文件管控管理制度規(guī)章第1章總則第1條目的.通過對公司或者機構內部文件控制相關流程進行管控管理，使文件管控管理控制工作更加系統(tǒng)、科學、規(guī)范、高效，以保證各機構部門及有關人員及時、正確地使用有效文件，提高工作效率.第2條適用范圍.本制度規(guī)章中的“文件”包括公司或者機構日常運營過程中產生或所需的文件資料、公司或者機構業(yè)務往來公文以及公司或者機構對內發(fā)布的所有相關流程、制度規(guī)章、作業(yè)標準與規(guī)范、作業(yè)指導書等.根據(jù)公司或者機構各類文件的性質進行縱向層級劃分，可分為下列5級文件.具體如下表所示.公司或者機構內部文件各層級有關內容范疇文件等級文件有關內容1級文件公司或者機構章程、基本法、質量手冊等體系文件、公司或者機構營運資質證照等2級文件公司或者機構核心的業(yè)務相關流程和管控管理相關流程等3級文件公司或者機構日常工作相關流程和制度規(guī)章4級文件各機構部門、車間內部文件5級文件各類記錄第3條管控管理職責劃分.（1）各級主管副總主要負責任所轄職責范圍內的文件進行審核、批準工作,構部門主管重要備注其中,總經理（或管控管理者代表）還承擔著對公司或者機構各類體系文件進行定期評審的職責.（2）總經理辦公室主要負責任公司或者機構1級文件的組織編制、審核,以及2級文件的會審組織工作.（3）綜合管控管理部負責任本制度規(guī)章的編制、解釋與修訂工作，并由其行政專員負責任公司或者機構營運、資質類文件資料的保管；其中,綜合管控管理部下轄體系文件管控管理室，并由其文控員專職負責任公司或者機構各類體系文件的統(tǒng)1編號、收發(fā)、存檔、作廢等管控管理事宜.（4）各職能機構部門負責任對各歸口職能和分管業(yè)務線的有關文件的編制和副本保管工作.第2章公司或者機構內部文件編碼細則第4條公司或者機構內部文件的編碼主要由以下5個部分組成.（1）第1部分：公司或者機構代號,代碼為XXX.（2）第2部分：層級分類代碼，代碼分別為1、2、3、4、5.（3）第3部分：大類代碼,代碼分別為綜（綜合管控管理類）、制（生產制造類）、市（市場營銷類）、研（研發(fā)類）、其（其它類）等.（4）第4部分：小類分類代碼，代碼分別為目標（目標計劃類）、人力（人力資源類）、辦公（辦公類）、總務（總務后勤類）、保衛(wèi)（保衛(wèi)類）、生產（生產類）、質管（質管類）、項管（本次項目管控管理類）、產研（生產產品研發(fā)類）、其（其它類）等.（5）第5部分：文件流水號,代碼為001?999.第5條公司或者機構內部各級文件編碼示例如下（以綜合管控管理部文件為例).1級文件：XXXI—001.2級文件：義X義2一綜一001.3級文件：XX義3一綜一行政一001.4級文件：XXX4一綜一行政一001.5級文件：義XX5一綜一行政一001—001.第3章公司或者機構各級文件編制、審核、審核或者簽字或蓋章規(guī)定第6條公司或者機構1級文件，由公司或者機構總經理辦公室組織相關有關人員進行編制.1級文件編制完成后，需經總經理辦公室主任審核后，交由公司或者機構總經理審核或者簽字或蓋章.第7條公司或者機構2級文件，由各業(yè)務歸口機構部門協(xié)同相關流程協(xié)同作業(yè)機構部門共同編寫.2級文件編制完成后,由總經理辦公室組織相關機構部門及有關人員進行會審.經會審后,2級文件需交總經理審核或者簽字或蓋章.第8條公司或者機構3級文件，若其覆蓋范圍超過2個(含2個)職能機構部門，其編制工作由各歸口管控管理職能機構部門組織，并交主管副總審核后,交總經理審核或者簽字或蓋章.具體分工如下.(1)目標類、計劃類3級文件由總經理辦公室負責任組織編制，交分管運營副總審核.(2)人事、行政、總務類3級文件由綜合管控管理部負責任組織編制，交分管行政副總審核.(3)財務類3級文件由財務部負責任組織編制，交分管的財務副總審核.(4)生產制造類3級文件由生產部組織編制，交分管的生產副總(或廠長)審核.(5)市場營銷類3級文件由營銷部及相關機構部門組織編制，交分管的營銷副總審核.(6)供應類3級文件由采購部及相關機構部門組織編制，交分管的運營副總審核.第9條公司或者機構4、5級文件的編制、審核、審核或者簽字或蓋章規(guī)定如下表所示.公司或者機構4、5級文件的編制、審核、審核或者簽字或蓋章規(guī)定表文件類別覆蓋范圍編制主管機構部門審核或者簽字或蓋章有關人員機構部門發(fā)文分管業(yè)務線的專業(yè)性文件，如設備部的《設備操作保養(yǎng)卡》及各類機械圖紙、技術部的《工藝作業(yè)指導書》、生產部的各工序《生產作業(yè)指導書》等歸口職能機構部門分管各機構部門的主管副總機構部僅限于本機構部門、本車間，此類文件各機構部門、門、車間的有關內容應保證與公司或者機構各各車間分管副總內部文件項相關流程和制度規(guī)章不相沖突內安排部各類記錄參與質量體系文件中的《記錄控制程序》第10條除機構部門、車間內部文件外,其它公司或者機構內部文件在有關內容審核后，必須交綜合管控管理部或體系文件管控管理室進行有關文檔格式、文件有關內容重復性與沖突性的2次審核.2次審核合格后，各文件編制機構部門方可送交相關批準人批準.