1、1998有效能的時(shí)間管理2004200420041如果您的餘生只剩下三天,您會(huì)做那三件事情?請(qǐng)閉目一分鐘思考這個(gè)問(wèn)題2干擾INTERRUPT行政工作PAPERWORK電話TELEPHONE會(huì)議MEETINGSWhats Your Target?3什麼是你生活中最重要的事？你的人生意義何在？你希望成為何種人物或完成什麼目標(biāo)？想想看你有什麼長(zhǎng)期目標(biāo)想想看人生中最重要的人際關(guān)係是什麼想想看你最希望有什麼貢獻(xiàn)重新思索你最希望得到的感受是什麼？平和, 信心, 快樂(lè), 或是列出你認(rèn)為最重要的三, 四件事假設(shè)你只有六個(gè)月的生命，想想這星期內(nèi)你要做些什麼？假設(shè)你有至少三, 四十年的生命，這星期內(nèi)你又要做些什麼

2、？有效能的時(shí)間管理4在辦公室內(nèi)時(shí)間損耗的主要 原因?yàn)楹?Group Discussion5時(shí)間損耗原因干擾等待同事間的需求與輔助需求溝通不良授權(quán)不足組織制度的障礙他人的錯(cuò)誤優(yōu)先順序的衝突工作情緒與情境完美主義會(huì)議678910111213141516171819時(shí)間時(shí)干擾頻率時(shí)間時(shí)次日干擾圖7一開始就做最重要的工作工作要求543219:0010:0011:0012:001:002:003:004:005:00體力水準(zhǔn)工作要求與體力水準(zhǔn)生產(chǎn)力高 的時(shí)間注：陰影部分表示在工作與體力水準(zhǔn)配合的情況下，生產(chǎn)力會(huì)顯著提高工作與體力配合的情況工作時(shí)間8工作要求543219:0010:0011:0012:00

3、1:002:003:004:005:00體力水準(zhǔn)工作要求與體力水準(zhǔn)注：陰影部分表示在工作與體力水準(zhǔn)配合的情況下，生產(chǎn)力會(huì)顯著提高工作與體力配合的情況工作時(shí)間生產(chǎn)力高的時(shí)間被拖延的工作9時(shí)間管理是什麼?時(shí)間管理就是自我管理自我管理即是改變習(xí)慣, 以令自己更富績(jī)效, 更富效能把事情很快地做完, 叫做效率把事情很快又很對(duì)地做完, 叫做效能時(shí)間管理就是事前的規(guī)劃或長(zhǎng)期的計(jì)劃10時(shí)間管理不是什麼?時(shí)間本身不是問(wèn)題. 因?yàn)槊總€(gè)人每天所擁有的時(shí)間都是一般地多所以時(shí)間管理的問(wèn)題本身不在於時(shí)間, 而是在於自己如何善用及分配你自己的時(shí)間11情境測(cè)驗(yàn)題 ( 限時(shí)三分鐘 )1. 請(qǐng)先閱讀完本文2. 在這張紙的右上角寫

4、下你的名字3. 將第二句中的大名兩個(gè)字圈起來(lái)4. 在這張指的左上角畫五個(gè)正方形5. 在剛才畫的正方形中個(gè)畫一個(gè)十字6. 在正方形的四周畫一個(gè)圓圈7. 在這張紙的右下角簽上你的名字8. 在簽名下寫三個(gè)好字9. 在右上角的簽名下畫一道線10. 在這張紙的左下角畫一個(gè)十字11. 把剛才所畫的十字周圍加畫一個(gè)三角形12. 在這張紙的背面計(jì)算一下二十五乘十三的答案13. 在第八句的好字畫一個(gè)圓圈14. 當(dāng)你做到這裡, 請(qǐng)大喊一聲“我最快”15. 如果你完全遵守規(guī)定, 請(qǐng)大聲說(shuō)“我最好”!16. 在這張紙的背面計(jì)算二十三加三十二加二十三的和17. 將剛剛的答案減去二十三, 再減去十三等於多少?18. 在以

5、上所有“雙數(shù)“題的題號(hào)上畫圈19. 假如你做到這裡, 請(qǐng)拍一下桌子, 並大聲說(shuō)“遵從指示, 我第一!”20. 現(xiàn)在你已全部讀完, 請(qǐng)只做第一及第二題及可12三代時(shí)間管理法第一代: 備忘錄型第二代: 規(guī)劃與準(zhǔn)備第三代: 規(guī)劃,訂定優(yōu)先順序,操之在我 13傳統(tǒng)時(shí)間管理 V.S. 第四代時(shí)間管理傳統(tǒng)時(shí)間管理第四代時(shí)間管理NESW事 ( 日程表 )控制, 管理效率實(shí)用人 ( 關(guān) 係 )領(lǐng)導(dǎo)效能 (Effectiveness)原則14緊急不緊急20% 25%25% 30%65% 80%15%15%50% 60%Less than 1%2% 3%重要不重要: 戴明博士期望的指數(shù): : 現(xiàn)有社會(huì)的指數(shù)* R

