1、常規(guī)活動執(zhí)行現場規(guī)范及常見問題梳理1、常規(guī)公關活動物料板塊配置及常見問題2、常規(guī)公關活動人員管理及常見問題3、常規(guī)公關活動執(zhí)行全作業(yè)鏈常見問題梳理常規(guī)公關活動物料板塊配置及常見問題序號板塊細項描述及注意事項1指引系統(tǒng)整體導視圖指引客戶有效進入會場、休息室、酒店、衛(wèi)生間等2指引展架3指引地貼4指引吊牌5指引禮儀指引嘉賓有序就座/一般此項由客戶把握的話，我方應盡到提醒責任6座位導視圖7椅背貼8區(qū)域地貼9區(qū)域展架10入口門頭11入口通道12主會場-舞美搭建舞臺常用：一般使用60cm-80cm高居多，考慮安全問題一定使用鋁合金舞臺，舞臺板2.44x1.22一塊，舞臺下面一般會墊木塊，防止舞臺搖晃/移動

2、，搭建完成后在舞臺上四處踏步可檢測出來131415不常用：水晶舞臺/旋轉舞臺，適合演出、發(fā)布會等，可在舞臺下加入燈光16不常用：LED舞臺，可踩踏LED舞臺，適用于大型演繹、舞臺劇等17舞臺背景舞臺背景一般三種物料形態(tài)：181.桁架噴繪及之間組合-參考舞臺類PPT；（注1：提前考慮背景板在臺下還是臺上，臺下注意噴繪底部出血，臺上注意整體高度在現場是否合理，注意舞臺占比是否影響使用；注2：背景后方承重是否足夠，是否有繩子做牽引；注3：噴繪是否有褶皺，考慮白天戶外背景是否透光；）192021222.木結構+寫真背景；木結構一般用于異形舞臺背景，從精致度考慮使用木結構；可以鑲嵌燈帶、電視、LED等2

3、33.LED背景&LED+桁架噴繪組合&LED+木結構組合；（注1：一般使用LED背景，舞臺后方預留1米放LED及配重，LED較大時，背后配網架承重；注2：現場流程如果涉及到分屏，提前配備LED控臺，同時根據近兩年供應商情況，需要求供應商在本應配置電腦的數量下多配置1-2臺備用；注3：LED搭建完成時，需檢查LED表面是否有較多黑點；注4：檢查LED背后承重是否足夠，電源荷載是否足夠。244.木結構+投影&其他投影載體+投影25注：不論哪種類型舞臺背景，如果是從地面起，一定注意舞臺與背景之間是否存在縫隙，杜絕此類安全隱患26舞臺其他舞臺梯步：梯步一般2米一個，可根據舞臺比例進行拼接，提前須根據

4、舞臺及流程規(guī)劃梯步數量及梯步位置；大型重要活動時，可定制木結構梯步+燈帶等27舞臺地毯：根據活動重要程度選取地毯質量（普通、加厚），根據場地環(huán)境、活動主畫面、LED及燈光環(huán)境等種種因素，決定地毯顏色，一般地毯顏色不宜太搶。地毯的拼接和接縫處一定整齊，舞臺四角地毯一定折疊整齊，同一側梯步一般用舞臺同色地毯進行整體包裝；原則上現在舞臺地毯盡可能使用無痕膠進行連接，如果使用地毯膠，要保證地毯膠粘貼地方呈直線，邊緣與地毯齊平。28舞臺斜坡：斜坡一般使用木結構+噴繪/LED斜坡/木結構+發(fā)光字，LED斜坡不適用60cm以下高度的舞臺，此處注意用設計軟件提前規(guī)劃斜坡尺寸及坡度。29演講臺：根據不同規(guī)格活動

5、，選取合適尺寸演講臺，確保演講臺不宜倒塌，容易走線，同時根據情況是否制作演講臺相關廣告元素包裝。30舞臺周邊走線：確保所有的線整齊，避開過道，配置壓線槽，實時使用絕緣膠/地毯膠進行固定。注：在大型活動中，遇到用電量很大的情況下，注意檢查線料是否采用電纜，同時在設備調試中，接觸線料，是否有發(fā)熱發(fā)燙地方，若存在，須及時告知供應商更換線材。31主會場-嘉賓席位領導區(qū)域領導區(qū)域一般采用沙發(fā)區(qū)或者宴會桌椅，第一排距離舞臺前沿根據舞臺背景大小控制在3-6m區(qū)間，統(tǒng)一桌面擺設（紙巾、飲用水、茶杯、信簽紙筆、議程單、會議手冊、吉祥物等）注意桌椅橫排豎排需呈直線，注意桌椅破損/臟亂現象。32嘉賓區(qū)域主要注意桌椅

