互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案管理面臨的挑戰(zhàn)與對(duì)策目錄TOC\o"1-3"\h\u24217引言 22830一、檔案管理相關(guān)概念 39505（一）檔案管理的概念 313185（二）互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代與檔案管理 3452（三）檔案管理的作用 3156871.憑證參考性 383342.規(guī)劃指導(dǎo)性 4233523.監(jiān)督檢查性 419440二、互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代秘書工作與檔案管理的關(guān)系 427923（一）檔案管理并不是獨(dú)立于秘書工作而單獨(dú)存在的 428532（二）秘書工作需要檔案管理的推動(dòng) 514304四、互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案管理面臨的挑戰(zhàn) 611556（一）工作人員分工不明確 627186（二）秘書人員檔案管理意識(shí)不足 6808（三）公文處理流程不規(guī)范 75072五、互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案管理面臨的挑戰(zhàn)工作的方法 711117（一）對(duì)秘書人員和檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的教育和培訓(xùn) 713130（二）秘書人員和檔案管理人員意識(shí)的提高 7279761.高度認(rèn)識(shí)檔案管理 8208632.職業(yè)責(zé)任感的提高 86518（三）完善公文材料 827374（四）對(duì)新信息實(shí)現(xiàn)資源共享 96634結(jié)束語(yǔ) 97001參考文獻(xiàn) 10引言伴隨目前社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的不斷發(fā)展與科技技術(shù)的大步進(jìn)步，企業(yè)中的體制改革與企業(yè)的結(jié)構(gòu)完善正在不斷的進(jìn)行協(xié)調(diào)和整改，因此企業(yè)的前進(jìn)與經(jīng)營(yíng)都真正在邁向新的發(fā)展水平，因此伴隨而來(lái)的就是企業(yè)的檔案管理工作包涵的信息量逐漸增多，企業(yè)中各級(jí)、各層的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)給企業(yè)檔案管理工作很高的重視，同時(shí)企業(yè)的檔案建設(shè)體系也初具規(guī)模，但是目前現(xiàn)代化的管理水平仍然是跟不上互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的速度，在具體的工作中還是會(huì)很多問(wèn)題需要管理人員不斷改進(jìn)與加強(qiáng)。在本文筆者結(jié)合著自己多年的工作和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)對(duì)其互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代企業(yè)中的檔案管理工作所存在的問(wèn)題進(jìn)行深入剖析，并且提出對(duì)于該問(wèn)題相應(yīng)的解決措施以及手段，希望能夠確保企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范性與科學(xué)性，這樣就能夠更好地為企業(yè)的告訴發(fā)展與建設(shè)工作服務(wù)。文章通過(guò)理論梳理和實(shí)踐調(diào)研的方式對(duì)我國(guó)企業(yè)檔案管理中存在的不足進(jìn)行了探討，并針對(duì)性地提出了應(yīng)對(duì)策略，以期促進(jìn)以企業(yè)的檔案管理日益走向規(guī)范和科學(xué)，對(duì)于我國(guó)檔案的有效、安全管理并充分提供利用有現(xiàn)實(shí)價(jià)值。文章的研究成果對(duì)改善檔案管理、實(shí)現(xiàn)企業(yè)精細(xì)化管理、提升企業(yè)創(chuàng)新能力具有理論指導(dǎo)意義。