yīng)的操作。 7.2.1 基礎(chǔ)資料的作用 基礎(chǔ)資料就是在系統(tǒng)中使用的各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的總稱。用戶在錄入憑證或者錄入單據(jù)時，都毫無例外地需要輸入一些業(yè)務(wù)資料信息，如科目、幣別、商品、客戶、金額等信息?？梢赃@么說，所有的憑證、單據(jù)都是由一些基礎(chǔ)資料信息和具體的數(shù)量信息構(gòu)成的。對于這些基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)，為了便于進行統(tǒng)一的設(shè)置與管理，一般的ERP都提供了基礎(chǔ)資料管理這樣

20、一個功能。7.2 ERP基礎(chǔ)資料的初始化 從對企業(yè)數(shù)據(jù)處理的角度來看，企業(yè)資源規(guī)劃是一個基于企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的集成的管理軟件包。ERP系統(tǒng)對企業(yè)的生產(chǎn)、后勤以及銷售等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進行了有序化的集中管理。在企業(yè)物流、資金流和信息流中，以信息流為核心，建立有效的企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)來源渠道，采用合適的數(shù)據(jù)分析工具來得到有效的信息，以提高企業(yè)的獲利能力和核心競爭力為目標，就可以指導(dǎo)企業(yè)物資調(diào)撥和資金流向。所以，對企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的合理調(diào)整，對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的有效管理和維護，是企業(yè)信息化管理的重要前提，也是ERP系統(tǒng)建立、使用和維護中的重點工作所在。7.2.2 基礎(chǔ)資料的分類由于ERP系統(tǒng)功能眾多，囊括的范圍很廣，因而有些

21、ERP軟件將基礎(chǔ)資料放在一個功能模塊里進行統(tǒng)一管理，也有的軟件根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)將各種功能分在了不同的系統(tǒng)中進行維護管理。對于后一種情況，不僅存在著一些多個系統(tǒng)都會使用的公共基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，而且每一個系統(tǒng)都會相應(yīng)地存在一些自己使用的基礎(chǔ)資料，可以將基礎(chǔ)資料又細分為兩大部分：公共資料和各個系統(tǒng)中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。下面以金蝶K/3系統(tǒng)中的基礎(chǔ)資料為例進行介紹。1. 公共資料公共資料是指與所有模塊相關(guān)的公共資料(科目、幣別、憑證字、計量單位、結(jié)算方式、倉位、核算項目、輔助資料)。2. 其他資料(1) 與會計核算相關(guān)的輔助資料(運輸方式、所有制、行業(yè)、職稱、區(qū)域、職務(wù)、供應(yīng)商類別、銀行行號、結(jié)算方式、文化程度等)。(2

22、) 與會計核算有關(guān)的其他核算項目(憑證字、幣別、計量單位、結(jié)算方式、客戶、供應(yīng)商、部門、職員、倉庫、倉位、分支機構(gòu)等)。(3) 與生產(chǎn)相關(guān)的物料、BOM、工程變更單(ECN)、物料替代、工作中心、資源清單、工藝路線、替代工序、班制、多工廠日歷、工序、工種、班組、生產(chǎn)線與物料對應(yīng)、班組和職員對應(yīng)、計劃展望期等資料。(4) 與質(zhì)量相關(guān)的質(zhì)檢方案、質(zhì)檢項目、質(zhì)量標準等，包括檢驗項目、標準值、上公差、下公差；質(zhì)量管理系統(tǒng)的輔助資料，包括嚴格度、抽樣方法、抽樣方式、不良原因、檢驗水平、缺陷等級、AQL、檢驗方法、檢驗依據(jù)、檢驗值、不良處理、質(zhì)量等級、供應(yīng)商評估項目、組織結(jié)構(gòu)、檢驗設(shè)備儀器、樣本大小字碼(

23、CL)、MIL-STD-105表、檢驗項目與檢驗值對應(yīng)關(guān)系、投訴者身份、投訴方式、投訴類型、評估項目、組織結(jié)構(gòu)、取樣類型等資料。 (5) 與設(shè)備相關(guān)的保養(yǎng)規(guī)程、潤滑規(guī)程、維修規(guī)程、點檢規(guī)程以及設(shè)備輔助資料，如設(shè)備類型、類別、狀態(tài)、ABC分類、保養(yǎng)類別、潤滑類別、維修類別、點檢類別、故障類別、故障原因等資料。7.2.3 基礎(chǔ)資料的編碼規(guī)則基礎(chǔ)資料的編碼主要包括物料編碼、倉庫編碼、倉位編碼、部門編碼、工作中心編碼、工藝路線編碼、計量單位編碼、計劃員編碼、采購員編碼、客戶編碼、供應(yīng)商編碼、銷售訂單編碼、采購訂單編碼、生產(chǎn)訂單編碼，以及財務(wù)部分的科目編碼、核算項目編碼等。編碼是實施中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，編碼原

24、則制定得是否合理，直接影響了系統(tǒng)管理的規(guī)范性、易用性、擴充性、易記性；也直接影響了系統(tǒng)數(shù)據(jù)輸入與檢索的正確率及效率；甚至決定了系統(tǒng)某方面功能是否能夠?qū)崿F(xiàn)。制定編碼原則時要注意遵循下列一些原則： (1) 防止重碼：重碼指同一明細項目(如客戶)在基礎(chǔ)資料中有兩個或兩個以上代碼或名稱，基礎(chǔ)資料中供應(yīng)商、客戶、物料極易出現(xiàn)重碼。為防止重碼應(yīng)注意：對于同一項目盡可能只讓12人有增加權(quán)限，增加時盡可能使用標準名稱，客戶、供應(yīng)商以公章為準，物料以物資管理部門的規(guī)范為主；在查詢時盡可能使用搜索功能；發(fā)現(xiàn)重碼后盡可能將后增加的資料刪除。管理員發(fā)現(xiàn)有重碼時，要及時刪除多余的資料；使用后不能刪除的，要查看重碼資料已

