企業(yè)職工檔案管理培訓(xùn)

主講人:劉恒謙企業(yè)職工檔案管理培訓(xùn)主講人:劉恒謙1有關(guān)法律法規(guī)中組部《干部檔案整理工作細(xì)則》（1991.3.29）中組部、國(guó)家檔案局《干部檔案工作條例》(組通字【1991】13號(hào)，1990年修訂）勞動(dòng)部、國(guó)家檔案局《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》（勞力字【1992】33號(hào)，1992.6.9）組織部、人事部《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》（1996.12.2）河北省勞動(dòng)和社會(huì)保障廳《關(guān)于加強(qiáng)企業(yè)職工檔案管理工作的通知》（冀勞社【2000】57號(hào)，2000.10.30.）國(guó)家檔案局、國(guó)家經(jīng)貿(mào)委、國(guó)家計(jì)委《企業(yè)檔案管理規(guī)定》（檔發(fā)【2002】5號(hào)，2002.10.20）河北省勞動(dòng)和社會(huì)保障廳關(guān)于啟用《職工檔案保管許可證》的通知（冀勞社辦字【2002】24號(hào)，2002.10.21）石家莊市勞動(dòng)和社會(huì)保障局關(guān)于印發(fā)《石家莊市企業(yè)職工檔案管理工作細(xì)則》的通知（市勞社【2003】25號(hào)，2003.3.24）（P1-3、一、1）有關(guān)法律法規(guī)中組部《干部檔案整理工作細(xì)則》（1991.3.22檔案的含義職工檔案是企業(yè)勞動(dòng)、人事組織等部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況下的文件資料。是歷史地、全面地考察職工的依據(jù)，是國(guó)家檔案的組成部分。（一、2、3、4）檔案的含義職工檔案是企業(yè)勞動(dòng)、人事組織等部門在招用、調(diào)3檔案的意義是對(duì)個(gè)人從上學(xué)到工作期間各種經(jīng)歷和表現(xiàn)的連續(xù)記錄；是個(gè)人所受獎(jiǎng)勵(lì)和處分的客觀記載；是用人單位考察和提拔人員的依據(jù)；是入黨、入團(tuán)、升學(xué)、提干、入伍、調(diào)動(dòng)、進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位、出國(guó)政審等的考察依據(jù)；目前人事檔案向記錄考核業(yè)績(jī)和記錄誠(chéng)信方向發(fā)展，個(gè)人工作業(yè)績(jī)和誠(chéng)信將體現(xiàn)在人事檔案中；是目前享受養(yǎng)老、失業(yè)、醫(yī)療保險(xiǎn)的依據(jù)和條件。

檔案的意義是對(duì)個(gè)人從上學(xué)到工作期間各種經(jīng)歷和表現(xiàn)的連續(xù)記錄；4企業(yè)檔案管理部門的職責(zé)保管職工檔案收集、鑒別和整理職工檔案材料辦理職工檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù)登記職工工作崗位、工資變動(dòng)情況為有關(guān)部門提供職工情況做好職工檔案的安全、保密、保護(hù)工作定期向企業(yè)檔案室移交檔案辦理其它有關(guān)事項(xiàng)（二、5、6、7）企業(yè)檔案管理部門的職責(zé)保管職工檔案5企業(yè)職工檔案分類和內(nèi)容我們現(xiàn)在見到的檔案分類有兩種情況：（1）分十類（2）分六類企業(yè)一般情況下分六類（三、9）企業(yè)職工檔案分類和內(nèi)容我們現(xiàn)在見到的檔案分類有兩種情況：6檔案內(nèi)容和分類（十類）第一類：招用職工備案登記表（大、中、專和技校報(bào)到通知書或人事部門招干、聘干登記表，復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)報(bào)到通知書）第二類：與企業(yè)行政方簽訂的勞動(dòng)合同書第三類：轉(zhuǎn)正、定級(jí)及升級(jí)工資表第四類：履歷、鑒定、考核、考察材料第五類：評(píng)定崗位技能和學(xué)歷材料（包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)籍、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績(jī)表和評(píng)定技能的考核成績(jī)、審批等材料）第六類：政審材料，參加中國(guó)共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料第七類：獎(jiǎng)勵(lì)材料第八類：處分材料第九類：調(diào)動(dòng)、保險(xiǎn)福利待遇、出國(guó)、退休、退職等材料第十類：其他可供組織參考的材料檔案內(nèi)容和分類（十類）第一類：招用職工備案登記表（大、中、專7檔案內(nèi)容和分類（六類）第一類：就業(yè)調(diào)轉(zhuǎn)、履歷和勞動(dòng)合同

1、招工通知單、職業(yè)介紹信和招工審批表2、臨時(shí)工轉(zhuǎn)正審批表，工人轉(zhuǎn)制審批表3、入伍通知書，軍人登記表和分配工作介紹信4、各類學(xué)校畢業(yè)生分配（就業(yè)）工作通知書5、職工商調(diào)審批表6、履歷表、登記表7、勞動(dòng)合同檔案內(nèi)容和分類（六類）第一類：就業(yè)調(diào)轉(zhuǎn)、履歷和勞動(dòng)合同8檔案內(nèi)容和分類（六類）第二類工資、工齡

1、轉(zhuǎn)正定級(jí)審批表2、升級(jí)晉級(jí)審批表3、工資變動(dòng)審批表4、勞?？ㄆ肮g審批表

檔案內(nèi)容和分類（六類）第二類工資、工齡9檔案內(nèi)容和分類（六類）第三類文化、技術(shù)、考核

1、各類學(xué)校學(xué)籍表、成績(jī)單2、技術(shù)工種工考及等級(jí)評(píng)定表3、各種培訓(xùn)及繼續(xù)教育登記4、考核表5、職稱評(píng)審表檔案內(nèi)容和分類（六類）第三類文化、技術(shù)、考核10檔案內(nèi)容和分類（六類）第四類政治歷史

1、政治歷史審查結(jié)論材料2、本人自傳3、入黨、入團(tuán)志愿書、申請(qǐng)書4、預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正材料5、整黨、整團(tuán)材料6、黨團(tuán)員登記表7、退黨、退團(tuán)材料檔案內(nèi)容和分類（六類）第四類政治歷史11檔案內(nèi)容和分類（六類）第五類獎(jiǎng)懲

1、年度各級(jí)組織授予的先進(jìn)、光榮稱號(hào)材料2、受各種行政、黨內(nèi)的處分及本人檢討、檢查材料

檔案內(nèi)容和分類（六類）第五類獎(jiǎng)懲12檔案內(nèi)容和分類（六類）第六類其它

以上五類沒包括的而且又有使用和參考價(jià)值的材料：

1、知識(shí)青年上山下鄉(xiāng)登記表及留城返城材料2、計(jì)劃生育、獨(dú)生子女材料3、醫(yī)療鑒定、病傷、工傷處理材料4、工會(huì)材料5、其他檔案內(nèi)容和分類（六類）第六類其它13檔案保管及注意事項(xiàng)職工檔案應(yīng)由勞動(dòng)保障行政部門批準(zhǔn)的有勞動(dòng)人事權(quán)限的企業(yè)勞資部門負(fù)責(zé)管理，沒有職工檔案保管權(quán)的各類企業(yè)可由縣級(jí)以上勞動(dòng)保障部門的行政機(jī)構(gòu)或職業(yè)介紹機(jī)構(gòu)代理保管承擔(dān)企業(yè)職工檔案代理管理的職業(yè)介紹機(jī)構(gòu)須具備檔案保管的硬件條件與安全措施，配備專職檔案保管人員，并經(jīng)檢查驗(yàn)收合格后，由同級(jí)勞動(dòng)保障行政主管部門認(rèn)定，發(fā)給《職工檔案保管許可證》(四、10)檔案保管及注意事項(xiàng)職工檔案應(yīng)由勞動(dòng)保障行政部門批準(zhǔn)的有勞動(dòng)14檔案保管及注意事項(xiàng)企業(yè)職工檔案材料統(tǒng)一使用16開規(guī)格辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復(fù)寫紙書寫檔案卷皮、目錄和檔案袋的格式、規(guī)格實(shí)行統(tǒng)一的制作標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)禁任何人私拿個(gè)人檔案，嚴(yán)禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營(yíng)私舞弊。檔案保管及注意事項(xiàng)企業(yè)職工檔案材料統(tǒng)一使用16開規(guī)格辦公用紙15檔案材料的鑒別檔案材料的鑒別是檔案管理部門對(duì)收集起來準(zhǔn)備歸檔的材料進(jìn)行審查，甄別材料的真?zhèn)?，判定材料的保存價(jià)值，確定其是否歸入檔案的工作。必須根據(jù)有關(guān)文件的精神，嚴(yán)肅認(rèn)真地進(jìn)行。鑒別工作應(yīng)堅(jiān)持歷史唯物主義和辯證唯物主義的觀點(diǎn)，具體問題具體分析，根據(jù)形成材料的歷史條件、材料的主要內(nèi)容、用途及其保存價(jià)值，確定材料是否歸入檔案。檔案材料的鑒別檔案材料的鑒別是檔案管理部門對(duì)收集起來準(zhǔn)備歸檔16鑒別歸檔材料的具體做法判斷材料是否屬于應(yīng)歸入檔案的內(nèi)容。審查材料是否齊全、完整。審查材料是否手續(xù)完備。查看是否涉及政治歷史問題。審查檔案中是否有缺失的材料。鑒別歸檔材料的具體做法判斷材料是否屬于應(yīng)歸入檔案的內(nèi)容。17檔案材料整理技術(shù)為了便于裝訂、保管和利用，延長(zhǎng)檔案材料的壽命，對(duì)一些紙張不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料，應(yīng)進(jìn)行技術(shù)加工。其主要方法：1、拆除檔案材料上的大頭針、曲別針、訂書釘?shù)冉饘倨?，以防止氧化銹毀材料；2、對(duì)已破損、卷角、折皺的材料，進(jìn)行裱糊。裱糊時(shí)注意不要損壞原件的字跡和印章；3、對(duì)小于16開規(guī)格或紙質(zhì)次的檔案材料，應(yīng)粘在襯紙上，紙張過小而頁(yè)數(shù)多的材料，應(yīng)將每頁(yè)攤開粘在襯紙上；4、對(duì)超出16開規(guī)格的檔案材料，在不影響材料的完整和不損傷字跡的條件下，可以酌情進(jìn)行剪裁；不能剪裁的材料，須進(jìn)行折疊。折疊時(shí)，要根據(jù)材料的具體情況，采用橫折疊、堅(jiān)折疊、橫堅(jiān)交叉或梯形折疊等辦法。折疊后的檔案材料，要保持整個(gè)案卷的平整，文字、照片不得損壞，便于展開閱讀(四、12)檔案材料整理技術(shù)為了便于裝訂、保管和利用，延長(zhǎng)檔案材料的壽命185、裝訂邊過窄或裝訂眼過多、眼距不標(biāo)準(zhǔn)、破損未空出裝訂線的檔案材料，須進(jìn)行加邊。打眼裝訂，不得壓字和損傷材料內(nèi)容；6、一份材料未裝訂在一起的。要縫在一起并加裝訂邊；7、一般不要把一類幾份材料縫在一起；8、材料右上角原有的類號(hào)、順序號(hào)、頁(yè)碼等要做處理。鉛筆寫的要擦掉；9、裱糊用的襯紙，必須采用韌性較好的白紙，襯紙的大小要與檔案目錄紙相一致；10、裱糊可采取縫紉或化學(xué)膠水、漿糊粘貼的辦法，膠水和漿糊必須能防蟲蛀，、防腐蝕，裱糊時(shí)要防止折、皺，裱糊后的檔案材料要壓平晾干、不得在陽(yáng)光下曝曬或使用高溫燙烤；11、裱糊方法可采用單面裱糊、夾面裱糊、開窗裱糊、魚鱗或梯形托裱、膠紙粘貼等。5、裝訂邊過窄或裝訂眼過多、眼距不標(biāo)準(zhǔn)、破損未空出裝訂線的檔19檔案材料編目書寫規(guī)定每卷檔案必須有詳細(xì)的檔案材料目錄，目錄是查閱檔案內(nèi)容的索引，要認(rèn)真進(jìn)行編寫。具體要求：目錄格式檔案材料編目書寫規(guī)定每卷檔案必須有詳細(xì)的檔案材料目錄，目錄201、按照類別排列順序及檔案材料目錄格式，逐份逐項(xiàng)地進(jìn)行填寫，每類（每項(xiàng)）目錄之后，須留出適量的空格，供補(bǔ)充檔案材料時(shí)使用。類號(hào)用漢字碼，順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字（每類每項(xiàng)目錄上的類號(hào)和順序號(hào)要與材料上的類號(hào)、順序號(hào)相一致）。2、根據(jù)材料題目填寫“材料名稱”。無題目的材料，應(yīng)擬定題目。證明材料寫明何人證明的材料。材料的題目過長(zhǎng)，不允許換行，可適當(dāng)簡(jiǎn)化。擬寫或簡(jiǎn)化題目必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點(diǎn)。凡原材料題目不符合實(shí)際內(nèi)容的，須另行擬定題目或在目錄上加以注明。填寫目錄不得以點(diǎn)代字。3、材料形成時(shí)間。材料形成時(shí)間。材料形成時(shí)間要填清年、月、日，沒有時(shí)間的要盡量查明。一份材料有幾個(gè)時(shí)間的，本人填寫的材料以本人簽字為準(zhǔn)；經(jīng)組織審查或整理的材料以最后的批準(zhǔn)時(shí)間為準(zhǔn)；復(fù)制的檔案材料，采用原材料的形成時(shí)間。4、填寫材料份數(shù)。以每份完整的材料為一份（包括附件），除有原件附復(fù)制的材料填寫兩份外，其它一律填一份。5、填寫材料頁(yè)數(shù)。材料頁(yè)數(shù)的計(jì)算，采用圖書編頁(yè)法，每面為一頁(yè)，印在頁(yè)碼的材料、表格，應(yīng)如數(shù)填寫；無頁(yè)碼標(biāo)記的材料，每單面為一頁(yè)，封面封底不計(jì)算頁(yè)數(shù)（需用鉛筆在材料的下角注上頁(yè)碼），空白紙可剔除。6、書寫目錄工整、正確、清楚、美觀，不得使用圓珠筆、鉛筆，紅色及純藍(lán)墨水書寫目錄，也不準(zhǔn)色抹、涂改、粘貼目錄。目錄填寫后，要檢查核對(duì)，做到準(zhǔn)確無誤。人事檔案6大類材料整理課件21檔案裝訂入庫(kù)規(guī)定每份檔案材料，必須裝訂成卷。裝訂后的檔案，目錄一律放在卷首（干部職務(wù)變動(dòng)登記表、工資變動(dòng)情況登記表放目錄之后，此表不填寫目錄），材料排列順序要與目錄相符；卷面整潔，全卷整齊、平坦，裝訂結(jié)實(shí)實(shí)用。具體做法：檔案裝訂入庫(kù)規(guī)定每份檔案材料，必須裝訂成卷。裝訂后的檔案，221、與材料核對(duì)無誤；2、把全卷材料齊。材料條件好的應(yīng)做到加邊整齊，條件較差的左、右、下邊也要整齊。裝訂后，卷內(nèi)材料不準(zhǔn)超出卷皮；不準(zhǔn)用刀切邊，以防切掉文字；3、材料一律正裝。即：橫寫的材料名稱在上；堅(jiān)寫的材料名稱在右；4、檔案

類材料過多的，可單獨(dú)裝訂成卷。每卷都要按類別內(nèi)容填寫目錄，并在第一卷目錄中注明“

類另裝成卷”；5、檔案卷皮須書寫檔案人的姓名、籍貫、檔案號(hào)。書寫姓名不得用同音字或不規(guī)范的簡(jiǎn)化字代替；6、檔案整理裝訂成卷后，必須進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的檢查、經(jīng)驗(yàn)收合格后，方能入庫(kù)；7、檔案一般每?jī)赡暾硪淮巍?、與材料核對(duì)無誤；23知識(shí)點(diǎn)檔案卷皮(卷面、卷底）

長(zhǎng)27.4厘米、寬20.5厘米;左邊設(shè)三個(gè)裝訂眼,眼距(自眼中心算起)8.3厘米;線眼中心距左側(cè)邊沿1.5厘米,上下線眼中心距上、下邊沿均為5.4厘米卷皮顏色：應(yīng)采用淺色，淺黃、乳黃色，卷面上的字一律用正紅色。卷面上應(yīng)有：企業(yè)職工檔案楷體72磅字與上邊沿7厘米姓名大一號(hào)宋體字與下邊沿5.5厘米卷面里頁(yè)印注意事項(xiàng)：（1）注意保密，不得遺失，不得讓無關(guān)人員翻閱（2）愛護(hù)檔案，不要涂抹、勾畫及亂加批注（3）卷面與材料不得拆散，不得隨意增加或抽出材料（四、13、14）知識(shí)點(diǎn)檔案卷皮(卷面、卷底）24知識(shí)點(diǎn):檔案袋規(guī)格：長(zhǎng)30厘米寬23厘米厚2.5厘米材料：較好牛皮紙袋面項(xiàng)目：“企業(yè)職業(yè)檔案袋”、“姓名”、“制作單位”。字體和字的顏色與檔案卷面同?！皢挝弧痹凇靶彰毕逻?。知識(shí)點(diǎn):檔案袋25檔案室管理規(guī)定

職工檔案管理部門必須建立堅(jiān)固的防火、防潮的專用檔案庫(kù)房，配置鐵質(zhì)的檔案柜，庫(kù)房面積每千卷不少于20-50平方米，庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備庫(kù)房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施和安全措施應(yīng)經(jīng)常檢查，保持庫(kù)房的清潔和庫(kù)內(nèi)適宜的溫、濕度（溫度14。C--24。C，相對(duì)濕度45-65%，庫(kù)內(nèi)不準(zhǔn)存放無關(guān)物品）無關(guān)人員不得進(jìn)入檔案庫(kù)，庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙，不得明火進(jìn)入庫(kù)房職工檔案管理部門，應(yīng)設(shè)置專門的檔案查閱室和檔案管理人員辦公室。檔案庫(kù)房、閱檔室、檔案人員辦公室應(yīng)三室分開。不得在庫(kù)房中閱檔或辦公保管職工檔案，應(yīng)建立登記和統(tǒng)計(jì)制度，每年全面檢查核對(duì)一次檔案，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。如發(fā)生失火、被盜、霉變、蟲蛀等問題，追究有關(guān)人員的責(zé)任研究和改進(jìn)檔案保管方法和保護(hù)技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化。檔案室管理規(guī)定26檔案室八項(xiàng)管理制度檔案室必須建立健全八項(xiàng)制度，檔案轉(zhuǎn)遞、庫(kù)房管理、查借閱管理、安全保密管理、人員職責(zé)等制度，并需規(guī)范管理，制度上墻明示。以下是我單位檔案室管理制度，貴公司可參考制定適合自己公司實(shí)際情況的管理制度檔案室八項(xiàng)管理制度檔案室必須建立健全八項(xiàng)制度，檔案轉(zhuǎn)遞、庫(kù)房27檔案轉(zhuǎn)遞制度職工工作調(diào)動(dòng)后應(yīng)及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)給新的主管單位；職工檔案應(yīng)通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞或派黨員干部送取，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶；轉(zhuǎn)出的檔案必須完整齊全，由檔案管理人員按規(guī)定對(duì)轉(zhuǎn)出檔案進(jìn)行認(rèn)真的整理裝訂，沒有整理的檔案或已整理但存有零散材料的檔案不準(zhǔn)轉(zhuǎn)遞，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出；職工在任免、獎(jiǎng)懲、考核、工資調(diào)整等工作形成的職工檔案材料，由承辦部門及時(shí)轉(zhuǎn)給檔案管理部門，檔案管理部門要及時(shí)存入檔案；接收外單位調(diào)入人員的檔案，由人力資源部門對(duì)檔案材料核實(shí)無誤后轉(zhuǎn)入檔案室，并由檔案管理人員在回執(zhí)上簽名蓋章將回執(zhí)及時(shí)退回原單位；轉(zhuǎn)遞檔案必須按統(tǒng)一的“職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的項(xiàng)目詳細(xì)登記，嚴(yán)密包封；嚴(yán)格執(zhí)行檔案轉(zhuǎn)遞制度，避免產(chǎn)生“無頭檔案”，對(duì)已出現(xiàn)的“無頭檔案”，應(yīng)認(rèn)真查轉(zhuǎn)。檔案轉(zhuǎn)遞制度職工工作調(diào)動(dòng)后應(yīng)及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)給新的主管單位；28安全保密管理制度檔案工作人員在接受、保管、提供查閱、利用檔案資料時(shí)，要按有關(guān)規(guī)定認(rèn)真核對(duì)，做到簽字、登記、注銷等手續(xù)齊全，帳目清楚。檔案工作人員要嚴(yán)格保守檔案機(jī)密，不準(zhǔn)隨意摘抄、傳播密級(jí)檔案的內(nèi)容，不準(zhǔn)利用職權(quán)私自復(fù)印檔案材料，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不準(zhǔn)將檔案帶出庫(kù)房；依照國(guó)家《檔案法》和《保密法》的有關(guān)規(guī)定，對(duì)必要的檔案材料進(jìn)行確定密級(jí)、變更密級(jí)和解除密級(jí)；查閱檔案必須履行批準(zhǔn)手續(xù)，在檔案室內(nèi)查閱；復(fù)印只能由檔案管理人員辦理；未經(jīng)批準(zhǔn)，不準(zhǔn)將密級(jí)檔案借出；經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案材料，要按有關(guān)規(guī)定寫出鑒定報(bào)告、銷毀清冊(cè)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由兩人以上監(jiān)銷；在工作中形成的廢紙，不得隨意亂扔，經(jīng)過復(fù)核確認(rèn)無用的，應(yīng)做碎化或焚燒處理。安全保密管理制度檔案工作人員在接受、保管、提供查閱、利用檔案29查（借）閱管理制度檔案室辦理查（借）閱等業(yè)務(wù)，須經(jīng)本部門和人力資源部門負(fù)責(zé)人同意；外單位人員查閱檔案必須持組織介紹信，經(jīng)工作人員核實(shí)簽署意見后辦理；對(duì)外借出檔案時(shí)，檔案管理人員須在辦理借閱登記手續(xù)后方可借出；檔案借出時(shí)間一般不得超過七天，特殊情況可協(xié)商具體時(shí)限并在借出登記薄上備注。超過歸還時(shí)限未還的，由檔案室工作人員告知相關(guān)人員督促借閱人歸還；經(jīng)批準(zhǔn)摘錄復(fù)印的材料,要經(jīng)檔案室工作人員審查；證明性材料,必須校對(duì)無誤后蓋章；檔案借出時(shí)，檔案室工作人員必須將檔案進(jìn)行分類整理；檔案歸還時(shí)，檔案室工作人員要根據(jù)目錄或借閱記錄詳細(xì)核查，核查后登錄臺(tái)帳，及時(shí)存入檔案室。任何人不得查閱本人檔案；查閱、借閱等業(yè)務(wù)辦理所提供的手續(xù)資料要妥善保管備查。查（借）閱管理制度檔案室辦理查（借）閱等業(yè)務(wù)，須經(jīng)本部門和人30庫(kù)房管理制度非檔案室工作人員，不得擅自進(jìn)入檔案室，確因工作需要，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意，由檔案室工作人員陪同方可進(jìn)入；庫(kù)房?jī)?nèi)的檔案要按編號(hào)統(tǒng)一存放，便于查找；庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙，不得堆放與檔案無關(guān)的材料文件等，嚴(yán)禁存放易燃、易爆、雜物、食品等危險(xiǎn)物品，要經(jīng)常檢查庫(kù)房消防器材；做好庫(kù)房?jī)?nèi)防盜、防火、防塵、防強(qiáng)光、防高溫、防潮、防鼠蟲蛀工作，平時(shí)要勤檢查、勤打掃、保持檔案室衛(wèi)生整潔、安全；庫(kù)房?jī)?nèi)溫度應(yīng)控制在14—24℃之間，相對(duì)濕度控制在45—60％RH之間；每周二、五上下班各做一次記錄，掌握溫濕度變化情況并進(jìn)行分析總結(jié)，必要時(shí)采取相應(yīng)的治理措施；案卷查閱完畢要及時(shí)歸還原處，出借案卷要經(jīng)過批準(zhǔn)，并辦理好借閱登記手續(xù)。對(duì)檔案室所藏檔案要進(jìn)行經(jīng)常檢查，做到帳物相符，對(duì)已破損和字跡退色的檔案，應(yīng)及時(shí)復(fù)核和復(fù)制；每逢節(jié)假日進(jìn)行一次安全、保密檢查，及時(shí)消除不安全因素；管理人員做到人走加鎖、關(guān)窗，妥善保管庫(kù)房鑰匙，確保庫(kù)房安全；檔案室鑰匙做到專人負(fù)責(zé)保管不準(zhǔn)隨意給他人使用，若發(fā)現(xiàn)遺失應(yīng)予全部更換。庫(kù)房管理制度非檔案室工作人員，不得擅自進(jìn)入檔案室，確因工作需31檔案管理人員職責(zé)保管職工檔案，為國(guó)家積累檔案史料；收集、鑒別和整理職工檔案材料；辦理職工檔案的查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞和統(tǒng)計(jì)；登記職工職務(wù)、工資的變動(dòng)情況；為有關(guān)部門提供職工的情況；做好職工檔案的安全、保密、保護(hù)工作；調(diào)查研究職工檔案工作情況，制定規(guī)章制度，搞好職工檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)；推廣、應(yīng)用職工檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)；定期向檔案館（室）移交死亡職工檔案；辦理其他有關(guān)事項(xiàng)。檔案管理人員職責(zé)保管職工檔案，為國(guó)家積累檔案史料；32檔案材料鑒別歸檔制度檔案管理人員要根據(jù)《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》中的要求，對(duì)檔案材料進(jìn)行鑒別是否需要存入職工檔案；屬于歸檔的材料應(yīng)真實(shí)，完整齊全，字跡清楚，對(duì)象明確，手續(xù)完備，需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，蓋章簽字后方能歸入職工檔案。凡銷毀材料，必須詳細(xì)登記，并報(bào)請(qǐng)主管負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)。歸檔案材料必須統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色或純藍(lán)色墨水和復(fù)寫紙書寫。檔案材料鑒別歸檔制度檔案管理人員要根據(jù)《干部人事檔案材料收集33檢查核對(duì)制度檔案管理人員對(duì)接收的檔案要進(jìn)行檔案材料登記，與職工進(jìn)行交接；檔案室工作人員接收檔案進(jìn)行編號(hào)時(shí)，要對(duì)檔案材料登記表與實(shí)際檔案材料進(jìn)行檢查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理；檔案室工作人員要每年對(duì)檔案室存檔情況進(jìn)行一次排查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，做到無丟失、無遺漏。檢查核對(duì)制度檔案管理人員對(duì)接收的檔案要進(jìn)行檔案材料登記，與職34檔案調(diào)入工作人員應(yīng)該先詢問清楚員工檔案具體是屬于以下哪種情況：（1）從其它人才市場(chǎng)或單位調(diào)入（2）接收大中專畢業(yè)生檔案（3）檔案在原單位買斷工齡，現(xiàn)在找到了新工作單位，但是原單位或存檔單位不允許檔案調(diào)動(dòng)的情況（4）其它情況（檔案在自己手中存放或者是成人高考、自考、函授等學(xué)籍材料、初中高中畢業(yè)無檔案）

檔案調(diào)入工作人員應(yīng)該先詢問清楚員工檔案具體是屬于以下哪種情況35檔案調(diào)入（一）由其它人才市場(chǎng)或單位調(diào)入現(xiàn)單位具體操作：（1）市內(nèi)調(diào)動(dòng):職工首先在原檔案所在地開具《市（縣）內(nèi)企業(yè)職工流動(dòng)登記表》（三聯(lián)單）原單位蓋章同意轉(zhuǎn)出,職工持三聯(lián)單到單位開具《商調(diào)函》并在接收單位上加蓋單位公章簽署意見,同時(shí)在右側(cè)勞動(dòng)保障部門意見處加蓋勞動(dòng)部門認(rèn)證章.

市外調(diào)動(dòng):

首先從單位領(lǐng)取《企業(yè)職工調(diào)轉(zhuǎn)審批表》（六聯(lián)單),原單位及原單位的上級(jí)主管部門蓋章后,接收單位、接收單位主管部門及接收單位的勞動(dòng)保障部門簽署意見后,開具調(diào)令（調(diào)檔函）辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)即可。（2）職工持上述材料到原檔案存放地調(diào)動(dòng)檔案，原檔案存放地應(yīng)當(dāng)出具檔案轉(zhuǎn)遞通知單、行政及工資介紹信、婚育證明，同時(shí)依據(jù)接收單位當(dāng)?shù)貤l件，辦理社會(huì)保險(xiǎn)、戶籍關(guān)系、黨員關(guān)系轉(zhuǎn)移等手續(xù)。（3）工作人員在接到職工檔案后，一定要當(dāng)面拆開檔案，檢查檔案材料是否齊全，如果齊全，則可直接接收入檔案室，如果不齊全，需退回檔案并開具《補(bǔ)充檔案材料告知書》例明檔案中缺少材料的名稱告知客戶回原檔案所在地補(bǔ)齊。

檔案調(diào)入（一）由其它人才市場(chǎng)或單位調(diào)入現(xiàn)單位36檔案調(diào)入（二）大中專畢業(yè)生分配（就業(yè)協(xié)議書）接收畢業(yè)生范圍：擇業(yè)期內(nèi)（即畢業(yè)時(shí)間開始兩年以內(nèi)）

市屬中專畢業(yè):生源地為石家莊市及十八個(gè)市區(qū)的省屬中專畢業(yè):生源地為河北省的?？萍耙陨蠈W(xué)歷畢業(yè):生源地不限（以上條件以石家莊市人勞局現(xiàn)行政策調(diào)整為依據(jù)）具體操作：（1）用人單位在《就業(yè)協(xié)議書》上填寫單位意見及加蓋單位公章（2）所屬上級(jí)人事局在《就業(yè)協(xié)議書》上加蓋畢業(yè)生調(diào)配專用章（3）市人事局在《就業(yè)協(xié)議書》上加蓋市人事部門畢業(yè)生調(diào)配專用章（4）學(xué)生將協(xié)議書交回學(xué)校，領(lǐng)取報(bào)到證，辦理檔案轉(zhuǎn)遞及黨員、戶口關(guān)系（5）學(xué)校根據(jù)協(xié)議書中檔案轉(zhuǎn)遞地址將檔案轉(zhuǎn)遞檔案接收單位（6）學(xué)生持協(xié)議書及報(bào)到證到市人事局辦理報(bào)到蓋章手續(xù)檔案調(diào)入（二）大中專畢業(yè)生分配（就業(yè)協(xié)議書）37檔案調(diào)入（三）其它情況（檔案在自己手中存放或者是成人高考、自考、函授等學(xué)籍材料、初中高中畢業(yè)無檔案）

現(xiàn)在有許多檔案存放在了個(gè)人手中，并且個(gè)人也不明白檔案的重要性，在使用的時(shí)候不能夠正常流轉(zhuǎn)，才開始著急辦理，實(shí)際上在個(gè)人手中存放的檔案屬于死檔，原則上不是允許接收和流動(dòng)的。

（1）辦理招工手續(xù)（工人身份）（2）辦理錄聘干手續(xù)（干部身份）

檔案調(diào)入（三）其它情況（檔案在自己手中存放或者是成人高考、自38如何辦理招工手續(xù)？辦理?xiàng)l件：戶口性質(zhì)為農(nóng)業(yè)戶口或石家莊市城鎮(zhèn)戶口（不含市十八個(gè)縣）的，初中、高中、成人高考、自學(xué)考試、電大、函授、網(wǎng)絡(luò)教育等未辦理過錄用手續(xù)的職工。提交材料：提供職工身份證、戶口頁(yè)原件及學(xué)籍材料原件、1寸彩色照片兩張、用人單位及職工雙方簽字蓋章的勞動(dòng)合同（一式二份）、《就業(yè)失業(yè)證》(有就業(yè)前培訓(xùn)成績(jī))。辦理流程：填寫《企業(yè)錄用勞動(dòng)合同制工人審查備案表》、《錄用勞動(dòng)全同制工人備案名冊(cè)》、《河北省就業(yè)訓(xùn)練學(xué)員結(jié)業(yè)登記表》、《石家莊市就業(yè)前培訓(xùn)結(jié)業(yè)學(xué)員花名冊(cè)》在單位所屬上級(jí)勞動(dòng)部門的招工備案處辦理審批手續(xù)。

備注：辦理招工手續(xù)，必須參加過就業(yè)前培訓(xùn)，即辦理《就業(yè)失業(yè)證》要求必須參加過培訓(xùn)，怎樣辦理？辦理《就業(yè)失業(yè)證》：在戶口所在地的公共就業(yè)服務(wù)中心辦理，需提交1張1寸彩色照片、1張身份證復(fù)印件等（依據(jù)辦證當(dāng)?shù)匾鬄闇?zhǔn)）就業(yè)前培訓(xùn)：石家莊市培訓(xùn)中心或各區(qū)縣屬培訓(xùn)中心可辦理（具體培訓(xùn)時(shí)間與安排以當(dāng)?shù)匾鬄闇?zhǔn)）。