6、&桌面的擺設統(tǒng)一標準化33參會區(qū)域34媒體區(qū)域35主會場-音箱燈光系統(tǒng)音箱系統(tǒng)普通小活動一般采用雙15，中型活動采用4+2線陣，大型活動8+4線陣，話筒牌以及主持手卡每次可提前給到音控師保管，讓他粘貼等，音樂根據活動品類提前進行選取確認，提前根據流程確定手持話筒數量、是否需要鵝頸麥、耳麥、話筒支架等等，活動開始前20分鐘統(tǒng)一所有話筒更換新南孚電池。36所有客戶或舞隊等供應商給到的音頻文件，一定全部走一遍，預防出錯，同時根據流程從細節(jié)音樂、環(huán)節(jié)音樂提前編序。37保持控臺及周邊線路整齊，無其他雜物，有黑布或桁架噴繪遮丑。38燈光系統(tǒng)燈光一般根據場地情況，布置在舞臺背景上方、舞臺后沿、舞臺前沿、舞臺

7、前方兩側，一般一米一個光速，在兩個光速之間加入1-2個染色燈，面光燈一般放在舞臺前方兩側，根據實際情況決定數量。其他演繹類節(jié)目中會設計到其他燈光使用，例：logo燈-提前規(guī)劃logo適合顏色以及打造位置，激光燈-渲染舞臺科技效果，追光燈-突出說明等39門型燈光架下單一定充分考慮場地的層高，寬度，一般單個燈光架柱子底部還會有鐵盤，空間占比較大，同時燈光架兩根柱子的高度不等于橫梁的高度40燈光調試過程中，如果有開場燈光秀，提前選取合適音樂進行編排，涉及到節(jié)目演繹類，提前在節(jié)目彩排中進行編排，編排燈光時需充分考慮到音樂節(jié)奏卡點，以及環(huán)境燈光配色是否合理，同時要考慮燈光是否對前排領導有影響。41燈光調

8、試結束后，需規(guī)整到統(tǒng)一控臺區(qū)域，保持操作臺整潔及周邊線路整齊42主會場-LED系統(tǒng)LED搭建市場常用P3屏，P數越低越高清，平均一塊為50cm*50cm根據室內室外可選擇防雨、高亮等，一般用于舞臺主背景、側屏、斜坡、舞臺邊沿、燈光架包柱等。LED搭建除考慮是否點亮，有無黑點之外，更重要的是注意屏幕搭建的安全性，接電合理性。43LED控臺一般中大型活動須配備分屏器，監(jiān)視器，并且提前協(xié)調好相關攝像同傳等線路對接，活動要求越高配置的設備越先進。不論音控、燈控、LED控臺一般都選擇在舞臺左右距離電源就近的某側，且不擋主通道。一般大型重要活動，須獨立采用桁架或木結構搭建專屬控臺，打圍高度在1.6m左右。

9、44主會場-其他設施設備舞臺特效涉及到儀式、啟動、演繹、表彰、慶典類，可推薦相關舞臺特效氛圍，須提前做好相關測試45展示墻根據客戶預算進行設計制作，做好創(chuàng)意，整體在布置上多考慮空間合理性，以及根據流程考慮邏輯先后順序46拍照墻47主題堆頭48攝影攝像提前給到活動流程，提前告知重點拍攝環(huán)節(jié)及人物，務必考慮空鏡頭的拍攝49虛擬物料音頻文件提前從客戶、供應商、演職人員、公司內部進行音頻文件的收集、整理、審定、編序50視頻文件51LED文件靜/動態(tài)主背景、側背景、斜坡等相關播放畫面，根據流程環(huán)節(jié)進行排序52公司自備常用物料工作證統(tǒng)一公司及供應商作業(yè)規(guī)范53工作服54話筒卡統(tǒng)一活動主視覺，可提前交由控臺

10、保管，并由他們交到主持人55主持手卡56寫真噴繪印刷類物料57物料清單流程單、總控表下發(fā)控臺區(qū)人手一份，物料清單作為自己反復核查現場物料情況58流程單59現場布局圖/施工圖60項目總控表61其他配置物料垃圾桶根據活動需要進行相關物料準備，注意讓供應商核查滅火器是否正常使用，氣壓是否正常，對講機是否正常使用，提前半天充好電量。62滅火器63遮陽/雨帳篷、雨衣64對講機常規(guī)公關活動人員管理及常見問題序號板塊細項描述及注意事項1公司內部執(zhí)行人員/兼職人員提前根據活動做好板塊劃分，人員分工，執(zhí)行前期及執(zhí)行現場進行多次開會分工，分配物料清單、流程單、布局圖等，制定驗收時間，并做好工作驗收。一般中小型活動

