實驗2-總賬管理系統(tǒng)初始設置實驗2-總賬管理系統(tǒng)初始設置目錄概述關鍵概念及實驗要點實驗要求目錄概述教學目的與要求掌握賬務處理的基本概念和基本特征掌握手工環(huán)境下和IT環(huán)境下賬務處理的流程差異理解總賬管理系統(tǒng)初始設置的意義掌握總賬管理系統(tǒng)初始設置的具體內容掌握總賬管理系統(tǒng)初始設置的操作方法教學目的與要求掌握賬務處理的基本概念和基本特征賬務處理的基本概念賬務處理是指從價值管理的視角出發(fā)，主要運用貨幣形式的信息計量，借助于專門的會計核算方法，對各單位（會計主體）的經(jīng)濟業(yè)務進行核算、控制，產(chǎn)生一系列財務信息和其他經(jīng)濟信息，為企業(yè)內部和外部的信息使用者提供服務來創(chuàng)造價值。從信息系統(tǒng)角度看，賬務處理工作是由會計信息系統(tǒng)的子系統(tǒng)-總賬子系統(tǒng)來完成的，總賬子系統(tǒng)的基本功能是通過采集數(shù)據(jù)、加工和存儲數(shù)據(jù)、報告財務信息，實現(xiàn)對企業(yè)經(jīng)營活動進行核算和控制，保證會計信息的真實、準確和有效。賬務處理的基本概念賬務處理是指從價值管理的視角出發(fā)，主要運用投資人債權人管理者政府會計數(shù)據(jù)（賬簿、憑證）經(jīng)濟業(yè)務流程數(shù)據(jù)采集數(shù)據(jù)加工與存儲報告信息原始憑證會計數(shù)據(jù)（賬簿、憑證）經(jīng)濟業(yè)務流程數(shù)據(jù)采集數(shù)據(jù)加工與存儲報賬務處理的基本特征規(guī)范性強復式記賬法三項原則：有借必有貸，借貸必相等；資產(chǎn)=負債+所有者權益；總賬余額/發(fā)生額=其屬下明細帳余額/發(fā)生額之和。綜合性強以貨幣為計量單位，從價值角度綜合反映企業(yè)狀況集成性要求高與其他子系統(tǒng)的高度集成（采集數(shù)據(jù)、交換數(shù)據(jù)）正確性要求高對外輸出，滿足利益相關者信息需求（財務會計）賬務處理的基本特征規(guī)范性強手工環(huán)境下賬務處理的流程手工環(huán)境下賬務處理的流程手工環(huán)境下賬務處理流程會計人員根據(jù)原始憑證或原始憑證匯總表填制記賬憑證。出納根據(jù)收款憑證和付款憑證登記日記賬，即現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬。根據(jù)記賬憑證登記各種明細賬。一般單位根據(jù)業(yè)務量的大小設置各會計崗位，即分別由多個財會人員登記多本明細賬，如一個會計專門登記應收、應付賬款明細賬，一個會計專門登記費用明細賬等。總賬會計根據(jù)記賬憑證定期匯總編制科目匯總表，根據(jù)科目匯總表登記總分類賬。月末處理。由于總賬、日記賬、明細賬分別由多個財會人員登記，不可避免地存在這樣或那樣的錯誤。因此，每月月末，財會人員要進行結賬，并將日記賬與總賬核對，明細賬與總賬核對，做到賬賬相符。編制報表。月末財會人員根據(jù)日記賬、明細賬、總賬中的數(shù)據(jù)編制會計報表。手工環(huán)境下賬務處理流程會計人員根據(jù)原始憑證或原始憑證匯總表填手工環(huán)境下賬務處理流程的缺陷數(shù)據(jù)大量重復記帳憑證、明細賬、總賬、報表信息提供不及時流程；處理速度準確性差工作強度大手工環(huán)境下賬務處理流程的缺陷數(shù)據(jù)大量重復IT環(huán)境下賬務處理的流程原始憑證審核自動轉帳憑證

臨時憑證編輯輸入庫文件已審核憑證記帳期末處理記帳憑證輸出記帳科目明細銀行往來憑證匯總數(shù)據(jù)未達未達未記帳憑證文件文件文件帳項帳項

及匯總情況

日記帳記帳憑證及輸出輸出輸出明細帳匯總情況輔助核算帳總額、余額

及發(fā)生額表銀行對帳單銀行存款余額調節(jié)表編輯輸入對帳單文件銀行對帳往來核銷數(shù)據(jù)流程圖，即伴隨系統(tǒng)業(yè)務處理過程而發(fā)生的系統(tǒng)數(shù)據(jù)的流轉過程。

