干部人事檔案管理

崗位培訓講義第一頁，共六十五頁。干部人事檔案整理工作干部人事檔案整理工作的概念、類型、要求干部人事檔案材料鑒別的意義、原則和要求干部人事檔案的分類和干部人事檔案材料的歸類干部人事檔案材料的排序與編目干部檔案材料的復制與加工干部人事檔案材料的裝訂與入庫向外傳遞、報送干部人事檔案的要求第二頁，共六十五頁。第一節(jié)干部人事檔案整理工作的概念、類型、要求一、干部人事檔案整理工作的概念干部人事檔案整理工作，是檔案建設的基礎工作之一，它是將收集起來的每個干部的檔案材料進行鑒別、分類、排序、編目、技術加工和裝訂成卷，并在基礎上，不斷地對檔案內容進行補充的工作。它可以具體從以下幾個方面講：第三頁，共六十五頁。干部人事檔案的整理工作是檔案建設的基礎工作檔案建設是一項大工程，它包括三項內容：一是檔案的自身建設，如體制、機構、工作原則、領導與指導關系、規(guī)章制度、管理方法等；二是物質建設，如庫房設施、“六防”措施等。其中檔案的整理工作，就是一項重要的基礎性工作，為什么這樣說？這是因為檔案的整理工作，是整個檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)，它是干部人事文件材料轉化為干部人事檔案材料的重要條件，又是人事檔案利用工作的前提，可以說沒有干部人事檔案的整理，就談不上檔案的科學管理和利用。第四頁，共六十五頁。干部人事檔案的整理，是按照一定的規(guī)則方法和程

序，把收集來的干部人事檔案材料進行系統(tǒng)化條理

化的加工過程。我們平常通過各渠道收集上來的干部人事檔案材料，是分散的和零星的，要想把它轉化為成檔案，必須按照一定的規(guī)則方法和程序進行整理，中組部頒布的《干部檔案工作條例》和《干部檔案整理工作細則》等，就是我們干部檔案整理工作的依據(jù)與準繩。第五頁，共六十五頁。干部人事檔案整理的程序一般分為以下八個步驟：干部人事檔案材料的鑒別干部人事檔案材料的分類干部人事檔案材料的排序干部人事檔案材料的編目干部人事檔案材料的復制干部人事檔案材料的技術加工干部人事檔案材料的裝訂干部人事檔案材料的驗收入庫

