時間管理

課程姓名：

日期：地點：培訓(xùn)師：1第1頁，共46頁。學(xué)習(xí)指南

學(xué)習(xí)效果不只是決定在講師!

別忘記了做上帝的權(quán)益!誰?

雖然是上帝,但也別忽視他人權(quán)益!(請將1.手機禁音.2.勿開小會.3.舉手發(fā)言.)

請調(diào)整成愉快的心情(晴天)學(xué)習(xí)!當(dāng)培訓(xùn)有趣時,培訓(xùn)才開始生效!玩游戲嘍!2第2頁，共46頁。

態(tài)度習(xí)慣結(jié)果ACTION思維行為循環(huán)3第3頁，共46頁。

生命在于行動

行動是快樂的源泉我享受持續(xù)行動的快樂行動使我敏捷行動使我高效行動給我自由行動給我力量行動給我富足行動給我健康行動創(chuàng)造行動我是行動典范4第4頁，共46頁。

學(xué)習(xí)的精義

光是吸收知識、資訊并不是學(xué)習(xí)，

真正的學(xué)習(xí)必定是修正行為，也就是修行、修練之意。

《第五項修練》

5第5頁，共46頁。課程安排第一單元：認(rèn)識時間管理原則第二單元：合理規(guī)劃工作時間第三單元：提升個人效率6第6頁，共46頁。

將要進(jìn)行….

第一單元認(rèn)識時間管理原則7第7頁，共46頁。平均80歲壽命一寸光陰一寸金1-20、60-80—不計，余401年為1寸

項目每天耗時40年耗時結(jié)余睡眠8小時13.3年26.7一日三餐2.5小時4.2年22.5交通1.5小時2.5年20電話1小時1.7年18.3看電視、上網(wǎng)3小時5年13.3看報、聊天3小時5年8.3刷牙、洗臉、洗澡1小時1.7年6.6休假、白日夢鬧情緒、身體不適2小時3.3年3.38第8頁，共46頁。

待得晚一點就可以做完每一件事？誰偷了你的時間？

為何活得較久但較不愉快？對自己想要的東西實際一點什么對你最重要你不會錯過錢—但卻一直錯失時間錢可以多賺：時間卻無法多賺9第9頁，共46頁。什么是時間管理？時間管理是一種能力，一種決定生活中什么東西重要的能力!1.你真正想做的事情！

每個人一天只有86,400秒2.長期的滿足感！

決定做些什么能帶來滿足感3.一種寶貴的資源！

時間飛馳如大江東流水4.時間就是金錢！

不要只做個過路財神10第10頁，共46頁。時間管理的障礙1. 目標(biāo)及優(yōu)先次序不清2. 電話干擾3. 個人組織能力差4. 毋須及無效的會議5. 明日復(fù)明日的心態(tài)6. 突然的訪客7. 危機管理8. 缺乏權(quán)利下放9. 同一時間內(nèi)處理太多事情10.不好意思說“不”11.做事有頭無尾12.不做重點閱讀13.“太多”社交活動第11頁，共46頁。時間管理?第一代時間管理---備忘錄型

特點:紙條或備忘錄本，一方面順其自然，一方面追緊時間安排。?第二代時間管理---事先規(guī)劃安排行程

特點：制定合適的目標(biāo)與計劃，講究效率、明確責(zé)任。?第三代時間管理---規(guī)劃.制定優(yōu)先順序,操之在我

特點：明確價值觀，制定中、長、短期目標(biāo)，將每天的活動排出優(yōu)先順序，有詳盡的計劃表、組織表。

第三代時間管理最大的貢獻(xiàn)是將目標(biāo)與計劃置于價值觀之上。12第12頁，共46頁。第四代時間管理注重單位時間的價值，而非單位時間的效率（一二象限）超越時空(今天管理明天的時間，第二象限)以人為本的時間觀（人的價值觀統(tǒng)一）系統(tǒng)的而非個人的時間管理13第13頁，共46頁。有效的時間管理系統(tǒng)包含以下五個步驟：

1明確你的價值觀2確定你的目標(biāo)3對你的目標(biāo)按優(yōu)先級排序4明確你的任務(wù)5對任務(wù)按優(yōu)先級排序時間管理系統(tǒng)14第14頁，共46頁。四象限工作性質(zhì)分析急迫不急迫重要不重要I

?緊急情況?

迫切的問題?

