1、檔案管理講義第二編檔案管理第一章文書檔案管理文書檔案：是指機關、團體、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會組織在黨務、行政管理等活 動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄。二、文件材料的收集是指立檔單位各部門及個人按照檔案管理的要求，在日常工作中 有目的地收集文件材料的活動。三、文件材料的收集工作的要求： 1. 文件材料應當齊全完整，并符合長久保管的質量 要求； 2. 歸檔文件材料應當精練準確，并反映立檔單位的主要職能；3. 檔案機構要加強對收集工作的監(jiān)督和指導； 4. 及時移交應歸檔文件材料。四、文件材料收集主要有幾種方法： 1. 嚴格按照歸檔范圍進行收集。這是收集工作的 主要形式。 2. 建立相關

2、制度，加強對零散文件的收集。 3. 明確具體人員職責，保證歸檔文 件材料齊全完整。 4. 平時收集。五、文件材料價值鑒定包括兩個方面的工作任務：一是確定歸檔范圍；二是劃分保管 期限六、文件材料的鑒定原則： 1. 歷史的觀點，要分析文件材料的價值，不能脫離當時的 歷史條件。 2. 全面的觀點，一方面要全面地分析文件材料各方面的特征，再一方面要全面 地預測將來社會對檔案利用的需要；既要考慮當前的需要，又要考慮長遠的需要3. 發(fā)展的觀點，檔案的價值有時效性和擴展性的特點。七、. 鑒定應注意的問題： 1.以文件材料為主，不是“有收必歸”，凡是報道本機關 情況，反映本單位工作活動的，或以簡報形式發(fā)布的與

3、本機關主要職能工作有關的文件， 則應隨同本機關形成的文件納入歸檔范圍。 2. 以文件材料價值為主，不是“有文必檔”。 3.歸與不歸，不能光看有無紅字版頭和文號。普發(fā)文件不存檔。 4. 以本機關為主，不是 “外機關都不要”，許多外來的上、下級文件，都是反映本機關主要職能活動的。5. 要注意宏觀文件材料，也要注意微觀文件材料。八、2020年12月 18日國家檔案局頒發(fā)機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限 規(guī)定。各機關單位必須以此作為鑒定工作和判定文件材料歸檔和不歸檔的基本依據。九、機關文件材料歸檔范圍：1. 反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文

4、件材料。2. 機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益方面具有憑證價值的文件材料3. 本機關需要貫徹執(zhí)行的上級機關、同級機關的文件材料；下級機關報送的重要文件材料4. 其他對本機關具有查考價值的文件材料十、機關文件材料不歸檔范圍： 1. 上級機關文件材料中，普發(fā)性不需本機關辦理的文 件材料，任免、獎懲非機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；2. 本機關文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各 次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關內部互 相抄送的文件材料，本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件

5、材料，有關 工作參考的文件材料； 3. 同級機關的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的 抄送文件材料； 4. 下級機關的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的 文件材料，不是重要的不保存。十一、國家檔案局對文書檔案規(guī)定的保管期限有 2 種，即永久和定期。定期一般分為 30年、 10 年。帶“重要”劃分為永久。分析文件材料的內容是判定其價值和劃分保管期限的基礎。文件材料的現實作用和歷史作用主要取決于其內容十二、永久保管的文書材料主要包括： 1. 本機關制定的政策法規(guī)性文件材料； 2. 本機 關召開重要會議、舉辦重大活動形成的主要文件材料；3. 本機關職能活動中形成的重要業(yè)

6、務文件材料； 4. 本機關關于重要問題的批復、批示，重要的報告、總結、綜合統計報表等； 5.本機關機構演變、人事任免等文件材料； 6. 本機關房屋買賣、土地征用，重要的合同協 議、資產登記等憑證性文件材料； 7. 上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的重要文件材料； 同級機關、下級機關關于重要業(yè)務問題的來函、批復等文件材料。十三、劃分保管期限應注意的問題： 1. 注意文件之間的聯系，不要孤立地看其價值；2.注意考察文件的實際內容，不要單從形式上看其價值； 3. 注意考慮文件的長遠需要，不 要靜止地看其價值； 4. 要綜合研究文件的各種作用，不要片面地看其價值。十四、機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保

