公務(wù)文書的含義1、公務(wù)文書簡稱公文:廣義和狹義之分。廣義:指在一切公務(wù)活動中形成的文書材料。狹義:指黨政機關(guān)公文。根據(jù)202３年4月16日中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳頒發(fā)的《黨政機關(guān)公文解決工作條例》的規(guī)定:“是黨政機關(guān)實行領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、解決公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書?！?、公務(wù)文書的種類(15類）：決議、決定、命令(令）、公報、公告、通告、意見、告知、通報、報告、請示、批復(fù)、議案、函、紀要。３、公文分為：上行文、平行文、下行文。上行文:是下級機關(guān)向上級機關(guān)報送的公文，這類文種有請示、議案;下行文:是上級機關(guān)向下級機關(guān)發(fā)送的公文。這類文種重要有決議、決定、命令（令)、公報、公告、通告、告知、通報、批復(fù)、意見等;平行文：是同級機關(guān)或不相從屬機關(guān)之間互相往來的公文,這類文種重要是函。有時通報、告知、紀要也可作為平行文。

４、根據(jù)公文的使用范圍,公文可以分為:專用公文和通用公文兩類。

5、公務(wù)文書的特點:鮮明的政策性、明確的實用性、法定的權(quán)威性、作者的特定性、體式的規(guī)范性。

6、公務(wù)文書的作用:法規(guī)作用、指揮管理作用、交流信息作用、宣傳教育作用（公務(wù)文書是國家發(fā)布法規(guī)、方針政策的重要工具)、憑證依據(jù)作用(公務(wù)文書尚有明顯的憑證和依據(jù)作用)。黨政機關(guān)公文寫作7、公務(wù)文書的格式：是公文的各部分內(nèi)容按有關(guān)的規(guī)定置排起來的整體結(jié)構(gòu)形式。8、公文的排版形式:指公文數(shù)據(jù)項目在文獻版面上的標印格式，是指公文的外觀形式。

９、公文用紙幅面尺寸及版面規(guī)定:幅面尺寸、版面（①、頁邊與版心尺寸；②、字體和字號；③、行數(shù)和字數(shù)；④、文字顏色)。

１0、印刷裝訂規(guī)定:制版規(guī)定、印刷規(guī)定。

11、公文格式各要素編排規(guī)則：《黨政機關(guān)公文格式》（GＢ/T９７０４-20２３）標準將版心內(nèi)的公文格式要分為版頭、主體、版記三部分。

１2、版頭部分７要素:份號、密級和保密期限（絕密、機密、秘密)、緊急限度(特急、加急、平急)、發(fā)文機關(guān)標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、版頭中的分隔線。

13、發(fā)文字號：由發(fā)文機關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。

1４、上行文的發(fā)文字號居左空一字編制,與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。

15、主體部分9要素：標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件。

16、版記4要素：版記中的分隔線、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和引發(fā)日期、頁碼。

常用公文寫作

17、決定：合用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤消下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項。18、決定分類:指揮性決定、獎罰性決定、知照類決定。

19、決定的特點：領(lǐng)導(dǎo)性、約束性、穩(wěn)定性。

20、決定的主題結(jié)構(gòu)與寫法:決定的主題結(jié)構(gòu)一般由標題、主送機關(guān)、正文、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期和印章幾個部分組成。

2１、決定具體寫法:標題、主送機關(guān)、正文(決定的正文由決定的緣由、決定事項和決定結(jié)語三部分組成）、發(fā)文機關(guān)署名、發(fā)文日期和印章。

22、決定分三種,不同各類的寫法又不盡相同，分述如下：指揮性決定、獎罰類決定、知照類決定。

２3、決定的寫作規(guī)定：標題要完整規(guī)范、時間標注要準確、緣由要準確合理、事項要明確清楚。

報告

24、報告：是合用于向上級機關(guān)報告工作，反映情況，回復(fù)上級機關(guān)詢問的公文。

2５、報告的分類：工作報告（工作報告是指向上級報告工作的報告)、情況報告(情況報告是指用于向上級反映與本單位有關(guān)系的重要情況的報告)、答復(fù)報告(答復(fù)報告是指用于答復(fù)上級機關(guān)詢問的報告)、報送報告(報送報告是指用于向上級報送文獻、物件時使用的報告)。

