2023/1/8《會議管理與組織》2022/12/27《會議管理與組織》1會議管理與組織概述2大至一個(gè)國家，小至一個(gè)企業(yè)，都在會議里決定其基本走向……花在開會上的時(shí)間越來越多……開會的頻率越來越高……每天都在開會……

在浪費(fèi)時(shí)間的事情列表上會議居于首位。大至一個(gè)國家，小至一個(gè)企業(yè)，都在會議里決定其基本走向……在浪3會議失敗會議目標(biāo)不清晰參會對象選擇錯(cuò)誤主持人技能欠缺會前準(zhǔn)備不足會議環(huán)境影響（時(shí)間、場地）會議會議目標(biāo)不清晰參會對象主持人技能欠缺會前準(zhǔn)備不足會議環(huán)境4分享內(nèi)容ADBCE會議禮儀會議通則會議準(zhǔn)備會務(wù)沖突會議主持分享內(nèi)容ADBCE會議禮儀會議通則會議準(zhǔn)備會務(wù)沖突會議主持5會議通則第一章會議通則第一章6會議功能信息分享解決問題培訓(xùn)教育會議功能信息分享解決問題培訓(xùn)教育7會議的時(shí)間管理不要遲到不要隨意變更會議時(shí)間嚴(yán)格按照議程進(jìn)行，不要超時(shí)會議的時(shí)間管理不要遲到8會議失效的原因？目的不明確責(zé)任不明確事后無跟蹤會議失效的原因？目的不明確9會議準(zhǔn)備第二章會議準(zhǔn)備第二章10是否一定要開會可以直接決策已經(jīng)有例會決策者無法出席有更好的方法是否一定要開會可以直接決策11必須要開會復(fù)雜信息傳遞多人集思廣益，參與決策聽取匯報(bào)分派任務(wù)必須要開會復(fù)雜信息傳遞多人12確定會議目標(biāo)可實(shí)現(xiàn)什么而不是要做什么確定會議目標(biāo)可實(shí)現(xiàn)什么13安排誰來參加會議？有貢獻(xiàn)有影響有提升安排誰來參加會議？有貢獻(xiàn)14確定會議議程書面化會議主題明確議程與主題對應(yīng)參與人員與主題相關(guān)（4-8人）會議時(shí)間長度（不超過2小時(shí)）指定記錄人確定會議議程書面化15會議議程示例《標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)流程》推行會議議程會議議題：如何使用和推行《標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)流程》會議時(shí)間：3月21日（下周一）15：00-16：00會議地點(diǎn)：五樓大會議室與會人員：作業(yè)組各組組長，運(yùn)營組、質(zhì)控組全體同事。主持人：區(qū)經(jīng)理記錄員：行政助理1、15：00-15：15

《標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)流程》介紹，主講人區(qū)經(jīng)理2、15：15-15：45

推行方案和時(shí)間表，推行過程中可能遇見的問題，與會者討論。3、15：45－16：00區(qū)經(jīng)理做會議總結(jié)，任務(wù)分配，并確定檢查方法會議資料：《標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)流程》會議議程示例《標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)流程》推行會議議程會議議題：如何使用16小組活動

日前，公司領(lǐng)導(dǎo)提出公司人力資源體系建設(shè)較為落后，希望人力資源部能夠拿出一份行動方案，加快公司的人力資源體系建設(shè)步伐。

請根據(jù)以上工作任務(wù)，安排一次會議，并擬定會議議程。

時(shí)間：五分鐘小組活動日前，公司領(lǐng)導(dǎo)提出公司人力資源體系建設(shè)17會議議程示例人力資源體系建設(shè)會議議程會議議題：研討公司人力資源體系建設(shè)方案會議時(shí)間：3月21日（下周一）14：00-16：00會議地點(diǎn)：三樓大會議室與會人員：人力資源部員工、各單位人力資源機(jī)構(gòu)人事負(fù)責(zé)人。主持人：人事科科長記錄員：人事專員1、14：00-14：15

