會議室使用管理制

度會議室使用管理制度目的為了加強會議室的管理，做到合理使用，有效管理保證各類會議順利召開及相關(guān)工作開展有序使用，提高會議室的利用率，特制定本規(guī)定。范圍本規(guī)定適用于中心各會議室管理。職責(zé)3.1辦公室負責(zé)公司會議室的安排和管理，保證室內(nèi)整潔衛(wèi)生，設(shè)施完好。3.2辦公室負責(zé)會議室的鑰匙，會議室設(shè)施、衛(wèi)生等管理。內(nèi)容4.1會議室僅限于本公司用于舉行會議，接待訪客、商務(wù)研討，招聘等工作，各部門安排的各種會議、工作需提前登記，由辦公室負責(zé)安排時間，避免發(fā)生時間沖突。未經(jīng)允許不得擅自使用，如特殊情況需借她人使用，需經(jīng)過申請經(jīng)辦公室同意方可。4.2各部門因公使用會議室，原則上須提前一天需填寫《會議室使用申請表》報備辦公室，會議室使用遵循先全局性會議后各部門會議、先緊急性會議后一般性會議的原則。由辦公室協(xié)調(diào)安排后，方可在公司前臺處領(lǐng)取鑰匙，并使用會議室。4.3各部門在使用會議室時，不得在會議室吸煙、大聲喧嘩，以免影響到其它同事正常辦公。4.4各部門在使用會議室的過程中，必須愛護公物，保持會議室的整潔，用完后所有設(shè)備放置原位。會議室配置的影音設(shè)備由行政部負責(zé)監(jiān)督管理，各部門使用人員應(yīng)愛護會議室的公共設(shè)備，若發(fā)現(xiàn)使用部門操作不當及人為造成損壞的，須追究當事的相應(yīng)責(zé)任。4.5會議室內(nèi)所使用設(shè)備、工具、辦公用品未征得行政部同意任何人不得拿出會議室或作為她用。若確因需要借用，必須征得辦公室同意后方可動用，事后歸還原處。4.6凡使用會議室的部門負責(zé)會議室內(nèi)席簽擺放及座次的安排，辦公室協(xié)助提供會議用品（包括茶葉、水果、面巾紙等），不得在會議室內(nèi)隨意亂貼亂畫。4.7會議室的照明、空調(diào)、音像設(shè)備的使用及會務(wù)工作由會議室原則上由使用部門負責(zé)，辦公室協(xié)助指導(dǎo)使用。若主辦會議部門要求懸掛會標，專題會議后應(yīng)將會標立即撤銷；若有其它特殊性要求，需提前申報，經(jīng)辦公室同意后，方可進行。4.8行政部按每周會議安排表提前準備好會議室，及時做好會議室內(nèi)設(shè)施設(shè)備、會務(wù)方面的一切安排，安排清潔人員做好會議室整潔工作，保證桌椅排放整齊，地面干凈整潔。并按會議需要備好茶杯，飲用水，會后及時打掃清理。4.9會議結(jié)束后，使用會議室的部門負責(zé)室內(nèi)桌面衛(wèi)生清理和物品整理，并關(guān)好門窗、關(guān)閉空調(diào)、電器等設(shè)施設(shè)備電源，切實做好防火、防盜及其它安全工作，并及時將會議室鑰匙退回公司前臺文員處，并由人員核查使用后物品狀況。如因與會人造成的損失將追究使用人的責(zé)任。4.10行政部要每天做好會議室場地及消防安全、設(shè)備檢查工作，保障各類會議、接待活動的正常進行。會議室管理制度為規(guī)范中心會議室的使用，確保會議的順利進行，現(xiàn)規(guī)定如下：一、 會議室使用實行登記制度，使用時填寫《會議室使用登記表》，由會議服務(wù)部門統(tǒng)一安排使用，如遇會議改期或取消，應(yīng)及時通知會議服務(wù)部門。二、 會議室實行先登記先使用的原則，如發(fā)生使用時間重疊的情況，雙方協(xié)商解決。三、 夏季提前15分鐘打開空調(diào)，冬季提前15分鐘打開暖風(fēng)。四、 各司召開的會議，配有熱水、紙杯，會議召開后每間隔30分鐘提供熱水瓶續(xù)水服務(wù)。五、 新聞發(fā)布廳、第七會議室、多功能廳召開會議以及局領(lǐng)導(dǎo)參加會議時，配有熱水、瓷杯，會議期間每間隔30分鐘提供續(xù)水服務(wù)。六、 接待外賓時，配有瓷杯、礦泉水、濕毛巾，會議期間每間隔30分鐘提供續(xù)水服務(wù)。七、 會議結(jié)束后，使用部門及時通知會議服務(wù)部門清理會場。會議服務(wù)員工作流程表上午7:00~7:30局長辦公室衛(wèi)生上午7:30~8:00各樓層會議室衛(wèi)生會前準備:1、 會前一小時打開會議室，調(diào)整室溫，準備茶水。2、 會前半小時按會議形式與人數(shù)會議室擺放瓷杯。3、 迎賓：會前15~20分鐘服務(wù)員站在所負責(zé)的會議室一側(cè)迎接來賓。4、 弓|導(dǎo)：賓客到達時，服務(wù)員要禮貌問好；來賓入坐后及時送茶水；會議開始后，服務(wù)員應(yīng)退至室外（如特殊會議需要，可留在會議室內(nèi)）。5、 續(xù)水：會議期間每隔30分鐘續(xù)水一次，重要會議開會前隨時倒水，開會后第1~2次續(xù)水時間在20分鐘以內(nèi)。6、賓客臨時有事需要幫助時，要及時給予幫助或協(xié)調(diào)解決。（注：會議服務(wù)期間不負責(zé)傳遞任何文件）。7、 會議結(jié)束后，站門口合適的位置送別。會后收臺：8、 送走來賓后，要及時清理用品，清潔會議室內(nèi)衛(wèi)生，關(guān)閉空調(diào)、燈光等一切電器設(shè)備。9、 檢查會場是否有參會人員遺落的物品，如有遺落的物品，馬上將物品送秘書處，與參會人員聯(lián)系。10、 會議服務(wù)工作結(jié)束后，按會議實際情況填寫會議記錄，最后將當日的會議人數(shù)、時間、次數(shù)情況做好統(tǒng)計工作。下班時間17:00，如須加班，時間順延。周末如須加班按會議要求，提前做好會前準備。收到各司室《會議室使用登記表》后，分配會議室。會議結(jié)束后，瓷杯、杯托應(yīng)立即清洗，消毒處理。工作時間內(nèi)不大聲喧嘩，不關(guān)閉室門，不吃零食"保持室內(nèi)衛(wèi)生，做到干凈整潔。

會議室分布情況會議室樓層會議室規(guī)模會議室用途備注1一層45人（內(nèi)20人，外25人備5）外賓洽談室毛巾、瓷杯2一層6人外賓會談室毛巾、瓷杯3一層60人新聞發(fā)布廳礦泉水4一層40人服務(wù)中心會議室二層16人第一會議室黨員活室5二層16人第二會議室6三層16人第三會議室7四層16人第五會議室（有窗）8四層16人第六會議室9五層36人（備4人）第七會議室（黨組會議室）毛巾、瓷杯10五層16人第八會議室毛巾、瓷杯11五層16人第九會議室12五層6人局長會客室/