11、可搭配1-2名公司內部人員/兼職人員輔助做些跑腿監(jiān)督工作，以保證自己有足夠的精力空出管控全場。2客戶銜接人員總對接從活動前期策劃設計報價合同，到中期進場搭建，搭建驗收，到后期結案開票收款保持緊密溝通。注意：在整個過程中，出現的任何確定方案或報價以外的其他更改，一定跟客戶或公司內部進行確認并綜合評估后方可更改。3現場接待從專業(yè)角度上，在現場的觀察中，及時提出自己意見，幫助客戶更加有效完美的完成工作。不要認為這是客戶自己負責，我們可以置身事外。4現場演繹5現場主持6客戶領導在活動搭建完成無誤后或活動完美結束后，可尋機會進行簡單拜訪，謙虛征詢活動意見。7供應商團隊主持人根據活動需要，提前溝通主持內容

12、，擬定串詞8燈光音箱可擬定統(tǒng)一著裝、作業(yè)、儀表儀態(tài)標準9LED10攝影攝像到場第一時間進行信號線路串聯測試11舞臺桁架燈光架網架12演繹人員到場后第一時間拷貝音視頻文件并測試13禮儀人員提前根據活動情況做好禮儀分工及站位，服裝選取契合活動主題服裝。常規(guī)公關活動執(zhí)行全作業(yè)鏈常見問題梳理序號板塊細項描述及注意事項1客戶意向時期客戶意向把握不明確，無從下手或盲目下手一般客戶提出意向后第一時間通過市場口進入公司，而項目經理從市場口得到的信息不能完全作為判斷客戶的信息，需通過市場口深入了解客戶背景，實時開展和客戶的直接溝通，精準把握客戶意向后，再開展內部會議，討論后開始實施。2因為預算少或自身惰性等問題

13、敷衍客戶很多時候因為自身惰性或認為活動小、簡單而不重視，敷衍；容易給客戶造成負面影響，從而丟失業(yè)務；在這個版塊，我覺得不卑不亢是最好的方式，做好業(yè)務應該有的尊重，對作品的尊重，對客戶的尊重，不刻意但又表達了公司對業(yè)務的重視。這是種態(tài)度。3把一成不變當做理所當然每一個方案往往從自身角度認為客戶習慣這樣，不作創(chuàng)新，即使客戶要求保持不變，我認為創(chuàng)新創(chuàng)造也可以體現在一些細微處（一個背景桁架噴繪，從平面設計能設計出3D效果，配合簡單KT板、花束等道具呈現立體），甚至即使不創(chuàng)新也至少讓客戶感受到你在用心為客戶活動效果不斷優(yōu)化。這也是一種態(tài)度。4被動式等待客戶回復每一次溝通，適當給到客戶一些審核時間后，要及

14、時跟進追蹤，或通過下一個步驟促使客戶加快效率。如方案發(fā)送后，再發(fā)送報價，進行強調沒問題這邊就開始籌備，時間上比較緊等；活動結束，第一時間詢問開什么票等。都是一種從側面加快我司工作進度的方式，而非被動等待客戶回復一項，我們再進行下一項工作。5報價是否合理性根據客戶群體的不同，報價方式不一，學會柔和處理報價；首先得清晰了解報價-即每一項是如何制作，每一項的市場最低成本價，以及價格組成方式；再此基礎上制作報價，學會不同的組合、拆分、從客觀角度思考價格合理性。在序號、名稱、公式、稅率、單價、數量上做到嚴謹。6活動籌備時期被時間掌控的項目經理因為活動要開展了，才開始著急各項事務銜接處理，往往產生遺漏，一

15、旦出現對活動是致命的。從客戶確認同意后，即可開展所有線下作業(yè)溝通，把每一個供應商、場地方、演繹方，內容細致化梳理，設計稿、采購清單都需認真核查并與客戶校對。提前一步，在活動現場你就多一步空閑來查漏補缺或者優(yōu)化現場搭建、優(yōu)化客戶對接等。7頻繁因為小事跟客戶確認出現眾多小事項需要客戶確認審定時，統(tǒng)一一次性使用表格范本溝通，不要零星電話里/微信里溝通，如有必要郵件確認。8任何事物更改一定報備客戶不要認為一個事小或者我認為可以這樣，就擅自替客戶改變物品/環(huán)節(jié)/音樂等。9盲目接受客戶所有要求學會在客戶面前展示自己的專業(yè)，并讓其信服，在某些問題溝通中適當強勢，作為企業(yè)，一定是利益權衡為首要。任何影響高效作

