錄 為使酒店各部門行文規(guī)范化,提高整體辦公效率，特做如下規(guī)定：呈文文字表述應(yīng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)練、通順、標(biāo)點(diǎn)正確。呈文專題專用，一文一事，內(nèi)容明確。開門見山提出本部門對(duì)所請(qǐng)示問題的處理意見,請(qǐng)酒店領(lǐng)導(dǎo)酌定.三、呈文由本部門承辦人擬定，由本部門經(jīng)理負(fù)責(zé)核稿。并在部門領(lǐng)導(dǎo)意見一欄，寫出部七七八各部門呈文行政辦四、呈文格式包括:呈文文號(hào)、呈文題目、主管領(lǐng)導(dǎo)批示.呈文內(nèi)容書寫要符合規(guī)范。文號(hào)不得重復(fù)；呈文題目簡(jiǎn)明扼要,高度概括；主管領(lǐng)導(dǎo)名稱不得襲用“酒店領(lǐng)導(dǎo)”的簡(jiǎn)稱；在主管領(lǐng)導(dǎo)名稱后，另起一行書寫請(qǐng)示報(bào)告的主要內(nèi)容；末尾簽署呈文部門及時(shí)間.五、各部門負(fù)責(zé)人作為核稿人，不僅要對(duì)呈文內(nèi)容審核，而且要審查呈文格式是否規(guī)范,對(duì)呈文負(fù)全面責(zé)任.六、各部門呈取文，需嚴(yán)格辦理收發(fā)文手續(xù)，寫明收發(fā)文時(shí)間、文稿內(nèi)容、收發(fā)人姓名。若手續(xù)不全，總經(jīng)理辦公室有權(quán)不負(fù)責(zé)遞送。各部門送來閱批的文件，總經(jīng)理簽發(fā)后兩個(gè)工作日內(nèi)發(fā)出。主管領(lǐng)導(dǎo)主管領(lǐng)導(dǎo)不按上述公文傳遞程序越級(jí)呈,政辦將予以退回。 核稿并請(qǐng)總經(jīng)理簽發(fā).打字、校對(duì)人均在原稿上簽注姓名、日期。經(jīng)修改后的稿件，如字跡潦草，涂改較多,模糊不清的，應(yīng)由原擬稿人謄清后再打印。 一律交收件人親自拆封。辦,應(yīng)由檔案秘書送交，并經(jīng)登記、簽收后才可送交.讀文件應(yīng)按規(guī)定范圍，秘密級(jí)以上文件須到行政辦公室閱讀.因工作需要借閱文件應(yīng)辦理手續(xù)，用完后及時(shí)退還，秘密級(jí)以上文件，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員均不得攜離辦公室.事事有下文，轉(zhuǎn)辦要及時(shí)，催辦有結(jié)果,防止積壓誤事。六、公文辦完后，應(yīng)根據(jù)文書立卷、歸檔的有關(guān)規(guī)定及時(shí)將公文定稿,正本和有關(guān)材料整理立卷，當(dāng)年文件應(yīng)于第二年第一季度移交完成.七、各級(jí)管理人員調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)將文件(含保密記錄本)清理移交，凡參加會(huì)議帶回的文件，應(yīng)及時(shí)送行政辦公室登記保管。要進(jìn)行登記,有專人監(jiān)督，保證不丟失，不漏銷，秘密級(jí)以上文件，不準(zhǔn)作廢品處理，一律集中按有關(guān)規(guī)定處理。 一、印章刻制需刻制新印章，要寫出報(bào)告,并附上新印章的名稱、式樣和規(guī)格，報(bào)經(jīng)行政辦公室批準(zhǔn)，方可到當(dāng)?shù)毓膊块T申請(qǐng)刻制。新印章要做好戳記，并留樣保存，以便被查。啟用新印章，應(yīng)選擇好時(shí)間，并提前向有關(guān)單位發(fā)出正式啟用印章的通知。二、印章保管酒店的行政印章和總經(jīng)理的私章,由總辦統(tǒng)一保管，并有專人專管;各部門的印章也要指定專人保管.未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),印章保管人不得委托他人代管印章，并不得攜帶出辦公室使用。三、印章使用印章使用要做到:嚴(yán)格手續(xù)、認(rèn)真審閱、詳細(xì)登記、蓋章正規(guī)。