只有經過這些步驟，才能使收集來的材料從分散到集中，從零星到系統(tǒng)，從而使之系統(tǒng)化、條理化。第六頁，共六十五頁。干部人事檔案材料的整理，并不是一次性整理之后就一勞永逸，而是要隨著新材料的不斷補充要經常性地進行續(xù)整。第七頁，共六十五頁。二、干部人事檔案整理的類型常規(guī)整理，就是對新建檔案的整理。新建檔案是指本單位新吸收進來的干部檔案，它的來源一般有下列幾個渠道：干部人事檔案整理的類型就其范圍來說，可分為常規(guī)整理和局部整理。第八頁，共六十五頁。大中專畢業(yè)分配當干部，從學校寄來的學生檔案。國家人事部門按計劃在社會上招錄的干部，這些一般是電大、自學考試、業(yè)大等畢業(yè)生，他們的檔案是從人才流動中心轉遞來的。從外單位調來的干部，檔案隨人寄來。從工人中提拔來的干部，其檔案從工人檔案轉為干部檔案。從部隊復員轉業(yè)的干部，檔案從部隊轉來。第九頁，共六十五頁。局部整理，也叫續(xù)整。所謂續(xù)整就是因補充新材料而對原有整理過的檔案進行部分整理，其特點是：針對性強（哪份檔案有新材料就整理哪份，是第幾類的材料，就續(xù)在第幾類后面）；有基礎（在原已整理好的基礎上作局部的整理）；但很麻煩（這是因為續(xù)整時要拆卷，加入新材料，補登目錄，再裝卷，因反復拆卷，使裝訂孔增大、移位，裝訂不整齊）。第十頁，共六十五頁。三、整理工作的基本要求整理干部檔案，須做到認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過整理使每卷檔案達到完整、真實、條理、精煉、實用的要求。整理干部檔案，事先要收集好干部檔案材料，并備齊卷皮、目錄紙、襯紙、切紙刀、打孔機、縫紉機等必需的物品和設備。整理干部檔案的人員，必須努力學習黨的干部工作方針、政策和檔案工作的專業(yè)知識，熟悉整理干部檔案的有關規(guī)定，掌握整理工作的基本方法和技能，認真負責做好整理工作。第十一頁，共六十五頁。四、干部人事檔案整理前的準備工作干部人事檔案材料的準備。在整理之前所管理的干部人事檔案材料應收集齊全。人員準備。管檔卷較多，人員配備少的單位，整理任務重的，單靠干部人事管理人員自己整理是不行的，必須挑選政治素質和業(yè)務素質較好的黨員干部來集中整理，并對他們嚴格進行培訓，學習文件，熟悉業(yè)務，掌握有關政策規(guī)定，明確工作的要求和整理工作的各道工序、步驟和實際操作技術，可采取先試行整理，達到標準后，再正常的開展整理工作。主要有以下幾個方面的內容：第十二頁，共六十五頁。經費的準備。整理工作需要一定的費用，購買工具、用品，在整理工作前要申請解決專項經費。第十三頁，共六十五頁。物資準備整理室。整理干部人事檔案需要進行鑒別、分類、目錄登記、技術加工等，并且要求安全保密，因此，需要有一定的場地。工具。整理干部人事檔案需要進行一些技術加工，因此，要配備一些整理工具。一般有打眼機、切紙機、剪刀、啟釘器、鐵夾等，有條件的單位可以配備縫紉機和復印機等。用品。整理干部人事檔案要備齊必要的用品，就是要按《干部檔案工作條例》的規(guī)定和兵團統(tǒng)一要求印制的干部人事檔案盒、檔案卷皮、目錄紙、分類角、分類條章等。同時，還要準備幾種在整理工作中用的登記表格，如：整理干部人事檔案登記表、銷毀材料登記表、缺少材料登記表。第十四頁，共六十五頁。五、整理工作應注意的事項必須認真做到以下幾點：在整理檔案時，嚴禁抽煙，以確保檔案安全。不得私自涂改、抽取或偽造材料。不得擅自處理或銷毀檔案材料。整理中按規(guī)定剔出的檔案材料，需進行登記，經主管領導批準后分情況予以處理。在整理檔案的過程中，要加強對檔案材料的管理，防止丟失檔案材料和泄露干部人事檔案內容。第十五頁，共六十五頁。第二節(jié)干部人事檔案材料鑒別的意義、原則和要求干部檔案材料的鑒別，是干部檔案管理部門對收集起來準備歸檔的材料進行審查，甄別材料的真?zhèn)?，判定材料的保存價值，確定是否歸入干部檔案的工作。第十六頁，共六十五頁。鑒別工作的意義鑒別工作是干部檔案材料進入干部人事檔案的最后一道關口，是系統(tǒng)整理的基礎和前提。鑒別工作是保證干部人事檔案完整、真實、條理、精煉、實用的總要手段。鑒別工作是正確貫徹黨的干部政策、徹底肅清干部人事工作中“左”的影響，調動干部積極性的措施。鑒別工作的原則首先必須根據(jù)中央有關文件精神，以《干部檔案工作條例》和《關于干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》等有關文件，作為鑒別工作的基礎標準。第十七頁，共六十五頁。歸入的干部人事檔案材料，必須符合真實標準，手續(xù)完備的要求。材料要真實準確。凡誣蔑不實和虛假的材料，模棱兩可、含糊其辭、自相矛盾的材料，一律不得歸檔。準確是指材料的歸屬要準確。首先，要判定是否屬于所管干部的材料，其實，要判定是否屬于歸檔范圍，發(fā)現(xiàn)同名異人，張冠李戴的，或不屬于干部檔案內容和重復多余的材料，應清理出來。對其有保存價值的文件可交文書檔案保存，不屬于干部檔案的內容，比較重要的證件、文章等，組織還需要保存的，退還本人。無保存價值又不能退還本人的，應登記報主管領導批準銷毀。鑒別工作的要求第十八頁，共六十五頁。材料要完整、齊全。一個干部人事檔案不是孤立的，相互之間有著歷史的內在聯(lián)系，互相依存，互相補充，構成一個完整的有機體。如：