7、管期限規(guī)定是正確區(qū)分文件材料價值、 劃分保管期限的基本依據。檔案保管期限表主要由順序號、條款、保管期限和備注等 項組成。條款是一組類型相同的文件材料名稱，包括一組文件材料的來源、內容和形式， 文字要簡明確切。十五、歸檔文件：立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、作為文書檔案保存的 各種紙質文件材料。十六、歸檔文件有以下限定： 1. 必須是辦理完畢的文件材料，文書處理程序不是文件 現行效用的結束。 2. 必須是文書檔案范疇的紙質文件材料。 3. 必須是應保存的文件材料十七、歸檔文件整理是將歸檔文件以“件”為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編 目、裝盒，使之有序的過程。十八、規(guī)則確定了歸檔文件的

8、整理原則： 1. 遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間 的有機聯系。 2. 區(qū)分文件不同價值。 3.便于保管和利用”。“遵循文件的形成規(guī)律，保持 文件之間的有機聯系”是整理原則的基本指導思想，“便于保管利用”是整理原則的基本 要求?！笆掠稍瓌t”將同一事由的的文件材料排在一起，是為了充分體現文件的形成規(guī)律和 文件之間的有機聯系。十九、規(guī)則規(guī)定：“件”即歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一份。這是 對“件”概念認識和“件”實體確定的基本原則。二十、歸檔文件整理單位“件”的確定的統一要求是： 1. 正本與定稿為一件，正本與發(fā)文處理為一體； 2. 正文 與附件為一件； 3. 轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一體； 4

9、. 原件與復制件為一件； 5. 來文與復文可為 一件； 6. 文件處理單與文件為一件； 7.報表、名冊、圖冊等每冊（本）為一件。會議記錄 為一本，不要拆開，保持一件。二十一、歸檔文件的修整： 1.修裱破損文件； 2. 復制字跡模糊或易褪變文件； 3.超大 紙張折疊； 4. 去除易銹蝕的金屬物。二十二、只有有明確請求、詢問的事項，需要對方明確答復（批復、批示、復函）時， 其形成的來文與復文方可“可為一件”。二十三、件內稿本、文本的排列 : 規(guī)則規(guī)定：“正本在前，定稿在后；主件在前， 附件在后；原件在前，復制件在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后”。處理單在前，正本在 后；發(fā)文文件處理單在前，定稿在后。

10、二十四、裝訂的要求：采用左側裝訂的，應將文件左、下邊對齊；采用左上角裝訂的， 應將文件左、上邊對齊。裝訂工作最好由專人負責。二十五、分類是歸檔文件按其內容和形式特征劃分類別和層次，構成有機體系的過程。 分類必須在區(qū)分全宗的基礎上進行。在通常情況下，一個獨立的機關、團體、企業(yè)、事業(yè) 單位，可以稱為一個立檔單位，其形成的歸檔保存的文件材料（檔案）單獨構成全宗。二十六、歸檔文件的分類具體包括選擇確定分類方法，制定分類方案和文件實體歸類 等內容。規(guī)則以年度、機構或問題和保管期限作為基本的分類方法。規(guī)劃、計劃應歸 于當年度，年度總結一般放入第二年。件內稿本、文本日期不一致的，應以裝訂時排在前 面的文本日

11、期為準。二十七、保管期限分類法是將歸檔文件按照不同的保管期限分開，分成永久、定期兩 個類別，其中定期一般可分為 30 年、10 年。二十八、年度分類時應注意哪些情況： 1. 文件有多個時間，分年度時，一般來說以文 件簽發(fā)日期（即落款日期）為準據以斷定文件所屬年度。 2. 跨年度形成的有密切聯系的文 件，往往統一在辦結年度歸檔。 3. 件內稿本、文本日期不一致，應以裝訂時排在前面的文 本的日期為準； 4. 文件沒有標注日期。二十九、機構分類法：機構分類法是將歸檔文件按其形成或處理的部門劃分類別。機 構適用于內部組織機構比較穩(wěn)定，職責范圍比較清楚，形成文件材料在內容上不相交叉的 機關單位。注意事項