會議背景介紹，目標(biāo)提出，主講人：人事科科長2、14：15-15：10

討論公司人力資源體系現(xiàn)存問題及改進(jìn)方向。3、15：15－15：45各模塊討論提出行動計(jì)劃4、15：45-16：00人力資源部部長總結(jié)講話，明確任務(wù)分配，并提出下次會議期望。會議議程示例人力資源體系建設(shè)會議議程會議議題：研討公司人力資18確定會議安排時(shí)間地點(diǎn)座位午餐前或下班后領(lǐng)導(dǎo)辦公室圓桌團(tuán)團(tuán)座影院排排座長桌對岸座確定會議安排時(shí)間午餐前或下班后領(lǐng)導(dǎo)辦公室圓桌團(tuán)團(tuán)座影院排排座19發(fā)布會議通知通知方式通知時(shí)間必要的背景資料/事先完成的工作書面用語發(fā)布會議通知通知方式20會務(wù)準(zhǔn)備No.工作項(xiàng)目責(zé)任人核查No.核查責(zé)任人核查1選擇會議地點(diǎn)

11服務(wù)員指導(dǎo)工作

2會議項(xiàng)目

12會間擺放（點(diǎn)心、水果）

3會議時(shí)間

13PPT提示，指引牌提示

4活動負(fù)責(zé)人

14娛樂保齡、游泳、臺球、乒乓球、OK、網(wǎng)球

5活動作業(yè)分工明細(xì)

15會議通知

6會場預(yù)訂（大小、桌椅放置、溫度、燈光、音響、麥克、電源、投影位置、背景音樂、桌臺花飾）

16預(yù)算申批、借支票

7確認(rèn)人員（時(shí)間、住宿、車輛、特殊要求）

17會務(wù)通知

8用餐（時(shí)間、地點(diǎn)、人數(shù)、標(biāo)準(zhǔn)、菜單、特殊要求）

18購買用品、水果

9車輛安排（時(shí)間表、用車人、接機(jī)、機(jī)動用車）

19房間安排

10借還設(shè)備--

20接聽電話、安排事情

投影機(jī)（1）

21文件發(fā)送、傳遞信息

投影幕（1）

22會場應(yīng)急

無線麥（1）

23會后結(jié)帳

電子白板（1）

24設(shè)備整理

激光筆（1）

25費(fèi)用報(bào)銷

白板筆（1）、白板擦（1）

26會務(wù)記錄

筆記本（1）

打印機(jī)（1）

照相機(jī)（1）、攝像機(jī)（1）

插線板（1）

剪刀（1）、訂書機(jī)（1）

會務(wù)準(zhǔn)備No.工作項(xiàng)目責(zé)任人核查No.核查責(zé)任人核查1選擇會21會議主持第三章會議主持第三章22會議常見角色十八大會議常見角色十八大23會議常見角色主持人參與者決策者會議常見角色主持人參與者決策者24主持人的職責(zé)營造和諧氣氛嚴(yán)格按照議程進(jìn)行正確總結(jié)討論內(nèi)容引導(dǎo)發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言尊重少數(shù)人的意見，避免會中意見一面倒的情況減少與議題無關(guān)的爭辯與討論保持中立態(tài)度強(qiáng)調(diào)會議紀(jì)律主持人的職責(zé)營造和諧氣氛25主持人“三要”思路清晰敏銳善于言辭表達(dá)幽默感主持人“三要”思路清晰敏銳26主持人“四不”不要獨(dú)占發(fā)言不做火爆辣椒不要加入沖突不要放棄控制主持人“四不”不要獨(dú)占發(fā)言27主持人“五保持”保持和諧保持包容保持客觀保持肯定保持議程主持人“五保持”保持和諧28會議開場“四部曲”介紹會議背景介紹會議議程介紹與會人員提出會議期望會議開場“四部曲”介紹會議背景29會議開場舉例近來公司的營運(yùn)狀況因?yàn)槭艿浇?jīng)濟(jì)不景氣的影響，使得本季的營收目標(biāo)達(dá)成率只有70%。因此今天召開會議主要討論兩大問題，第一就是如何刺激原市場的買氣，第二討論新市場的擴(kuò)展計(jì)劃。

