電子郵件禮儀信息技術中心2009年2月電子郵件禮儀

據統(tǒng)計，如今互聯網每天傳送的電子郵件已達數百億封，但有一半是垃圾郵件或不必要的?！霸谏虅战煌幸鹬匾粋€人，首先就要懂得替他節(jié)省時間”，電子郵件禮儀的一個重要方面就是節(jié)省他人時間，只把有價值的信息提供給需要的人。

你作為發(fā)信人寫每封Email的時候，要想到收信人會怎樣看這封Email，時刻站在對方立場考慮，將心比心。同時勿對別人之回答過度期望，當然更不應對別人之回答不屑一顧。

郵件標題

稱呼與問候

郵件正文

郵件附件

語言選擇與漢字編碼

結尾署名

使用技巧電子郵件禮儀郵件主題主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領，使用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內容并判斷其重要性。注意以下幾點：一定不要空白標題，這是最失禮的標題要簡短，不宜冗長，不要讓outlook用…才能顯示完你的標題標題要能真反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如“王先生收”一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內談及多件事情，以便于日后整理可適當用使用大寫字母或特殊字符（如“*!”等）來突出標題，引起收件人注意，但應適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼?；貜蛯Ψ洁]件時，可以根據回復內容需要更改標題，不要RERE一大串。稱呼與問候

俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好處的，即便郵件中有些地方表達欠妥，對方也能平靜的看待。注意以下兩點：恰當地稱呼收件者，拿捏尺度

郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應；在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“x經理”；如果不清楚職務，則應按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個“Dearxxx”，顯得很熟絡。

Email開頭結尾最好要有問候語

最簡單的開頭寫一個“HI”，中文的寫個”你好”；結尾常見的寫個BestRegards，中文的寫個”祝您順利”之類的也就可以了。郵件正文（1）

正文是郵件最重要的部分，注意以下幾點：Email正文要簡明扼要，行文通順

Email正文應簡明扼要的說清楚事情；如果具體內容確實很多，正文應只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。正文行文應通順，多用簡單詞匯和短句，準確清晰的表達，不要出現讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學唐僧。注意Email的論述語氣

根據收件人與自己的熟絡程度、等級關系；郵件是對內還是對外性質的不同，選擇恰當的語氣進行論述，以免引起對方不適。尊重對方，請、謝謝之類的語句要經常出現。電子郵件可輕易地轉給他人，因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀?！班]件門”就是深刻的教訓！郵件正文（2）Email的正文應多用1234之類的列表，將事情說明清楚如果事情復雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。一次郵件交待完整信息

最好在一次郵件中把相關信息全部說清楚，說準確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。

盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查

這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現。如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能打開;如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。在郵件發(fā)送之前，務必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。郵件正文（3）合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述

對于很多帶有技術介紹或討論性質的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚你的體貼。不要動不動使用:)之類的笑臉字符

在商務信函里面使用:)之類的笑臉字符會顯得比較輕佻，BusinessEmail不是情書，所以:)之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強調出一定的輕松氣氛的場合。

郵件附件附件是郵件的一個重要組成部分，注意以下幾點：如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件附件文件應按有意義的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時附件數目不宜超過4個，數目較多時應打包壓縮成一個文件如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用如果附件過大（不宜超過2MB），應分割成幾個小文件分別發(fā)送語言的選擇和漢字編碼

在語言的選擇和漢字編碼方面，注意以下幾點：只在必要的時候才使用英文郵件。英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應該使用英文郵件交流；如果收件人是其他國家和地區(qū)的華人，也應采用英文交流，由于存在中文編碼的問題，你的中文郵件在其他地區(qū)可能顯示成為亂碼天書。尊重對方的習慣，不主動發(fā)起英文郵件。如果對方與你的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他；如果對方發(fā)英文郵件給你，也不要老土的用中文回復。對于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文你很難保證你的英文表達水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。選擇便于閱度的字號和字體

