第11頁共11頁公司檔案管理制?度樣本一、總?則1、為加?強本公司檔案工?作，充分發(fā)揮檔?案作用，全面提?高檔案管理水平?，有效地保護及?利用檔案，為公?司發(fā)展服務，特?制定本制度。?2、公司檔案，?是指公司從事經?營、管理以及其?他各項活動直接?形成的對公司有?保存價值的各種?文字、圖表、聲?像等不同形式的?歷史記錄。公司?檔案分為受控檔?案和非受控檔案?。3、公文承?辦部門或承辦人?員應保證經辦文?件的系統(tǒng)完整（?公文上的各種附?件一律不準抽存?）。結案后及時?歸檔。工作變動?或因故離職時應?將經辦的文件材?料向接辦人員交?接清楚，不得擅?自帶走或銷毀。?二、文件材?料的收集管理?1、公司指定?專人負責文件材?料的管理。2?、文件材料的收?集由各部門或經?辦人員負責整理?，交總經理審閱?后歸檔。3、?一項工作由幾個?部門參與辦理的?，在工作中形成?的文件材料，由?主辦部門或人員?收集，交行政部?備案。會議文件?由行政部收集。?三、歸檔范圍?1、重要的?會議材料，包括?會議____通?知、報告、決議?、總結、典型發(fā)?言、會議記錄等?。2、本公司?對外的正式發(fā)文?與有關單位來往?的文書。3、?本公司的各種工?作計劃、總結、?報告、請示、批?復、會議記錄、?統(tǒng)計報表及簡報?。4、本公?司與有關單位簽?訂的合同、協(xié)議?書等文件材料。?5、本公司職?工勞動、工資、?福利方面的文件?材料。6、?本公司的大事記?及反映本公司重?要活動的剪報、?照片、錄音、錄?像等。四、?歸檔要求1、?檔案質量總的要?求是。遵循文件?的形成規(guī)律和特?點，保持文件之?間的有機聯(lián)系，?區(qū)別不同的價值?，便于保管和利?用。2、歸?檔的文件材料種?數(shù)、份數(shù)以及每?份文件的頁數(shù)均?應齊全完整。?3、在歸檔的文?件材料中，應將?每份文件的正件?與附件、印件與?定稿、請示與批?復、轉發(fā)文件與?原件，分別立在?一起，不得分開?，文電應合一歸?檔。4、不同?年度的文件一般?不得放在一起立?卷；跨年度的總?結放在針對的最?后一年立卷；跨?年度的會議文件?放在會議開幕年?。5、檔案?文件材料應區(qū)別?不同情況進行排?列，密不可分的?文件材料應依序?排列在一起，即?批復在前，請示?在后；正件在前?，附件在后；印?件在前，定稿在?后；其它文件材?料依其形成規(guī)律?或特點，應保持?文件之間的密切?聯(lián)系并進行系統(tǒng)?的排列。6?、案卷封面，應?逐項按規(guī)定用鋼?筆書寫，字跡要?工整、清晰。?五、檔案管理人?員職責1、按?照有關規(guī)定做好?文件材料的收集?、整理、分類、?歸檔等工作。?2、按照歸檔范?圍、要求，將文?件材料按時歸檔?。3、工作人?員應當遵紀守法?、忠于職守，努?力維護公司檔案?的完整與安全。?六、檔案的利?用1、公司檔?案只有公司內部?人員可以借閱，?借閱者都要填寫?《借閱單》，報?主管人員批準后?，方可借閱，其?中非受控文檔的?借閱要由部門經?理簽字批準，受?控文檔的借閱要?由總經理簽字批?準。2、檔案?借閱的最長期限?為兩周；對借出?檔案，檔案管理?人員要定期催還?，發(fā)現(xiàn)損壞、丟?失或逾期未還，?應寫出書面報告?，報總經理處理?。3、必須嚴?格保密，不準泄?露檔案材料內容?，如發(fā)現(xiàn)遺失必?須及時匯報，追?求責任。4、?不準拆卷及任意?抽、換卷內文件?或剪貼涂改其字?句等；不得任意?摘抄或復制案卷?內容，如確有需?要，必須經領導?批準才能摘抄或?復制。____?ie____i?ebang.?5、必須愛護檔?案，保持整潔，?不準在檔案材料?中寫字、劃線或?作記號等。6?、不準轉借，必?須專人專用。?7、用畢按時歸?還，如需延長借?閱時間，必須通?知檔案管理人員?另行辦理續(xù)借手?續(xù)。七、本制?度即日起開始執(zhí)?行。公司檔案?管理制度樣本（?二）1、總則?1、1為了加?強對檔案的管理?和收集、整理工?作，有效地保護?和利用檔案，為?公司的發(fā)展和經?營服務，特制定?本制度。1、?____本制度?