QI銷售09號銷售部檔案管理辦法部廣東韶鋼松山股份有限公司銷售部銷售[2023]09號

銷售部檔案治理方法

為加強銷售部檔案治理，有效地愛護和利用檔案，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中的作用，依據(jù)《廣東省關(guān)鋼鐵集團有限公司檔案治理制度》及《廣東省關(guān)鋼鐵集團有限公司文書檔案治理制度》，結(jié)合銷售部實際，制定本方法。

一、職責與權(quán)限

1．各部室負責收集、整理反映本部門工作活動的文件材料，移交檔案室；

2．檔案室集中統(tǒng)一治理本單位的各種檔案，維護檔案的完整、精確與安全；按規(guī)定向檔案館移交檔案、資料。

3．檔案室對本單位各業(yè)務部門文件材料的形成、收集歸檔、整理編目、保管等工作進展指導；4．開展檔案利用工作，為本單位生產(chǎn)經(jīng)營利用檔案效勞；二、文件材料的形成與歸檔1．文件材料的形成與歸檔要符合國家規(guī)定的公文格式、書寫標準以及歸檔要求，符合集團有限公司ISO9001質(zhì)量體系標準和各門類檔案治理標準。禁用不利于檔案長期保存的書寫材料如純藍墨水、藍復寫紙、圓珠筆、鉛筆等；制止以傳真紙直接進展歸檔。

2．歸檔的文件材料（包括紙質(zhì)文件、電子文件）必需遵循其形成規(guī)

律和內(nèi)在有機聯(lián)系，必需保持其成套性和完整性、精確性，精確反映各項活動的真實面貌，保證歸檔的文件材料有憑證、查考依據(jù)的效能。對沒有利用價值或不真實、不精確的文件材料不得歸檔保存。

3．歸檔時間：各部室收集、整理本單位應歸檔文件材料，于次年三月份前移交檔案室；4．歸檔范圍：

①產(chǎn)品銷售的方法、規(guī)定、制度；

②產(chǎn)品銷售年度規(guī)劃、銷售合同；③質(zhì)量異議處理文件材料；④用戶調(diào)查、廣告宣傳、售后效勞等文件材料；⑤合資、合作經(jīng)營的協(xié)議、合同、章程審批、變更等材料；⑥產(chǎn)品銷售統(tǒng)計資料；⑦行政、黨群工作的規(guī)劃、總結(jié)及重要文件等材料。

5．檔案歸檔必需按有關(guān)規(guī)定進展清點及辦妥交接簽收手續(xù)。

三、檔案的治理與保管

1、檔案的整理、分類編號、編目和保管按有關(guān)規(guī)定進展。

2、檔案庫房要布局合理，檔案排架要科學有序、標記清晰、查找便利，庫內(nèi)干凈美觀。

3、切實解決檔案工作所必需的庫房、裝具及檔案工作用具，做到檔案庫房與辦公室、閱檔室分開。

4、檔案庫房應具備防盜、防火、防潮、防光、防塵、防有害生物、防污染等安全條件，確保檔案安全保管。

5、

照片、縮微膠卷、聲像制品、電子文件（磁帶、磁盤、光盤等）必需依據(jù)其材料的特別要求進展妥當?shù)目茖W保管，避開受損或被修改。

6、每年應進展一次館（庫）藏檔案的清理核對工作，做到帳、物

相符，對破損或載體變質(zhì)的檔案，應準時進展修補或復制。

7、

保密檔案的密級確定、變更和解密，必需按國家有關(guān)保密的法律、法規(guī)以及本企業(yè)有關(guān)規(guī)定辦理。

8、

企業(yè)全部的檔案，任何組織和個人不得贈送、變換或出賣。因國有資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓，需轉(zhuǎn)讓檔案或確需向境內(nèi)外組織和個人贈送、變換、出賣其檔案復制件的，按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

四、檔案的借閱1、借閱檔案一律視其工作業(yè)務范圍借閱，且借閱檔案應嚴格遵守保密制度。

2、借閱檔案一般應在檔案室閱檔，原則上不予外借。

確因工作需要借出時，必需辦理借出手續(xù)，方能借出。借出時間不準超過兩星期，對逾期尚未用完的檔案，借閱者應到檔案室辦理續(xù)借手續(xù)。

3、借閱檔案者不得在檔案上涂改、污損、剪裁、勾劃等，不得隨便復制和轉(zhuǎn)借。

4、要求復制檔案者，須申明理由及復制范圍，經(jīng)主管領(lǐng)導或檔案部門負責人審批前方能復制，復制時要辦理登記手續(xù)。

5、因訴訟緣由借閱，檔案材料長期使用或已作為結(jié)案存檔的，經(jīng)手人須在借閱登記本備注欄中做說明。

五、法律責任1、有以下檔案違法行為，賜予批判教育，責令改正；造成損失的，視情節(jié)輕重予以行政處理。

①借閱檔案未按規(guī)定準時歸還，且屢催不還的；②其他導致檔案丟失憑證性、導致檔案損毀的行為。

2、將工作中形成的應當歸檔的文件、資料據(jù)為已有，拒絕向檔案部門歸檔，或者將應當向檔案館移交的檔案據(jù)為單位全部，拒絕向檔案館

移交，除追繳檔案和責令賠償損失外，參照集團公司有關(guān)規(guī)定，視情節(jié)輕重對責任者賜予行政處分。

六、本方法自頒發(fā)之日起實施，原2023年7月20日制訂的《銷售部檔