中文老實點用宋體或新宋體，英文就用Verdana或Arial字型，字號用五號或10號字即可。這是經研究證明最適合在線閱度的字號和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務郵件。結尾署署名每封郵郵件在在結尾尾都應應簽名名，這這樣對對方可可以清清楚的的知道道發(fā)件件人信信息。。雖然然你的的朋友友可能能從發(fā)發(fā)件人人中認認出你你，但但不要要為你你的朋朋友設設計這這樣的的工作作。簽名信信息不不宜過過多電子郵郵件消消息末末尾加加上簽簽名檔檔是必必要的的。簽簽名檔檔可包包括姓姓名、、職務務、公公司、、電話話、傳傳真、、地址址等信信息，，但信信息不不宜行行數過過多，，一般般不超超過4行。你你只需需將一一些必必要信信息放放在上上面，，對方方如果果需要要更詳詳細的的信息息，自自然會會與你你聯系系。引用一一個短短語作作為你你的簽簽名的的一部部分是是可行行的，，比如如你的的座右右銘，，或公公司的的宣傳傳口號號。但但是要要分清清收件件人對對象與與場合合，切切記一一定要要得體體。不要只只用一一個簽簽名檔檔對內、、對私私、對對熟悉悉的客客戶等等群體體的郵郵件往往來，，簽名名檔應應該進進行簡簡化。。過于于正式式的簽簽名檔檔會讓讓與對對方顯顯得疏疏遠。。你可可以在在OUTLOOK中設置置多個個簽名名檔，，靈活活調用用。簽名檔檔文字字應選選擇與與正文文文字字匹配配，簡簡體、、繁體體或英英文，，以免免成出出現亂亂碼。。字號號一般般應選選擇比比正文文字體體小一一些。。使用技技巧（（1）及時回回復Email收到他他人的的重要要電子子郵件件后，，即刻刻回復復對方方一下下，往往往還還是必必不可可少的的,這是對對他人人的尊尊重，，理想想的回回復時時間是是2小時內內，特特別是是對一一些緊緊急重重要的的郵件件。對每一一份郵郵件都都立即即處理理是很很占用用時間間的，，對于于一些些優(yōu)先先級低低的郵郵件可可集中中在一一特定定時間間處理理，但但一般般不要要超過過24小時。。如果事事情復復雜，，你無無法及及時確確切回回復，，那至至少應應該及及時的的回復復說””收到到了，，我們們正在在處理理，一一旦有有結果果就會會及時時回復復，云云云””。不不要讓讓對方方苦苦苦等待待，記記?。海杭皶r時作出出響應應，哪哪怕只只是確確認一一下收收到了了。如果你你正在在出差差或休休假，，應該該設定定自動動回復復功能能，提提示發(fā)發(fā)件人人，以以免影影響工工作進行針針對性性回復復當回件件答復復問題題的時時候，，最好好把相相關的的問題題抄到到回件件中，，然后后附上上答案案。不不要用用簡單單的，，那樣樣太生生硬了了，應應該進進行必必要的的闡述述，讓讓對方方一次次性理理解，，避免免再反反復交交流，，浪費費資源源?；貜筒坏玫蒙儆?0個字對方給你你發(fā)來一一大段郵郵件，你你確只回回復“是是的”、、“對””、“謝謝謝”、、“已知知道”等等字眼，，這是非非常不禮禮貌的。。怎么著著也要湊湊夠10個字，顯顯示出你你的尊重重。使用技巧巧（2）不要就同同一問題題多次回回復討論論如果收發(fā)發(fā)雙方就就同一問問題的交交流回復復超過3次，這只只能說明明交流不不暢，說說不清楚楚。此時時應采用用電話溝溝通等其其他方式式進行交交流后再再做判斷斷。電子子郵件有有時并不不是最好好的交流流方式。。對于較為為復雜的的問題，，多個收收件人頻頻繁回復復，發(fā)表表看法，，把郵件件越RE越高，這這將導致致郵件過過于冗長長笨拙而而不可閱閱讀。此此時應即即是對之之前討論論的結果果進行小小結，刪刪減瘦身身，突出出有用信信息。要區(qū)分Reply和ReplyAll如果只需需要單獨獨一個人人知道的的事，單單獨回復復給他一一個人就就行了如果你對對發(fā)件人人提出的的要求作作出結論論響應，，應該replayall，讓大家家都知道道；不要要讓對方方幫你完完成這件件事情。。如果你對對發(fā)件人人的提出出的問題題不清楚楚，或有有不同的的意見，，應該與與發(fā)件人人單獨溝溝通，不不要當著著所有人人的面，，不停的的RE來RE去，與發(fā)發(fā)件人討討論。你你們討論論好了再再告訴大大家。不要向上上司頻繁繁發(fā)送沒沒有確定定結果的的郵件。。