1、1會務(wù)實訓(xùn)2會議管理指導(dǎo)要點(diǎn)會議基本流程會議承辦與準(zhǔn)備會議簽到與接待會議通知會議籌備方案 會議策劃會議組織構(gòu)架與審批 會議評估會中組織與管理會后管理與落實3培訓(xùn)要求電話會議及視頻會議的要求與特點(diǎn)（P4和P6）一、會議籌備方案的內(nèi)容與作用、擬寫會議籌備方案；會議主席臺和場內(nèi)座位的安排。會議現(xiàn)場檢查（P15）、會議文件的準(zhǔn)備案例分析；會議食宿、值班突發(fā)事件、醫(yī)療與領(lǐng)導(dǎo)的溝通：開頭、書面；問題和困難4會議管理指導(dǎo)要點(diǎn)知識要點(diǎn)：會議的涵義會議的目的會議的特點(diǎn)會議籌備方案的內(nèi)容構(gòu)成商務(wù)會議的要素商務(wù)會議的類型與特點(diǎn)確定會議議題和時間的基本步驟會議主辦者的職責(zé)制定會議規(guī)則的基本要求會前、會中和會后辦會工作

2、的基本內(nèi)容制定會議規(guī)則的基本要求提高會議質(zhì)量的方法5第一節(jié) 會前工作6會議策劃的要素（主辦者、承辦者、與會者、嘉賓、其他與會人員的職責(zé)）會議的人員構(gòu)成（正式代表的權(quán)利）會議的策劃方案（流程、列表；會議議題的原則：一支筆、唯一性、計劃性、可行性；會議時間和會期；會議地點(diǎn)選擇）會議的籌備會議（策劃方案的選擇）提高會議質(zhì)量的措施會議的策劃7 會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 成立TEAM組組織落實，成立工作團(tuán)隊組 會議機(jī)構(gòu)的分工要分工明確、責(zé)任到人、各司其責(zé)、加強(qiáng)協(xié)調(diào)、經(jīng)常匯報8 策劃案確定之后，需要盡快成立各TEAM組（指大型會議、活動），以便各自分工負(fù)責(zé)推進(jìn)工作。一般分為以下幾個小組： 1、總指揮

3、：一般由公司高層領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，對會議的目的、主題有明確的認(rèn)識，對整個活動總負(fù)責(zé)、總協(xié)調(diào)，是最好的資源。 2、副總指揮：一般由牽頭部門的總經(jīng)理擔(dān)任。協(xié)助總指揮，會議召集人，負(fù)責(zé)常務(wù)工作。 3、策劃組： 一般由負(fù)責(zé)市場推廣的人員擔(dān)任。會議的形式（嚴(yán)肅？活潑？）、頒獎形式（新意？）、布展、AV、獎品禮品定制、條幅內(nèi)容、制作、娛樂活動策劃會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 成立TEAM組9 4、會務(wù)組：負(fù)責(zé)參會代表的吃、住、行、接送站等，以及相關(guān)物資、資料的準(zhǔn)備，費(fèi)用的預(yù)算、決算等。 5、秘書組：會議內(nèi)容的策劃、發(fā)言稿的跟蹤修改、PPT制作、會議資料的整理、匯編。 根據(jù)不同內(nèi)容的會議，還可以成立其他TEAM組

4、，如有展示活動、戶外市場活動，可組成展示組、活動組等。 各TEAM組之間都有許多聯(lián)系，因此需要經(jīng)常開會溝通，了解各自的進(jìn)程，推動會前準(zhǔn)備工作的順利進(jìn)行。會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 成立TEAM組10 會議篇 會前準(zhǔn)備 - 策劃案的內(nèi)容會務(wù)工作是圍繞會議的內(nèi)容、形式進(jìn)行的目的、主題、時間、參會人員（類型、人數(shù)）、地點(diǎn)、會議日程、議程、人員分工、各項工作負(fù)責(zé)人、各項活動的推進(jìn)時間等策劃案的內(nèi)容11會議通知與會場的選擇布置12會議通知擬寫與發(fā)送通知的內(nèi)容與制訂流程發(fā)送形式和注意事項13主席臺座次安排依職務(wù)高低和選舉結(jié)果會議主持人的位次主席臺座次的審核臺簽的擺放14會前準(zhǔn)備工作要求充分周密安全會議

5、策劃方案和籌備方案的區(qū)別會場的選擇與檢查15 會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 會場勘察會議地點(diǎn)與會場勘察地點(diǎn)選擇原則（四級）會場勘察俗稱“踩點(diǎn)”是會前必須要做的基礎(chǔ)性工作會議籌備檢查的內(nèi)容P12）16 會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 會場勘察原則會議檢查：會期、規(guī)模、名額分配是否合理地點(diǎn)的選擇環(huán)境條件與用品準(zhǔn)備文件資料準(zhǔn)備（類型P17和審核P 18）會場布置情況 會議保衛(wèi)會議籌備的準(zhǔn)備方法（P14）17 注意 事項 會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 會場勘察 餐飲方面車輛問題服務(wù)價格問題18會議應(yīng)急方案人員問題場地問題設(shè)備問題資料問題健康與安全問題行為問題住宿、餐飲、醫(yī)療、交通、通訊（標(biāo)準(zhǔn)、穩(wěn)定