25、使用情況，將重碼資料修改為一個，并將其他資料刪除。(2) 留有余地：在編制基礎(chǔ)資料時，其代碼盡可能留有余地，以便以后將相同或類似的資料編在一起。例如，將杭州百貨編為，杭州卷煙廠編為，后面還有等，那么以后新增杭州銀泰商場時不能設(shè)為，為了管理方便，應(yīng)將代碼留下一定的空間，即如果將杭州卷煙廠編碼為，那么新增的杭州銀泰商場就可編碼為。(3) 級次要合理：編碼不宜連貫到底(從1號編到最后)，而應(yīng)該根據(jù)其特點分有級次。(4) 編碼要簡單：編碼的目的在于將信息化繁為簡，便于信息的管理，如果編碼過于繁雜，則違反了編碼之目的。因此編碼在應(yīng)用文字、符號或數(shù)字上應(yīng)力求簡單明了，這樣可節(jié)省閱讀、填寫、抄錄的時間與手續(xù)

26、，并可減少其中的錯誤機會。(5) 編號要唯一：同種編碼要唯一識別，不能有二意性，不能重復(fù)。(6) 規(guī)則性：很多同類物料其規(guī)格型號有判別且有一定的順序，那么編碼時盡量按一定的規(guī)則從大到小或從小到大的順序，如將5 mm、10 mm、20 mm的螺絲等按序編號。(7) 各部門協(xié)調(diào)性：在客戶編碼上一定要取得銷售部門的支持，供應(yīng)商及物料編碼一定要取得供應(yīng)部門的支持。1. 物料編碼物料編碼是以簡短的文字、符號或數(shù)字、號碼來代表物料、品名、規(guī)格或類別及其他有關(guān)事項的一種管理工具。在物料極為單純、物料種類極少的工廠或許有沒有物料編碼都無關(guān)緊要，但在物料多到數(shù)百種或數(shù)千、數(shù)萬種以上的工廠，物料編碼就顯得格外重要

27、了。此時，物料的領(lǐng)發(fā)、驗收、請購、跟催、盤點、儲存等工作極為頻緊，而借助于物料編碼，可使各部門提高效率、各種物料資料傳遞迅速、意見溝通更加容易。目前工商企業(yè)所采用的物料編碼方法，主要有下列幾種。1) 阿拉伯數(shù)字法阿拉伯數(shù)字法是以阿拉伯數(shù)字作為物料編碼的工具，以一個或數(shù)個阿拉伯數(shù)字代表一項物料。這種方法容易了解，只是不僅需準備物料項目與數(shù)字的對照表，還需對照項目記憶，因此有關(guān)人員必須經(jīng)過一段時間的訓(xùn)練與適應(yīng)才能運用自如。以阿拉伯數(shù)字做物料編碼的，較常見的有下列幾種：(1) 連續(xù)數(shù)字編碼法。連續(xù)數(shù)字編碼法是先將所有物料依某種方式大致排列，然后自1號起依順序編排流水號。這種物料編碼方法可做到一料一號

28、，但是順序編碼只能顯示編碼時間的先后，往往與所代表項目的屬性并無關(guān)聯(lián)。因為新購物料無法插入原有排列順序的料號內(nèi)，例如：1078為3/8“3/4”之六角鐵制帶帽螺栓，而新購的六角鐵制帶帽螺栓為3/8“1”，其物料編碼無法插入(因過去沒有庫存或采用這種物料，故無編碼)，故只好編以最后一個號碼8974。兩種物料本應(yīng)排在一起，現(xiàn)在物料編碼相距如此遙遠，在物料管理、倉儲管理上很不方便。(2) 分級式數(shù)字編碼法。分級式數(shù)字編碼法是先將物料主要屬性分為大類并編定其號碼，再將各大類根據(jù)次要屬性細分為較次級的類別并編定其號碼，如此繼續(xù)進行下去。在分級式數(shù)字編碼法中，任一物料項目只有一個物料編碼。表7-3為三種屬

29、性的分級式數(shù)字編碼法，共可組成36(343)個編碼。這種方法的優(yōu)點是一方面顯示編碼的規(guī)律性，一方面達到一物料項目僅有一編碼的目標；其缺點是無用空號太多，一方面顯得浪費累贅，另一方面常導(dǎo)致物料編碼位數(shù)不夠用。表7-3 分級式數(shù)字編碼法(3) 區(qū)段數(shù)字編碼法。區(qū)段數(shù)字編碼法介于連續(xù)數(shù)字編碼法與分級式數(shù)字編碼法之間。該方法使用位數(shù)較分級式數(shù)字編碼法更少，但仍能達到物料編碼的目的。例如有64項，分為5大類，其情形如表7-4所示。表7-4 區(qū)段數(shù)字編碼例1上述情形如用分級式數(shù)字編碼法，則必須有3位數(shù)，但如改為區(qū)段數(shù)字編碼法則僅需2位數(shù)即可，其情形如表7-5所示。表7-5 區(qū)段數(shù)字編碼例2(4) 國際十進