印章使用必須經(jīng)批準(zhǔn)，其權(quán)并附有關(guān)材料，經(jīng)主管店領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可使用印章，并進(jìn)行登記,店領(lǐng)導(dǎo)不在時(shí),授權(quán)總辦主任核準(zhǔn)。員工因私須開具各種證明，加蓋酒店印章，必須書面申請(qǐng)并附有關(guān)材料,經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)并報(bào)酒店領(lǐng)導(dǎo)審批。印章停用由于機(jī)構(gòu)變動(dòng)或部門(單位)撤銷等原因而造成的印章停用,按規(guī)定進(jìn)行手續(xù).屬一.借閱檔案(包括文件、資料)，必須先履行檔案借閱登記手續(xù)，秘密級(jí)以上檔案文件必須經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方能借閱。三.文件、資料借閱期限不得超過兩個(gè)星期，到期必須歸還,如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞，否則按違反《保密法》追究當(dāng)事人的責(zé)任。五.借閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。六.外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱，但不能帶離行政辦公室。七.外單位摘抄卷內(nèi)檔案,應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意，對(duì)摘抄的材料要進(jìn)行審核、簽章后才能帶出. 一.介紹信種類1．信箋介紹信：用這種信箋開介紹信，可以表達(dá)較為復(fù)雜內(nèi)容。存根要?dú)w檔，保存期五年。3．證明信：以酒店行政的名義證明某人的身份、經(jīng)歷或者有關(guān)事件的真實(shí)情況的專用書信。二.介紹信保管與使用宜需由部門領(lǐng)導(dǎo)簽署意見后,報(bào)經(jīng)主管店領(lǐng)導(dǎo)審批;一般事宜需由部門經(jīng)理簽字，人事部經(jīng)理審批，方可開具介紹信。嚴(yán)禁開出空白介紹信。辦公用品(設(shè)備)領(lǐng)用管理辦法為了進(jìn)一步加強(qiáng)酒店辦公用品(設(shè)備)的申購(gòu)領(lǐng)用管理，降低辦公成本費(fèi)用,根據(jù)有關(guān)財(cái)務(wù)規(guī)定和本酒店當(dāng)前實(shí)際情況,特制訂如下辦法：一、酒店辦公用品(設(shè)備)由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一購(gòu)買及發(fā)放.二、各部門領(lǐng)用辦公用品(設(shè)備)需填寫“辦公用品領(lǐng)用單”，經(jīng)部門經(jīng)理簽字認(rèn)可后，到人三、人事部根據(jù)各部門領(lǐng)用情況，對(duì)無庫(kù)存的辦公用品(設(shè)備)進(jìn)行申購(gòu)，填制酒店申購(gòu)單，列明品名、規(guī)格型號(hào)及數(shù)量，并向供應(yīng)商詢價(jià)。經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可購(gòu)買.(暫行)經(jīng)理簽字后，交總辦統(tǒng)一安排。臨時(shí)用車也應(yīng)填寫“用車申請(qǐng)單”，由總辦視事情的緩急另行安排。申請(qǐng)單如無部門經(jīng)理簽字,總辦有權(quán)不予做派車安排.特殊情況除外。否則，視為私自出車，按曠工處理。四、駕駛員完成出車任務(wù)回到單位后，應(yīng)立即將派車單填寫完整交回行政辦，以便備查。五、駕駛員在無出車任務(wù)時(shí)，應(yīng)在休息室待命，不得私自外出。否則，視為曠工。