IT環(huán)境下賬務處理的流程原始憑證IT環(huán)境下賬務處理的流程分析編輯輸入記賬憑證或機制憑證。其中記賬憑證指手工輸入計算機的會計憑證；機制憑證指由計算機生成的兩種憑證：一種是對于某些具有規(guī)律性、且每月都發(fā)生的期末結轉業(yè)務，由計算機根據(jù)設置自動生成其記賬憑證。另一種是由會計軟件中其他子系統(tǒng)生成的記賬憑證。對輸入的記賬憑證（包括手工輸入的記賬憑證及機制憑證）進行審核。人工控制由計算機自動完成記賬工作。即分別更新記賬憑證文件、科目余額及發(fā)生額文件、部門、項目、往來等輔助文件以及單位銀行對賬單文件，并刪除臨時憑證文件中已記賬的憑證。此外，記賬操作成為對記賬憑證錯誤的修改是否留有痕跡的分界。人工控制由計算機自動完成結賬工作。計算機將自動進行總賬與明細賬的核對、總賬與各種輔助賬的核對，同時結束本月業(yè)務的處理。人工控制由計算機自動進行銀行對賬。銀行對賬是根據(jù)銀行對賬單文件和企業(yè)對賬文件中的銀行業(yè)務進行對賬，同時生成銀行余額調節(jié)表及已達賬和未達賬。在計算機會計賬務系統(tǒng)第一次投入使用時，要對系統(tǒng)進行初始設置，這類似手工的建賬工作。IT環(huán)境下賬務處理的流程分析編輯輸入記賬憑證或機制憑證。其中IT環(huán)境下和手工環(huán)境下賬務處理流程的異同數(shù)據(jù)處理的起點和終點不同在手工環(huán)境下，會計業(yè)務的處理起點為原始會計憑證；在IT環(huán)境下，會計業(yè)務的處理起點可以是記賬憑證、原始憑證或機制憑證。數(shù)據(jù)處理方式不同在手工環(huán)境下，記賬憑證由不同財會人員按照選定的會計核算組織程序分別登記到不同的賬簿中，完成數(shù)據(jù)處理；在IT環(huán)境下，數(shù)據(jù)間的運算與歸集由計算機自動完成。數(shù)據(jù)存儲方式不同手工環(huán)境下，會計數(shù)據(jù)存儲在憑證、日記賬、明細賬等紙張中；IT環(huán)境下，會計數(shù)據(jù)存儲在數(shù)據(jù)庫中，需要時通過查詢或打印機輸出。對賬方式不同在手工環(huán)境下，財會人員定期將總分類賬、日記賬與明細賬中的數(shù)據(jù)進行核對；IT環(huán)境下，總賬子系統(tǒng)采用預先編制好記賬程序自動、準確地完成記賬過程，明細與匯總數(shù)據(jù)同時產(chǎn)生，并核對。會計資料的查詢統(tǒng)計方式不同在手工環(huán)境下，財會人員為編制急需要的數(shù)據(jù)統(tǒng)計表，付出很多勞動;在IT環(huán)境下，財會人員只需要通過查詢功能便能高速完成查詢統(tǒng)計工作。IT環(huán)境下和手工環(huán)境下賬務處理流程的異同數(shù)據(jù)處理的起點和終總賬系統(tǒng)與其他系統(tǒng)間的傳遞關系總賬系統(tǒng)與其他系統(tǒng)間的傳遞關系總賬系統(tǒng)基本功能結構總賬系統(tǒng)基本功能結構目錄概述關鍵概念及實驗要點實驗要求目錄概述初始設置的目的與內容總賬子系統(tǒng)是一個通用性較強的系統(tǒng)，為了使其能夠在各行各業(yè)應用，設計時重點考慮各單位會計核算和財務管理的一般特性。在進行賬務處理之前，首先要根據(jù)本單位的業(yè)務屬性進行具體設置，即將企業(yè)個性化特征的信息保存在相應的數(shù)據(jù)文件中，這種設置工作稱之為初始設置工作。包括設置帳套、人員權限、科目設置、憑證類型設置、余額設置、匯率設置、結算方式設置、其他設置等。初始設置的目的與內容總賬子系統(tǒng)是一個通用性較強的系統(tǒng)，為了使會計科目的編碼為什么需要進行會計科目的編碼？會計科目是對會計業(yè)務具體核算內容進行分類的名稱。會計科目編碼設計是根據(jù)會計制度的規(guī)定及會計科目的設置，按照一個系統(tǒng)的方案確定出各級科目唯一數(shù)字編碼的方法。會計科目編碼在手工操作下一般不使用，但是采用計算機處理會計數(shù)據(jù)時，則需要采用會計科目編碼。會計科目的編碼為什么需要進行會計科目的編碼？會計科目的編碼采用會計科目編碼便于反映會計科目間的邏輯關系保證會計科目的唯一性便于計算機處理和分類節(jié)省存儲空間提高處理速度會計科目的編碼采用會計科目編碼便于反映會計科目間的邏輯關系科目編碼方法與編碼原則方法：.順序編碼位數(shù)編碼分組編碼原則：規(guī)定性原則：遵循財政部規(guī)定的一級編碼制度層次性原則1501 固定資產(chǎn)150101 固定資產(chǎn)——甲車間150101001 固定資產(chǎn)——甲車間——A型機床150101002 固定資產(chǎn)——甲車間——B型機床一致性原則簡短性原則擴展性原則科目編碼方法與編碼原則方法：.科目體系結構：定長定位科目體系結構：4－2－2三級科目最多設計99個二級科目最多設計99個一級科目最多設計9999個定長定位方法科目體系結構：定長定位科目體系結構：4－2－2三級科目最多設科目體系結構：立體科目立體科目方法是指將科目中大量重復的科目從科目體系中分離出來，按照項目進行存儲，并將項目和科目建立動態(tài)鏈接，在滿足優(yōu)化會計科目體系的同時，達到精細核算的目的?？颇矿w系結構：立體科目立體科目方法是指將科目中大量重復的科目三個關鍵文件之一科目文件：序號字段名稱說明1科目編碼如1001，10022科目名稱如現(xiàn)金，應付賬款3科目類型如資產(chǎn)，負債4科目級別一級、二級、三級5上級科目上級科目編碼6是否末級科目“T”表示末級科目，“F”表示非末級科目7輔助核算可以定義部門、項目，與科目進行動態(tài)鏈接8余額方向如借、貸三個關鍵文件之一科目文件：序號字段名稱說明1科目編碼如100三個關鍵文件之二匯總文件：月度存儲/年度存儲序號字段名稱說明1科目編碼如1001，10022余額方向如借、貸3月初余額

4借方發(fā)生額

5貸方發(fā)生額

6本年借方累計

7本年貸方累計

三個關鍵文件之二匯總文件：月度存儲/年度存儲序號字段名稱說明三個關鍵文件之三臨時憑證文件憑證類型憑證號摘要科目代碼借貸標志金額附件錄入審核記賬轉賬0005支出轉利潤3131借2000001張三

