職業(yè)經(jīng)理的自我管理技能之三行為方式管理—重要的事先做【本講重點(diǎn)】分析時(shí)間的重要性時(shí)間分析方法【忠告】我們都有相同的時(shí)間，時(shí)間稍縱即逝，失去的時(shí)間是永遠(yuǎn)無法追回的。真正的價(jià)值在于我們利用它做什么事。我們只有176個(gè)小時(shí)來完成每個(gè)月的目標(biāo)，只有2112個(gè)小時(shí)來完成每年的目標(biāo)，只要時(shí)間一流逝，我們就一無所獲。讓某個(gè)人損失了時(shí)間就等于是偷了他的金錢，你損失了你的時(shí)間就等于是抵押了你的未來。時(shí)間是最有價(jià)值的資源，而且是最難以有效利用、最經(jīng)不起浪費(fèi)的資源。

第6講對(duì)時(shí)間的分析第一節(jié)分析時(shí)間的重要性多數(shù)職業(yè)經(jīng)理都很忙，經(jīng)常加班加點(diǎn)，沒有周末，沒有休息時(shí)間，簡直就是“忙碌”二字的化身。由于職業(yè)經(jīng)理的多維角色，他們?cè)诠ぷ髦斜憩F(xiàn)出來的忙亂與普通員工有很大的差異。職業(yè)經(jīng)理之所以忙亂的原因。

無計(jì)劃或計(jì)劃不周

由于職業(yè)經(jīng)理經(jīng)常碰到突發(fā)情況，所以，很多職業(yè)經(jīng)理覺得計(jì)劃對(duì)于他們沒有作用?？傉J(rèn)為計(jì)劃不如變化快，所以干脆不定計(jì)劃。計(jì)劃是時(shí)間管理的前提，沒有計(jì)劃，也就談不上有效的時(shí)間管理和高效率的行為成果。

溝通不善企業(yè)70%的問題是溝通障礙引起的。花了很多時(shí)間，卻沒有達(dá)成有效溝通，也就是用于溝通的時(shí)間沒有效率。很多職業(yè)經(jīng)理也認(rèn)為花了大量的時(shí)間與下屬進(jìn)行溝通。問題不是有沒有溝通，而是溝通的效果如何。溝通只是第一步，目的是為了獲得高效的溝通。溝通沒有了效果，我們稱之為“溝而不通”。此外還有缺乏明確的目標(biāo)拖延想做的事情太多做事有頭無尾不會(huì)拒絕別人的請(qǐng)求行動(dòng)緩慢懶惰心態(tài)消極【忠告】

浪費(fèi)時(shí)間的根本原因還在于自己！【事例】

人力資源部任經(jīng)理為人誠懇、工作勤奮，但總覺得沒有做自己應(yīng)該做的事情，每天都忙，卻忙的不是地方。讓我們來分析一下任經(jīng)理某一天的活動(dòng)：8:30上司找任經(jīng)理談?dòng)嘘P(guān)公司人力資源規(guī)劃的問題，一直到10:00。10:00正準(zhǔn)備工作，又有電話詢問有關(guān)新員工薪資的問題，解釋了20分鐘。10:20給下屬布置招聘工作，中間不斷有人進(jìn)來請(qǐng)示匯報(bào)工作，一直到11:00。11:00處理文件報(bào)告等，到12:00，還有一部分沒有過目。吃過午飯，看了一會(huì)報(bào)紙，聊了一會(huì)天，猛然想起總經(jīng)理交待的關(guān)于人力資源的規(guī)劃報(bào)告還沒有完成，就急忙趕到辦公室。14:00與銷售經(jīng)理約好討論招聘營銷人員的事宜，由于對(duì)招聘主管不放心，本應(yīng)是他的職責(zé)，任經(jīng)理又全包了下來，包括招聘計(jì)劃、招聘人員資格的具體要求等都由任經(jīng)理自己確定，這項(xiàng)工作又占去兩個(gè)小時(shí)。16:00剛要寫公司人力資源規(guī)劃報(bào)告，一個(gè)下屬又進(jìn)來請(qǐng)示工作，順便聊了一會(huì)私事和公司最近的傳聞。4：30召集下屬開會(huì)，因?yàn)橄聦俜从巢块T內(nèi)部不團(tuán)結(jié)已經(jīng)影響到了工作，會(huì)議不僅沒有達(dá)到預(yù)期目的，還拖延了時(shí)間，一直持續(xù)到5:00。

