現(xiàn)代秘書(shū)實(shí)務(wù)秘書(shū)實(shí)務(wù)篇第四章會(huì)議管理工作第四章會(huì)議管理工作一會(huì)議工作概述一、會(huì)議的概念第一種：會(huì)議是人們有組織的會(huì)晤、議事的行為過(guò)程。至少有三人以上，以一定的方式聚在一起，為了某個(gè)確定的問(wèn)題展開(kāi)討論，以求解決方式，如工作會(huì)議、記者招待會(huì)、產(chǎn)品展銷(xiāo)訂貨會(huì)等。第二種：會(huì)議是一種經(jīng)常商討并處理重要事務(wù)的常設(shè)機(jī)構(gòu)或組織，如每年三月召開(kāi)的全國(guó)兩會(huì)、上海經(jīng)濟(jì)合作領(lǐng)導(dǎo)人會(huì)議等。第四章會(huì)議管理工作第一節(jié)會(huì)議工作概述二、會(huì)議的內(nèi)涵

會(huì)議:人類(lèi)群體有組織地會(huì)晤、議事的行為或過(guò)程

會(huì)見(jiàn):又稱接見(jiàn)、拜會(huì)

會(huì)談:是指雙方或多方就某些重大的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事問(wèn)題，以及其他共同關(guān)心的問(wèn)題交換意見(jiàn)

第四章會(huì)議管理工作第一節(jié)會(huì)議工作概述二、會(huì)議的內(nèi)涵

會(huì)議的構(gòu)成要素基本要素：目的、時(shí)間、會(huì)址、主持者、組織者、與會(huì)者、議題、議程等

其他要素：名稱、服務(wù)機(jī)構(gòu)、秘書(shū)機(jī)構(gòu)、經(jīng)費(fèi)、文件材料、專(zhuān)用設(shè)備工具、各種消耗性材料等

第四章會(huì)議管理工作第一節(jié)會(huì)議工作概述三、會(huì)議的主要種類(lèi)按組織類(lèi)型

內(nèi)部會(huì)議外部會(huì)議正式會(huì)議非正式會(huì)議按時(shí)間方面的規(guī)定性

定期會(huì)議不定期會(huì)議按出席對(duì)象

聯(lián)席會(huì)內(nèi)部會(huì)代表會(huì)群眾會(huì)

第四章會(huì)議管理工作第一節(jié)會(huì)議工作概述按功能性質(zhì)

決策性講座性執(zhí)行性告知性學(xué)術(shù)性協(xié)調(diào)性報(bào)告性談判性動(dòng)員性紀(jì)念性等按議題性質(zhì)

專(zhuān)題性綜合性按規(guī)模大小

特大型大型中型小型按會(huì)議采用的方式手段常規(guī)會(huì)廣播會(huì)電話會(huì)電視會(huì)網(wǎng)絡(luò)會(huì)第四章會(huì)議管理工作第一節(jié)會(huì)議工作概述四、公司常見(jiàn)會(huì)議的類(lèi)型（內(nèi)部）

經(jīng)理例會(huì)與特別會(huì)議

員工例會(huì)股東大會(huì)和董事會(huì)議公司年會(huì)第四章會(huì)議管理工作第一節(jié)會(huì)議工作概述四、公司常見(jiàn)會(huì)議的類(lèi)型（外部）

客戶咨詢會(huì)產(chǎn)品展銷(xiāo)訂貨會(huì)業(yè)務(wù)洽談會(huì)新產(chǎn)品新聞發(fā)布會(huì)五、會(huì)議的意義

1．會(huì)議是一個(gè)集思廣益的渠道第四章會(huì)議管理工作第一節(jié)會(huì)議工作概述2．顯示一個(gè)組織或一個(gè)部門(mén)的存在3．會(huì)議是一種群體溝通的方式第四章會(huì)議管理工作第一節(jié)會(huì)議工作概述六、會(huì)議的目的◆開(kāi)展有效的溝通◆傳達(dá)資訊◆監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾◆達(dá)成協(xié)議與解決問(wèn)題◆資源共享◆開(kāi)發(fā)創(chuàng)意◆激勵(lì)士氣◆鞏固主管地位第四章會(huì)議管理工作第一節(jié)會(huì)議工作概述情景案例

波揚(yáng)公司準(zhǔn)備在本市的黎明大廈召開(kāi)大型的新產(chǎn)品訂貨會(huì)，參加的有本單位、外單位的人員?？偨?jīng)理讓秘書(shū)部門(mén)負(fù)責(zé)安排，會(huì)上要放映資料電影，進(jìn)行產(chǎn)品操作演示，而公司沒(méi)有放映機(jī)，租借放映機(jī)的任務(wù)交給了總經(jīng)理秘書(shū)劉秘書(shū)。會(huì)議的召開(kāi)時(shí)間是8月9日上午十點(diǎn)整，而資料放映時(shí)間是十點(diǎn)十五分。劉秘書(shū)打電話給租賃公司，要求租賃公司在9日上午九點(diǎn)四十五分必須準(zhǔn)時(shí)把放映機(jī)送到黎明大廈的會(huì)議廳。

9日上午，會(huì)議開(kāi)幕前，波揚(yáng)公司的秘書(shū)們正在緊張地做著最后的準(zhǔn)備工作。劉秘書(shū)一看表，呀，已經(jīng)九點(diǎn)五十分了，放映機(jī)還沒(méi)有送到。劉秘書(shū)馬上打電話去問(wèn)，對(duì)方回答機(jī)器已送出。眼看著各地來(lái)賓已陸續(xù)進(jìn)場(chǎng)，劉秘書(shū)心急如焚……（一）制定會(huì)議方案的一般原則

減少會(huì)議次數(shù)原則嚴(yán)守時(shí)間原則會(huì)議通知的明確性原則缺席遲到的事前聯(lián)絡(luò)原則效率性原則

第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作一、會(huì)議籌備方案的擬定（二）會(huì)議籌備方案的內(nèi)容

確定會(huì)議的主題與議題確定會(huì)議的名稱確定會(huì)議的議程確定會(huì)議的時(shí)間和日期確定會(huì)議所需設(shè)備和工具

第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作一、會(huì)議籌備方案的擬定確定會(huì)議與會(huì)代表的組成確定會(huì)議文件的范圍，做好文件的印制和發(fā)放工作確定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算確定會(huì)議住宿和餐飲安排確定會(huì)議的籌備機(jī)構(gòu)

