公司文件資料歸檔管理制度1.背景及目的為了規(guī)范公司文檔資料的管理流程，保證公司文件資料的有效性和安全性，特制定本制度。本制度的目的是明確文件資料的歸檔原則、歸檔流程、歸檔權(quán)限、保密措施，制定詳細(xì)的方法和措施，使得公司文件資料得以歸檔存儲(chǔ)、合理利用。2.適用范圍本制度適用于所有公司員工。3.文件分類根據(jù)公司實(shí)際情況和文件資料的不同特點(diǎn)，將文檔分為以下幾類：行政文檔：包括公司文件、決策文件、管理規(guī)章制度等。業(yè)務(wù)文檔：包括各種合同、協(xié)議、報(bào)告、項(xiàng)目檔案等。財(cái)務(wù)文檔：包括財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、發(fā)票、申請(qǐng)單等。4.歸檔原則4.1完整性原則文檔的數(shù)字化歸檔過程中，必須保證文檔的完整性。從一份文檔到數(shù)字化的歸檔必須確保無任何形式的刪減和變化。4.2時(shí)效性原則文檔的歸檔應(yīng)根據(jù)文件的重要性、時(shí)效性進(jìn)行分類，按照一定的期限進(jìn)行歸檔操作。4.3權(quán)限原則在進(jìn)行歸檔的過程中，必須明確工作人員的權(quán)限和職責(zé)，防止出現(xiàn)泄密、篡改、丟失等情況。5.歸檔流程5.1文件評(píng)估在歸檔前，應(yīng)對(duì)文件進(jìn)行評(píng)估，鑒別文件的重要性，并根據(jù)文件特點(diǎn)確定不同的文件存儲(chǔ)方式。5.2文件準(zhǔn)備與歸檔根據(jù)文件的特點(diǎn)，制定相應(yīng)的歸檔管理流程，包括文件的處理、命名、存儲(chǔ)位置、訪問權(quán)限設(shè)置等。選擇恰當(dāng)?shù)奈募鎯?chǔ)位置、方法、格式，并設(shè)置存取權(quán)限，確保文件的安全性、保密性和可訪問性。5.3文件備份文件的備份是文檔歸檔管理的重要部分，應(yīng)制定相應(yīng)的備份計(jì)劃和備份策略，包括備份的設(shè)備、時(shí)間、頻率等。5.4歸檔監(jiān)控與更新應(yīng)定期監(jiān)控及檢查歸檔文件的安全性、完整性和可用性，并及時(shí)進(jìn)行更新維護(hù)。6.歸檔保密為保證文檔安全和機(jī)密性，應(yīng)根據(jù)公司文件管理規(guī)定和法律法規(guī)制度，對(duì)文件進(jìn)行保密分類和歸檔。6.1分類保密將文檔分為內(nèi)部文件、外部文件、機(jī)密文件三種級(jí)別。根據(jù)文件的保密級(jí)別進(jìn)行歸檔管理，設(shè)定相應(yīng)的訪問權(quán)限，避免泄漏和丟失。6.2防止丟失歸檔的文檔按照文件特點(diǎn)和管理規(guī)定進(jìn)行數(shù)字化管理，建立保密備份，確保文件的安全性和無法修復(fù)性。7.文件清理與銷毀對(duì)于已歸檔的文件，應(yīng)定期進(jìn)行清理和銷毀，根據(jù)文件的保管期限，嚴(yán)格執(zhí)行文件清理規(guī)定。8.歸檔管理制度責(zé)任公司管理部門和提供資料的單位應(yīng)重視本制度的實(shí)施，責(zé)任明確，保障文件的安全性和有效性，確保公司文檔資料歸檔管理的順利進(jìn)行。9.相關(guān)附件無。10.生效與修改本制度自發(fā)布之