12、： 1. 原則上哪個機構處理處理或辦理的文件就歸入哪個機構的類別中， 對于幾個機構共同處理或辦理的文件，有主辦機構的應歸入主辦機構。 2. 機關內部設置的 臨時機構，應和內部機構一樣設置類目，其形成的文件材料歸入該臨時機構。三十、問題分類法：問題分類法是按歸檔文件內容劃分類別。按問題分類，不受機關 內部機構限制。這種分類法適用內部機構變化較大，職責范圍不甚清楚，形成的文件材料 在內容上常有交叉的機關單位。采用問題分類法，可以避免或減少同一內容文件材料分散 的現象，便于按專題查找利用。采用問題分類法，要注意考慮機關內設機構的基本職能和 業(yè)務范圍，盡量做到問題和機構基本對應。同時，類目設置要符合邏

13、輯，類名要簡明準確， 前后一致。三十一、分類方案有哪些： 1.保管期限年度機構分類法； 2. 保管期限年 度問題分類法； 3. 年度機構保管期限分類法； 4.問題年度保管期限 分類法； 5. 保管期限年度分類法。三十二、分類應注意的問題：第一，同一層次的分類必須依據同一標準；第二，類目 設置要合理，含義要明確，不可互相交叉，互相包容，類目具有排它性；第三，劃分的子 項的外延總和應等于母項的外延。三十三、歸檔文件的排列，是指在分類體系的最低一級類目內，按照一定的原則和方 法排定歸檔文件先后次序的過程。歸檔文件的排列，規(guī)則強調了“事由原則”，同一 事由即有密切聯系的文件材料應當排列在一起。規(guī)則還提

14、供了按照文件材料形成時間、 重要程序等排列的不同方法。三十四、按照事由原則排列歸檔文件的主要優(yōu)點是：第一，體現了遵循文件形成規(guī)律， 保持文件之間有機聯系的整理原則。第二，對判定和體現文件材料的價值具有十分重要的 作用；第三，有利于檢索和檔案實體存取工作。三十五、排列的方法： 1. 同一事由內歸檔文件的排列，最簡單的方法是按照文件材料 形成時間的先后順序，時間最的在前、時間晚的在后。按文件材料的重要程度排列，重要 的在前，次要的在后。 2. 不同事由間歸檔文件的排列：（ 1）是按不同事由辦結時間的先 后順序排列；（ 2）是按事由的重要程度排列。（ 3）按事由文件材料的責任者或承辦部門 分別集中排

15、列。（ 4）按事由文件材料所反映的不同問題分別集中排列。三十六、歸檔文件排列應注意哪些問題； 1. 不同類目歸檔文件的排列，編制分類方案 時就確定了的，應以編制部門的有關文件為準。 2. 不可將歸檔文件直接按形成時間或收、 發(fā)文文號順序排列。 3. “隨辦隨歸”應服從歸檔文件按事由排列原則。 4. “零頭”歸檔文 件的排列。三十七：歸檔文件編號是指將歸檔文件在全宗中的位置標識為符號，并以歸檔章的形 式在歸檔文件上注明。編號是編目工作的起點和基礎，其目的是固定分類、排列體系，也 為編目及查找實體提供了條件。三十八、件號分為室編件號和館編件號兩種。室編件號在同一年度、統一組織機構的 一個保管期限內

16、從“ 1”開始逐件流水編號。三十九、館編件號的編制方法有哪幾種參考；1. 將室編件號與館編件號合二為一； 2.充分利用原基礎，對部分變動較大的歸檔文件目錄進行調整； 3. 統一編制館編件號。四十、檔號項目分為哪幾項：檔號項目分為必要項和選擇項：其中必要項目包括全宗 號、年度、保管期限和件號，機構或問題項為選擇項。四十一、歸檔章一般蓋在歸檔文件首頁上端居中的空白位置。編目主要是指編制歸檔文件目錄。編制歸檔文件目錄，可以實現歸檔文件從一次文獻 向二次文獻的初步轉化，為檔案的保管、鑒定、檢索、統計和編研等工作的開展提供基本 條件。四十二、歸檔文件目錄設置件號（室編件號、館編件號）、責任者、文號、題名

