第3頁共3頁文檔管?理個(gè)人?總結(jié)?在不久?前我還?苦于不?知這方?面的工?作總結(jié)?怎么寫?，但經(jīng)?過一番?詳細(xì)的?思考，?我理清?了思路?。在這?里，我?們對(duì)如?何進(jìn)行?文檔管?理分三?個(gè)階段?來闡述?。1?、生成?期文件?的管理?生成?期的文?件，處?于制作?、接收?、處理?與發(fā)出?的過程?中，需?要檢閱?文件或?發(fā)給其?他部門?及外單?位。因?此，需?要建立?非文件?負(fù)責(zé)人?也能隨?時(shí)找出?文件的?管理系?統(tǒng)。對(duì)?此類文?件的管?理，可?建立以?下一個(gè)?流程：?文件→?文件套?→雜志?匣→文?件柜。?按事?由用文?件夾對(duì)?文件進(jìn)?行分類?;按照?一件事?一個(gè)文?件套的?原則，?每個(gè)人?準(zhǔn)備若?干個(gè)文?件套;?按類別?或內(nèi)容?將使用?中的文?件整理?到文件?套;可?以用文?件套的?顏色對(duì)?文件類?別進(jìn)行?區(qū)分。?將文件?套收集?到輕便?雜志匣?中;把?文件套?整齊地?擺放在?輕便雜?志匣里?并立于?桌面上?;責(zé)任?人外出?或離職?時(shí)，務(wù)?必將輕?便雜志?匣放到?“使用?中文件?柜”上?;用標(biāo)?簽紙制?作雜志?匣的標(biāo)?簽，可?做到整?潔美觀?并易于?分類;?由于可?看到文?件夾的?標(biāo)簽，?還易于?檢索;?每個(gè)人?都應(yīng)該?備有“?使用中?的輕便?雜志匣?”，并?在標(biāo)簽?處填入?人名。?將輕便?雜志匣?放在文?件柜里?;將辦?公室用?的文件?柜的部?分空間?劃分出?來，作?為“使?用中的?文件柜?”，可?使辦公?室每個(gè)?人每天?的工作?一目了?然，方?便工作?交接及?管理，?并可臨?時(shí)性地?存放文?件資料?;使用?開放式?文件架?，檢索?、管理?都很方?便，避?免文件?私有化?。2?、保存?期文件?的管理?有些?保管在?辦公室?里的文?件過了?幾年后?利用率?就會(huì)下?降，這?樣的文?件可分?為保存?型文件?和保管?型文件?。對(duì)此?類文件?建議建?立一個(gè)?“保存?中心”?的形式?進(jìn)行文?件的永?久保存?和定期?保存。?保存型?文件在?性質(zhì)上?分為永?久保存?和定期?保存兩?類，把?需要定?期保存?的文件?轉(zhuǎn)移到?保存型?文件盒?，保存?型文件?夾，保?存型文?件箱中?，并標(biāo)?明“作?廢日期?”，文?件保存?到期后?立即廢?棄、扔?掉或銷?毀。而?對(duì)于需?永久保?存的文?件資料?，可以?仍舊使?用原有?的保管?型文件?夾、紙?型文件?盒等原?型保管?文件夾?，不過?，如果?使用保?存型文?件夾將?會(huì)更經(jīng)?濟(jì)一些?。如果?把利用?率低的?保存型?文件仍?舊放在?辦公室?，將造?成辦公?室的擁?擠膨脹?，浪費(fèi)?空間，?防礙高?效的管?理。因?此，建?議選擇?經(jīng)濟(jì)的?地方建?立“保?存中心?”。?3、文?件的廢?棄保?管型文?件隨著?時(shí)間的?流逝，?其利用?價(jià)值會(huì)?降低，?如果不?及時(shí)清?理，就?會(huì)泛濫?成災(zāi)。?堅(jiān)決要?扔掉不?需要與?過期的?文件，?減少文?件的數(shù)?量，有?效利用?辦公空?間，節(jié)?約費(fèi)用?。參照?之前所?述的文?件管理?方法，?對(duì)于文?件的廢?棄，可?按照一?下的方?法進(jìn)行?：、?按文件?進(jìn)行廢?棄;?、按文?件夾進(jìn)?行廢棄?;、?按項(xiàng)目?進(jìn)行廢?棄;?、按顏?色進(jìn)行?廢棄。?隨著?計(jì)算機(jī)?和現(xiàn)代?通信技?術(shù)相結(jié)?合的信?息技術(shù)?產(chǎn)業(yè)的?迅猛發(fā)?展，電?子文件?大量產(chǎn)?生。對(duì)?于電子?文件的?管理，?需要注?意以下?幾個(gè)方?面。?1、對(duì)?電子文?件要進(jìn)?行分門?別類地?管理，?要進(jìn)行?科學(xué)的?分類。?通過分?類、標(biāo)?引、組?合，使?電子文?件存儲(chǔ)?處于一?種有序?狀態(tài)。?2、?對(duì)電子?文件要?定期、?及時(shí)的?進(jìn)行備?份。以?避免由?于技術(shù)?故障導(dǎo)?致的文?件丟失?。3