檔案管理制度 酒店檔案管理機(jī)構(gòu)總經(jīng)理總辦文員各部門兼職檔案管理員即對(duì)酒店在工作中具有存查價(jià)值、處理完畢的文件材料，系統(tǒng)、完整地歸入卷宗暫保管，以按照文件形成的自然規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系,反映酒店工作活動(dòng)特點(diǎn)和真實(shí)面貌，以利于加強(qiáng)酒店文件的保管和參考利.用1。3.1重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議通知、日程安排、工作報(bào)告、重要講話、會(huì)議記要或決議、會(huì)議記錄、典型材料、錄音帶、錄像帶、照片等；1。3.2上級(jí)發(fā)來的與酒店業(yè)務(wù)有關(guān)的決議、決定、指示、條例、辦法、計(jì)劃、規(guī)劃、批復(fù)等;1。3。4酒店及各部門在接待賓客工作中的各類重要計(jì)劃、安排、記錄、總結(jié)，以及營(yíng)業(yè)收入、1.3。5酒店與有關(guān)單位及不相隸屬單位協(xié)商工作的往來文書，以及簽訂的各類契據(jù)，如合同、1.3。6酒店各級(jí)管理人員的任免書,職工勞動(dòng)、工資、福利、教育培訓(xùn)、考核及獎(jiǎng)懲等方面的1.3.9酒店的大事記錄,反映酒店重要活動(dòng)的剪報(bào)、錄音、錄像、照片等；社會(huì)有關(guān)部門、單位發(fā)來的要求酒店共同貫徹執(zhí)行和橫向協(xié)作的有關(guān)文件、材料等；1.3.11重要的業(yè)務(wù)電報(bào)、電傳、傳真及有關(guān)經(jīng)營(yíng)管理而撰擬的各類條據(jù)等;1.3.12其他與酒店有關(guān)的重要書面材料或資料等。2.檔案的收集2。1各部門隨時(shí)收集辦理完畢的文件材料，按類別分別存放。第二年經(jīng)檢查齊全后,整理歸檔.2.2各部門設(shè)兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門文書檔案的日常收集、管理、監(jiān)督及檢查。2。3文字檔案的收集使用檔案袋或檔案夾。2。4電腦檔案分別于電腦硬盤和軟盤內(nèi)保存，機(jī)密文件加設(shè)保護(hù)密.碼3.1按事宜分類：即按文件內(nèi)容所涉及的具體事宜或工作進(jìn)行分類.3.2按時(shí)間分類：即按文件形成的時(shí)間進(jìn)行分類.3按收、發(fā)文單位分類.4.檔案的編號(hào)行政行政辦財(cái)務(wù)部部人事部工程部保安部前廳部房務(wù)部HK餐飲部對(duì)已處理完畢的文件，按照文件類別及次序進(jìn)行編號(hào)。認(rèn)真檢查每一類別中積累的文件是否齊全、是否符合歸類。每類文件可按文件形成時(shí)間順序、重要程度或工作程序等進(jìn)行排序。系統(tǒng)排列后，應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字統(tǒng)一編寫頁(yè)碼，以固定排列順序，保證材料完整。標(biāo)題5。4案卷標(biāo)題反映該類文件的自然聯(lián)系與共同特征，要求嚴(yán)謹(jǐn)，文字通順、扼要。案卷目錄包括順序號(hào)、文件標(biāo)題、文件編號(hào)和日期等.案卷封皮的項(xiàng)目包括單位名稱、案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件材料張數(shù)、起止日期和保管期限等.案卷裝訂前要拆除金屬物,做好文件材料的檢查，如對(duì)破損或褪色的材料，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制;裝訂部位過窄或有字跡的材料,要用紙加襯邊；紙面過大的文件，要按卷宗大小摺疊整訂后的案卷，應(yīng)按照年度進(jìn)行排列，統(tǒng)一編號(hào)登記,填寫《歸檔案卷目錄》。6.