PAGEXX集團(tuán)會(huì)議事務(wù)管理制度一、會(huì)議室管理制度第一章總則本制度制定的目的是加強(qiáng)會(huì)議室的管理，從而提高會(huì)議室的利用率。行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)會(huì)議室的統(tǒng)籌使用、設(shè)備維護(hù)、衛(wèi)生清潔等管理事項(xiàng)。行政部應(yīng)遵循全局性會(huì)議后各部門(mén)會(huì)議，先緊急會(huì)議后一般性會(huì)議的原則統(tǒng)籌安排會(huì)議室的使用。第二章會(huì)議室使用申請(qǐng)集團(tuán)及各子公司各部門(mén)有會(huì)議室使用需求時(shí)，均需提前在OA上向行政部提交使用申請(qǐng)，填寫(xiě)《會(huì)議室使用申請(qǐng)表》說(shuō)明使用時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等，由行政部統(tǒng)一進(jìn)行統(tǒng)籌安排。召開(kāi)臨時(shí)會(huì)議未事前提交申請(qǐng)者，可與行政部溝通協(xié)商。如可安排使用，會(huì)議組織部門(mén)事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦申請(qǐng)手續(xù)；如確實(shí)無(wú)法安排時(shí)，應(yīng)更改會(huì)議時(shí)間或由行政部協(xié)調(diào)提供其他解決辦法。未經(jīng)行政部批準(zhǔn)者，不得擅自使用會(huì)議室。第三章會(huì)議室管理規(guī)定行政部統(tǒng)一保管會(huì)議室鑰匙，各部門(mén)領(lǐng)用完畢后應(yīng)及時(shí)歸還。行政部負(fù)責(zé)每日會(huì)議場(chǎng)所的清潔工作，確保會(huì)議室整潔干凈，桌椅擺放整齊。會(huì)后應(yīng)及時(shí)進(jìn)行清理打掃，并檢查室內(nèi)物品及設(shè)備是否正常。借用物品如有損壞或丟失，由責(zé)任人照價(jià)賠償。行政部須根據(jù)每周會(huì)議安排表提前準(zhǔn)備好會(huì)議室，及時(shí)做好會(huì)議室內(nèi)設(shè)施設(shè)備、會(huì)務(wù)方面的一切安排，按會(huì)議需要備好茶水等。行政部負(fù)責(zé)管理會(huì)議室配置的各種設(shè)備。各部門(mén)使用人員應(yīng)愛(ài)護(hù)會(huì)議室的公共設(shè)備，不了解設(shè)備的操作方法時(shí)，應(yīng)及時(shí)向行政部求助，嚴(yán)禁擅自強(qiáng)行操作。因操作不當(dāng)及其他人為原因造成設(shè)備損壞的，由責(zé)任人照價(jià)賠償。若非參加會(huì)議，任何人不得隨意進(jìn)入會(huì)議室。各部門(mén)使用會(huì)議室時(shí)間須遵守申請(qǐng)時(shí)間，以免影響整體的使用計(jì)劃。開(kāi)會(huì)人員應(yīng)注意保持會(huì)議室衛(wèi)生，不亂扔紙屑。會(huì)議結(jié)束離開(kāi)時(shí)應(yīng)自覺(jué)將所用物品放回原處，并關(guān)閉門(mén)窗和全部設(shè)備電源，切實(shí)做好防火、防盜及其他安全工作。第四章附則本制度的最終解釋權(quán)歸行政部所有。本制度自公布之日起實(shí)施。二、集團(tuán)會(huì)議策劃管理第一章總則本規(guī)范制定的目的是規(guī)范集團(tuán)會(huì)議的策劃管理行為，從而提高集團(tuán)會(huì)議管理的能力。本規(guī)范適用于以下重要會(huì)議的組織策劃工作：股東會(huì)議、董事會(huì)會(huì)議、年會(huì)、新聞發(fā)布會(huì)、產(chǎn)品發(fā)布會(huì)、優(yōu)秀員工表彰會(huì)議。會(huì)議策劃本著務(wù)實(shí)、高效、節(jié)約的原則進(jìn)行。第二章會(huì)議決策的主要內(nèi)容明確會(huì)議目標(biāo)。目標(biāo)不明確會(huì)導(dǎo)致行為盲目，明確的目標(biāo)是提高會(huì)議效率的基礎(chǔ)。