首先將由業(yè)務(wù)部周厚坤課長為我們說明目前市場狀況，再由各位一起討論，然后各區(qū)市場督導(dǎo)會一一提出配合方案，最后由行銷部門整合后提出執(zhí)行方案。本次會議的進(jìn)行時(shí)間預(yù)估為1.5小時(shí)，會議過程中請大家將手機(jī)置于無聲狀態(tài)，希望今天經(jīng)由在場各位的相互討論及創(chuàng)意激蕩，能夠產(chǎn)生一套完整有效的業(yè)績提升計(jì)劃，大家加油!會議開場舉例近來公司的營運(yùn)狀況因?yàn)槭艿浇?jīng)30小組活動

日前，公司領(lǐng)導(dǎo)提出公司人力資源體系建設(shè)較為落后，希望人力資源部能夠拿出一份行動方案，加快公司的人力資源體系建設(shè)步伐。

目前，該會議即將召開，請擬定一份會議開場白。

時(shí)間：五分鐘小組活動日前，公司領(lǐng)導(dǎo)提出公司人力資源體系建設(shè)較31如何達(dá)成會議決議權(quán)威決策少數(shù)服從多數(shù)共識決策如何達(dá)成會議決議權(quán)威決策32如何結(jié)束會議按時(shí)結(jié)束重申會議決議確認(rèn)與會者的任務(wù)/目標(biāo)/期限指定專人跟進(jìn)如何結(jié)束會議按時(shí)結(jié)束33會后工作編制會議紀(jì)要，并發(fā)送與會者跟進(jìn)執(zhí)行的過程是否需要系列會議會后工作編制會議紀(jì)要，并發(fā)送與會者34會議沖突會議沖突35常見的會議沖突短話長說獨(dú)占發(fā)言人身攻擊時(shí)間不足為反對而反對離題爭功諉過爭議抱怨會議沖突常見的會議沖突短話長說獨(dú)占發(fā)言人身攻擊時(shí)間不足為反對而反對離36會議沖突的對策人身攻擊☆對雙方進(jìn)行安撫☆重申議事規(guī)則☆重提主體進(jìn)行討論離題☆給予肯定再切斷話題☆將離題的議題留置最后再做討論☆請他做歸納或替他做歸納☆事先請將規(guī)則講清楚☆發(fā)言限定時(shí)間會議沖突的對策人身攻擊☆對雙方進(jìn)行安撫離題☆給予肯定再切斷話37會議沖突的對策☆暫停該項(xiàng)議題，容后再議☆參與第三者的意見☆進(jìn)行不記名投票☆同情其不滿的情緒☆歸納其不滿的原因☆尋求解決的方法爭議抱怨會議沖突的對策☆暫停該項(xiàng)議題，容后再議☆同情其不滿的情緒爭議38會議沖突的對策☆接過話題，請他人發(fā)表意見?！罘钦Z言式阻止☆選擇重要的議題進(jìn)行討論。☆限制發(fā)言人數(shù)(可事先登記)☆限制發(fā)言時(shí)間☆征求與會人意見，是否挪到下次會議獨(dú)占發(fā)言時(shí)間不足會議沖突的對策☆接過話題，請他人發(fā)表意見?！钸x擇重要的議題進(jìn)39會議沖突的對策☆請他提出更好的對策?！钜龑?dǎo)他思考是否有考慮周全☆不斷施壓☆設(shè)置暗樁,帶動與會人員的熱烈參與,有拋磚引玉的效果?！钪鲃映鰮?適時(shí)發(fā)問,塑造發(fā)言機(jī)會,且予以正向的肯定與鼓勵(lì)。不發(fā)言為反對而反對會議沖突的對策☆請他提出更好的對策。☆設(shè)置暗樁,帶動與會人員40會議禮儀第四章會議禮儀第四章41會議座次會議座次42介紹禮儀