已經(jīng)沒有時(shí)間寫報(bào)告，只好把未寫完的報(bào)告和需要處理的文件帶回家。晚上又得加班了。仔細(xì)分析一下，任經(jīng)理的時(shí)間為什么不夠用？電話干擾——對(duì)公司員工解釋有關(guān)薪酬問題，是薪酬主管的職責(zé)。會(huì)議安排沒有計(jì)劃，會(huì)議拖延，主題不明確，對(duì)會(huì)議沒有實(shí)行有效控制。上司不定期召見使時(shí)間具有很大的隨意性。喜歡下屬事事請(qǐng)示匯報(bào)的官僚作風(fēng)，浪費(fèi)了許多時(shí)間。對(duì)下屬工作不放心，替下屬做工作，結(jié)果整天都在處理事務(wù)性的工作。事必躬親，為許多不需要處理的文件而耽誤時(shí)間。工作沒有目標(biāo)和程序，就沒有主動(dòng)性。沒有輕重緩急和主次之分，甚至本末倒置。不會(huì)說“不”，對(duì)隨機(jī)事件不加控制，浪費(fèi)了許多時(shí)間。樂于做熟悉和喜歡做的事，對(duì)棘手問題過于拖延，只有通過加班來完成。2、時(shí)間價(jià)值計(jì)算法的啟示（1）每一天、每一小時(shí)、每一分鐘都有很大價(jià)值

時(shí)間就是金錢，浪費(fèi)時(shí)間，就意味著增加了成本，減少利潤。浪費(fèi)的時(shí)間，無論如何也彌補(bǔ)不了。

（2）錢是一分一分掙來的

錢是通過每一分鐘、每一小時(shí)、每一天的努力工作掙來的。一天浪費(fèi)（不管什么原因）1—2小時(shí)，意味著在其他時(shí)間中掙錢的效率要提高10—30%，顯然，這是十分困難的。

（3）浪費(fèi)時(shí)間等于浪費(fèi)金錢

用上面的兩種方法計(jì)算一下時(shí)間價(jià)值，并牢牢記住：浪費(fèi)了多少時(shí)間時(shí)，就是浪費(fèi)了多少錢。（4）時(shí)間需要規(guī)劃

規(guī)劃時(shí)間，以便使寶貴的、有限的時(shí)間用在可以產(chǎn)生最大收益的活動(dòng)上。二、時(shí)間支配能力分析請(qǐng)回答下列問題，測試一下你對(duì)時(shí)間的支配能力。

請(qǐng)問答“是”或“否”。（1）你是否一到公司便列出當(dāng)日工作安排？（2）你是否在固定的時(shí)間里處理往來函件，如上午或下午？（3）你是否將無用的文件處理掉，而不是機(jī)械地歸檔？（4）你是否能避免各種浪費(fèi)時(shí)間與精力的“瑣事”？（5）你能使每項(xiàng)工作都善始善終，避免頭緒多而亂嗎？（6）你能注意縮短用餐、飲茶時(shí)間嗎？（7）你只歡迎那些實(shí)在的、對(duì)公司有益的推銷員或顧問嗎？（8）你除非萬不得已才召開會(huì)議嗎？（9）你只參加那些對(duì)本部門的工作有直接影響的會(huì)議嗎？（10）你收到函件后是否閱后立即處理？（11）你阻止別人給你寄發(fā)各種無用資料嗎？（12）你閱讀報(bào)刊雜志時(shí)是否瀏覽大意后，再細(xì)讀重點(diǎn)章節(jié)？（13）你肯放手讓部下獨(dú)立工作嗎？能不頻繁檢查或干擾他們嗎？（14）你鼓勵(lì)部下遇到問題時(shí)開動(dòng)腦筋，提出獨(dú)立見解嗎？（15）你手邊有重要工作處理時(shí)，如果同事找你聊天，你能巧妙地拒絕嗎？（16）你能充分利用電話提高效率，不在工作時(shí)間煲“電話粥”嗎？（17）你每天下班之前是否將未完成的工作列入第二天的計(jì)劃？（18）你能充分利用電腦、復(fù)印機(jī)提高效率嗎？（19）當(dāng)你遇到非得靠專門知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)才能解決的問題時(shí)，你是否請(qǐng)教專家協(xié)助，而不是單槍匹馬地蠻干？（20）你在召開重要會(huì)議時(shí)是否吩咐秘書不轉(zhuǎn)電話，不會(huì)見未約來訪者？

