預(yù)約客人來(lái)訪接待工作流程前臺(tái)接待主管 前臺(tái)接待專員 客人①整理當(dāng)天預(yù)約記錄②確認(rèn)與提醒訪問(wèn)事宜③來(lái)訪登記 來(lái)訪④通知被訪者 客人等待⑥引領(lǐng)會(huì)見(jiàn)審核⑦來(lái)訪信息錄入，記錄匯總⑧存檔

各職能部門開(kāi)始告知來(lái)訪者情況配合⑤確認(rèn)來(lái)訪并告知相關(guān)事宜準(zhǔn)備接待來(lái)訪客人接待來(lái)訪客人送走客戶結(jié)束預(yù)約客人來(lái)訪接待工作流程說(shuō)明任務(wù)概要預(yù)約客人來(lái)訪接待工作管理節(jié)點(diǎn)控制相關(guān)說(shuō)明①各部門人員將預(yù)約客人情況知會(huì)前臺(tái)，前臺(tái)接待專員每日匯總當(dāng)日預(yù)約記錄，整理出當(dāng)天已事先預(yù)約的來(lái)訪者單位、職務(wù)、時(shí)間、事由、接待者②通過(guò)電話等方式提醒相關(guān)同事，確認(rèn)客人到訪事宜③客人到訪，禮貌相迎并讓其填寫《公司來(lái)訪客人登記表》④確認(rèn)客人身份及訪問(wèn)對(duì)象、事由，及時(shí)通知被訪者，并安排客人等候⑤被訪者確認(rèn)來(lái)訪后告知讓客人等候及等候地點(diǎn)等事項(xiàng)⑥前臺(tái)接待專員指引或親自引領(lǐng)客人到指定的場(chǎng)所等待會(huì)見(jiàn)⑦送走客人后，前臺(tái)接待專員將來(lái)訪客人信息錄入相關(guān)信息系統(tǒng)⑧當(dāng)日來(lái)客訪問(wèn)信息的及時(shí)匯總，報(bào)前臺(tái)接待主管審核后存檔來(lái)電轉(zhuǎn)接流程前臺(tái)接待專員 外部單位人員 各部門或員工開(kāi)始①聽(tīng)到電話鈴響 撥通電話②拿起話筒接聽(tīng)③傾聽(tīng)來(lái)電事宜范圍范 內(nèi)圍 ④處理外⑤轉(zhuǎn)接在單位明確被訪人在否 接電不在⑥告知情況⑦留言記錄結(jié)束前臺(tái)來(lái)電轉(zhuǎn)接工作流程說(shuō)明任務(wù)概要前臺(tái)來(lái)電轉(zhuǎn)接工作管理節(jié)點(diǎn)控制相關(guān)說(shuō)明①前臺(tái)接待專員聽(tīng)到電話鈴聲響起②前臺(tái)接待專員在電話鈴響3聲之內(nèi)一定要拿起話筒接聽(tīng)，電話接通后，可說(shuō)“您好，這里是XX公司”③前臺(tái)接待專員認(rèn)真傾聽(tīng)對(duì)方來(lái)電事由④前臺(tái)接待專員對(duì)自己職責(zé)范圍內(nèi)能夠處理的事情直接回復(fù)對(duì)方⑤前臺(tái)接待專員對(duì)自己職責(zé)范圍外或直接找人的電話進(jìn)行轉(zhuǎn)接，若明確知道對(duì)方要找的人在辦公室，則進(jìn)行轉(zhuǎn)接⑥若前臺(tái)接待專員明確知道對(duì)方要找的人不在辦公室，則明確告知對(duì)方，并請(qǐng)對(duì)方留言或問(wèn)明事由自己代為轉(zhuǎn)告⑦若對(duì)方同意留言或前臺(tái)接待專員代為轉(zhuǎn)告，則前臺(tái)接待專員要記錄清楚對(duì)方的單位、姓名、聯(lián)系方式、要找的本公司人員、事由等，并跟對(duì)方確認(rèn)無(wú)誤后結(jié)束電話信函收發(fā)工作流程行政部經(jīng)理 前臺(tái)接待專員 各職能部門開(kāi)始①接收信函審核 ②登記③分信有是否有明確收信人 接收無(wú)④拆信審核 ⑤回信⑥寄信⑦登記信息結(jié)束信函收發(fā)工作流程說(shuō)明任務(wù)概要信函收發(fā)工作管理節(jié)點(diǎn)控制相關(guān)說(shuō)明①前臺(tái)人員收到外部信函，根據(jù)信函的類型和日期整理、分類②前臺(tái)人員在信函登記簿上進(jìn)行登記，對(duì)于報(bào)刊雜志、商品和郵購(gòu)廣告，除非與主管有直接關(guān)系，一般由前臺(tái)人員處置，或者用紅筆將有關(guān)事項(xiàng)勾出，以便行政經(jīng)理參閱③信函歸類后，送行政經(jīng)理審核，前臺(tái)人員對(duì)信函進(jìn)行分發(fā)，其他職能部門接收2到前臺(tái)人員發(fā)來(lái)的信函④前臺(tái)人員對(duì)剩下的不能分發(fā)的信函，進(jìn)行拆封⑤前臺(tái)人員根據(jù)信函內(nèi)容的要求及時(shí)進(jìn)行回復(fù)擬稿⑥回復(fù)擬稿經(jīng)過(guò)行政經(jīng)理的審核后，郵寄信函⑦對(duì)回復(fù)的信函底稿進(jìn)行存檔接收信函、快件工作流程前臺(tái)接待主管 