6、emark:戴明博士在推TQM時(shí), 對(duì)一 些TQM 的公司 Benchmark 出來(lái)的資料.IIIIIIIV1516陷阱一:時(shí)間的配置不對(duì)Reaction消極回應(yīng) vs Proaction 積極掌握危機(jī)就是轉(zhuǎn)機(jī)規(guī)劃重於做事最好的控制是預(yù)防預(yù)防勝於處理17不合理的時(shí)間配置I.45%處理危機(jī)II5%IV15%II.35%18明智的時(shí)間配置1.重要的事情著重在 Plan Plan 著重在 Do Do 著重在 Check Check 著重在 Action2.重要的事情要逐漸地交給 信任的部屬, 這叫 “灌能”19陷阱二: 拖延除了第四項(xiàng)以外, 其它的做起來(lái)都不太愉快不急的事情一拖延之後往往變成緊急的事

7、情20克服1.成本/效益分析法成本.好處.21克服2.思維習(xí)慣的改變這件事令人感到為難, 但是它非做不可, 因此我將立即做完它, 以便儘早忘掉它.養(yǎng)成速戰(zhàn)速?zèng)Q的習(xí)慣將事情切成好幾塊小塊任務(wù), 快速地完成每一塊的任務(wù)完成最關(guān)鍵的部份, 讓事情看起來(lái)像做完 80% 一般22陷阱三: 事必親躬韓非子.八經(jīng)下君,盡已之能中君,盡人之力上君,盡人之智諸葛亮凡事必親躬, 後來(lái)過(guò)勞而死. 為何事必親躬?因?yàn)榕虏繉偃〈环判牟繉? 不信任部屬要求標(biāo)準(zhǔn)過(guò)高23陷阱四: 有求必應(yīng)會(huì)花太多時(shí)間, 時(shí)間不夠會(huì)犧第二項(xiàng)受人尊敬重要, 還是受人歡迎重要不好意思拒絕請(qǐng)託的原因接納請(qǐng)託比拒絕請(qǐng)託容易擔(dān)心觸怒請(qǐng)託者想要做廣受愛(ài)

8、戴之好人不知如何拒絕他人之請(qǐng)託每個(gè)人都有一個(gè)好朋友, 叫 “施小惠”, 可以適當(dāng)?shù)鼐芙^.241.捨得2.勇於拒絕3.交待1.怡情養(yǎng)性2.輕鬆一下Conclusions: 時(shí)間管理架構(gòu)1.兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q2.快刀斬亂麻1.決勝於廟堂 之上 2.灌能均 衡緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事25迫切性指數(shù)測(cè)驗(yàn)選出你最可能反應(yīng)的行為或態(tài)度 (0從不，2有時(shí)候，4=常常）1. 我在壓力之下表現(xiàn)最好。2. 我常歸咎外在環(huán)境太匆忙或緊張，以致無(wú)法做深 入的自我反省。3. 我常因周圍的人或事動(dòng)作太慢而不耐煩。我討厭 等待或排隊(duì)。4. 我休息不工作時(shí)會(huì)覺(jué)得不安。5. 我似乎永遠(yuǎn)在趕時(shí)間。6. 我常為了完成某項(xiàng)事情

9、而拒人於千里之外。7. 我只要片刻沒(méi)和辦公室聯(lián)繫就覺(jué)得不安。8. 我在做一件事時(shí)常會(huì)想到另一件事。9. 我處理危機(jī)時(shí)表現(xiàn)最好。10.處理突發(fā)狀況的緊湊感，似乎比慢工出細(xì)活更讓 我覺(jué)得有就感。11.我常為了處理突發(fā)狀況，犧牲和親友共處時(shí)間。12.當(dāng)我為了處理突發(fā)狀況，必須取消約會(huì)或中途離 開，我認(rèn)為別人應(yīng)該能諒解。13.我覺(jué)得處理突發(fā)狀況讓一天的生活更有意義。14.我常邊工作邊吃飯。15.我一直認(rèn)為總有一天能做我真正想做的事。16.一天下來(lái)辦公桌上已辦文件如果推得高高 的，我會(huì)很有成就感。0 1 2 3 40 1 2 3 40 1 2 3 40 1 2 3 40 1 2 3 40 1 2 3 4