一、檔案管理相關(guān)概念（一）檔案管理的概念檔案管理，是檔案館（室）直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，指的是按照國(guó)家檔案局關(guān)于文件材料歸檔的規(guī)定，由單位的文書或者業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)對(duì)應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料進(jìn)行收集齊全，并進(jìn)行整理、立卷，定期交本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員集中管理。（二）互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代與檔案管理大數(shù)據(jù)主要以信息技術(shù)為基礎(chǔ)和前提，在全面發(fā)展以及調(diào)整的基礎(chǔ)上確保經(jīng)營(yíng)資源的優(yōu)化利用與配置，現(xiàn)代化的檔案管理主要以檔案數(shù)據(jù)的有效記錄、搜集、整理和調(diào)取為基礎(chǔ)，為后期的改革實(shí)踐和決策提供相應(yīng)的參考，確保信息資源的合理配置利用。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理工作的作用和價(jià)值越來(lái)越凸顯，管理人員需要注重理論分析與實(shí)踐研究之間的緊密結(jié)合，主動(dòng)適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展要求，積極構(gòu)建科學(xué)完善的檔案管理信息體系。傳統(tǒng)的檔案管理體系備受詬病，大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)這一管理體系產(chǎn)生了明顯的沖擊，檔案管理人員需要以檔案管理工作的全面改進(jìn)和完善為基礎(chǔ)，靈活利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)科學(xué)高效的管理，促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)一步改進(jìn)，擺脫傳統(tǒng)管理模式的束縛，全面提升檔案管理質(zhì)量。（三）檔案管理的作用1.憑證參考性檔案管理同其它檔案一樣具有真實(shí)性、原始性，因而具有憑證參考作用。檔案管理記錄了一系列動(dòng)態(tài)的數(shù)據(jù)信息，如小區(qū)業(yè)主的繳費(fèi)記錄、組織集體活動(dòng)記錄等，是小區(qū)業(yè)主維護(hù)自己利益的憑證；檔案管理還詳實(shí)記載了小區(qū)業(yè)主報(bào)修及維修情況，根據(jù)報(bào)修記錄，我們可以追究出現(xiàn)故障的原因，如果同一地方頻繁出故障則需要考慮到安全因素，防患未然，其維修記錄也可作為為參考的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，以備下次別的業(yè)主出現(xiàn)同類狀況；檔案管理還可以作為小區(qū)解決合同糾紛以及矛盾的依據(jù)，小區(qū)里面業(yè)主眾多，需求不一，矛盾是不可避免的。2.規(guī)劃指導(dǎo)性檔案管理中收錄的黨群工作檔案、行政管理檔案、基建及設(shè)備檔案等對(duì)物業(yè)管理工作具有一定的規(guī)劃指導(dǎo)作用。黨群及行政檔案中集中收錄了物業(yè)工作從計(jì)劃實(shí)施到施行服務(wù)的全套材料和跟蹤記錄，可以作為考核本階段物業(yè)服務(wù)水平的依據(jù)，對(duì)以后物業(yè)工作的開展具有指導(dǎo)和規(guī)劃性作用；小區(qū)重建、改建及其維修、養(yǎng)護(hù)則離不開基建和設(shè)備檔案。建筑改造必須以建成時(shí)的設(shè)計(jì)圖紙和文件為依據(jù)，分清承重墻以及墻面的承重能力，再具體規(guī)劃，才能保證安全。3.監(jiān)督檢查性對(duì)物業(yè)管理工作實(shí)施一定的監(jiān)督和檢查是必要的。在我國(guó)，最權(quán)威、最有力的監(jiān)控體系當(dāng)屬法律，法律所具有的強(qiáng)制性、規(guī)范性是保障某一特定工作有序開展或?qū)嵤┑闹匾疤?。然而，物業(yè)管理相關(guān)法律制度尚未健全，這時(shí)，檔案管理是實(shí)施監(jiān)督檢查最有力的武器。相關(guān)部門可以從檔案管理中獲取相關(guān)專業(yè)活動(dòng)的真實(shí)記錄，用以鑒定一個(gè)物業(yè)公司服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量，監(jiān)督物業(yè)公司規(guī)范、有序地進(jìn)行工作。