17、、日 期、頁數、備注等項目。責任者填寫：責任者是指制發(fā)文件的國家機構、社會組織或個人， 即文件的作者、署名者。 1. 責任者有多個時，填寫列居首位的責任者； 2. 主辦單位、立檔 單位或上級主管部門是責任者的必須填寫，其余視需要填寫； 3. 被省略的責任者用4. 沒有責任者的文件材料，需考證清楚“等”表示，責任者之間以“；”分隔； 后填寫，并加”標識題名填寫： 1. 正題名不能揭示文件內容時，副題名應當抄錄在正題名之后，并在副題 名之前加“：”。 2 并列題名是以第二種語言書寫的與正題名對照并列的題名，填寫時與 正題名一并抄錄，并列題名前加“”。 3. 有些文件題名過于簡單或題名含義不清，不能

18、 揭示文件材料內容，填寫時也要照實抄錄，但應重新擬定準確的題名附后，并加“” 標識。 4. 對于沒有題名的文件，可直接填寫擬好的題名，加上“”標識。5.如果正文題名反映出附件內容，轉發(fā)文題名指明被轉發(fā)文題名，填寫時僅抄錄正文題名、轉發(fā)文題名。否則，附件題名、被轉發(fā)文題名均要抄錄，并加“（）”標識，但不可另作條目。 6. 干部任免、調配等人事方面的文件材料，凡涉及到本單位人員，其人員名字要照實抄錄， 附在題名后，并加“（）”標識。 7. 來文與復文為一件時，填寫復文題名作為本件題名。 來文與復文各為一件時，分別填寫來文與復文的題名。日期填寫：以 8 位阿拉伯數字標注年月日。時間不詳時用數字“ 0

19、”表示，同時在備 注中加以說明。頁數填寫：填寫一件文件的總頁數。有字跡和圖表的頁面算作一頁，空白面不算。備 注填寫：備注用于填寫歸檔文件需要補充和說明的情況，包括密級、缺損、移出、銷毀等。 備注欄難以填寫時，可以在備注欄加注“”，將具體內容填入備考表中。四十三、裝盒是將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒，同時包括填寫盒內文件目錄、盒 內備考表和編制、填寫盒封面與盒背脊項目等工作內容。檔案盒的擺放方式分為豎式和橫式兩種。起止件號：填寫盒內排列最前和最后的歸檔文件的件號，其間用“”連接，如“ 18 36”。填寫備考表是對盒內文件材料進行動態(tài)管理的有效措施。盒脊項目的設置包括全宗號、 年度、保管期限、機構

20、或問題、起止件號和盒號等。四十四、裝盒的具體要求：第一，不同形成年度的歸檔文件不能放入同一檔案盒。第 二，不同保管期限的歸檔文件不能放入同一檔案盒。第三，不同機構或問題類目的歸檔文 件不能放入同一檔案盒。第四，當遇到同一類目的歸檔文件數量少，不夠一盒時，只能通 過裝入不同厚度的檔案盒來解決。第五，檔案盒只是歸檔文件的裝具，不具有保管單位的 性質和作用。第二章科技檔案管理四十五、科技檔案管理的核心任務是：依據檔案法律法規(guī)，按照科技檔案的運行規(guī)律 和特點，集中統一管理科技檔案，確保其完整、系統、準確和安全，為滿足科技檔案的利 用需求提供信息支持與服務。四十六、科技檔案：企、事業(yè)單位和國家機構、社會