26、按報告的規(guī)定分類:報告可分為呈報性和呈轉(zhuǎn)性報告。

２7、報告的特點：單向性、陳述性、建議性。

28、報告的主體結(jié)構(gòu)一般由標題、主送機關(guān)、正文、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期和印章幾個部分組成。

29、具體寫法:標題:主送機關(guān):正文：發(fā)文機關(guān)署名、成文日期和印章

30、報告的寫作規(guī)定：嚴格使用文種、材料要真實、主旨要鮮明。

請示

3１、請示是合用于向上級機關(guān)請示指示、批準的公文。

3２、請示的分類:請求指示的請示(批準、幫助、批轉(zhuǎn)）、請求批準的請示、請求幫助的請示、請求批轉(zhuǎn)的請示。

33、請示的特點:針對性、呈批性、單一性、時效性。

3４、請示與報告的區(qū)別:行文時間不同、行文目的和作用不同、篇幅容量不同、對上級機關(guān)的規(guī)定不同。

35、請示的主體結(jié)構(gòu)一般由標題、主送機關(guān)、正文、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章幾部分構(gòu)成,具體寫法：標題、主送機關(guān)、正文、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期和印章。

３6、請示的寫作規(guī)定:一文一事、不得多頭請示、一般不能越級、不得直接送交某個領(lǐng)導(dǎo)、語氣要平實，懇切。批復(fù)37、批復(fù)是合用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項時使用的功能。批復(fù)的特點：被動性，針對性,集中性,明確性，依據(jù)性。

38、批復(fù)的主體結(jié)構(gòu)與寫法:一般由標題，主送機關(guān),正文，成文日期和發(fā)文機關(guān)署名、印章組成。具體寫法標題、主送機關(guān),正文，發(fā)文機關(guān)署名、成為日期和印章。

39、批復(fù)的寫作規(guī)定是:慎重及時、針對請示答復(fù)、明確態(tài)度。

告知

4０、告知是合用于發(fā)布，傳達規(guī)定下級機關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項,批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文的一種常用的公文。

41、告知的分類：告知是常見的下行文或平行文，根據(jù)不同的標準可以分為不同的類別,一般有：發(fā)布性告知;指示性告知;批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性告知；知照性告知;會議告知；任免告知。批轉(zhuǎn)性告知和轉(zhuǎn)發(fā)性告知兩者的區(qū)別:標題用語有所不同，被批轉(zhuǎn)和被轉(zhuǎn)發(fā)的文獻來源不同，批轉(zhuǎn)性告知的批轉(zhuǎn)語中要有批轉(zhuǎn)機關(guān)“批準”或者“批準”等批示意見，而轉(zhuǎn)發(fā)性告知的轉(zhuǎn)發(fā)語中不需要如此表態(tài)。

４２、告知的特點:功能多樣、運用廣泛、執(zhí)行性強、時效性嚴。

４3、告知的重要結(jié)構(gòu)由標題、主送機關(guān)、正文、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期和印章組成。

４4、具體寫法如下：標題、主送機關(guān)、正文、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期和印章。

45、告知的寫作規(guī)定:告知多為下行文,具有較強的執(zhí)行性,告知的語言規(guī)定準確,會議告知應(yīng)注意其時效性。告知的正文是告知的核心部分,一般由告知緣由、告知事項、告知規(guī)定三部分構(gòu)成。告知正文的寫法:發(fā)布性告知；指示性告知；批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性告知；知照性告知;會議告知(時間、地點、任務(wù)、人員、人數(shù));任免告知。

