管理規(guī)程計(jì)劃采購部SMPPU2001.02頁碼:6/6生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類采購管理規(guī)程制訂：采購工程師簽名：日期：審核：計(jì)劃采購部經(jīng)理簽名：日期：審核：綜合部經(jīng)理簽名：日期：審核質(zhì)量管理部經(jīng)理簽名：日期：批準(zhǔn)：副總經(jīng)理簽名：日期：分發(fā)部門：質(zhì)量管理部（QA、QC）、生產(chǎn)部（車間、倉庫）、工程部、計(jì)劃采購部、綜合部生效日期：復(fù)審日期：目的為規(guī)范管理公司采購工作、細(xì)化采購審批程序，從而保證采購物資的質(zhì)量，特制定本制度。范圍本管理規(guī)程適用于江蘇*****有限公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所需物資采購管理，詳見5.1采購范圍。定義不適用職責(zé)采購工程師根據(jù)生產(chǎn)、質(zhì)量、辦公等各方面需要，落實(shí)完成各部門下達(dá)的采購任務(wù)。負(fù)責(zé)具體的物資采購事宜，如詢價(jià)、比價(jià)、比服務(wù)、談判等，查找供應(yīng)商。依據(jù)采購任務(wù)，起草、簽訂購貨合同，合理安排到貨時(shí)間，并及時(shí)辦理入庫手續(xù)。依據(jù)采購物料的質(zhì)量要求和GMP規(guī)范，要求供應(yīng)商提供貨物的化驗(yàn)單、發(fā)貨單/送貨單、材質(zhì)證明等資料，一些特殊要求的物料還需提供生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)許可證等。完成上級(jí)交待的其他臨時(shí)采購任務(wù)。負(fù)責(zé)采購合同及附件歸檔、移交綜合部集中管理等工作。計(jì)劃采購部經(jīng)理主持計(jì)劃采購部全面工作，確保各項(xiàng)采購任務(wù)完成。對(duì)公司的原輔料采購和質(zhì)量要求負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。熟悉市場(chǎng)行情，節(jié)約公司成本，監(jiān)督采購工程師的采購進(jìn)展和價(jià)格控制。參與并配合由質(zhì)量部組織的對(duì)于生產(chǎn)所需的原輔料、包材、設(shè)備等供應(yīng)商的資格審核。業(yè)務(wù)部門業(yè)務(wù)部門，包含采購事項(xiàng)直接申請(qǐng)部門，以及質(zhì)量管理部、工程部等監(jiān)督、配合部門；負(fù)責(zé)物資采購的申請(qǐng)、審核、到貨驗(yàn)收及配合異常采購的原因調(diào)查與處理等。綜合部負(fù)責(zé)申購物資及相關(guān)預(yù)算的審核工作副總經(jīng)理、總經(jīng)理及董事長(zhǎng)負(fù)責(zé)申購物資及相關(guān)預(yù)算的審核、審批工作詳述采購范圍公司實(shí)施集中采購管理制度，由計(jì)劃采購部實(shí)施采購行為。采購范圍主要為：原輔料、包裝材料、勞動(dòng)保護(hù)用品、潔凈區(qū)專用的清潔消毒用品、計(jì)量檢測(cè)用儀器及備件、實(shí)驗(yàn)室專用的試劑和耗材、標(biāo)準(zhǔn)品、對(duì)照藥品管道、五金配件、供用電水汽熱力、技術(shù)服務(wù)與委托、租賃、倉儲(chǔ)等。采購物料如有具體技術(shù)或?qū)I(yè)要求的，相關(guān)部門必須配合采購工作，提供相關(guān)技術(shù)資料（如URS、商務(wù)采購說明書等）。公司各部門制定年度及月度采購預(yù)算，預(yù)算由綜合部指定專人管理，采購計(jì)劃與預(yù)算通過公司審批后，按采購程序執(zhí)行、管理采購過程。采購的基本原則用于上市銷售產(chǎn)品的生產(chǎn)用原輔料、包裝材料等GMP管理類物料應(yīng)從已列入SMPQA2007《供應(yīng)商管理規(guī)程》中“合格供應(yīng)商目錄”的供應(yīng)商處進(jìn)行采購。需周期性采購的物料應(yīng)盡可能開發(fā)固定的供應(yīng)商并與之簽訂長(zhǎng)期合同，以便保證物料質(zhì)量的穩(wěn)定性以及可追溯性，獲得更好的價(jià)格、服務(wù)和付款條件。采購的基本程序一項(xiàng)采購工作的完整程序包括如下幾個(gè)步驟。采購計(jì)劃采購計(jì)劃與預(yù)算的制定采購申請(qǐng)審核、審批審核、審批采購采購物資的調(diào)研、考察供應(yīng)商資格審核、供應(yīng)商資格審核、篩選與商談合同審核合同審核、審批與執(zhí)行采購采購物資到貨驗(yàn)收驗(yàn)收異常處理驗(yàn)收異常處理采購文件采購文件歸檔采購計(jì)劃的發(fā)起與預(yù)算審批，各業(yè)務(wù)部門根據(jù)周期（年度）物資計(jì)劃使用量及庫存量的情況，制定周期采購計(jì)劃，同時(shí)編制相應(yīng)的預(yù)算申請(qǐng)。