所稱的檔案，是?指公司各個部門?以及個人在從事?工作和經營管理?活動中直接形成?的對公司有保存?價值和利益關系?的各種文字、圖?表、聲像等不同?形式的資料和記?錄。1、__?__公司所有部?門和個人均有保?護公司檔案的義?務。1、__?__公司的檔案?工作實行統(tǒng)一領?導、分級管理的?方式，共同維護?檔案的完整與安?全，便于公司在?經營中的借鑒和?利用。1、_?___本制度適?用于公司所有檔?案資料的管理。?2、檔案管理?的機構與職責?2、____公?司的檔案工作實?行部門收集保管?，辦公室統(tǒng)一歸?檔的原則。2?、____公司?辦公室為公司檔?案管理的主管部?門，對公司的檔?案資料實行統(tǒng)一?的歸檔和日常管?理，并對公司各?部門的檔案管理?進行指導、監(jiān)督?和檢查。具體工?作由辦公室的檔?案管理員負責。?2、____?公司各部門為檔?案管理的分管部?門，負責管理本?部門的檔案資料?。公司各部門負?責人均應指定專?人（兼職檔案員?）負責收集、保?管本部門的檔案?資料并督促其及?時歸檔。2、?4辦公室的檔案?管理員和各部門?的兼職檔案員均?為公司的檔案工?作人員，應保持?相對穩(wěn)定，名單?須報到辦公室進?行備案，各部門?的檔案工作人員?如有變動須及時?通知辦公室。?2、____檔?案工作人員出現(xiàn)?工作變動或離職?時，應將其經辦?或保管的檔案資?料向接辦人員交?接清楚，嚴禁擅?自帶走或銷毀。?2、____?所有檔案工作人?員應忠于職守，?遵守公司保密制?度，嚴守公司秘?密，不得向無關?人員泄露檔案內?容。3、檔案?管理3、__?__檔案的歸檔?3、1、__?__公司應歸檔?的檔案資料包括?：行政文書檔案?、人事檔案、營?銷業(yè)務檔案、財?務檔案、設備儀?器檔案、生產技?術資料檔案和基?建項目檔案等。?3、1、__?__對于應當立?卷歸檔的材料，?各部門須按照規(guī)?定，定期向本部?門的檔案工作人?員移交、集中管?理，任何個人不?得據(jù)為已有。?3、1、3除人?事檔案由公司人?力資源部負責外?，其它檔案資料?均由辦公室負責?整理分類，立卷?和歸檔管理。人?力資源部的檔案?管理亦遵循本制?度。3、1、?____公司各?部門（人力資源?部除外）的檔案?工作人員應于每?年的____月?____日將本?部門本年度的檔?案材料移交到辦?公室。3、_?___檔案保管?3、2、__?__公司所有檔?案資料均進行專?人、專柜管理。?3、2、__?__檔案管理員?應做好檔案資料?的立卷、案卷排?列和編制案卷目?錄等工作。具體?的立卷工作，相?關部門的檔案工?作人員應配合檔?案管理員進行。?3、2、__?__檔案工作人?員應做好案卷的?準確、及時歸檔?，并根據(jù)檔案的?密級和保管期限?的不同，分類進?行管理。3、?2、____檔?案工作人員應參?照國家的規(guī)定和?公司<保密制度?>，對檔案資料?進行密級劃分，?并確定保管期限?，上報董事會，?經批準后執(zhí)行。?3、2、__?__所有檔案資?料劃分四個密級?：普通級、秘密?級、機密級和絕?密級。具體劃分?標準見<保密制?度>。3、2?、____檔案?工作人員應注意?檔案資料的保護?工作，檔案的存?放地點要做到“?八防”：防塵、?防潮、防火、防?盜、防鼠、防蟲?、防霉、防光。?3、2、__?__對于檔案的?管理和利用，密?級的變更和解密?，參照國家有關?規(guī)定執(zhí)行。3?、____檔案?的查閱、借閱?3、3、___?_公司員工查閱?、借閱檔案時，?應嚴格辦理查閱?（借閱）手續(xù)，?由檔案管理員對?查閱（借閱）人?、所查閱檔案名?稱、查閱（借閱?）時間和歸還時?間進行詳細登記?。3、3、2?查閱（借閱）密?級檔案時，如查?閱人為<保密制?度>中知曉范圍?外的員工或公司?外部人員，須填?寫<檔案查閱（?借閱）申請單>?，經檔案管理員?審核，批準人審?批后方可進行查?閱（借閱）。公?司員工不得查閱?（借閱）檔案內?容與本身工作無?關的檔案。3?、3、____?檔案查閱（借閱?）的批準權限：?普通檔案由辦公?室主任審批;秘?密級檔案由行政?總監(jiān)審批;機密?