10、0 1 2 3 40 1 2 3 40 1 2 3 40 1 2 3 40 1 2 3 40 1 2 3 40 1 2 3 40 1 2 3 40 1 2 3 40 1 2 3 426迫切性指數(shù)檢核清單0 25 : 一切在掌握中26 35: 漸受迫切性限制36 45: 已經(jīng)開始上癮= 46: 上癮27我現(xiàn)在的年齡是歲月80 x 36529,200yy x 365 (A)MM x 30 (B)29,200 - (A)+(B) 從現(xiàn)在起我尚有天的時(shí)間(24 x小時(shí))光陰似箭, 歲月如梭?加油 !28如何提高工作效率29如何提高工作效率1.了解自己每天工作時(shí)段的特性, 善用之.2.以 PDCA 分佈

11、週一到週五的工作性質(zhì).3.保持良好的體力; 養(yǎng)成運(yùn)動(dòng)的習(xí)慣4.身心均衡地發(fā)展; 培養(yǎng)良好的嗜好301.工作時(shí)段分配法則早上中午 13:0015:00下午晚上活力充沛, 衝勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓, 適合散心, 放鬆(Check)冷靜, 溝通(Action, Plan) Relax, 人文, Thinking1.發(fā)球: EMail2.電話敲定事情/ 做事情3.給 Leader 方向/ 畫架構(gòu)4.執(zhí)行進(jìn)行中專案1.面對(duì)面 Follow Up2.Go Around3.溝通與協(xié)調(diào)1.思考問(wèn)題2.寫計(jì)劃/ Update Follow up進(jìn)度 (1hr)3.Update/Modify 進(jìn)行中專案1.

12、花 1 小時(shí)寫作312.每週工作性質(zhì)分配法則32先問(wèn)自己以下這幾個(gè)問(wèn)題1.你一天花多少時(shí)間在看 Email?2.你進(jìn) Email 會(huì)不會(huì)看小品?3.你看Email 的時(shí)間是連續(xù)的, 還是片斷的?4.你的Email 有沒(méi)有做分類?5.你回信時(shí)是邊看邊回, 還是分類後集中回信?6.你進(jìn) Email 信箱, 是先看信還是先發(fā)信?33如何提高 Email 的處理效率一進(jìn)信箱第一個(gè)動(dòng)作就是把所有信件的主題瀏覽一遍, 然後做分類的動(dòng)作養(yǎng)成習(xí)慣, 一天只有三個(gè)時(shí)段看 Email除了急件以外, 集中時(shí)段回信34看Email 的時(shí)段分配35Email資料夾的分類Reply: Private, 公務(wù)Follow

13、Up: Urgent, Boss, 重要, 向下, PrivateProject 進(jìn)度有空再看361.捨得2.勇於拒絕3.交待1.怡情養(yǎng)性2.輕鬆一下良好的時(shí)間管理來(lái)自於計(jì)劃1.兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q2.快刀斬亂麻1.決勝於廟堂 之上 2.灌能均 衡緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事37PADC不好好耗用時(shí)間花時(shí)間在計(jì)劃上才是最節(jié)省時(shí)間的作法耗用時(shí)間388.80/20法則1/2the Vital Few & the Trivial Many柏拉圖法則花最少的力氣, 獲得最多的效益你所完成的工作裡, 80%的成果,來(lái)自於20%的時(shí)間=也就是說(shuō)80%的努力是與成果無(wú)關(guān)的3980/20原理意示圖80% 時(shí)間

14、20%時(shí)間80% 成效20%成效重要的少數(shù)事物瑣碎的多數(shù)事物事倍功半事半功倍40Are You Lonely ?Then call a MEETING!41Group Discussion-進(jìn)行很差的會(huì)議進(jìn)行很好的會(huì)議42會(huì)議不夠有效率的原因：開會(huì)時(shí)討論沒(méi)有焦點(diǎn)會(huì)議資料未事先備妥開會(huì)時(shí)沒(méi)有擬妥會(huì)議流程關(guān)鍵人物沒(méi)有出席延遲開始，一路延誤43正確的開會(huì)原因：溝通向員工或團(tuán)隊(duì)蒐集資料推銷概念、產(chǎn)品或一項(xiàng)服務(wù)解決問(wèn)題作重要的決策危機(jī)的處理44工作狂小測(cè)驗(yàn)1. 你是否不論多晚就寢，第二天都會(huì)早起？2. 如果你獨(dú)進(jìn)午餐，會(huì)不會(huì)邊吃飯邊閱讀或工作？3. 你是否覺(jué)得無(wú)所事事很難過(guò)？4. 你精力充沛又喜歡競(jìng)爭(zhēng)嗎

