1、物業(yè)管理有限公司證照印章管理制度第一章總則第一條為加強*物業(yè)管理有限公司證照、印章等信息管理，確保證照、印章安全，印章管理和使用的嚴肅性、合規(guī)性和安全性，切實維護公司的合法權(quán)益，防范風險，根據(jù)國家法律法規(guī)的規(guī)定，特制訂本制度。第二條本制度所指證照，為公司注冊設(shè)立、開發(fā)建設(shè)或經(jīng)營過程中重要的證照、政府批復(fù)文件，包括但不限于以下文件：（一）公司營業(yè)執(zhí)照（正、副本）、公司稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、公司資質(zhì)證書；（二）公司公章、法人代表印鑒、財務(wù)專用章、發(fā)票專用章、合同專用章；（三）公司下轄項目服務(wù)中心用章；（四）其他重要批復(fù)、公司證照和文件。第三條本制度所指印章分為備案印章和非備案印章。備案印章指

2、由公安局進行登記備案的印章，包括公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章、發(fā)票專用章、法定代表人印鑒章；非備案印章包括除上述備案印章以外所有印章。其中，財務(wù)類印鑒章（指由財務(wù)部保管的印章）的使用和管理，由財務(wù)部另行制度規(guī)定。第四條*物業(yè)分公司的各類證照、印章，均需登記并報城市公司法務(wù)備案。其中，*物業(yè)分公司的證照信息臺賬、證照文件應(yīng)及時報綜合事務(wù)部備案。第五條證照、印章應(yīng)由專人保管并確保不因任何方式遺失、毀損。證照、印章保管人應(yīng)遵守法律、法規(guī)及公司內(nèi)部紀律和保密規(guī)定。若出現(xiàn)遺失、損毀，保管人應(yīng)立即向綜合事務(wù)部報備，并立即與發(fā)證、備案機關(guān)聯(lián)系，及時辦理證照、印章掛失、公告作廢和補辦手續(xù)。第六條未經(jīng)審批流

3、程批準，任何人不得隨意翻動或復(fù)印證照，不得外借或使用證照、印章。非保管人不得留存證照、印章。第七條任何人原則上不得將公司證照、印章帶出公司。確因工作需要，需將證照、印章帶出，必須由兩人同時辦理，并事先填寫完整*物業(yè)管理有限公司證照/印章外出攜帶申請表（試行）（見附件1），相關(guān)負責人簽批后方可攜帶外出。第八條將證照、印章帶出公司的借用人需嚴格按照*物業(yè)管理有限公司證照/印章外出攜帶申請表（試行）的用途使用，不得以任何理由超范圍使用、擅自留存或轉(zhuǎn)借他人使用，用后及時歸還并在*物業(yè)管理有限公司證照/印章外出攜帶申請表（試行）上注明。原則上，印章攜帶外出，由印章保管部門委派專人攜帶印章隨同到場用印，用

4、廢的印模要收回或當場監(jiān)銷。第九條如證照、印章保管人需出差或休假，應(yīng)向上一級負責人書面報告，將所保管證照、印章轉(zhuǎn)由負責人或按其書面指示暫交指定人員代為保管。暫管期間，代管人履行與原保管人相同的職責。如證照、印章保管人調(diào)動、離職或因其他原因不再保管證照、印章，必須事先與接任人辦理交接手續(xù)，并填寫證照/印章交接表（見附件2）。第十條非由部門負責人保管的證照、印章的交接，由證照、印章保管人所在部門的負責人監(jiān)交；由部門負責人保管的證照、印章交接，由公司法定代表人、總經(jīng)理或常務(wù)副總經(jīng)理負責監(jiān)交。第二章證照管理第十一條*物業(yè)分公司所屬稅務(wù)登記證由財務(wù)部保管，公司營業(yè)執(zhí)照（正、副本）、組織機構(gòu)代碼證以及其余證

5、照均由綜合事務(wù)部負責保管。第十二條各證照管理部門負責所保管證照的申報、注冊、登記、變更、年檢、注銷以及證照的更新、歸檔、保管、借用等工作，并將相關(guān)材料妥善保管。第十三條各證照印章管理部門應(yīng)填寫并及時更新*物業(yè)管理有限公司證照信息臺帳（試行）（見附件3）。證照管理應(yīng)做到臺帳、證照原件和證照電子版信息一一對應(yīng)，做到分類歸檔，資料齊備。各部門應(yīng)將自證照申報至批復(fù)完結(jié)的全部資料系統(tǒng)整理歸入檔案。第三章印章管理第一節(jié)印章的刻制第十四條印章刻制須遵循精簡和審批原則。在符合下列情形之一并填寫完整*物業(yè)管理有限公司印章刻制/銷毀審批表（試行）（見附件4），可以申請刻制印章：（一）設(shè)立新公司，或通過投資、參股等