位卑者尊者

年輕年長

同事客人

職位低職位高

男性女性

非官方人士官方人士

本國同事外籍同事介紹他人：職位+姓名+先生/女士介紹自己：姓名+部門+職務(wù)介紹禮儀

位卑者43參會禮儀事先了解會議目標(biāo)有準(zhǔn)備地赴會位置選擇手機(jī)置于無聲參會禮儀事先了解會議目標(biāo)44高效會議的8大特征3.擬定和分發(fā)了議程表高效的會議2.好好籌劃過6.請了最合適的人出席7.做出了評論和歸納4.遵守時(shí)間5.一切按部就班1.只在必要時(shí)才召集8.事后有跟進(jìn)高效會議的8大特征3.擬定和分發(fā)了議程表高效的會議2.好好籌45演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！462023/1/8《會議管理與組織》2022/12/27《會議管理與組織》47會議管理與組織概述48大至一個(gè)國家，小至一個(gè)企業(yè)，都在會議里決定其基本走向……花在開會上的時(shí)間越來越多……開會的頻率越來越高……每天都在開會……

在浪費(fèi)時(shí)間的事情列表上會議居于首位。大至一個(gè)國家，小至一個(gè)企業(yè)，都在會議里決定其基本走向……在浪49會議失敗會議目標(biāo)不清晰參會對象選擇錯(cuò)誤主持人技能欠缺會前準(zhǔn)備不足會議環(huán)境影響（時(shí)間、場地）會議會議目標(biāo)不清晰參會對象主持人技能欠缺會前準(zhǔn)備不足會議環(huán)境50分享內(nèi)容ADBCE會議禮儀會議通則會議準(zhǔn)備會務(wù)沖突會議主持分享內(nèi)容ADBCE會議禮儀會議通則會議準(zhǔn)備會務(wù)沖突會議主持51會議通則第一章會議通則第一章52會議功能信息分享解決問題培訓(xùn)教育會議功能信息分享解決問題培訓(xùn)教育53會議的時(shí)間管理不要遲到不要隨意變更會議時(shí)間嚴(yán)格按照議程進(jìn)行，不要超時(shí)會議的時(shí)間管理不要遲到54會議失效的原因？目的不明確責(zé)任不明確事后無跟蹤會議失效的原因？目的不明確55會議準(zhǔn)備第二章會議準(zhǔn)備第二章56是否一定要開會可以直接決策已經(jīng)有例會決策者無法出席有更好的方法是否一定要開會可以直接決策57必須要開會復(fù)雜信息傳遞多人集思廣益，參與決策聽取匯報(bào)分派任務(wù)必須要開會復(fù)雜信息傳遞多人58確定會議目標(biāo)可實(shí)現(xiàn)什么而不是要做什么確定會議目標(biāo)可實(shí)現(xiàn)什么59安排誰來參加會議？有貢獻(xiàn)有影響有提升安排誰來參加會議？有貢獻(xiàn)60確定會議議程書面化會議主題明確議程與主題對應(yīng)參與人員與主題相關(guān)（4-8人）會議時(shí)間長度（不超過2小時(shí)）指定記錄人確定會議議程書面化61會議議程示例《標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)流程》推行會議議程會議議題：如何使用和推行《標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)流程》會議時(shí)間：3月21日（下周一）15：00-16：00會議地點(diǎn)：五樓大會議室與會人員：作業(yè)組各組組長，運(yùn)營組、質(zhì)控組全體同事。主持人：區(qū)經(jīng)理記錄員：行政助理1、15：00-15：15

《標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)流程》介紹，主講人區(qū)經(jīng)理2、15：15-15：45