第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作一、會(huì)議籌備方案的擬定（三）會(huì)議籌備方案的作用

確保會(huì)議的周密安排確保會(huì)議服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位確保領(lǐng)導(dǎo)的意圖得以貫徹執(zhí)行第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作一、會(huì)議籌備方案的擬定（四）電話會(huì)議及視頻會(huì)議的知識(shí)

1、電話會(huì)議是利用程控電話的“會(huì)議電話”功能召集不同地點(diǎn)的人員舉行會(huì)議。適用于規(guī)模不大、辦公地點(diǎn)集中的企業(yè)2、視頻會(huì)議利用通信網(wǎng)絡(luò)傳遞圖像文字和聲音信號(hào)的一種現(xiàn)代化會(huì)議方式。布置重要工作、宣布重大決定、商量緊急措施等第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作一、會(huì)議籌備方案的擬定（五）會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)分工的要求

1、根據(jù)會(huì)議的規(guī)模和類(lèi)型組織人員隊(duì)伍。2、會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)要分工明確、責(zé)任到人。3、加強(qiáng)協(xié)調(diào)，定期溝通。第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作一、會(huì)議籌備方案的擬定可信公司技術(shù)訓(xùn)練專(zhuān)題研討會(huì)籌備方案會(huì)議籌備方案示例如下：第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作一、會(huì)議籌備方案的擬定

會(huì)議籌備方案的內(nèi)容要盡可能全面和具體，開(kāi)頭要闡述會(huì)議召開(kāi)的依據(jù)和目的，主體部分要條分縷析，逐條說(shuō)明，使人一目了然。對(duì)于會(huì)議的經(jīng)費(fèi)、組織機(jī)構(gòu)、會(huì)議議程和會(huì)議服務(wù)等問(wèn)題要充分協(xié)調(diào)，并將具體的安排以附件的形式一起報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)。第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作二、會(huì)議籌備工作程序組建會(huì)議籌備委員會(huì)分成籌備小組形成籌備方案領(lǐng)導(dǎo)審核方案1．主題會(huì)議主題是會(huì)議討論的中心議題，例如“雙代會(huì)”的主題是選出新一屆學(xué)生會(huì)和團(tuán)委會(huì)的干部。2.議題

會(huì)議議題是會(huì)議討論的內(nèi)容，這個(gè)內(nèi)容可以是若干項(xiàng)的，如“雙代會(huì)”召開(kāi)的議程中包括的內(nèi)容。第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作二、會(huì)議籌備工作程序（一）會(huì)議主題和議題1．確定會(huì)議的時(shí)間2．會(huì)議議程與會(huì)議日程

會(huì)議議程：是對(duì)會(huì)議所要通過(guò)的文件、所要解決的問(wèn)題的概略安排，并冠以序號(hào)將其清晰地表達(dá)出來(lái)

會(huì)議日程：是指會(huì)議在一定時(shí)間內(nèi)的具體安排

第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作二、會(huì)議籌備工作程序（二）會(huì)議時(shí)間的安排安排會(huì)議議程和日程要注意的問(wèn)題1）要把握會(huì)議目的，即了解會(huì)議召開(kāi)的原因2）先安排關(guān)鍵人物的時(shí)間，要保證重要人物能夠出席會(huì)議，根據(jù)多數(shù)人意見(jiàn)安排日程，保證盡可能多的人員都有時(shí)間參加會(huì)議3）例會(huì)原則上定時(shí)召開(kāi)，且時(shí)間不宜過(guò)長(zhǎng)。4）如遇幾個(gè)議題，應(yīng)按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作二、會(huì)議籌備工作程序（二）會(huì)議時(shí)間的安排大中型會(huì)議的議程一般安排：·開(kāi)幕式、上司和來(lái)賓致辭·上司做報(bào)告·分組討論·大會(huì)發(fā)言·參觀或其他活動(dòng)；·會(huì)議總結(jié)，宣讀決議；·閉幕式。

第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作二、會(huì)議籌備工作程序（二）會(huì)議時(shí)間的安排會(huì)議議程示例

英豪公司銷(xiāo)售團(tuán)隊(duì)會(huì)議議程

公司銷(xiāo)售團(tuán)隊(duì)會(huì)議將在5月25日星期一上午9：00在公司總部的三號(hào)會(huì)議室舉行。一、宣布議程。二、說(shuō)明有關(guān)人員缺席情況。三、宣讀并通過(guò)上次會(huì)議的記錄。四、東部地區(qū)銷(xiāo)售活動(dòng)的總結(jié)。五、銷(xiāo)售一部關(guān)于團(tuán)隊(duì)溝通問(wèn)題的發(fā)言。六、公司銷(xiāo)售人員的招聘和重組。七、銷(xiāo)售二部經(jīng)理的人選。八、下季度銷(xiāo)售目標(biāo)。

會(huì)議日程表示例：日期時(shí)間內(nèi)容安排地點(diǎn)參加人負(fù)責(zé)人備注2015年6月20日8：00報(bào)到會(huì)議大廳鐘秘書(shū)簽到桌紙筆9：00-10：00總經(jīng)理講話小會(huì)議廳全體代表投影儀錄音錄像10：00-10：20休息10：20-11：50公司顧問(wèn)講話小會(huì)議廳全體代表12：00午餐天地賓館全體代表高秘書(shū)自助餐14：00-15：30分組討論小會(huì)議廳全體代表15：30-15：50休息15：50-17：30各組代表發(fā)言小會(huì)議廳全體代表18：00-20：00聚餐天地賓館全體代表趙秘書(shū)20：00離會(huì)會(huì)場(chǎng)位置必須讓上司和與會(huì)者方便前往會(huì)場(chǎng)的大小應(yīng)與會(huì)議規(guī)模相符場(chǎng)地要有良好的設(shè)備配置場(chǎng)地應(yīng)不受外界干擾。應(yīng)盡量避開(kāi)鬧市區(qū)選擇會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)考慮有無(wú)停車(chē)場(chǎng)所場(chǎng)地租借的費(fèi)用必須合理