6、方式加入合資公司，并對合資公司行使管理權(quán)，該新公司或合資公司有用章需求的；（二）進行名稱變更、法定代表人變更等；（三）原有印章毀損、遺失，仍有繼續(xù)使用需要的；（四）公司進行分立、合并、重組等重大公司行為，從而產(chǎn)生新的用章需求的；（五）其他確需刻制印章的情形。第十五條為有效控制風險，*物業(yè)分公司各職能部門原則上不允許擅自刻制非備案印章。確需刻制非備案印章，應(yīng)填寫*物業(yè)管理有限公司印章刻制/銷毀審批表（試行）（見附件4），并附相關(guān)非備案印章的管理辦法，詳細規(guī)定印章用途、保管辦法、使用流程等內(nèi)容，報請審批。第十六條刻章申請獲批后，經(jīng)辦人應(yīng)將書面申請交至綜合事務(wù)部印章保管人，由其負責刻制印章并進行登記

7、。第十七條印章保管人應(yīng)到公安部門認可的刻章單位刻制印章，刻章費用由申請刻章部門承擔。第二節(jié)印章的登記備案第十八條*物業(yè)分公司綜合事務(wù)部為印章登記備案部門。各部門印章保管人均應(yīng)填寫*物業(yè)管理有限公司印章登記備案表（試行）（見附件5）并提交印章登記備案部門長期妥善保管，避免遺失、毀損。第十九條如出現(xiàn)印章報廢、改樣等情形，應(yīng)將原印章交至*物業(yè)分公司綜合事務(wù)部封存或銷毀，并進行登記備案。第二十條*物業(yè)分公司綜合事務(wù)部應(yīng)及時將與各部門職責相關(guān)的印章登記備案情況通報各部門負責人，以便實現(xiàn)印章管理的動態(tài)監(jiān)控。第三節(jié)印章的保管第二十一條*物業(yè)分公司備案印章由下列部門分別保管：（一）綜合事務(wù)部：*物業(yè)分公司公章

8、、*物業(yè)分公司合同專用章；（二）財務(wù)部：*物業(yè)分公司財務(wù)專用章、發(fā)票專用章、法定代表人印鑒章。第二十二條*物業(yè)分公司非備案印章由各相應(yīng)部門負責人或其指定的保管人保管。第四節(jié)印章的使用第二十三條各類印章都具有法律效力，必須嚴格管理，依法使用。第二十四條需要用印*物業(yè)分公司印章（除財務(wù)類印鑒章）的，用印人應(yīng)填寫*物業(yè)管理有限公司*分公司印章使用審批單（試行）（見附件6），并應(yīng)按用印類別分別報*物業(yè)分公司法務(wù)、綜合事務(wù)部審核，再交*物業(yè)分公司常務(wù)副總經(jīng)理或總經(jīng)理審批。合同專用章的用印應(yīng)嚴格按照合同管理流程處理。第二十五條任何部門和人員不得以公章、合同專用章以外的任何印章對外簽訂合同或出具法律文件（會

9、計、結(jié)算類文件除外）。第二十六條印章保管人在加蓋印章之前，應(yīng)當認真審查審批流程是否完整、用印批準人是否具有相應(yīng)的簽字資格及提交文件是否與印章使用審批單填寫的文件相一致，確認無誤后方可用印。第二十七條在加蓋印章之后，印章保管人應(yīng)將印章使用審批單原件保留存檔，并要求用印申請人如實填寫*物業(yè)管理有限公司*分公司印章使用登記簿（試行）（見附件7）。印章保管人應(yīng)對記錄內(nèi)容進行核對，以確保無誤。第二十八條如遇特殊情形，在申請加蓋公章、合同專用章、法定代表人或總經(jīng)理手簽章時，某項或某幾項必備條款或內(nèi)容尚不能完全填寫時，申請人需在印章使用審批單上特別注明，由申請單位（或部門）主要負責人請示公司領(lǐng)導(dǎo)并與法務(wù)、綜

10、合事務(wù)部主要負責人溝通后方可辦理用印。并在事項處理完畢后立即將已補充填寫完整的文件復(fù)印件交回印章保管人處存檔。此種情形下，用印申請人、用印批準人和印章保管人同為印章責任人。印章保管人負有監(jiān)督責任，如申請人未能及時交回填寫完整的文件復(fù)印件，印章保管人應(yīng)在合理期限內(nèi)（最長不應(yīng)超過兩周）主動追討，并視情形需要報至用印批準人。第二十九條禁止任何部門或人員在空白或內(nèi)容不詳?shù)谋砀?、證書、信箋等空白文件上用印。所有申請加蓋印章的文件需填寫規(guī)范、完整，抬頭、落款、事項、日期為必備內(nèi)容，并加蓋騎縫章。第三十條印章保管人對未經(jīng)簽字、簽字不完整或簽字有瑕疵的文件，不得擅自用印。否則，印章保管人與用印申請人、批準人同

