大型企業(yè)商務(wù)會(huì)議會(huì)務(wù)接待流程完全手冊(cè)一、會(huì)務(wù)工作總體思路〔一〕任務(wù)分解：將會(huì)務(wù)工作分解為各專項(xiàng)任務(wù)，明確分工、保證質(zhì)量?！捕池?zé)任到人：每項(xiàng)任務(wù)均有專人負(fù)責(zé)?！踩持苊軠?zhǔn)備：每項(xiàng)任務(wù)均須制訂周密的工作準(zhǔn)備?！菜摹持痦?xiàng)落實(shí)：準(zhǔn)備的每個(gè)環(huán)節(jié)、步驟均須嚴(yán)格落實(shí)。二、會(huì)前準(zhǔn)備〔一〕成立會(huì)務(wù)組1.會(huì)務(wù)組組長(zhǎng)：總體負(fù)責(zé)。2.文秘材料小組：負(fù)責(zé)組織、收集、整理、編印會(huì)議材料，會(huì)議記錄〔及錄音錄像〕、會(huì)議紀(jì)要與總結(jié)起草。3.后勤保障小組：負(fù)責(zé)會(huì)議的會(huì)場(chǎng)、吃飯、住宿〔煙、酒水、飲料、水果等〕等后勤保障事宜。備注：任務(wù)分解后形成《會(huì)務(wù)接待方案》?！捕趁鞔_會(huì)議概況

1.全體辦會(huì)人員應(yīng)明確會(huì)議概況，了解以下根本內(nèi)容：〔1〕會(huì)議主題〔2〕級(jí)別與規(guī)?！?〕參會(huì)人員〔與會(huì)人員的姓名、單位、職務(wù)〕〔4〕會(huì)期與日程支配〔會(huì)議日期、天數(shù)、議程、活動(dòng)支配等〕注：日程支配形成會(huì)務(wù)指南?！?〕會(huì)議經(jīng)費(fèi)申批：依據(jù)會(huì)議概況，遵照神東電力公司本部有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)預(yù)算會(huì)議經(jīng)費(fèi)，簽報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)?！踩诚掳l(fā)會(huì)議通知、登記代表名單1.責(zé)任人：文秘材料小組。2.責(zé)任：在落實(shí)以上各項(xiàng)工作后，起草會(huì)議通知、報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后下發(fā)或以其他形式通知各參會(huì)單位。通知內(nèi)容應(yīng)包括：〔1〕會(huì)議主題〔2〕參會(huì)人員〔3〕會(huì)期支配〔4〕會(huì)議地點(diǎn)與聯(lián)系電話〔5〕會(huì)務(wù)組聯(lián)系人與聯(lián)系電話〔6〕報(bào)到日期〔7〕有關(guān)事項(xiàng)〔如要求自帶有關(guān)材料、物品等〕〔8〕會(huì)議回執(zhí)〔附表2〕〔9〕會(huì)址交通導(dǎo)引3.落實(shí)：會(huì)議通知以傳真〔可包括電子郵件〕、原件郵寄方式傳達(dá)各參會(huì)單位。會(huì)議通知下發(fā)后，會(huì)務(wù)組聯(lián)系人負(fù)責(zé)按會(huì)議回執(zhí)登記報(bào)名狀況，形成《會(huì)議代表登記表》〔附表3〕，制作會(huì)議名冊(cè)。登記內(nèi)容應(yīng)包括：〔1〕單位〔2〕姓名〔3〕職務(wù)〔4〕性別〔5〕民族

