1、會議主持及記錄技巧1 為什么要開會及會議成本2 開會前/中/后的要點3 議程設(shè)計及成功的會議要點4 與會的規(guī)則5 如何開會6 傾聽/記錄/主持技巧7 會議中的問題目錄會議主持及記錄技巧1 為什么要開會及會議成本目錄開會讓你小組面對面溝通眾多訊息一次交流融合意見凝聚共識分派工作，公平合理但開會也讓你工作時間被分割人多口雜，討論耗時晚上加班特殊問題還是個別溝通沒有產(chǎn)能別人發(fā)言比自己開口多Delay重要工作或客戶為什么要開會？開會讓你但開會也讓你為什么要開會？盤點你的會議成本算算看，你一周內(nèi)總共：開了幾個會？為會議花掉多少時間？因為開會達成幾項共識？因為開會完成幾個結(jié)論？因為開會加了多久的班？因為開

2、會失去多少關(guān)鍵時刻？因為開會Delay多少工作？盤點你的會議成本算算看，你一周內(nèi)總共：開會前 6 項準備開會前的重要步驟有哪些？1. 先決定會議希望達成的結(jié)果2. 想想會議是否有必要召開3. 邀請適當?shù)娜顺鱿?. 準備背景資料5. 設(shè)定會議綱領(lǐng)及時間表6. 預(yù)先設(shè)想可能的沖突開會前 6 項準備開會前的重要步驟有哪些？開會中 3 大失敗開會時要克服哪些狀況？1.一進會場士氣散漫，沒有參與感2. 偏離主題3. 點子干枯，鴉雀無聲開會中 3 大失敗開會時要克服哪些狀況？開會后 3 項追蹤開會結(jié)束時要回顧哪些重點？1. 行動項目2. 決議3. 開放議題開會后 3 項追蹤開會結(jié)束時要回顧哪些重點？由重要

3、到不重要會議開始時即討論重要議題,以免延誤時影響到后面重要議題。由不尖銳到尖銳將尖銳議題挪后,讓與會人員建立默契和信任感,再接觸尖銳議題,使氣氛不尷尬。由容易到困難讓大家漸漸融入會議進行的節(jié)奏,不要開始就接觸未熟悉的會議造成挫折感。議 程 設(shè) 計由重要到不重要會議開始時即討論重要議題,以免延誤時影響到有效借著團隊的集思廣益,解決個人無法完成或突破的問題,有效達到會議目標。和諧營造和諧的氣氛,使成員對團隊有安全感、信任感、認同感,展露個人才能。參與參與的人用心關(guān)注,才能讓會議得到健全發(fā)展。效率當一個會議成功的要素具備后,能在預(yù)定的時間內(nèi)完成開會,這就是效率。成功的會議有效借著團隊的集思廣益,解決

4、個人無法完成或突破的問題,有與 會 規(guī) 則要守時,堅持到底要做事前準備針對主題主動發(fā)發(fā)言,簡短扼要對事不對人,不做人身功擊予以真誠的肯定及贊美傾聽他人發(fā)言用積極的話代替消極發(fā)言以探詢、謙虛代替主觀論斷與 會 規(guī) 則要守時,堅持到底主持人會議內(nèi)容中一系列事件,數(shù)據(jù)要以事實為依據(jù),不得帶主觀猜測.與會者提問或者引用一些事件或數(shù)據(jù)亦必須以事實為依據(jù),不能憑感覺.與 會 規(guī) 則感覺與事實感覺即對事物主觀的意念,其中包含個人的價值判斷,因此感覺的產(chǎn)生往往因人而異。事實即有具體、明確的訊息陳述,與實際所發(fā)生的事件相符。主持人會議內(nèi)容中一系列事件,數(shù)據(jù)要以事實為依據(jù),不得帶主觀猜感覺與事實演練昨日九點過后,

5、G珠寶店里有一位商人正在收拾店面,一位客人出現(xiàn)并要求鑒賞貨品,店主打開玻璃櫥窗,櫥窗內(nèi)的東西被人抓起,忽然有個男人迅速跑出店外,突然間警鈴大響保安人員迅速趕至現(xiàn)場。感覺與事實演練昨日九點過后,G珠寶店里有一位商人正在收拾店面判 斷 問 題以下問題你認為是事實或感覺?1.店主正在收拾店面時,有一個男人出現(xiàn)。2.那個男人是強盜。3.此事件發(fā)生于昨晚九點過后。4.打開櫥窗的男人是店主。5.櫥窗內(nèi)的珠寶是迅速跑出店外的男人抓走了6.要求鑒賞貨品的人在抓取櫥窗內(nèi)的物品后迅速逃走。7.櫥窗內(nèi)有金飾,且有許多貴重的寶石。8.這個故事僅牽涉店主、客人、保安人員等三個角色。判 斷 問 題以下問題你認為是事實或感