通報

通報是合用于表彰先進，批評錯誤,傳達重要精神或者情況的公文

４6、通報的種類：表彰性通報、

批評性通報

、情況通報。

4７、通報的特點：教育性、典型性、時效性。４８、通報的主體結(jié)構(gòu):標題、主送機關(guān)、正文、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期和印章等幾個部分組成

４9、通報具體寫法:標題、主送機關(guān)、正文、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期和印章。不同類型的通報其內(nèi)容和寫法有所不同，通報的正文由通報的緣由、通報決定、提出希望和規(guī)定三部分構(gòu)成。寫法有:表彰性通報、批評性通報、情況通報。

5０、懲處性通報與懲處性決定的區(qū)別：對象

不同,內(nèi)容性質(zhì)不同,發(fā)送范圍不同

51、通報的寫作規(guī)定：內(nèi)容真實，決定恰當,語言慎重。

函

函是不相從屬機關(guān)之間互相商洽工作,詢問和答復(fù)問題，或者向有關(guān)主管部門請示批準和答復(fù)審批事項時所使用的公文

５２、函的分類：按文面規(guī)格分類(公函、便函），按行文方向分類（去函、復(fù)函），按行文內(nèi)容分類(商洽函、詢問答復(fù)函、請批函）。

53、函的特點：使用的廣泛性、行文方向的多向性、內(nèi)容的單一性54、函的主體結(jié)構(gòu)：一般由標題、主送機關(guān)、正文、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期和印章幾部分構(gòu)成。55、具體寫法：標題、主送機關(guān)、正文（開頭，主體，結(jié)尾），發(fā)文機關(guān)署名,成文日期和印章

５6、函的寫作規(guī)定:1、行文簡潔明確，用語把握分寸,語氣平和，不要以勢壓人或強人所難，也不必逢迎恭維。5７、2、復(fù)函的行文要有針對性，答復(fù)要明確。3、行文要及時，特別是復(fù)函更應(yīng)當迅速、及時，以保證公務(wù)等活動的正常進行。

紀要紀要：是合用于記載會議重要情況和議定事項的公文。是根據(jù)會議記錄和會議文獻及其他有關(guān)材料整理而成的。

５8、紀要的分類：辦公會議紀要,專項會議紀要。

59、紀要的特點:紀實性，綜合性，指導(dǎo)性,稱謂的特殊性（特殊稱謂：會議認為、會議指出、會議決定、會議規(guī)定、會議號召)。

６0、紀要的主體結(jié)構(gòu)與寫法：紀要主體一般由標題和正文、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章幾部分構(gòu)成。

６1、具體寫法:標題、成文日期、正文(辦公會議紀要,專項會議紀要），發(fā)文機關(guān)署名，成文日期和印章幾部分構(gòu)成

６2、紀要的寫作規(guī)定：掌握會議的全體情況;抓住要點、突出會議主題;文字簡潔明快；層次清楚,脈絡(luò)分明。

行政事務(wù)文書的寫作

63、計劃的含義:國家機關(guān),社會團隊，企事業(yè)單位或個人,根據(jù)黨和國家的有關(guān)方針,政策以及上級的指示規(guī)定,依據(jù)本部門的個人的實際情況，對未來一段時間內(nèi)要達成的目的或完畢的任務(wù)提出具體規(guī)定,制定相應(yīng)措施和執(zhí)行環(huán)節(jié),并寫成系統(tǒng)化,條理化的書面材料就是計劃,計劃是對未來一定期期的工作或任務(wù)作出預(yù)想性安排的應(yīng)用文書。

計劃是廣義的概念，內(nèi)容和期限不同，計劃有規(guī)劃、綱要、設(shè)想、打算、要點、方案、意見、安排等名稱，規(guī)劃:三年以上的計劃、綱要和規(guī)劃大體相同。設(shè)想是初步的、預(yù)備性的、尚未成熟的非正式計劃。打算是一種時間較短，內(nèi)容比較單一、具體的粗線條的計劃。

