外包倉(cāng)庫(kù)管理一、目的規(guī)范并細(xì)化外包倉(cāng)庫(kù)庫(kù)管理，完善流程和表單，提高運(yùn)營(yíng)效率并降低倉(cāng)庫(kù)綜合管理成本。二、適用范圍本管理辦法為試行版，適用于****公司。***部，會(huì)根據(jù)實(shí)際的試運(yùn)行情況定期修訂本文件。三、各部門(mén)職責(zé)部門(mén)重點(diǎn)職責(zé)需求部門(mén)負(fù)責(zé)整合發(fā)貨需求，確定訂貨計(jì)劃、發(fā)貨計(jì)劃。負(fù)責(zé)與采購(gòu)部溝通供應(yīng)商發(fā)貨的相關(guān)信息。跟蹤貨物出外包倉(cāng)庫(kù)后的簽收情況，并及時(shí)反饋到貨情況。按期消化庫(kù)存，及時(shí)處理積壓品、報(bào)廢品。5.溝通供應(yīng)商入庫(kù)貨品的質(zhì)量，數(shù)量是否與訂貨需求一致。如不一致，則需要及時(shí)反饋采購(gòu)部并在結(jié)算貨款前完成處理。財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)管理中心負(fù)責(zé)對(duì)倉(cāng)庫(kù)盤(pán)點(diǎn)的監(jiān)盤(pán)與記賬監(jiān)督，審批并跟進(jìn)盤(pán)點(diǎn)差異處理。審批、支付倉(cāng)庫(kù)租金和運(yùn)輸費(fèi)用等。倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存的財(cái)務(wù)賬目統(tǒng)籌管理。采購(gòu)部1.負(fù)責(zé)制訂、修訂公司外包倉(cāng)庫(kù)相關(guān)制度、流程、管理辦法等。2.負(fù)責(zé)與外包倉(cāng)庫(kù)溝通、協(xié)調(diào)并管理：入庫(kù)、出庫(kù)、庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)、數(shù)據(jù)問(wèn)步、物資保存、清理等工作。負(fù)責(zé)整合月度發(fā)貨、倉(cāng)庫(kù)出庫(kù)數(shù)據(jù)。及時(shí)維護(hù)商品進(jìn)銷存臺(tái)帳。定期盤(pán)點(diǎn)庫(kù)存，出具盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，并按盤(pán)點(diǎn)報(bào)告審批意見(jiàn)跟進(jìn)差異處理5.定期對(duì)庫(kù)存商品進(jìn)行清理，對(duì)積壓品、報(bào)廢品協(xié)問(wèn)有關(guān)部門(mén)出具處理方案，報(bào)批后跟進(jìn)處理6.負(fù)責(zé)對(duì)接與供應(yīng)商相關(guān)的訂貨/付款/退換貨/數(shù)量、質(zhì)量問(wèn)題協(xié)調(diào)/交期協(xié)調(diào)/等事宜。7.溝通審核供應(yīng)商入庫(kù)貨品的質(zhì)量，數(shù)量是否與訂貨需求一致。如不一致，則需要在結(jié)算貨款前完成處理。四、名詞定義成品：指經(jīng)檢測(cè)判定合格存放在成品倉(cāng)庫(kù)的成品物資。全盤(pán)：指對(duì)所有庫(kù)位物資進(jìn)行逐個(gè)清點(diǎn)和盤(pán)查；抽盤(pán)：指按照一定的數(shù)量、價(jià)值比例，對(duì)存貨進(jìn)行有針對(duì)性的抽點(diǎn)和盤(pán)查;4.異動(dòng)盤(pán)點(diǎn)：指對(duì)有新增出入庫(kù)的物資進(jìn)行盤(pán)點(diǎn);到貨通知單：到貨前，給倉(cāng)庫(kù)的通知。供應(yīng)商-送貨單：供應(yīng)商隨車送貨應(yīng)提供單據(jù)，由物流人員提供給倉(cāng)庫(kù)并由倉(cāng)庫(kù)的人簽收。屬于單據(jù)憑證。入庫(kù)單：倉(cāng)庫(kù)簽收送貨單后，倉(cāng)庫(kù)處于管理需要，會(huì)自己制作入庫(kù)單憑證，并錄入倉(cāng)庫(kù)的庫(kù)存管理系統(tǒng)。發(fā)貨通知單：給倉(cāng)庫(kù)的發(fā)貨指令。《出庫(kù)堰貨單》：給采購(gòu)、承運(yùn)方、收件人的單據(jù)憑證，需簽收。五、管理流程序號(hào)倉(cāng)庫(kù)場(chǎng)景基本流程1物資入庫(kù)］物資入庫(kù)前，由需求部門(mén)，向采購(gòu)部發(fā)送郵件《到貨通知單》，說(shuō)明物資送貨情況，之后由采購(gòu)-L.