制定會(huì)議計(jì)劃。詳細(xì)的會(huì)議計(jì)劃是達(dá)到會(huì)議預(yù)定目標(biāo)的有效保證。明確與會(huì)人員。必須嚴(yán)格控制與會(huì)人數(shù)，盡量選擇與會(huì)目標(biāo)直接相關(guān)或有助于會(huì)議目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的人員，這樣既可提高會(huì)議效果，又有效的降低會(huì)議成本。擬定議事日程。擬定會(huì)議的程序表，包括會(huì)議內(nèi)容、討論事項(xiàng)、與會(huì)者名單、各項(xiàng)事宜的時(shí)間安排、開(kāi)會(huì)的時(shí)間和地點(diǎn)等。選擇會(huì)議場(chǎng)所。會(huì)議場(chǎng)所不僅是會(huì)議檔次的直接體現(xiàn)，而且恰當(dāng)?shù)臅?huì)議場(chǎng)所還有助于提高與會(huì)者的參會(huì)邀請(qǐng)。選擇會(huì)議場(chǎng)所須綜合考慮如下幾個(gè)方面：距離、交通狀況、周?chē)h(huán)境、場(chǎng)地空間、會(huì)場(chǎng)設(shè)施。同會(huì)議發(fā)言人和與會(huì)貴賓進(jìn)行聯(lián)系。事先同會(huì)議發(fā)言人以及貴賓進(jìn)行必要的聯(lián)系，以確定與會(huì)的相關(guān)事宜。確定會(huì)議議題。股東會(huì)議、董事會(huì)會(huì)議的議題由集團(tuán)高層領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)確定；年會(huì)、新聞發(fā)布會(huì)、產(chǎn)品發(fā)布會(huì)等的議題由企劃部負(fù)責(zé)提出，或有企劃部根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示準(zhǔn)備，經(jīng)討論、修改后報(bào)請(qǐng)總裁審查，審查通過(guò)后再進(jìn)行統(tǒng)籌安排。第三章附則第十一條本制度自公布之日起實(shí)施，修改時(shí)亦同。三、會(huì)議籌備管理第一章總則本制度制定的目的是規(guī)范集團(tuán)會(huì)議籌備工作，從而提高會(huì)議的統(tǒng)籌效率。會(huì)議統(tǒng)籌的原則。充分準(zhǔn)備。注重細(xì)節(jié)?？刂瀑M(fèi)用。第二章會(huì)議籌備內(nèi)容編制會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算。交通費(fèi)。即與會(huì)人員在出發(fā)點(diǎn)與會(huì)議時(shí)間往返的交通費(fèi)，包括航班、鐵路、公路、水路及機(jī)場(chǎng)、車(chē)站、碼頭與會(huì)議安排住宿地點(diǎn)間的往返交通費(fèi)。會(huì)議期間的交通費(fèi)，包括會(huì)議地點(diǎn)、住宿地點(diǎn)、餐飲地點(diǎn)、其他活動(dòng)地點(diǎn)間往返產(chǎn)生的交通費(fèi)。住宿費(fèi)。餐飲費(fèi)。早、中、晚餐，酒水，服務(wù)費(fèi)。會(huì)場(chǎng)茶水、聯(lián)誼酒會(huì)費(fèi)用。場(chǎng)地費(fèi)。會(huì)議場(chǎng)地租金。會(huì)議設(shè)備租賃費(fèi)用。會(huì)議場(chǎng)地布置費(fèi)用。雜費(fèi)。資料打印、傳真?？爝f服務(wù)。禮儀服務(wù)。物品運(yùn)輸。翻譯與向?qū)А２贾脮?huì)場(chǎng)。會(huì)場(chǎng)空間安排。根據(jù)會(huì)議類(lèi)型選擇相應(yīng)的會(huì)場(chǎng)布置方式。會(huì)場(chǎng)的整體格局要求緊湊、和諧。會(huì)場(chǎng)座位安排。根據(jù)會(huì)議的目的及類(lèi)型確定會(huì)場(chǎng)座位的安排方式。會(huì)議用品和設(shè)備調(diào)配。妥善登記會(huì)議用品及相關(guān)設(shè)備，以防丟失。