30、制分類法(UDC)。這種方法于1876年由美國杜威首創(chuàng)，該方法新穎獨到，可以無限制展開，頗受歐洲各國的重視。1895年的國際圖書館學(xué)會決定以杜威的十進法為基礎(chǔ)，作更進一步發(fā)展，其后經(jīng)眾多數(shù)學(xué)專家的確究與發(fā)展，最后完成所謂國際十進制分類法(Universal Decimal Classification)，目前已有許多國家采用為國家規(guī)格。所謂國際十進制分類法，是將所有物料分類為10大類，分別以數(shù)字09為代表，然后每大類物料再劃分為10個中類，再以數(shù)字09為代表，如此進行下去按金字塔(Pyramid)形態(tài)展開。國際十進制分類法舉例如表7-6所示。表7-6 國際十進制分類法舉例 采用國際十進制分類法

31、的物料編碼，如編碼編至三位數(shù)字之后仍需繼續(xù)延長時，則應(yīng)加“.”符號以表示劃分。國際十進制分類法可無限展開，任何新物料的產(chǎn)生均可插入原有物料編碼系統(tǒng)而不混淆原有的物料編碼系統(tǒng)。但是，國際十進制分類法所能運用的符號只有10個(09)，故使編碼趨長而又無暗示作用，實在美中不足。2) 英文字母法英文字母法是以英文字母作為物料編碼工具的物料編碼法。英文字母中I、O、Q、Z等與阿拉伯數(shù)字1、0、9、2等容易混淆，故多廢棄不用，除此之外，尚有23個字母可利用。如以A代表金屬材料，B代表非木材，C代表玻璃；以AA代表鐵金屬，以AB代表銅金屬英文字母應(yīng)用在我國已經(jīng)相當普遍，是可用的物料編碼方法。3) 暗示編碼法

32、暗示編碼法是指物料編碼代表物料的意義，可自編碼本身聯(lián)想出來。暗示編碼法又可分為以下兩種：(1) 英文字母暗示法：從物料的英文字母當中，擇取重要且有代表性的一個或數(shù)個英文字母(通常取主要文字的第一個字母)作為編碼的號碼，使閱讀物料編碼者可以從中想象到英文字母，進而從暗示中得知該物料為何物。 例7-1 英文字母暗示法。VC=Variable Capaciter (可變電容器)IC=Integrated Circuit(集成電路)SW=Switch(開關(guān))ST=Steel Tube (鋼管)BT=Brass Tuber(黃鋼管)EP=Ear Phone(耳機)(2) 數(shù)字暗示法：直接以物料的數(shù)字為物

33、料編碼的號碼，或?qū)⑽锪系臄?shù)字依一固定規(guī)則而轉(zhuǎn)換成物料編碼的號碼，物料編碼的閱讀者可從物料編碼數(shù)字的暗示中得悉該物料為何物。例7-2 物料編碼代表的意義。例7-3 電阻值的編碼。例7-4 鋼筋直徑的編碼。 例7-5 鋼球軸承軸徑之編碼，其編碼為軸徑(限于軸徑20200 mm)mm數(shù)的1/5。 4) 混合法混合法物料編碼是聯(lián)合使用英文字母與阿拉伯數(shù)字來作為物料編碼，多以英文字母代表物料的類別或名稱，其后再用十進制分類法或其他方式編制阿拉伯數(shù)字號碼。這種物料編碼方法較十進制分類法采用符號較多，故有不少企業(yè)樂于采用此種方法。例7-6 混合法。M=金屬物料MB=螺栓、螺絲及螺帽MBI=帶帽螺栓MBI-1

34、00=六角鐵制螺栓帶帽MBI-106-6=3/8“3/4”六角鐵制螺栓帶帽MBI-106-8=3/8“1”六角鐵制螺栓帶帽MBI-106-9=1/2“1”六角鐵制螺栓帶帽物料編碼的原則基本上同樣適用于系統(tǒng)的客戶編碼、供貨商編碼、職員編碼、部門編碼、單位編碼、倉庫編碼、各種類別編碼和其他需要編碼的任何項目等。2. 部門編碼部門編碼可采用階層編碼方式，以方便按部門編碼過濾、統(tǒng)計。例如，一級部門編碼用二位數(shù)字表示，即用“0199”表示；二級部門編碼用二位數(shù)字表示，即用“0199”表示，通過編碼階層體現(xiàn)部門所屬關(guān)系。以業(yè)務(wù)部、生產(chǎn)一部為例，假如業(yè)務(wù)部部門編碼為01、生產(chǎn)一部部門編碼為02，則編碼如下：

35、 01 業(yè)務(wù)部 02 生產(chǎn)一部0201本部(注意生產(chǎn)一部下設(shè)“本部”)0202車一0203車二 3. 員工編碼員工編碼可以采取順序編碼法，同一個部門內(nèi)部按流水號編碼。成品編碼分為兩部分，格式如下： 部門編碼-流水號為確保員工編碼的正確性，首先制定部門編碼，相關(guān)部門確認后，才能進行員工編碼。下面以業(yè)務(wù)部和生產(chǎn)一部為例進行說明。 假如業(yè)務(wù)部部門編碼為01，生產(chǎn)一部部門編碼為02，則員工編碼如下：01業(yè)務(wù)部： 01001 XXX 01002 XXX02生產(chǎn)一部：0201001 XXX 0201002 XXX (本部)0202001 XXX 0202002 XXX (車一)0203001 XXX 02

