1、最新OA辦公自動化系統(tǒng)運(yùn)行管理方法1Q/ FORMTEXT LT FORMTEXT 內(nèi)蒙古蘭太實(shí)業(yè)股份企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)Q/ FORMTEXT LT FORMTEXT 202205 FORMTEXT 2022 FORMTEXT 代替Q/ FORMTEXT OA辦公自動化系統(tǒng)運(yùn)行管理方法 FORMTEXT 2022 - FORMTEXT 11 - FORMTEXT 11發(fā)布 FORMTEXT 2022 - FORMTEXT 11 - FORMTEXT 11實(shí)施 FORMTEXT 內(nèi)蒙古蘭太實(shí)業(yè)股份發(fā)布OA辦公自動化系統(tǒng)運(yùn)行管理方法目的中鹽吉蘭泰鹽化集團(tuán)及各所屬單位協(xié)同辦公自動化系統(tǒng)以下簡稱OA系統(tǒng)是通過信

2、息化手段實(shí)現(xiàn)工作實(shí)時(shí)管理，提升單位內(nèi)部及單位之間協(xié)同工作效率，系統(tǒng)推進(jìn)管理制度化、標(biāo)準(zhǔn)化和標(biāo)準(zhǔn)化的管理軟件。為保障OA系統(tǒng)正常、標(biāo)準(zhǔn)、穩(wěn)定運(yùn)行，保障各類文件和信息快捷傳遞、查閱，提高工作效率，根據(jù)實(shí)際，制定本方法。適用范圍本方法適用于可登錄OA系統(tǒng)的中鹽吉蘭泰鹽化集團(tuán)、蘭太公司各部室、分公司、子公司。工作流程及職責(zé)用戶帳號注冊各單位用戶帳號統(tǒng)一報(bào)蘭太企管中心設(shè)置。個(gè)人表單流程設(shè)置按照現(xiàn)行管理要求，蘭太企管中心將局部管理流程制作成表單流程。員工帶薪休假須填寫帶薪休假表單流程，提交本單位負(fù)責(zé)人審批，人力資源中心審核備案。年度目標(biāo)卡、雙向溝通卡、月度目標(biāo)卡、業(yè)績考核得分表等的填寫，須按時(shí)通過OA系統(tǒng)

3、表單流程提交直接上級審定。各單位人員提交計(jì)算機(jī)耗材、辦公用品方案、合同審批、檔案借閱等應(yīng)通過OA系統(tǒng)表單流程進(jìn)行審批。公文流程設(shè)置發(fā)文流程公司內(nèi)部發(fā)文模板、電子印章、套紅模板和發(fā)文流程等由各單位提交蘭太企管中心制作，各單位使用。各單位發(fā)布公文時(shí)，由擬稿人員按發(fā)文模板擬稿，按已設(shè)置的流程提交單位負(fù)責(zé)人核稿、總經(jīng)理辦公室主任審稿、公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)會簽、總經(jīng)理辦公室文檔管理人員套紅蓋章封發(fā)。擬稿部門的公文收發(fā)員按照主送、抄送范圍發(fā)送傳閱，分類歸檔。收文流程公司內(nèi)部各單位收文，由單位公文收發(fā)人員簽收登記，調(diào)取文件傳閱單，建立傳閱流程提交單位負(fù)責(zé)人批示后，公文收發(fā)人員按批示意見轉(zhuǎn)具體承辦人傳閱、辦理后歸