６4、計劃的種類:按性質(zhì)分,有學(xué)習計劃、工作計劃、生產(chǎn)計劃、財務(wù)計劃、教學(xué)計劃、分派計劃、銷售計劃等。按內(nèi)容分，有綜合計劃和專題計劃。按使用范圍分，有班組計劃、單位計劃、地區(qū)計劃、國家計劃等。準時間分，有周計劃、旬計劃、月計劃、季計劃、年計劃,五年計劃、十年計劃。，按表達方式分,有條文式計劃、表格式計劃、條文與表格結(jié)合的計劃。

65、計劃的特點:目的性,預(yù)見性,客觀性，規(guī)范性

66、計劃的作用：明確奮斗目的（目的是行動的動力)，合理配置資源，加強行為約束

67、計劃的結(jié)構(gòu)：一般由標題,正文，落款三部分構(gòu)成

68、計劃具體寫法：標題,正文（語言，目的和任務(wù)），環(huán)節(jié)，措施,結(jié)語。

6９、批復(fù)的特點:被動性，針對性，集中性，明確性,根據(jù)性

70、批復(fù)的主體結(jié)構(gòu)一般由標題，發(fā)送機關(guān),正文，成文日期和發(fā)文機關(guān)署名，印章組成。具體寫法標題,發(fā)送機關(guān),正文，發(fā)文機關(guān)署名,成為日期和印章

71、批復(fù)的寫作規(guī)定是:慎重及時，針對請示答復(fù),明確態(tài)度

總結(jié)

7２、總結(jié)的含義:總結(jié)是國家機關(guān)、社會團隊、企事業(yè)單位或個人對過去某一階段的工作、學(xué)習、生活等加以回顧、分析和研究，從中找出經(jīng)驗和教訓(xùn)，引出規(guī)律性的結(jié)識，明確此后的努力方向,用以指導(dǎo)此后的工作和學(xué)習的應(yīng)用文體。

73、總結(jié)的分類：按照總結(jié)的性質(zhì)劃分,有工作總結(jié)、生產(chǎn)總結(jié)、會議總結(jié)等。按照總結(jié)的使用范圍劃分有地區(qū)總結(jié)、部門總結(jié)、單位總結(jié)、個人總結(jié)等。按照總結(jié)的時間長短劃分，有年度總結(jié)、半年總結(jié)、季度總結(jié)、月份總結(jié)、、階段總結(jié)等。不管哪一類總結(jié)都可以按其內(nèi)容所涉及的范圍分為全面總結(jié)、專題總結(jié)兩種。

74、總結(jié)的特點：實踐性、說理性、客觀性。

７5、總結(jié)的作用:有助于提高結(jié)識水平;有助于信息的交流;有助于工作借鑒；有助于資料積累。

７6、總結(jié)的結(jié)構(gòu):一般由標題、正文、落款三部分組成。

7７、具體寫法:標題(直陳式標題、正副標題、文章式標題）、正文(前言、主題、落尾)。

７８、總結(jié)的寫作規(guī)定:敘述、議論是總結(jié)最常用的表達文式；總結(jié)出個性；實事求是,一分為二。

簡報

79、簡報的含義:簡報是國家機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團隊在平常工作中用來報告工作、反映情況、傳達信息、交流經(jīng)驗的一種簡明扼要、帶有新聞性質(zhì)和指導(dǎo)意義的事務(wù)性文書。

8０、簡報的分類：工作簡報、會議簡報、動態(tài)簡報。

８１、簡報的特點：簡、真、快、準。

８２、簡報的作用:便于領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)掌握，指導(dǎo)工作；便于平級機關(guān)之間交流經(jīng)驗、溝通;便于向下報情況,傳達上級意圖。

83、簡報的結(jié)構(gòu):一般由報頭、報核、報尾三部分構(gòu)成。

８4、寫法:報頭(簡報名稱、期號、編發(fā)單位名稱、編發(fā)日期、密級、編號）、報核（按語、標題、多行標題）、正文、供稿單位；報尾。

85、簡報的寫作規(guī)定：抓準問題,有的放矢;材料準確,內(nèi)容真實；簡明扼要，一目了然;講究實效，反映迅速。

規(guī)章制度

86、規(guī)章制度的含義:規(guī)章制度是國家機關(guān)、社會團隊和企事業(yè)單位在一定范圍內(nèi)為規(guī)范人們的行為而制定的一種具有法規(guī)性和約束力的文書。