四、工作重要性分析

1.目標(biāo)分析每天（每周、每月）的工作重要程度，根據(jù)重要程度安排工作的用時(shí)。2.工具運(yùn)用《工作重要性分析表》。

3.程序（1）將工作事項(xiàng)的重要性分四檔：非常重要，絕對(duì)要做（即其他事情都可以不做，也要做的事項(xiàng)）；重要，應(yīng)該做（不做就要出問題）；不很重要，可做可不做（做比不做好一點(diǎn)）；不重要，可不做（做也不見得好）。（2）統(tǒng)計(jì)“頻次”。即不同重要程度的工作事項(xiàng)各占多少（單位：日、周、月）。（3）統(tǒng)計(jì)“時(shí)間”。即完成不同重要程度的工作事項(xiàng)所占用的時(shí)間。

4.工作重要性分析法的啟示（1）你每日、每周、每月最重要的是哪三項(xiàng)工作？（2）非常重要的工作，如果很緊急，則與時(shí)間管理無關(guān)。（3）重要的工作事項(xiàng)所占時(shí)間越多，時(shí)間管理就越合理。（4）一定要消除“不重要”的工作事項(xiàng)，通過授權(quán)壓縮“不很重要”的工作事項(xiàng)。（5）特別注意對(duì)“重要”的工作事項(xiàng)進(jìn)行分析。

五、會(huì)議分析

1.目標(biāo)分析會(huì)議的必要性及其浪費(fèi)、拖延的原因，尋求相應(yīng)的解決辦法。2.工具運(yùn)用《會(huì)議分析表》。（1）分析會(huì)前準(zhǔn)備情況

有無會(huì)議計(jì)劃、目標(biāo)、議程，時(shí)間安排？時(shí)間和地點(diǎn)是否恰當(dāng)？參加人是否適當(dāng)和必須？（2）分析會(huì)議過程

是否準(zhǔn)時(shí)開會(huì)？為什么？是否跑題？是否按計(jì)劃進(jìn)行？秩序是否正常？是否有人中途出去？是否按時(shí)結(jié)束？

（3）會(huì)后分析：

會(huì)議紀(jì)要有沒有？發(fā)給與會(huì)者沒有？會(huì)議決議的執(zhí)行情況。

會(huì)議必要性評(píng)估。以上三步分析，主要用于對(duì)浪費(fèi)時(shí)間嚴(yán)重的“馬拉松”會(huì)議或嚴(yán)重?zé)o效會(huì)議的詳細(xì)分析。

3.會(huì)議分析法的啟示（1）根據(jù)統(tǒng)計(jì)，職業(yè)經(jīng)理用于會(huì)議的時(shí)間約占工作時(shí)間的20%，如何利用好這20%的時(shí)間，是時(shí)間管理的重要環(huán)節(jié)。（2）職業(yè)經(jīng)理自行主持召開的會(huì)議主要有“部門例會(huì)”、“業(yè)務(wù)總結(jié)會(huì)”、“專題討論會(huì)”等。對(duì)于自己可以決定是否召開的會(huì)議，一定要事先評(píng)估開會(huì)的必要性。（3）事先準(zhǔn)確通知參會(huì)人員，即使是部門里只有幾個(gè)人或十幾個(gè)人。最好養(yǎng)成以簡明的書面形式的通知大家會(huì)議計(jì)劃，而不要簡單一句“下午開會(huì)”就把大家召集起來。（4）嚴(yán)格會(huì)議紀(jì)律。（5）參加別人召集的會(huì)議，可請(qǐng)求召集人確認(rèn)會(huì)議規(guī)則，以免浪費(fèi)時(shí)間。

3.干擾因素分析法的啟示（1）通過對(duì)干擾性因素排序，找出最需要克服的因素。（2）在拖延性干擾中，最需要而且最能夠克服并且容易產(chǎn)生良好結(jié)果的是克服“缺乏自律”。因?yàn)樵谕涎有愿蓴_中，許多因素你可能無法把握，但是，你應(yīng)當(dāng)可以把握你自己。（3）在突發(fā)性干擾中，最需要克服的是“突然約見”。（4）都是誰干擾了你的時(shí)間安排，偷走了你的時(shí)間？不同的人、不同的行業(yè)、不同的企業(yè)，可能會(huì)有不同的順序。你一定要清楚，誰對(duì)你的干擾最大？下屬、上司、同事、客戶、朋友，還是你自己？【自檢】選擇你認(rèn)為最適合的分析方法，對(duì)你的時(shí)間利用方式進(jìn)行分析。