五類政審材料一般應具備審查結論、調查報告、上級批復、主要證明材料、本人交待材料等。上述材料，屬于成套的，必須齊全，每份歸檔材料，必須完整，對頭尾不清，來源不明的材料，要查清注明后再歸檔，否則，不能歸檔。第十九頁，共六十五頁。材料手續(xù)要完備。凡規(guī)定需要由組織蓋章的，要有組織蓋章。審查結論、處分決定、組織鑒定、民主評議和組織考核中形成的綜合材料，應有本人簽署意見或由組織注明經過本人見面。任免呈報表須注明任免職務的批準機關、批準時間和文號。凡不符合歸檔要求，手續(xù)不完備的檔案材料，須補辦完手續(xù)后再歸檔。第二十頁，共六十五頁。第三節(jié)干部人事檔案的分類和材料的歸類一、干部人事檔案內容的分類概念干部人事檔案材料的分類，是將反映一個干部情況的材料集中起來，經過鑒別，按照材料的內容、性質以及材料互相之間的內在聯(lián)系，區(qū)別類別，相對集中，進行組合排列。第二十一頁，共六十五頁。干部檔案內容分類的意義對干部檔案進行分類，是使干部人事檔案內容、系統(tǒng)的一個重要手段。是整理干部檔案材料的一個重要工序，整理過檔案的同志知道，干部人事檔案的內容十分浩繁，它包括幾十種甚至更多，如果不將它們劃分成統(tǒng)一的若干類別，仍是一堆雜亂無章的集合體，那么，利用起來，就相當困難。另外，再從整理檔案的整個過程來看，對內容進行分類，是繼材料鑒別之后必須先進行的一道工序，這道工序不但直接決定著以后幾道工序的進展，而且又直接決定著整個整理工作的質量。如果不預先對檔案內容進行分類，那么以后的歸類、排列和目錄登記就很難做到系統(tǒng)條理。第二十二頁，共六十五頁。干部檔案分類的要求干部檔案內容的分類，必須符合實際，不能照搬其它檔案的分類方法。首先，要符合干部檔案本身的特點和規(guī)律，其顯著特點，是以人頭為單位進行立卷；其次，要符合干部檔案內容的實際，不同時期，有不同的構成，因而不同時期的分類方法也不盡相同，比如：中組部56年規(guī)定的內容分類是九類，80年又規(guī)定為十類，到了91年雖然規(guī)定內容分類還是十類，但各類所包含的內容都有所調整。第二十三頁，共六十五頁。干部檔案分類必須科學科學的分類方法，是按照干部檔案的特點和規(guī)定進行分類，它有利于保持干部檔案的完整性和檔案材料之間的聯(lián)系，方便保管利用。干部人事檔案的分類必須統(tǒng)一要做到這一點，必須是按照中組部《干部檔案工作條例》中頒發(fā)的統(tǒng)一分類，不能各分其類，這樣全國就都統(tǒng)一。第二十四頁，共六十五頁。干部檔案分類的方法中組部1991年制定的《干部檔案工作條例》，把干部人事檔案材料按其內容性質分為十大類：

第一類履歷材料；第二類自傳材料；第三類鑒定（含自我鑒定）、考察、考核材料；第四類學歷和評聘專業(yè)技術職務材料（包括學歷、學位、學績、培訓結業(yè)成績和評聘專業(yè)技術職務、成績、審批材料）；第五類政治歷史情況審查材料（包括甄別、復查材料和依據(jù)材料，黨籍、參加工作時間等問題的審查材料）；第二十五頁，共六十五頁。第六類參加中國共產黨、共青團及民主黨派的材料；第七類獎勵材料（包括科技和業(yè)務獎勵，英雄模范先進事跡）；第八類處分材料（包括甄別、復查材料，免于處分的處理意見）；第九類錄用、任免、聘用、專業(yè)、工資、待遇、出國、退（離）休、退職材料及各種代表會登記表等材料。

第十類其他可供組織參考有保存價值的材料。第二十六頁，共六十五頁。干部人事檔案材料內容復雜，名稱繁多，要想做到分類準確，不但要熟悉有關分類的要求和規(guī)則，而且還要掌握和正確運用分類的方法。常見的有：1.按材料的名稱分類。這是一個比較簡單而又快速的分類方法。材料的名稱，也叫材料的標題。一般地說，材料的名稱是材料內容的概括和反映，只要看材料名稱，就基本上能判斷出它屬于哪一類。比如：“鑒定書”，就歸三類；干部任免表，就歸九類，但是在實際工作中，我們常常會遇到一些材料沒有名稱或一種名稱的材料內記載著幾種不同的內容，遇到這種情況如何分類呢？第二十七頁，共六十五頁。2.材料內容分類。這是最基本的分類方法，它是把材料所記載的內容作為分類標準的，這種方法雖然比名稱分類法復雜點，但卻比較準確，而且適用面廣，幾乎所有材料都可以采取這種方法，當我們整理檔案時碰到沒有標題的材料或一種標題的材料內記載著兩種以上不同的內容時，注意掌握兩條原則：一條是，看材料內所記載的內容，以哪一類為主，就歸那一類，比如說有的材料標題是“學生鑒定表”，如看標題應歸三類，但看其內容，里面除了鑒定評語外，還包括學習各科科目的成績，從內容上分析，學習成績占的比重大，那就應歸四類；第二條原則是，看整個檔案材料的分布情況，哪一類材料單薄，就歸哪一類。比如，有的學生登記表，里面即有個人簡歷，還有各學期的評語和鑒定，這種材料可歸一類，也可歸三類，到底歸哪一類更妥當呢？這時就看一類和三類材料的多少來決定。如果一類已有了簡歷表，而三類中缺少鑒定材料，那就歸入三類，相反，如果三類中已有了鑒定，而一類中材料太少，那就歸一類為好，總之，以平衡檔案內容，提高材料利用率為原則。第二十八頁，共六十五頁。二、干部檔案材料的歸類干部人事檔案材料歸類的概念干部人事檔案材料的歸類，就是按照分類的規(guī)定，將經過鑒別的檔案材料歸入所屬類別，通俗地說，就是將材料“對號入座”。歸類是按照每份干部檔案材料的內容或其名稱歸入相應的類別。分類的對象是干部檔案內容，而歸類的對象則是干部檔案材料；分類帶有法規(guī)性、依據(jù)性（干部檔案工作條例），而歸類是把分類的規(guī)定和原理運用于具體材料的一項實際工作。第二十九頁，共六十五頁。干部人事檔案材料歸類的一般原則和方法怎樣按照各類材料的范圍和有關規(guī)定，做好每份干部檔案材料歸類的判定工作呢？一般的方法和步驟是：首先看材料的名稱，其次看材料的內容，這兩種方法和前面講過的干部分類方法基本一致，不再解釋了。第三種方法是看材料的價值作用，一方面是參考作用。那么體現(xiàn)在檔案的價值上也是兩種，一種是具有憑證價值的材料，另一種是具有參考價值的材料，因此在進行干部檔案材料歸類時，不可忽視檔案材料的價值因素。干部檔案的第九類都是具有憑證價值的材料，第十類是具有參考價值的材料，比如死亡生平、殘疾鑒定表等。第三十頁，共六十五頁。常見的干部檔案歸類第一類履歷材料：干部履歷表（書）、簡歷表、干部、工人、教師、軍人、學生登記表，應征公民入伍登記表、退伍登記表、接受再教育審批表、招工登記表等各類人員登記表，更改姓名材料。第一類在進行干部檔案歸類時，還應注意以下幾點：帶自傳的履歷表與其他自傳內容不重復的歸二類；涉及干部政歷問題或記載審查情況的登記表歸五類；有任免職務內容的登記表歸九類。第三十一頁，共六十五頁。第二類自傳及屬于自傳性質的材料第三類鑒定（含自我鑒定）、考察、考核材料：以鑒定為主要內容的各類人員登記表，組織正式出具的鑒定性的干部表現(xiàn)情況材料，作為干部任免、調動依據(jù)的正式考察材料；年終考核登記表（工作總結可不歸檔），公務員考評表，干部考核和審計考核的綜合材料。第三十二頁，共六十五頁。第四類學歷、學位、學績、培訓和專業(yè)技術情況的材料；報考高等學校學生登記表、審查表，畢業(yè)登記表，學習（培訓結業(yè)）成績表，學歷證明材料，選拔留學生審查登記表；專業(yè)技術職務任職資格申批表，專業(yè)技術職務考績材料，聘任專業(yè)技術職務的審批表；套改和晉升專業(yè)技術職務（職稱）審批表；干部的創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作及有重大影響的論文（如獲獎或在全國性報刊上發(fā)表的）等目錄。下列材料不應歸入本人檔案：評定專業(yè)技術職務時干部本人寫的論文、技術報告、技術設計及圖紙；報考和畢業(yè)的各科試卷、畢業(yè)設計、實習報告、畢業(yè)證、學位證、準考證、結業(yè)證。第三十三頁，共六十五頁。第五類政審材料：審查干部政治歷史情況（包括黨籍問題）的調查報告、審查結論、上級批復、本人對結論的意見、檢查交待或說明情況的材料，主要證材料，甄別、復查結論（意見、決定）、調查報告、批復及有關的依據(jù)材料；入黨、入團、參軍、出國等政審材料；更改干部的民族、年齡、國籍、入黨入團和參加工作時間的組織審查意見，上級批復以及所依據(jù)的證明材料。第五類中不應歸入檔案的材料：信封、調函、外調提綱、調查線索、外調介紹信、審查結論和調查報考的草稿，未經查證的有關干部政歷問題的檢舉材料。第三十四頁，共六十五頁。第六類加入黨團的材料：中國共產黨入黨志愿書，入黨申請書（1－2份全面系統(tǒng)的）和轉正申請書，中國共產黨黨員登記表，不予登記的決定、組織審批意見及所依據(jù)的材料；民主評議黨員中形成的組織意見或黨員登記表、認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據(jù)材料和組織審批材料，退黨材料，取消預備黨員資格的組織意見；中國共產主義青年團入團志愿書、申請書，團員登記表、退團材料；加入民主黨派的有關材料。

一般性的入黨思想匯報不歸檔。第三十五頁，共六十五頁。第七類獎勵（包括科技和業(yè)務獎勵）材料；各種先進人物登記表、先進模范事跡、嘉獎、通報表揚等材料。

榮譽證書不歸檔。

第八類干部違犯黨紀、政紀、國法等材料，處分決定（免于處分的處理意見），查證核實報告，上級批復，本人對處分的意見和檢查、交待材料；通報批評材料，甄別、復查報告、決定，上級批復及本人意見；法院審判工作形成的判決書等。第三十六頁，共六十五頁。第九類干部工資級別登記表，職務工資變動登記表、干部調資審批表，定級和解決待遇的審批材料；干部任免呈報表（包括附件），錄用和聘用審批表；聘用干部合同書，續(xù)聘審批表，解聘、辭退材料；退（離）休審批表；軍銜審批表、軍隊轉業(yè)干部審批表；出國、出境人員審批表；黨代會、人代會、政協(xié)

會議、工青婦等群眾團體代表會、民主黨派代表會代表登記

表。

在第九類任免材料歸檔中應注意：以紅頭文件下的任免通知不屬于干部檔案材料的收集范圍。但在實際中，有些單位由于干部檔案中缺少“任免呈報表”，而將任免通知歸入干部個人檔案，按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的要求，對已歸檔的任免通知可根據(jù)不同情況進行處理：(1)凡近幾年內任免職務的，應填寫“干部任免表”，同時將任免通知抽出轉交文書檔案或銷毀；(2)因年代久遠或單位變遷等原因無法補填“任免呈報表”的，任免通知可留在檔案中。第三十七頁，共六十五頁。第十類其他可供組織參考有保存價值的材料：有殘疾的體檢表、殘廢等級材料；干部逝世后報紙報道的消息或訃告，悼詞（生平），非正常死亡的調查報告及有關情況的遺書，大、中專分配報到證等。必須要注意，十類材料必須精煉和確有參考價值，不能把十類當作“回收站”。一般性體檢表和超過五年以上的體檢表、結婚證明、探親報告表、干部調動介紹信、工資調動介紹信不歸檔。第三十八頁，共六十五頁。第四節(jié)干部人事檔案材料的排序與編目干部檔案材料的排序其含義是指每類所含材料的排列順序。排序要求檔案材料的排序，必須遵循干部檔案本身自然形成的規(guī)律，保持材料之間的內在聯(lián)系和材料之間的銜接。檔案材料的排序，是固定卷內材料的一種手段，必須以方便利用為原則。因此，材料的排序要有一定的規(guī)律性。鑒于檔案立卷后仍處于動態(tài)性管理，因此材料的排序，還必須考慮到以后有利于新材料的補充。第三十九頁，共六十五頁。干部檔案排序的基本方式按材料形成時間的先后進行排序。適合這種排列方式的有第一類、第二類、第三類、第四類、第七類、第九類、第十類。以第一類材料形成時間排列登記目錄為例（見附表一）按材料內容的主次關系進行排列這種排列方式是：一個類中有幾個問題的材料，按主次及材料之間的聯(lián)系進行排序，這種排列方式的特點是脈絡分明，干部檔案材料中的第五類、第六類、第八類就是按照這種方式。以第六類材料登記目錄排序順序為例（見附表二）第五類、第八類的排列基本相同，排列順序為：上級批復、結論（處分決定），本人對結論的意見，調查報告，本人檢討或交代，證明材料等。以第五類為例（見附表三）同一問題多次審查材料的排序順序以第五類、八類為例（見附表四）第四十頁，共六十五頁。類號材料名稱材料形成時間一履歷材料1中學生登記表1976年7月3日2招工登記表1976年9月1日3應征公民登記表1977年12月3日4退伍軍人登記表1980年11月2日5職工登記表1981年1月5日6干部履歷表1986年10月2日7附表一第一類材料排序編目登記第四十一頁，共六十五頁。