二、互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代秘書工作與檔案管理的關(guān)系新時(shí)期對(duì)于秘書工作和檔案管理工作的要求是越來(lái)越高的，認(rèn)清兩者之間的關(guān)系不僅有利于秘書學(xué)和檔案學(xué)的研究還能讓高校對(duì)專業(yè)的研究更深刻。工作中，秘書人員對(duì)于工作的認(rèn)真負(fù)責(zé)決定著檔案質(zhì)量的好壞，而檔案管理工作則為秘書工作人員提供最直接有效的信息渠道。在社會(huì)的日益進(jìn)步下，電子文件技術(shù)也悄然出現(xiàn)在我們的視野里，但是許多重要的檔案信息依舊是紙質(zhì)保留的多一些。當(dāng)工作人員在處理電子公文和紙質(zhì)公文時(shí)，如果對(duì)秘書工作與檔案管理關(guān)系的認(rèn)識(shí)不正確，往往會(huì)造成信息出現(xiàn)偏差和文件的遺漏。正確認(rèn)識(shí)了兩者的工作內(nèi)容和范圍以及它們的處理程序，可以讓兩者在工作中相互借鑒，互相配合，因而正確認(rèn)識(shí)秘書工作與檔案管理的關(guān)系是非常重要且有必要的。（一）檔案管理并不是獨(dú)立于秘書工作而單獨(dú)存在的檔案管理又稱為檔案工作，其內(nèi)容包括：檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究、檔案提供利用REF_Ref28454\r\h[9]。因?yàn)闄n案是有歷史價(jià)值的，而且不是所有的檔案都是集中在一個(gè)單位或者一個(gè)部門的，所以需要對(duì)檔案進(jìn)行收集整理。雖然看起來(lái)檔案管理內(nèi)容與秘書工作的內(nèi)容有挺大的不同，但是秘書工作和檔案管理的主要銜接內(nèi)容是公文。秘書工作是檔案管理的前期工作，秘書工作的效率和嚴(yán)謹(jǐn)性將直接影響后期檔案的收集和整理，很難想象如果一個(gè)基層單位檔案室收集的檔案不完整、不齊全，整理的不科學(xué)，它又怎么會(huì)更好的服務(wù)單位和上級(jí)？秘書工作和檔案工作中對(duì)文書的書寫有著嚴(yán)格的要求，具體到字?jǐn)?shù)和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等，所以秘書人員在書寫的過(guò)程中要嚴(yán)格遵守書寫的要求，公文不同于小說(shuō)、詩(shī)散文等。公文的每一種寫作格式都有著一定的流程和方法，并且對(duì)于它們的制作規(guī)則也是極其要求嚴(yán)格的，公文的使用目的、緊急程度決定了公文的格式要求和樣式排版，如果是加急的文件則需要特別的標(biāo)識(shí)，保密的文件則更需要有完整的保密手續(xù)。這樣做的目的是為了方便管理，統(tǒng)一文件的來(lái)龍去脈，如果出現(xiàn)問(wèn)題，可以通過(guò)經(jīng)受的人來(lái)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的所在。公文寫作有著自身的特點(diǎn)，那就是：實(shí)用、嚴(yán)密、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)練。公文是為了解決問(wèn)題所提出的意見和指示，不是有欣賞性的題材，所以公文的寫作必須一針見血，以最快的方式來(lái)看懂問(wèn)題或者解決問(wèn)題，這樣才能更快的針對(duì)問(wèn)題提出解決方案。當(dāng)這些公文的基礎(chǔ)工作完成之后，才能加快檔案的管理工作。檔案管理工作要對(duì)已經(jīng)撰寫完畢的文件資料進(jìn)行妥善的保管和整理。檔案信息的完整與科學(xué)為社會(huì)提供最大限度的服務(wù)。在社會(huì)的各種活動(dòng)中，檔案管理工作是必然為國(guó)家、社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、政治所提供服務(wù)的，各級(jí)各類的檔案管理都為以后的秘書工作提供借鑒作用，通過(guò)已經(jīng)收集的檔案來(lái)解決一些現(xiàn)實(shí)的問(wèn)題。（二）秘書工作需要檔案管理的推動(dòng)秘書主要的工作內(nèi)容是：處理文件、接聽電話、撰寫文件、籌備會(huì)議、上傳下達(dá)等。