6、覺?問 題 答 案1.客人未指明是男女 ?2.沒有明確的線索顯示是強盜。 ?3. 未指明是白天九點還是晚上九點 ?4.沒有明確提出店主的性別 ?5.沒有指明是跑出店外的男人抓取櫥窗內(nèi)的物品?6.沒有指明是要求鑒賞貨品的人抓取櫥窗內(nèi)的物品迅速逃走 ?7.只說有寶石,沒有指明是金飾 ?8.沒有明確的數(shù)字或說明顯示參與的人數(shù) ?分清什么是”事實”,什么是”感覺”了嗎?問 題 答 案1.客人未指明是男女 ?分清什么是”事實”,什獨占發(fā)言避免冗長的發(fā)言,占用大家交流意見的時間。火爆浪子要能容納他人的發(fā)言,不可情緒化與他人發(fā)生沖突。優(yōu)柔寡斷要思路清晰,對決議事項要果斷、明確。加入沖突應(yīng)站在中立的立場來化解

7、沖突。操控議程應(yīng)依照流程引導(dǎo)會議的進行,不可一人操控整個會議的議程。會議主持注意事項獨占發(fā)言避免冗長的發(fā)言,占用大家交流會議主持注意事項背景:除了會議召開的背景,也可讓與會人員自我介紹,并說明對會議的期待,以促進與會人員及會議氣氛的融洽會議目的議程:會議中欲討論之事項及其先后順序和預(yù)估時間。會議期待如 何 開 場背景:除了會議召開的背景,也可讓與會人員自我介紹,并說明對會如 何 總 結(jié)宣達決議激勵動機評估目標達成過程回顧懸念事項如 何 總 結(jié)宣達決議如何讓大家愿意發(fā)言塑造會議歡樂、和諧的氣氛。建立包容、安全的討論環(huán)境。保持客觀,對事不對人。不以言立人,不以言廢人。設(shè)置暗樁,帶動與會人員的熱烈參

8、與,有拋磚引玉的效果。主動出擊,適時發(fā)問,塑造發(fā)言機會,且予以正向的肯定與鼓勵。有效傾聽與良好溝通。如何讓大家愿意發(fā)言塑造會議歡樂、和諧的氣氛。如 何 發(fā) 言積極的發(fā)言明確的發(fā)言尊重的發(fā)言坦承的發(fā)言客觀的發(fā)言針對主題 如何 發(fā)言如 何 發(fā) 言積極的發(fā)言 如何 發(fā)言如何開會舉例開會前:1.首先要非常明確自己的開會意圖,把包商喊過來開會,到底是為了什么?(解決材料的質(zhì)量問題,材料或設(shè)備供貨延誤,材料或設(shè)備某項功能不全又或是工程施工DELAY,勞動工人人數(shù)不足,效率底下,施工質(zhì)量出現(xiàn)問題)2.從實際出發(fā),自己腦袋里先想一個切實可行并且合理的整改方案,準備開會向包商交底.3.事先預(yù)設(shè)包商的推脫方法,找

9、到駁斥對方的數(shù)據(jù).實例或其他事實,以免開會的時候處于被動 這樣就確定了會議的內(nèi)容和你的會議期待工程師對包商會議如何開會舉例開會前:工程師對包商會議開會中:1.首先提出開會前想好的問題,然后讓包商提出解決問題的方案2.必須要讓包商先陳述解決方案,當包商的方案優(yōu)于自己的期待或自己開會前就想好的期待結(jié)果時,問題容易解決,如果包商解決問題的方案與自己的期待有出入時,待包商陳述結(jié)束后,擺出自己的立場,然后開始一一駁斥包商方案中的不可行之處,使自己處于主動.3.包商往往會繼續(xù)和你爭論,說自己有某方面的困難,達不到你的期待,是否某方面可以讓亞翔作出一定的讓步;此時工程師要考慮實際現(xiàn)場需求,按奈住情緒,某些方