推行方案和時(shí)間表，推行過程中可能遇見的問題，與會者討論。3、15：45－16：00區(qū)經(jīng)理做會議總結(jié)，任務(wù)分配，并確定檢查方法會議資料：《標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)流程》會議議程示例《標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)流程》推行會議議程會議議題：如何使用62小組活動

日前，公司領(lǐng)導(dǎo)提出公司人力資源體系建設(shè)較為落后，希望人力資源部能夠拿出一份行動方案，加快公司的人力資源體系建設(shè)步伐。

請根據(jù)以上工作任務(wù)，安排一次會議，并擬定會議議程。

時(shí)間：五分鐘小組活動日前，公司領(lǐng)導(dǎo)提出公司人力資源體系建設(shè)63會議議程示例人力資源體系建設(shè)會議議程會議議題：研討公司人力資源體系建設(shè)方案會議時(shí)間：3月21日（下周一）14：00-16：00會議地點(diǎn)：三樓大會議室與會人員：人力資源部員工、各單位人力資源機(jī)構(gòu)人事負(fù)責(zé)人。主持人：人事科科長記錄員：人事專員1、14：00-14：15

會議背景介紹，目標(biāo)提出，主講人：人事科科長2、14：15-15：10

討論公司人力資源體系現(xiàn)存問題及改進(jìn)方向。3、15：15－15：45各模塊討論提出行動計(jì)劃4、15：45-16：00人力資源部部長總結(jié)講話，明確任務(wù)分配，并提出下次會議期望。會議議程示例人力資源體系建設(shè)會議議程會議議題：研討公司人力資64確定會議安排時(shí)間地點(diǎn)座位午餐前或下班后領(lǐng)導(dǎo)辦公室圓桌團(tuán)團(tuán)座影院排排座長桌對岸座確定會議安排時(shí)間午餐前或下班后領(lǐng)導(dǎo)辦公室圓桌團(tuán)團(tuán)座影院排排座65發(fā)布會議通知通知方式通知時(shí)間必要的背景資料/事先完成的工作書面用語發(fā)布會議通知通知方式66會務(wù)準(zhǔn)備No.工作項(xiàng)目責(zé)任人核查No.核查責(zé)任人核查1選擇會議地點(diǎn)

11服務(wù)員指導(dǎo)工作

2會議項(xiàng)目

12會間擺放（點(diǎn)心、水果）

3會議時(shí)間

13PPT提示，指引牌提示

4活動負(fù)責(zé)人

14娛樂保齡、游泳、臺球、乒乓球、OK、網(wǎng)球

5活動作業(yè)分工明細(xì)