這些當(dāng)中，處理文件應(yīng)該是秘書日常工作中最重要的一部分了，秘書需要不斷的注意上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)所分配的任務(wù)，及時(shí)進(jìn)行處理，將加快文件整理好及時(shí)送達(dá)本單位的領(lǐng)導(dǎo)，待領(lǐng)導(dǎo)完成文件的處理后，將領(lǐng)導(dǎo)的意圖及時(shí)準(zhǔn)確的傳達(dá)到各個(gè)部門，加快完成所需的工作任務(wù)，所以秘書工作是為領(lǐng)導(dǎo)人或者機(jī)關(guān)單位提供輔助管理的綜合服務(wù)的一項(xiàng)工作。這樣工作的性質(zhì)就要求秘書人員對(duì)于文字信息準(zhǔn)確度的把握。之所以說(shuō)檔案管理推動(dòng)秘書工作的原因主要包含這幾個(gè)方面。首先，檔案管理有利于促進(jìn)秘書工作的規(guī)范化。檔案管理對(duì)于公文收錄的要求是非常嚴(yán)格的，每一種公文種類都應(yīng)該有著其獨(dú)特的分類方法，這就要求秘書人員在工作中重視公文的書寫格式，并且在收發(fā)文的過(guò)程中按照檔案管理的要求進(jìn)行文件的歸類，因?yàn)闄n案管理的約束性可以讓秘書人員能夠加強(qiáng)對(duì)文件規(guī)范化的處理。再者，檔案管理還能幫助秘書工作效率的提高。秘書工作在進(jìn)行文件的編輯的時(shí)候，需要借助大量的資料來(lái)完善自己的內(nèi)容，此時(shí)，檔案管理的工作內(nèi)容就為秘書工作提供科學(xué)有效的信息，加快秘書工作的進(jìn)度。還有就是檔案管理為秘書工作提供單位歷史發(fā)展階段的成果。一個(gè)工作單位或者是機(jī)構(gòu)要想長(zhǎng)遠(yuǎn)的保持下去，首先就應(yīng)該對(duì)公司的發(fā)展歷程有個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)。創(chuàng)立初期，對(duì)于單位發(fā)展的各種推動(dòng)決策都應(yīng)該收錄在檔案里，這樣做的目的不僅是為了讓單位長(zhǎng)久的發(fā)展起來(lái)，還可以在歷史的積累上創(chuàng)造出更大的價(jià)值。每年單位都可能舉辦類似的會(huì)議，目的在于發(fā)展公司的企業(yè)文化或者促進(jìn)經(jīng)濟(jì)的增長(zhǎng)或者是社會(huì)性的單位，不管是什么樣性質(zhì)的單位，總歸會(huì)產(chǎn)生各種大大小小的會(huì)議。通過(guò)歷史遺留下的文件資料，不僅很快發(fā)現(xiàn)發(fā)展中的問(wèn)題，而且還可以幫助新入職的秘書快速進(jìn)入工作狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)秘書工作的交流與配合。四、互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案管理面臨的挑戰(zhàn) （一）工作人員分工不明確在專門設(shè)立了秘書人員和檔案人員的單位，往往出現(xiàn)的情況就是互相推卸責(zé)任。因?yàn)閷?duì)秘書工作與檔案管理的責(zé)任分工不明確，有些工作人員會(huì)對(duì)某些模棱兩可的工作選擇視而不見，這樣難免會(huì)造成工作銜接的不到位等問(wèn)題。但是在實(shí)際的工作中，沒(méi)有設(shè)立專門檔案室的單位占了絕大部分，所以檔案管理工作是由秘書人員來(lái)進(jìn)行的，因而秘書工作與檔案管理是相互參雜的，秘書就成為了既是秘書工作的執(zhí)行者也是檔案管理的執(zhí)行者。在這種情況下，秘書人員會(huì)在工作中將秘書工作與檔案管理工作內(nèi)容混淆，個(gè)人獨(dú)立處理事務(wù)的情況下，往往憑借的是自己處理事情的習(xí)慣方式。在這樣情況下，就會(huì)造成秘書在處理公文時(shí)不能分清到底應(yīng)該規(guī)劃在哪一方面。所以工作人員對(duì)兩者工作內(nèi)容的不確定性，會(huì)造成秘書工作和檔案管理之間產(chǎn)生許多問(wèn)題。（二）秘書人員檔案管理意識(shí)不足在現(xiàn)實(shí)工作中，很多秘書人員并沒(méi)有檔案管理的意識(shí)，不會(huì)重視對(duì)公文進(jìn)行檔案管理。很多情況下，秘書會(huì)將自己處理完成的工作隨手放在一邊，如果領(lǐng)導(dǎo)需要文件的時(shí)候，秘書又會(huì)四處尋找文件，這樣做的后果就是信息被錯(cuò)漏。之所以要進(jìn)行文件的檔案管理，是因?yàn)槲募诿貢ぷ鞯姆秶鷷r(shí)很清楚文件所要傳達(dá)的信息和指令，而一旦經(jīng)過(guò)時(shí)間的推移，往往很多的文件內(nèi)容信息會(huì)被遺忘。