8７、規(guī)章制度的分類:涉及條例、規(guī)定、辦法、細則、章程、制度、規(guī)則、規(guī)程、守則、公約等十種。

８８、規(guī)章制度的結(jié)構(gòu)：涉及標題，正文,落款。

89、規(guī)章制度的特點：約束性，程序性,嚴密性。

90、規(guī)章制度的標題的寫法:發(fā)文單位名稱,事由,文種三項組成；事由,文種二項組成;發(fā)文單位名稱,文種二項組成;試用對象，事由,文種三項組成;試用對象，文種二項組成;只有文種。

91、制度正文的寫法:章條式制度,條文式制度

９2公約正文的寫法：引言，主體，結(jié)尾

９3、規(guī)章制度的寫作規(guī)定：依法制度，按法執(zhí)行，明確權(quán)限，嚴格制定,內(nèi)容明確,語言規(guī)范。

經(jīng)濟文書寫作

94、協(xié)議的含義：協(xié)議是平等主體的自然人，法人，其他組織之間設(shè)立,變更，終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的

９５、協(xié)議的特點：合法性，平等互利性,協(xié)商一致性，規(guī)范性

９6協(xié)議的類型：準時間分,有長期，中期,短期協(xié)議;按形式分，有書面協(xié)議，口頭協(xié)議和其他形式協(xié)議，寫法分，有條款式協(xié)議和表格式協(xié)議?！秴f(xié)議法》則將協(xié)議分為1５種類型：買賣協(xié)議,建設(shè)工程協(xié)議,承包協(xié)議,運送協(xié)議，供用電,水，氣，熱力協(xié)議，融資協(xié)議,倉儲協(xié)議，保管協(xié)議,租賃協(xié)議，借款協(xié)議，紀協(xié)議，居間協(xié)議，技術(shù)協(xié)議,贈與協(xié)議,委托協(xié)議。

9７、協(xié)議的結(jié)構(gòu)和寫法:協(xié)議的種類各異

一般涉及標準，首部,正文，結(jié)尾幾個部分

９８、協(xié)議的寫作規(guī)定：合法,合理，合格,完善，明確，做好調(diào)查研究

9９、意向書的含義:意向書，是雙方各多方就合作項目在進入實質(zhì)性談判之前，根據(jù)初步接觸所形成的帶有規(guī)則性,意愿性和趨向性的文書

100、意向書的特點：目的的導(dǎo)向性,條款的原則性，行文的靈活性

10１、意向書的結(jié)構(gòu)：標題、正文、落款

102、意向書的寫作規(guī)定:關(guān)鍵問題的規(guī)定要回避，承諾要慎重,意向不越軌，重點突出,用詞準確

10３、招標書的寫作：招標書的含義，招標書的類型，招標書的結(jié)構(gòu)和寫法,招標書的寫作規(guī)定104、招標書的含義:招標書又稱招標說明書

１07、招標書的結(jié)構(gòu)：標題,正文，結(jié)尾

1０8、招標書的含義：具體的向招標人提出訂立協(xié)議的建議，是提供應(yīng)招標人的備選方案,是一個比實力,比技術(shù),比價格,比能力，比策略的競爭過程中,也是一個限制與反限制的過程

109、招標書的類型:按投標方人員組成情況可分為個人投標書，合作投標書,集體投標書，全員投標書和公司投標書等;按性質(zhì)和內(nèi)容可分為工程建設(shè)項目投標書，大宗商品交易投標書，選聘公司經(jīng)營者投標書，公司承包投標書，公司租賃投標書,勞務(wù)投標書,科研課題投標書,技術(shù)引進或轉(zhuǎn)讓投標書等