轉賬0005支出轉利潤55020191貸1000001張三

轉賬0005支出轉利潤55020192貸500001張三

轉賬0005支出轉利潤55020193貸100001張三

轉賬0005支出轉利潤55020201貸200001張三

轉賬0005支出轉利潤55020202貸100001張三

轉賬0005支出轉利潤55020203貸100001張三

借：本年利潤貸：管理費用－辦公室－辦公費貸：管理費用－辦公室－差旅費貸：管理費用－辦公室－工資貸：管理費用－財務部－辦公費貸：管理費用－財務部－差旅費貸：管理費用－財務部－工資三個關鍵文件之三臨時憑證文件憑證類型憑證號摘要科目代碼借貸標總賬系統(tǒng)初始化系統(tǒng)初始化是指將通用會計軟件設置成專用會計軟件、將手工會計業(yè)務數(shù)據(jù)移植到計算機中等一系列準備工作，是使用財務軟件的基礎?？傎~初始設置的內容設置基礎參數(shù)、會計科目、外幣及匯率、憑證類別、結算方式、分類定義、編碼檔案、錄入期初余額及設置操作員明細權限?？傎~系統(tǒng)初始化系統(tǒng)初始化啟動總賬系統(tǒng)使用總賬系統(tǒng)之前，需要先啟動與注冊系統(tǒng)。第一次進入總賬系統(tǒng)時,首先定義建賬向導,可以利用建賬向導完成初步賬套參總賬系統(tǒng)窗口，可通過“設置”菜單中的“選項”進入數(shù)設置。，設置與實際相符的各種參數(shù)。設置總賬系統(tǒng)選項系統(tǒng)啟用后，如果默認賬套參數(shù)與實際需要不符，用戶應根據(jù)實際情況，在建立賬套之前應通過設置“總賬系統(tǒng)選項”正確選擇適合本單位的各種參數(shù)，以達到會計核算和財務管理的目的。在“總賬系統(tǒng)”窗口中，單擊“設置”菜單中的“選項”，打開選項對話框，其中包含“憑證”、“賬簿”、“會計日歷”、“其他”四張選項卡。啟動總賬系統(tǒng)使用總賬系統(tǒng)之前，需要先啟動與注冊系統(tǒng)?？傎~系統(tǒng)-設置-選項-憑證制單序時控制：此項和"系統(tǒng)編號"選項聯(lián)用，制單時憑證編號必須按日期順序排列，10月25日編至25號憑證，則10月26日只能開始編制26號憑證，即制單序時，如果有特殊需要可以將其改為不序時制單。支票控制：若選擇此項，在制單時使用銀行科目編制憑證時，系統(tǒng)針對票據(jù)管理的結算方式進行登記，如果錄入支票號在支票登記薄中已存，系統(tǒng)提供登記支票報銷的功能；否則，系統(tǒng)提供登記支票登記簿的功能。赤字控制：若選擇了此項，在制單時，當"資金及往來科目"或"全部科目"的最新余額出現(xiàn)負數(shù)時，系統(tǒng)將予以提示。制單權限控制到科目：要在系統(tǒng)管理的"功能權限"中設置科目權限，再選擇此項，權限設置有效。選擇此項，則在制單時，操作員只能使用具有相應制單權限的科目制單?？傎~系統(tǒng)-設置-選項-憑證制單序時控制：此項和"系統(tǒng)編號"選總賬系統(tǒng)-設置-選項-憑證允許修改、作廢他人填制的憑證：若選擇了此項，在制單時可修改或作廢別人填制的憑證，否則不能修改。制單權限控制到憑證類別：要在系統(tǒng)管理的"功能權限"中設置憑證類別權限，再選擇此項，權限設置有效。選擇此項，則在制單時，只顯示此操作員有權限的憑證類別。同時在憑證類別參照中按人員的權限過濾出有權限的憑證類別。操作員進行金額權限控制：選擇此項，可以對不同級別的人員進行金額大小的控制，例如財務主管可以對10萬元以上的經(jīng)濟業(yè)務制單，一般財務人員只能對5萬元以下的經(jīng)濟業(yè)務制單，這樣可以減少由于不必要的責任事故帶來的經(jīng)濟損失。如為外部憑證或常用憑證調用生成，則處理與預算處理相同，不做金額控制。超出預算允許保存：選擇"預算控制"選項后此項才起作用，從財務分析系統(tǒng)取預算數(shù)，如果制單輸入分錄時超過預算也可以保存超預算分錄，否則不予保存。總賬系統(tǒng)-設置-選項-憑證允許修改、作廢他人填制的憑證：若選總賬系統(tǒng)-設置-選項-憑證可以使用應收受控科目：若科目為應收款系統(tǒng)的受控科目，為了防止重復制單，只允許應收系統(tǒng)使用此科目進行制單，總賬系統(tǒng)是不能使用此科目制單的。所以如果您希望在總賬系統(tǒng)中也能使用這些科目填制憑證，則應選擇此項?？梢允褂脩妒芸乜颇浚喝艨颇繛閼犊钕到y(tǒng)的受控科目，為了防止重復制單，只允許應付系統(tǒng)使用此科目進行制單，總賬系統(tǒng)是不能使用此科目制單的。所以如果您希望在總賬系統(tǒng)中也能使用這些科目填制憑證，則應選擇此項。可以使用存貨受控科目：若科目為存貨核算系統(tǒng)的受控科目，為了防止重復制單，只允許存貨核算系統(tǒng)使用此科目進行制單，總賬系統(tǒng)是不能使用此科目制單的。所以如果您希望在總賬系統(tǒng)中也能使用這些科目填制憑證，則應選擇此項。

總賬系統(tǒng)-設置-選項-憑證可以使用應收受控科目：若科目為應收總賬系統(tǒng)-設置-選項-憑證外幣核算如果您的企業(yè)有外幣業(yè)務，則應選擇相應的匯率方式──固定匯率、浮動匯率。"固定匯率"即在制單時，一個月只按一個固定的匯率折算本位幣金額。"浮動匯率"即在制單時，按當日匯率折算本位幣金額。憑證編號方式系統(tǒng)在"填制憑證"功能中一般按照憑證類別按月自動編制憑證編號，即"系統(tǒng)編號"；但有的企業(yè)需要系統(tǒng)允許在制單時手工錄入憑證編號，即"手工編號"。預算控制該選項從財務分析系統(tǒng)取數(shù)，選擇該項，則制單時，當某一科目下的實際發(fā)生數(shù)導致多個科目及輔助項的發(fā)生數(shù)及余額總數(shù)超過預算數(shù)與報警數(shù)的差額，則報警。注意報警只針對總賬的憑證?？傎~系統(tǒng)-設置-選項-憑證外幣核算總賬系統(tǒng)-設置-選項-憑證憑證控制權限設置：如只允許某操作員審核其本部門操作員填制的憑證，則應選擇"憑證審核控制到操作員"；若要求現(xiàn)金、銀行科目憑證必須由出納人員核對簽字后才能記賬，則選擇"出納憑證必須經(jīng)由出納簽字"；如要求所有憑證必須由主管簽字后才能記賬，則選擇"憑證必須經(jīng)主管簽字"；如允許操作員查詢他人憑證，則選擇"可查詢他人憑證"。自動填補憑證斷號：如果選擇憑證編號方式為系統(tǒng)編號，則在新增憑證時，系統(tǒng)按憑證類別自動查詢本月的第一個斷號默認為本次新增憑證的憑證號。如無斷號則為新號，與原編號規(guī)則一致。現(xiàn)金流量科目必錄現(xiàn)金流量項目：選擇此項后，在錄入憑證時如果使用現(xiàn)金流量科目則必須輸入現(xiàn)金流量項目及金額。總賬系統(tǒng)-設置-選項-憑證憑證控制總賬系統(tǒng)-設置-選項-會計日歷總賬系統(tǒng)的啟用日期不能在系統(tǒng)的啟用日期之前。已錄入?yún)R率后不能修改總賬啟用日期。總賬中已錄入期初余額(包括輔助期初)則不能修改總賬啟用日期?？傎~中已制單的月份不能修改總賬的啟用日期，其他系統(tǒng)中已制單的月份不能修改總賬的啟用日期。第二年進入系統(tǒng)，不能修改總賬的啟用日期。總賬系統(tǒng)-設置-選項-會計日歷總賬系統(tǒng)的啟用日期不能在系統(tǒng)的會計科目增加會計科目如果用戶在建立賬套時選擇預置標準會計科目，則在此只需對不同的會計科目進行修改，對缺少的會計科目進行增加處理即可。否則則需根據(jù)自身的需要自行設置全部會計科目。增加明細科目時，系統(tǒng)默認其類型與上級科目保持一致。已經(jīng)使用過的末級會計科目不能再增加下級科目。非末級會計科目不能再修改科目編碼。修改會計科目如果要對已經(jīng)設置完成的會計科目的名稱、編碼及輔助項目等內容進行修改，應在會計科目未使用之前在會計科目的修改功能中完成。已經(jīng)使用過的末級會計科目不能再修改科目編碼。已有數(shù)據(jù)的會計科目，應先將該科目及其下級科目余額清零后再修改。會計科目增加會計科目會計科目刪除會計科目如果某些會計科目目前暫時不需用或者不適合企業(yè)科目體系的特點，可以在未使用之前將其刪除。刪除科目后不能被自動恢復，但可通過增加功能來完成。非末級科目不能刪除。已有數(shù)據(jù)的會計科目,應先將該科目及下級科目余額清零后再刪除被指定為現(xiàn)金銀行科目的會計科目不能刪除。如想刪除，必須先取消指定。指定會計科目指定會計科目是指定出納的專管科目。系統(tǒng)中只有指定科目后，才能執(zhí)行出納簽字，從而實現(xiàn)現(xiàn)金、銀行存款管理的保密性，才能查看現(xiàn)金、銀行存款日記賬?，F(xiàn)金科目要設為日記賬。銀行存款科目要設為銀行賬和日記賬會計科目刪除會計科目會計科目設置會計科目輔助項目一個科目設置了輔助核算后，它所發(fā)生的每一筆業(yè)務將會登記在總賬和輔助明細賬上?？梢赃M行輔助核算的內容主要有：部門核算、個人往來、客戶往來、供應商往來及項目核算等。管理費用應設成部門核算。生產(chǎn)成本設成項目核算。應收賬款設成客戶往來核算。應付賬款設成供應商往來核算。輔助賬類必須設在末級科目上，但為了查詢或出賬方便，可以其上級和末級科目上同時設置輔助賬類。會計科目設置會計科目輔助項目設置外幣及匯率使用固定匯率的單位，在填制每月的憑證前，應預先錄入該月的記賬匯率。否則將會出現(xiàn)匯率為零的錯誤。使用浮動匯率的單位，在填制當天的憑證前，應預先錄入當天的記賬匯率。設置外幣及匯率使用固定匯率的單位，在填制每月的憑證前，應預先設置憑證類別收款憑證借方必有付款憑證貸方必有轉賬憑證憑證必無設置憑證類別收款憑證錄入期初余額為了保證會計數(shù)據(jù)連續(xù)完整，并與手工賬簿數(shù)據(jù)銜接，賬務系統(tǒng)第一次投入使用前還需要將各種基礎數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)。這些基礎數(shù)據(jù)主要是各明細科目的年初余額和系統(tǒng)啟用前各月的發(fā)生額。其上級科目的余額和發(fā)生額由系統(tǒng)自動進行匯總。在輸入期初數(shù)據(jù)時，如果某一科目設置了輔助核算類別，還應輸入輔助核算類別的有關初始余額。錄入期初余額為了保證會計數(shù)據(jù)連續(xù)完整，并與手工賬簿數(shù)據(jù)銜接，錄入期初余額錄入個人往來科目余額如果某科目涉及個人往來輔助核算，則需在系統(tǒng)打開的“個人往來期初”對話框中輸入相關信息。只要求錄入最末級科目的余額和累計發(fā)生數(shù)，上級科目的余額和累計發(fā)生數(shù)由系統(tǒng)自動計算。借貸方累計發(fā)生額直接錄入，期初余額在輔助項中錄中。如果某科目涉及部門輔助核算，則必須按輔助項錄入期初余額。具體操作步驟參照個人往來科目期初余額的錄入。錄入期初余額錄入個人往來科目余額錄入期初余額錄入項目科目余額如果某科目涉及項目輔助核算，則需在系統(tǒng)打開的“項目參照”對話框中輸入相關的信息。如果某科目為數(shù)量、外幣核算，應錄入期初數(shù)量、外幣余額，而且必須先錄入本幣余額，再錄入數(shù)量外幣余額。非末級會計科目余額不用錄入，系統(tǒng)將根據(jù)其下級明細科目自動匯總計算填入，其數(shù)據(jù)欄為黃色。出現(xiàn)紅字余額用負號輸入。修改余額時，直接輸入正確數(shù)據(jù)即可，然后單擊“刷新”按鈕進行刷新。憑證記賬后期初余額變?yōu)闉g覽只讀狀態(tài)，不能再修改。錄入期初余額錄入項目科目余額錄入期初余額錄入單位往來科目余額如果某科目涉及客戶、供應商輔助核算，則需在系統(tǒng)打開的“客戶往來期初”或“供應商往來期初”對話框中輸入相關的信息。如果使用應收應付系統(tǒng)，則應到應收應付系統(tǒng)中錄入含客戶、供應商賬類的科目的明細期初余額。在總賬系統(tǒng)中，只能錄入這些科目的總余額，然后總賬與應收應付系統(tǒng)余額對賬。若使用應收應付系統(tǒng)，往來科目還有其他輔助核算，如部門核算或項目核算，則只能錄入這些科目下各部門總余額或各項目的總余額。錄入期初余額錄入單位往來科目余額試算平衡期初余額及累計發(fā)生額輸入完成后，必須依據(jù)“資產(chǎn)=負債+所有者權益+收入-成本費用”的原則進行試算平衡。校驗工作由計算機自動完成。期初余額試算不平衡，將不能記賬，但可以填制憑證。已經(jīng)記過賬，則不能再錄入、修改期初余額，也不能執(zhí)行“結轉上年余額”的功能。試算平衡期初余額及累計發(fā)生額輸入完成后，必須依據(jù)“資產(chǎn)=負債設置明細權限操作員權限已在“操作員權限設置”中進行了設置，“設置明細權限”功能主要用于對某一功能權限的進一步細化，如制單權限控制到科目、憑證審核控制到操作員、明細賬查詢權控制到科目等。選擇一級科目，擁有對其下級科目的明細賬的查詢權。將科目的查詢權限設置到末級，則只能查詢末級科目的明細賬。在月份綜合明細賬中，可查詢所有科目，不受此權限的設置。若希望每個操作員都可查詢所有科目的明細賬，可在“總賬系統(tǒng)”窗口中，單擊“設置”菜單中的“選項”，打開“賬簿”選項卡，取消“明細賬查詢權限控制到科目”的設置即可。設置明細權限操作員權限已在“操作員權限設置”中進行了設置，目錄概述關鍵概念及實驗要點實驗要求目錄概述實驗中要思考的幾個問題及注意事項思考的問題會計科目是如何編碼的？是采用什么方法？什么是輔助核算？輔助核算的意義或作用是什么？每個操作員具有什么權限？為什么這么設置？總賬的控制功能是如何實現(xiàn)的？注意事項先閱讀實驗前的理論知識，帶著問題進行實驗操作注意備份實驗中要思考的幾個問題及注意事項思考的問題注意事項輸入總賬控制參數(shù)時，注意參數(shù)設置所屬選項卡。期初數(shù)據(jù)錄入時，注意科目所屬輔助核算科目，尤其注意期初數(shù)據(jù)數(shù)值錄入是否正確。直接影響以后實驗能否順利完成。當部分數(shù)據(jù)輸入權限被鎖定影響期初數(shù)據(jù)錄入時，進入“系統(tǒng)管理”解鎖。如圖，清楚單據(jù)鎖定。注意事項輸入總賬控制參數(shù)時，注意參數(shù)設置所屬選項卡。Thanks!Thanks!實驗2-總賬管理系統(tǒng)初始設置實驗2-總賬管理系統(tǒng)初始設置目錄概述關鍵概念及實驗要點實驗要求目錄概述教學目的與要求掌握賬務處理的基本概念和基本特征掌握手工環(huán)境下和IT環(huán)境下賬務處理的流程差異理解總賬管理系統(tǒng)初始設置的意義掌握總賬管理系統(tǒng)初始設置的具體內容掌握總賬管理系統(tǒng)初始設置的操作方法教學目的與要求掌握賬務處理的基本概念和基本特征賬務處理的基本概念賬務處理是指從價值管理的視角出發(fā)，主要運用貨幣形式的信息計量，借助于專門的會計核算方法，對各單位（會計主體）的經(jīng)濟業(yè)務進行核算、控制，產(chǎn)生一系列財務信息和其他經(jīng)濟信息，為企業(yè)內部和外部的信息使用者提供服務來創(chuàng)造價值。從信息系統(tǒng)角度看，賬務處理工作是由會計信息系統(tǒng)的子系統(tǒng)-總賬子系統(tǒng)來完成的，總賬子系統(tǒng)的基本功能是通過采集數(shù)據(jù)、加工和存儲數(shù)據(jù)、報告財務信息，實現(xiàn)對企業(yè)經(jīng)營活動進行核算和控制，保證會計信息的真實、準確和有效。賬務處理的基本概念賬務處理是指從價值管理的視角出發(fā)，主要運用投資人債權人管理者政府會計數(shù)據(jù)（賬簿、憑證）經(jīng)濟業(yè)務流程數(shù)據(jù)采集數(shù)據(jù)加工與存儲報告信息原始憑證會計數(shù)據(jù)（賬簿、憑證）經(jīng)濟業(yè)務流程數(shù)據(jù)采集數(shù)據(jù)加工與存儲報賬務處理的基本特征規(guī)范性強復式記賬法三項原則：有借必有貸，借貸必相等；資產(chǎn)=負債+所有者權益；總賬余額/發(fā)生額=其屬下明細帳余額/發(fā)生額之和。綜合性強以貨幣為計量單位，從價值角度綜合反映企業(yè)狀況集成性要求高與其他子系統(tǒng)的高度集成（采集數(shù)據(jù)、交換數(shù)據(jù)）正確性要求高對外輸出，滿足利益相關者信息需求（財務會計）賬務處理的基本特征規(guī)范性強手工環(huán)境下賬務處理的流程手工環(huán)境下賬務處理的流程手工環(huán)境下賬務處理流程會計人員根據(jù)原始憑證或原始憑證匯總表填制記賬憑證。出納根據(jù)收款憑證和付款憑證登記日記賬，即現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬。根據(jù)記賬憑證登記各種明細賬。一般單位根據(jù)業(yè)務量的大小設置各會計崗位，即分別由多個財會人員登記多本明細賬，如一個會計專門登記應收、應付賬款明細賬，一個會計專門登記費用明細賬等?？傎~會計根據(jù)記賬憑證定期匯總編制科目匯總表，根據(jù)科目匯總表登記總分類賬。月末處理。由于總賬、日記賬、明細賬分別由多個財會人員登記，不可避免地存在這樣或那樣的錯誤。因此，每月月末，財會人員要進行結賬，并將日記賬與總賬核對，明細賬與總賬核對，做到賬賬相符。編制報表。月末財會人員根據(jù)日記賬、明細賬、總賬中的數(shù)據(jù)編制會計報表。手工環(huán)境下賬務處理流程會計人員根據(jù)原始憑證或原始憑證匯總表填手工環(huán)境下賬務處理流程的缺陷數(shù)據(jù)大量重復記帳憑證、明細賬、總賬、報表信息提供不及時流程；處理速度準確性差工作強度大手工環(huán)境下賬務處理流程的缺陷數(shù)據(jù)大量重復IT環(huán)境下賬務處理的流程原始憑證審核自動轉帳憑證

臨時憑證編輯輸入庫文件已審核憑證記帳期末處理記帳憑證輸出記帳科目明細銀行往來憑證匯總數(shù)據(jù)未達未達未記帳憑證文件文件文件帳項帳項

及匯總情況

日記帳記帳憑證及輸出輸出輸出明細帳匯總情況輔助核算帳總額、余額

及發(fā)生額表銀行對帳單銀行存款余額調節(jié)表編輯輸入對帳單文件銀行對帳往來核銷數(shù)據(jù)流程圖，即伴隨系統(tǒng)業(yè)務處理過程而發(fā)生的系統(tǒng)數(shù)據(jù)的流轉過程。

IT環(huán)境下賬務處理的流程原始憑證IT環(huán)境下賬務處理的流程分析編輯輸入記賬憑證或機制憑證。其中記賬憑證指手工輸入計算機的會計憑證；機制憑證指由計算機生成的兩種憑證：一種是對于某些具有規(guī)律性、且每月都發(fā)生的期末結轉業(yè)務，由計算機根據(jù)設置自動生成其記賬憑證。另一種是由會計軟件中其他子系統(tǒng)生成的記賬憑證。對輸入的記賬憑證（包括手工輸入的記賬憑證及機制憑證）進行審核。人工控制由計算機自動完成記賬工作。即分別更新記賬憑證文件、科目余額及發(fā)生額文件、部門、項目、往來等輔助文件以及單位銀行對賬單文件，并刪除臨時憑證文件中已記賬的憑證。此外，記賬操作成為對記賬憑證錯誤的修改是否留有痕跡的分界。人工控制由計算機自動完成結賬工作。計算機將自動進行總賬與明細賬的核對、總賬與各種輔助賬的核對，同時結束本月業(yè)務的處理。人工控制由計算機自動進行銀行對賬。銀行對賬是根據(jù)銀行對賬單文件和企業(yè)對賬文件中的銀行業(yè)務進行對賬，同時生成銀行余額調節(jié)表及已達賬和未達賬。在計算機會計賬務系統(tǒng)第一次投入使用時，要對系統(tǒng)進行初始設置，這類似手工的建賬工作。IT環(huán)境下賬務處理的流程分析編輯輸入記賬憑證或機制憑證。其中IT環(huán)境下和手工環(huán)境下賬務處理流程的異同數(shù)據(jù)處理的起點和終點不同在手工環(huán)境下，會計業(yè)務的處理起點為原始會計憑證；在IT環(huán)境下，會計業(yè)務的處理起點可以是記賬憑證、原始憑證或機制憑證。數(shù)據(jù)處理方式不同在手工環(huán)境下，記賬憑證由不同財會人員按照選定的會計核算組織程序分別登記到不同的賬簿中，完成數(shù)據(jù)處理；在IT環(huán)境下，數(shù)據(jù)間的運算與歸集由計算機自動完成。數(shù)據(jù)存儲方式不同手工環(huán)境下，會計數(shù)據(jù)存儲在憑證、日記賬、明細賬等紙張中；IT環(huán)境下，會計數(shù)據(jù)存儲在數(shù)據(jù)庫中，需要時通過查詢或打印機輸出。對賬方式不同在手工環(huán)境下，財會人員定期將總分類賬、日記賬與明細賬中的數(shù)據(jù)進行核對；IT環(huán)境下，總賬子系統(tǒng)采用預先編制好記賬程序自動、準確地完成記賬過程，明細與匯總數(shù)據(jù)同時產(chǎn)生，并核對。會計資料的查詢統(tǒng)計方式不同在手工環(huán)境下，財會人員為編制急需要的數(shù)據(jù)統(tǒng)計表，付出很多勞動;在IT環(huán)境下，財會人員只需要通過查詢功能便能高速完成查詢統(tǒng)計工作。IT環(huán)境下和手工環(huán)境下賬務處理流程的異同數(shù)據(jù)處理的起點和終總賬系統(tǒng)與其他系統(tǒng)間的傳遞關系總賬系統(tǒng)與其他系統(tǒng)間的傳遞關系總賬系統(tǒng)基本功能結構總賬系統(tǒng)基本功能結構目錄概述關鍵概念及實驗要點實驗要求目錄概述初始設置的目的與內容總賬子系統(tǒng)是一個通用性較強的系統(tǒng)，為了使其能夠在各行各業(yè)應用，設計時重點考慮各單位會計核算和財務管理的一般特性。在進行賬務處理之前，首先要根據(jù)本單位的業(yè)務屬性進行具體設置，即將企業(yè)個性化特征的信息保存在相應的數(shù)據(jù)文件中，這種設置工作稱之為初始設置工作。包括設置帳套、人員權限、科目設置、憑證類型設置、余額設置、匯率設置、結算方式設置、其他設置等。初始設置的目的與內容總賬子系統(tǒng)是一個通用性較強的系統(tǒng)，為了使會計科目的編碼為什么需要進行會計科目的編碼？會計科目是對會計業(yè)務具體核算內容進行分類的名稱。會計科目編碼設計是根據(jù)會計制度的規(guī)定及會計科目的設置，按照一個系統(tǒng)的方案確定出各級科目唯一數(shù)字編碼的方法。會計科目編碼在手工操作下一般不使用，但是采用計算機處理會計數(shù)據(jù)時，則需要采用會計科目編碼。會計科目的編碼為什么需要進行會計科目的編碼？會計科目的編碼采用會計科目編碼便于反映會計科目間的邏輯關系保證會計科目的唯一性便于計算機處理和分類節(jié)省存儲空間提高處理速度會計科目的編碼采用會計科目編碼便于反映會計科目間的邏輯關系科目編碼方法與編碼原則方法：.順序編碼位數(shù)編碼分組編碼原則：規(guī)定性原則：遵循財政部規(guī)定的一級編碼制度層次性原則1501 固定資產(chǎn)150101 固定資產(chǎn)——甲車間150101001 固定資產(chǎn)——甲車間——A型機床150101002 固定資產(chǎn)——甲車間——B型機床一致性原則簡短性原則擴展性原則科目編碼方法與編碼原則方法：.科目體系結構：定長定位科目體系結構：4－2－2三級科目最多設計99個二級科目最多設計99個一級科目最多設計9999個定長定位方法科目體系結構：定長定位科目體系結構：4－2－2三級科目最多設科目體系結構：立體科目立體科目方法是指將科目中大量重復的科目從科目體系中分離出來，按照項目進行存儲，并將項目和科目建立動態(tài)鏈接，在滿足優(yōu)化會計科目體系的同時，達到精細核算的目的。科目體系結構：立體科目立體科目方法是指將科目中大量重復的科目三個關鍵文件之一科目文件：序號字段名稱說明1科目編碼如1001，10022科目名稱如現(xiàn)金，應付賬款3科目類型如資產(chǎn)，負債4科目級別一級、二級、三級5上級科目上級科目編碼6是否末級科目“T”表示末級科目，“F”表示非末級科目7輔助核算可以定義部門、項目，與科目進行動態(tài)鏈接8余額方向如借、貸三個關鍵文件之一科目文件：序號字段名稱說明1科目編碼如100三個關鍵文件之二匯總文件：月度存儲/年度存儲序號字段名稱說明1科目編碼如1001，10022余額方向如借、貸3月初余額

4借方發(fā)生額

5貸方發(fā)生額

6本年借方累計

7本年貸方累計

三個關鍵文件之二匯總文件：月度存儲/年度存儲序號字段名稱說明三個關鍵文件之三臨時憑證文件憑證類型憑證號摘要科目代碼借貸標志金額附件錄入審核記賬轉賬0005支出轉利潤3131借2000001張三

轉賬0005支出轉利潤55020191貸1000001張三

轉賬0005支出轉利潤55020192貸500001張三

轉賬0005支出轉利潤55020193貸100001張三

轉賬0005支出轉利潤55020201貸200001張三

轉賬0005支出轉利潤55020202貸100001張三

轉賬0005支出轉利潤55020203貸100001張三

借：本年利潤貸：管理費用－辦公室－辦公費貸：管理費用－辦公室－差旅費貸：管理費用－辦公室－工資貸：管理費用－財務部－辦公費貸：管理費用－財務部－差旅費貸：管理費用－財務部－工資三個關鍵文件之三臨時憑證文件憑證類型憑證號摘要科目代碼借貸標總賬系統(tǒng)初始化系統(tǒng)初始化是指將通用會計軟件設置成專用會計軟件、將手工會計業(yè)務數(shù)據(jù)移植到計算機中等一系列準備工作，是使用財務軟件的基礎。總賬初始設置的內容設置基礎參數(shù)、會計科目、外幣及匯率、憑證類別、結算方式、分類定義、編碼檔案、錄入期初余額及設置操作員明細權限?？傎~系統(tǒng)初始化系統(tǒng)初始化啟動總賬系統(tǒng)使用總賬系統(tǒng)之前，需要先啟動與注冊系統(tǒng)。第一次進入總賬系統(tǒng)時,首先定義建賬向導,可以利用建賬向導完成初步賬套參總賬系統(tǒng)窗口，可通過“設置”菜單中的“選項”進入數(shù)設置。，設置與實際相符的各種參數(shù)。設置總賬系統(tǒng)選項系統(tǒng)啟用后，如果默認賬套參數(shù)與實際需要不符，用戶應根據(jù)實際情況，在建立賬套之前應通過設置“總賬系統(tǒng)選項”正確選擇適合本單位的各種參數(shù)，以達到會計核算和財務管理的目的。在“總賬系統(tǒng)”窗口中，單擊“設置”菜單中的“選項”，打開選項對話框，其中包含“憑證”、“賬簿”、“會計日歷”、“其他”四張選項卡。啟動總賬系統(tǒng)使用總賬系統(tǒng)之前，需要先啟動與注冊系統(tǒng)。總賬系統(tǒng)-設置-選項-憑證制單序時控制：此項和"系統(tǒng)編號"選項聯(lián)用，制單時憑證編號必須按日期順序排列，10月25日編至25號憑證，則10月26日只能開始編制26號憑證，即制單序時，如果有特殊需要可以將其改為不序時制單。支票控制：若選擇此項，在制單時使用銀行科目編制憑證時，系統(tǒng)針對票據(jù)管理的結算方式進行登記，如果錄入支票號在支票登記薄中已存，系統(tǒng)提供登記支票報銷的功能；否則，系統(tǒng)提供登記支票登記簿的功能。赤字控制：若選擇了此項，在制單時，當"資金及往來科目"或"全部科目"的最新余額出現(xiàn)負數(shù)時，系統(tǒng)將予以提示。制單權限控制到科目：要在系統(tǒng)管理的"功能權限"中設置科目權限，再選擇此項，權限設置有效。選擇此項，則在制單時，操作員只能使用具有相應制單權限的科目制單?？傎~系統(tǒng)-設置-選項-憑證制單序時控制：此項和"系統(tǒng)編號"選總賬系統(tǒng)-設置-選項-憑證允許修改、作廢他人填制的憑證：若選擇了此項，在制單時可修改或作廢別人填制的憑證，否則不能修改。制單權限控制到憑證類別：要在系統(tǒng)管理的"功能權限"中設置憑證類別權限，再選擇此項，權限設置有效。選擇此項，則在制單時，只顯示此操作員有權限的憑證類別。同時在憑證類別參照中按人員的權限過濾出有權限的憑證類別。操作員進行金額權限控制：選擇此項，可以對不同級別的人員進行金額大小的控制，例如財務主管可以對10萬元以上的經(jīng)濟業(yè)務制單，一般財務人員只能對5萬元以下的經(jīng)濟業(yè)務制單，這樣可以減少由于不必要的責任事故帶來的經(jīng)濟損失。如為外部憑證或常用憑證調用生成，則處理與預算處理相同，不做金額控制。超出預算允許保存：選擇"預算控制"選項后此項才起作用，從財務分析系統(tǒng)取預算數(shù)，如果制單輸入分錄時超過預算也可以保存超預算分錄，否則不予保存?？傎~系統(tǒng)-設置-選項-憑證允許修改、作廢他人填制的憑證：若選總賬系統(tǒng)-設置-選項-憑證可以使用應收受控科目：若科目為應收款系統(tǒng)的受控科目，為了防止重復制單，只允許應收系統(tǒng)使用此科目進行制單，總賬系統(tǒng)是不能使用此科目制單的。所以如果您希望在總賬系統(tǒng)中也能使用這些科目填制憑證，則應選擇此項。可以使用應付受控科目：若科目為應付款系統(tǒng)的受控科目，為了防止重復制單，只允許應付系統(tǒng)使用此科目進行制單，總賬系統(tǒng)是不能使用此科目制單的。所以如果您希望在總賬系統(tǒng)中也能使用這些科目填制憑證，則應選擇此項。可以使用存貨受控科目：若科目為存貨核算系統(tǒng)的受控科目，為了防止重復制單，只允許存貨核算系統(tǒng)使用此科目進行制單，總賬系統(tǒng)是不能使用此科目制單的。所以如果您希望在總賬系統(tǒng)中也能使用這些科目填制憑證，則應選擇此項。