制發(fā)會(huì)議證件。會(huì)議證件：出席證、列席證、旁聽(tīng)證、來(lái)賓證、入場(chǎng)證、請(qǐng)柬等。工作證件：會(huì)務(wù)人員工作證、記者證、出入證、汽車(chē)證等。制定會(huì)議須知。會(huì)議保密紀(jì)律。請(qǐng)假制度。安全管理要求。作息時(shí)間。其他注意事項(xiàng)。發(fā)布會(huì)議通知。及時(shí)印發(fā)會(huì)議通知單，內(nèi)容包括：會(huì)議的地點(diǎn)、時(shí)間、出席人員名單、議程等。第三章附則本制度的最終解釋權(quán)歸行政部所有。本制度自公布之日起實(shí)施。四、集團(tuán)會(huì)議費(fèi)用管理第一章總則本制度制定的目的是加強(qiáng)和規(guī)范集團(tuán)的會(huì)議費(fèi)用管理工作，避免會(huì)議費(fèi)用支出的隨意性，從而降低會(huì)議支出的成本。會(huì)議費(fèi)用的管理應(yīng)遵循精簡(jiǎn)實(shí)效、節(jié)約開(kāi)支的基本原則。行政部是集團(tuán)會(huì)議工作的管理部門(mén)，負(fù)責(zé)全集團(tuán)會(huì)議計(jì)劃的匯總工作，統(tǒng)一管理、控制集團(tuán)各部門(mén)組織的會(huì)議規(guī)模、價(jià)格、費(fèi)用等。第二章管理辦法會(huì)議費(fèi)用實(shí)行預(yù)算管理，原則上，無(wú)計(jì)劃、無(wú)預(yù)算的會(huì)議不得召開(kāi)。因特殊情況必須召開(kāi)的臨時(shí)性會(huì)議，必須經(jīng)總裁批準(zhǔn)后方可進(jìn)行統(tǒng)一安排。會(huì)議費(fèi)用的審批。各部門(mén)根據(jù)年度會(huì)議計(jì)劃安排，制定相關(guān)會(huì)議預(yù)算，向行政部報(bào)送會(huì)議預(yù)算計(jì)劃，行政部匯總后報(bào)請(qǐng)財(cái)務(wù)部及總裁審批。確因特殊情況需要召開(kāi)臨時(shí)會(huì)議，須報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審查，經(jīng)總裁批準(zhǔn)后方可召開(kāi)，并報(bào)行政部備案，否則財(cái)務(wù)部有權(quán)不予報(bào)銷(xiāo)。會(huì)議費(fèi)用開(kāi)支項(xiàng)目包括直接費(fèi)用和間接費(fèi)用。直接費(fèi)用包括餐費(fèi)、住宿費(fèi)、場(chǎng)地租賃費(fèi)等；間接費(fèi)用包括交通費(fèi)、資料費(fèi)、專(zhuān)家費(fèi)、專(zhuān)用設(shè)備租賃費(fèi)等其他雜費(fèi)。第三章管理細(xì)則各部門(mén)應(yīng)對(duì)會(huì)議的次數(shù)加以嚴(yán)格的控制，沒(méi)必要的會(huì)議一律不得召開(kāi)，能夠合并召開(kāi)的會(huì)議盡量合并召開(kāi)。盡量縮短會(huì)期，減少一般性事務(wù)活動(dòng)。不得組織高消費(fèi)娛樂(lè)活動(dòng)。行政部根據(jù)會(huì)議的類(lèi)別、規(guī)格、時(shí)間等實(shí)事求是地做出費(fèi)用的綜合預(yù)算。預(yù)算范圍內(nèi)的會(huì)議費(fèi)用由承辦部門(mén)統(tǒng)一管理，須本節(jié)約的原則合理地控制使用，不得超支。根據(jù)與會(huì)人數(shù)合理地控制會(huì)議資料的印刷數(shù)量。與會(huì)人員除特殊領(lǐng)導(dǎo)或?qū)＜彝猓缧萦梅勘M可能按鐘點(diǎn)房安排或?qū)⒁话愕呐c會(huì)人員集中安排。一般情況下，會(huì)期為1個(gè)工作日的，不予安排住宿；會(huì)期超過(guò)1天的，本市區(qū)以外的與會(huì)人員安排住宿，其他與會(huì)人員一般不予安排住宿。盡量減少本集團(tuán)參會(huì)服務(wù)工作人員與駐會(huì)人員。