36、03002 XXX (車二)4. 倉庫編碼倉庫編碼采用階層編碼方式，以方便按倉庫編碼過濾、統(tǒng)計。一級倉庫編碼用二位數(shù)字表示，即用“0199”表示；如果需要設(shè)二級倉庫，則二級倉庫編碼用二位數(shù)字表示，即用“0199”表示，通過編碼階層體現(xiàn)倉庫所屬關(guān)系。說明：倉庫編碼最大長度為4位，也就是說，倉庫編碼不能超過4位。編碼示例如下： 01 原材料庫 02 包裝物庫 03 工具庫 04 輔料庫 05 模檢具庫 06 低值易耗 09 成品庫 99 廢品庫5. 工序代號編碼工序代號編碼采用階層編碼方式，用來體現(xiàn)大工序與小工序的所屬關(guān)系。大工序編碼用二位數(shù)字表示，即用“0199”表示；小工序編碼用二位數(shù)字表示，

37、即用“0199”表示。工序代號編碼如下：01 車工0101 車一 0102 車二 0103 車三02 鉗工03 清洗、烘干、包裝6. 客戶編碼客戶編碼采用分段編碼，格式如下：客戶廠商標識-區(qū)域標識-國家標識-流水號客戶廠商標識：“1”代表客戶，“2”代表廠商。區(qū)域標識：“1”代表國外，“2”代表境外(港澳臺)，“3”代表國內(nèi)。國家標識：如“86”代表中國。流水號：“001999”代表客戶流水號。7. 廠商編碼廠商編碼采用分段編碼，格式如下：客戶廠商標識-類別碼-流水號客戶廠商標識：“1”代表客戶，“2”代表廠商。類別碼：見下表。流水號：“001999”代表廠商流水號。說明：廠商編碼最大長度為1

38、2位，也就是說，客戶編碼不能超過12位。8.固定資產(chǎn)編碼固定資產(chǎn)編碼分為兩部分，格式如下：固定資產(chǎn)編碼前輟-流水號流水號：“001999”代表固定資產(chǎn)流水號，要求按購買時間順序編號。說明：固定資產(chǎn)最大長度為20位，也就是說，固定資產(chǎn)不能超過20位。備注：為避免出現(xiàn)“一物多碼”或“一碼多物”，各部門編碼結(jié)束后，須將部門間的重復(fù)貨品或往來單位進行檢查，以防重復(fù)定義。各部門完成編碼后，上交ERP項目組，項目組通過后才能錄入編碼，否則不允許任何人擅自錄入基礎(chǔ)資料。7.2.4 基礎(chǔ)資料的收集整理與錄入1. 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的檢驗在ERP項目中，由于部分業(yè)務(wù)操作人員不能準確理解業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)操作的聯(lián)系，極易造成在

39、系統(tǒng)切換的開始階段數(shù)據(jù)處理混亂、錯誤率高、整體數(shù)據(jù)不準確，這直接影響后續(xù)業(yè)務(wù)操作的準確率。因此基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的檢驗工作顯得非常重要。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的檢驗是貫穿于整個基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理的工作，其主要的工作內(nèi)容是確保數(shù)據(jù)的規(guī)范性、及時性、準確性以及數(shù)據(jù)的完整性檢查。ERP是一種管理信息系統(tǒng)，需進行大量的數(shù)據(jù)處理，因此，要求數(shù)據(jù)必須規(guī)范化，即必須有統(tǒng)一的標準。數(shù)據(jù)規(guī)范化是實現(xiàn)信息集成的首要條件。ERP對數(shù)據(jù)的另一個要求是數(shù)據(jù)的準確性。規(guī)范化是準確性的前提，沒有規(guī)范就談不上準確。數(shù)據(jù)的及時性、準確性和完整性是計算機輔助企業(yè)管理的基本要求。這里，及時性是指必須在規(guī)定的時間進行和完成數(shù)據(jù)的采集和處理；準確性就是必須去偽存真

40、、符合實際；完整性是指要滿足系統(tǒng)對數(shù)據(jù)項規(guī)定的要求，沒有疏忽遺漏。軟件的功能再強，也難以分辨數(shù)據(jù)的真?zhèn)?，最多只能做出邏輯判斷，如日期的先后、字段或?shù)字的位數(shù)是否大于或小于某個值。ERP實施過程中，數(shù)據(jù)的正確性和完備性檢驗是一個比較復(fù)雜的問題，一些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準備過程需要領(lǐng)域?qū)＜覅⑴c，將這些專家的領(lǐng)域知識抽象成為檢驗規(guī)則，根據(jù)這些檢驗規(guī)則，使用知識推理機對數(shù)據(jù)的正確性和完備性進行檢驗，能夠提高實施質(zhì)量，加速實施過程。例如，如果企業(yè)需要進行MRP測算，那么物料的采購提前期、物料的組成信息、物料的安全庫存等信息將構(gòu)成一個數(shù)據(jù)鏈，數(shù)據(jù)鏈上的數(shù)據(jù)分別來源于不同的物理表，如果數(shù)據(jù)鏈上的某個數(shù)據(jù)項不能準確地提