15、？5. 你在週末和假日工作嗎？6. 你何時(shí)何地都可以工作嗎？7. 你是否覺(jué)得很難抽空度個(gè)假？8. 你害怕退休嗎？45Time ManagementI hear and I forgetI see and I rememberI do and I understandI make mistakes and I learn!- Unknown Source -46有效率的會(huì)議1. 會(huì)議成功與否在於你是否能幫助每一個(gè)人的互動(dòng)2. 有效率的會(huì)議需要小心的準(zhǔn)備與紀(jì)律3. 每一個(gè)會(huì)議都意味著高成本 3-1 參與人員薪資 3-2 準(zhǔn)備所花的成本（人力, 時(shí)間） 3-3 心理成本 3-4 機(jī)會(huì)成本471. 考

16、慮是否非要會(huì)議才能解決問(wèn)題 2. 決定會(huì)議目的 3. 決定參加人 4. 準(zhǔn)備議程 5. 決定合宜的設(shè)備, 場(chǎng)地與時(shí)間 6. 跟催動(dòng)作如何計(jì)劃一個(gè)有效率的會(huì)議481. 考慮是否非要會(huì)議才能解決問(wèn)題 有以下狀況時(shí), 你不應(yīng)該召開會(huì)議： 電話或是書面通知即可解決問(wèn)題 關(guān)鍵人物不能參加 準(zhǔn)備時(shí)間不夠 外界因素可能會(huì)浪費(fèi)會(huì)議時(shí)間 成本太高如何計(jì)劃一個(gè)有效率的會(huì)議492. 決定會(huì)議目的通知或解釋（最好準(zhǔn)備書面資料）訓(xùn)練或指示（需要練習(xí)）收集資訊（怎麼做？）說(shuō)服式無(wú)論哪一種目的, 你必須清楚的知道你想從會(huì)議所達(dá)到的目標(biāo)如何計(jì)劃一個(gè)有效率的會(huì)議50如何計(jì)劃一個(gè)有效率的會(huì)議3. 決定參加人人越多, 效率越差不一

17、定所有人要全程參加, 安排每一階段所需的參加人考慮參加人所需的背景資料51如何計(jì)劃一個(gè)有效率的會(huì)議4. 準(zhǔn)備議程會(huì)議前議程立即發(fā)出讓參加人有時(shí)間思考5. 跟催指定專人做會(huì)議記錄只記錄行動(dòng)事項(xiàng)會(huì)後公佈52成功會(huì)議的為與不為為:不為: 準(zhǔn)備好會(huì)議室 主宰討論 讓參與人 一開始 扭曲參加者陳述之意見 就感興趣 急著進(jìn)行每一個(gè)主題 鼓勵(lì)參與 爭(zhēng)辯 使用不同的方式 嘲笑 讓會(huì)議保持進(jìn)行 Take sides 不離題 Moralize 保持控制,但 Domineer 不要成為個(gè)人秀 浪費(fèi)時(shí)間在猜忌, 保持幽默 顏面問(wèn)題 逾時(shí)53你覺(jué)得會(huì)議主持人應(yīng)該如何改進(jìn)主持形式？會(huì)議討論的內(nèi)容你認(rèn)為何者最重要？會(huì)議主題

18、你認(rèn)為何者最無(wú)關(guān)痛癢？你覺(jué)得這樣的會(huì)議有無(wú)必要性？如果由你來(lái)主持會(huì)議，你將如何主持？54一場(chǎng)有效率的會(huì)議，應(yīng)包括下列條件：議程必須先行分送與會(huì)者以進(jìn)行充份準(zhǔn)備與研究事項(xiàng)完成後，必須訂定完成時(shí)效會(huì)議中必須針對(duì)未來(lái)三個(gè)月公司預(yù)定達(dá)成的目標(biāo)，任務(wù)與優(yōu)先順序作檢討.會(huì)議應(yīng)排定時(shí)程開始，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束.除非有重大事件有待處理.會(huì)議主持人應(yīng)讓正，反面意見充份表達(dá).55目標(biāo)金字塔長(zhǎng)程目標(biāo)年目標(biāo)季目標(biāo)月目標(biāo)週目標(biāo)日目標(biāo)56如何列管重要計(jì)劃將自己短中長(zhǎng)期的計(jì)劃依工作,個(gè)人及生活這三個(gè)主軸一一列舉出來(lái), 並算出每個(gè)計(jì)劃的效益. (如下一頁(yè)所示)在同一個(gè)時(shí)間點(diǎn)進(jìn)行這三個(gè)主軸的前3個(gè)專案(專案件數(shù)依自己能力而定,紅線的右手