前臺(tái)接待專員 各職能部門 外部單位開(kāi)始①簽收 發(fā)來(lái)信函、文件②登記③篩選④分送 接收⑤記錄存檔結(jié)束接收信函、快件工作流程說(shuō)明任務(wù)概要接收信函、快件工作管理節(jié)點(diǎn)控制相關(guān)說(shuō)明①外部單位通過(guò)快遞、郵寄等方式發(fā)來(lái)文件、信函、資料等，前臺(tái)接待專員簽收②前臺(tái)接待專員將收到的文件、信函進(jìn)行登記，填寫《信函與文件接收登記表》③前臺(tái)接待專員登記后按照部門進(jìn)行篩選分類④前臺(tái)接待專員將分揀的信函、快件分送到相應(yīng)收件部門⑤各部門簽收后，前臺(tái)接待專員每日將接收信件資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、存檔寄送信函、快件工作流程前臺(tái)接待主管 前臺(tái)接待專員 各職能部門 外部單位開(kāi)始①交待寄送信函、②簽收 文件事宜③登記④聯(lián)絡(luò)相應(yīng)單位 ⑤接到服務(wù)要求處理發(fā)送結(jié)束寄送信函、快件工作流程說(shuō)明任務(wù)概要寄送信函、快件工作管理節(jié)點(diǎn)控制相關(guān)說(shuō)明①各職能部門將需要郵寄、快遞的信函、物品等送至前臺(tái)，交待寄送地點(diǎn)、收件人等信息②前臺(tái)接待專員確認(rèn)清楚各項(xiàng)事宜，接收信件、物品③前臺(tái)接待專員將需要寄送的信函、物品進(jìn)行登記，以存檔和備查④前臺(tái)接待專員根據(jù)寄送物品的種類確認(rèn)寄送方式，若是快遞則聯(lián)絡(luò)快遞公司取件，若是郵寄則需要安排好自己的工作直接去最近的郵局辦理⑤快遞公司、郵局接到信函、快件后分揀、發(fā)送傳真發(fā)文工作流程任務(wù)概要節(jié)點(diǎn)控制

行政部經(jīng)理 前臺(tái)接待專員 員工開(kāi)始審核 填寫申請(qǐng)表 ①提出申請(qǐng)②登記③發(fā)傳真④原件存檔結(jié)束傳真發(fā)文工作流程說(shuō)明傳真發(fā)文工作管理相關(guān)說(shuō)明行政部人員根據(jù)傳真收文的情況或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)，提出發(fā)文申請(qǐng)，申請(qǐng)表要寫明傳真① 發(fā)文的理由、日期等；對(duì)于一般性的傳真發(fā)文，行政經(jīng)理進(jìn)行核實(shí)、審批，重要的發(fā)文送總經(jīng)理審核② 經(jīng)過(guò)審核通過(guò)后，前臺(tái)接到專員在傳真發(fā)文登記簿上進(jìn)行傳真發(fā)文登記③ 登記后，前臺(tái)接待專員把傳真發(fā)送出去并確認(rèn)對(duì)方是否收到④ 前臺(tái)接待專員將傳真原件存檔傳真收文工作流程行政部經(jīng)理 前臺(tái)接待專員 各部門或員工開(kāi)始①收文②登記③復(fù)印④存檔簽收 ⑤轉(zhuǎn)交文件 接收結(jié)束傳真收文工作流程說(shuō)明任務(wù)概要傳真收文工作管理節(jié)點(diǎn)控制相關(guān)說(shuō)明①前臺(tái)接待專員接到其他公司人員發(fā)來(lái)的傳真②前臺(tái)接待專員在傳真收文登記簿上進(jìn)行登記③登記后，前臺(tái)接待專員應(yīng)將傳真原件復(fù)印一份④復(fù)印后，前臺(tái)接待專員將傳真原件存檔⑤前臺(tái)接待專員將傳真的復(fù)印件交與接收人，由接收部門承辦相關(guān)工作收文背簽工作流程行政部經(jīng)理 前臺(tái)接待專員 各部門或員工開(kāi)始審核 ①遞交文件②轉(zhuǎn)送文件 ③簽字④存檔結(jié)束收文背簽工作流程說(shuō)明任務(wù)概要收文背簽工作管理節(jié)點(diǎn)控制相關(guān)說(shuō)明①