主動控制制郵件的的來往為避免無無謂的回回復，浪浪費資源源，可在在文中指指定部分分收件人人給出回回復，或或在文末末添上以以下語句句：“全全部辦妥妥”、““無需行行動”、、“僅供供參考，，無需回回復”。。使用技巧巧（3）TO，CC中的各收收件人的的排列應應遵循一一定的規(guī)規(guī)則。比如按部部門排列列；按職職位等級級從高到到低或從從低到高高都可以以。適當當的規(guī)則則有助于于提升你你的形象象。轉發(fā)郵件件要突出出信息在你轉發(fā)發(fā)消息之之前，首首先確保保所有收收件人需需要此消消息。除除此之外外，轉發(fā)發(fā)敏感或或者機密密信息要要小心謹謹慎，不不要把內內部消息息轉發(fā)給給外部人人員或者者未經授授權的接接收人。。如果有需需要還應應對轉發(fā)發(fā)郵件的的內容進進行修改改和整理理，以突突出信息息。不要要將RE了幾十層層的郵件件發(fā)給他他人，讓讓人摸不不著頭腦腦。只給需要要信息的的人發(fā)送送郵件，，不要占占用他人人的資源源記?。褐话l(fā)有必必要的郵郵件，認認真發(fā)郵郵件！謝謝！thanks9、靜夜四無鄰鄰，荒居舊業(yè)業(yè)貧。。12月-2212月-22Sunday,December25,202210、雨中黃葉樹樹，燈下白頭頭人。。14:42:2514:42:2514:4212/25/20222:42:25PM11、以我我獨沈沈久，，愧君君相見見頻。。。12月月-2214:42:2514:42Dec-2225-Dec-2212、故人人江海海別，，幾度度隔山山川。。。14:42:2514:42:2514:42Sunday,December25,202213、乍見見翻疑疑夢，，相悲悲各問問年。。。12月月-2212月月-2214:42:2514:42:25December25,202214、他鄉(xiāng)生白白發(fā)，舊國國見青山。。。25十二二月20222:42:25下下午14:42:2512月-2215、比不了得得就不比，，得不到的的就不要。。。。十二月222:42下下午12月-2214:42December25,202216、行動出成成果，工作作出財富。。。2022/12/2514:42:2514:42:2525December202217、做前，能能夠環(huán)視四四周；做時時，你只能能或者最好好沿著以腳腳為起點的的射線向前前。。2:42:25下下午2:42下下午14:42:2512月-229、沒有失失敗，只只有暫時時停止成成功！。。12月-2212月-22Sunday,December25,202210、很多事事情努力力了未必必有結果果，但是是不努力力卻什么么改變也也沒有。。。14:42:2514:42:2514:4212/25/20222:42:25PM11、成功就就是日復復一日那那一點點點小小努努力的積積累。。。12月-2214:42:2514:42Dec-2225-Dec-2212、世間成事，，不求其絕對對圓滿，留一一份不足，可可得無限完美美。。14:42:2514:42:2514:42Sunday,December25,202213、不知香積寺寺，數里入云云峰。。12月-2212月-2214:42:2514:42:25December25,202214、意志堅強的的人能把世界界放在手中像像泥塊一樣任任意揉捏。25十二月月20222:42:25下午14:42:2512月-2215、楚塞三湘湘接，荊門門九派通。。。。十二月222:42下下午12月-2214:42December25,202216、少年十五五二十時，，步行奪得得胡馬騎。。。2022/12/2514:42:2514:42:2525December202217、空山新雨雨后，天氣氣晚來秋。。。2:42:25下下午2:42下下午14:42:2512月-229、楊柳散和和風，青山山澹吾慮。。。12月-2212月-22Sunday,December25,202210、閱讀一切切好書如同同和過去最最杰出的人人談話。14:42:2514:42:2514:4212/25/20222:42:25PM11、越越是是沒沒有有本本領領的的就就越越加加自自命命不不凡凡。。12月月-2214: