第五章會議準備工作第五章會議準備工作1第一節(jié)會議概述一、會議的含義和特征（一）會議的含義會議是一種圍繞特定目的和議題展開的、具有一定組織形態(tài)的、以口頭交流為主要方式的群體性社會交往活動。（目的性、議題性、組織性和群體性）（二）會議的特征1、是一種圍繞特定目的和議題展開的活動2、是一種具有一定組織形態(tài)的活動3、以口頭交流為主要方式的活動4、是一種群體性社會交往活動二、廣義會議和狹義會議第一節(jié)會議概述2三、會議活動的要素（一）會議組織者1、主辦者2、承辦者3、協(xié)辦者4、與組織工作相關的機構（二）與會者1、與會者的含義和類型（1）正式成員（2）列席成員（3）特邀成員（4）旁聽成員2、相關術語（代表、觀察員）三、會議活動的要素3（三）會議議題1、議題的含義和作用（1）體現(xiàn)會議目標（2）引導和制約會議的信息交流2、相關術語（1）會議主題（2）中心議題（3）動議（四）會議的結果1、含義2、相關術語（1）過程文件（2）最后文件（3）共同文件（三）會議議題4（五）會議的時間1、含義2、相關術語（1）會期（2）會議周期（3）休會（4）復會（5）閉會（六）會議的地點1、含義2、相關術語（1）主會場（2）分會場（五）會議的時間5（七）會議的方式1、含義2、要素（1）溝通方式（2）發(fā)言方式（3）座位格局（4）物質與技術手段（七）會議的方式6五、會議的種類（一）按會議的性質分（二）按與會者來自或代表的地域范圍劃分（三）按與會者的相互關系劃分（四）按會議的保密程度劃分（五）按會議的方式劃分五、會議的種類7第二節(jié)建立會議管理系統(tǒng)一、會議的領導機構（一）組織委員會（二）籌備委員會（三）主席團二、會務工作系統(tǒng)（一）會務工作系統(tǒng)的主要職責（二）秘書長（三）秘書處第二節(jié)建立會議管理系統(tǒng)8第三節(jié)安排議題和議程一、安排議題（一）安排議題的要求1、服從會議目標和主題2、講究高效3、議題要符合會議權限（二）議題的處理1、收集2、審查3、確定4、未確定的或者經審查未能通過的議題的處理第三節(jié)安排議題和議程9二、安排議程（一）議程的含義（二）會議議程的書面結構1、標題2、稿本3、題注4、正文5、制定機構和制定日期

二、安排議程10第四節(jié)確定會議對象和規(guī)模一、確定會議對象（一）確定會議對象的幾種程序1、領導確定2、規(guī)則確定3、磋商確定4、選舉確定（二）確定會議對象的具體要求二、確定會議規(guī)模（一）會議規(guī)模的含義（二）確定會議規(guī)模必須綜合考慮的因素1、效果因素2、效率因素3、成本因素4、場地因素第四節(jié)確定會議對象和規(guī)模11第五節(jié)確定會議時間、地點與名稱一、確定會議時間（一）確定會議時間應把握的幾條原則1、時機原則2、需要原則3、成本和效率原則4、協(xié)調原則5、合法合規(guī)原則（二）確定會議時間要注意的幾個具體問題二、安排會議地點（一）安排會議地點的要求1、能夠推動舉辦地的政治、經濟和社會發(fā)展2、能夠突出會議的主題3、能夠營造良好的會議氛圍（二）安排會議地點應當綜合考慮的幾個具體問題第五節(jié)確定會議時間、地點與名稱12三、確定會議名稱（一）會議名稱的含義和作用（二）確定會議名稱的方法（三）使用會議名稱的注意事項

三、確定會議名稱13第六節(jié)安排分組活動、專題會議與發(fā)言一、安排分組活動（一）分組的方法（二）安排分組活動要注意的問題二、安排專題會議（一）專題會議的種類（二）安排專題會議要注意的問題二、安排發(fā)言（一）發(fā)言的申請和確定（二）組織會議發(fā)言要注意的問題（三）安排發(fā)言順序的方法第六節(jié)安排分組活動、專題會議與發(fā)言14第七節(jié)制定會議日程和程序一、制定會議日程（一）會議日程的含義（二）會議日程的作用1、保證會議議程的具體實施2、方便與會者3、提高會議的效率（三）制定會議日程的方法和要求（四）會議日程的書面結構1、標題2、稿本3、題注4、正文5、制定機構6、制定日期第七節(jié)制定會議日程和程序15二、制定會議程序（一）會議程序的含義（二）會議程序的特點和作用（三）會議程序的書面結構1、標題2、題注3、正文4、制定機構三、議程、日程和程序的區(qū)別

二、制定會議程序16第八節(jié)制定會議通知和證件一、制發(fā)會議通知（一）會議通知的種類（二）會議通知的內容（三）會議通知的書面格式1、文件式2、書信式3、表格式4、備忘錄式5、請柬式

第八節(jié)制定會議通知和證件17（四）回執(zhí)或報名表1、回執(zhí)和報名表的作用（1）預計參加會議的人數(shù)（2）便于接待（3）確定與會資格（4）確認對方收到會議通知2、回執(zhí)和報名表的格式（五）制發(fā)會議通知的注意事項

（四）回執(zhí)或報名表18二、制作會議證件（一）會議證件的作用（二）會議證件的格式（三）會議證件制作的幾點注意事項

二、制作會議證件19第九節(jié)準備會議物品和預算籌集經費一、準備會議物品（一）會議用品的種類（二）會議用品準備的原則二、預算和籌集會議經費（一）會議經費的預算1、會議經費預算的構成2、會議經費預算的原則（二）會議經費的籌措

第九節(jié)準備會議物品和預算籌集經費20第十節(jié)準備會議文件一、會議文件的含義、作用和種類（一）會議文件的含義和作用（二）會議文件的種類二、會議文件的印制與分發(fā)（一）編號（二）確定印刷分數(shù)（三）登記（四）分發(fā)

第十節(jié)準備會議文件21第十一節(jié)布置會場一、設計會場座位格局（一）會場總體座位格局的類型（二）主席臺座位格局（三）設計會場座位格局應注意的問題二、劃分座區(qū)與排列座位（一）按與會者的資格劃分和排列座區(qū)（二）按團組劃分和排列座區(qū)（三）安排主席臺和與會者座位三、會場裝飾四、會場指示標志

第十一節(jié)布置會場22第十二節(jié)制定會議預案一、會議預案的含義、作用和種類（一）會議預案的含義和作用（二）會議預案的種類二、會議預案的內容和格式（一）會議預案的一般內容（二）會議預案的格式

第十二節(jié)制定會議預案23三、會場裝飾（一）會標（二）會徽（三）標語（四）人物畫像（五）旗幟（六）模型標志（七）花飾（八）燈光（九）會場的整體色彩與色調三、會場裝飾24（一）座位號（二）團組或身份標志（三）席卡（四）桌簽（五）指示牌（六）座次圖（一）座位號25第十六屆北京國際圖書博覽會主辦單位：新聞出版總署（國家版權局）、國務院新聞辦公室、教育部、科學技術部、文化部、北京市人民政府、中國出版工作者協(xié)會承辦單位：中國出版集團公司中國圖書進出口（集團）總公司、環(huán)球新聞出版發(fā)展有限公司協(xié)辦單位：香港聯(lián)合出版（集團）有限公司、中國音像協(xié)會贊助單位：中國科學技術協(xié)會、中國國際貿易促進委員會第十六屆北京國際圖書博覽會26審查關于2010年海南省和省本級預算執(zhí)行情況出席人員：

1、全體代表

2、出席省政協(xié)會議的政協(xié)委員和列席人員

3、本次會議列席人員

4、本次會議特邀列席人員

5、旁聽人員審查關于2010年海南省和省本級預算執(zhí)行情況出席人員：27××市秘書學協(xié)會年會議程(2013年××月××日)一、專題報告：秘書學協(xié)會的年度工作報告二、論文交流三、座談討論××市秘書學協(xié)會秘書處2013年××月××日××市秘書學協(xié)會年會28日期時間內容安排地點參加人負責人6月18日上午8:30報到會議大廳全體黃秘書9:00～10:00總經理講話小會議廳全體10:20～11:50公司顧問講座小會議廳全體劉秘書12:00午餐賓館餐廳全體鐘秘書下午1:30～4:00李副總經理專題報告小會議室全體4:20～5:30人力總監(jiān)發(fā)言小會議室全體晚上6:00晚餐賓館餐廳全體7:30聯(lián)歡娛樂中心全體日期時間內容安排地點參加人負責人6月18日上午8:30報29301、上下相對式301、上下相對式30第五章會議準備工作課件31322、全圍式322、全圍式32第五章會議準備工作課件33第五章會議準備工作課件34353、半圍式353、半圍式354、分散式4、分散式3637主席臺的布置

以正中間座位為點，面向會場，依左為上，右為下。

37主席臺的布置37第五章會議準備工作課件3839393940不同的會議，要求不同的會場氣氛。

人民代表大會---隆重莊嚴慶祝大會---喜慶熱烈紀念性會議---肅穆典雅座談會會場---和諧親切

40不同的會議，要求不同的會場氣氛。4041不同的會場莊嚴喜慶肅穆親切41不同的會場莊嚴喜慶肅穆親切41第五章會議準備工作課件42

1、主席臺座次⑤③①②④

（單數(shù)）

⑥④②①③⑤（雙數(shù)）2、普通與會者座次（1）橫排法；（2）豎排法；（3）左右排列法1、主席臺座次43第五章會議準備工作課件44

會標將會議的全稱以醒目的標語形式懸掛于主席臺前上方，即為會標。會標能體現(xiàn)會議的莊嚴性，激發(fā)與會者的積極參與感。

45

會徽即能體現(xiàn)或象征會議精神的圖案標志，一般懸掛于會場前上方中央位置。會徽可以是組織已定徽標，如黨徽、國徽、團徽、警徽等，也可以向社會公開征集，如北京2008奧運會會徽“中國印”。

46標語標語47人物畫像人物畫像48第五章會議準備工作課件49模型標志1958年比利時布魯塞爾世博會的標志性建筑——原子模型塔模型標志1958年比利時布魯塞爾世博會的標志性建筑——原子模50花飾花飾51第五章會議準備工作課件52

燈光要注意燈光的亮度，一般主席臺上的燈光要比臺下代表席燈光要亮；色調，要注意不同色調會給與會者不同的感官刺激，如紅、粉、黃、橙亮麗明快，給人感覺熱烈輝煌，適合慶典類會議，藍、綠、紫莊重典雅，給人感覺嚴肅端正，適合一般工作會議；

53第五章會議準備工作課件54第五章會議準備工作課件55第五章會議準備工作課件56第五章會議準備工作課件57第五章會議準備工作課件58第五章會議準備工作課件59第五章會議準備工作課件60演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！61第五章會議準備工作第五章會議準備工作62第一節(jié)會議概述一、會議的含義和特征（一）會議的含義會議是一種圍繞特定目的和議題展開的、具有一定組織形態(tài)的、以口頭交流為主要方式的群體性社會交往活動。（目的性、議題性、組織性和群體性）（二）會議的特征1、是一種圍繞特定目的和議題展開的活動2、是一種具有一定組織形態(tài)的活動3、以口頭交流為主要方式的活動4、是一種群體性社會交往活動二、廣義會議和狹義會議第一節(jié)會議概述63三、會議活動的要素（一）會議組織者1、主辦者2、承辦者3、協(xié)辦者4、與組織工作相關的機構（二）與會者1、與會者的含義和類型（1）正式成員（2）列席成員（3）特邀成員（4）旁聽成員2、相關術語（代表、觀察員）三、會議活動的要素64（三）會議議題1、議題的含義和作用（1）體現(xiàn)會議目標（2）引導和制約會議的信息交流2、相關術語（1）會議主題（2）中心議題（3）動議（四）會議的結果1、含義2、相關術語（1）過程文件（2）最后文件（3）共同文件（三）會議議題65（五）會議的時間1、含義2、相關術語（1）會期（2）會議周期（3）休會（4）復會（5）閉會（六）會議的地點1、含義2、相關術語（1）主會場（2）分會場（五）會議的時間66（七）會議的方式1、含義2、要素（1）溝通方式（2）發(fā)言方式（3）座位格局（4）物質與技術手段（七）會議的方式67五、會議的種類（一）按會議的性質分（二）按與會者來自或代表的地域范圍劃分（三）按與會者的相互關系劃分（四）按會議的保密程度劃分（五）按會議的方式劃分五、會議的種類68第二節(jié)建立會議管理系統(tǒng)一、會議的領導機構（一）組織委員會（二）籌備委員會（三）主席團二、會務工作系統(tǒng)（一）會務工作系統(tǒng)的主要職責（二）秘書長（三）秘書處第二節(jié)建立會議管理系統(tǒng)69第三節(jié)安排議題和議程一、安排議題（一）安排議題的要求1、服從會議目標和主題2、講究高效3、議題要符合會議權限（二）議題的處理1、收集2、審查3、確定4、未確定的或者經審查未能通過的議題的處理第三節(jié)安排議題和議程70二、安排議程（一）議程的含義（二）會議議程的書面結構1、標題2、稿本3、題注4、正文5、制定機構和制定日期

二、安排議程71第四節(jié)確定會議對象和規(guī)模一、確定會議對象（一）確定會議對象的幾種程序1、領導確定2、規(guī)則確定3、磋商確定4、選舉確定（二）確定會議對象的具體要求二、確定會議規(guī)模（一）會議規(guī)模的含義（二）確定會議規(guī)模必須綜合考慮的因素1、效果因素2、效率因素3、成本因素4、場地因素第四節(jié)確定會議對象和規(guī)模72第五節(jié)確定會議時間、地點與名稱一、確定會議時間（一）確定會議時間應把握的幾條原則1、時機原則2、需要原則3、成本和效率原則4、協(xié)調原則5、合法合規(guī)原則（二）確定會議時間要注意的幾個具體問題二、安排會議地點（一）安排會議地點的要求1、能夠推動舉辦地的政治、經濟和社會發(fā)展2、能夠突出會議的主題3、能夠營造良好的會議氛圍（二）安排會議地點應當綜合考慮的幾個具體問題第五節(jié)確定會議時間、地點與名稱73三、確定會議名稱（一）會議名稱的含義和作用（二）確定會議名稱的方法（三）使用會議名稱的注意事項

三、確定會議名稱74第六節(jié)安排分組活動、專題會議與發(fā)言一、安排分組活動（一）分組的方法（二）安排分組活動要注意的問題二、安排專題會議（一）專題會議的種類（二）安排專題會議要注意的問題二、安排發(fā)言（一）發(fā)言的申請和確定（二）組織會議發(fā)言要注意的問題（三）安排發(fā)言順序的方法第六節(jié)安排分組活動、專題會議與發(fā)言75第七節(jié)制定會議日程和程序一、制定會議日程（一）會議日程的含義（二）會議日程的作用1、保證會議議程的具體實施2、方便與會者3、提高會議的效率（三）制定會議日程的方法和要求（四）會議日程的書面結構1、標題2、稿本3、題注4、正文5、制定機構6、制定日期第七節(jié)制定會議日程和程序76二、制定會議程序（一）會議程序的含義（二）會議程序的特點和作用（三）會議程序的書面結構1、標題2、題注3、正文4、制定機構三、議程、日程和程序的區(qū)別

二、制定會議程序77第八節(jié)制定會議通知和證件一、制發(fā)會議通知（一）會議通知的種類（二）會議通知的內容（三）會議通知的書面格式1、文件式2、書信式3、表格式4、備忘錄式5、請柬式

第八節(jié)制定會議通知和證件78（四）回執(zhí)或報名表1、回執(zhí)和報名表的作用（1）預計參加會議的人數(shù)（2）便于接待（3）確定與會資格（4）確認對方收到會議通知2、回執(zhí)和報名表的格式（五）制發(fā)會議通知的注意事項

（四）回執(zhí)或報名表79二、制作會議證件（一）會議證件的作用（二）會議證件的格式（三）會議證件制作的幾點注意事項

二、制作會議證件80第九節(jié)準備會議物品和預算籌集經費一、準備會議物品（一）會議用品的種類（二）會議用品準備的原則二、預算和籌集會議經費（一）會議經費的預算1、會議經費預算的構成2、會議經費預算的原則（二）會議經費的籌措

第九節(jié)準備會議物品和預算籌集經費81第十節(jié)準備會議文件一、會議文件的含義、作用和種類（一）會議文件的含義和作用（二）會議文件的種類二、會議文件的印制與分發(fā)（一）編號（二）確定印刷分數(shù)（三）登記（四）分發(fā)

第十節(jié)準備會議文件82第十一節(jié)布置會場一、設計會場座位格局（一）會場總體座位格局的類型（二）主席臺座位格局（三）設計會場座位格局應注意的問題二、劃分座區(qū)與排列座位（一）按與會者的資格劃分和排列座區(qū)（二）按團組劃分和排列座區(qū)（三）安排主席臺和與會者座位三、會場裝飾四、會場指示標志

第十一節(jié)布置會場83第十二節(jié)制定會議預案一、會議預案的含義、作用和種類（一）會議預案的含義和作用（二）會議預案的種類二、會議預案的內容和格式（一）會議預案的一般內容（二）會議預案的格式

第十二節(jié)制定會議預案84三、會場裝飾（一）會標（二）會徽（三）標語（四）人物畫像（五）旗幟（六）模型標志（七）花飾（八）燈光（九）會場的整體色彩與色調三、會場裝飾85（一）座位號（二）團組或身份標志（三）席卡（四）桌簽（五）指示牌（六）座次圖（一）座位號86第十六屆北京國際圖書博覽會主辦單位：新聞出版總署（國家版權局）、國務院新聞辦公室、教育部、科學技術部、文化部、北京市人民政府、中國出版工作者協(xié)會承辦單位：中國出版集團公司中國圖書進出口（集團）總公司、環(huán)球新聞出版發(fā)展有限公司協(xié)辦單位：香港聯(lián)合出版（集團）有限公司、中國音像協(xié)會贊助單位：中國科學技術協(xié)會、中國國際貿易促進委員會第十六屆北京國際圖書博覽會87審查關于2010年海南省和省本級預算執(zhí)行情況出席人員：

1、全體代表

2、出席省政協(xié)會議的政協(xié)委員和列席人員

3、本次會議列席人員

4、本次會議特邀列席人員

5、旁聽人員審查關于2010年海南省和省本級預算執(zhí)行情況出席人員：88××市秘書學協(xié)會年會議程(2013年××月××日)一、專題報告：秘書學協(xié)會的年度工作報告二、論文交流三、座談討論××市秘書學協(xié)會秘書處2013年××月××日××市秘書學協(xié)會年會89日期時間內容安排地點參加人負責人6月18日上午8:30報到會議大廳全體黃秘書9:00～10:00總經理講話小會議廳全體10:20～11:50公司顧問講座小會議廳全體劉秘書12:00午餐賓館餐廳全體鐘秘書下午1:30～4:00李副總經理專題報告小會議室全體4:20～5:30人力總監(jiān)發(fā)言小會議室全體晚上6:00晚餐賓館餐廳全體7:30聯(lián)歡娛樂中心全體日期時間內容安排地點參加人負責人6月18日上午8:30報90911、上下相對式301、上下相對式91第五章會議準備工作課件92932、全圍式322、全圍式93第五章會議準備工作課件94第五章會議