19、邊)有專案結(jié)束之後下一個(gè)專案就可以往左遞補(bǔ)57每個(gè)計(jì)劃如何給予評(píng)分先將所有計(jì)劃列出來(lái), 分成短中長(zhǎng)期 (自行定義)分成三個(gè)項(xiàng)目(也可依自己的價(jià)值觀調(diào)整), 依照: 重要性, 急迫性及成功機(jī)會(huì)來(lái)給分?jǐn)?shù). 最好給 5 分, 最不好給 1 分將三個(gè)分?jǐn)?shù)相乘, 分?jǐn)?shù)最高者為最優(yōu)先執(zhí)行的計(jì)劃58範(fàn)例: 專案評(píng)分的範(fàn)例59以 Notes 信箱管理計(jì)劃的分類執(zhí)行力: To-Do, 記錄, Routine (最重要的部份, 下一章節(jié)再講)自我成長(zhǎng): Pareto, 前3個(gè)計(jì)劃生活: Pareto, 前3個(gè)計(jì)劃工作: Pareto, 前3個(gè)計(jì)劃60備忘錄時(shí)間管理的利器: to-do List備忘錄緊急的事情1.

20、老闆今天交待2.臨時(shí)狀況重要的事情1.工作計(jì)劃2.人生規(guī)劃3.家庭,健康,財(cái)富Schedule List1.Meeting2.行事曆3.紀(jì)念日Routine Work1.日常工作2.定期約會(huì)61範(fàn)例: 備忘錄的範(fàn)例62範(fàn)例: 週計(jì)劃的範(fàn)例63善用 Notes BookMark 的功能連結(jié)書籤 (BookMark) 的建立可以用來(lái)建立一系列相關(guān)計(jì)劃的連結(jié)在Notes裡頭, 點(diǎn)一以下黃色書籤即可把該計(jì)劃給打開, 並 Update按Ctrl+V之後就會(huì)出現(xiàn)黃色書籤64善用Notes 顏色管理的功能紅色粗體字體為重要一定完成的部份藍(lán)色斜體字體為已完成的部份黑色字體為應(yīng)執(zhí)行事項(xiàng)綠色字體為 Routine

21、 Schedule65良好工作習(xí)慣的養(yǎng)成兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q養(yǎng)成做備忘錄的習(xí)慣可以早上做完的事,決不拖到下午完成可以一天做完的事,決不分成兩天完成每天至少完成一件事情, 特別是在工作情緒低潮時(shí)66“執(zhí)行”的寫照J(rèn)ust Do It奉備忘錄的 To Do-Check List 如聖旨行動(dòng)才是企劃的開始把掌控著力焦點(diǎn)集中在計(jì)劃最緊要的20%執(zhí)行能力鋒利如倚天劍. 劍鋒到處, 刀折劍斷67執(zhí)行不是一成不變的合理性 Reasonable 表示用心試探一下是不損傷毫髮的平時(shí)基本觀念(Sense)的建立, 在臨場(chǎng)應(yīng)用時(shí)最能顯現(xiàn)效果68執(zhí)行的速度: 兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q養(yǎng)兵千日, 用在一時(shí) (資源珍貴)時(shí)機(jī)稍縱即逝將變數(shù)降

22、至最低生米已煮成熟飯型 (老公,來(lái)不及了)自廢武功型 (成績(jī)已經(jīng)貼出去了)客戶的感受加速度, 勢(shì)如破竹. 69兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q的時(shí)機(jī)並不是每一件事情都需要兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q#1 是專案的要徑任務(wù)或是一群人要等你的決策之後方能動(dòng)作 (丟球)#2 重要事件的關(guān)鍵任務(wù). 通常要完成此關(guān)鍵任務(wù)只佔(zhàn)全部專案時(shí)間的 20%.#3 時(shí)機(jī)稍縱即逝的機(jī)會(huì). 有時(shí)候機(jī)會(huì)的有效性僅限於某段時(shí)間, 甚至短到幾分鐘而已.70Hand Carry !讓程序進(jìn)行最迅速的方法當(dāng)然需要先了解程序及關(guān)鍵點(diǎn)見面三分情親自與關(guān)鍵人物(經(jīng)理) 面對(duì)面溝通71執(zhí)行的技巧: Key Success Factor靈活如庖丁的刀,在牛的關(guān)節(jié)中游走(游刃

