Word版本，下載可自由編輯公司人事檔案管理制度公司人事檔案管理制度（一）

第一條為加強和規(guī)范員工檔案管理，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》及《干部檔案工作條例》，制定本細則。

其次條員工的檔案均由人力資源部檔案管理員負責管理。檔案管理人員不能保管本人的檔案。

第三條員工失蹤或死亡后滿三年，其檔案應(yīng)移交當?shù)貏趧有姓块T保存。對國家和企業(yè)有特別貢獻的好漢、模范人物死亡以后，其檔案由公司檔案室按規(guī)定向有關(guān)檔案館移交。

第四條人事檔案管理員的職責

（一）、保管員工檔案；

（二）、準時索要、收集、鑒別和收拾員工檔案材料；

（三）、辦理員工檔案的查閱、借閱、和轉(zhuǎn)遞手續(xù)；

（四）、記下員工工作、工資、獎懲狀況；

（五）、為領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門提供員工的狀況；

（六）、做好員工檔案的平安、保密、庇護工作；

（七）、定期向檔案室等部門移交檔案；

（八）、辦理其它有關(guān)事項。

第五條人事檔案的內(nèi)容及分類歸檔

（一）、本人歷年填寫的個人簡歷、履歷、記下表；

（二）、本人經(jīng)受、家庭狀況、社會關(guān)系、成長歷史等自傳材料；

（三）、本人自我鑒定，組織鑒定材料；對員工的考察、考核、評價材料；

（四）、政治歷史審查及甄別復(fù)查材料；

（五）、員工參入黨、團材料；

（六）、嘉獎（包括科技和業(yè)務(wù)）及各種先進事跡材料；

（七）、入伍、退伍、辭退職、出國等材料；

（八）、處分、取消處分的材料；

（九）、任免、工資、職稱等材料；

（十）、學歷和評定的技能等材料；

（十一）、其它有較大價值的可供參考的材料。

第六條人事檔案材料的分類嚴格按《干部檔案工作條例》、《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的規(guī)定辦理。

第七條人事檔案的收集、保管和銷毀

一、調(diào)動和錄取入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案，在其報到一個月內(nèi)立檔。對調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)造冊記下。

二、對員工舉行考察、考核、培訓(xùn)、獎懲等形成的材料要準時收集、收拾立卷、保持檔案的完整。

三、立卷歸檔的材料必需仔細鑒別，保證材料的真切、文字清晰、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。

四、人事檔案材料統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復(fù)寫紙書寫。

五、按規(guī)定需要銷毀檔案材料時，必需經(jīng)部門負責人、分管領(lǐng)導(dǎo)批準，并編制銷毀清冊。

六、人事檔案存放應(yīng)配備檔案庫房、檔案櫥窗等設(shè)施。檔案要做到防盜、防火、防蛀、防潮、防光、防塵、防污染。

七、人事檔案材料應(yīng)分類，收拾裝訂成冊后方能入卷存檔，不得直接入卷。每年要對檔案舉行一次收拾、校對工作。

八、檔案應(yīng)分類編號后存放，編號應(yīng)與員工編號統(tǒng)一，防止重名重姓員工材料入檔交錯，制檢索名目，以便查找。

第八條人事檔案的通過和傳遞

一、外單位來公司查閱檔案時，必需持蓋有公章的單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱。

二、本公司各部門因工作需要查閱員工檔案時，應(yīng)由部門出具證實，由人力資源部負責人批準后方可查閱。

三、公司級領(lǐng)導(dǎo)、黨委辦公室、人力資源部可不經(jīng)審批查閱員工檔案。

四、建立檔案查閱記下制度，對查閱職工檔案的狀況做好記錄。

五、檔案普通不借出查閱。如必需借出查閱時，應(yīng)提交報告，分管領(lǐng)導(dǎo)批準，嚴格履行記下手續(xù)。

六、任何人不得查閱或借用本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等）的檔案。

七、查閱檔案必需嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。

八、員工被任免中層以上職務(wù)，應(yīng)在任開除務(wù)后一個月內(nèi)移交其檔案。

九、員工調(diào)動、辭職，解除勞動合同或被免職、辭退等，已辦理離公司手續(xù)者，應(yīng)在一個月內(nèi)將其檔案移交新單位或戶口所在地的街道辦事處。

十、轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)利用機要通訊或派專人送取，并履行記下手續(xù)，不準郵寄或交本人自帶。

十一、對轉(zhuǎn)出的檔案，必需按統(tǒng)一規(guī)定的“員工檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的項目記下，并密封包裝，加蓋公章和經(jīng)辦人印章。

第九條新接收檔案，檔案材料不全，可不予接收。接收檔案后，應(yīng)將基本檔案資料錄入計算機內(nèi)。員工調(diào)出，檔案材料轉(zhuǎn)出時，應(yīng)從計算機內(nèi)注銷員工基本檔案狀況。

第十條本細則未盡事宜按《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》和《干部檔案工作條例》辦理。

第十一條本管理細則由公司人力資源部負責解釋。

公司人事檔案管理制度（二）

一、目的

為了更有效的的員工人事檔案舉行妥當管理，有效的保守機密；同時為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的通過檔案資料，特制定本管理方法。

二、檔案管理內(nèi)容

1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職記下表、應(yīng)聘人員記下表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆嘗試題、身份證復(fù)印件、學歷學位證復(fù)印件、離職證實、各類合同及協(xié)議。

2、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報告或者考評結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表（證書原件）、員工培訓(xùn)統(tǒng)計表。

3、績效管理檔案：將員工績效考核相關(guān)資料按月歸類收拾。

4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關(guān)系，死亡等情形。

三、檔案相關(guān)規(guī)定

1、基礎(chǔ)管理

1.1原則：分類標準、歸檔準時、羅列有序、層次清晰、收拾規(guī)范。

1.2員工入職前，人力資源部對人事檔案的真切性、有效性舉行核查，如有虛假，可不予錄取和解聘處理。

1.3對人事檔案按入職時光分類歸檔，按在職人員、離職人員舉行收拾，并準時記下于《入職員工人事檔案記下》（見附件一）《離職員工人事檔案記下》（見附件二），并在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對檔案舉行編號，人事檔案原則上是永遠保存。

1.4當在職員工的基本資料有變動時（如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術(shù)職稱變動、婚姻狀況變動等），應(yīng)準時將相關(guān)資料復(fù)印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。

1.5調(diào)動和錄取入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。(.)在其報到新崗位前，對調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)記下。

1.6對員工舉行考察、考核、培訓(xùn)、獎懲形成的材料要準時收集、收拾保持檔案的完整性，歸檔的材料必需仔細鑒別，保證材料的真切、文字清晰、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。

1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。

1.8人力資源部檔案員要注重檔案管理環(huán)境的清潔、干凈。

1.9檔案應(yīng)分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交錯，制電子名目，以便查閱。

2、檔案的查、借閱

2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），經(jīng)過行政人力資源部經(jīng)理批準后方可查、借閱。

2.2任何單位普通不得垮部門查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工的人事檔案。

2.3公司級領(lǐng)導(dǎo)、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。

2.4全部經(jīng)過批準后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部（除特別狀況可延伸），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關(guān)規(guī)定處理。

2.5人力資源部做好查、借閱記下，并在《人事檔案借閱記下本》簽字記下（附件三）。

3、查、借閱檔案注重事項

3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

3.2不得擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。

3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違背者視情節(jié)嚴峻，予以懲罰。

4、檔案的銷毀

4.1公司任何個人和部門非經(jīng)同意不得銷毀員工檔案資料。

4.2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人