（4）羅列出干擾所帶來的后果（5）尋求對(duì)策尋求前三位干擾因素的對(duì)策，其他則可以緩一步。

【本講總結(jié)】

本講主要介紹時(shí)間分析的方法。感到特別忙亂的時(shí)候，運(yùn)用不同的時(shí)間分析方法對(duì)時(shí)間進(jìn)行分析，以幫助職業(yè)經(jīng)理獲得利用時(shí)間的合理模式。這是職業(yè)經(jīng)理進(jìn)行時(shí)間管理的重要方法。

【心得體會(huì)】

第7講時(shí)間管理的原則與方法

【本講重點(diǎn)】四象限的工作分類第二象限工作法目標(biāo)ABC原則與方法日計(jì)劃原則與方法“四象限”的工作分類

所有的工作都既有緊急程度的不同，又有重要程度的不同。根據(jù)這兩個(gè)方面，可以將工作分成四類，如下圖所示：

四象限的工作分類

重要不重要緊急不緊急第I象限緊急重要第IV象限不緊急不重要第II象限不緊急重要第III象限緊急不重要1.第Ⅰ象限：既緊急又重要的事項(xiàng)

緊急是指必須馬上做的事項(xiàng)；重要是指對(duì)公司、部門或者個(gè)人有重大影響的事項(xiàng)。例如銷售部經(jīng)理要處理客戶投訴。需要職業(yè)經(jīng)理臨“急”不亂，能夠使顧客對(duì)你的解釋或處理結(jié)果接受和滿意。但是，如果顧客投訴增多，每天都要處理類似事件，則要考慮產(chǎn)品是否出了問題？銷售人員的銷售或服務(wù)水平是否降低？2.第II象限：重要但是不緊急的事項(xiàng)

例如銷售經(jīng)理制定下屬員工獎(jiǎng)金提成及發(fā)放規(guī)定，新聘的銷售人員的培訓(xùn)等雖然非常重要，但可以拖一段時(shí)間。然而一旦這些重要的事項(xiàng)沒有在限定的時(shí)間內(nèi)完成，等到要上交或?qū)嵤r(shí)才著急去做，就變成第一象限的工作——既重要又緊急。一般情況下，重要的事項(xiàng)都是可以在一定的時(shí)間內(nèi)完成的，一般有較充足的時(shí)間安排，但是，由于每天忙于瑣碎事務(wù)，經(jīng)常把重要的事擱置起來或認(rèn)為還有時(shí)間，結(jié)果做了次要的事反而將重要的事拖到最后一刻，不僅時(shí)間倉促，質(zhì)量和效果也不能令人滿意。3.第III象限：緊急但不重要的事項(xiàng)

銷售經(jīng)理解決客戶投訴，上司找你了解工作等等都是緊急的事。下屬請(qǐng)示工作、電話、會(huì)議、來訪等基本上也屬于這一象限。由于對(duì)時(shí)間沒有計(jì)劃性，沒有按優(yōu)先原則排序，所以經(jīng)常把一些緊急的事當(dāng)成重要的事來處理，顛倒了主次。

4.第Ⅳ象限：不緊急和不重要的事項(xiàng)

不要為既不緊急也不重要的事而花費(fèi)寶貴的時(shí)間與精力?！臼吕康诙?jié)第二象限工作法的應(yīng)用【忠告】職業(yè)經(jīng)理應(yīng)該把重點(diǎn)放在第二象限的工作。第二象限工作法的要領(lǐng)（1）合理地將自己的工作按緊急和重要程度劃分到不同的象限中。（2）先做或者將大部分時(shí)間和精力用于做屬于第II象限的工作。（3）許多第I象限的工作，實(shí)際上也是由于沒有按照第II象限工作法去做而產(chǎn)生的，注意糾正。（4）不要被第III象限中一些工作的假象所迷惑，你有沒有你想象得那么重要，或者你的重要性在于你去處理第II象限的工作。（5）根據(jù)第II象限的工作制定計(jì)劃。（6）80%的時(shí)間做第II象限的工作，20%的時(shí)間做其他象限的工作。【自檢】運(yùn)用“四象限”分析法，對(duì)你一天時(shí)間內(nèi)的工作進(jìn)行排序。