23、有餘). 分解完畢牛尚不自知已經(jīng)被解體由計(jì)劃階段時(shí)即被簡(jiǎn)單勾勒出來(lái)做對(duì)的事情, 並不會(huì)耗費(fèi)太大的力氣. 反而做不對(duì)的事情, 才需花時(shí)間東補(bǔ)西補(bǔ).72Buffer 緩衝區(qū)並不是每件事情都那麼的急如果我們每件事情都要即時(shí)地處理掉, 相信我們會(huì)變得神經(jīng)兮兮的所以應(yīng)該要有一個(gè)地方讓我們放一些比較不必馬上處理掉的事情, 但是時(shí)間到時(shí)又要能提醒我們73如何處理情緒低潮每天至少完成一件事情完成事情的定義完整的相關(guān)的善後的記錄的文件通常完成一完整任務(wù)就會(huì)有力氣再做第二件事情74時(shí)間管理結(jié)語(yǔ)75回 顧 時(shí) 間 761.事先規(guī)劃好你的時(shí)間與步驟，以收事半功倍之效。2.分析工作的優(yōu)先順序，按照輕重緩急作處置。3.找

24、出自己最有效率的時(shí)段以安排工作內(nèi)容。4.組織你的辦公桌及辦公室，提升工作效率。5.進(jìn)行充分的授權(quán)，將工作分配給部屬、助理或秘書。6.活用記事本管理時(shí)間。7.運(yùn)用有效的方法取得資訊。8.改變拖延的習(xí)慣，即時(shí)行動(dòng)。9.改變拖延的習(xí)慣，即時(shí)行動(dòng)。10.練就健康的身體，保持身心最佳狀況。節(jié)省時(shí)間的十個(gè)妙方77辦公桌上堆積如山的文件，好像永遠(yuǎn)不會(huì)都減少；接踵而至的訪客，及尋求問(wèn)題解決的部屬，一個(gè)個(gè)闖進(jìn)你的辦公室；不斷響起的電話，一直打斷你手邊的工作；接二連三的會(huì)議，讓你疲於奔命，恨不得自己三頭六臂，可以同時(shí)應(yīng)付這麼多的事情。工作上如此，生活亦是。許多想讀的書買了卻沒(méi)時(shí)間讀；心儀已久的音樂(lè)家終於來(lái)臺(tái)演出，

25、卻抽不出空去看表演；答應(yīng)家人一起出國(guó)去玩，行事曆上卻排得滿滿的，這些挫折都讓生活不再新鮮有趣。你是不是感歎時(shí)間不夠用？事情做不完的壓力揮之不去？每個(gè)人一天都只有二十四小時(shí)，大部份的人是忙，但不知道在忙什麼，或是忙，但不是忙自己想做的事，但為什麼還是有人能事業(yè)有成，還有時(shí)間兼顧生活及其他活動(dòng)？因?yàn)樗麄兌米鰰r(shí)間管理。管理時(shí)間有兩個(gè)必要的條件：計(jì)劃你的時(shí)間，以及避免浪費(fèi)時(shí)間。不妨問(wèn)問(wèn)自己以下三個(gè)問(wèn)題：有沒(méi)有做一些根本不需要做的事？有哪些工作可以分配給其他人去做？必須做的事，是不是可以做得更有效率？真正能幹的中階主管，能好好安排自己的工作時(shí)間表，逐項(xiàng)徹底執(zhí)行，一旦工作順利進(jìn)行，自然不會(huì)手忙腳亂，再加

26、上工作效率高，工作成效自然也比他人多出數(shù)倍。做你計(jì)劃做的事，在你計(jì)劃的時(shí)間做，並在你計(jì)劃的時(shí)限內(nèi)做完，成功就離你不遠(yuǎn)了。祝你成功！節(jié)省時(shí)間的十個(gè)妙方-前言78 辦公桌上堆積如山的文件，好像永遠(yuǎn)不會(huì)都減少；接踵而至的要與時(shí)間拔河，首先記錄自己的時(shí)間分配方式，分析哪些習(xí)慣浪費(fèi)時(shí)間；接著訂定目標(biāo)並擬定計(jì)劃，以較實(shí)際的觀點(diǎn)安排時(shí)程；最後找出浪費(fèi)時(shí)間的原因與因應(yīng)方法，改變這些壞習(xí)慣。 每天空出一段時(shí)間來(lái)規(guī)劃事情。 拿一個(gè)小時(shí)來(lái)訂計(jì)劃，可以有二到三倍的效果出現(xiàn)。 你可以在上班之前比較安靜的環(huán)境（家裡或辦公室）訂計(jì)劃，或是當(dāng)作上班的第一件事，或是在下班前訂第二天的計(jì)劃。 將時(shí)間加以分段，最好是以十五分鐘為一