41、供出來，MRP測算將不能正常進行。然而，如果將數(shù)據(jù)鏈的驗證規(guī)則放置在程序中進行，程序的靈活性將大大降低，此時，使用知識推理機能夠靈活地根據(jù)數(shù)據(jù)的不同來源和檢驗規(guī)則進行數(shù)據(jù)鏈的正確性和完備性檢驗?；A(chǔ)數(shù)據(jù)的準備必須充分，尤其是倉儲等物流數(shù)據(jù)。ERP系統(tǒng)實施后，見效最快的是物流系統(tǒng)，但如果初始數(shù)據(jù)不準確，會造成有勞無功的后果。針對此問題，ERP項目實施小組可采取過程跟蹤方法，跟蹤業(yè)務(wù)操作人員的業(yè)務(wù)處理流程，還要進行進一步的現(xiàn)場培訓(xùn)，并根據(jù)實際情況進行抽查，及時解決問題。其中，對銷售、采購、預(yù)算、質(zhì)量管理等涉及業(yè)務(wù)操作的數(shù)據(jù)，采用實施過程控制的管理手段，在數(shù)據(jù)資源錄入階段，結(jié)合軟件系統(tǒng)預(yù)警控制和嚴格

42、的業(yè)務(wù)管理，對數(shù)據(jù)資源的合法性和可執(zhí)行性，加以審核、控制，將管控前移，減少無效數(shù)據(jù)對正常業(yè)務(wù)流程的影響。物流系統(tǒng)的數(shù)據(jù)初始化工作應(yīng)該細致和充分，可以讓公司的財務(wù)管理部門與物流管理部門聯(lián)合，一起完成數(shù)據(jù)初始化和盤點等工作，這樣有利于系統(tǒng)對接后賬務(wù)數(shù)據(jù)的一致性和準確性，同時縮短實施時間。在項目實施過程中，可以把基礎(chǔ)數(shù)據(jù)按管理職能分為五大部分，即產(chǎn)品、工藝、設(shè)備、人力資源和財務(wù)數(shù)據(jù)，分別對應(yīng)企業(yè)相關(guān)的職能部門，由專門的人員進行整理和錄入，同時將數(shù)據(jù)的質(zhì)量和錄入進度同部門的績效聯(lián)系起來，納入部門的考核指標，用企業(yè)制度這個“法”來確保數(shù)據(jù)的準確性。以K/3系統(tǒng)為例，ERP基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準備就是按照ERP提供的

43、數(shù)據(jù)字典的統(tǒng)一格式要求，將零散的信息經(jīng)過匯總、校驗、確認無誤后錄入相應(yīng)的Excel電子表格中，并在ERP系統(tǒng)試運行時將所有Excel表導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫中，然后借助系統(tǒng)集成來支持日常業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)在各個部門之間流轉(zhuǎn)，因此基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準備是ERP系統(tǒng)實施的基礎(chǔ)。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準備及錄入原則如下：(1) 先準備基本數(shù)據(jù)，先準備基礎(chǔ)數(shù)據(jù)中必須輸入的數(shù)據(jù)，參考數(shù)據(jù)和其他數(shù)據(jù)以后再補充。(2) 無需關(guān)聯(lián)其他的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，但又被其他基礎(chǔ)數(shù)據(jù)所關(guān)聯(lián)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)必須先進行整理，主要有幣別、計量單位、結(jié)算方式。(3) 在整理某個基礎(chǔ)資料時，可先整理不與其他基礎(chǔ)資料字段相關(guān)聯(lián)的字段。(4) 在整理某個基礎(chǔ)資料時，某字段是關(guān)聯(lián)其他基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的字

44、段，需先整理與其相關(guān)聯(lián)的基礎(chǔ)資料后再來整理該字段。 (5) 要求準備的數(shù)據(jù)可分為必要信息字段、有用字段和預(yù)留字段。其中必要信息字段為運行系統(tǒng)所必需的數(shù)據(jù)，有用字段是對系統(tǒng)有用但不是必需的數(shù)據(jù)，預(yù)留字段是系統(tǒng)目前還沒有用到、將在以后的版本中予以擴充使用的數(shù)據(jù)?；A(chǔ)數(shù)據(jù)的準備方法如下：分步實施分步準備，按先后順序準備需實施模塊的相關(guān)數(shù)據(jù)，按基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理順序圖進行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理及錄入；建議將各類基礎(chǔ)數(shù)據(jù)建立相應(yīng)的Excel文件，并校對正確性；可在初始化前通過數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換一次性進入K/3系統(tǒng)(除BOM資料外)，以縮短實施周期。K/3基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理及錄入順序見圖7-2。圖7-2 K/3基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理及錄入順序公

45、共基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的初始化在會計科目體系中，不管總賬還是明細賬科目，除了定義其科目代碼和名稱之外，還必須定義它的類別、余額方向以及是否核算外幣、數(shù)量、輔助賬等屬性。主要的屬性介紹如下：(1) 科目代碼：科目的代碼在系統(tǒng)中必須唯一?？颇看a必須由上級至下級逐級增加，即必須首先增加上級科目代碼，只有上級科目代碼存在后才能增加下級科目代碼?？颇看a由“上級科目代碼+本級科目代碼”組成。(2) 助記碼：幫助記憶科目的編碼。在錄入憑證時，為了提高科目錄入的速度可以用助記碼進行科目錄入。例如：將“現(xiàn)金”科目的助記碼輸為“xj”，則在輸入現(xiàn)金科目時輸入“xj”，系統(tǒng)將會自動找到“現(xiàn)金”科目。(3) 科目名稱：該科目