11、為印章責任人，并承擔連帶責任。第三十一條除本制度第三十條規(guī)定的情形外，用印批準人為印章責任人，對加蓋的印章承擔責任。第三十二條任何人不得對真實記錄的印章使用情況進行涂改、破壞或銷毀。第三十三條印章保管人應(yīng)長期妥善保管*物業(yè)管理有限公司*分公司印章使用登記簿（試行），避免遺失、毀損。第五節(jié)印章的銷毀第三十四條印章的銷毀適用于其再無使用價值或無使用需要等情形，包括但不限于印章磨損導(dǎo)致字跡不清晰、公司名稱變更、法定代表人更換、公司注銷等。第三十五條各公司的印章銷毀均由*物業(yè)分公司綜合事務(wù)部統(tǒng)一負責。第三十六條*物業(yè)分公司各印章保管部門需要銷毀所保管印章的，應(yīng)當填寫*物業(yè)管理有限公司*分公司印章刻制/

12、銷毀審批表（試行）（見附件4），經(jīng)部門負責人簽字后，報*物業(yè)分公司綜合事務(wù)部負責人、法務(wù)、常務(wù)副總經(jīng)理或總經(jīng)理審批。第三十七條印章銷毀時，應(yīng)至少有兩人同時在場，并進行書面記錄，由在場人簽字確認，公安局備案印章，需交回公安局統(tǒng)一銷毀。第四章責任制度第三十八條*物業(yè)分公司的證照文件、印章管理和名稱使用應(yīng)嚴格按照本辦法執(zhí)行，*物業(yè)分公司綜合事務(wù)部將定期對證照、印章的管理和使用情況進行檢查。如發(fā)現(xiàn)問題的，有權(quán)要求相關(guān)單位或人員及時整改。第三十九條任何人違反本辦法規(guī)定的，將酌情給予經(jīng)濟或行政處分；給*物業(yè)分公司及其下屬或管理的公司造成經(jīng)濟損失的，應(yīng)承擔相應(yīng)的賠償責任；擅自使用印章進行違法犯罪活動的，依法

13、移送司法機關(guān)處理。第五章附則第四十條本制度由*物業(yè)分公司綜合事務(wù)部負責解釋和修訂。第四十一條*物業(yè)分公司控股、參股或?qū)嶋H運營管理的公司及其分支機構(gòu)、項目公司應(yīng)參照本制度制定各自關(guān)于證照、印章的管理制度或參照本制度執(zhí)行。第四十二條本制度自頒布之日起生效。附件：1、印章/證照外出攜帶申請表2、印章/證照交接表3、證照信息臺賬4、印章刻制/銷毀審批表5、印章登記備案表6、印章使用審批單7、印章使用登記表印章證照外出攜帶申請表序號印章、證照名稱申請事由領(lǐng)用日期歸還日期備注：凡需攜帶證件及印章出門者須認真填寫此表；由申請人對印章和證件的使用結(jié)果承擔直接責任，部門負責人承擔管理責任。印章證照外出攜帶申請表

14、序號印章、證照名稱申請事由領(lǐng)用日期歸還日期申請人：部門負責人：項目經(jīng)理：收回人簽字：備注：凡需攜帶證件及印章出門者須認真填寫此表；由申請人對印章和證件的使用結(jié)果承擔直接責任，部門負責人承擔管理責任。物業(yè)管理有限公司印章/證照交接表人事行政部單位/部門名稱人事行政部證照/印章名稱物業(yè)管理有限公司-業(yè)務(wù)專用章數(shù)量1移交人電話接收人電話監(jiān)交人電話證照復(fù)印件/E印章印模備注2016年10月10日編號zj20161010-1證照信息臺帳序號證照名稱注冊登記號辦證登記機關(guān)辦證時間有效期限規(guī)定年檢時間最近年檢記錄數(shù)量備注*物業(yè)管理有限公司*分公司印章刻制/銷毀申請表申請單位/部門經(jīng)辦人印章名稱印文內(nèi)容刻章/銷毀事由印章用途刻章/銷毀部門意見綜合事務(wù)部意見項目經(jīng)理意見總經(jīng)理意見備注*物業(yè)管理有