第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作二、會(huì)議籌備工作程序（三）確定會(huì)議地點(diǎn)（四）正確確定會(huì)人員范圍（五）準(zhǔn)備會(huì)議文件資料

為上司撰寫(xiě)會(huì)議文稿為上司準(zhǔn)備材料組織好發(fā)言人的文稿準(zhǔn)備資料袋

第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作二、會(huì)議籌備工作程序（六）發(fā)送會(huì)議通知

1、會(huì)議通知的作用周知作用提醒作用憑證作用

第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作二、會(huì)議籌備工作程序第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作2、會(huì)議通知的發(fā)送為了規(guī)范公司的管理及運(yùn)作，除了非正式會(huì)議和每日例會(huì)，均應(yīng)正式打印會(huì)議通知，以示正規(guī)和鄭重人數(shù)較少的非正式會(huì)議，可用多種方式進(jìn)行通知。一些會(huì)議在發(fā)送通知時(shí)應(yīng)按規(guī)定的會(huì)議規(guī)則行事，如股東會(huì)議附上代理委托書(shū)如有預(yù)備議程、事先需準(zhǔn)備的材料或其他需讓與會(huì)者事先了解的情況，應(yīng)隨信寄發(fā)一份第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作需要回復(fù)的會(huì)議可夾一張明信片，上面注明本公司地址、郵編、電話、發(fā)信人姓名對(duì)于經(jīng)常參加某類(lèi)會(huì)議的會(huì)員，可用計(jì)算機(jī)打印出多套郵寄標(biāo)簽，以免重復(fù)打印，對(duì)于計(jì)算機(jī)中保存的地址要注意隨情況變化不斷更新可將會(huì)中使用的票證與會(huì)議通知一并發(fā)出如果與會(huì)者對(duì)會(huì)議地址不熟悉，應(yīng)附加一份說(shuō)明或回執(zhí)單，要求與會(huì)者告知具體的到達(dá)和反程時(shí)間，并說(shuō)明到達(dá)會(huì)址的汽車(chē)、火車(chē)等交通工具線路會(huì)議通知樣本要作為檔案保存第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作3、會(huì)議通知的內(nèi)容要有具體的會(huì)議名稱日期、時(shí)間、場(chǎng)所要準(zhǔn)確無(wú)誤議題應(yīng)盡量具體有附加資料時(shí)，應(yīng)寫(xiě)明資料名稱及頁(yè)數(shù)會(huì)議通知示例

會(huì)議通知尊敬的客戶：為了進(jìn)一步加強(qiáng)與貴公司的協(xié)作關(guān)系，聽(tīng)取客戶對(duì)我公司產(chǎn)品和服務(wù)的意見(jiàn)，我公司擬于2003年8月15日上午9：00至下午5：00在燕豐賓館召開(kāi)客戶咨詢聯(lián)誼會(huì)。敬請(qǐng)回復(fù)及光臨。附：會(huì)議日程及路線圖回執(zhí)請(qǐng)于7月30日以前將回執(zhí)寄至：北京市朝陽(yáng)區(qū)天地大廈天地公司銷(xiāo)售部孫萌小姐，郵編：100110，電話?我公司參加此次會(huì)議，參加人數(shù)：?我公司不能參加此次會(huì)議。姓名：

公司：（七）布置會(huì)場(chǎng)

1．會(huì)場(chǎng)的整體格局面門(mén)為上居中為上以遠(yuǎn)為上前排為上

第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作二、會(huì)議籌備工作程序2．主席臺(tái)座次的安排前排高于后排中央高于兩側(cè)國(guó)內(nèi)政務(wù)會(huì)議左高右低國(guó)際會(huì)議右高左低主持人：居中設(shè)座自由擇座發(fā)言人：就座位置發(fā)言國(guó)內(nèi)會(huì)議主席團(tuán)前面中間位置國(guó)際會(huì)議前排右前方發(fā)言

第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作二、會(huì)議籌備工作程序第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作3．會(huì)場(chǎng)的整體布局類(lèi)型大中型：方形半圓形小型：圓形大小方形環(huán)形回字形馬蹄形等第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作二、會(huì)議籌備工作程序會(huì)場(chǎng)類(lèi)型與會(huì)者主席團(tuán)方形會(huì)場(chǎng)類(lèi)型半圓形會(huì)場(chǎng)布置的各種必要設(shè)施

橫幅：一般懸掛于來(lái)賓入口、酒店大堂或是會(huì)議主席臺(tái)上方，以作歡迎和明示主題之用.第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作二、會(huì)議籌備工作程序2.指示牌：指示標(biāo)志對(duì)于來(lái)賓們迅速地找到會(huì)場(chǎng)位置非常重要，往往周到的細(xì)節(jié)安排也會(huì)使與會(huì)者更能體會(huì)到服務(wù)的周到，指示牌也要注意統(tǒng)一整個(gè)會(huì)議的標(biāo)識(shí)；第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作二、會(huì)議籌備工作程序3.桌牌：在簽到處和貴賓位置設(shè)備桌牌非常重要，使來(lái)賓能根據(jù)桌牌快速找到自己的簽到或接待位置；第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作二、會(huì)議籌備工作程序4.胸牌：設(shè)置統(tǒng)一的胸牌，可用不同的顏色及文字區(qū)分會(huì)場(chǎng)人員的身份，更加容易識(shí)別和協(xié)調(diào)人員.第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作二、會(huì)議籌備工作程序5.簽到處：供來(lái)賓簽到或咨詢以及辦理手續(xù)的地方；6.簽到處背景板：在簽到處的后方設(shè)置簽到處背景板，更能體現(xiàn)會(huì)議的專(zhuān)業(yè)性；第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作二、會(huì)議籌備工作程序7.會(huì)場(chǎng)主背景板/背景墻：會(huì)議主席臺(tái)后方通常會(huì)搭建起一塊主題背景，上有會(huì)議主題及主辦機(jī)構(gòu)信息第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作二、會(huì)議籌備工作程序（八）準(zhǔn)備會(huì)議所需物品、設(shè)備（九）安排食宿（十）大型會(huì)議的接(送)站、報(bào)到第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作二、會(huì)議籌備工作程序（十一）大型會(huì)議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算