16、業(yè)、利潤占比的要求，都需謹慎對待，試著用專業(yè)說服客戶，學會利用其它崗位權限牽制。10活動進場時期場地各區(qū)域/細節(jié)拍照上過當的都需謹記！在酒店等高端室內作業(yè)時，入場前仔細檢查酒店各墻面、地面、桌面、地毯等固定物品，并拍照。如有傷痕、破損等提前告知酒店方。同時提醒供應商搭建小心謹慎。11事事提前安排如果12點進場，一般多給供應商預留1-2小時延遲時間，讓其11點到，寧可讓他早到現場等，也不要讓你和場地方在現場等，另外根據搭建先后通知供應商，比如舞臺桁架一定是每場活動首先進場搭建的。12現場靈活分工管理供應商到場第一時間提醒現場注意事項，并規(guī)劃好搭建區(qū)域位置，出現某個需要長時間暫用時間的小事（比如西

17、博城入口進場需要有人不斷銜接、買飯買水等等），不要自己去，要么是兼職，要么是其他某個人指派過去。自己一定在現場堅守，并且實時觀察場地搭建情況，及時調整。13學會與供應商溝通在活動現場，學會與供應商聊天溝通，拉近距離，因為他們是現場唯一能給你出力給你幫助的群體，尤其是某些活動只有自己一個人的時候，他們一定就是你的手腳。（搬東西、買水買飯等等跑腿小事或者其他應急事務處理，不管他是攝影攝像、音箱燈光LED，都可以安排），但是在現場搭建的安全、品質上，你永遠要強勢，不因任何關系打任何折扣。14搭建現場眼觀四面耳聽八方搭建現場在安排完之后，也許會無所事事，這個時候，坐會就起來走走逛逛，把安全搭建、品質搭

18、建及時校正，指導，跟供應商絮叨，會有其他收獲。15現場細節(jié)處理不管在搭建過程中、搭建完成后，現場的各類細節(jié)處理一定注意。（地面殘渣、現場臟亂、線路整潔等等等）16活動執(zhí)行時期彩排預演很關鍵每一場活動，不論大小，一定都要彩排預演，根據不同重要程度，可以單次、多次、簡單、全程的過。目的只為了檢查音視頻文件無誤的同時，讓自己心中有底。有些問題一定發(fā)生在意料之外。17控臺流程把控活動開始后，除了根據最初的總控臺本把控現場的音頻、視頻、燈光、攝像、LED等，要因地制宜的根據環(huán)節(jié)進行調整。流程中會出現預先不知道變化，也會出現預先沒有預估到的情況。所以在整個過程中，目光不要停留在舞臺的內容上，而是配合整個流

19、程看候場人員是否就位，某抒情環(huán)節(jié)是否立刻切入音樂鋪墊，某尷尬環(huán)節(jié)是否通過主持人、視頻、音樂進行轉移等等。在這個時候唯一的任務就是：通過各種形式方式保證舞臺流程順利圓滿結束。18應急管理沒有活動是真正完美的，只是無限趨近于完美，那么如果在活動現場中出現了緊急事件，不論大小（人身安全隱患、演出事故、設備事故、搭建事故等等當然活動前一定各方面都已經仔細核查安全無誤），首先：保持鎮(zhèn)定；其次：思維迅速運作，思考最壞打算；第三：盡自己最大可能在不被客戶發(fā)現的情況下處理，如果處理不了，該坦然面對錯誤的就坦然面對，大方進行其他方式補救。盡最大努力降低損失或負面影響。事后再進行危機公關！19容易被客戶打亂節(jié)奏有

20、些時候會遇到要求比較多，或者比較苛刻，麻煩事多的客戶。（比如在時間很緊，任務很重的情況下，某些彩排一遍兩遍三遍，燈光要求這樣那樣，某某幫忙找個什么道具等等）在活動現場永遠記住一點：活動的圓滿完成為大，其他任何人、任何事，只要對活動的圓滿執(zhí)行造成了影響，都必須排到一邊去。這個時候也必須具備強大的魄力。（同時你得堅信你的所有做法行為都是正確的）20活動收尾時期第一時間客戶跟進活動結束后，第一時間將關注點放到客戶領導或者負責人身上，尋找機會緊隨而上，機靈的幫忙拿東西或者提供必要協(xié)助什么的，順帶謙虛征詢活動意見。并且在后續(xù)的微信群中，作活動結束發(fā)言，無非是些感謝之話。21場地各區(qū)域/細節(jié)拍照結束后，場地各區(qū)域及細節(jié)拍照，與場地方進行交接確認，電話告知供應商拆卸注意事項等，避免后續(xù)麻煩?？偨Y分析：項目經理在整個活動體系中其實是最有前途，也是成長最快的工種。1、懂得評判事項，給對的方向： 比如某些事要果斷說服甲方，避免無休止的修改；評判能力就是能在最短時間，