如何辦理招工手續(xù)？辦理?xiàng)l件：戶口性質(zhì)為農(nóng)業(yè)戶口或石家莊市城鎮(zhèn)39如何辦理錄、聘干手續(xù)？辦理?xiàng)l件：城鎮(zhèn)戶口，原則上畢業(yè)5年內(nèi)未正式參加工作的、未列入國(guó)家招生計(jì)劃，取得國(guó)家承認(rèn)學(xué)歷的成教脫產(chǎn)班、自學(xué)考試、電大、職大、夜大、學(xué)歷文憑、網(wǎng)絡(luò)教育等非在職的畢業(yè)生；自費(fèi)出國(guó)留學(xué)回國(guó)的本科生、研究生、碩士生、博士生；超過擇業(yè)期限、未辦理畢業(yè)生報(bào)到手續(xù)的普通大中專院校畢業(yè)生；年齡需28周歲以下；提交材料：提供學(xué)籍檔案、畢業(yè)證、戶口本（如是石家莊以外戶口還需提供戶口頁(yè)首頁(yè)復(fù)印件）、身份證原件及復(fù)印件、1寸彩照2張；辦理流程：填寫《大中專畢業(yè)生錄干審批表》及《就業(yè)推薦表》(一式兩份)，人才中心報(bào)上級(jí)人事部門審批

備注：黨校、部隊(duì)院校不能夠辦理錄聘干手續(xù)。如何辦理錄、聘干手續(xù)？辦理?xiàng)l件：城鎮(zhèn)戶口，原則上畢業(yè)5年內(nèi)未40檔案調(diào)入（四）檔案在原單位買斷工齡的，如何辦理檔案調(diào)入。

目前，對(duì)于以前原單位買斷工齡的，檔案均由市勞動(dòng)局委托雙利勞動(dòng)保障事務(wù)所存檔，一些買斷工齡的職工，在未找到新單位，又需要繼續(xù)繳納保險(xiǎn)的，均到雙利勞動(dòng)保障事務(wù)所去辦理保險(xiǎn)續(xù)繳，原則上檔案封存不允許流動(dòng)。但是如果職工找到新工作單位，新工作單位沒有檔案又上不了保險(xiǎn)，那么職工可以憑借市勞動(dòng)局開的買斷工齡證明信，由新工作單位向勞動(dòng)局提出辦理招工手續(xù)，待職工退休時(shí)兩份檔案合并辦理退休。

檔案調(diào)入（四）檔案在原單位買斷工齡的，如何辦理檔案調(diào)入。41檔案調(diào)出首先，要問清楚員工檔案要轉(zhuǎn)到哪里去？是否具有檔案保管權(quán)。提供具有人事檔案保管權(quán)的部門出具的商調(diào)函辦理調(diào)檔手續(xù)。（如不確定接收單位是否有存檔權(quán)，可讓接收單位出具存檔許可證）工作人員進(jìn)行調(diào)整檔案工資、開具檔案轉(zhuǎn)遞通知單、行政及工資介紹信等方可調(diào)出。

檔案調(diào)出首先，要問清楚員工檔案要轉(zhuǎn)到哪里去？是否具有檔案保管42城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移接續(xù)暫行辦法第八條參保人員跨省流動(dòng)就業(yè)的，按下列程序辦理基本養(yǎng)老保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移接續(xù)手續(xù)：（一）參保人員在新就業(yè)地按規(guī)定建立基本養(yǎng)老保險(xiǎn)關(guān)系和繳費(fèi)后，由用人單位或參保人員向新參保地社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)提出養(yǎng)老保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移接續(xù)的書面申請(qǐng)。（二）新參保地社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在15個(gè)工作日內(nèi)，審核轉(zhuǎn)移接續(xù)申請(qǐng)，對(duì)符合本辦法規(guī)定條件的，向參保人員原基本養(yǎng)老保險(xiǎn)所在地的社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)發(fā)出同意接收函，并提供相關(guān)信息；對(duì)不符合轉(zhuǎn)移接續(xù)條件的，向申請(qǐng)單位或參保人員作出書面說明。（三）原基本養(yǎng)老保險(xiǎn)關(guān)系所在地社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在接到同意接收函的15個(gè)工作日內(nèi)，辦理好轉(zhuǎn)移接續(xù)的各項(xiàng)手續(xù)。（四）新參保地社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在收到參保人員原基本養(yǎng)老保險(xiǎn)關(guān)系所在地社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)移的基本養(yǎng)老保險(xiǎn)關(guān)系和資金后，應(yīng)在15個(gè)工作日內(nèi)辦結(jié)有關(guān)手續(xù)，并將確認(rèn)情況及時(shí)通知用人單位或參保人員。城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移接續(xù)暫行辦法第八條參保人員跨43

企業(yè)職工檔案管理培訓(xùn)

主講人:劉恒謙企業(yè)職工檔案管理培訓(xùn)主講人:劉恒謙44有關(guān)法律法規(guī)中組部《干部檔案整理工作細(xì)則》（1991.3.29）中組部、國(guó)家檔案局《干部檔案工作條例》(組通字【1991】13號(hào)，1990年修訂）勞動(dòng)部、國(guó)家檔案局《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》（勞力字【1992】33號(hào)，1992.6.9）組織部、人事部《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》（1996.12.2）河北省勞動(dòng)和社會(huì)保障廳《關(guān)于加強(qiáng)企業(yè)職工檔案管理工作的通知》（冀勞社【2000】57號(hào)，2000.10.30.）國(guó)家檔案局、國(guó)家經(jīng)貿(mào)委、國(guó)家計(jì)委《企業(yè)檔案管理規(guī)定》（檔發(fā)【2002】5號(hào)，2002.10.20）河北省勞動(dòng)和社會(huì)保障廳關(guān)于啟用《職工檔案保管許可證》的通知（冀勞社辦字【2002】24號(hào)，2002.10.21）石家莊市勞動(dòng)和社會(huì)保障局關(guān)于印發(fā)《石家莊市企業(yè)職工檔案管理工作細(xì)則》的通知（市勞社【2003】25號(hào)，2003.3.24）（P1-3、一、1）有關(guān)法律法規(guī)中組部《干部檔案整理工作細(xì)則》（1991.3.245檔案的含義職工檔案是企業(yè)勞動(dòng)、人事組織等部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況下的文件資料。是歷史地、全面地考察職工的依據(jù)，是國(guó)家檔案的組成部分。（一、2、3、4）檔案的含義職工檔案是企業(yè)勞動(dòng)、人事組織等部門在招用、調(diào)46檔案的意義是對(duì)個(gè)人從上學(xué)到工作期間各種經(jīng)歷和表現(xiàn)的連續(xù)記錄；是個(gè)人所受獎(jiǎng)勵(lì)和處分的客觀記載；是用人單位考察和提拔人員的依據(jù)；是入黨、入團(tuán)、升學(xué)、提干、入伍、調(diào)動(dòng)、進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位、出國(guó)政審等的考察依據(jù)；目前人事檔案向記錄考核業(yè)績(jī)和記錄誠(chéng)信方向發(fā)展，個(gè)人工作業(yè)績(jī)和誠(chéng)信將體現(xiàn)在人事檔案中；是目前享受養(yǎng)老、失業(yè)、醫(yī)療保險(xiǎn)的依據(jù)和條件。

檔案的意義是對(duì)個(gè)人從上學(xué)到工作期間各種經(jīng)歷和表現(xiàn)的連續(xù)記錄；47企業(yè)檔案管理部門的職責(zé)保管職工檔案收集、鑒別和整理職工檔案材料辦理職工檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù)登記職工工作崗位、工資變動(dòng)情況為有關(guān)部門提供職工情況做好職工檔案的安全、保密、保護(hù)工作定期向企業(yè)檔案室移交檔案辦理其它有關(guān)事項(xiàng)（二、5、6、7）企業(yè)檔案管理部門的職責(zé)保管職工檔案48企業(yè)職工檔案分類和內(nèi)容我們現(xiàn)在見到的檔案分類有兩種情況：（1）分十類（2）分六類企業(yè)一般情況下分六類（三、9）企業(yè)職工檔案分類和內(nèi)容我們現(xiàn)在見到的檔案分類有兩種情況：49檔案內(nèi)容和分類（十類）第一類：招用職工備案登記表（大、中、專和技校報(bào)到通知書或人事部門招干、聘干登記表，復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)報(bào)到通知書）第二類：與企業(yè)行政方簽訂的勞動(dòng)合同書第三類：轉(zhuǎn)正、定級(jí)及升級(jí)工資表第四類：履歷、鑒定、考核、考察材料第五類：評(píng)定崗位技能和學(xué)歷材料（包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)籍、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績(jī)表和評(píng)定技能的考核成績(jī)、審批等材料）第六類：政審材料，參加中國(guó)共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料第七類：獎(jiǎng)勵(lì)材料第八類：處分材料第九類：調(diào)動(dòng)、保險(xiǎn)福利待遇、出國(guó)、退休、退職等材料第十類：其他可供組織參考的材料檔案內(nèi)容和分類（十類）第一類：招用職工備案登記表（大、中、專50檔案內(nèi)容和分類（六類）第一類：就業(yè)調(diào)轉(zhuǎn)、履歷和勞動(dòng)合同