【本講總結(jié)】本講介紹如何運(yùn)用“四象限”分析法對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行排序。工作分類可以按兩種標(biāo)準(zhǔn)劃分，一是重要性，二是緊急性。依據(jù)這兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，可以把工作劃分為四種類型，職業(yè)經(jīng)理應(yīng)把重心放在第二象限的工作，也就是優(yōu)先處理重要但不緊急的事項(xiàng)。

【心得體會(huì)】

第三節(jié)目標(biāo)ABC原則與方法

目標(biāo)原則就是在最有價(jià)值的那些項(xiàng)目旁邊，標(biāo)上大寫的字典在稍低價(jià)值的項(xiàng)目旁邊標(biāo)上大寫的字，在價(jià)值最低項(xiàng)目旁邊標(biāo)上字。標(biāo)的項(xiàng)目是最有價(jià)值的，因此要盡量優(yōu)先去做。簡單地說，目標(biāo)原則就是首先要將工作目標(biāo)分成三類：A：必須去做的B：應(yīng)該做的C：不值得做A、B、C的優(yōu)先序列一般是比較確定的，設(shè)定一項(xiàng)工作的A、B、C項(xiàng)，究竟是A項(xiàng)，還是B、C項(xiàng)，要根據(jù)你在這項(xiàng)工作中所花費(fèi)的時(shí)間多少和對(duì)你的目標(biāo)實(shí)現(xiàn)等帶來影響的大小來具體確定。第7講養(yǎng)成好習(xí)慣【本講重點(diǎn)】不良習(xí)慣必須改變養(yǎng)成好習(xí)慣的四個(gè)階段【忠告】

時(shí)間管理是一種可以改變的習(xí)慣，不良的習(xí)慣是無意中形成的，良好的習(xí)慣可以在有意中形成。1.職業(yè)化的要求

現(xiàn)代經(jīng)理人必須具備職業(yè)化的素質(zhì)，有效的時(shí)間管理是職業(yè)化的一項(xiàng)要求。

2.你的習(xí)慣會(huì)影響部門的工作效率

職業(yè)經(jīng)理要管理一批人，不良習(xí)慣不僅影響個(gè)人的工作效率，也會(huì)對(duì)下屬產(chǎn)生負(fù)面的影響。第一節(jié)不良習(xí)慣必須改變

第二節(jié)養(yǎng)成好習(xí)慣的四個(gè)階段

1.不良習(xí)慣的無意識(shí)階段

這個(gè)階段還沒有意識(shí)到已經(jīng)有某種不良的習(xí)慣，也沒有意識(shí)到這個(gè)不良習(xí)慣給工作帶來的危害。2.不良習(xí)慣的有意識(shí)階段

已經(jīng)意識(shí)到居然有這么不好的習(xí)慣，而且這個(gè)習(xí)慣給工作帶來如此大的危害，或者存在極大的隱患。有時(shí)候，不良習(xí)慣是很難發(fā)現(xiàn)的，可以借助一些測試手段來發(fā)現(xiàn)。3.良好習(xí)慣的有意識(shí)階段

這一階段，決心改變不良習(xí)慣，開始培養(yǎng)好的習(xí)慣。就時(shí)間管理而言，可以按照前面講過的第二象限法來建立高效利用時(shí)間的習(xí)慣。

在進(jìn)行面對(duì)面溝通時(shí)，至少要做到以下三點(diǎn)：◆在約定的時(shí)間到達(dá)?！魧?duì)溝通所需的時(shí)間進(jìn)行預(yù)算?！籼岢鰷贤ǖ闹黝}?？梢酝ㄟ^其它渠道了解到的情況，溝通時(shí)就無需談起。

在與組織之外的人進(jìn)行溝通時(shí)，一般都很注意上述三點(diǎn)。而在與內(nèi)部的人溝通時(shí)，則很少有人注意到。如果你把內(nèi)部的人當(dāng)作客戶，也就會(huì)自然而然按上述三點(diǎn)進(jìn)行溝通了。

4.良好習(xí)慣的無意識(shí)階段

正所謂“無招勝有招”，良好習(xí)慣的真正養(yǎng)成是在其不再被意識(shí)到的時(shí)候。在第三個(gè)階段，對(duì)良好習(xí)慣的意識(shí)，容易受到其它事情的干擾，從而導(dǎo)致對(duì)習(xí)慣的放棄。要達(dá)到這個(gè)境界，可以采用的有效辦法是“間隔重復(fù)”。即規(guī)定每一段時(shí)間，堅(jiān)持一種做法的次數(shù)。