10、面不能讓步的堅決不讓步,如果因此確定不了會議結(jié)果,工程師可向項目經(jīng)理反映此情況,若自己能掌握施工進度及品質(zhì),可相應(yīng)的讓步,以便得到達成一致的會議記錄.4.會議記錄上必須說明,如后續(xù)工程未按會議記錄執(zhí)行,亞翔將采取何種措施,以此來約束包商 這樣就有了決議或執(zhí)行的標準 如何開會舉例工程師對包商會議開會中:如何開會舉例工程師對包商會議傾聽的技巧注視對方不中途打斷詢問不明之處適當歸納不任意表露情緒如何傾聽傾聽的技巧注視對方如何傾聽記錄的技巧活用5W2H:即what、where、when、who、why、how、how much.掌握主詞、動詞、形容詞明確數(shù)字運用key word列點說明:可了解發(fā)言重點

11、,歸納出主題方向一言以蔽之記錄的技巧活用5W2H:即what、where、when、w主持人的工作發(fā)言的促動:讓大家想發(fā)言,并說出想表達的意見。工作分配的促動:鼓勵大家主動認領(lǐng)工作,掌握成功的機會。創(chuàng)意的促動:提出一些其它項目或人的優(yōu)點,激發(fā)大家的創(chuàng)意,將別人的優(yōu)點用于我們。問題的促動:主持人應(yīng)提出一些問題讓與會人員了解問題的狀況。感情的促動:主持人除了要讓與會者體會到你的關(guān)懷、感恩、自責(zé)、包容、肯定外,還要讓與會者自動自發(fā)創(chuàng)造和諧的氣氛主持人的工作發(fā)言的促動:讓大家想發(fā)言,并說出想表達的意見。會議中的問題人身攻擊對策:對雙方進行安撫重申議事規(guī)則重提主題進行討論問題會議中的問題人身攻擊問題離題

12、對策:兜一圈切回主題給予肯定再切斷話題將離題的議題留置最后再做討論。請他做歸納或替他做歸納。事先請將規(guī)則講清楚發(fā)言限定時間會議中的問題離題會議中的問題爭議不下對策:暫停會議休會20分鐘以上。參與第三者的意見將雙方意見列表比較。進行不記名投票。重整雙方意見提出新的方案。重申共同利益。會議中的問題爭議不下會議中的問題抱怨對策:同情其不滿的情緒。歸納其不滿的原因。尋求解決的方法。上級指導(dǎo)員發(fā)言過于投入對策:裝傻發(fā)問重新提出問題幽默有技巧的提醒長官。會議中的問題抱怨會議中的問題短話長說對策:適時的制止發(fā)言。清其具體的想法。時間不足對策:選擇重要的議題進行討論。限制發(fā)言人數(shù)(可事先登記)限制發(fā)言時間。會

13、議中的問題會議中的問題短話長說會議中的問題會議中的問題爭功諉過對策:主席應(yīng)制止不當?shù)陌l(fā)言,并給予其適當?shù)目隙?。引?dǎo)組織成員彼此說出對方的優(yōu)點,讓大家都能受到適當?shù)目隙ā榉磳Χ磳Σ?請他提出更好的對策。引導(dǎo)他思考是否有考慮周延。會議中的問題爭功諉過會議中的問題獨占發(fā)言對策:主席制止其行為。說明規(guī)則并強制執(zhí)行。消極的話對策:發(fā)言者的情緒表示理解提振士氣,擬定共同目標。會議中的問題獨占發(fā)言會議中的問題THE END !Thank you !Thank you !每一次的加油，每一次的努力都是為了下一次更好的自己。9月-229月-22Thursday, September 29, 2022天生我

14、材必有用，千金散盡還復(fù)來。12:23:3612:23:3612:239/29/2022 12:23:36 PM安全象只弓，不拉它就松，要想保安全，常把弓弦繃。9月-2212:23:3612:23Sep-2229-Sep-22得道多助失道寡助，掌控人心方位上。12:23:3612:23:3612:23Thursday, September 29, 2022安全在于心細，事故出在麻痹。9月-229月-2212:23:3612:23:36September 29, 2022加強自身建設(shè)，增強個人的休養(yǎng)。2022年9月29日12:23 下午9月-229月-22擴展市場，開發(fā)未來，實現(xiàn)現(xiàn)在。29 九月 202212:23:36 下午12:23:369月-22做專業(yè)的企業(yè)，做專業(yè)的事情，讓自己專業(yè)起來。九月 2212:23 下午9月-2212:23September 29, 2022時間是人類發(fā)展的空間。2022/9/29 12:23:3612:23:3629 September 2022科學(xué)，你是國力的靈魂；同時又是社會發(fā)展的標志。12:23:36 下午12:23 下午12:23:369月-22每天都是美好的一天，