業(yè)務(wù)部門提交相關(guān)物資的申購信息（生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類物資采購填制“江蘇****藥業(yè)請(qǐng)購單”），經(jīng)由申請(qǐng)部門及監(jiān)督、配合部門復(fù)核，經(jīng)分管副總經(jīng)理、總經(jīng)理審批及董事長(zhǎng)加批后，采購工程師執(zhí)行具體的采購事宜。錄入內(nèi)容要完整，如物資名稱、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、型號(hào)/規(guī)格、數(shù)量、品牌/廠家等，生產(chǎn)設(shè)備、檢驗(yàn)儀器、基建需要提交詳細(xì)的URS或填寫采購說明書以便供計(jì)劃采購部尋找合適的供應(yīng)商。如發(fā)生不可預(yù)見的緊急采購需求，業(yè)務(wù)部門提交相關(guān)物資申購信息并提供分管副總級(jí)別以上領(lǐng)導(dǎo)批示文件，采購部執(zhí)行采購事宜，業(yè)務(wù)部門于合同付款前補(bǔ)全流程文件。供應(yīng)商的篩選與詢價(jià)對(duì)于GMP相關(guān)物料的采購，需從經(jīng)批準(zhǔn)后的合格供應(yīng)商處開展，見SMPQA2007《供應(yīng)商管理規(guī)程》中的“合格供應(yīng)商目錄”；若合格供應(yīng)商處無法購買，則根據(jù)采購需求增加新的合適的供應(yīng)商，新增供應(yīng)商的評(píng)估過程參見SMPQA2007《供應(yīng)商管理規(guī)程》。對(duì)于其他物料的采購，限于前期合作過的合格供應(yīng)商或具有資質(zhì)的新增供應(yīng)商。采購物資商談的關(guān)鍵要素主要有質(zhì)量、價(jià)格、付款方式、貨期及售后服務(wù)等，采購工程師爭(zhēng)取以上要素的最優(yōu)條件，對(duì)于需要招投標(biāo)的物資類、工程類、技術(shù)服務(wù)類等，按照公司招投標(biāo)管理制度執(zhí)行，參考《江蘇****藥業(yè)招投標(biāo)管理流程》與《江蘇****藥業(yè)招投標(biāo)管理暫行規(guī)定》。與供應(yīng)商簽署采購訂單或合同，按照SMPPU2002《采購合同管理規(guī)程》執(zhí)行，憑簽核完畢的合同審批表方可加蓋公司合同章或公章。與GMP相關(guān)的物料到貨時(shí)，需提供相應(yīng)的檢驗(yàn)報(bào)告與送貨單，并按照相關(guān)SOP的規(guī)定進(jìn)行驗(yàn)收檢查，確認(rèn)貨物信息和訂單一致，且外包裝完好后方可入庫，如發(fā)生包裝破損、雨淋以及不符合要求等異常質(zhì)量問題應(yīng)及時(shí)通知計(jì)劃采購部，計(jì)劃采購部需與供應(yīng)商交涉處理，同時(shí)積極配合質(zhì)量部門完成相關(guān)質(zhì)量管理活動(dòng)。采購進(jìn)程的監(jiān)控當(dāng)采購過程中出現(xiàn)與采購申請(qǐng)、訂單/合同等內(nèi)容不相符時(shí)，采購工程師應(yīng)及時(shí)反饋給采購申請(qǐng)部門，確認(rèn)清楚后，才可以執(zhí)行采購。在采購的實(shí)施過程中，采購工程師應(yīng)緊密跟蹤采購進(jìn)展情況,并定期通報(bào)使用部門，如遇異常，應(yīng)及時(shí)向使用部門反饋，積極溝通解決。計(jì)劃采購部經(jīng)理應(yīng)隨時(shí)詢問物資的采購進(jìn)程，掌握采購的進(jìn)度，并對(duì)采購的過程進(jìn)行督促監(jiān)控，確保采購工作及時(shí)、規(guī)范地進(jìn)行。采購資料管理采購合同及其他相關(guān)商業(yè)文件在該采購申請(qǐng)項(xiàng)目全部完成后及時(shí)裝訂，以進(jìn)行歸檔及信息統(tǒng)計(jì)。見LTE01-ZD-SMP-003《合同管理規(guī)程》。采購過程收集得到的技術(shù)資料及時(shí)移交相關(guān)專業(yè)部門。其它規(guī)定LTE01-ZD-SMP-003合同管理規(guī)程SMPQA2007物料供應(yīng)商管理規(guī)程附錄和記錄附錄附錄1：江蘇****藥業(yè)請(qǐng)購單記錄不適用歷史追溯版本修訂內(nèi)容生效日期01文件新訂02由于公司logo變更，對(duì)logo內(nèi)容進(jìn)行了修改；03生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類采購管理規(guī)程

附錄1江蘇****藥業(yè)請(qǐng)購單申請(qǐng)編號(hào)：請(qǐng)購