熱電公司檔案管理辦法1總則1.1為了加強公司的檔案管理，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化、更好地為公司各項工作服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》有關規(guī)定，結合公司實際情況，特制定本辦法。1.2凡公司各部門，在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件、設備材料，必須按規(guī)定定期向公司檔案室移交，集中管理，任何部門和個人不得據(jù)為已有。1.3公司的文書立卷工作和檔案管理工作由公司總經(jīng)辦負責監(jiān)督和指導。2歸檔范圍2.1凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料（公文、電報、傳真、圖表、書信、報刊、錄音、錄像、盤片等）均屬歸檔范圍。2.2上級機關文件材料應歸檔的有。1）上級機關頒發(fā)的需要公司貫徹執(zhí)行的文件材料。2）上級機關有關領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話。題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關內(nèi)容的報刊。3）其他文件材料。2.3公司文件材料應歸檔的有：1）公司頒發(fā)的各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿。2）公司的請求與上級機關的批復文件，各部門請求與本公司的批復文件。3）公司及各部門的工作計劃、總結、報告。4）公司召開的各種會議的全套文件以及會議形成的聲像材料。5）反映公司經(jīng)營和管理的專業(yè)文件材料，如信貸、租賃、設備等業(yè)務中產(chǎn)生的各種文件、資料、合同等。6）公司領導或中層領導任免、調(diào)配、培訓、專業(yè)技術職務評定、職工的錄用、獎懲等工作形成的文件材料。7）公司解決法律糾紛問題形成的文件材料。8）公司或部門與有關單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料。2.4公司技術資料應歸檔的有：1）凡公司新上設備招標至安裝結束過程中形成的各種文件、資料、合同、驗收和安裝紀錄等。2）設備損壞后更換的新設備資料、合同、施工、驗收等。3）凡公司擴建過程中形成的設備資料、文件、合同、各種報告、檢驗證書、驗收資料、安裝記錄、試驗記錄等。3）機組初建及擴建過程中由設計院提供的各專業(yè)施工圖，及工程結束后施工竣工圖。4）大修、技術改進工程或其它技術項目資料。5）特種設備合格證、檢驗報告、設備資料等。6）其它技術資料等。3立卷歸檔要求3.1公司各部門兼職檔案員應在每年3月底以前將上年度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向公司檔案室移交。所移交的材料一律為正本。3.2新上或更換的設備在任務完成或告一段落時，應將歸檔的資料由各專業(yè)專工或項目負責人審核后由兼職檔案員向檔案室移交并履行存檔手續(xù)。設備資料必須完整、齊全、字跡清晰。3.3公司擴建的設備資料由擴建部門收集，擴建結束后向公司檔案室移交。所移交資料必須有詳細資料目錄清冊，并履行移交手續(xù)。擴建資料必須齊全、完整、字跡清晰。3.4大修、技術改進工程或其它技術項目，在任務完成后，由專工或項目負責人審核資料后，由部門兼職檔案員將技術資料向檔案室移交。3.5各部門必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應歸檔的文件及各設備資料，如有些資料還需使用，也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。3.6各部門向公司檔案室移交檔案時，要嚴格履行移交手續(xù)。3.7歸檔案卷的總要求是：遵循文件和設備材料的形成規(guī)律和特點，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點：1）歸檔的文件材料和設備資料種類、份數(shù)以及每份資料的頁數(shù)均應齊全完整。2）在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開；文電應全在一立卷。3）卷內(nèi)文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；4）卷內(nèi)文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的。5）需歸檔資料未按規(guī)定時間向檔案室移交，給公司里造成重大損失者，責任自負。4檔案保管期限4.1文書檔案的保管期限定為永久、定期（長期30年、短期10年）兩種。技術檔案保管期限定為永久、定期（長期30年、短期10年）。4.2確定公司檔案保管期限的原則1）凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2）凡是反映公司一般活動，在較長期時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。3）凡是在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。4）發(fā)電機組工程設計、施工、安裝、驗收、調(diào)試、并網(wǎng)的圖樣和技術文件永久保管。5）質量管理，技術引進，技術改造和標準化、計量、能源、環(huán)保、科技情報管理中形成的各種文件資料長期或永久保管。6）設備制度的圖樣和技術文件，設備安裝、調(diào)試和驗收過程中的技術性、憑證性文件材料，設備運行、維修記錄、設備改進、改裝和報廢材料長期或永久保管。5檔案的鑒定與銷毀5.1公司總經(jīng)辦對所保存的檔案定期進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進行銷毀。5.2檔案鑒定工作由總經(jīng)辦主持，有關部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進行逐件審查，提出存毀意見。5.3檔案材料鑒定小組審定，并經(jīng)公司有關領導批準后，方可銷毀。5.4銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進行監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。6檔案的借閱6.1公司技術員、專工以上人員有借閱資格，其他人員確因工作需要需借閱資料者需經(jīng)部門領導簽字方可借閱。6.2每位借閱人允許借用一份資料，并在規(guī)定借閱時間歸還（15天）。因工作需要需借兩份資料者，需經(jīng)部門領導及總經(jīng)理簽字同意后，方可查看、借閱。6.3借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷。6.4借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須經(jīng)部門領導及生產(chǎn)副總簽字批準。6.5借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得超過十五天。確因工作需要需再借用時可辦理續(xù)借手續(xù)。6.6借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失，按本制度第條進行處罰。6.7若過期不還或遺失，給公司里造成重大損失者，責任自負。6.8未經(jīng)檔案管理員許可，借閱人私自進入檔案室查看、借閱資料者，造成重大損失者，責任自負。7罰則7.1公司各部門凡違反第3.1條者，無故延期或不交應歸檔的文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責令其