21、組織及個人從事生產、科研、基 建及此管理活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的應當歸檔保存的科技文件材料。四十七、科技檔案的種類主要有：工業(yè)生產技術檔案，農業(yè)科技檔案，設備儀器材料， 科學技術研究檔案，地質檔案，測繪檔案和醫(yī)學科技檔案等。工業(yè)生產技術檔案主要是工 業(yè)產品檔案，其基本特點是型號成套；基建檔案的特點是建設項目成套；設備儀器檔案特 點是型號成套；科研檔案的基本特點是課題成套。四十八、科技檔案的功能：（一）、科技檔案的知識儲備和依據憑證功能。知識儲備功能。它所儲備的是在科技、生產活動中直接產生和形成的原生信息。 2. 依據憑證功能：（ 1） .科技檔案是產品定型的依據；（ 2）. 科

22、技檔案是產品再生產或停產 產品恢復生產的依據；（ 3）.科技檔案是工程維護、使用的依據；（ 4）. 科技檔案還具有 客觀的憑證作用。（二）科技檔案的情報功能?？萍紮n案的情報功能是指科技檔案的內容在科技、生產活動中所具有的科技參考作用和科技交流作用。它表現在三個方面： 1. 科技檔案為科技研究工作提供條件。 2. 科技檔案為工程和產品設計提供條件。 3. 科技檔案 是進行科學技術交流的工具。（三）、科技檔案的促進生產力發(fā)展和提高經濟效益的功能。四十九、科技檔案的收集：就是按照國家的有關規(guī)定，通過切實可行的措施和方法， 把對國家和社會有保存價值的科技文件資料收集到檔案部門的工作?？萍紮n案收集工作主

23、 要包括：科技文件歸檔、基層檔案部門收集工作和檔案館的收集工作。五十、科技文件歸檔制度的內容，一般包括科技文件歸檔范圍、歸檔時間、歸檔份數、 歸檔要求、歸檔手續(xù)。確定歸檔范圍的標準：科技文件是否具有保存價值。五十一、確定歸檔范圍的基本方法： 1. 研究和分析本單位科技、生產活動的范圍，從 而掌握本單位在科技、生產活動中形成的科技文件的各類和成分，確定歸檔范圍中應包括 哪些方面的科技文件； 2. 掌握本單位的基本職能情況，將本單位在基本職能活動中形成的 科技文件作為歸檔范圍的主體，并研究和分析圍繞其基本職能活動進行的其他科技、生產 活動中形成的科技文件，從而確定這些科技文件的歸檔范圍； 3. 正

24、確劃分本單位科技資料、 科技文件與文書檔案材料的界限； 4. 根據國家及專業(yè)主管部門確定的文件歸檔范圍，結合 本單位實際，確定具體的科技文件歸檔范圍。五十二、科技文件的歸檔時間最常見的 5 種情況： 1. 在項目全部結束時間歸檔； 2. 按 工作階段歸檔； 3. 按子項結束時間歸檔； 4. 按年度歸檔；一是活動和形成周期較長，按年 度比按階段歸檔更合適的科技項目文件；二是某些自然觀察或觀測活動中形成的科技文件； 三是應該作為科技檔案歸檔保存的科技文件，一般按年度歸檔。5.隨時歸檔。（ 1）. 科技文件復制部門同科技檔案部門合一的設計單位施工圖。（2）. 機密性較強的特殊科技文件。（3） . 外

25、來文件。五十三、科技文件歸檔的基本要求：一是歸檔工作由相關的科技業(yè)務部門承擔；二是 歸檔的科技文件，應做到書寫材料優(yōu)良、字跡工整、圖形清晰，有利于長久保存；三是歸 檔的科技文件必須做到完整、準確，并經過系統整理、編目，由項目負責人審查后及時歸 檔；四是檔案部門有責任監(jiān)督、指導科技人員做好科技文件的歸檔工作。五十四、基層檔案部門開展科技檔案收集應注意哪幾個問題： 1. 要認真貫徹集中統一 管理科技檔案的原則； 2. 要遵循科技檔案的自然形成規(guī)律； 3.要保證科技檔案的完整、準 確。五十五、科技文件的歸檔份數一般歸檔 1 份，重要的、使用頻繁的應歸檔 2 份以上。 在具體確定科技文件歸檔份數時，應

