1、4/4（一）資料保存方案我公司將會(huì)針對(duì)客戶單位的要求，建立資歷保存方案，包含且不限于甲方提供的資料、催收過程的資料等，具體保存方案制度如下文所述：1、制度建立目的為規(guī)范催收相關(guān)文檔資料的保存與管理，以確保各過程、環(huán)節(jié)、場所使用的文件具有統(tǒng)一性、完整性、正確性和有效性，對(duì)文件檔案安全管理進(jìn)行有效控制，以證實(shí)符合規(guī)定要求，為安全管理體系有效運(yùn)行提供客觀證據(jù)，在必要時(shí)實(shí)現(xiàn)可追溯性。2、制度管理范圍本制度包含了文檔的編寫、審批、發(fā)放、使用、更改及作廢等過程。規(guī)定了各過程負(fù)責(zé)人的職責(zé)，適用于各過程管理文件的控制。本程序包括記錄的填寫、收集、保管、處置等子過程。3、人員職責(zé)1）客服部門組織催收文檔的編制。

2、2）部門主管負(fù)責(zé)符合性審批、相關(guān)培訓(xùn)；催收部門負(fù)責(zé)人提供相關(guān)資源支持。3）催收文檔建立之后，客服部門安排專人進(jìn)行統(tǒng)一封閉管理，確保信息保密。4）銀行要求回收的相關(guān)催收文檔資料，客服部門安排專人進(jìn)行對(duì)接，加密后發(fā)送。4、催收文檔管理過程1）按照銀行要求及催收標(biāo)準(zhǔn)，建立相關(guān)的催收文檔（催收文檔中不得體現(xiàn)銀行及持卡人的敏感信息）。2）催收主管進(jìn)行審核過后，最終定稿并委派專人進(jìn)行加密保存，不得泄露敏感信息。3）催收文檔要及時(shí)更新，并建立相關(guān)記錄臺(tái)賬，確保記錄真實(shí)。4）銀行要求回收文檔時(shí)，積極響應(yīng)，由專人對(duì)接，及時(shí)加密發(fā)送。5、建立檔案管理制度包括4個(gè)制度：立卷歸檔制度，主要包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔

3、要求。檔案保管制度，主要包括檔案的安全保護(hù)和庫房、設(shè)備管理措施。檔案保密制度，主要包括檔案的保密措施和對(duì)檔案人員的保密要求。檔案利用制度，主要包括利用范圍、方式、要求、批準(zhǔn)手續(xù)。檔案工作制度，是單位的工作制度，特別是檔案歸檔制度，必須要認(rèn)真落實(shí)。制度制定容易,掛到墻壁上容易,但要落實(shí)就不容易,必須認(rèn)真執(zhí)行,才能出成果。5.1 立卷歸檔制度為加強(qiáng)對(duì)催收文檔的檔案管理，使檔案資料更好地為客戶單位服務(wù)，根據(jù)國家檔案法的規(guī)定，特訂立本制度。1）歸檔范圍凡是本單位在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍，主要有：本單位內(nèi)部產(chǎn)生的文件材料，如規(guī)章制度、會(huì)議記錄、匯報(bào)材料、計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議文件、

4、領(lǐng)導(dǎo)講話、各項(xiàng)活動(dòng)照片、音像磁帶等；雖未經(jīng)發(fā)文渠道而通過其他途徑形成和積累的文件資料，如：指數(shù)、監(jiān)測、成本測算等。2）歸檔時(shí)間日常工作中形成的文件資料，經(jīng)清理后于次年三月底前完成整理立卷后，移交歸檔；凡專題會(huì)議、專題項(xiàng)目等，在任務(wù)完成后及時(shí)交檔案室歸檔；會(huì)計(jì)檔案在當(dāng)年整理立卷后暫由財(cái)會(huì)部門保存，一年后交檔案室歸檔；檔案室須在次年六月底前完成本單位上年度文件資料的立卷歸檔工作。3）歸檔要求歸檔的文件資料必須按規(guī)定的范圍，完整、系統(tǒng)、成套，不得殘缺不全；歸檔的文件資料必須正確地反映本單位在各項(xiàng)工作中的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程，符合形成規(guī)律；歸檔的文件資料應(yīng)采用原件，正式發(fā)文應(yīng)附按規(guī)定程序簽發(fā)的發(fā)文底稿；

