精品文檔-下載后可編輯略談標(biāo)準(zhǔn)匯編的管理標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)的管理是標(biāo)準(zhǔn)化工作的組成部分,而標(biāo)準(zhǔn)匯編的管理在標(biāo)準(zhǔn)情報(bào)文獻(xiàn)工作中占有一定的地位。標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)管理工作的獨(dú)特之處在于信息作用,它能及時(shí)地將新、出版的標(biāo)準(zhǔn)以及有修改、補(bǔ)充、代替、作廢的標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)確無(wú)誤地提供給使用者,這是標(biāo)準(zhǔn)情報(bào)工應(yīng)負(fù)的職責(zé)。然而,在我們?nèi)粘９ぷ髦薪佑|到的即使是最新的一些文件、科技資料及標(biāo)準(zhǔn),常常發(fā)現(xiàn)有引用作廢標(biāo)準(zhǔn)的失誤。這種情況,可以說(shuō)是使用標(biāo)準(zhǔn)者在使用標(biāo)準(zhǔn)中不重視標(biāo)準(zhǔn)信息所導(dǎo)致的結(jié)果,也可能是標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)部門(mén)不能為使用者提供準(zhǔn)確的標(biāo)準(zhǔn)信息有關(guān)。因此,標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)管理部門(mén)如何做好本職工作,有效、準(zhǔn)確地提供標(biāo)準(zhǔn)信息就顯得十分重要。

1標(biāo)準(zhǔn)匯編的特點(diǎn)

標(biāo)準(zhǔn)匯編的出版發(fā)行是我國(guó)標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)出版的特色,引起了標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)管理人員、使用者的極大興趣和重視。因?yàn)?一是它的標(biāo)準(zhǔn)量大,一本大的標(biāo)準(zhǔn)匯編匯集幾百個(gè)、上千個(gè)標(biāo)準(zhǔn),如《國(guó)內(nèi)外化工標(biāo)準(zhǔn)匯編》、《國(guó)內(nèi)外家電標(biāo)準(zhǔn)匯編》等等,給收集工作帶來(lái)很大方便;二是它不僅匯集了國(guó)內(nèi)的目錄標(biāo)準(zhǔn),行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),還匯集有一定數(shù)量國(guó)外先進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的譯文標(biāo)準(zhǔn),這正是廣大使用標(biāo)準(zhǔn)者所需求的。由于它的這些特點(diǎn),在標(biāo)準(zhǔn)情報(bào)工作中受到歡迎和重視。但是,由于標(biāo)準(zhǔn)匯編容量龐大,內(nèi)容廣泛,特別是國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)外先進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)的譯文工作量大,需要較長(zhǎng)時(shí)間,再加上出版周期長(zhǎng),匯編中可能會(huì)出現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容滯后,甚至存在一些過(guò)時(shí)作廢的標(biāo)準(zhǔn)。為此,必須加以科學(xué)的管理才能做到有效地為用戶(hù)服務(wù)。

2標(biāo)準(zhǔn)匯編的有效管理

在標(biāo)準(zhǔn)匯編的管理上,各標(biāo)準(zhǔn)情報(bào)部門(mén)的做法會(huì)有不同,但普遍認(rèn)為匯編標(biāo)準(zhǔn)的管理有它的特殊性,不同于一般標(biāo)準(zhǔn)管理。如國(guó)家的標(biāo)準(zhǔn)情報(bào)部門(mén),在管理這類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)時(shí)與省級(jí)和省級(jí)以下的標(biāo)準(zhǔn)情報(bào)部門(mén)有所不同。前者收集標(biāo)準(zhǔn)匯編一般只是一個(gè)補(bǔ)充,在管理上一般也是在總名錄中將匯編目錄列出,使用者需要時(shí)再?gòu)臉?biāo)準(zhǔn)匯編的目錄查用單行本標(biāo)準(zhǔn)。后者則不一樣,由于標(biāo)準(zhǔn)的館藏類(lèi)別和數(shù)量都很有限,如同樣是國(guó)外標(biāo)準(zhǔn)它的館藏就很少,甚至沒(méi)有,而匯編標(biāo)準(zhǔn)中的國(guó)外標(biāo)準(zhǔn)在館藏標(biāo)準(zhǔn)中占有一定的比例,為了用戶(hù)易查使用,就必須將匯編標(biāo)準(zhǔn)中的每一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)都在檢索卡上反映出來(lái),工作人員在較短時(shí)間內(nèi)提取出匯編標(biāo)準(zhǔn),并從匯編標(biāo)準(zhǔn)中找到所需具體標(biāo)準(zhǔn)。在整個(gè)過(guò)程中要求文獻(xiàn)管理人員能采用較科學(xué)的管理方法,準(zhǔn)確、及時(shí)地為用戶(hù)服務(wù)。為此,應(yīng)該做到:

2.1認(rèn)真核對(duì)。即收到標(biāo)準(zhǔn)匯編后,利用最新標(biāo)準(zhǔn)信息工具―網(wǎng)絡(luò),逐一核對(duì)匯編標(biāo)準(zhǔn)中每個(gè)標(biāo)準(zhǔn),看是否有修改、補(bǔ)充、代替、作廢的。如有這種情況,必須作出對(duì)修改、補(bǔ)充、代替、作廢等的相關(guān)標(biāo)注,以免使用者誤用。認(rèn)真核對(duì)的原因是:標(biāo)準(zhǔn)匯編的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)量大、譯文多,從翻譯、整理、編輯到出版印刷,所花時(shí)間較長(zhǎng)。在這期間,標(biāo)準(zhǔn)匯編中的標(biāo)準(zhǔn)已修改、補(bǔ)充、修訂,或被新標(biāo)準(zhǔn)代替,或已作廢。所以首先進(jìn)行核對(duì)是很關(guān)鍵的一環(huán),絕不能忽視,否則可能會(huì)給查閱使用者帶來(lái)不應(yīng)有的損失。而這一核對(duì)工作,工作量較大,較繁瑣,要求工作人員認(rèn)真、細(xì)致、發(fā)揚(yáng)高度負(fù)責(zé)的精神切實(shí)做好。

2.2對(duì)標(biāo)準(zhǔn)匯編本進(jìn)行編號(hào)。通用的是用字母和數(shù)字混合編號(hào)。字母用于區(qū)別其他標(biāo)準(zhǔn),數(shù)字是按匯編本的先后次序編號(hào),這樣有利于館藏和提取。我們一般采用H×××-××形式,第一位字母表示匯編,后三位數(shù)字表示匯編類(lèi)中按進(jìn)館時(shí)間編排的順序號(hào),也作為上架的順序號(hào),最后兩位數(shù)字表示進(jìn)館的年號(hào)。

2.3編目。主要是編館藏目錄,供用戶(hù)查閱、檢索使用。將所有標(biāo)準(zhǔn)匯編中的標(biāo)準(zhǔn)按類(lèi)別編目,輸入電腦中,當(dāng)用戶(hù)在電腦中檢索到所需某標(biāo)準(zhǔn)匯編后,只需把匯編本的編號(hào)填在檢索單中,工作人員就可以迅速找出用戶(hù)自己查閱的具體標(biāo)準(zhǔn)。

2.4上架。把所有的匯編標(biāo)準(zhǔn)單獨(dú)放一處,按編號(hào)從小到大順序排放。采用這樣的排架、上