1、招工通知單、職業(yè)介紹信和招工審批表2、臨時(shí)工轉(zhuǎn)正審批表，工人轉(zhuǎn)制審批表3、入伍通知書，軍人登記表和分配工作介紹信4、各類學(xué)校畢業(yè)生分配（就業(yè)）工作通知書5、職工商調(diào)審批表6、履歷表、登記表7、勞動(dòng)合同檔案內(nèi)容和分類（六類）第一類：就業(yè)調(diào)轉(zhuǎn)、履歷和勞動(dòng)合同51檔案內(nèi)容和分類（六類）第二類工資、工齡

1、轉(zhuǎn)正定級(jí)審批表2、升級(jí)晉級(jí)審批表3、工資變動(dòng)審批表4、勞保卡片及工齡審批表

檔案內(nèi)容和分類（六類）第二類工資、工齡52檔案內(nèi)容和分類（六類）第三類文化、技術(shù)、考核

1、各類學(xué)校學(xué)籍表、成績(jī)單2、技術(shù)工種工考及等級(jí)評(píng)定表3、各種培訓(xùn)及繼續(xù)教育登記4、考核表5、職稱評(píng)審表檔案內(nèi)容和分類（六類）第三類文化、技術(shù)、考核53檔案內(nèi)容和分類（六類）第四類政治歷史

1、政治歷史審查結(jié)論材料2、本人自傳3、入黨、入團(tuán)志愿書、申請(qǐng)書4、預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正材料5、整黨、整團(tuán)材料6、黨團(tuán)員登記表7、退黨、退團(tuán)材料檔案內(nèi)容和分類（六類）第四類政治歷史54檔案內(nèi)容和分類（六類）第五類獎(jiǎng)懲

1、年度各級(jí)組織授予的先進(jìn)、光榮稱號(hào)材料2、受各種行政、黨內(nèi)的處分及本人檢討、檢查材料

檔案內(nèi)容和分類（六類）第五類獎(jiǎng)懲55檔案內(nèi)容和分類（六類）第六類其它

以上五類沒包括的而且又有使用和參考價(jià)值的材料：

1、知識(shí)青年上山下鄉(xiāng)登記表及留城返城材料2、計(jì)劃生育、獨(dú)生子女材料3、醫(yī)療鑒定、病傷、工傷處理材料4、工會(huì)材料5、其他檔案內(nèi)容和分類（六類）第六類其它56檔案保管及注意事項(xiàng)職工檔案應(yīng)由勞動(dòng)保障行政部門批準(zhǔn)的有勞動(dòng)人事權(quán)限的企業(yè)勞資部門負(fù)責(zé)管理，沒有職工檔案保管權(quán)的各類企業(yè)可由縣級(jí)以上勞動(dòng)保障部門的行政機(jī)構(gòu)或職業(yè)介紹機(jī)構(gòu)代理保管承擔(dān)企業(yè)職工檔案代理管理的職業(yè)介紹機(jī)構(gòu)須具備檔案保管的硬件條件與安全措施，配備專職檔案保管人員，并經(jīng)檢查驗(yàn)收合格后，由同級(jí)勞動(dòng)保障行政主管部門認(rèn)定，發(fā)給《職工檔案保管許可證》(四、10)檔案保管及注意事項(xiàng)職工檔案應(yīng)由勞動(dòng)保障行政部門批準(zhǔn)的有勞動(dòng)57檔案保管及注意事項(xiàng)企業(yè)職工檔案材料統(tǒng)一使用16開規(guī)格辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復(fù)寫紙書寫檔案卷皮、目錄和檔案袋的格式、規(guī)格實(shí)行統(tǒng)一的制作標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)禁任何人私拿個(gè)人檔案，嚴(yán)禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營(yíng)私舞弊。檔案保管及注意事項(xiàng)企業(yè)職工檔案材料統(tǒng)一使用16開規(guī)格辦公用紙58檔案材料的鑒別檔案材料的鑒別是檔案管理部門對(duì)收集起來準(zhǔn)備歸檔的材料進(jìn)行審查，甄別材料的真?zhèn)?，判定材料的保存價(jià)值，確定其是否歸入檔案的工作。必須根據(jù)有關(guān)文件的精神，嚴(yán)肅認(rèn)真地進(jìn)行。鑒別工作應(yīng)堅(jiān)持歷史唯物主義和辯證唯物主義的觀點(diǎn)，具體問題具體分析，根據(jù)形成材料的歷史條件、材料的主要內(nèi)容、用途及其保存價(jià)值，確定材料是否歸入檔案。檔案材料的鑒別檔案材料的鑒別是檔案管理部門對(duì)收集起來準(zhǔn)備歸檔59鑒別歸檔材料的具體做法判斷材料是否屬于應(yīng)歸入檔案的內(nèi)容。審查材料是否齊全、完整。審查材料是否手續(xù)完備。查看是否涉及政治歷史問題。審查檔案中是否有缺失的材料。鑒別歸檔材料的具體做法判斷材料是否屬于應(yīng)歸入檔案的內(nèi)容。60檔案材料整理技術(shù)為了便于裝訂、保管和利用，延長(zhǎng)檔案材料的壽命，對(duì)一些紙張不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料，應(yīng)進(jìn)行技術(shù)加工。其主要方法：1、拆除檔案材料上的大頭針、曲別針、訂書釘?shù)冉饘倨?，以防止氧化銹毀材料；2、對(duì)已破損、卷角、折皺的材料，進(jìn)行裱糊。裱糊時(shí)注意不要損壞原件的字跡和印章；3、對(duì)小于16開規(guī)格或紙質(zhì)次的檔案材料，應(yīng)粘在襯紙上，紙張過小而頁(yè)數(shù)多的材料，應(yīng)將每頁(yè)攤開粘在襯紙上；4、對(duì)超出16開規(guī)格的檔案材料，在不影響材料的完整和不損傷字跡的條件下，可以酌情進(jìn)行剪裁；不能剪裁的材料，須進(jìn)行折疊。折疊時(shí)，要根據(jù)材料的具體情況，采用橫折疊、堅(jiān)折疊、橫堅(jiān)交叉或梯形折疊等辦法。折疊后的檔案材料，要保持整個(gè)案卷的平整，文字、照片不得損壞，便于展開閱讀(四、12)檔案材料整理技術(shù)為了便于裝訂、保管和利用，延長(zhǎng)檔案材料的壽命615、裝訂邊過窄或裝訂眼過多、眼距不標(biāo)準(zhǔn)、破損未空出裝訂線的檔案材料，須進(jìn)行加邊。打眼裝訂，不得壓字和損傷材料內(nèi)容；6、一份材料未裝訂在一起的。要縫在一起并加裝訂邊；7、一般不要把一類幾份材料縫在一起；8、材料右上角原有的類號(hào)、順序號(hào)、頁(yè)碼等要做處理。鉛筆寫的要擦掉；9、裱糊用的襯紙，必須采用韌性較好的白紙，襯紙的大小要與檔案目錄紙相一致；10、裱糊可采取縫紉或化學(xué)膠水、漿糊粘貼的辦法，膠水和漿糊必須能防蟲蛀，、防腐蝕，裱糊時(shí)要防止折、皺，裱糊后的檔案材料要壓平晾干、不得在陽(yáng)光下曝曬或使用高溫燙烤；11、裱糊方法可采用單面裱糊、夾面裱糊、開窗裱糊、魚鱗或梯形托裱、膠紙粘貼等。5、裝訂邊過窄或裝訂眼過多、眼距不標(biāo)準(zhǔn)、破損未空出裝訂線的檔62檔案材料編目書寫規(guī)定每卷檔案必須有詳細(xì)的檔案材料目錄，目錄是查閱檔案內(nèi)容的索引，要認(rèn)真進(jìn)行編寫。具體要求：目錄格式檔案材料編目書寫規(guī)定每卷檔案必須有詳細(xì)的檔案材料目錄，目錄631、按照類別排列順序及檔案材料目錄格式，逐份逐項(xiàng)地進(jìn)行填寫，每類（每項(xiàng)）目錄之后，須留出適量的空格，供補(bǔ)充檔案材料時(shí)使用。類號(hào)用漢字碼，順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字（每類每項(xiàng)目錄上的類號(hào)和順序號(hào)要與材料上的類號(hào)、順序號(hào)相一致）。2、根據(jù)材料題目填寫“材料名稱”。無題目的材料，應(yīng)擬定題目。證明材料寫明何人證明的材料。材料的題目過長(zhǎng)，不允許換行，可適當(dāng)簡(jiǎn)化。擬寫或簡(jiǎn)化題目必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點(diǎn)。凡原材料題目不符合實(shí)際內(nèi)容的，須另行擬定題目或在目錄上加以注明。填寫目錄不得以點(diǎn)代字。3、材料形成時(shí)間。材料形成時(shí)間。材料形成時(shí)間要填清年、月、日，沒有時(shí)間的要盡量查明。一份材料有幾個(gè)時(shí)間的，本人填寫的材料以本人簽字為準(zhǔn)；經(jīng)組織審查或整理的材料以最后的批準(zhǔn)時(shí)間為準(zhǔn)；復(fù)制的檔案材料，采用原材料的形成時(shí)間。4、填寫材料份數(shù)。以每份完整的材料為一份（包括附件），除有原件附復(fù)制的材料填寫兩份外，其它一律填一份。5、填寫材料頁(yè)數(shù)。材料頁(yè)數(shù)的計(jì)算，采用圖書編頁(yè)法，每面為一頁(yè)，印在頁(yè)碼的材料、表格，應(yīng)如數(shù)填寫；無頁(yè)碼標(biāo)記的材料，每單面為一頁(yè)，封面封底不計(jì)算頁(yè)數(shù)（需用鉛筆在材料的下角注上頁(yè)碼），空白紙可剔除。6、書寫目錄工整、正確、清楚、美觀，不得使用圓珠筆、鉛筆，紅色及純藍(lán)墨水書寫目錄，也不準(zhǔn)色抹、涂改、粘貼目錄。目錄填寫后，要檢查核對(duì)，做到準(zhǔn)確無誤。人事檔案6大類材料整理課件64檔案裝訂入庫(kù)規(guī)定每份檔案材料，必須裝訂成卷。裝訂后的檔案，目錄一律放在卷首（干部職務(wù)變動(dòng)登記表、工資變動(dòng)情況登記表放目錄之后，此表不填寫目錄），材料排列順序要與目錄相符；卷面整潔，全卷整齊、平坦，裝訂結(jié)實(shí)實(shí)用。具體做法：檔案裝訂入庫(kù)規(guī)定每份檔案材料，必須裝訂成卷。裝訂后的檔案，651、與材料核對(duì)無誤；2、把全卷材料齊。材料條件好的應(yīng)做到加邊整齊，條件較差的左、右、下邊也要整齊。裝訂后，卷內(nèi)材料不準(zhǔn)超出卷皮；不準(zhǔn)用刀切邊，以防切掉文字；3、材料一律正裝。即：橫寫的材料名稱在上；堅(jiān)寫的材料名稱在右；4、檔案