限期完成的會議或工作II

?準(zhǔn)備工作計劃?預(yù)防措施

?價值觀的澄清?人際關(guān)系的建立

?增強自己的能力III?造成干擾的事、電話?信件、報告?會議?許多迫在眉睫的急事IV

?忙碌瑣碎的事?廣告函件?電話?浪費時間?逃避性活動15第15頁，共46頁。緊急重要不重要不緊急偏重第一類事務(wù)的結(jié)果壓力精疲力竭危機處理忙于收拾殘局

16第16頁，共46頁。緊急

重要

不重要不緊急偏重第二類事務(wù)的結(jié)果有遠(yuǎn)見，有理想平衡紀(jì)律自制少有危機

17第17頁，共46頁。緊急重要不重要不緊急

偏重第三類事務(wù)的結(jié)果短視近利危機處理被視為巧言令色輕視目標(biāo)與計劃缺乏自制力，怪罪他人人際關(guān)系浮泛，甚至破裂18第18頁，共46頁。緊急重要不重要不緊急

偏重第四類事務(wù)的結(jié)果全無責(zé)任感工作不保依賴他人或社會機構(gòu)維生19第19頁，共46頁。

Doit

！

(定出時間）4D原則Doit

?。R上就做）Don`tdoit。（別去做了）重要

緊迫D

!授權(quán)別人去做時間管理的基本原則nowlatterelegate20第20頁，共46頁。

時間法則總結(jié)Parkingson’sLaw帕金森原則時間象一根彈筋：設(shè)立期限Pareto’sPrinciple帕雷托原則80%的結(jié)果來源20%的努力ConcentrationEnigmas注意力之謎

注意力需要及時恢復(fù)InternalEnergyLevels內(nèi)在能量水平有效地利用你的生物鐘Efficacy＆Efficiency效能與效率

做正確之事，做好它21第21頁，共46頁。

6810121416182022242468能力曲線+50%能力100%-50%時間

生理能量狀態(tài)的偏差22第22頁，共46頁。鋸齒效應(yīng):能力損失28%的時間

能力損失28%的時間

如果在工作持續(xù)受到干擾或被打斷，就呈現(xiàn)所謂的《鋸齒》效應(yīng)：即使只是在工作上短暫分心，要再從被打斷的地方開始，就必須再花時間重新進(jìn)入狀況。把這些能力損失總加起來，最多可達(dá)28%的時間因此而浪費了。23第23頁，共46頁。因持續(xù)干擾中斷工作引起能力的降低因為—越來越長的助跑時間—越來越弱的注意力100%時間干擾能力鋸齒效應(yīng):能力損失28%的時間24第24頁，共46頁。25第25頁，共46頁。26第26頁，共46頁。

將要進(jìn)行….

第二單元合理規(guī)劃工作時間27第27頁，共46頁。

時光大盜※打擾（電話或沒有預(yù)約）※重要性無次序※沒有目標(biāo)、次序和計劃※同一時間完成多項工作卻不懂得拒絕※個人缺乏組織能力※缺乏自律※會議※資料不完整或有所延誤※文書工作和繁文縟節(jié)

※

分不清責(zé)任和權(quán)力

28第28頁，共46頁。1. 計劃本日的主要任務(wù)和核心時間2. 處理重要的文件往來3. 核心時間-45分鐘4. 任務(wù)分派再確定--與同事訂約會計劃5. 午餐時工作6. 次重要任務(wù)/會議7. 核心時間8. 優(yōu)先次序較后的電話9. 簽文件10. 長期計劃11. 檢查明天的事12. 回家！每日個人的組織安排第29頁，共46頁。理解時間、分析你的時間做時間日志測定每件事情所花費的時間檢查時間日志細(xì)分各項事務(wù)第一組：日常性事務(wù)第二組：持續(xù)性項目第三組：規(guī)劃與發(fā)展尋找模式——6:2.5:1.5模式30第30頁，共46頁。工作規(guī)劃確定工作的優(yōu)先順序分析你工作任務(wù)A型：重要并且緊急的任務(wù)；B型：重要或緊急、但不既重要又緊急的任務(wù)；C型：既不重要也不緊急的日常任務(wù)優(yōu)先順序與工作委派重新查看一下你的工作任務(wù)表，現(xiàn)在做三個獨立的表——A型、B型和C型任務(wù)表各一個。根據(jù)重要程度將記事簿中的工作會晤歸類。計劃你的一天31第31頁，共46頁。有效率地使用一覽表每天一開始上班就查看一覽表。當(dāng)任務(wù)完成時，應(yīng)把它從一覽表中劃掉?？吹揭环萘斜碜兌?，是很有成就感的。每天工作結(jié)束時，評估新加到一覽表中的事項，并按A、B、C型任務(wù)進(jìn)行歸類。當(dāng)對一覽表上的任務(wù)進(jìn)行時間分配時，要為未計劃到的事項留出時間。年度計劃在彩色的掛圖上標(biāo)出各項定期任務(wù)，用不同的顏色給各項任務(wù)分配時間?？纯词欠裼腥蝿?wù)重疊，需要重新計劃