部通過(guò)指定郵箱向倉(cāng)庫(kù)發(fā)送通知。外包倉(cāng)的庫(kù)管員應(yīng)根據(jù)《到貨通知單》（刪除價(jià)格和金額）進(jìn)行驗(yàn)收。3.庫(kù)管員應(yīng)核對(duì)《供應(yīng)商送貨單》及《到貨通知單》，核對(duì)無(wú)誤后，及時(shí)填寫(xiě)填寫(xiě)《入庫(kù)單》，并同步登記到庫(kù)存系統(tǒng)賬上。（入庫(kù)單為外包倉(cāng)庫(kù)自行管理的文件。）備注：目前采購(gòu)部存檔的是：與倉(cāng)庫(kù)溝通的微信群中反饋的簽字版《供應(yīng)商-送貨單…一》單（拍照版）。4倉(cāng)庫(kù)與采購(gòu)部、需求部門(mén)確認(rèn)每批入庫(kù)物資名稱，數(shù)量，sku編號(hào)。-L.備注，《到貨通知單》（郵件）需包含的內(nèi)容：送貨供應(yīng)商名稱送貨內(nèi)容（大貨商品名稱，如與項(xiàng)目名稱/實(shí)際銷售名稱不一致，需提供對(duì)照表）送貨時(shí)間（預(yù)計(jì)發(fā)貨時(shí)間/預(yù)計(jì)送達(dá)時(shí)間）物流單號(hào)（供應(yīng)商發(fā)貨憑證、入庫(kù)時(shí)間預(yù)估）2庫(kù)內(nèi)管理歸屬外包倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)完成。3物資出庫(kù)1.物資的出庫(kù)必須提供《發(fā)貨通知單》。經(jīng)業(yè)務(wù)部門(mén)確認(rèn)后，有采購(gòu)部發(fā)郵件給倉(cāng)庫(kù)。倉(cāng)庫(kù)使用自管系統(tǒng)記錄發(fā)貨數(shù)據(jù)，并隨貨附帶發(fā)貨清單，目前等同于《出庫(kù)/送貨單》）發(fā)貨方式選擇：1）快遞：3公斤以下（數(shù)量較少的服裝商品、數(shù)量較少的書(shū)籍產(chǎn)品）々2）物流：3公斤以上（材料包等大型商品、大量書(shū)籍等超重商品）3.發(fā)貨后，應(yīng)由外包倉(cāng)，向采購(gòu)部、需求部門(mén)提供發(fā)貨單號(hào)。采購(gòu)部、需求部門(mén)需及時(shí)跟進(jìn)發(fā)貨配送、和及時(shí)安全到貨情況。收貨后，園所應(yīng)在固定時(shí)間內(nèi)反饋驗(yàn)收結(jié)果。由需求部門(mén)收集售后需求，超出反饋時(shí)間，視為訂單完結(jié)。

5.內(nèi)部領(lǐng)取樣品時(shí)，需在《發(fā)貨通知單》上予以標(biāo)注。需求提出方為商品成本承擔(dān)方。需求方領(lǐng)用，加簽相關(guān)人員與領(lǐng)導(dǎo)，向采購(gòu)部發(fā)送郵件。郵件內(nèi)需注明：使用/借用周期（一次性領(lǐng)用還是借用）備注，《發(fā)貨通知單》（郵件）需包含的內(nèi)容：有正確收貨地址，接收人，準(zhǔn)確電話發(fā)貨內(nèi)容名稱（使用與倉(cāng)庫(kù)錄入一致名稱）發(fā)貨數(shù)量（在庫(kù)存不足時(shí)，倉(cāng)庫(kù)會(huì)通知訂單發(fā)貨問(wèn)題）4是否有發(fā)貨物流指定。（如需指定需提供相應(yīng)郵件宙批截圖）4物資盤(pán)點(diǎn)*.1JTX//JILJ1—1AC。、KH11IJJ1—1AC11IJJzX.M\11—1l-M|*111111kLI-Um1-2-1/采購(gòu)部牽頭組織財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)等部門(mén)，對(duì)庫(kù)存物資每半年進(jìn)行一次盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)庫(kù)存物資與臺(tái)賬。盤(pán)點(diǎn)方式：全盤(pán)。庫(kù)管員對(duì)倉(cāng)庫(kù)相關(guān)紙質(zhì)單據(jù)要留底并保存完整，包括：物資的送貨單、入庫(kù)單、物資領(lǐng)用單、出庫(kù)單、倉(cāng)庫(kù)進(jìn)銷存臺(tái)賬，以便備查。對(duì)庫(kù)存時(shí)間較長(zhǎng)的物資，發(fā)現(xiàn)破損或超過(guò)保質(zhì)期時(shí)，采購(gòu)部將數(shù)據(jù)信息提供需求部門(mén)，需求部門(mén)應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)《物資報(bào)廢申請(qǐng)單》，寫(xiě)明報(bào)廢原因，由部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)管理中心、專業(yè)技術(shù)部門(mén)進(jìn)行審正，超過(guò)？