類材料過多的，可單獨(dú)裝訂成卷。每卷都要按類別內(nèi)容填寫目錄，并在第一卷目錄中注明“

類另裝成卷”；5、檔案卷皮須書寫檔案人的姓名、籍貫、檔案號(hào)。書寫姓名不得用同音字或不規(guī)范的簡(jiǎn)化字代替；6、檔案整理裝訂成卷后，必須進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的檢查、經(jīng)驗(yàn)收合格后，方能入庫(kù)；7、檔案一般每?jī)赡暾硪淮巍?、與材料核對(duì)無誤；66知識(shí)點(diǎn)檔案卷皮(卷面、卷底）

長(zhǎng)27.4厘米、寬20.5厘米;左邊設(shè)三個(gè)裝訂眼,眼距(自眼中心算起)8.3厘米;線眼中心距左側(cè)邊沿1.5厘米,上下線眼中心距上、下邊沿均為5.4厘米卷皮顏色：應(yīng)采用淺色，淺黃、乳黃色，卷面上的字一律用正紅色。卷面上應(yīng)有：企業(yè)職工檔案楷體72磅字與上邊沿7厘米姓名大一號(hào)宋體字與下邊沿5.5厘米卷面里頁(yè)印注意事項(xiàng)：（1）注意保密，不得遺失，不得讓無關(guān)人員翻閱（2）愛護(hù)檔案，不要涂抹、勾畫及亂加批注（3）卷面與材料不得拆散，不得隨意增加或抽出材料（四、13、14）知識(shí)點(diǎn)檔案卷皮(卷面、卷底）67知識(shí)點(diǎn):檔案袋規(guī)格：長(zhǎng)30厘米寬23厘米厚2.5厘米材料：較好牛皮紙袋面項(xiàng)目：“企業(yè)職業(yè)檔案袋”、“姓名”、“制作單位”。字體和字的顏色與檔案卷面同?！皢挝弧痹凇靶彰毕逻叀ＶR(shí)點(diǎn):檔案袋68檔案室管理規(guī)定