工作規(guī)劃32第32頁，共46頁。ABC－分析事情的價值

65%20%15%ABC－分析

任務(wù)A

任務(wù)B任務(wù)C非常重要重要雜務(wù)例行公事

－－任務(wù)A專心處理－－任務(wù)B授權(quán)－－任務(wù)C清理15%20%65%實際消耗的時間33第33頁，共46頁。時間規(guī)劃原則（1）時間計劃的基本原則：40%會出岔（2）時間分配三部曲a.約60%給預(yù)定計劃（日計劃表）b.約20%給預(yù)料之外的事務(wù)（干擾，時間竊賊）c.約20%給突發(fā)事件與社交活動（創(chuàng)造性時間）（3）謹(jǐn)慎原則保留彈性34第34頁，共46頁。

將要進(jìn)行….

第三單元提升個人效率35第35頁，共46頁。16項浪費時間的主要因素控制1、電話打擾2、不速之客、順便來訪3、信息資料不全4、缺乏自我約束5、不善于拒絕計劃1、試圖完成過多的工作或不切實際的時間預(yù)算2、“消防救火”或“危機型”管理3、沒有目標(biāo)、優(yōu)先次序、每日計劃4、擱置未完成的任務(wù)信息傳遞1、頻繁的會議2、信息不足、不清楚、過多

決策、優(yōu)柔寡斷或拖延組織1、混淆職責(zé)與職權(quán)2、辦公室雜亂無章指揮無效的授權(quán)人力0

內(nèi)耗、缺乏溝通36第36頁，共46頁。為了合理安排你的辦公桌，請考慮以下因素：你手能夠著的區(qū)域你的辦公桌經(jīng)常性工作區(qū)域手夠不著的區(qū)域經(jīng)常性工作區(qū)包括：工作臺面抽屜電腦文件檔電話文具這個區(qū)域是你安置日常工作設(shè)備的地方，如果你坐在桌邊，面對你的辦公桌，那么上述東西是你抬手可及的。37第37頁，共46頁?？杉皡^(qū)域你的外沿工作區(qū)域包括：收件格出件格重要文檔（重要客戶檔案）日歷字典電腦磁盤這個區(qū)域雖然并非伸手可及，但只要伸長胳膊就能夠著。不可及區(qū)域包括你的存檔、庫存資料：書架文件柜宣傳資料我們必須站起來才能到達(dá)這個區(qū)域。最好是在我們坐在辦公桌前看不見的地方，否則只會起干擾作用。收件出件待辦文檔38第38頁，共46頁。案頭管理清理你的書桌。除了目前手頭正在做的工作，

不應(yīng)該有任何別的東西滯留在桌面。ii)

用一個收件盤。iii)

將收件按以下類別歸類：

重要而緊急的（今天核心時間處理的） 重要但不緊急的（注上處理日期，放入“跟進(jìn)”文檔）

授權(quán) 廢紙簍iv)限制信息流量，避免復(fù)印沒必要的文件。建立個人文檔系統(tǒng)。除了有一個“跟進(jìn)”文檔外，還應(yīng)該有一個管理文檔，其中包括一些重要的分類。39第39頁，共46頁。

當(dāng)下就處理，每天送來的文件中，有80%可在一開始處理時丟棄，一般主管平均只丟棄20%別做任何你可以授權(quán)給別人做的事設(shè)計簡化文件處理的系統(tǒng)，減少復(fù)本，用標(biāo)準(zhǔn)格式

雜繁件文40第40頁，共46頁。時間管理自我檢驗表

做一份清單，把時間未能管理好的項目列出來：

自我評價與檢討41第41頁，共46頁。自我評價與檢討“拖延者”檢驗表

做一份清單，把時間浪費的項目列出來：

時間拖延測試的評估結(jié)果是：每一個“非常滿意”評4分每一個“略表同意”評3分每一個“略表不