總賬系統(tǒng)-設置-選項-憑證可以使用應收受控科目：若科目為應收總賬系統(tǒng)-設置-選項-憑證外幣核算如果您的企業(yè)有外幣業(yè)務，則應選擇相應的匯率方式──固定匯率、浮動匯率。"固定匯率"即在制單時，一個月只按一個固定的匯率折算本位幣金額。"浮動匯率"即在制單時，按當日匯率折算本位幣金額。憑證編號方式系統(tǒng)在"填制憑證"功能中一般按照憑證類別按月自動編制憑證編號，即"系統(tǒng)編號"；但有的企業(yè)需要系統(tǒng)允許在制單時手工錄入憑證編號，即"手工編號"。預算控制該選項從財務分析系統(tǒng)取數(shù)，選擇該項，則制單時，當某一科目下的實際發(fā)生數(shù)導致多個科目及輔助項的發(fā)生數(shù)及余額總數(shù)超過預算數(shù)與報警數(shù)的差額，則報警。注意報警只針對總賬的憑證。總賬系統(tǒng)-設置-選項-憑證外幣核算總賬系統(tǒng)-設置-選項-憑證憑證控制權限設置：如只允許某操作員審核其本部門操作員填制的憑證，則應選擇"憑證審核控制到操作員"；若要求現(xiàn)金、銀行科目憑證必須由出納人員核對簽字后才能記賬，則選擇"出納憑證必須經(jīng)由出納簽字"；如要求所有憑證必須由主管簽字后才能記賬，則選擇"憑證必須經(jīng)主管簽字"；如允許操作員查詢他人憑證，則選擇"可查詢他人憑證"。自動填補憑證斷號：如果選擇憑證編號方式為系統(tǒng)編號，則在新增憑證時，系統(tǒng)按憑證類別自動查詢本月的第一個斷號默認為本次新增憑證的憑證號。如無斷號則為新號，與原編號規(guī)則一致?，F(xiàn)金流量科目必錄現(xiàn)金流量項目：選擇此項后，在錄入憑證時如果使用現(xiàn)金流量科目則必須輸入現(xiàn)金流量項目及金額?？傎~系統(tǒng)-設置-選項-憑證憑證控制總賬系統(tǒng)-設置-選項-會計日歷總賬系統(tǒng)的啟用日期不能在系統(tǒng)的啟用日期之前。已錄入?yún)R率后不能修改總賬啟用日期?？傎~中已錄入期初余額(包括輔助期初)則不能修改總賬啟用日期?？傎~中已制單的月份不能修改總賬的啟用日期，其他系統(tǒng)中已制單的月份不能修改總賬的啟用日期。第二年進入系統(tǒng)，不能修改總賬的啟用日期?？傎~系統(tǒng)-設置-選項-會計日歷總賬系統(tǒng)的啟用日期不能在系統(tǒng)的會計科目增加會計科目如果用戶在建立賬套時選擇預置標準會計科目，則在此只需對不同的會計科目進行修改，對缺少的會計科目進行增加處理即可。否則則需根據(jù)自身的需要自行設置全部會計科目。增加明細科目時，系統(tǒng)默認其類型與上級科目保持一致。已經(jīng)使用過的末級會計科目不能再增加下級科目。非末級會計科目不能再修改科目編碼。修改會計科目如果要對已經(jīng)設置完成的會計科目的名稱、編碼及輔助項目等內容進行修改，應在會計科目未使用之前在會計科目的修改功能中完成。已經(jīng)使用過的末級會計科目不能再修改科目編碼。已有數(shù)據(jù)的會計科目，應先將該科目及其下級科目余額清零后再修改。會計科目增加會計科目會計科目刪除會計科目如果某些會計科目目前暫時不需用或者不適合企業(yè)科目體系的特點，可以在未使用之前將其刪除。刪除科目后不能被自動恢復，但可通過增加功能來完成。非末級科目不能刪除。已有數(shù)據(jù)的會計科目,應先將該科目及下級科目余額清零后再刪除被指定為現(xiàn)金銀行科目的會計科目不能刪除。如想刪除，必須先取消指定。指定會計科目指定會計科目是指定出納的專管科目。系統(tǒng)中只有指定科目后，才能執(zhí)行出納簽字，從而實現(xiàn)現(xiàn)金、銀行存款管理的保密性，才能查看現(xiàn)金、銀行存款日記賬?，F(xiàn)金科目要設為日記賬。