會(huì)議資料費(fèi)郵電通訊費(fèi)用會(huì)議設(shè)備和用品費(fèi)會(huì)議辦公費(fèi)會(huì)議宣傳交際費(fèi)會(huì)議住宿補(bǔ)貼費(fèi)會(huì)議伙食補(bǔ)貼會(huì)議交通費(fèi)第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作二、會(huì)議籌備工作程序1.會(huì)議的時(shí)間成本第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作二、會(huì)議籌備工作程序

2.直接的會(huì)議成本第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作二、會(huì)議籌備工作程序3.效率損失成本

第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作二、會(huì)議籌備工作程序（一）會(huì)務(wù)籌備情況檢查的主要內(nèi)容

1、會(huì)議準(zhǔn)備是否充分。2、會(huì)議期間能否排除各種干擾。3、環(huán)境條件與用品準(zhǔn)備。4、文件材料的準(zhǔn)備情況5、會(huì)場(chǎng)布置情況的檢查6、會(huì)議保衛(wèi)工作的檢查第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作三、檢查會(huì)務(wù)的籌備情況（二）會(huì)務(wù)籌備情況檢查結(jié)果的形式

1、書(shū)面形式2、口頭形式3、協(xié)調(diào)會(huì)形式第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作三、檢查會(huì)務(wù)的籌備情況（三）會(huì)務(wù)籌備情況檢查的方法

1、聽(tīng)取會(huì)議籌備人員的匯報(bào)。2、會(huì)前現(xiàn)場(chǎng)檢查。第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作三、檢查會(huì)務(wù)的籌備情況（四）會(huì)務(wù)籌備情況檢查工作程序

1、開(kāi)會(huì)檢查的程序。

會(huì)議籌備機(jī)構(gòu)對(duì)會(huì)議的準(zhǔn)備情況進(jìn)行自我檢查，并以書(shū)面報(bào)告的形式報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組。領(lǐng)導(dǎo)小組確定匯報(bào)會(huì)時(shí)間地點(diǎn)，發(fā)出協(xié)調(diào)會(huì)通知。召開(kāi)籌備檢查協(xié)調(diào)會(huì)，解決相關(guān)問(wèn)題。匯報(bào)會(huì)后對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題予以催辦。第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作三、檢查會(huì)務(wù)的籌備情況（四）會(huì)務(wù)籌備情況檢查工作程序

2、現(xiàn)場(chǎng)檢查的程序。

先制定現(xiàn)場(chǎng)檢查的路線和確定現(xiàn)場(chǎng)檢查的重點(diǎn)，并通知有關(guān)籌備部門(mén)。將現(xiàn)場(chǎng)檢查的項(xiàng)目支撐檢查單，以便記錄和匯總。對(duì)既定項(xiàng)目逐一現(xiàn)場(chǎng)核對(duì)，作出明確標(biāo)注。對(duì)未達(dá)到檢查要求的項(xiàng)目提出整改意見(jiàn)。第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作三、檢查會(huì)務(wù)的籌備情況（一）會(huì)議應(yīng)急方案的內(nèi)容

1、會(huì)議舉行過(guò)程中可能出現(xiàn)的問(wèn)題。2、出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)負(fù)責(zé)解決的會(huì)議工作人員。

3、處理會(huì)議突發(fā)事件的方法。第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作四、擬定會(huì)議的應(yīng)急方案1、會(huì)議舉行過(guò)程中可能出現(xiàn)的問(wèn)題。

人員問(wèn)題。

場(chǎng)地問(wèn)題。設(shè)備問(wèn)題。資料問(wèn)題。健康與安全問(wèn)題。行為問(wèn)題。第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作四、擬定會(huì)議的應(yīng)急方案2、出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)負(fù)責(zé)解決的會(huì)議工作人員。

在會(huì)議籌備方案中，需要明確各小組成員的職責(zé)，同樣的，在會(huì)議應(yīng)急方案中，也應(yīng)明確在會(huì)議出現(xiàn)各種緊急和意外情況時(shí)，負(fù)責(zé)解決問(wèn)題的工作人員，并在會(huì)前協(xié)調(diào)會(huì)中落實(shí)到人。第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作四、擬定會(huì)議的應(yīng)急方案3、處理會(huì)議突發(fā)事件的方法。

處理人員問(wèn)題。

處理場(chǎng)地問(wèn)題。處理設(shè)備問(wèn)題。處理資料問(wèn)題。處理健康與安全問(wèn)題。處理行為問(wèn)題。第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作四、擬定會(huì)議的應(yīng)急方案第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作四、擬定會(huì)議的應(yīng)急方案預(yù)測(cè)情況準(zhǔn)備應(yīng)對(duì)備選方案討論會(huì)議緊急情況確定會(huì)議應(yīng)急方案（二）會(huì)議應(yīng)急方案的工作程序（二）會(huì)議應(yīng)急方案的工作程序

1、預(yù)測(cè)情況。會(huì)議應(yīng)急方案的制定首先要根據(jù)會(huì)議的具體情況認(rèn)真分析此次會(huì)議哪些地方容易出問(wèn)題，并能夠確切地知道籌備者可以采取哪些措施緩解問(wèn)題和解決問(wèn)題。第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作四、擬定會(huì)議的應(yīng)急方案（二）會(huì)議應(yīng)急方案的工作程序

2、準(zhǔn)備應(yīng)對(duì)備選方案。提前準(zhǔn)備應(yīng)對(duì)各種問(wèn)題的備選方案，考慮好備選的人員，準(zhǔn)備好備選的場(chǎng)地、備用的設(shè)備和資料等。并在會(huì)議的籌備階段不斷對(duì)各種突發(fā)狀況進(jìn)行復(fù)查和調(diào)整。第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作四、擬定會(huì)議的應(yīng)急方案（二）會(huì)議應(yīng)急方案的工作程序

3、討論會(huì)議緊急情況。在會(huì)議正式召開(kāi)前，要組織一次專(zhuān)題性的籌備檢查會(huì)，重點(diǎn)討論會(huì)議中可能出現(xiàn)的緊急情況和危機(jī)。第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作四、擬定會(huì)議的應(yīng)急方案（二）會(huì)議應(yīng)急方案的工作程序