職工檔案管理部門必須建立堅(jiān)固的防火、防潮的專用檔案庫(kù)房，配置鐵質(zhì)的檔案柜，庫(kù)房面積每千卷不少于20-50平方米，庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備庫(kù)房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施和安全措施應(yīng)經(jīng)常檢查，保持庫(kù)房的清潔和庫(kù)內(nèi)適宜的溫、濕度（溫度14。C--24。C，相對(duì)濕度45-65%，庫(kù)內(nèi)不準(zhǔn)存放無關(guān)物品）無關(guān)人員不得進(jìn)入檔案庫(kù)，庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙，不得明火進(jìn)入庫(kù)房職工檔案管理部門，應(yīng)設(shè)置專門的檔案查閱室和檔案管理人員辦公室。檔案庫(kù)房、閱檔室、檔案人員辦公室應(yīng)三室分開。不得在庫(kù)房中閱檔或辦公保管職工檔案，應(yīng)建立登記和統(tǒng)計(jì)制度，每年全面檢查核對(duì)一次檔案，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。如發(fā)生失火、被盜、霉變、蟲蛀等問題，追究有關(guān)人員的責(zé)任研究和改進(jìn)檔案保管方法和保護(hù)技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化。檔案室管理規(guī)定69檔案室八項(xiàng)管理制度檔案室必須建立健全八項(xiàng)制度，檔案轉(zhuǎn)遞、庫(kù)房管理、查借閱管理、安全保密管理、人員職責(zé)等制度，并需規(guī)范管理，制度上墻明示。以下是我單位檔案室管理制度，貴公司可參考制定適合自己公司實(shí)際情況的管理制度檔案室八項(xiàng)管理制度檔案室必須建立健全八項(xiàng)制度，檔案轉(zhuǎn)遞、庫(kù)房70檔案轉(zhuǎn)遞制度職工工作調(diào)動(dòng)后應(yīng)及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)給新的主管單位；職工檔案應(yīng)通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞或派黨員干部送取，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶；轉(zhuǎn)出的檔案必須完整齊全，由檔案管理人員按規(guī)定對(duì)轉(zhuǎn)出檔案進(jìn)行認(rèn)真的整理裝訂，沒有整理的檔案或已整理但存有零散材料的檔案不準(zhǔn)轉(zhuǎn)遞，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出；職工在任免、獎(jiǎng)懲、考核、工資調(diào)整等工作形成的職工檔案材料，由承辦部門及時(shí)轉(zhuǎn)給檔案管理部門，檔案管理部門要及時(shí)存入檔案；接收外單位調(diào)入人員的檔案，由人力資源部門對(duì)檔案材料核實(shí)無誤后轉(zhuǎn)入檔案室，并由檔案管理人員在回執(zhí)上簽名蓋章將回執(zhí)及時(shí)退回原單位；轉(zhuǎn)遞檔案必須按統(tǒng)一的“職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的項(xiàng)目詳細(xì)登記，嚴(yán)密包封；嚴(yán)格執(zhí)行檔案轉(zhuǎn)遞制度，避免產(chǎn)生“無頭檔案”，對(duì)已出現(xiàn)的“無頭檔案”，應(yīng)認(rèn)真查轉(zhuǎn)。檔案轉(zhuǎn)遞制度職工工作調(diào)動(dòng)后應(yīng)及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)給新的主管單位；71安全保密管理制度檔案工作人員在接受、保管、提供查閱、利用檔案資料時(shí)，要按有關(guān)規(guī)定認(rèn)真核對(duì)，做到簽字、登記、注銷等手續(xù)齊全，帳目清楚。檔案工作人員要嚴(yán)格保守檔案機(jī)密，不準(zhǔn)隨意摘抄、傳播密級(jí)檔案的內(nèi)容，不準(zhǔn)利用職權(quán)私自復(fù)印檔案材料，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不準(zhǔn)將檔案帶出庫(kù)房；依照國(guó)家《檔案法》和《保密法》的有關(guān)規(guī)定，對(duì)必要的檔案材料進(jìn)行確定密級(jí)、變更密級(jí)和解除密級(jí)；查閱檔案必須履行批準(zhǔn)手續(xù)，在檔案室內(nèi)查閱；復(fù)印只能由檔案管理人員辦理；未經(jīng)批準(zhǔn)，不準(zhǔn)將密級(jí)檔案借出；經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案材料，要按有關(guān)規(guī)定寫出鑒定報(bào)告、銷毀清冊(cè)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由兩人以上監(jiān)銷；在工作中形成的廢紙，不得隨意亂扔，經(jīng)過復(fù)核確認(rèn)無用的，應(yīng)做碎化或焚燒處理。安全保密管理制度檔案工作人員在接受、保管、提供查閱、利用檔案72查（借）閱管理制度檔案室辦理查（借）閱等業(yè)務(wù)，須經(jīng)本部門和人力資源部門負(fù)責(zé)人同意；外單位人員查閱檔案必須持組織介紹信，經(jīng)工作人員核實(shí)簽署意見后辦理；對(duì)外借出檔案時(shí)，檔案管理人員須在辦理借閱登記手續(xù)后方可借出；檔案借出時(shí)間一般不得超過七天，特殊情況可協(xié)商具體時(shí)限并在借出登記薄上備注。超過歸還時(shí)限未還的，由檔案室工作人員告知相關(guān)人員督促借閱人歸還；經(jīng)批準(zhǔn)摘錄復(fù)印的材料,要經(jīng)檔案室工作人員審查；證明性材料,必須校對(duì)無誤后蓋章；檔案借出時(shí)，檔案室工作人員必須將檔案進(jìn)行分類整理；檔案歸還時(shí)，檔案室工作人員要根據(jù)目錄或借閱記錄詳細(xì)核查，核查后登錄臺(tái)帳，及時(shí)存入檔案室。任何人不得查閱本人檔案；查閱、借閱等業(yè)務(wù)辦理所提供的手續(xù)資料要妥善保管備查。查（借）閱管理制度檔案室辦理查（借）閱等業(yè)務(wù)，須經(jīng)本部門和人73庫(kù)房管理制度非檔案室工作人員，不得擅自進(jìn)入檔案室，確因工作需要，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意，由檔案室工作人員陪同方可進(jìn)入；庫(kù)房?jī)?nèi)的檔案要按編號(hào)統(tǒng)一存放，便于查找；庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙，不得堆放與檔案無關(guān)的材料文件等，嚴(yán)禁存放易燃、易爆、雜物、食品等危險(xiǎn)物品，要經(jīng)常檢查庫(kù)房消防器材；做好庫(kù)房?jī)?nèi)防盜、防火、防塵、防強(qiáng)光、防高溫、防潮、防鼠蟲蛀工作，平時(shí)要勤檢查、勤打掃、保持檔案室衛(wèi)生整潔、安全；庫(kù)房?jī)?nèi)溫度應(yīng)控制在14—24℃之間，相對(duì)濕度控制在45—60％RH之間；每周二、五上下班各做一次記錄，掌握溫濕度變化情況并進(jìn)行分析總結(jié)，必要時(shí)采取相應(yīng)的治理措施；案卷查閱完畢要及時(shí)歸還原處，出借案卷要經(jīng)過批準(zhǔn)，并辦理好借閱登記手續(xù)。對(duì)檔案室所藏檔案要進(jìn)行經(jīng)常檢查，做到帳物相符，對(duì)已破損和字跡退色的檔案，應(yīng)及時(shí)復(fù)核和復(fù)制；每逢節(jié)假日進(jìn)行一次安全、保密檢查，及時(shí)消除不安全因素；管理人員做到人走加鎖、關(guān)窗，妥善保管庫(kù)房鑰匙，確保庫(kù)房安全；檔案室鑰匙做到專人負(fù)責(zé)保管不準(zhǔn)隨意給他人使用，若發(fā)現(xiàn)遺失應(yīng)予全部更換。庫(kù)房管理制度非檔案室工作人員，不得擅自進(jìn)入檔案室，確因工作需74檔案管理人員職責(zé)保管職工檔案，為國(guó)家積累檔案史料；收集、鑒別和整理職工檔案材料；辦理職工檔案的查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞和統(tǒng)計(jì)；登記職工職務(wù)、工資的變動(dòng)情況；為有關(guān)部門提供職工的情況；做好職工檔案的安全、保密、保護(hù)工作；調(diào)查研究職工檔案工作情況，制定規(guī)章制度，搞好職工檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)；推廣、應(yīng)用職工檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)；定期向檔案館（室）移交死亡職工檔案；辦理其他有關(guān)事項(xiàng)。檔案管理人員職責(zé)保管職工檔案，為國(guó)家積累檔案史料；75檔案材料鑒別歸檔制度檔案管理人員要根據(jù)《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》中的要求，對(duì)檔案材料進(jìn)行鑒別是否需要存入職工檔案；屬于歸檔的材料應(yīng)真實(shí)，完整齊全，字跡清楚，對(duì)象明確，手續(xù)完備，需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，蓋章簽字后方能歸入職工檔案。凡銷毀材料，必須詳細(xì)登記，并報(bào)請(qǐng)主管負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)。歸檔案材料必須統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色或純藍(lán)色墨水和復(fù)寫紙書寫。檔案材料鑒別歸檔制度檔案管理人員要根據(jù)《干部人事檔案材料收集76檢查核對(duì)制度檔案管理人員對(duì)接收的檔案要進(jìn)行檔案材料登記，與職工進(jìn)行交接；檔案室工作人員接收檔案進(jìn)行編號(hào)時(shí)，要對(duì)檔案材料登記表與實(shí)際檔案材料進(jìn)行檢查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理；檔案室工作人員要每年對(duì)檔案室存檔情況進(jìn)行一次排查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，做到無丟失、無遺漏。檢查核對(duì)制度檔案管理人員對(duì)接收的檔案要進(jìn)行檔案材料登記，與職77檔案調(diào)入工作人員應(yīng)該先詢問清楚員工檔案具體是屬于以下哪種情況：（1）從其它人才市場(chǎng)或單位調(diào)入（2）接收大中專畢業(yè)生檔案（3）檔案在原單位買斷工齡，現(xiàn)在找到了新工作單位，但是原單位或存檔單位不允許檔案調(diào)動(dòng)的情況（4）其它情況（檔案在自己手中存放或者是成人高考、自考、函授等學(xué)籍材料、初中高中畢業(yè)無檔案）

檔案調(diào)入工作人員應(yīng)該先詢問清楚員工檔案具體是屬于以下哪種情況78檔案調(diào)入（一）由其它人才市場(chǎng)或單位調(diào)入現(xiàn)單位具體操作：（1）市內(nèi)調(diào)動(dòng):職工首先在原檔案所在地開具《市（縣）內(nèi)企業(yè)職工流動(dòng)登記表》（三聯(lián)單）原單位蓋章同意轉(zhuǎn)出,職工持三聯(lián)單到單位開具《商調(diào)函》并在接收單位上加蓋單位公章簽署意見,同時(shí)在右側(cè)勞動(dòng)保障部門意見處加蓋勞動(dòng)部門認(rèn)證章.

市外調(diào)動(dòng):

首先從單位領(lǐng)取《企業(yè)職工調(diào)轉(zhuǎn)審批表》（六聯(lián)單),原單位及原單位的上級(jí)主管部門蓋章后,接收單位、接收單位主管部門及接收單位的勞動(dòng)保障部門簽署意見后,開具調(diào)令（調(diào)檔函）辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)即可。（2）職工持上述材料到原檔案存放地調(diào)動(dòng)檔案，原檔案存放地應(yīng)當(dāng)出具檔案轉(zhuǎn)遞通知單、行政及工資介紹信、婚育證明，同時(shí)依據(jù)接收單位當(dāng)?shù)貤l件，辦理社會(huì)保險(xiǎn)、戶籍關(guān)系、黨員關(guān)系轉(zhuǎn)移等手續(xù)。（3）工作人員在接到職工檔案后，一定要當(dāng)面拆開檔案，檢查檔案材料是否齊全，如果齊全，則可直接接收入檔案室，如果不齊全，需退回檔案并開具《補(bǔ)充檔案材料告知書》例明檔案中缺少材料的名稱告知客戶回原檔案所在地補(bǔ)齊。

檔案調(diào)入（一）由其它人才市場(chǎng)或單位調(diào)入現(xiàn)單位79檔案調(diào)入（二）大中專畢業(yè)生分配（就業(yè)協(xié)議書）接收畢業(yè)生范圍：擇業(yè)期內(nèi)（即畢業(yè)時(shí)間開始兩年以內(nèi)）

市屬中專畢業(yè):生源地為石家莊市及十八個(gè)市區(qū)的省屬中專畢業(yè):生源地為河北省的專