級檔案由總經理?審批，絕密級檔?案由董事長審批?。3、3、4?原則上檔案原件?概不外借，檔案?室可對常用的檔?案資料復制副本?，供需要部門借?閱，副本在使用?部門使用完畢后?，由檔案室回收?、保管和銷毀，?其處理等同于檔?案原件。3、?3、5查閱、借?閱公司檔案者應?愛護檔案，不得?在文件上作任何?標記、標志和涂?改，不得損壞檔?案。3、3、?6嚴禁公司員工?未經允許私自對?檔案資料進行復?印和復制，否則?將按照公司<保?密制度>的有關?規(guī)定予以處罰。?3、____?檔案的銷毀3?、4、____?對于超過保管期?限或確已失去價?值的檔案，檔案?工作人員應定期?銷毀。銷毀前，?檔案管理員應將?銷毀檔案3、4?、2清單上報辦?公室主任，經辦?公室主任審核，?報批準人批準后?，方可銷毀。?3、4、3任何?人不得私自銷毀?檔案。普通檔案?和秘密級檔案的?銷毀由總經理審?批，機密級和絕?密級檔案的銷毀?由董事長審批。?檔案的銷毀具體?見<檔案銷毀程?序>。3、4?、____檔案?銷毀時應有__?__人以上進行?現(xiàn)場監(jiān)督，嚴禁?私自銷毀檔案。?4、附則4?、____本制?度由公司辦公室?制訂，并負責解?釋和組織實施。?4、____?本制度報總經理?批準后施行，修?改時亦同。4?、____本制?度施行后，凡既?有的類似規(guī)章制?度自行終止，與?本制度有抵觸的?制度以本制度為?準。4、__?__本制度自頒?布之日起施行。?實用的企業(yè)檔?案管理制度1?.目的規(guī)范全?公司的檔案管理?。2.適用范?圍本制度適用?于公司及所屬各?部門檔案管理。?3.管理原則?分類分部門管?理，行政部統(tǒng)一?監(jiān)管。4.職?責與權限4.?1各部門必須設?兼職的檔案管理?員，規(guī)范部門檔?案管理。4.?2行政部不定期?對各部門檔案管?理工作進行監(jiān)督?和檢查（每月至?少抽查一次），?對違反本制度的?部門有權進行處?罰。____?檔案的分類（?1）證照類：如?營業(yè)執(zhí)照及各類?證照。（2）?文件類：分外來?文件和內___?_文件。（3?）制度類。（?4）合同類。?（5）計劃總結?和____類。?（6）財務類?。（7）圖紙?類：工藝文件、?圖紙、說明書等?。（8）人事?管理類：人事檔?案、培訓記錄、?健康檔案、安全?、消防等等。?____檔案的?歸口存放部門?（1）公司級檔?案存放在行政部?。（2）其它?檔案由歸口部門?負責存放。_?___檔案建檔?要求建立檔案?時要有檔案編號?和檔案目錄。?____檔案裝?訂檔案須裝訂?成冊保存，某些?特殊珍貴的手稿?、照片等，采用?卷盒、相冊等保?管。9.保存?年限原則上公?司重要檔案永久?保存，進行檔案?銷毀時經公司領?導批準。10?檔案日常管理?10.1借閱?10.1.1借?閱手續(xù)（1）?各部門經辦人員?因業(yè)務需要借閱?檔案時，應出示?經公司領導批準?的《檔案資料借?閱登記表》，經?辦人在公司借閱?登記表上簽字后?方可借閱。（?2）檔案歸還時?，檔案管理員填?寫歸還日期。?10.1.2檔?案借閱審批權限?（1）證照類?：由公司總經理?或者其授權人審?批。（2）文?件類：由行政部?審批，財務、技?術類等重要文件?借閱須由總經理?或者其授權人批?準。（3）制?度類：由行政部?審批。（4）?合同類：由公司?總經理或者其授?權人審批。（?5）計劃總結和?____類：由?行政部審批。?（6）財務類：?由總經理或者其?授權人審批。?（7）圖紙類：?由總經理或者其?授權人審批。?（8）人事管理?類：人力資源部?審批。10.?1.3借閱人不?得轉借、拆卸、?調換、損壞、復?印所借檔案。?10.1.4借?閱人必須在規(guī)定?期限內歸還所借?檔案資料。借用?檔案原則上當日?必須歸還，特殊?情況不得超過七?天。10.1?.5若人為丟失?或損壞檔案，給?公司造成經濟損?失的，行政部對?相關責任人進行?內部行政或經濟?處罰。10.?2銷毀___?_公司任何個人?或部門非經公司?批準，不得銷毀?公司檔案。1?0.2.2銷毀?前按照清冊清點?，銷毀時由行政?部監(jiān)督銷毀，