27、段。並要求自己把原本要花比較多時(shí)間的工作，在一段段時(shí)間裡加速完成。 學(xué)習(xí)絕對(duì)專心，同時(shí)做兩三件事，像電視機(jī)選臺(tái)器一樣。做正確的事要比按正確的方法把事情做對(duì)來(lái)得重要。 杜拉克（Peter F. Drucker）1.事先規(guī)劃好你的時(shí)間與步驟，以收事半功倍之效。792. 分析工作的優(yōu)先順序，按照輕重緩急作處置。要掌控時(shí)間，就必須先能掌控自己。 設(shè)定個(gè)人目標(biāo)，以便根據(jù)目標(biāo)，分析工作的優(yōu)先順序，按照輕重緩急做處置。 經(jīng)常評(píng)估所設(shè)定的優(yōu)先順序。 採(cǎi)用80/20原則來(lái)設(shè)定優(yōu)先順序。完成20的目標(biāo)可能獲得80的效果，如果你每天的行事曆上有十個(gè)事項(xiàng)要做，你只要能圓滿達(dá)成其中最重要的兩個(gè)項(xiàng)目，就可以得到八成的效果

28、。根據(jù)緊急性與重要性決定：重要而且緊急：馬上辦。 重要而不緊急：好好規(guī)劃。 不重要但很緊急：1.馬上辦，但只花一點(diǎn)時(shí)間；2.請(qǐng)人代辦；3.集中處理。 不重要也不緊急：有空再辦。 要將你的百分之百的時(shí)間，用於關(guān)鍵問(wèn)題的處理。湯森（Robert Townsend）Avis-Rent-a-Car, Inc.總裁 80生理專家研究，人的效率會(huì)隨著時(shí)間不同而不同，順其自然安排工作內(nèi)容，工作效率才會(huì)高。早上八點(diǎn)至十點(diǎn)：精力顛峰，適合做規(guī)劃。 早上十點(diǎn)至十二點(diǎn)：注意力及短暫記憶力最強(qiáng)，適合腦力激盪會(huì)議、訓(xùn)練。 下午一點(diǎn)至二點(diǎn)：昏昏欲睡，比較適合進(jìn)行互動(dòng)溝通的工作。 下午二點(diǎn)至四點(diǎn)：開始清醒，長(zhǎng)期記憶力最強(qiáng)，

29、適合閱讀、思考。 下午四點(diǎn)至五點(diǎn)：適合技術(shù)性工作、處理衝突問(wèn)題。了解自己的生理時(shí)鐘，它不像真的時(shí)鐘那麼有規(guī)律。找出精神最好的時(shí)間從事較困難的工作。 在效率最高的時(shí)段，你可以集中精力於：棘手或困難的問(wèn)題、創(chuàng)造性思考、複雜的工作、討論或訂定工作計(jì)劃。 在效率中等的時(shí)段，你可以專心做：與他人交換意見、處理回信、規(guī)劃行程表。 在效率最差的時(shí)段，你可以處理：例行性事務(wù)、電話聯(lián)絡(luò)事情、接待訪客、基本行政工作。3.找出自己最有效率的時(shí)段以安排工作內(nèi)容814.組織你的辦公桌及辦公室，提升工作效率。 雜亂無(wú)章的辦公桌會(huì)讓人分心、容易疲倦及緊張、生產(chǎn)力降低、無(wú)法控制工作，也會(huì)給人不好的印象。更重要的是，檔案找不到

30、，辦公桌上一片凌亂，都會(huì)浪費(fèi)你寶貴的時(shí)間。保持辦公桌清爽的最高指導(dǎo)原則：與手邊正在做的工作有關(guān)的東西，才能出現(xiàn)在桌面上，其餘的請(qǐng)立即拿開。你可以這樣清理你的辦公桌：挪出一段時(shí)間專門來(lái)整理你的辦公桌。 可以將這個(gè)時(shí)間再分成幾個(gè)小段，每小段專心清理一個(gè)抽屜或桌面。 與工作毫無(wú)關(guān)連的書籍雜物等，都應(yīng)該立即清掉。 一年半年內(nèi)不會(huì)再用到的東西，考慮把它扔掉。想一想，扔掉這個(gè)東西最壞的結(jié)果是什麼？如果沒(méi)什麼大不了，就別猶豫了。 運(yùn)用5S技巧整理、整頓、清掃、清潔、養(yǎng)成習(xí)慣。 把你的辦公桌與辦公室當(dāng)作一個(gè)工作站：辦公桌如果面對(duì)窗戶或走道，往往容易分心，最好的方位是既可以掌控全場(chǎng)，也不會(huì)有人常常走過(guò)你面前，還