46、的文字標識。在命名科目名稱時只需命名本級科目名稱，不必帶上級科目名稱。輸入的科目名稱一般為漢字和字符。(4) 科目類別：用于對科目的屬性進行定義?？颇康膶傩韵到y(tǒng)都已作了設(shè)定，共分五大類：資產(chǎn)類、負債類、所有者權(quán)益類、成本類、損益類。系統(tǒng)中損益類科目的特殊處理主要體現(xiàn)在兩方面：第一，在執(zhí)行“結(jié)轉(zhuǎn)本期損益”功能時，所有定義為“損益類”的科目的本期實際發(fā)生額都將全部自動結(jié)轉(zhuǎn)；第二，在自定義報表中設(shè)置取數(shù)公式時，設(shè)定為“損益類”科目便可取出其實際發(fā)生額。 (5) 余額方向：該科目的余額默認的余額方向。一般資產(chǎn)類科目的余額方向在借方，負債類科目的余額方向在貸方。科目的這項屬性對于賬簿或報表輸出的數(shù)據(jù)有直

47、接影響，系統(tǒng)將根據(jù)科目的默認余額方向來反映輸出的數(shù)值。例如：如果將“現(xiàn)金”科目的余額方向改為“貸方”，則其借方余額在自定義報表中就會反映為負數(shù)。(6) 外幣核算：指定該科目外幣核算的類型。具體核算方式分三種： 不核算外幣，即不進行外幣核算，只核算本位幣； 核算所有外幣，即對本賬套中設(shè)定的所有貨幣進行核算； 核算單一外幣，即只對本賬套中某一種外幣進行核算。若選擇核算單一外幣，則要求選擇一種進行核算的外幣名稱。系統(tǒng)在處理核算外幣時，會自動默認在“幣別”功能中輸入的匯率。(7) 核算項目：多項目核算可全方位、多角度地反映企業(yè)的財務(wù)信息，并且科目設(shè)置多項目核算比設(shè)置明細科目更直觀、更簡潔、處理速度更快

48、。例如，企業(yè)的往來客戶單位有1000個以上，如果將往來客戶設(shè)置成明細科目，那么應(yīng)收賬款的二級明細科目至少達到1000多條；如果將往來客戶設(shè)置成應(yīng)收賬款的核算項目，只要應(yīng)收賬款一個一級科目就可以了。每一科目可實現(xiàn)1024個核算項目的處理。可以對科目進行以下維護操作：科目組管理、科目的新增、科目的修改與刪除等。在企業(yè)的經(jīng)營活動中，都是以幣別作為交易的媒介和度量單位的。對于涉外企業(yè)，其交易活動中不可避免地將涉及到多種幣別，為了方便用戶對不同幣種的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行記錄和度量，ERP軟件中一般會提供幣別這個基礎(chǔ)資料。(1) 幣別代碼：貨幣幣別的代碼，本系統(tǒng)使用3個字符表示。建議使用一般慣例編碼，如：RMB、

49、HKD、USD注意：在輸入幣別代碼時盡量不要使用“$”符號，因為該符號在自定義報表中已有特殊含義，如果使用該符號，那么在自定義報表中定義取數(shù)公式時可能會遇到麻煩。 (2) 幣別名稱：表示貨幣的名稱，如人民幣、港幣、美元等等。 (3) 記賬匯率：在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時的記賬匯率，期末調(diào)整匯兌損益時，系統(tǒng)自動按對應(yīng)期間的記賬匯率折算，并調(diào)整匯兌損益額度。(4) 折算方式：包括直接匯率法和間接匯率法兩種匯率折算公式，用戶可根據(jù)實際情況選擇其中一種。系統(tǒng)默認為直接匯率法。(5) 金額小數(shù)位數(shù)：指定幣別精確度的小數(shù)位數(shù)，范圍為04。 (6) 固定/浮動匯率：指定幣別是固定匯率還是浮動匯率，用戶可根據(jù)實際情況選

50、擇其中一種。系統(tǒng)默認為固定匯率。3) 計量單位維護物料的設(shè)置必定涉及計量單位。在金蝶K/3系統(tǒng)中，計量單位的設(shè)置先要設(shè)置計量單位組，再在組中設(shè)置計量單位。金蝶K/3系統(tǒng)中允許存在多計量單位，為了便于管理，可以通過計量單位組對不同計量單位進行分類管理和顯示。同時，為了管理操作的方便簡潔，系統(tǒng)約定計量單位組只能存在一級，也就是說，計量單位組下不能再新增計量單位組，只能新增計量單位。金蝶K/3系統(tǒng)約定：在一個計量單位組中，有且只能有一個默認計量單位。因為有些物料的計量單位可能會有幾個，一個為主計量單位，其他為輔助計量單位，為了能夠體現(xiàn)該物料多種計量方法及這些計量單位之間的運算關(guān)系，所以可將其設(shè)置成一

51、個一個的計量單位組，在組中各計量單位是主計量單位和輔助計量單位的關(guān)系。因此，對于一個計量單位組系統(tǒng)只默認一個計量單位，默認計量單位的系數(shù)為1。此計量單位組中其他的計量單位都為輔助計量單位，輔助計量單位的系數(shù)為計量單位的倍數(shù)。在設(shè)置物料信息時，物料只能獲取到默認的計量單位，所以用戶有多少必須要用的計量單位，則必須要設(shè)置多少計量單位組，并且物流系統(tǒng)中各物流處理的核算都是用主計量單位來參與計算的。如果一個計量單位組內(nèi)的默認計量單位已經(jīng)被其他業(yè)務(wù)單據(jù)使用，則該默認計量單位就不能更改了。另外，因默認計量單位通常會作為物料計量用的基本單位，故系統(tǒng)約定默認計量單位必須為固定換算方式，換句話說，系統(tǒng)不允許將一