檔案的保管6.1涉及經(jīng)濟(jì)的檔案，如合同、協(xié)議書、保證書等(原件)檔案由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一保管；硬件設(shè)施使用說明書或操作手冊(cè)(原件)檔案由工程部統(tǒng)一保管，其余檔案由總辦統(tǒng)一管理。6。2檔案室應(yīng)做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等措施。6.3每年對(duì)檔案進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取補(bǔ)救措施，確保檔案的安全.冊(cè)登記，送總經(jīng)理審批后銷毀.6.5銷毀檔案材料時(shí)，必須指派專人監(jiān)銷，防止失密。7.檔案的借閱7。2借閱期限不得超過兩周，到期必須歸還，如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù).7。3借閱檔案的人員必須愛護(hù)檔案,要保證檔案的安全與保密，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、復(fù)印、復(fù)制、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。否則，按違反保密法追究當(dāng)事人責(zé)任。7。4借閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告檔案管理負(fù)責(zé)人.7。5外單位借閱檔案,應(yīng)持有單位介紹信,并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱。但不能帶離檔案室。7.6外單位摘抄檔案材料,應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意；檔案管理負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)其摘抄的材料進(jìn)行審查、簽章。1。圖文傳真、電話和電子郵件的處理(商務(wù)中心)1.1.傳真操作1.1.1.打入的傳真/電子郵件必須要記錄接收日期及時(shí)間、傳真機(jī)或電子郵件地址，以便收件人直接簽收。2。校對(duì)訊息內(nèi)容及資料，確保以最短時(shí)間發(fā)出準(zhǔn)確的消息.3。查明對(duì)方(接收者)姓名、職位、機(jī)構(gòu)、地域(國(guó)家或城市)名稱、傳真機(jī)號(hào)碼4.待部門經(jīng)理批閱簽字后，方可發(fā)出。5.跟催有關(guān)消息發(fā)出后打印副本，作為存檔之用。員工在電話里的良好談吐、得體應(yīng)對(duì)是替酒店建立良好形象的重要一環(huán)。2。表現(xiàn)友善及樂于幫忙的態(tài)度.4.通話內(nèi)容均須保密不可外涉。5。不要讓對(duì)方等候太久，必要時(shí)請(qǐng)他(她)留言以便回復(fù)。7.當(dāng)你不在辦公室時(shí)，應(yīng)通知總機(jī)或其他同事代為接聽。9。若對(duì)方因任何理由被轉(zhuǎn)錯(cuò)電話，應(yīng)盡量幫助他(她)轉(zhuǎn)到正確的部門、內(nèi)線，。：A)可否轉(zhuǎn)到辦公室中其他同事處理；B)記下對(duì)方姓名、電話、公司名稱,有待回復(fù)；C)請(qǐng)對(duì)方稍后再來電.12。確保上司不會(huì)被不必要的電話騷擾.A)接聽日期及時(shí)間B)被電訪的人是誰C)對(duì)方的姓名、電話號(hào)碼(及內(nèi)線)及公司名稱D)留言(消息)內(nèi)容E)復(fù)述一遍有關(guān)資料，讓他(她)知道你已記下正確的消息F)最后，把留言便條放在被訪者的桌上，使他(她)回來后能即時(shí)知道.3.對(duì)方接聽后，你應(yīng)說出要找誰人或內(nèi)線號(hào)碼。4.若屢次接不通，而你的電話機(jī)操作正常，應(yīng)將接通工作交予下屬初級(jí)員工負(fù)責(zé)，以免浪費(fèi)你寶貴時(shí)間.此外，可透過電話房查詢對(duì)方電話是否失靈。5.