1、服飾公司檔案管理細(xì)那么一、公司檔案管理的必要性1、公司檔案是公司運(yùn)行過程中所產(chǎn)生的文件資料和人事資料，是記錄一個(gè)公司經(jīng)營信息、開展軌跡的有效載體；2、檔案管理要為公司各項(xiàng)指標(biāo)任務(wù)的落實(shí)提供服務(wù)，要為公司考察各個(gè)職能部門工作業(yè)績提供重要依據(jù)，；3、檔案管理應(yīng)為公司規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)總結(jié)生產(chǎn)經(jīng)營中的經(jīng)驗(yàn)得失服務(wù)；4、檔案管理應(yīng)為公司高層的經(jīng)營決策提供各類相關(guān)信息；5、檔案管理應(yīng)結(jié)合公司的具體實(shí)際，確定各店、各部負(fù)責(zé)人為檔案管理責(zé)任人。二、公司檔案范圍6、公司建檔范圍包括公司業(yè)務(wù)部、分店設(shè)立等方面的文件材料(A)；7、財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料(B)；8、勞開工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料

2、(C)；9、經(jīng)營管理方面的文件材料(D)；10、設(shè)備方面的文件材料(G)；11、基本建設(shè)、工程設(shè)計(jì)、施工、竣工、維修方面的文件材料(H)；12、教育培訓(xùn)方面的文件材料(I)；13、信息、情報(bào)方面的文件材料(J)；14、照片檔案：新聞、科技、藝術(shù)照片(K)；15、影片檔案：原版底片、拷貝、DV攝影及文字說明(L)；16、錄音檔案：唱片、錄音帶；錄像檔案(M)；17、政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文娛、廣告活動(dòng)材料(N)；18、其他具有利用和保存價(jià)值的文件材料。(0)(以上文件材料包括決議、決定、 條例、規(guī)章制度等文件，各類會(huì)議文件、重要記錄、工作計(jì)劃、工作規(guī)劃、工作總結(jié)和 述職報(bào)告等)三、公司職能部門、各網(wǎng)

3、點(diǎn)店分類編號(hào)19、財(cái)務(wù)部(01)事業(yè)開展部(02)人力資源部(03)營銷管理中心(04)監(jiān)察部 (05)總經(jīng)理辦公室(06)20、各網(wǎng)店以所在城市名稱前兩個(gè)字的聲母為編號(hào)。例：青島編號(hào)為QD!1!21、公司檔案工作，要實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制；22、公司檔案工作由總部負(fù)責(zé)主體檔案的管理，并對(duì)其他部門的檔案管理工作進(jìn)行催促、指導(dǎo)和檢查；23、總部設(shè)立專門檔案室，配備兼職或?qū)Ｂ毿姓藛T分管公司主體檔案工作；24、各部門形成的文件材料原那么上由本部門確定責(zé)任人(可兼任)立卷、歸檔、管理，并定期向公司檔案部門移交需由總部保管的各類檔案；25、各店應(yīng)有必要的設(shè)施及保護(hù)設(shè)備保管檔案，確保檔案的平安。

4、暫不具備檔案 平安保管條件時(shí)，應(yīng)交由總部保管，財(cái)務(wù)部由公司另行規(guī)定。五、檔案管理工作(一)檔案材料的收集和建立26、公司檔案管理負(fù)責(zé)人應(yīng)收集、建立、健全各類檔案，確立歸檔范圍、歸檔時(shí)間 及保管期限；27、公司檔案保管責(zé)任人對(duì)填寫不清或遺缺不全的檔案，要采取相應(yīng)措施，盡力收 集齊全；各部門應(yīng)積極予以配合；28、人事檔案分為財(cái)務(wù)人員崗、營業(yè)員崗和管理人員崗(包括除營業(yè)員和財(cái)務(wù)人員 以外的一切崗位)，依據(jù)崗位的不同其建檔要求亦不一樣；29、公司營業(yè)員崗包括員工身份證復(fù)印件、沛客員工應(yīng)聘表、主管機(jī)關(guān)審核意見表、 工資構(gòu)成情況表；30、公司財(cái)務(wù)人員崗和管理人員崗要有公司委任書或聘用合同，財(cái)務(wù)人員崗還應(yīng)有

5、 家庭情況調(diào)查表；31、財(cái)務(wù)人員崗和管理人員崗人事檔案應(yīng)本著一人一檔的原那么由總部直接保管。(二)檔案的裝檔、立卷與管理32、公司檔案管理人員負(fù)責(zé)確定歸檔資料。在操作時(shí)依據(jù)前述分類將檔案編上序號(hào) 有序歸檔。其順序是：單位所在地+職能部門+檔案類別。如歸檔資料是島店人事資料，那么其編號(hào)為QD04C。如果遇有交叉或區(qū)分不清的，那么檔案管理人員 應(yīng)依據(jù)檔案來源、時(shí)間、題目、內(nèi)容、字母順序等靈活分類，歸檔前應(yīng)將資料認(rèn)真有序 地檢查。33、公司員工檔案裝檔內(nèi)容包括員工身份證復(fù)印件、沛客員工應(yīng)聘表、主管機(jī)關(guān)審 核意見表、工資構(gòu)成情況表、年度考核意見、獎(jiǎng)懲記錄等。員工離職時(shí)還應(yīng)有主管領(lǐng)導(dǎo) 簽署意見的員工離職

6、表；34、立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請(qǐng)示批復(fù)放 在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄。對(duì)所有公司檔案系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制檔 案目錄（卡片），按一定次序排列和存放；35、公司檔案管理人員每年對(duì)檔案進(jìn)行一次清理；清除不必要保存的材料，對(duì)破損 和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。（三）檔案的密級(jí)和保管36、公司各分店各部門的檔案責(zé)任人要區(qū)分檔案的密級(jí)，并依據(jù)密級(jí)明確檔案的調(diào) 閱權(quán)限，部長助理、課長以下級(jí)無權(quán)調(diào)閱檔案。對(duì)調(diào)閱權(quán)限判定不明的應(yīng)向總經(jīng)理請(qǐng)示；37、公司檔案管理人員在檔案的保管過程中，要防止檔案的損壞，延長檔案的壽命, 維護(hù)檔案的平安；要設(shè)立專用文件柜保存檔案；要做

7、好檔案室的盜、防潮、防塵、防水漬、防蟲蛀、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光、防改動(dòng)等工作，門 窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。（四）檔案的保管期限鑒定38、公司檔案保管期限分短期、長期、永久三種。短期為五年以內(nèi)，長期為五年至 二十年；39、介于兩種保管期限的，保管期限從長。人事檔案中，營業(yè)員崗檔案保管期限為 離職后五年，非營業(yè)員崗保管期限為離職后二十年。財(cái)務(wù)檔案保存期限另定。（五）檔案的失效、銷毀40、檔案管理人員對(duì)已失效的檔案，應(yīng)認(rèn)真鑒定，編制銷毀清冊(cè)，該清冊(cè)永久保存;41、檔案管理人員銷毀檔案時(shí)應(yīng)辦理銷毀手續(xù)，銷毀手續(xù)須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，方能對(duì) 檔案實(shí)施銷毀；42、檔案銷毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊(cè)上簽字；43、公司應(yīng)

8、采取嚴(yán)密管理措施，防止檔案失密和泄密，對(duì)失密或泄密的責(zé)任人公司 從重從嚴(yán)處理。（六）檔案的借閱44、凡需使用公司檔案者，須依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級(jí)，經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能調(diào) 閱;45、公司檔案卷一般僅供在檔案室閱看，立卷的文件、資料也可外借（須總經(jīng)理簽 字），外借的須辦理登記手續(xù)。借閱期限一般不得超過一個(gè)星期，到期歸還，如需再借, 應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)；46、凡須借閱公司檔案者應(yīng)注意保護(hù)檔案，要確保檔案的完整性，不得擅自涂改、 勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀；47、借閱人員交還檔案時(shí)，檔案管理人員須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng) 及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)；48、外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離 檔案室；其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出；（七）檔案的利用49、檔案管理部門應(yīng)為公司高層決策提供必要的信息服務(wù)和咨詢服務(wù)；50、公司依據(jù)國家檔案、統(tǒng)計(jì)法律法規(guī)，做好企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)工作；51、政府有關(guān)部門依法執(zhí)行公務(wù)，需要查閱公司檔案，公司予以配合、協(xié)助。（八）檔案工作的交接52、檔案管理責(zé)任人因故不再進(jìn)行檔案管理工作，應(yīng)向新檔案管理責(zé)任人辦理檔案 交接；53、辦理檔案交接時(shí)應(yīng)有部門負(fù)責(zé)人在場監(jiān)督全過程。交接完畢，由原檔案管理責(zé) 任人出具確認(rèn)無誤的材料書，三方均應(yīng)簽字并存檔備查。六違反本細(xì)那么的處分54、應(yīng)建檔而未建檔，給檔案管理責(zé)任人口頭警告一