52、個浮動換算的計量單位設(shè)置為默認計量單位。K/3系統(tǒng)支持雙計量單位：基本單位和常用單位，其中基本單位是不能修改的?；締挝慌c常用單位之間有一定的換算關(guān)系，例如，電線的基本單位是米，常用單位是卷，某種型號的電線一卷為100米，那么卷就是20米。這里要注意，如果同一種電線每卷長度不同則要變通處理：若這一次進的同一種電線長度變成了150米，則可變通為按卷來處理，或者另行編一物料代碼。當需要雙計量單位管理的特別少時，可以不用雙計量單位，這樣在查詢時相對清晰一些。許多報表可以同時反映基本計量單位與常用計量單位。3. 財務(wù)數(shù)據(jù)的初始化賬套在系統(tǒng)中是非常重要的，它是存放各種數(shù)據(jù)的載體。各種財務(wù)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)都

53、存放在賬套中。在賬套建立的過程中需要對總賬系統(tǒng)的一些初始數(shù)據(jù)進行輸入。賬套的建立流程如圖7-3所示。圖7-3 賬套建立流程(1) 新建賬套。新建賬套是初始化的重要一步。(2) 系統(tǒng)設(shè)置。賬套啟用后，就可以登錄K/3系統(tǒng)，對總賬系統(tǒng)的一些基礎(chǔ)參數(shù)進行設(shè)置。這些參數(shù)是總賬系統(tǒng)的基礎(chǔ)，它的設(shè)置關(guān)系到所有財務(wù)業(yè)務(wù)和流程的處理，用戶在設(shè)置前要慎重考慮。(3) 基礎(chǔ)資料設(shè)置。基礎(chǔ)資料是總賬系統(tǒng)以及其他各財務(wù)系統(tǒng)在操作中共同使用的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，是各系統(tǒng)絕對不可缺少的資料，一旦不全或錯誤將會導(dǎo)致系統(tǒng)無法使用。因此，基礎(chǔ)資料必須正確設(shè)置。(4) 初始數(shù)據(jù)錄入。當各項資料輸入完畢后，接下來就可以開始初始數(shù)據(jù)的錄入工作

54、了。除非是無初始余額及累計發(fā)生額，否則所有用戶都要進行初始余額設(shè)置。初始余額的錄入分兩種情況進行處理：一種情況是賬套的啟用時間是會計年度的第一個會計期間，只需錄入各個會計科目的初始余額；另一種情況是賬套的啟用時間為非會計年度的第一個會計期間，此時需錄入截止到賬套啟用期間的各個會計科目的本年累計借、貸方發(fā)生額、損益的實際發(fā)生額、各科目的初始余額。根據(jù)以上情況，在初始數(shù)據(jù)錄入中要輸入全部本位幣、外幣、數(shù)量金額賬及輔助賬、各核算項目的本年累計發(fā)生額及期初余額。(5) 現(xiàn)金流量初始數(shù)據(jù)錄入。盡管在系統(tǒng)中可以對啟用期后的賬套數(shù)據(jù)進行現(xiàn)金流量表的指定，但是如果賬套為年中啟用的賬套，則需要對啟用前現(xiàn)金流量的

55、數(shù)據(jù)進行錄入，系統(tǒng)才能計算全年的現(xiàn)金流量表。2) 應(yīng)收系統(tǒng)的初始化應(yīng)收系統(tǒng)的初始化主要是對應(yīng)收款管理系統(tǒng)的初始數(shù)據(jù)錄入。應(yīng)收系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入主要包括應(yīng)收賬款錄入、應(yīng)收票據(jù)錄入、期初壞賬錄入。(1) 應(yīng)收賬款錄入。初始化的單據(jù)分為銷售增值稅發(fā)票、銷售普通發(fā)票、應(yīng)收單、預(yù)收單四種類型。為快速完成初始化，可以把每個往來單位的所有單據(jù)資料匯總成一張單據(jù)錄入，這樣減少了單據(jù)錄入時的工作量，但缺點是初始化時的所有單據(jù)只能在一張單據(jù)中進行處理，不利于對初始化的單據(jù)進行管理。如果單據(jù)資料不是很多，也可以按明細單據(jù)逐筆錄入，缺點是工作量大，但結(jié)束初始化后便于對初始化單據(jù)進行跟蹤處理。還可以根據(jù)需要部分單據(jù)匯總錄入

56、，部分單據(jù)按明細錄入，如把已經(jīng)核銷的單據(jù)匯總成一筆錄入，把未核銷的記錄按單據(jù)逐筆錄入。(2) 應(yīng)收票據(jù)錄入。系統(tǒng)把應(yīng)收票據(jù)作為一種特殊的收款進行處理，考慮到應(yīng)收票據(jù)與應(yīng)收賬款核銷后還可能進行背書、貼現(xiàn)、轉(zhuǎn)出、收款等許多處理，如果應(yīng)收票據(jù)與應(yīng)收賬款直接核銷，勢必造成單據(jù)無法修改，而不能進行以上操作。故應(yīng)收票據(jù)并不直接沖銷應(yīng)收賬款，而是在收到應(yīng)收票據(jù)后，進行審核處理時，系統(tǒng)自動產(chǎn)生一張收款單(或預(yù)收單)，通過該收款單(或預(yù)收單)與應(yīng)收賬款核銷。這樣票據(jù)進行背書、轉(zhuǎn)出、貼現(xiàn)及真正收款時直接沖減應(yīng)收票據(jù)，不再沖銷應(yīng)收賬款。此種處理方式也與憑證處理相對應(yīng)，有助于總賬系統(tǒng)與應(yīng)收款管理系統(tǒng)進行核對。初始化時