6、、可靠、迅速）娛樂、值班19 會議的組織和管理 案例案例分析：1、北京每年都會舉辦大型圖書訂貨會，下面給出2004年北京圖書訂貨會的實施方案（摘要），請你根據(jù)該方案提供的信息，擬定一份旨在提高會議質(zhì)量的措施要求。2、擬寫2006北京圖書訂貨會實施方案 經(jīng)新聞出版總署批準(zhǔn)，中國出版工作者協(xié)會、中國書刊發(fā)行業(yè)協(xié)會定于2006年12月7日至11日，聯(lián)合主辦2006北京圖書訂貨會。訂貨會地點(diǎn)：中國國際展覽中心一號館、六號館、七號館、八號館。四號、五號館作機(jī)動。預(yù)計展廳面積30000平方米左右，可設(shè)置3M3M標(biāo)準(zhǔn)展位1500-2000個左右。訂貨會時間：1月7日至11日。1月5日至7日布展，7日下午預(yù)展

7、；8日至11日看樣訂貨、業(yè)務(wù)研討；11日下午3：30撤展；12日中午12：00前離會。大會統(tǒng)一于1月7日接待報到。3請描述一次你親自參加的會議，根據(jù)你所看到的現(xiàn)象，分析會議的成敗。20第二節(jié) 會中工作提示會議按計劃進(jìn)行原則認(rèn)真傾聽直接、坦誠和適當(dāng)?shù)姆椒ㄏ涣髡系K強(qiáng)調(diào)問題精湛的人際交流了解會議的議題和議程 準(zhǔn)時宣布開會有效引導(dǎo)議題21會議的成本控制（監(jiān)督經(jīng)費(fèi)使用）會議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算（固定費(fèi)用和可變費(fèi)用）會議的收入與支出（經(jīng)費(fèi)來源P34與經(jīng)費(fèi)使用方面P35）使用的監(jiān)督方法和原則：（P36）報告與會議、授權(quán)與自我控制、質(zhì)量、損益平衡表、比率分析、審核逐項檢查（經(jīng)費(fèi)細(xì)目表）22 會議的組織和管理 會中工

8、作會前的最后檢查（工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、細(xì)心、 耐心） 組織簽到和登記（任勞任怨能連續(xù)作戰(zhàn)） 做好聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)（溝通協(xié)調(diào)能力強(qiáng)） 會議記錄與保密（業(yè)務(wù)素質(zhì)與原則性） 會議后勤保障（服從分配，協(xié)作意 識好）會中應(yīng)負(fù)的責(zé)任23 會議的組織和管理 會務(wù)的實施 - 出發(fā)時間 會務(wù)組的工作 提前兩天出發(fā) 熟悉環(huán)境檢查工作 熟悉各自聯(lián)系人 購物及準(zhǔn)備工作 開預(yù)備會 24 注意 事項 會議的組織和管理 會務(wù)的實施 - 簽到 關(guān)鍵點(diǎn)：住房鑰匙簽到臺住房分配其它25 會議的組織和管理 會務(wù)的實施 - 開會期間開會期間的工作 與餐廳的聯(lián)系 與會場的聯(lián)系 與服務(wù)臺的聯(lián)系 與客房部的聯(lián)系 處理突發(fā)事件26企業(yè)管理資源網(wǎng)/ 企業(yè)管

9、理資源網(wǎng)/ 企業(yè)管理資源網(wǎng)/ 企業(yè)管理資源網(wǎng)/ 27 會議 聯(lián)絡(luò)工作 會議的組織和管理 會務(wù)的實施 聯(lián)絡(luò) 關(guān)鍵：主辦方與承辦方聯(lián)絡(luò)渠道、工具、方法承辦方內(nèi)部聯(lián)絡(luò)與應(yīng)急（處理突發(fā)事件P40）秘書的聯(lián)絡(luò)28會后的工作第三節(jié) 會后必須注意的問題與會人員的返程 會議物品清退會議文件整理立卷會議總結(jié)與評估（會議目標(biāo)、分工執(zhí)行、自我與集體、獎懲結(jié)合）撰寫新聞稿（及時、反映會議精神、領(lǐng)導(dǎo)審核）29 會議的組織和管理 會務(wù)的實施 - 會議結(jié)束會議結(jié)束的工作退房； 整理物品； 結(jié)帳； 回收問卷。30 會議的組織和管理 會后總結(jié)和決算總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，表彰先進(jìn)會后的總結(jié)和決算會后注意事項：會議記錄、落實不力、不進(jìn)行總結(jié)、不解散工作小組、與會人員對會議不滿31識記：會議信息的收集、篩選、加工、排列存放、編寫、傳遞會議記錄、紀(jì)要、簡報與表格了解：會議信息工作的主要流程；會議信息的主要分類與特點(diǎn)；領(lǐng)會：會議新聞發(fā)布會的組織；會議記錄、紀(jì)要和簡報的編寫方法。應(yīng)用：對會議信息管理工作的各項流程進(jìn)行案例分析 會議的信息工作32會議的信息工作