類號材料名稱材料形成時間份數(shù)頁數(shù)六加入黨團材料1入團志愿書1974年5月1日132入團申請書1972年4月1日123退團登記表1980年5月1日114入黨志愿書1986年7月1日1125入黨申請書1987年7月1日156積極分子培養(yǎng)登記1988年7月1日157個人申請轉正報告1991年7月1日148組織對轉正意見1991年7月1日12附表二以第六類材料登記目錄順序排序第四十二頁，共六十五頁。類號材料名稱五政審材料1上級批復2結論3本人對結論的意見4調查報告5調查證明材料6本人交代材料附表三一次性審查材料排序編目登記第四十三頁，共六十五頁。類號材料名稱五政審材料最后一次審查（復查）材料1批復2結論處分或甄別結論3本人對結論或處分意見4其他問題的結論性材料第二次審查材料6（材料的排序內容同上）7附表四同一問題的多次審查材料目錄排序登記第四十四頁，共六十五頁。按問題結合時間進行順序排序一個類內有幾個問題的材料，先按問題分開，在一個問題內按材料的形成時間順序由遠及近排列，這種排列方式特點是：眉目清楚，層次分明，干部檔案材料中第四類、第九類就是用這種方式進行排序。第四類、第九類包括的內容較多，我們可以采取二級分類排列方式進行排序編目。（見附表五、附表六）第四十五頁，共六十五頁。類號材料名稱四學歷、培訓、專業(yè)技術材料4—11初中畢業(yè)生登記表2高中畢業(yè)生登記表3大、中專院校報考登記表4入學通知書54—21短期培訓登記表2結業(yè)證明材料4—31專業(yè)技術推薦表2專業(yè)技術職務評審表（初級）3專業(yè)技術職務聘任通知（初級）附表五以第四類為例目錄登記排序第四十六頁，共六十五頁。類號材料名稱九工資、任免、軍銜、出國等材料9—11工人工資登記表（以下按材料時間排序）2轉正定級工資表3干部工資定級表9—21聘用干部登記表（按材料形成時間排序）2聘用合同書9—31授予軍銜審批報告表（按材料時間排序）2軍隊專業(yè)干部登記表9—41出國（境）人員登記表（按材料時間排序）2出國（境）人員備案表附表六以第九類為例編目登記第四十七頁，共六十五頁。干部檔案的全部材料按以上順序排列好后，在每份材料的右上角用鉛筆寫上類號和順序號。寫法是：類號在前，順序號在后，中間用一橫線連接，必須用鉛筆填寫。如：3—1表示這份材料是第3類中的一份材料，其他依次類推，再如“9—1—1”表示這份材料是第九類中第一個問題的第一份材料，“9—2—1”表示這份材料是第九類中第二個問題的第一份材料，其他依次類推。寫完類號和順序號后，在編寫頁數(shù)。干部檔案材料的編頁不同于圖書編頁碼，以每一份完整的材料為一份；材料頁數(shù)的計算，采取圖書編頁法，每面為一頁（沒有正式干部情況文字的前后皮除外），印有頁碼的材料、表格，應如數(shù)填寫。第四十八頁，共六十五頁。干部材料的編目分好類別、編好類號、頁數(shù)號后，先要進行目錄登記。目錄登記的作用介紹作用固定作用索引作用檢查作用第四十九頁，共六十五頁。目錄登記的方法目錄登記，必須按“干部檔案登記目錄”個格式里所列的項目逐欄進行登記?！邦惸俊睓冢禾顚戭惸刻柡兔糠莶牧系捻樞蛱?。類目號用漢字數(shù)字寫，順序號用阿拉伯數(shù)字寫。為了使類目號和類目名稱醒目、美觀，都把類目號和類目名稱刻成印章，這個印章叫條章，用時蘸上紅色印油蓋在類目的位置上即可。一履歷材料二自傳材料三鑒定，考察，考核材料四學歷，培訓，專業(yè)技術材料五政審材料六黨團材料獎勵材料八違紀材料九任免，工資，軍轉等材料十其他可供組織參考材料第五十頁，共六十五頁。每類條章蓋在每類的卷首，暫時沒有材料的也要蓋上類

目名稱，以固定類目的位置，待以后再有新材料時“對

號入座”。順序號書寫的位置，每份材料從1號開始往下

編寫，有多少份材料，就編多少號碼。需要注意的是，

每類后面都要留出適當?shù)目崭?。一般來說，年齡小的多

留些，年齡大的多留些。要求每一類約占目錄一面，注

意三類、四類、九類可適當多留出一面，每人至少要留

6-7頁目錄。第五十一頁，共六十五頁。材料名稱欄：材料名稱是目錄登記的核心內容。我們在實際整理檔案過程中，應注意兩個問題：一是對于過于冗長的標題，可采取縮寫的辦法來解決，比如“申請專業(yè)技術職務呈報表”只能縮寫成“技術職稱呈報表”，而不能簡化成“呈報表”；二是對于題不對文和沒有標題的材料，目錄登記者要自擬標題。因此，要求自擬的標題語言不但要準確、精煉，而且要使語言規(guī)范，不能太籠統(tǒng)，否則就失去了目錄登記的作用。為了使與其他材料名稱有所區(qū)別，對自擬的題目“【】”號括起來，以示該題目系登記者所加。第五十二頁，共六十五頁。材料形成的時間欄：材料形成的時間，一般采用材料落款表明的最后時間。材料最后末簽署時間的，如無可靠依據(jù)，一般不再注明。材料時間的填寫上應注意，年份必須寫全稱“1998，2008”，而不能簡寫成“98，08”。份數(shù)欄：材料份數(shù)，以每份完整的材料為一份。頁數(shù)欄：按材料右下角鉛筆書寫的總頁數(shù)填寫。備注欄：需要說明的事項。第五十三頁，共六十五頁。目錄登記的要求書寫目錄要工整、正確、清楚，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色或純藍墨水書寫目錄。目錄登記要逐項認真填寫，做到登記與實際材料的內容、時間、份數(shù)、頁數(shù)相符，準確無誤。目錄卷面要整潔，不得勾畫、涂改。目錄登記完畢，應該和干部檔案材料進行認真地核對，做到數(shù)量、位置、形成時間、類屬號相一致。一般每份檔案卷都有好幾張目錄，幾頁目錄放在一起不能分開。第五十四頁，共六十五頁。第五節(jié)干部檔案材料的復制與加工一、干部檔案材料的復制干部檔案材料的復制，就是用一定的手段，按照檔案材料原件內容和外形重新制作一份或數(shù)份材料。復制的范圍哪些干部檔案材料需要復制呢？建立副本所需要的材料，建立副本各單位可根據(jù)具體情況自行決定。字跡不清的材料。由于年久紙張變質，墨水褪色，唯以辨認，影響使用價值，這種材料需及時進行搶救。第五十五頁，共六十五頁。圓珠筆、復印紙、鉛筆等書寫的材料。按規(guī)定圓珠筆、復印紙、鉛筆書寫的材料不能歸檔，但是由于受歷史和其他方面的原因，檔案中已歸入了一些不合格的材料，為使這些材料長期保存，就必須對其進行復制。復制的方法靜電復制打印復制抄寫復制手描復制第五十六頁，共六十五頁。二、干部人事檔案材料的技術加工技術加工是指在不損害檔案材料的文字內容，保持檔案歷史原貌的前提下，對一些紙張不規(guī)范、破損、卷角、折皺的材料，以最大限度的延長檔案壽命所進行的技術加工。技術加工的內容包括對干部人事檔案材料的修裱、加邊、折疊、粘貼和剪裁。剪裁與折疊。對超過16開規(guī)格的檔案材料，在不影響材料的完整和不損壞字跡的條件下，可酌情進行剪裁；不能剪裁的材料需進行折疊，折疊時，要根據(jù)材料的具體情況，采用橫折疊、豎折疊、橫豎交叉或梯形折疊等辦法。折疊后的材料，要保持整個案卷的平整，文字不得損害，便于展開閱讀。第五十七頁，共六十五頁。裱糊。對損壞、卷角、折疊和小于16開規(guī)格的檔案材料，要進行裱糊。主要方法：單面裱糊、夾面裱糊、開窗裱糊、梯形裱糊等。裱糊用的紙必須是采用白紙。加邊與包邊。所謂加邊是指對過窄或破損未空出裝訂線的檔案材料，在裝訂線一邊加一條白紙邊，拓寬材料的裝訂位置，保證打眼、裝訂不壓字和損傷材料內容。所謂包邊是指對一些破損、多頁零散的材料在裝訂線一邊用白紙包邊。拆除檔案上的大頭針、曲別針、訂書針等金屬物品，以防氧化銹蝕材料。第五十八頁，共六十五頁。第六節(jié)干部人事檔案材料的裝訂與入庫經過干部人事檔案內容的分類和檔案材料的歸類、排序和編目、復制與技術加工之后，最后一道工序就是裝訂入庫。裝訂裝訂是將零散的檔案加工成冊，它是檔案整理工作中的重要步驟，能夠鞏固整理工作中以上各道工序的成果。裝訂工作的要求是：裝訂后的檔案，材料排序與目錄相符，卷面整潔，全卷平整，平坦，裝訂結實實用。第五十九頁，共六十五頁。裝訂具體做法