11０、投標書的結(jié)構(gòu):涉及標題,正文，落款。

111、投標書的寫作規(guī)定:結(jié)識要客觀，內(nèi)容要明確具體，行動要果斷

1１２、可行性研究報告的含義:是一種為擬建設(shè)項目提供最終決策依據(jù)的文書

1１3、可行性研的究報告的重要特性:具有預(yù)測性，系統(tǒng)性,論證性

11４、可行性研的究報告的分類:工業(yè)建設(shè)項目類可行性研的究報告,商業(yè)建設(shè)項目類可行性研的究報告,改、項目類可行性研的究報告，科研項目類可行性研的究報告，新產(chǎn)品開發(fā)可行性研的究報告,申請商業(yè)銀行貸款項目類可行性研的究報告，引進國外技術(shù)類可行性研的究報告，投資類項目可行性研的究報告

115、可行性研的究報告的作用：為決策者提供項目決策的重要依據(jù)，為保證資金來源提供保障條件,為提高投資效益提供理論保障

116、可行性研的究報告的結(jié)構(gòu):標題，正文，落款。

11７、可行性研的究報告的寫作規(guī)定:要有明確的目的和突出的重點,評價要客觀公正,全面進一步，分析要有說服力，論證要嚴密，文字要簡練

文書工作118、文字解決的內(nèi)容：涉及公務(wù)文書的制作形成，傳遞，辦理，管理,立卷歸檔或銷毀等環(huán)節(jié)

119、文書解決工作的組織領(lǐng)導(dǎo)：由中共中央辦公廳和國務(wù)院辦公廳分別負責領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)黨和政府系統(tǒng)的文書工作

120、文書解決的基本原則:準確，周密，保證質(zhì)量;機制，迅速,注重時效；精簡,求實,注重效用，安全,可靠，保證國家機密；認真，負責，加強統(tǒng)一管理

1２1、公文的行文關(guān)系:指發(fā)文機關(guān)(或企事業(yè)單位）與受文機關(guān)（或企事業(yè)單位）之間的文獻往來關(guān)系1２2、公文的行文形式：逐級行文，直達行文,公開行文,越級行文，橫向行文，聯(lián)合行文，對口行文,轉(zhuǎn)發(fā)行文，授權(quán)行文

１２３、公文的行文規(guī)則:行文關(guān)系根據(jù)從屬關(guān)系和職權(quán)范圍擬定,向上級機關(guān)行文，應(yīng)遵循規(guī)則;向下級機關(guān)行文，應(yīng)妝循規(guī)則;同級黨政機關(guān),黨政機關(guān)與其他同級機關(guān)必要時可以聯(lián)合行文

124、收文辦理程序:簽收，登記，初審，承辦，傳閱，催辦，答復(fù)

125、發(fā)文辦理程序:擬稿，審核和登記，簽發(fā),復(fù)核,善因,校對,用印或簽署,分發(fā),封裝，發(fā)送傳遞

126、公文立卷的原則:保存文獻之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，便于保管和運用127、公文立卷的方法:按文獻特性立卷;靈活運用立卷特性

128、文書立卷的環(huán)節(jié)：1.將解決完畢的文獻集中在一起。2.擬分類大綱或立卷項目。3．按照立卷項目(分類表)和文卷檔案將文獻一一歸入到相應(yīng)的類別。4.在進行第三步工作的同時,將不需要立卷的文檔放在一邊，妥善保管。5.再次分卷。6.對夾入卷夾的各個文獻集合體,在小紙條上擬出一個可以比較確切反映卷內(nèi)文獻內(nèi)容其特點的標題,即案卷標題。7.卷內(nèi)文獻排列。８.編頁碼,頁碼從卷內(nèi)第一個文獻第一頁的右角或右下角用打號機編，直到最后一頁。9.寫卷內(nèi)目錄和備考表。1０.拆除文獻上的金屬物。1１、擬定保管期限12、案卷排列。13編案卷號。14、填寫案卷封面和卷脊。15．填寫(編制,登記)案卷目錄。