4、確定會(huì)議應(yīng)急方案。

在應(yīng)急方案的制定過(guò)程中可以舉行有關(guān)人員的頭腦風(fēng)暴會(huì)，大家把問(wèn)題考慮的越全面，措施制定的越有創(chuàng)造性，會(huì)議的成功就越有保證。第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作四、擬定會(huì)議的應(yīng)急方案經(jīng)過(guò)充分的準(zhǔn)備，會(huì)議召開(kāi)了，是不是秘書(shū)的工作就大功告成了？會(huì)議中秘書(shū)人員還有哪些工作要做？會(huì)議后還有哪些收尾工作？第四章會(huì)議管理工作第三節(jié)會(huì)中服務(wù)一、會(huì)中的服務(wù)工作

（一）會(huì)場(chǎng)中的組織服務(wù)工作

1、會(huì)前檢查會(huì)場(chǎng)2、接站報(bào)到簽到3、引導(dǎo)就座4、分發(fā)文件5、維持會(huì)場(chǎng)秩序6、內(nèi)外聯(lián)系，傳遞信息7、處理臨時(shí)交辦事項(xiàng)8、做好會(huì)議記錄9、收集會(huì)議資料10、其他服務(wù)工作第四章會(huì)議管理工作第三節(jié)會(huì)中服務(wù)如：桌椅、電源、照明、音響等設(shè)備及安全情況。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。1、會(huì)前檢查會(huì)場(chǎng)案例分析：

天一公司定于2003年2月15日在廣州召開(kāi)為期兩天的新產(chǎn)品推廣會(huì)，邀請(qǐng)了國(guó)內(nèi)外十幾家合作公司的管理人員、技術(shù)人員近百人參加。秘書(shū)李萌負(fù)責(zé)安排接站報(bào)到工作，但因春節(jié)后客流較大，她又缺乏一定的經(jīng)驗(yàn)，致使部分與會(huì)者沒(méi)能找到接站處，費(fèi)了很大周折才找到報(bào)到地點(diǎn)，因而損害了企業(yè)的良好形象。第四章會(huì)議管理工作第三節(jié)會(huì)中服務(wù)2、接站報(bào)到簽到1）要有統(tǒng)一的指揮系統(tǒng)，掌握到會(huì)人員的名單以及飛機(jī)、火車(chē)的班次及抵達(dá)的準(zhǔn)確時(shí)間，掌握到會(huì)人員的聯(lián)絡(luò)方式。2）要備足夠的車(chē)輛和接站人員。3）對(duì)自備交通工具的人員，要通過(guò)傳真或電話告訴報(bào)到地點(diǎn)的詳細(xì)路線圖。4）在車(chē)站、機(jī)場(chǎng)設(shè)接待站。制作醒目的牌子，寫(xiě)上公司的名字。第四章會(huì)議管理工作第三節(jié)會(huì)中服務(wù)會(huì)議報(bào)到的方式參加會(huì)議人員報(bào)到時(shí)，秘書(shū)人員要做好下的工作：1）查驗(yàn)證件2）填登記表3）接收與會(huì)者帶來(lái)的材料4）分發(fā)會(huì)議文件、證件、文件袋等會(huì)議用品。第四章會(huì)議管理工作第三節(jié)會(huì)中服務(wù)2、接站報(bào)到簽到2、接站報(bào)到簽到參加會(huì)議人員在進(jìn)入會(huì)場(chǎng)時(shí)一定要簽到。會(huì)議簽到是為了準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)到會(huì)人數(shù)，更好地安排會(huì)議工作。

簽到方法主要有以下幾種：

A．小型會(huì)議由會(huì)議秘書(shū)人員、會(huì)議工作人員代為簽到。

B．大中型會(huì)議一般采用證卡簽到。

C．富有紀(jì)念意義的會(huì)議可采取簿式簽到的方法。

D．座次簽到方法。

E．電子計(jì)算機(jī)簽到。第四章會(huì)議管理工作第三節(jié)會(huì)中服務(wù)3、引導(dǎo)就座與會(huì)者第一次入場(chǎng)時(shí)，會(huì)議人員應(yīng)做好必要的引導(dǎo)，以便與會(huì)人員找到座次。日常的小型會(huì)議，與會(huì)人員一般都有自己的習(xí)慣座位，但多數(shù)會(huì)議需要與會(huì)者按照會(huì)前安排好的座位就座。有些會(huì)議在桌上擺置名簽，并同時(shí)印制“座次表”發(fā)給與會(huì)人員。第四章會(huì)議管理工作第三節(jié)會(huì)中服務(wù)3、引導(dǎo)就座

[小竅門(mén)]