金額的，需報(bào)CEO審批。對(duì)不能及時(shí)處理的物資，應(yīng)統(tǒng)一放置于倉(cāng)庫(kù)的待處理物資區(qū)內(nèi)。5售后管理需求部門(mén)需規(guī)范和擬定售后問(wèn)題的反饋周期，超期問(wèn)題原則上不支持受理。售后商品，退回倉(cāng)庫(kù)，需保證不影響二次銷售。（正常加入庫(kù)存，進(jìn)行二次銷售）如影響二次銷售，采購(gòu)部需聯(lián)系通知相關(guān)部門(mén)，由相關(guān)部門(mén)反饋解決方案。（進(jìn)行作廢或作為其他用途，有效利用等處理方案的制定）6對(duì)賬與結(jié)算管理采購(gòu)部統(tǒng)計(jì)每月發(fā)貨訂單，作為財(cái)務(wù)部核賬文件及倉(cāng)儲(chǔ)物流費(fèi)用對(duì)賬文件。（發(fā)貨數(shù)據(jù)來(lái)源：需求部門(mén)統(tǒng)計(jì)的每日發(fā)貨需求，向采購(gòu)部發(fā)送的發(fā)貨需求郵件。對(duì)賬數(shù)據(jù)來(lái)源：采購(gòu)部向外包倉(cāng)，發(fā)送的每日發(fā)貨需求郵件、發(fā)貨通知單、倉(cāng)儲(chǔ)發(fā)貨清單、物流配送單等。）結(jié)算周期：依據(jù)外包倉(cāng)庫(kù)合同約定執(zhí)行。對(duì)賬注意點(diǎn)：外包倉(cāng)向提供方月度對(duì)賬文件，包含如下材料：1）月度物流費(fèi)用（含單次發(fā)貨費(fèi)用明細(xì)）、發(fā)貨通知單、倉(cāng)儲(chǔ)發(fā)貨清單、物流配送單據(jù)等2）倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)用（季度/約定時(shí)間續(xù)費(fèi)對(duì)賬）3）庫(kù)內(nèi)操作費(fèi)用（組裝費(fèi)用、盤(pán)點(diǎn)費(fèi)用、清點(diǎn)費(fèi)用）、盤(pán)點(diǎn)表等4）人工費(fèi)用（需提前提供人工費(fèi)用報(bào)價(jià)單）5）普通增值稅發(fā)票（郵寄紙質(zhì)版發(fā)票，采購(gòu)部接收）六、表單樣本范例（包含相關(guān)信息，持續(xù)完善）1.到貨通知單

到貨通知單

編號(hào):2.入庫(kù)單項(xiàng)目物資類別填寫(xiě)日期年月曰序號(hào)物資名稱規(guī)格型號(hào)發(fā)貨清單序號(hào)單位數(shù)量備注合計(jì)原件：送貨方/庫(kù)管入庫(kù)單3.出庫(kù)/送貨單出庫(kù)/送貨單編號(hào)：第二聯(lián)：財(cái)務(wù)/采購(gòu)項(xiàng)目部門(mén)物資類別填寫(xiě)日期年月曰收件人到貨時(shí)間到貨地點(diǎn)編號(hào)物資名稱單位規(guī)格數(shù)量備注合計(jì)原件：領(lǐng)用方/庫(kù)管財(cái)務(wù)/采購(gòu)/采購(gòu)收貨方：4.待處理物資登記表待處理物資登記表編號(hào):序號(hào)日期物資名稱規(guī)格型號(hào)單位單價(jià)數(shù)量性質(zhì)部門(mén)經(jīng)理處理意見(jiàn)處理結(jié)果處理日期經(jīng)手人備注需求部門(mén)主管:需求分管領(lǐng)導(dǎo):需求人:采購(gòu)部/財(cái)務(wù):5.發(fā)貨通知單發(fā)貨通知單編號(hào):項(xiàng)目物資類別填寫(xiě)日期年月曰收貨人聯(lián)系電話到貨地址運(yùn)輸方式其他備注編號(hào)物資名稱規(guī)格單位數(shù)量用途6.物資報(bào)廢申請(qǐng)單物資報(bào)廢申請(qǐng)單編號(hào):申請(qǐng)部門(mén)1申請(qǐng)人申請(qǐng)日期物資編號(hào)物資名稱報(bào)廢數(shù)量規(guī)格型號(hào)購(gòu)置日期報(bào)廢金額采購(gòu)單價(jià)報(bào)廢原因簽字.:需求部門(mén)及分管領(lǐng)導(dǎo)簽字.n十-產(chǎn)品開(kāi)發(fā)人簽字.n十-財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人意見(jiàn)簽字.n十-采購(gòu)部簽字.n十-處理情況物資已：口按規(guī)定廢弁口修復(fù)使用口退供應(yīng)商□