除必須需要駐會(huì)會(huì)務(wù)組成員外，其他人員原則上回宿舍或家中住宿，集團(tuán)及各子公司可根據(jù)實(shí)際情況為其報(bào)銷(xiāo)出租車(chē)費(fèi)。以現(xiàn)金形式發(fā)放的專(zhuān)家費(fèi)必須本著“合理、必要、有用”的原則，嚴(yán)格控制發(fā)放范圍，嚴(yán)禁任何人以任何借口臨時(shí)增加專(zhuān)家費(fèi)。堅(jiān)決杜絕發(fā)放“人情”費(fèi)。專(zhuān)家費(fèi)必須根據(jù)會(huì)議預(yù)算按照開(kāi)會(huì)前擬定的名單發(fā)放，不在該名單上的人員，行政部有權(quán)落實(shí)情況，并拒絕提報(bào)財(cái)務(wù)部。未經(jīng)事先書(shū)面請(qǐng)示批準(zhǔn)，個(gè)人擅自給付他人的費(fèi)用，由其自行負(fù)擔(dān)。由我集團(tuán)及各子公司人員從會(huì)務(wù)組領(lǐng)取后代發(fā)的專(zhuān)家費(fèi)必須親自交給專(zhuān)家本人。如專(zhuān)家未出席會(huì)議應(yīng)及時(shí)將專(zhuān)家費(fèi)退回。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)挪用者或未按時(shí)交回者，除勒令退回外，集團(tuán)及各子公司將根據(jù)具體情況給予必要的處分，嚴(yán)重者將予以除名。各部門(mén)會(huì)議費(fèi)實(shí)行一會(huì)一報(bào)銷(xiāo)，報(bào)銷(xiāo)時(shí)需提供會(huì)議預(yù)算申請(qǐng)、發(fā)票等相關(guān)證明文件。行政部負(fù)責(zé)全程督察會(huì)議費(fèi)用的使用情況。第四章附則第二十條本制度自公布之日起實(shí)施，修改時(shí)亦同。五、團(tuán)隊(duì)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)第一章總則第一條為體現(xiàn)公司的福利機(jī)制，豐富員工的業(yè)余生活,促進(jìn)溝通,加強(qiáng)團(tuán)結(jié)，特制訂本規(guī)定。第二條適用對(duì)公司及其所屬子公司、分公司、關(guān)聯(lián)公司的所有員工。第二章經(jīng)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)與條件第三條費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)：詳情請(qǐng)參照財(cái)務(wù)制度標(biāo)準(zhǔn)。第四條部門(mén)級(jí)別活動(dòng)每季度一次，可優(yōu)先選擇元旦、端午節(jié)、中秋節(jié)、國(guó)慶節(jié)等節(jié)日附近日期，或適合戶(hù)外活動(dòng)的最佳季節(jié)。第三章相關(guān)規(guī)定第五條所有活動(dòng)申請(qǐng)以部門(mén)為最小單位,該部門(mén)負(fù)責(zé)人為活動(dòng)的第一籌備者、執(zhí)行者和風(fēng)險(xiǎn)管控者。第六條對(duì)于申請(qǐng)拓展或戶(hù)外活動(dòng)的部門(mén)，應(yīng)在《活動(dòng)申請(qǐng)表》遞交的同時(shí)，提供相應(yīng)的活動(dòng)策劃書(shū)、安全保證書(shū),以便進(jìn)行查核、審批。第七條所有活動(dòng)的福利對(duì)象是公司的在職員工,公司只支付此部分人的費(fèi)用。未經(jīng)批準(zhǔn)擅自將經(jīng)費(fèi)用作非本公司員工用的,此部分費(fèi)用全額由部門(mén)負(fù)責(zé)人個(gè)人統(tǒng)籌支付。第八條所有活動(dòng)必須至少提前一周申請(qǐng)，且不得影響正常的工作運(yùn)營(yíng)，不能占用正常的工作時(shí)間。第九條活動(dòng)中必須注意安全，相互協(xié)作，相互友愛(ài)，因員工個(gè)人原因造成的事故，由員工個(gè)人承擔(dān)。第十條活動(dòng)經(jīng)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)依據(jù)