與會(huì)者的座位一定要事先安排好，可以以部門(mén)為單位集中就坐，也可以劃分會(huì)區(qū)。大多數(shù)會(huì)議的人員并不熟悉會(huì)場(chǎng)，因此，會(huì)議工作人員要引導(dǎo)座位。為減輕會(huì)議工作人員的負(fù)擔(dān)，可以采用印刷“座次表”，還可以設(shè)座位標(biāo)志，擺放名簽。第四章會(huì)議管理工作第三節(jié)會(huì)中服務(wù)4、分發(fā)文件一般在簽到時(shí)發(fā)放會(huì)議文件。5、維持會(huì)場(chǎng)秩序禁止無(wú)關(guān)人員入會(huì)，保證會(huì)議安全、機(jī)密、無(wú)干擾。第四章會(huì)議管理工作第三節(jié)會(huì)中服務(wù)案例一會(huì)議要保密某高科技公司對(duì)新研制的產(chǎn)品開(kāi)會(huì)鑒定。會(huì)議期間，發(fā)現(xiàn)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手某公司的職員悄悄進(jìn)了會(huì)場(chǎng)。公司秘書(shū)立即向經(jīng)理匯報(bào)了情況，建議停會(huì)休息，并及時(shí)要求該人員離場(chǎng)。因處理及時(shí)，保證了公司利益未受損失。點(diǎn)評(píng)分析：市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下，誰(shuí)掌握了高技術(shù)，誰(shuí)就可能贏得競(jìng)爭(zhēng)。而對(duì)公司技術(shù)的保密也顯得十分重要。一些對(duì)手的滲透可謂不擇手段。會(huì)議的保密工作不可小視。第四章會(huì)議管理工作第三節(jié)會(huì)中服務(wù)6、內(nèi)外聯(lián)系，傳遞信息開(kāi)會(huì)時(shí)一般不接尋找與會(huì)者的電話，接傳緊急電話時(shí)要注意安全保密。7、處理臨時(shí)交辦事項(xiàng)會(huì)議時(shí)出現(xiàn)一些臨時(shí)變動(dòng)，應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示，妥善解決。8、做好會(huì)議記錄會(huì)議記錄的形式可以多樣：速記、錄音、錄像。第四章會(huì)議管理工作第三節(jié)會(huì)中服務(wù)做好會(huì)議記錄應(yīng)注意的事項(xiàng)了解公司的業(yè)務(wù)情況，掌握專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域的基本術(shù)語(yǔ)。記錄原稿要統(tǒng)一編號(hào)，便于裝訂和復(fù)制。會(huì)議主持人需向記錄員明確機(jī)密事項(xiàng)的范圍及處理的要求。記錄原件要由專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管。第四章會(huì)議管理工作第三節(jié)會(huì)中服務(wù)會(huì)議記錄示例：藝海股份有限公司董事會(huì)例會(huì)記錄(2012年4月14日)宣布：2012年4月14日上午10：00藝海股份有限公司董事會(huì)例會(huì)在北京海淀高科技大廈公司總部會(huì)議室召開(kāi)。主持人為高杰，有法定人數(shù)參加了會(huì)議，他們是：高杰(董事長(zhǎng))、劉明(副董事長(zhǎng))、白雪(秘書(shū))、歐陽(yáng)軍(財(cái)務(wù)主管)、安慧(董事)、郭利(董事)、代理投票人有王龍董事、李忠董事、錢(qián)清董事。記錄：秘書(shū)白雪宣讀了2012年3月10日會(huì)議的記錄，并在宣讀后獲得通過(guò)。財(cái)務(wù)狀況：財(cái)務(wù)主管歐陽(yáng)軍提出的一份財(cái)務(wù)報(bào)告顯示，2002年3月31日公司的流動(dòng)資金余額為2576.98萬(wàn)元。財(cái)務(wù)主管的報(bào)告在宣讀后獲得通過(guò)。公司其他活動(dòng)報(bào)告：主管公司企劃部的副總經(jīng)理郭利董事報(bào)告說(shuō)，公司企業(yè)策劃活動(dòng)的下一個(gè)項(xiàng)目是為北京護(hù)城河河道清淤項(xiàng)目捐款10萬(wàn)元人民幣，這項(xiàng)公益活動(dòng)將有助于提高企業(yè)的知名度。計(jì)劃在“五一”期間舉行捐款儀式，向北京市有關(guān)部門(mén)捐款。關(guān)于此事全部細(xì)節(jié)情況的材料將于4月21號(hào)寄發(fā)給所有成員新的事項(xiàng)：安慧董事提出在5月14日舉行的下一次董事會(huì)例會(huì)上，公司董事會(huì)應(yīng)任命一人負(fù)責(zé)公司職工藝術(shù)節(jié)(將于8月初舉行)，同時(shí)董事會(huì)還應(yīng)在下次會(huì)議上為職工藝術(shù)節(jié)確定一個(gè)主題。此建議得到了郭利董事的附議并獲一致通過(guò)。休會(huì)：已無(wú)其他問(wèn)題，會(huì)議于上午11：50結(jié)束。秘書(shū)(簽名)董事長(zhǎng)(簽名）9、收集會(huì)議資料一些會(huì)議要求收集要討論的信息，及時(shí)反饋給會(huì)議的主持者。10、其他服務(wù)工作會(huì)場(chǎng)的茶水供應(yīng)，攝影留念安排、做好會(huì)議記錄、組織參觀活動(dòng)和娛樂(lè)活動(dòng)等。第四章會(huì)議管理工作第三節(jié)會(huì)中服務(wù)（二）會(huì)議場(chǎng)外的服務(wù)工作

1、經(jīng)費(fèi)：會(huì)前做好經(jīng)費(fèi)預(yù)算，合理安排使用。提倡精打細(xì)算，節(jié)約開(kāi)支；反對(duì)奢侈浪費(fèi)，嚴(yán)防會(huì)議腐敗。2、食宿：根據(jù)與會(huì)人數(shù)預(yù)定房間、安排食宿。3、交通：保證會(huì)議用車(chē)、停車(chē)，合理分配車(chē)次。4、活動(dòng)：會(huì)議期間的參觀、休閑、接見(jiàn)、宴請(qǐng)等活動(dòng)，要安排細(xì)致，時(shí)間、地點(diǎn)、場(chǎng)所、人員都要細(xì)致落實(shí)。5、醫(yī)療安保：會(huì)議期間要做好會(huì)場(chǎng)、住宿的安全保衛(wèi)工作，確保無(wú)重大事故發(fā)生。第四章會(huì)議管理工作第三節(jié)會(huì)中服務(wù)（三）監(jiān)督會(huì)議經(jīng)費(fèi)的使用

1、會(huì)議經(jīng)費(fèi)的類(lèi)型與會(huì)人員交費(fèi)參展商交費(fèi)聯(lián)合主辦者交費(fèi)廣告、贊助和捐助公司分配其他收入項(xiàng)目第四章會(huì)議管理工作第三節(jié)會(huì)中服務(wù)（三）監(jiān)督會(huì)議經(jīng)費(fèi)的使用

2、會(huì)議經(jīng)費(fèi)使用的主要方面a.文件資料費(fèi)b.郵電通訊費(fèi)用c.會(huì)議設(shè)備和用品費(fèi)d.會(huì)議場(chǎng)所租用費(fèi)e.會(huì)議辦公費(fèi)f.會(huì)議宣傳交際費(fèi)g.會(huì)議住宿補(bǔ)貼費(fèi)h.會(huì)議伙食補(bǔ)貼i.會(huì)議交通費(fèi)j.其他開(kāi)支第四章會(huì)議管理工作第三節(jié)會(huì)中服務(wù)（三）監(jiān)督會(huì)議經(jīng)費(fèi)的使用