在打出電話前，應(yīng)記下通話內(nèi)容要點(diǎn),以免遺漏某一部分而要重打，對(duì)方也會(huì)欣賞你的工作效率.6.談話中斷,應(yīng)由你負(fù)責(zé)重打電話,繼續(xù)通話內(nèi)容。2.辦公室文件處理2.1.檔案系統(tǒng)、分類、取閱檔案儲(chǔ)存的主要原因是保存文件整齊及在有需要時(shí)第一時(shí)間可找尋得到。2.必須易于翻查3.考慮文件的數(shù)量、大小及性質(zhì)4.只存放最新的資料5.能配合日后擴(kuò)充的需要6.所占空間大小適中7.防火及防盜(例如存放法律文件)1。按筆劃、字母來分類(優(yōu)點(diǎn)：可作無限的擴(kuò)充)。2。按項(xiàng)目來分類，而項(xiàng)目的先后次序也用筆劃來區(qū)分.(優(yōu)點(diǎn)：同類型的事情集中一起，方便查閱)3.按地區(qū)(國(guó)家、城市)來分類.4.以編號(hào)(代碼)代替名稱存檔。5.采用索引卡可快捷準(zhǔn)確地找出資料，以找尋編號(hào)檔案索引卡必須按筆劃排序，放在特別抽屜中。適用于每個(gè)檔案之中,按日期先后存檔，把最新(最近期)的文件放在檔案的5。待處理文件卷每次取出文件后，把該卡放入填補(bǔ)空位。卡有：借件人姓名、部門、借出日期、答允歸還日期、借件人及經(jīng)辦人簽署，方便日后追尋.取檔記錄卡宜用鮮明顏色紙制成(例如紅色)，卡紙標(biāo)題應(yīng)高出其他檔案,令人一目了然，容易跟催。＊*每次外借檔案均須獲得直屬上級(jí)同意才可辦理為確保按時(shí)處理任務(wù)，而且不會(huì)有所遺漏，這個(gè)檔案非常有效.檔案以一年十二個(gè)月份來分隔,與及以三十一天來分隔。把將要做的工作寫成字條,放在預(yù)定的“月份”或“日期"的小格中。只要我們每天查看這檔案，便可作出當(dāng)天應(yīng)做的“跟催"工作.2.1.7存檔的一般守則件分類、集中。2.把文件放在正確的檔案內(nèi)。3.存檔時(shí)按日期的次序正確地排列,最近期的放在前。4。為避免檔案堆積,應(yīng)將過時(shí)的或現(xiàn)時(shí)不需要的文件與其他的分隔?？紤]將這些拔歸入“舊檔案”中或甚至將它毀滅.在已抽出舊資料的檔須按放妥當(dāng)及分類,方便日后翻查。5.不可隨意把檔案中的文件取去。若有必要,須把“取檔記錄卡”放在取去文件的位置。甚至整個(gè)檔案亦須使用此卡。6.如無足夠資料來建立新的檔案,應(yīng)把這些文件集中在“雜項(xiàng)”檔案中。7。找尋某些檔案名稱可能涉及多個(gè)途徑,應(yīng)把有關(guān)資料分別記在不同的索引卡上，加快翻查速度。例如檔案名稱“CHIEFCONSTABLEOFBLANKSHIRE8.每天存檔令你的檔案儲(chǔ)有最新的資料.A)先排姓氏，再排名字.若同姓則以名字筆劃、字母排列。B)若公司名稱包含姓名，例如LEONARDWHITEANDCOMPANY，應(yīng)將此檔案放在“W"(WHITE)檔中。C)若公司名稱包含多個(gè)人名,取其第一個(gè)。例如：D)若公司名稱包含“THE”字,可省去.例如:“THEHIGHPRESSURETOOLSLTD”應(yīng)放在“H”(HIGH)檔中。文件應(yīng)在存檔前作分類，一個(gè)分類架(或分類盒)實(shí)在合用.它可以是按筆劃多寡(或英文字母先后)來分成多格,幫助應(yīng)付大量文件存檔。10.酒店內(nèi)部各部門間的溝通，其中一個(gè)主要方式為來往之備忘錄，所有經(jīng)行政部發(fā)出之信件，備忘錄應(yīng)有一影印本存放于獨(dú)立的總檔案內(nèi)，此外，亦須影印一份存放于有關(guān)該事項(xiàng)或該部門的檔案內(nèi)。處理外來信件需要系統(tǒng)并有效率，以求盡快送到收件人手中。1.把商業(yè)信件與“私人"信件及“機(jī)密"文件分開。2.用開信刀或開信機(jī)拆信，并確保文件完整。打開信件,如有附件，將它一并釘裝。5.到掛號(hào)郵件，須在郵局的收據(jù)上蓋印、簽署。務(wù)部進(jìn)一步工作。事部查詢。3.1.2行政辦秘書必須把其上司的信件細(xì)閱,然后指出重要的部份，節(jié)省其上司2.