外貿(mào)跟單崗位職責(zé)

外貿(mào)跟單崗位職責(zé)（作業(yè)指導(dǎo)書）1、跟單作業(yè)流程:接單→下單→跟單→聯(lián)系物流（船務(wù)、報(bào)關(guān)、貨運(yùn)）→裝柜確認(rèn)→裝船確認(rèn)→制單→寄單→提貨跟蹤確認(rèn)→出貨資料整理三、崗位職責(zé):1、工作日報(bào)每天及時(shí)準(zhǔn)確制作《跟單員日報(bào)表》上報(bào)主管(見附件),在《跟單員日報(bào)表》要體現(xiàn)出每天要出柜的情況（發(fā)往的客戶與國家）,下單情況,銷售款回收情況,改單情況,異常情況反饋.2、接單:(1)根據(jù)業(yè)務(wù)員提供的形式發(fā)票或客戶訂單,明確產(chǎn)品的型號、規(guī)格、數(shù)量、包裝方式、包裝量、單價(jià)、交貨日期及客戶的特殊要求等,核對單價(jià)、總金額,核對每個型號的訂單量是否余缺,溯源和核對客戶原來訂貨內(nèi)容習(xí)慣,出現(xiàn)異常時(shí)應(yīng)詢問清楚.(2)繕制生產(chǎn)單,在下生產(chǎn)單之前要再次與業(yè)務(wù)員確認(rèn)相關(guān)的技術(shù)要求等,由銷售部負(fù)責(zé)人簽字后,再轉(zhuǎn)遞供應(yīng)部、生產(chǎn)部、技術(shù)部,財(cái)務(wù)部,最后由總經(jīng)理簽字后,把生產(chǎn)通知單回收歸檔.(3)把生產(chǎn)通知單歸檔后,把相關(guān)部門對特定生產(chǎn)通知單的反饋情況與信息要及時(shí)反饋給業(yè)務(wù)員與銷售部負(fù)責(zé)人,特別是生產(chǎn)部與供應(yīng)部對生產(chǎn)單的反饋意見與承諾的交貨期,以便業(yè)務(wù)員把握有關(guān)信息,并及時(shí)反饋給客戶并作針對性的調(diào)整.(4)繕制出貨計(jì)劃表,已生成的生產(chǎn)單歸匯總后及時(shí)繕制出貨計(jì)劃表,在出貨計(jì)劃表中要體現(xiàn)出客戶訂單或形式發(fā)票號和生產(chǎn)單號,下單時(shí)間,客戶要求時(shí)間,生產(chǎn)承諾時(shí)間,客戶的產(chǎn)品名稱,我司的產(chǎn)品編碼,訂單量,累計(jì)出貨量和剩余訂單量,注明包裝量和打托方式.并知會生產(chǎn)部,銷售部等相關(guān)的人員.3、跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度:根據(jù)出貨計(jì)劃表跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度,要向銷售部負(fù)責(zé)人上報(bào)每天的生產(chǎn)進(jìn)度與情況,有異常情況要及時(shí)反饋.遇到改單的情況下:a、交期更改:若因原材料未能及時(shí)到位或生產(chǎn)過程等原因影響交貨期時(shí),跟單員應(yīng)在《跟單日報(bào)表》中注明反饋,并及時(shí)通知業(yè)務(wù)員和主管,同時(shí)客戶希望能提前交貨時(shí)間,以聯(lián)絡(luò)單的形式下達(dá)通知.b、增單更改事先與供應(yīng)部門、生產(chǎn)部門核實(shí)、溝通,只有在不影響公司利益的基礎(chǔ)上（如實(shí)際尚未安排物料采購及生產(chǎn)）才接受改單,且接受改單后應(yīng)及時(shí)下達(dá)書面通知給各相關(guān)部門予補(bǔ)充說明.c.復(fù)審更改:生成單下去一段時(shí)間后,期間技術(shù)或生成發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)工藝或技術(shù)參數(shù)非標(biāo).c、交期提前:當(dāng)客人改單時(shí),應(yīng)將更改后所編制的新標(biāo)識物及時(shí)送給包裝組.d、生產(chǎn)完工前2天,應(yīng)確認(rèn)拖柜具體日期,提前1天確認(rèn)具體時(shí)間（盡量選擇白天并合理安排、錯開貨柜出入時(shí)間）,并通知生產(chǎn)部和倉庫.e、生產(chǎn)完工前一個禮拜,應(yīng)向業(yè)務(wù)員確認(rèn)客人是否派人到我司驗(yàn)貨.