26、考慮：要考慮歸檔材料的重要程度、要考慮開架閱覽 的需要、要根據國家有關規(guī)定。辦理科技文件歸檔手續(xù)主要包括兩個方面：編寫歸檔情況簡要說明、填寫歸檔文件移 交清單。五十五、基層檔案部門開展科技檔案收集工作的方法和措施： 1. 按照歸檔制度的規(guī)定 接收科技文件材料歸檔，按照本單位歸檔制度的有關規(guī)定，接收科技文件材料歸檔，是基 層檔案部門收集科技檔案的基本方法。 2. 納入計劃管理，實行多種方式結合的收集方法， 各單位應當把科技材料的形成、積累、整理和歸檔納入科技工作程序和生產、科研、基建 等計劃，列入有關部門有關人員的職責范圍。 3. 確定和疏通科技檔案收集渠道，定向定內 容收集。 4. 抓住重要環(huán)

27、節(jié)和關鍵階段進行收集。五十六、從 2020 年起，安徽省委、省政府在全省范圍內實施了檔案管理模式改革。 改革的內容之一就是調整科技檔案的歸屬和流向，將科技檔案由原先的科技專業(yè)檔案館保 管改變?yōu)橛蓢揖C合檔案館保管。五十七、國家綜合檔案館確定收集范圍時應考慮以下原則：1. 價值原則。 2.分級管理原則。 3. 綜合性原則。五十八、科技檔案接收制度： 1. 科技檔案實行無償進館制； 2. 科技檔案實行相關單位 主送制； 3. 科技檔案實行補送制。五十九、科技檔案進館的交接手續(xù)：向國家綜合檔案館移交科技檔案時，移交單位需 要準備一式兩份的移交清冊和有關及檔案的考證材料。六十、科技檔案的整理工作，包括

28、系統整理和科學編目兩部分。六十一、科技檔案整理工作的原則：遵循科學檔案的自然形成規(guī)律，保持科技檔案之 間的有機聯系，充分利用檔案原有的整理基礎，對科技檔案進行分門別類地整理，便于保 管和利用。六十二、科技檔案分類方案的編制具體步驟是什么：第一，根據庫藏科技檔案的基本 各類設置大類，有多少科技檔案，就設置多少個大類。第二，在每個大類中，根據科技檔 案的內容構成和形成特點，按照已確定的分類標準和分類方法，進行類系展開，設置相應 的上位類和下位類，形成不同的類別層次，構成一個完整的類系。第三，給每一個類目以 固定的代字或代號；第四，將形成的類目體系用文字或圖表形式表達出來。第五，撰寫說 明，指出分類

29、方案的編制依據、分類標準、類目代字或代號的使用方法等。六十三、科技檔案最基本的分類方法有哪幾種： 1. 工程項目分類法； 2.型號分類法； 3.課題分類法； 4. 專業(yè)分類法； 5.時間分類法； 6.地域分類法。六十四、基建檔案的分類：性質工程項目分類法、流域（水系）工程項目分 類。. 設備檔案的分類：性質型號分類法、工序型號分類法。隨著產品和設備的革新、改進，工程及設備的管理、維修，還會逐步形成和補充一些 新的科技文件。對于這些文件材料，應單獨組成案卷，不必地前期已組成案卷的科技文件 再行拆卷。六十五、科技案卷的基本特征： 1. 案卷是一組具有有機聯系的科技文件。 2. 案卷內的 科技文件有

30、一個相對的數量界限。 3. 一個案卷內科技文件的保存價值大體相同。價值小的 服從價值大的，保管期限一律從長。六十六、科技檔案組卷方法： 1. 產品、設備食品文件（特別是圖紙部分）按其反映的 不同部件、結構、系統分別組成案卷。 2. 基建工程的科技文件（特別是圖紙部分），按其 反映的不同專業(yè)，分別組成案卷； 3. 科研課題的科技文件可以按其反映的不同研究階段， 分別組成案卷。 4. 產品、設備、基建、科研方面的文字材料或管理性的文件材料，按照其 反映的不同問題或不同名稱，分別組成案卷。六十七、科技檔案案卷排列的具體方法： 1. 產品類案卷按產品開發(fā)設計（含初步設計、 技術設計）、工藝、加工制造、

31、生產定型等工作程序，或按其產品系列、結構排列。2. 科研類案卷按課題準備立項階段、研究實驗階段、總結鑒定階段、成果申報獎勵和推廣應用 等階段排列。 3. 基建類案卷按項目依據性材料、基礎性材料、工程設計（含初步設計、技 術設計、施工力設計）、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗收等排列。 4. 設備類案卷按設 備依據性材料，外購設備開箱驗收或自制設備設計、制造、驗收，設備安裝高度，隨機文 件材料，設備運行，設備維護等排列。第三章會計、人事及音像檔案的管理六十八、會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄 和反映單位經濟業(yè)務的重要史料和證據。會計檔案的特點： 1. 形成范圍廣。

32、凡是具備獨立 會計核算的單位，都要形成會計檔案。檔案類別穩(wěn)。 3. 外在形式多樣。六十九、會計核算材料歸檔范圍包括：（歸檔要遵循會計核算工作的規(guī)律，力求會計 檔案的齊全、完整和準確） 1.會計憑證，重要的會計核算材料，應當歸檔。 2. 會計賬簿， 各個單位的會計賬簿，其名稱和外形雖不盡相同，但賬簿是會計核算的主要材料，應全部 歸檔。 3. 財務報告都是應歸檔。 4. 其他核算材料。七十、會計檔案的歸檔要求： 1。歸檔的會計核算材料真實、準確。 2. 會計檔案移交 原則上應保持原卷冊封裝。 3. 要嚴格交接手續(xù)。會計檔案保管期限分為永久和定期兩類。定期中又分為 3年、 5年、 10年、 15 年

33、、 25年。永久保管期限的檔案在各立檔單位構成 比例最小，但價值最大。它主要是年度決算財務報告及會計檔案的保管清冊和銷毀清冊。七十一、 . 在銷毀會計檔案時，應當注意：部分特殊的會計檔案如涉及到未結清的債 權債務的原始憑證、涉及產權的原始憑證以及工資發(fā)放表等，可適當延長其保管期限，抽 出單獨立卷，并在會計檔案案卷目錄中說明。另外，處在項目建設期間的基建會計檔案， 即使會計檔案期限已滿，也不得銷毀。七十二、人事檔案的收集：人事檔案的收集工作，是人事檔案管理部門根據本機關人 事管理權限的范圍及人事檔案的收集歸檔范圍，將有關部門形成的人事檔案集中起來，統 一保管的工作。七十三、人事檔案分為正本和副本

34、，正本分為十類：第一類，履歷材料；第二類，自 傳材料；第三類，鑒定、考核、考察材料；第四類，學歷和評聘專業(yè)技術職務材料（包括 學歷、學位、培訓結業(yè)成績表和評聘專業(yè)技術職務、考績、審批材料）；第五類，政治歷 史情況審查材料；第六類，參加中國共產黨、共青團及民主黨派材料；第七類，獎勵材料； 第八類，處分材料；第九類，錄用、任免、聘用、轉業(yè)、工資、待遇、出國、退（離）休、 退職材料及各種代表會議登記表材料；第十類，其他可供組織參考的材料。七十四、人事檔案副本是由正本中以下類別復制件（或重復件）構成：第一類的近期 履歷材料；第三類的主要鑒定、考核材料；第四類的學歷、學位和評專業(yè)技術職務的材料； 第五類