第4章文件發(fā)放管控管理規(guī)定第11條所有公司或者機構內部發(fā)布的文件均需由綜合管控管理部制定分發(fā)號，加蓋“受控”章才能發(fā)放.每份文件不同的復印件必須注明不同的分發(fā)號,以便追溯.第12條體系文件需由體系文件管控管理室文控員負責任發(fā)放管控管理工作,其它內部文件的發(fā)放由綜合管控管理部行政專員負責任實施.第13條根據(jù)文件發(fā)放批量劃分，文件發(fā)放主要兩種情況：大批發(fā)放與零星發(fā)放.（1）大批發(fā)放時,應建立《公司或者機構內部文件配置、發(fā)放與回收登記表》,并報各文件歸口職能機構部門的分管副總審核或者簽字或蓋章.（2）零星發(fā)放時,應建立《公司或者機構內部文件發(fā)放與回收登記表》.第14條文件領用人應在《公司或者機構內部文件配置、發(fā)放與回收登記表》或《公司或者機構內部文件發(fā)放與回收登記表》上簽名后，方可領取注有分發(fā)號和“受控”狀態(tài)標識的文件.第15條領用機構部門領到文件后，應及時建立《收文登記表》.第16條文件發(fā)放完畢后,綜合管控管理部行政專員或體系文件管控管理室文控員應及時對文件進行分類、歸檔保存,并更新《公司或者機構內部文件清單》.第5章公司或者機構內部文件使用與借閱規(guī)定第17條文件使用機構部門應及時向相關有關人員進行文件有關內容宣貫、培訓，將文件放置在適當?shù)奈恢茫▓鏊?，確保相關有關人員能夠及時、正確地使用文件.第18條當出現(xiàn)以下情況時,使用機構部門可填寫《文件領用、借閱申請表》,申請更換或增發(fā).(1)文件破損嚴重影響使用時.(2)根據(jù)使用需要須新增、改版時.(3)文件丟失需重新領用時.第19條《文件領用、借閱申請表》需經綜合管控管理部審核或者簽字或蓋章后方可實施更換或增發(fā).更改或重新領用時，使用原文件分發(fā)號；增發(fā)時，應按原分發(fā)號順序新增1個分發(fā)號.第20條公司或者機構內部文件借閱規(guī)定如下.(1)當其他公司或者機構或某工作有關人員個人需借閱文件時,應填寫《文件領用、借閱申請表》，經綜合管控管理部或體系文件管控管理室批準后,行政專員或文控員方可辦理借閱手續(xù)，并負責任催討.(2)借閱時最長時間不得超過半個月.(3)公司或者機構內部各機構部門、各車間需借閱文件時，應經綜合管控管理部或體系文件管控管理室審核或者簽字或蓋章和登記后，方可辦理借閱手續(xù).借閱時,行政專員或文控員要負責任明確借閱期限與催討工作.第6章公司或者機構內部文件更改、回收、作廢與評審規(guī)定第21條公司或者機構內部文件在使用時若遇到下列情形之1的，應進行修改.(1)公司或者機構現(xiàn)行文件與有關國際標準、國家標準、地方標準和法規(guī)及行業(yè)標準相沖突時.(2)文件有關內容與客戶的需要相矛盾或不能滿足客戶的相關要求時.（3）文件的有關內容不正確、不適合或操作性不強時.（4）有更合適、更先進的或更具可操作性的生產產品標準、操作方法、管控管理手段時.第22條文件修改程序規(guī)定如下.（1）公司或者機構1級文件修改或其它各級文件大批修改時,公司或者機構應專門成立文件修改小組進行運作，修改完后的審核、批準、發(fā)放使用以及舊文件回收均按本制度規(guī)章的相關條款執(zhí)行.（2）文件需要更改時，由文件編制機構部門填寫《文件變更審核或者簽字或蓋章表》并附具體修改有關內容，交文件原審核人審核、原批準人批準后方可進行文件更改.（3）文件更改由綜合管控管理部行政專員或文控員按《文件變更審核或者簽字或蓋章表》負責任組織實施.更改可采取劃（改）或換頁等方法方式,同時要做好修改狀態(tài)標識的更改,在修改處加蓋“更改”章,更改應覆蓋該文件發(fā)放的所有場所.如采取換頁的形式，應將原未更改的頁面回收.第23條文件回收與作廢規(guī)定如下.（1）當文件改版或修改時，會產生大量的作廢和失效文件.行政專員或文控員應做好作廢文件的回收、登記和標識區(qū)分工作.（2）作廢文件應進行定期處理.行政專員或文控員應填寫《作廢文件審核或者簽字或蓋章表》交機構部門主管批準后方可處理，將作廢文件保留1份,并另加蓋“作廢存留”標識，歸檔保存1年備查，其他的進行銷毀.第24條文件評審規(guī)定如下.（1）綜合管控管理部經理應定期組織行政主管、行政專員等相關有關人員做好文件評審工作.(2)文件評審的時間可與體系文件的管控管理評審相結合，評審有關內容包括現(xiàn)有文件的充分性、適宜性和有效性,確定文件修改清單和文件新增清單，以持續(xù)改進文件的可操作性和科學性.第7章附則第25條本制度規(guī)章由綜合管控管理部編制，解釋權歸綜合管控管理部所有.第26條本制度規(guī)章經行政副總審核、總經理審核或者簽字或蓋章后，自發(fā)布之日起開始執(zhí)行