進(jìn)行檔案管理則會(huì)迅速的幫助秘書進(jìn)行秘書工作。再者因?yàn)楣ぷ魅藛T沒(méi)有檔案管理的意識(shí)就不會(huì)重視對(duì)公文寫作格式的要求，如果根據(jù)自己書寫的習(xí)慣來(lái)書寫公文，往往會(huì)造成公文格式的錯(cuò)誤，信息的不完整，這樣給后續(xù)的工作會(huì)造成相當(dāng)大的影響，或許許多重要文件就會(huì)丟失，會(huì)給單位造成不必要的麻煩。（三）公文處理流程不規(guī)范公文的書寫是有嚴(yán)格的要求的，小到標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，大到公文種類的選擇等等?，F(xiàn)在國(guó)家有了一定的上報(bào)程序和收錄標(biāo)準(zhǔn)，但在實(shí)際的工作中還會(huì)有信息的錯(cuò)寫或者不寫、越級(jí)上報(bào)、緊急情況布置變通上報(bào)的現(xiàn)象。這種現(xiàn)象的產(chǎn)生不僅讓公文不能及時(shí)得到整理和收集，還會(huì)耽誤問(wèn)題的解決。所以這是對(duì)秘書工作和檔案管理工作得不償失的做法。（四）檔案管理信息利用效率低下由于傳統(tǒng)檔案管理都是基于實(shí)體紙張記錄，無(wú)論是信息的記錄工作還是檔案的分類存取工作，都需要進(jìn)行實(shí)體操作，操作十分麻煩的同時(shí)還容易造成失誤，造成檔案記錄的污損或者丟失。并且由于檔案信息的實(shí)體性質(zhì)，如果檔案被有需要的部門借閱或者調(diào)走，就會(huì)出現(xiàn)檔案信息的空缺，如果同時(shí)出現(xiàn)多方面需求，就會(huì)出現(xiàn)排隊(duì)等候的情況，不但會(huì)浪費(fèi)時(shí)間，還耽誤了為人民服務(wù)工作的進(jìn)度。多方面原因，導(dǎo)致了企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理工作中信息記錄的利用效率十分低下。五、互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案管理面臨的挑戰(zhàn)工作的方法 （一）對(duì)秘書人員和檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的教育和培訓(xùn)首先，教育部門應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)秘書學(xué)專業(yè)的宣傳和對(duì)高校秘書專業(yè)的指導(dǎo)。專業(yè)是否能夠體現(xiàn)出它的社會(huì)價(jià)值，首先取決于高校對(duì)專業(yè)的重視程度。隨著近幾年國(guó)家和社會(huì)對(duì)秘書專業(yè)人才需求的提升，許多高校都設(shè)立了秘書學(xué)專業(yè)。通過(guò)在學(xué)校，系統(tǒng)的學(xué)習(xí)了相關(guān)理論知識(shí)之后，秘書人員和檔案管理人員才能夠?yàn)橹蟮拿貢ぷ骱蜋n案管理工作奠定基礎(chǔ)。再者，當(dāng)秘書人員和檔案管理人員進(jìn)入單位的時(shí)候，單位應(yīng)該注重對(duì)員工的培訓(xùn)，學(xué)校主要的教學(xué)內(nèi)容是理論知識(shí)，而單位應(yīng)該要做的是對(duì)工作人員進(jìn)行實(shí)際的操作，秘書工作和檔案管理工作不是簡(jiǎn)單的端茶倒水或者公文收集，它是檢驗(yàn)一個(gè)單位工作效率的體現(xiàn)。最后，應(yīng)該設(shè)立專門的機(jī)構(gòu)來(lái)管理兩者，現(xiàn)在的秘書工作和檔案管理工作其實(shí)是分開的，但是我們?cè)诠ぷ髦?，是必須要結(jié)合兩者才能夠完成工作內(nèi)容。通過(guò)設(shè)立專門的機(jī)構(gòu)來(lái)統(tǒng)一管理，則會(huì)進(jìn)一步完善兩者交流互動(dòng)的關(guān)系、提升國(guó)家管理水平。（二）秘書人員和檔案管理人員意識(shí)的提高1.高度認(rèn)識(shí)檔案管理公文是秘書工作的終點(diǎn)，也是檔案管理的起點(diǎn)。秘書工作中的公文不能稱其是檔案，因?yàn)樵诿貢ぷ髦校倪€在各個(gè)工作環(huán)節(jié)中發(fā)揮著它的現(xiàn)行功能。而檔案則是在秘書工作完成之后，形成的具有傳達(dá)和記述使命歷史文件。公文是檔案的基礎(chǔ)，因而應(yīng)該正確完善公文的書寫，秘書工作的起點(diǎn)做好的話，檔案管理就可以加快完善他的收集整理的工作。