１２9、文書歸檔新規(guī)則的重要內(nèi)容：1、整理單位,以“件”取代“卷”,2．保管單位,以“案盒”取代“案卷”。３.分方式,以年度、機構(gòu)（問題）、保管期限”取代“六個特性”。（１）按保管期限分類。二、按組織機構(gòu)分類。三、按問題分類。

保管期分為短期、長期、永久三種。短期保管的期限為1到20２3，長期保管的期限為１6到50年，永久保管即需永久保存。

１３0、新規(guī)則下行文書歸檔的基本程序和方法：編制分類方案類目,平時規(guī)整，系統(tǒng)整理，移交歸檔辦公室事務(wù)管理１３1、使用電話的原則:態(tài)度要熱情周到，禮貌有好，表達規(guī)范準確,語言簡潔明了.注意保密

.注意時間．

１32：、接聽電話的技巧：接聽電話必須及時，接聽電話一方面問候并通報，做好電話記錄,準確解決電話的臨時中斷，學(xué)會解決特殊電話，學(xué)會解決轉(zhuǎn)接電話,適時結(jié)束電話

133、撥打電話的技巧：１．盡量選擇合適的時間打電話。2.做好打電話前的準備工作。3.準確撥號,耐心等待。4．及時自我通報。５.準確稱述通話內(nèi)容。6.假如通話臨時中斷或受到干擾,應(yīng)積極回電話。７.運用語言技巧,及時結(jié)束通話。

135、一、接受電子郵件的注意事項。二、發(fā)送電子郵件的注意事項1、認證填寫收信者的地址，以便準確無誤地將電子郵件發(fā)送給對方,2、主題詞信息要一目了然,能吸引收件人翻閱信息,以免讓你發(fā)送的郵件淹沒在垃圾電子郵件中。3、注意電子郵件的保密性,重要的保密信息要謹慎使用免費電子郵箱發(fā)送,如需如此,必須做好保密措施。4、電子郵件的行文追求自由,便捷，但是秘書在發(fā)送電子郵件時還是需要注意禮節(jié)問題,不能過于隨便。5、回復(fù)郵件要及時。

１3６、印章管理:印章的種類、印章的刻制,印章的啟用,印章的保管,印章的使用,印章的停運137、介紹信管理:1、介紹信的種類：便函式介紹信、固定式介紹信。2、介紹信的填寫和使用。3、介紹信的保管。4、介紹信的領(lǐng)用。

138、值班工作的重要任務(wù):１、安排值班人員。2、承辦臨時事項。3、接待臨時來訪人員,4、解決來電來函。5、解決突發(fā)事件。6、協(xié)調(diào)保安人員。

1３９、值班人員的規(guī)定:認真負責,熱情待人，遵循制度，做好記錄。

1４0、編制值班表：1、具體值班時間和值班期限，2、值班人的姓名，3、值班的地點，4、負責人的姓名，5、值班工作內(nèi)容和相關(guān)記錄，６、替班人的姓名和交接方法。會議的管理１41、會議的含義：是指為了達成某種目的，有組織的召集人員商議事情、溝通信息、表達意愿的行為過程。14２、會議的基本要素：會議議題，會議主持人，會議名稱,會議時間,會議地點，與會人員，會議議程,會議組織者

143、會議的種類:按會議規(guī)模分(大型會議(千人參與),中型會議（百人),小型會議(十人)，按會議性質(zhì)分(規(guī)定性會議，決策性會議,專業(yè)性會議，紀念性會議),準時間分(常規(guī)性定期會議,非常規(guī)不定期