15會議通知

6會場預(yù)訂（大小、桌椅放置、溫度、燈光、音響、麥克、電源、投影位置、背景音樂、桌臺花飾）

16預(yù)算申批、借支票

7確認(rèn)人員（時(shí)間、住宿、車輛、特殊要求）

17會務(wù)通知

8用餐（時(shí)間、地點(diǎn)、人數(shù)、標(biāo)準(zhǔn)、菜單、特殊要求）

18購買用品、水果

9車輛安排（時(shí)間表、用車人、接機(jī)、機(jī)動用車）

19房間安排

10借還設(shè)備--

20接聽電話、安排事情

投影機(jī)（1）

21文件發(fā)送、傳遞信息

投影幕（1）

22會場應(yīng)急

無線麥（1）

23會后結(jié)帳

電子白板（1）

24設(shè)備整理

激光筆（1）

25費(fèi)用報(bào)銷

白板筆（1）、白板擦（1）

26會務(wù)記錄

筆記本（1）

打印機(jī)（1）

照相機(jī)（1）、攝像機(jī)（1）

插線板（1）

剪刀（1）、訂書機(jī)（1）

會務(wù)準(zhǔn)備No.工作項(xiàng)目責(zé)任人核查No.核查責(zé)任人核查1選擇會67會議主持第三章會議主持第三章68會議常見角色十八大會議常見角色十八大69會議常見角色主持人參與者決策者會議常見角色主持人參與者決策者70主持人的職責(zé)營造和諧氣氛嚴(yán)格按照議程進(jìn)行正確總結(jié)討論內(nèi)容引導(dǎo)發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言尊重少數(shù)人的意見，避免會中意見一面倒的情況減少與議題無關(guān)的爭辯與討論保持中立態(tài)度強(qiáng)調(diào)會議紀(jì)律主持人的職責(zé)營造和諧氣氛71主持人“三要”思路清晰敏銳善于言辭表達(dá)幽默感主持人“三要”思路清晰敏銳72主持人“四不”不要獨(dú)占發(fā)言不做火爆辣椒不要加入沖突不要放棄控制主持人“四不”不要獨(dú)占發(fā)言73主持人“五保持”保持和諧保持包容保持客觀保持肯定保持議程主持人“五保持”保持和諧74會議開場“四部曲”介紹會議背景介紹會議議程介紹與會人員提出會議期望會議開場“四部曲”介紹會議背景75會議開場舉例近來公司的營運(yùn)狀況因?yàn)槭艿浇?jīng)濟(jì)不景氣的影響，使得本季的營收目標(biāo)達(dá)成率只有70%。因此今天召開會議主要討論兩大問題，第一就是如何刺激原市場的買氣，第二討論新市場的擴(kuò)展計(jì)劃。

首先將由業(yè)務(wù)部周厚坤課長為我們說明目前市場狀況，再由各位一起討論，然后各區(qū)市場督導(dǎo)會一一提出配合方案，最后由行銷部門整合后提出執(zhí)行方案。本次會議的進(jìn)行時(shí)間預(yù)估為1.5小時(shí)，會議過程中請大家將手機(jī)置于無聲狀態(tài)，希望今天經(jīng)由在場各位的相互討論及創(chuàng)意激蕩，能夠產(chǎn)生一套完整有效的業(yè)績提升計(jì)劃，大家加油!會議開場舉例近來公司的營運(yùn)狀況因?yàn)槭艿浇?jīng)76小組活動

日前，公司領(lǐng)導(dǎo)提出公司人力資源體系建設(shè)較為落后，希望人力資源部能夠拿出一份行動方案，加快公司的人力資源體系建設(shè)步伐。

目前，該會議即將召開，請擬定一份會議開場白。

時(shí)間：五分鐘小組活動日前，公司領(lǐng)導(dǎo)提出公司人力資源體系建設(shè)較77如何達(dá)成會議決議權(quán)威決策少數(shù)服從多數(shù)共識決策如何達(dá)成會議決議權(quán)威決策78如何結(jié)束會議按時(shí)結(jié)束重申會議決議確認(rèn)與會者的任務(wù)/目標(biāo)/期限指定專人跟進(jìn)如何結(jié)束會議按時(shí)結(jié)束79會后工作編制會議紀(jì)要，并發(fā)送與會者跟進(jìn)執(zhí)行的過程是否需要系列會議會后工作編制會議紀(jì)要，并發(fā)送與會者80會議沖突會議沖突81常見的會議沖突短話長說獨(dú)占發(fā)言人身攻擊時(shí)間不足為反對而反對離題爭功諉過爭議抱怨會議沖突常見的會議沖突短話長說獨(dú)占發(fā)言人身攻擊時(shí)間不足為反對而反對離82會議沖突的對策人身攻擊☆對雙方進(jìn)行安撫☆重申議事規(guī)則☆重提主體進(jìn)行討論離題☆給予肯定再切斷話題☆將離題的議題留置最后再做討論☆請他做歸納或替他做歸納☆事先請將規(guī)則講清楚☆發(fā)言限定時(shí)間會議沖突的對策人身攻擊☆對雙方進(jìn)行安撫離題☆給予肯定再切斷話83會議沖突的對策☆暫停該項(xiàng)議題，容后再議☆