〔6〕到達(dá)航班與到達(dá)時(shí)間〔7〕是否要求接站登錄工作應(yīng)盡早完成，并在此根底上制訂《會(huì)務(wù)接待指南》?！菜摹尺x定會(huì)議地點(diǎn)1.責(zé)任人：后勤保障小組。2.責(zé)任：聯(lián)系幾家賓館〔從前最好有一些根本了解〕，實(shí)地考察、比擬。應(yīng)調(diào)查的工程包括：〔1〕價(jià)格〔客房、會(huì)場(chǎng)及其他效勞工程的價(jià)位〕〔2〕設(shè)施〔客房、會(huì)議室、休閑設(shè)施、環(huán)境等〕房間有無(wú)網(wǎng)線、是否含早餐〔3〕效勞〔辦會(huì)經(jīng)驗(yàn)、餐飲質(zhì)量、效勞看法等〕〔4〕交通〔便利與否〕〔5〕當(dāng)期有無(wú)接待實(shí)力3.落實(shí)：綜合比擬后按優(yōu)質(zhì)低價(jià)原那么選取一家，簽報(bào)或口頭匯報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，立刻完成以下工作：〔1〕與賓館確認(rèn)各主要效勞工程的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)與折扣〔2〕依據(jù)會(huì)議預(yù)算在財(cái)務(wù)借款〔五〕準(zhǔn)備會(huì)議材料、用品1.責(zé)任人：兩組分工協(xié)作。2.材料內(nèi)容：會(huì)議材料由材料文秘小組負(fù)責(zé)整理、印制。除正式上會(huì)材料外，還應(yīng)包括：〔1〕會(huì)議代表名單〔附房間號(hào)〕〔2〕日程支配，各項(xiàng)活動(dòng)地點(diǎn)及留意事項(xiàng)等3.會(huì)議用品：會(huì)議用品由后勤保障小組負(fù)責(zé)，應(yīng)準(zhǔn)備的會(huì)議用品包括：〔1〕會(huì)場(chǎng)條幅〔或現(xiàn)場(chǎng)LED顯示器〕〔2〕會(huì)議代表證〔3〕與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)桌簽〔4〕文件袋、筆記本、筆〔5〕錄音筆、照相機(jī)、攝像機(jī)〔6〕便攜機(jī)、打印機(jī)及紙張、投影儀〔依據(jù)須要〕〔7〕花卉、水果及便利食品〔可由賓館準(zhǔn)備，或自行購(gòu)置、分發(fā)〕〔8〕藥箱〔備常用藥品〕〔9〕現(xiàn)場(chǎng)平安帽的準(zhǔn)備〔六〕餐飲支配1.責(zé)任人：后勤保障小組。2.責(zé)任：與酒店嚴(yán)密協(xié)調(diào)，盡早落實(shí)以下工作：〔1〕吃飯人數(shù)〔2〕包間預(yù)定〔3〕煙、酒水準(zhǔn)備〔4〕飯后車輛支配〔七〕會(huì)場(chǎng)支配1.責(zé)任人：后勤保障小組。2.責(zé)任：與賓館嚴(yán)密協(xié)調(diào)、現(xiàn)場(chǎng)核查，或在辦公區(qū)域準(zhǔn)備，盡早落實(shí)以下工作：會(huì)議室領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)休息室各次分會(huì)的會(huì)場(chǎng)布局，包括：大會(huì)還是圓桌會(huì)、座次支配、花卉擺設(shè)、話筒音響、燈光攝影、攝像負(fù)責(zé)人、投影儀〔八〕文體活動(dòng)支配會(huì)后去周邊旅游景點(diǎn)應(yīng)按實(shí)際時(shí)間支配。〔九〕房間支配1.責(zé)任人：后勤保障小組。2.責(zé)任：在確定了參會(huì)代表名單之后，即在賓館訂房、支配房間，包括：房間內(nèi)水果、煙、礦泉水?dāng)[放。三、會(huì)中效勞〔一〕接站〔二〕簽到1.在正式報(bào)到前日，應(yīng)完成以下工作：〔1〕將分裝好會(huì)議材料的文件袋放至?xí)h室或賓館

〔2〕統(tǒng)一領(lǐng)取代表房間鑰匙〔3〕花卉、水果等分發(fā)到各房間2.簽到工作