31、可以有空間擺放其他辦公家具。 每天要用到的東西，放的位置愈靠近座位；不是每天要用的，可以集中到較遠(yuǎn)的角落去。 將出、入、檢討之用的文件分別以不同的抽屜檔案或籃子收集，一收到文件就加以分類，有效縮短文件傳遞的時(shí)間。不管理好你的文件，你就會(huì)被它們淹死。由你桌上的光景即可看出是你還是它們贏了。史坦普（Peter Stemp）Allied Dunbar Assurance plc825.進(jìn)行充分的授權(quán)，將工作分配給部屬、助理或秘書。如果你堅(jiān)持處理工作所有的細(xì)節(jié)，很快就會(huì)發(fā)現(xiàn)時(shí)間根本不夠用，更何況你的職位與所負(fù)的責(zé)任會(huì)不斷的增加。請(qǐng)他人分?jǐn)偰愕墓ぷ鳎朴檬跈?quán)策略，事半功倍。找出哪些工作可以授權(quán)他人去做。

32、 將工作交給能處理得最好的人。 信任對(duì)方，尊重對(duì)方。 清楚說(shuō)明你對(duì)工作的要求、方式與時(shí)間限制。 授權(quán)不是推卸責(zé)任，你一樣要負(fù)起追蹤的責(zé)任。 秘書或助理不是花瓶，他們可以替你擋不速之客與過(guò)濾電話、信件，使你不受干擾地專注在重要事務(wù)上，還能替你蒐集資訊，提出解決問(wèn)題及做決策的構(gòu)想。你應(yīng)該和他們相互信賴，建立團(tuán)隊(duì)工作紀(jì)律，發(fā)展出合作關(guān)係：每天固定時(shí)間與他們討論工作內(nèi)容，讓他們熟知你的目標(biāo)、優(yōu)先順序及渴望，清楚知道你要什麼。 鼓勵(lì)他們分擔(dān)更多的責(zé)任，並允許他們發(fā)展自己的行事風(fēng)格，可以做決定，而不是當(dāng)你的影子。 給予充分的支持、認(rèn)同與尊重。成功的主管奉行兩個(gè)原則：在擁有必要資訊與判斷基礎(chǔ)的最底層下達(dá)決定

33、；直接向你負(fù)責(zé)的人應(yīng)該提出答案，而不是問(wèn)題?；舭厮梗–harles R. Hobbs）836.活用記事本管理時(shí)間。找一本口袋大小的記事本帶在身邊：記事本裡最好有常用電話號(hào)碼、待辦私人事務(wù)、待辦公務(wù)、日期約會(huì)欄及雜記欄。 列出待辦事項(xiàng)，可以分為每天、每週或未來(lái)數(shù)週。 把預(yù)定做的事登錄到預(yù)定的時(shí)程裡，確定的事項(xiàng)用鋼筆或原子筆書寫，可能有變數(shù)的就先用鉛筆書寫。 隨時(shí)記錄一些新想到的做法。 達(dá)成的項(xiàng)目就劃掉，但不要?jiǎng)澋脕y七八糟，以免日後要察看會(huì)看不懂在你的記事本上，你可以用螢光筆標(biāo)顏色來(lái)區(qū)分事情的重要性或優(yōu)先性。也就是說(shuō)，記錄時(shí)用一隻筆，事後再用螢光筆標(biāo)記重要性或優(yōu)先性。像所有其他的計(jì)劃一樣，有效的時(shí)間安排最好是在紙上作業(yè)。 勒伯夫（Michael LeBoeuf）84有效的管理者生活在現(xiàn)在，但卻將眼光集中在未來(lái)。黑斯（James L. Hayes）如何在短時(shí)間內(nèi)得到最多的資訊？在精神最充沛的時(shí)候，閱讀最重要的資料。 不斷的學(xué)習(xí)如何加快閱讀的速度。 與對(duì)同一領(lǐng)域有興趣的人分擔(dān)資訊收集的責(zé)任。 養(yǎng)成隨身攜帶閱讀資料的習(xí)慣。 養(yǎng)成在等待的時(shí)候閱讀的習(xí)慣。 要求部屬在文件上做摘要。 鎖定你真正需要的資訊，避免因資訊氾濫而無(wú)所適從。閱讀前先了解自己的目的。 有選擇性的閱讀，如果沒(méi)有