如有,要記錄好要驗(yàn)貨的具體要求,并及時(shí)通知到各個相關(guān)部門.4.船務(wù)ⅰ訂艙:確定具體出貨日期,收集出柜所需的有關(guān)資料:a、“訂艙資料”,要向業(yè)務(wù)員索取客人的船運(yùn)資料,要在上柜的前兩周獲得.船運(yùn)資料要包括船運(yùn)公司名字,國內(nèi)的代理公司（貨代）,聯(lián)系電話,聯(lián)系人,聯(lián)系地址.b、提供訂單各項(xiàng)的體積、毛重、凈重、數(shù)量給貨代（我司操作貨代和客人貨代）c、“訂艙確認(rèn)書”傳真給代理或貨代確認(rèn)——拖柜時(shí)間、船期等相關(guān)內(nèi)容,確認(rèn)后回傳本公司.d、準(zhǔn)備核銷單,報(bào)關(guān)委托書,空白a4蓋公章紙給我司操作貨代,每個核銷單寄出前要記錄好每個核銷單的單號,以備查核.ⅱ.表格“訂艙確認(rèn)書”（客人貨代、我司操作貨代確認(rèn)回傳）ⅲ.訂艙需具備的基本資料:a）收、發(fā)貨人的名稱及地址b)目的港c)客人指定船運(yùn)公司或貨代d)嘜頭e)單據(jù)要求f)貨物品名、數(shù)量、柜型、毛重、凈重、立方數(shù)等訂艙時(shí)間:應(yīng)在客人訂單確認(rèn)后第1周內(nèi),最遲應(yīng)早于船期2周前確認(rèn),旺季時(shí),最好客戶下單后就開始訂艙,以免爆艙訂不到艙位.5、出貨:（1）通知具體上柜時(shí)間（至少提前一天）.被通知方包括:**客人貨代、拖柜公司、生產(chǎn)部、倉庫.裝柜前一定要重新核對“裝車清單”,因訂單內(nèi)容可能有所更改；提供準(zhǔn)確的嘜頭資料給倉庫.（2）要第一時(shí)間報(bào)告經(jīng)理,確認(rèn)裝車日期、目的港、柜型、裝車內(nèi)容,產(chǎn)品的型號,數(shù)量金額等,并填寫“出貨單”（一式三份）,之后確認(rèn)拖柜車號、貨柜號、目的地、客人名稱四者是否一致,要對貨運(yùn)公司有關(guān)信息進(jìn)行備份,特別是貨柜司機(jī)的聯(lián)系電話等,如果自己有事不能到崗,要提前把有關(guān)的事宜交代好,提早通知倉庫.如同時(shí)或同一天出貨2個柜或以上時(shí),依次做好計(jì)劃好裝柜的時(shí)間,時(shí)間要錯開,以免弄錯,并向倉庫人員說明清楚.（3）出貨后當(dāng)天:與倉庫再次確認(rèn):拖柜車號、貨柜號與所裝內(nèi)容是否一致.a、與操作貨代確認(rèn):拖柜車號、貨柜號與所到達(dá)目的地、客人名稱是否一致,傳真“托運(yùn)確認(rèn)書”確認(rèn)后回傳本公司.b、通知貨代盡速辦理客人所需的一切資料.c、收到全部貨代資料前3天,要跟業(yè)務(wù)員確認(rèn)貨款的到賬情況,根據(jù)不同的付款方式選擇相應(yīng)的放單辦法.d、貨物報(bào)關(guān)后,叫我司操作貨代傳真報(bào)關(guān)草稿給我司,連同商業(yè)發(fā)票發(fā)給財(cái)務(wù)部.如需海關(guān)檢貨的,貨代應(yīng)提前告訴本公司,協(xié)調(diào)派員監(jiān)督裝卸,以免損傷貨物.6、單據(jù)制作:a)單據(jù)項(xiàng)目:提單(b/l)、原產(chǎn)地證(c/o)、普惠證(forma)、發(fā)票(invoice)、清單(pakcinglist)等.b)要根據(jù)客人所需的制作單據(jù),老客戶可查原來做過的檔案,新客戶應(yīng)了解清楚后運(yùn)作.c)辦理原產(chǎn)地證c/o與普惠證（一般原產(chǎn)地證c/o與普惠證可在商檢局辦理,一般原產(chǎn)地證c/o可在貿(mào)促會辦理）,提供發(fā)票,裝箱清單.領(lǐng)取原產(chǎn)地證c/o與普惠證需要手簽員帶上公章才能領(lǐng)取.7、港雜費(fèi)用（1）我司操作貨代應(yīng)明確給我司一份詳細(xì)的費(fèi)用清單,須上報(bào)經(jīng)理簽名確認(rèn)才生效,并送財(cái)務(wù)備查或核對.（2）客人貨代的操作費(fèi)用如過高,即可與客人交涉,力爭減少本項(xiàng)費(fèi)用.（3）一般在b/l核對好后才能完全確認(rèn).主要包括:thc、拖車費(fèi)、單證費(fèi)、換單費(fèi)、檢驗(yàn)檢疫費(fèi)、電放費(fèi)、操作費(fèi)、滯留費(fèi)等.每票貨在b/l核對好后,應(yīng)及時(shí)核對好貨代的港雜費(fèi)用催繳書,并安排我司操作貨代墊付,以便客人指定船公司或貨代及時(shí)放單給我司,避免單據(jù)延誤客人無法提貨等不良情況發(fā)生.我司與我司操作貨代之費(fèi)用采取月結(jié)形式,出貨時(shí)也應(yīng)核對每票貨的費(fèi)用.在運(yùn)輸或提貨過程中因?qū)Ψ皆蚨鲥e或延誤交貨的,必須要求對方書面證明確認(rèn).（5）核對港雜費(fèi)用:要貨代公司提供每一票的費(fèi)用清單（thc、拖車費(fèi)、單證費(fèi)、檢驗(yàn)檢疫費(fèi)、電放費(fèi)、操作費(fèi),定艙費(fèi)等）,經(jīng)過核對后要附加相關(guān)的說明（每單的定單號/客戶/船期/柜型/出貨時(shí)間）,然后交由經(jīng)理復(fù)核簽字,然后送往財(cái)務(wù)部.8、貨款溯源:（1）每周一匯報(bào)已送貨收款的情況,以書面的形式給經(jīng)理.（2）t/t或信用證到款通知:第一時(shí)間通知經(jīng)理,并在每日的“跟單員日報(bào)表”寫清楚（要注明客戶公司/訂單號/國家/出貨時(shí)間/船期,如是定金只寫客戶公司/訂單號/國家）.9、寄單:（2）單證領(lǐng)回后,先復(fù)印一份留底.（3）付款方式是電匯的,在未確認(rèn)收到全部貨款前,絕對不能寄提單等相關(guān)資料或發(fā)電放指令.（4）在客人付清貨款的前提下,及時(shí)將全套單據(jù)（提單一式三份均蓋章之正本）寄給客人并通知客人.（6）要業(yè)務(wù)員聯(lián)系客人,確認(rèn)“寄出資料”客人已收到.（7）信用證交單:跟蹤催收單證,收齊后應(yīng)馬上辦理銀行交單相關(guān)手續(xù)..13、整理資料和上交有關(guān)資料:1、資料整理（1）時(shí)間:在寄單后第1天,最多不超過3天.（2）應(yīng)將本次已出貨所有資料（包括復(fù)印件）全部整理保管好,需要查詢時(shí)再予索取.2、上交有關(guān)資料a、需要提供給財(cái)務(wù)有如下資料:1、出口備案資料:出口貨物明細(xì)單,核銷單,報(bào)關(guān)單草本,商業(yè)發(fā)票,提單,裝箱單,裝貨單,出口商品統(tǒng)一發(fā)票,每張單據(jù)必須由跟單員簽字,另外每個月底（30要提供一份下個月整個月的出貨計(jì)劃表,每月15號再交一份出貨計(jì)劃表.2、時(shí)間:①報(bào)關(guān)單草本在貨物出關(guān)三天內(nèi)要上交.②正式的報(bào)關(guān)單要在下月15日之前交.③核銷單/出口退稅聯(lián)/出口核銷聯(lián),報(bào)關(guān)單第六聯(lián)不得遲于從出貨時(shí)間算起的20天內(nèi)交.b、要整理一份國內(nèi)操作貨代的聯(lián)系資料（經(jīng)辦人,聯(lián)系電話,傳真,地址）,要操作貨代提供一份國際主要到達(dá)國際主要港口的船期表和到港時(shí)間.每個業(yè)務(wù)員都要人手一份.14、客戶資料的整理:①客戶資料含客戶所在區(qū)域、客戶的常規(guī)調(diào)貨情況、單價(jià)或報(bào)價(jià)表的折率、特殊要求、運(yùn)費(fèi)負(fù)擔(dān)情況、新客戶出貨資料樣本等.四、業(yè)務(wù)資料備存1、各個客人成交單價(jià)表份（所有的出貨記錄）；2、每位成交客人的裝箱嘜