把正本交給須處理信件中重要事情的部門，再由他們負(fù)責(zé)傳給其他。3.影印該文件送交各部門2.檢查附件是否已放在一起。(把信件副本留作存檔之用)4.摺起文件放入信封內(nèi)并封口。便信差計(jì)算各部門郵費(fèi)及日后退件處理。6.集中所有發(fā)出的郵件,交由商務(wù)中心統(tǒng)一寄出。7.計(jì)算信件重量,記錄郵費(fèi)。8.將一般信件與掛號(hào)、特快、航空郵件、包裹等分開，并且填妥所需的表格或設(shè)置在各辦公室職員容易到達(dá)的地方。使用內(nèi)部信封,可節(jié)省傳送內(nèi)部文件的成本.1.尺碼合用的紙張，以免造成不必要的浪費(fèi)。3.正確地?cái)[放正本，使影印之副本(無論文件或圖形)合理工整。5.操作完畢，切記帶走所有文件,尤其是正本。5.1出外公干主要涉及公干人員的交通、住宿的安排。2.查詢航班時(shí)間表及到達(dá)時(shí)間，以配合預(yù)計(jì)行程。3.把以上資料交給旅行社代辦,或直接與鐵路局、輪船公司、航空公司聯(lián)系。在訂房之前，應(yīng)考慮酒店地點(diǎn)是否接近探訪的機(jī)構(gòu)，交通方便，價(jià)格適中。1.入住公干人員的姓名2.入住及離店日期3.入住人數(shù)及房間數(shù)量(基本為雙人標(biāo)準(zhǔn)客房)5．若正值旅游旺季,應(yīng)在訂房時(shí)確保房間的預(yù)定。2.大城市通常有多個(gè)火車站(機(jī)場(chǎng)或碼頭),盡可能安排在同一地方進(jìn)出境。3.留意交通工具的時(shí)間表，隨時(shí)更新資料。5.4.計(jì)劃海外公干搜集目的地一般資料，例如面積、人口、主要城市、氣候、服飾、工作貿(mào)易條例、政府及工商機(jī)構(gòu)、商務(wù)法則等.1.公干費(fèi)用:按已批準(zhǔn)預(yù)算案向財(cái)務(wù)部申請(qǐng)公干費(fèi)用,兌換目的地流通貨幣。－預(yù)備當(dāng)?shù)氐牡貓D或交通圖－確認(rèn)交通、酒店訂房、被訪者的約會(huì)詳情－制作行程表，內(nèi)容包括酒店、約會(huì)、會(huì)議日期、時(shí)間、地點(diǎn)、聯(lián)絡(luò)電話等。－若其上司出外公干，出發(fā)前須集中一切行程中所需要的文件、文具交付。6.辦公室文儀器材操作計(jì)算機(jī)須先練習(xí)指法.1.保持機(jī)器清潔，用干抹布擦試。2.清潔鼠標(biāo)內(nèi)壁.3。將計(jì)算機(jī)移走時(shí)應(yīng)先關(guān)掉電源，并以機(jī)背為重心.5.切勿把計(jì)算機(jī)放進(jìn)通道，容易被人碰倒。停止使用及通知維修人員。舊檔案或機(jī)密文件初稿不適合留存在辦公室內(nèi)，應(yīng)利用碎紙機(jī)第一時(shí)間把它們毀滅，將紙張放在機(jī)內(nèi)切成條狀或碎屑。機(jī)便甚為全用。由于訂裝機(jī)款式形形種種，操作按個(gè)別種類而定。為求部門運(yùn)作過程中所有工作、資料不致遺漏，文職人員必須采取下列輔助工具作記錄及跟催.1。不確定之項(xiàng)目可用鉛筆記下,方便更改。待確定后可用原子筆、墨水筆記下。2。在有關(guān)日期之欄內(nèi)記下時(shí)間，會(huì)面者之姓名(及公司名)、地點(diǎn)及話題。3.遇上西式社交場(chǎng)合，應(yīng)記下酒會(huì)時(shí)間及有關(guān)衣著服飾提示之類。4。每天約會(huì)須按時(shí)間先后(分上、下午)記下。5.一天工作開始，應(yīng)先看日志，預(yù)備其上司的約會(huì)、備好會(huì)議所需要的文件。6。一天工作完畢，確定日志上每一事項(xiàng)都已辦理，沒有遺漏。從日志談到安排約會(huì)應(yīng)注意的事項(xiàng)：1.記著其上司日常的工作，避免與會(huì)面重疊。2。當(dāng)其上司須外出會(huì)客，預(yù)留一些花在交通上的時(shí)間。3.若來訪者約會(huì)在其上司參加會(huì)議之后，應(yīng)先向前者解釋有可能延遲散會(huì)。除非其上司事先聲明或來