3、會(huì)議經(jīng)費(fèi)使用的程序?yàn)椋荷暾?qǐng)經(jīng)費(fèi)主管領(lǐng)導(dǎo)審批財(cái)務(wù)部審批財(cái)務(wù)人員提取現(xiàn)金或填寫(xiě)支票經(jīng)費(fèi)支出審核會(huì)議經(jīng)費(fèi)支出。第四章會(huì)議管理工作第三節(jié)會(huì)中服務(wù)第四章會(huì)議管理工作第四節(jié)會(huì)后的工作一、合理安排與會(huì)人員返程做好與會(huì)人員的返程工作，對(duì)貴賓要先送行。會(huì)期長(zhǎng)的，在會(huì)前或會(huì)中秘書(shū)人員應(yīng)做好車(chē)船機(jī)票的預(yù)訂工作，對(duì)需要送行的要安排好交通工具。二、提醒與會(huì)者及時(shí)做好各種物品的清退第四章會(huì)議管理工作第四節(jié)會(huì)后的工作三、清理會(huì)場(chǎng)和文件會(huì)后秘書(shū)人員要組織人員清理會(huì)場(chǎng)，保持會(huì)場(chǎng)原貌,帶回剩余材料、席簽等。

四、整理會(huì)議材料，立卷歸檔

會(huì)議正式文件，如決定、決議、計(jì)劃、報(bào)告等。會(huì)議參閱文件。會(huì)議安排的發(fā)言稿。會(huì)議上的講話記錄

第四章會(huì)議管理工作第四節(jié)會(huì)后的工作五、會(huì)議的總結(jié)會(huì)議總結(jié)的目的:1、檢查會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)情況2、檢查各小組的分工執(zhí)行情況3、將員工自我總結(jié)和集體總結(jié)相結(jié)合，以積累經(jīng)驗(yàn)，找出不足，從而明確今后搞好同類(lèi)型會(huì)議組織與服務(wù)工作的借鑒之處，不斷改進(jìn)會(huì)議的組織服務(wù)工作。4、獎(jiǎng)懲相關(guān)人員，并要妥善解決會(huì)議的遺留問(wèn)題。第四章會(huì)議管理工作第四節(jié)會(huì)后的工作五、會(huì)議的總結(jié)會(huì)議總結(jié)的要點(diǎn):1）會(huì)議工作總結(jié)要根據(jù)崗位責(zé)任制和工作任務(wù)書(shū)的內(nèi)容，逐條對(duì)照檢查2）總結(jié)要將客觀標(biāo)準(zhǔn)和主觀標(biāo)準(zhǔn)相結(jié)合3）總結(jié)要以總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、激勵(lì)下屬為目的起草會(huì)議紀(jì)要或撰寫(xiě)新聞稿件第四章會(huì)議管理工作第四節(jié)會(huì)后的工作五、會(huì)議的總結(jié)會(huì)議總結(jié)的注意事項(xiàng):起草會(huì)議紀(jì)要總結(jié)或紀(jì)要的內(nèi)容包括會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、規(guī)模、與會(huì)人員人數(shù)、主要議題，參加會(huì)議的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人，會(huì)議的主持者，領(lǐng)導(dǎo)人報(bào)告或講話的要點(diǎn)，對(duì)會(huì)議的基本評(píng)價(jià)和貫徹要求，會(huì)議的決議情況及今后的工作任務(wù)布置等。第四章會(huì)議管理工作第四節(jié)會(huì)后的工作五、會(huì)議的總結(jié)會(huì)議總結(jié)的要點(diǎn):撰寫(xiě)新聞稿件一是要及時(shí)，強(qiáng)調(diào)報(bào)道的實(shí)效性；二是要準(zhǔn)確的反映會(huì)議精神，有利于推動(dòng)會(huì)議精神的貫徹落實(shí)；三是無(wú)論由誰(shuí)撰寫(xiě)，發(fā)布前都應(yīng)送領(lǐng)導(dǎo)人員審核，以免出現(xiàn)偏差或錯(cuò)誤。第四章會(huì)議管理工作第四節(jié)會(huì)后的工作五、會(huì)議的總結(jié)示例分析對(duì)于秘書(shū)高葉而言，撰寫(xiě)會(huì)議總結(jié)已經(jīng)成為提筆就能完成的基本事務(wù)。為鍛煉公司秘書(shū)小王的基本功，高葉將這次的撰寫(xiě)任務(wù)交給了她，并交代了一些注意事項(xiàng)。王秘書(shū)接受任務(wù)后，本想先開(kāi)一次座談會(huì)，然后在此基礎(chǔ)上完成總結(jié)，但卻遲遲沒(méi)開(kāi)。只得根據(jù)自己的理解和記憶完成了會(huì)議總結(jié)。看到王秘書(shū)交來(lái)的會(huì)議總結(jié)中對(duì)會(huì)議的評(píng)價(jià)后，高葉很不滿意。第四章會(huì)議管理工作第四節(jié)會(huì)后的工作五、會(huì)議的總結(jié)會(huì)議總結(jié)的工作程序:1）對(duì)會(huì)議征詢意見(jiàn)，擬就工作總結(jié)稿2）向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告會(huì)議結(jié)論3）總結(jié)定稿4）印發(fā)5）歸檔6）組織全體工作人員進(jìn)行總結(jié)第四章會(huì)議管理工作第四節(jié)會(huì)后的工作五、會(huì)議的總結(jié)會(huì)議總結(jié)的工作程序:1）對(duì)會(huì)議征詢意見(jiàn)，擬就工作總結(jié)稿征詢意見(jiàn)方法：

A、一些重要會(huì)議或大型會(huì)議結(jié)束以后，負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)工作的秘書(shū)要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)召集全體會(huì)務(wù)工作人員，對(duì)整個(gè)會(huì)議的組織與服務(wù)工作進(jìn)行全面總結(jié)，積累經(jīng)驗(yàn)，找出不足。