對(duì)于公文的寫作，不同的組織機(jī)構(gòu)有著不同的寫作要求，有些是單位部門統(tǒng)一發(fā)放的，有些是國(guó)家統(tǒng)一規(guī)定的，必須要按照標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行公文的寫作要求。所以規(guī)范公文是促進(jìn)秘書工作和檔案管理的有效方法。檔案的質(zhì)量就是需要秘書工作和檔案管理的有效配合，加強(qiáng)檔案室的管理是推動(dòng)社會(huì)文化進(jìn)步的有效手段。檔案資料的科學(xué)性和權(quán)威性是促進(jìn)秘書工作良好運(yùn)行的手段。2.職業(yè)責(zé)任感的提高檔案工作人員要有很高的職業(yè)素養(yǎng)，在整理和收集檔案的過(guò)程中，要時(shí)刻將“檔案”裝在自己的腦袋里，要對(duì)自己的工作崗位負(fù)責(zé)，在處理事務(wù)的過(guò)程中要完善檔案的優(yōu)勝劣汰，及時(shí)處理掉一些我們不需要的檔案，或者是過(guò)了時(shí)間期限的檔案，做好檔案室的精簡(jiǎn)和規(guī)劃。使檔案工作科學(xué)有序的進(jìn)行，對(duì)每一份將要收入為檔案的文件進(jìn)行嚴(yán)格的刪選，為每一份文件都要負(fù)責(zé)到底。不能因?yàn)樽约旱氖д`或粗心將檔案丟失，一些重大文件的丟失甚至影響國(guó)家的安全，所以檔案的管理必須慎重，責(zé)任感的提高也會(huì)讓秘書人員對(duì)工作態(tài)度的提高。（三）完善公文材料1.檔案整理工作必須從平時(shí)做起秘書人員在日常的過(guò)程中會(huì)收到各級(jí)各類單位的發(fā)文，首先應(yīng)該先進(jìn)行的后文登記，避免重要文件的缺失，造成不必要的損失。之后應(yīng)該鑒別事情的輕重緩急，立刻處理緊急事務(wù)，如果事情處理完后，這份文件不再具有保存的現(xiàn)實(shí)意義，那秘書人員應(yīng)該銷毀這些文件，避免造成人力物力的浪費(fèi)。而有些文件目前失去了現(xiàn)實(shí)價(jià)值，但是其對(duì)后世或者社會(huì)有保留意義的，秘書應(yīng)該進(jìn)行收集整理成檔案，用專門保管的方式來(lái)進(jìn)行保管，然后進(jìn)入歸檔的環(huán)節(jié)，用來(lái)平時(shí)單位工作人員的信息瀏覽和借鑒。這些工作如果在平時(shí)就一點(diǎn)一滴的做好，那么在檔案管理時(shí)便會(huì)比較輕松的完成。2.檔案整理工作應(yīng)注重細(xì)節(jié)工作單位產(chǎn)生的文件或者公文，首先要先交給領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行批復(fù)，再經(jīng)過(guò)單位領(lǐng)導(dǎo)的審核之后，應(yīng)該及時(shí)的將相關(guān)文件收集完整，按照一定的順序，從開始的初稿、修改稿、定稿、再到正式可以簽發(fā)的公文都應(yīng)該按照流程進(jìn)行收集歸檔。之后再進(jìn)行裝訂的工作環(huán)節(jié)。這樣做是為了在檔案管理的時(shí)候方便快捷的完成工作。（四）對(duì)新信息實(shí)現(xiàn)資源共享企業(yè)檔案信息管理應(yīng)當(dāng)結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)云計(jì)算技術(shù)。通過(guò)這一技術(shù)手段的應(yīng)用能夠使普通計(jì)算設(shè)備達(dá)到超級(jí)計(jì)算機(jī)的水準(zhǔn)，甚至能夠?qū)崿F(xiàn)為用戶提供每秒千萬(wàn)計(jì)甚至億計(jì)次的計(jì)算服務(wù)，并且即時(shí)高速返回結(jié)果。除此之外，互聯(lián)網(wǎng)云端計(jì)算技術(shù)還為用戶提供了包括但不限于建模編程、資源管理技術(shù)、存取功能等按需求進(jìn)行計(jì)算的資源訪問(wèn)服務(wù)，很大程度能夠豐富了檔案管理工作信息化的具體內(nèi)容，并且提高檔案信息管理的工作效率。企業(yè)在檔案管理工作中，還應(yīng)當(dāng)結(jié)合信息化整合理念，采用信息化辦公設(shè)備虛擬化技術(shù)。通過(guò)信息化辦公設(shè)備虛擬化技術(shù)的應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)信息化辦公設(shè)備資源的高效整合利用，令檔案資料對(duì)應(yīng)多個(gè)需求也能夠同時(shí)被滿足，并使得信息化