5、歸檔的文件資料必須使用鋼筆(碳素或藍(lán)黑墨水)書寫，字跡工整、清晰、規(guī)范；歸檔的聲像資料應(yīng)用文字標(biāo)明對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和制作者。4）閱檔要求凡因工作需要查閱檔案，必須辦理查閱手續(xù)，原則上限在閱覽(檔案)室內(nèi)，確因需要外借的，須征得分管領(lǐng)導(dǎo)同意并辦理手續(xù)，閱后要及時(shí)歸還；嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，查閱文件內(nèi)容，由檔案管理人員提供，不得擅自翻閱；要愛護(hù)檔案，查閱文件，不得涂改、污損或抽動(dòng)；外單位人員不得擅自查看檔案資料；檔案資料由專人管理，應(yīng)注意防盜、防火、防蟲、防光、恒溫。5.2 檔案保管制度1）根據(jù)檔案法及有關(guān)規(guī)定，機(jī)關(guān)所有檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，做到專人、專室、專柜，機(jī)關(guān)檔案任何人不得據(jù)為己有。

6、2）檔案保管必須配置適應(yīng)需要的檔案庫房、專用檔案柜，并有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等“八防”措施。對(duì)發(fā)生褪變和破損的檔案要采取補(bǔ)救措施，確保檔案的完整與安全。3）定期對(duì)室藏檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查，作好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)匯報(bào)，采取適當(dāng)措施保護(hù)檔案安全。4）保持庫房清潔，禁止存放雜物，禁止吸煙，庫內(nèi)要設(shè)溫濕度計(jì)，每天定時(shí)測定記錄，庫房內(nèi)非檔案人員，一律不得入內(nèi)。5）做好檔案收集工作，按規(guī)定向檔案館移交檔案，年底盤存，做到目錄與室藏檔案相符。6）嚴(yán)格檔案的出入手續(xù)，做好日常借閱利用登記，檔案人員調(diào)離崗位時(shí)，必須在辦完移交手續(xù)后方能離崗。5.3 檔案保密制度1）接觸催收文檔的

7、相關(guān)人員，均簽署保密協(xié)議，不得泄露編制文檔過程中接觸的所有敏感信息，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，造成嚴(yán)重后果，由當(dāng)事人承擔(dān)全部責(zé)任，公司給予開除處理。2）經(jīng)常學(xué)習(xí)保密法，加強(qiáng)保密教育，增強(qiáng)保密觀念，自覺保守客戶單位機(jī)密信息。3）做好檔案資料密級(jí)劃分和保管期限的確定，未經(jīng)批準(zhǔn)不得抄錄、復(fù)制、翻拍檔案材料。4）不得在公共場所閱讀、談?wù)摍n案保密內(nèi)容，不得在普通電話、明碼電報(bào)、投稿和私人通信中涉及保密內(nèi)容，不得在非保密本上記錄保密事項(xiàng)。5）工作人員應(yīng)做到不該看的不看，不該說的不說，不該聽的不聽，不該記的不記。6）根據(jù)不同密級(jí)程度確定不同的利用對(duì)象和利用范圍，保密材料只限閱文室內(nèi)查閱，涉密材料不得進(jìn)入編研范圍。7）剔除銷毀文件，應(yīng)經(jīng)鑒定批準(zhǔn)，有二人參加監(jiān)銷。嚴(yán)禁將剔除文件材料賣給廢品站，嚴(yán)禁發(fā)生失泄密事件，違者依法追究責(zé)任。5.4 檔案利用制度1）查閱檔案資料，嚴(yán)禁涂改、勾劃、折疊或作其