B、有的會(huì)議通過(guò)調(diào)查表等形式征求參會(huì)者的意見(jiàn)和建議，作為總結(jié)結(jié)論的依據(jù)。第四章會(huì)議管理工作第四節(jié)會(huì)后的工作五、會(huì)議的總結(jié)會(huì)議總結(jié)的工作程序:2）組織全體工作人員進(jìn)行總結(jié)中型以上的會(huì)議，會(huì)務(wù)工作任務(wù)重、事情多，會(huì)務(wù)人員很辛苦。所以會(huì)議結(jié)束后，大會(huì)秘書(shū)處還要組織全體工作人員進(jìn)行總結(jié)，肯定成績(jī)，找出經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并妥善解決會(huì)議的遺留問(wèn)題，是會(huì)務(wù)工作圓滿結(jié)束。第四章會(huì)議管理工作第四節(jié)會(huì)后的工作六、檢查催辦任何會(huì)議產(chǎn)生的文件、會(huì)議精神及議定事項(xiàng)，會(huì)后都要傳達(dá)、貫徹、落實(shí)，才能真正發(fā)揮會(huì)議作用。秘書(shū)人員在這一過(guò)程中就要起檢查督促的作用。案例二會(huì)后要落實(shí)有一副對(duì)聯(lián)：“今天會(huì)，明天會(huì)，天天開(kāi)會(huì)；你也講，他也講，大家都講”橫批：“無(wú)人落實(shí)”。這副對(duì)聯(lián)批評(píng)的是會(huì)議開(kāi)了以后不能落實(shí)的情況。這種情況確實(shí)普遍存在。例如，某縣教育部門(mén)曾召開(kāi)校長(zhǎng)會(huì)，要求學(xué)校嚴(yán)格按照文件規(guī)定收費(fèi)，但開(kāi)學(xué)后卻發(fā)現(xiàn)一些學(xué)校并沒(méi)有執(zhí)行會(huì)議提出的要求，仍然亂收費(fèi)。點(diǎn)評(píng)：會(huì)議決議在工作中落實(shí)，會(huì)議才能取得實(shí)效，否則會(huì)議就開(kāi)得毫無(wú)意義。保證會(huì)議要求的落實(shí)，需要檢查督辦。這是秘書(shū)在會(huì)議后的一項(xiàng)工作。第四章會(huì)議管理工作第四節(jié)會(huì)后的工作如何做好檢查催辦的工作呢？第四章會(huì)議管理工作第四節(jié)會(huì)后的工作一要健全責(zé)任制，責(zé)任到人。一人負(fù)責(zé)一項(xiàng)或幾項(xiàng)催辦工作，及時(shí)了解催辦工作，解決出現(xiàn)的問(wèn)題。二是健全登記制度，建立催辦登記薄，定期記載催辦事項(xiàng)的進(jìn)展情況。三要建立反映匯報(bào)制度，采用口頭、書(shū)面、專(zhuān)題等各種形式，定期或不定期地向領(lǐng)導(dǎo)反映催辦事項(xiàng)落實(shí)的情況。檢查催辦的具體辦法多種多樣，常用的有發(fā)催辦通知單，打電話催辦，直接派人檢查催辦。催辦通知單上一般要寫(xiě)明催辦的內(nèi)容、催辦日期、受催單位、聯(lián)系人、聯(lián)系電話等，并按順序編號(hào)。第四章會(huì)議管理工作第四節(jié)會(huì)后的工作第四章會(huì)議管理工作第四節(jié)會(huì)后的工作七、會(huì)議效果的評(píng)估1、會(huì)議評(píng)估工作的內(nèi)容會(huì)議的效率會(huì)議所取得的效果和會(huì)議成本（包括各種人力、物力以及其他資源的支出或消耗）之間的比值。會(huì)議效果會(huì)議成本會(huì)議效率=第四章會(huì)議管理工作第四節(jié)會(huì)后的工作七、會(huì)議效果的評(píng)估1、會(huì)議評(píng)估工作的內(nèi)容影響會(huì)議效率的主要因素（1）會(huì)議的必要性，只有在必要時(shí)才開(kāi)會(huì)?？刂茣?huì)議成本的直接做法是減少會(huì)議數(shù)量，縮短會(huì)議時(shí)間。（2）會(huì)議前期準(zhǔn)備工作的質(zhì)量。會(huì)議的最終成功在很大程度上取決于會(huì)前的周密準(zhǔn)備。（3）會(huì)議責(zé)任分工。會(huì)議主持人和參加人都對(duì)會(huì)議成功負(fù)有責(zé)任，要充分發(fā)揮各自的作用，扮演好自己的角色，保證會(huì)議圓滿成功。第四章會(huì)議管理工作第四節(jié)會(huì)后的工作七、會(huì)議效果的評(píng)估1、會(huì)議評(píng)估工作的內(nèi)容會(huì)議評(píng)估的標(biāo)準(zhǔn)（1）目標(biāo)（2）會(huì)議時(shí)間評(píng)估。（3）與會(huì)人員參與會(huì)議的狀態(tài)與收獲，對(duì)會(huì)議的滿意程度；提出改進(jìn)的意見(jiàn)。（4）會(huì)議服務(wù)評(píng)估。（5）會(huì)議實(shí)際費(fèi)用支出、會(huì)議成本評(píng)估。（6）再度召開(kāi)同樣的會(huì)議時(shí)，繼續(xù)推進(jìn)與維持的事項(xiàng)。第四章會(huì)議管理工作第四節(jié)會(huì)后的工作七、會(huì)議效果的評(píng)估1、會(huì)議評(píng)估工作的內(nèi)容會(huì)議評(píng)估工作的方法和要求（1）意見(jiàn)調(diào)查的方式進(jìn)行，與會(huì)人員填寫(xiě)會(huì)議評(píng)估表（2）請(qǐng)某人以觀察員的方式列席，對(duì)會(huì)議進(jìn)行狀況提出意見(jiàn)。第四章會(huì)議管理工作第四節(jié)會(huì)后的工作七、會(huì)議效果的評(píng)估2、對(duì)主持人的評(píng)估組織安排會(huì)議確定、檢查目標(biāo)遵守時(shí)間鼓勵(lì)發(fā)表見(jiàn)解、提出建議與問(wèn)題澄清事實(shí)引入正題還是離題太遠(yuǎn)控制過(guò)嚴(yán)或過(guò)松處理沖突、解決爭(zhēng)端第四章會(huì)議管理工作第四節(jié)會(huì)后的工作3、對(duì)會(huì)議工作人員的評(píng)估會(huì)議工作中，精通業(yè)務(wù)，勝任工作具有公關(guān)意識(shí)，能自學(xué)維護(hù)組織的形象具有良好的禮儀修養(yǎng)，舉止得體，語(yǔ)言規(guī)范會(huì)議工作中沒(méi)有顯現(xiàn)出厭倦懈怠神態(tài)與行為與同事合作協(xié)調(diào)，相處融洽對(duì)上司的批評(píng)指導(dǎo)，能虛心接受第四章