會議），按會議采用的媒介分(電話會議、電視會議、計算機會議）。

１44、擬定會議議程、日程：根據(jù)議程逐日做出的具體安排，以天為單位，是會議全程各項活動和與會者安排個人時間的依據(jù)。

１４5、會議議程、日程的制定:（1）會議議程的制定程序:１、明確目的和參與者,要清楚為什么開以及那些人到會。2、安排各項議程事項的時間及順序,考慮會議的時間長短以及內(nèi)容的順序。３、擬定每一項議程,應(yīng)清楚了解他的目的和時間安排,與會者應(yīng)當做哪些準備,誰支持這個會議，誰負責對每一項議程進行解釋,主持每項議程的討論等。4、決定會議討論形式。5、決定會議的決策方式。(2)會議議程的編制：會議日程多采用表格形式,明確參與會議活動人員、日期的時間、地點、有關(guān)的事宜安排。

１46、選擇會議場地:交通便利、會場的大小應(yīng)與會議規(guī)模相符、場地要有良好的設(shè)備配置、場地應(yīng)不受外界干擾、選擇會議地點應(yīng)考慮有無停車場合、場地租借的成本必須合理。

14７、布置會場的安排和座次：1、會場主體布局的規(guī)定(莊重,美觀，舒適,凸顯出會議的主體和氣氛,考慮會議的性質(zhì)，規(guī)格等因素。２、會場的整體格局要根據(jù)會議的性質(zhì)和形式發(fā)明出和諧的氛圍。3、大中型會議要保證一個絕對中心,因此多采用半圓形，大小方形的形式,以突出主持人和發(fā)言人，大中型會議還要注意到進,退場的方便。４、小型會議要注意集中方便)主席中的座次和場內(nèi)座次。

1４8、會場的組織和服務(wù):會議簽到、材料發(fā)放、會場服務(wù)。

149、會議記錄：1、會議記錄的規(guī)定，2、會議記錄的準備工作,3、會議記錄的內(nèi)容與結(jié)構(gòu)(標題,正文，尾部）。4、注意事項會議簡報的規(guī)定:真實準確、短小精悍,、快是簡報的質(zhì)量體現(xiàn)。生動活潑。會議簡報的內(nèi)容與結(jié)構(gòu)：內(nèi)容,結(jié)構(gòu)。

150、會后貫徹；文獻資料整理：會議文獻資料收集，會后需收集的文獻資料,收集會議文獻資料的規(guī)定,會議文獻立卷歸檔

151、編寫會議紀要：會議紀要與會議記錄的區(qū)別、會議紀要的編寫程序。

信息工作

152、信息的含義:是事物存在的方式或運動狀態(tài)的直接或間接的反映。

1５３、信息的分類:按信息源的性質(zhì)劃分為自然信息和社會信息，按信息的表現(xiàn)形式劃分為語言信息、文字信息、聲像信息、計算機語言信息和微縮信息。按信息內(nèi)容所涉及的社會領(lǐng)域分類政治信息、經(jīng)濟信息、教育信息、軍事信息、科技信息、體育信息等。按信息來源方向分為橫向信息和縱向信息。按信息穩(wěn)定狀態(tài)分為靜態(tài)信息和動態(tài)信息。

154、信息工作的基本規(guī)定:準確，及時，全面,合用。

15５、信息工作的作用:輔助領(lǐng)導(dǎo)者正常決策，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者科學(xué)管理，開闊領(lǐng)導(dǎo)者與秘書的思緒,提高秘書的工作效率。

1５6、秘書信息工作的程序:信息工作的全程是模式,即:信息的收集信息的整理信息的傳遞－---信息的作用和反饋----信息的儲存。信息的收集范圍:上級信息、內(nèi)部信息、平行信息、社會信息、國際信息。

15８、信息收集的原則:針對性原則,時效性原則，系統(tǒng)性原則,全面性原則,真實性原則

1５9、信息收集的方法:閱讀法,視聽法,調(diào)研法，互換法

１６0、信息的整理:是將收集的大量原始信息進行鑒別，篩選,綜合，分析和編制，使之成為完整的，可的高級信息資料的過程。要通過:1、信息的篩選、信息的加工、信息的編寫。

1６1、信息傳遞的途徑:信息傳遞的途徑（單通道傳遞,