35、的政治歷史情況審查結論；第七類的獎勵材料；第八類的處分決定材料；第九類的 衡器于報表和工資、待遇、出國審批材料；其他類別如有重復的材料，也可歸入副本。七十五、人事檔案提供利用的主要方式有以下幾種： 1. 在檔案室或閱覽室提供檔案查 閱。 2。外借。 3.出具證明材料。 4.提供綜合整理的有關材料。 5.咨詢服務。七十六、照片、盤帶說明內容和填寫要求：照片題名（簡要地概括出照片內容，一組 照片可用相同題名）、照片號（按兩段式填寫）、底片號（該張照片的底片號）、參見號 （與本組或本張照片有聯系的其它門類檔號）、文字說明（要求突出該張照片的主要要 素）。一盤或一盒磁帶作為一個保管單位，著錄一個條目。

36、第四章檔案的保管和統計七十七、檔案保管基本任務：一是維護檔案實體的秩序狀態(tài)，使檔案在存放和使用中 始終有序；二是保護檔案實體的理化性狀，使其在存放和使用中不受或少受人為和自然因 素的損害，并盡量延長其物質形體的壽命。七十八、檔案保管工作的具體內容：包括三個方面，即庫房內檔案的日常管理；檔案 流動過程中的保護；為延長檔案的壽命而采取的各種專門技術處理，如修復、復制等。七十九、檔案保管工作的基本要求：以防為主，防治結合；加強重點，照顧一般；立 足長遠，保證當前；不斷改善檔案的貯藏環(huán)境和保管條件，最大限度地延長檔案的壽命。八十、檔案架柜排放與編號：過道的寬度一般在11.2m 之間，非密集檔案架（柜）

37、之間的距離一般在 80cm左右所有的檔案架（柜）均不可緊靠墻壁。編號：自門口起從左 至右編架（柜）號，每個架柜的欄也從左至右編欄號，每欄的格自上而下編格號。八十一、檔案庫房管理制度： 1. 檔案庫房防火制度； 2. 檔案庫房供配電系統管理制度；檔案清點交接制度； 4. 人員出入庫房管理制度； 5. 檔案庫房安全檢查制度。八十二、檔案材料的耐久性：凡色素成分是炭黑，轉移固定方式是結膜的字跡最耐久， 如墨汁、黑色油墨；凡色素成分是燃料、固定方式為粘附的均不耐久如鉛筆字跡；音像檔 案中的聚酯片基是目前最好的片基，銀鹽黑白片的保存壽命可以超過 500 年，彩色片不適 合于長期保存塑料唱片一般不作為檔案

38、保存。對于需要長期保存的傳真件宜用復制件替代 歸檔保存。八十三、檔案庫房的保護：檔案庫房適宜的溫適度標準為：溫度14 24，相對濕度 45% 60%.濕度過低（太干燥），會使載體材料變脆變硬，從而降低檔案的耐久性。八十四、檔案的統計工作：檔案統計工作是以表冊、數字等形式揭示檔案和檔案工作 有關情況的一項業(yè)務工作，它包括檔案的基本登記和綜合統計兩部分。檔案統計工作的內 容： 1.檔案數量統計。 2. 檔案業(yè)務工作質量統計。 3. 檔案開發(fā)利用情況統計。 4.檔案工作 條件統計。八十五、檔案清點交接制度：檔案館（室）應圍繞以下五種情況制定和執(zhí)行檔案清點 交接制度：一是檔案的入庫清點交接；二是庫房管

39、理人員工作變動時的清點交接；三是檔 案日常利用后，庫房管理人員與有關人員的清點交接；四是檔案大規(guī)模搬遷、整理之后進 行清點交接；五是定期清點，一般上檔案館23年、檔案室 12 年全面清點一次。檔案清點時，應對清點中發(fā)現的問題及發(fā)生問題的原因作詳細記錄，尤其是檔案缺損情況一定 要記錄具體，清點人或交接人應在清點記錄上簽名，并將清點記錄歸入全宗卷。同時，應 將清點情況書面報告有關領導。八十六、對重要檔案的保護：重要檔案的利用一般不提供原件，應以其縮微品或復制 件替代，利用時應有專人監(jiān)管。對重要檔案的復制，也要采取比一般檔案更嚴格的限制和 保護措施。第五章檔案提供利用工作八十七、檔案提供利用工作的基本途徑： 1. 提供檔案原件； 2