4、檔。公司外來文件，由總經(jīng)理辦公室掃描后進(jìn)入OA收文登記，調(diào)取文件閱處單，建立傳閱流程提交總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)人擬辦、公司領(lǐng)導(dǎo)批示，收文員辦理，按領(lǐng)導(dǎo)批示意見傳相關(guān)部門承辦，然分類后歸檔。歸檔公文借閱流程歸檔公文可供全體人員借閱。借閱時(shí)需調(diào)用檔案借閱模板，按流程審批前方可借閱。檔案借閱流程：本人填寫?檔案借閱單?，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，由總經(jīng)理辦公室文檔管理人員辦理借閱。新聞發(fā)布流程新聞的發(fā)布范圍是全體OA系統(tǒng)用戶。各單位應(yīng)指定新聞發(fā)布人，報(bào)蘭太企管中心備案后進(jìn)行設(shè)置。新聞發(fā)布人起草新聞后，應(yīng)提交本單位負(fù)責(zé)人審核前方可發(fā)布。公揭發(fā)布流程對于需要在指定范圍內(nèi)發(fā)布的時(shí)效性強(qiáng)的告

5、知性文件和通知，可采用公告形式進(jìn)行發(fā)布。各單位須指定公揭發(fā)布人，報(bào)蘭太企管中心備案后進(jìn)行設(shè)置。各單位公揭發(fā)布人起草公告后，須提交本單位領(lǐng)導(dǎo)審核前方可發(fā)布。文檔管理授權(quán)OA系統(tǒng)的單位文檔管理員由蘭太企業(yè)管理中心指定系統(tǒng)管理員擔(dān)任。各單位指定一名文檔管理員，由系統(tǒng)管理員按單位劃分文檔，分別授權(quán)給各單位的文檔管理員，由各單位的文檔管理員再劃分下一級目錄，再分別授權(quán)給相關(guān)部門的職能人員，指定相關(guān)職能人員負(fù)責(zé)發(fā)布各類信息。系統(tǒng)管理要求用戶帳號信息管理各單位用戶注冊、注銷、崗位信息變動、權(quán)限調(diào)整，須及時(shí)發(fā)送協(xié)同通知蘭太企管中心做出相應(yīng)調(diào)整。用戶需及時(shí)更新完善個(gè)人信息，包括辦公室 、 號碼、郵箱地址等信息，

6、確保OA上的員工通訊錄保持最新狀態(tài)完善個(gè)人信息方法：OA界面上端的菜單欄個(gè)人設(shè)置個(gè)人信息設(shè)置。協(xié)同管理待辦事項(xiàng)管理：待辦事項(xiàng)增多，造成系統(tǒng)運(yùn)行速度減慢。為保證系統(tǒng)高效運(yùn)作，各用戶需及時(shí)處理提交待辦事項(xiàng)，待辦事項(xiàng)一周內(nèi)必須提交處理。操作步驟：雙擊待辦事項(xiàng)，點(diǎn)擊處理，點(diǎn)擊繼續(xù)并提交。已辦事項(xiàng)、已發(fā)事項(xiàng)管理：為節(jié)省效勞器空間，所有用戶必須對已辦事項(xiàng)和已發(fā)事項(xiàng)于每月15日前進(jìn)行定期刪除清理。對于需保存的事項(xiàng)附件應(yīng)另存到本地計(jì)算機(jī)硬盤后，再將協(xié)同事項(xiàng)刪除；無需保存的事項(xiàng)應(yīng)及時(shí)刪除。刪除方法：已發(fā)事項(xiàng)、已辦事項(xiàng)中不需要保存的流程打勾，點(diǎn)刪除。各用戶已經(jīng)歸檔到個(gè)人文檔的事項(xiàng)必須刪除，不得在OA個(gè)人文檔中上傳

7、保存?zhèn)€人文檔資料，不得把OA當(dāng)作個(gè)人網(wǎng)盤使用。目標(biāo)卡歸檔各單位指定人員對本單位目標(biāo)卡進(jìn)行歸檔。公文歸檔各單位電子公文要求每月30日進(jìn)行分類歸檔。總經(jīng)理辦公室要把所有公文打印一份紙質(zhì)文件歸檔，電子公文每月30日整理歸檔一次，年底刻錄成光盤，存入檔案室。新聞發(fā)布要求新聞格式要求：標(biāo)題為宋體三號，正文為宋體小四號，上傳圖片清晰、美觀，字節(jié)數(shù)控制在300K以內(nèi)。為便于排版，新聞?wù)目梢蕴崆霸趙ord里編輯好，進(jìn)行復(fù)制，再用Ctrl+V快捷鍵粘貼到新聞發(fā)布欄，圖片提前用QQ截圖軟件進(jìn)行裁剪壓縮，另存在桌面?zhèn)溆?，再插入到新聞發(fā)布欄，發(fā)布前請先預(yù)覽，版面適宜后再正式發(fā)布。各單位必須嚴(yán)格按照新聞格式要求發(fā)布。