57、，應(yīng)收賬款的金額應(yīng)是與應(yīng)收票據(jù)核銷后的余額，即應(yīng)收賬款不包括應(yīng)收票據(jù)的金額。應(yīng)收票據(jù)錄入的是已收到票據(jù)并已核銷了應(yīng)收賬款的未進行背書、轉(zhuǎn)出、貼現(xiàn)、收款處理的票據(jù)。已收到票據(jù)但沒有核銷應(yīng)收賬款的應(yīng)收票據(jù)應(yīng)在初始化結(jié)束后錄入。(3) 期初壞賬錄入。期初壞賬已經(jīng)退出了應(yīng)收款管理系統(tǒng)的往來核算，但為了對期初壞賬在以后期間又收回的往來賬款進行管理，可以在此處錄入期初壞賬。3) 應(yīng)付系統(tǒng)的初始化應(yīng)付系統(tǒng)的初始化主要是對應(yīng)付款管理系統(tǒng)的初始數(shù)據(jù)錄入。應(yīng)付系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入主要包括應(yīng)付賬款錄入、應(yīng)付票據(jù)錄入。(1) 應(yīng)付賬款錄入。初始化的單據(jù)分為采購增值稅發(fā)票、采購發(fā)票、應(yīng)付單、預(yù)付單、農(nóng)林計稅發(fā)票、運費發(fā)票(商

58、業(yè)賬套)六種類型。為快速完成初始化，可以把每個往來單位的所有單據(jù)資料匯總成一張單據(jù)錄入，這樣減少了單據(jù)錄入時的工作量，但缺點是初始化時的所有單據(jù)只能在一張單據(jù)中進行處理，不利于對初始化的單據(jù)進行管理。如果單據(jù)資料不是很多，也可以按明細單據(jù)逐筆錄入，缺點是工作量大，但結(jié)束初始化后便于對初始化單據(jù)進行跟蹤處理。(2) 應(yīng)付票據(jù)錄入。應(yīng)付款管理系統(tǒng)把應(yīng)付票據(jù)作為一種特殊的付款進行處理，考慮到應(yīng)付票據(jù)與應(yīng)付賬款核銷后還可能進行退票處理，如果應(yīng)付票據(jù)與應(yīng)付賬款直接核銷，勢必造成單據(jù)無法修改，而不能進行以上操作。因此應(yīng)付票據(jù)并不直接沖銷應(yīng)付賬款，而是在開出應(yīng)付票據(jù)后，進行審核處理時，系統(tǒng)自動產(chǎn)生一張付款單

59、(或預(yù)付單)，通過該付款單(或預(yù)付單)與應(yīng)付賬款核銷。這樣票據(jù)真正付款時直接沖減應(yīng)付票據(jù)，不再沖銷應(yīng)付賬款。此種處理方式也與憑證處理相對應(yīng)，有助于總賬系統(tǒng)與應(yīng)付款管理系統(tǒng)進行核對。 初始化時，應(yīng)付賬款的金額應(yīng)是與應(yīng)付票據(jù)核銷后的余額，即應(yīng)付賬款不包括應(yīng)付票據(jù)的金額。應(yīng)付票據(jù)錄入的是已開出票據(jù)并已核銷了應(yīng)付賬款的未進行付款處理的票據(jù)。已開出票據(jù)但沒有核銷應(yīng)付賬款的應(yīng)付票據(jù)應(yīng)在初始化結(jié)束后錄入。4. 進銷存數(shù)據(jù)的初始化進銷存基礎(chǔ)數(shù)據(jù)包括供應(yīng)商供貨信息、物料對應(yīng)表、組裝件BOM、條形碼規(guī)則等。1) 供應(yīng)商供貨信息供應(yīng)商供貨信息一方面用于設(shè)定各物料的供應(yīng)商對應(yīng)代碼、供應(yīng)商對應(yīng)名稱，另一方面用于設(shè)置各物

60、料在各供應(yīng)商的配額比例。不論供應(yīng)鏈系統(tǒng)處于初始化階段還是正常階段，用戶都可以進行供應(yīng)商供貨信息的設(shè)置、維護和查詢工作。供應(yīng)商供貨信息主要的數(shù)據(jù)項如下：(1) 供應(yīng)商代碼：當前供應(yīng)商的代碼，可手工錄入，也可按【F7】鍵選取供應(yīng)商資料的信息。(2) 供應(yīng)商名稱：當前供應(yīng)商的名稱，錄入供應(yīng)商代碼后，自動攜帶出名稱，用戶不能另行設(shè)置。 (3) 物料代碼：當前物料的代碼，可以手工錄入。 (4) 物料名稱：由系統(tǒng)根據(jù)選擇的物料代碼直接錄入，用戶不能另行設(shè)置。 (5) 規(guī)格型號：由系統(tǒng)根據(jù)選擇的物料代碼直接錄入，用戶不能另行設(shè)置。(6) 供應(yīng)商對應(yīng)物料代碼：供應(yīng)商開具的訂單或送貨單上標注的供應(yīng)商對當前所供貨