8、凡不符合新聞格式要求發(fā)布的新聞，系統(tǒng)管理員有權(quán)從后臺刪除。所有新聞由蘭太企管中心每三個(gè)月從后臺清理刪除一次。公揭發(fā)布要求公告必須指定發(fā)布范圍，禁止直接選全單位發(fā)布。公告格式要求：標(biāo)題為宋體三號，正文為宋體小四號。為便于排版，公告正文可以提前在word里編輯好，進(jìn)行復(fù)制，再用Ctrl+V快捷鍵粘貼到公揭發(fā)布欄，發(fā)布前請先預(yù)覽，版面適宜后再正式發(fā)布。各單位必須按照公告格式要求發(fā)布。凡不按格式要求發(fā)布的公告，系統(tǒng)管理員將從后臺刪除。所有公告由蘭太企管中心每三個(gè)月從后臺清理刪除一次。討論管理討論是員工暢所欲言的空間，應(yīng)保證討論話題活潑健康，表達(dá)企業(yè)員工積極向上的風(fēng)采風(fēng)貌。禁止發(fā)布不良言論和與企業(yè)、工作

9、無關(guān)的言論。否那么系統(tǒng)管理員有權(quán)從后臺刪除。所有討論由蘭太企管中心每三個(gè)月從后臺清理刪除一次。系統(tǒng)日常維護(hù)蘭太企業(yè)管理中心負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)的日常維護(hù)，定期對OA整個(gè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，建立數(shù)據(jù)備份檔案，詳細(xì)記錄數(shù)據(jù)備份的時(shí)間、內(nèi)容，在系統(tǒng)發(fā)生問題時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)，并定期對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行殺毒，建立防火墻，防止黑客入侵，確保系統(tǒng)平安。平安及保密管理OA系統(tǒng)通過用戶名和密碼進(jìn)行身份管理和認(rèn)證。用戶名是每位用戶的唯一標(biāo)識，個(gè)人密碼是平安的保證。OA系統(tǒng)提供了用戶更改密碼的功能，用戶應(yīng)自行更改密碼，不得泄露給他人，防止他人盜用。任何人員不得盜用他人帳號和密碼登陸OA竊密，也不得盜用他人帳號和密碼登陸OA發(fā)表不良言論。

10、各單位指定的信息發(fā)布人員必須按要求發(fā)布信息，對所發(fā)布信息確保內(nèi)容完整準(zhǔn)確，平安無病毒，并對所發(fā)布的信息進(jìn)行嚴(yán)格授權(quán)，確保信息不泄密。凡涉密內(nèi)容未經(jīng)單位負(fù)責(zé)人許可不得在OA上發(fā)布。OA系統(tǒng)中的信息未經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)不得由外部人員查看，不得下載受控信息。如發(fā)生泄密的情況，將追究相關(guān)人員責(zé)任。登陸管理OA系統(tǒng)同步在線人數(shù)為500人，每位用戶處理完工作后應(yīng)立即下線，以保障其他用戶順利登陸。為保障用戶都能順利登陸正常工作，嚴(yán)禁用戶自行安裝A6精靈，已經(jīng)安裝A6精靈的用戶必須卸載。檢查考核OA效勞器存儲空間有限，為確保OA系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行， OA系統(tǒng)運(yùn)行列入根底管理考核內(nèi)容之一。各單位要按照本方法要求定期組織檢查考核，重點(diǎn)檢查