檔案管理制度為了加強(qiáng)公司的檔案管理工作，使檔案管理規(guī)范化、制度化、結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定檔案管理實(shí)施細(xì)則。檔案管理職責(zé)第一條、公司檔案分為二級(jí)管理，行政部為一級(jí)管理，各部門為二級(jí)管理。行政部為檔案管理的第一負(fù)責(zé)人，其他部門負(fù)責(zé)本部門相關(guān)檔案資料的收集整理。第二條、公司檔案責(zé)任重大，各級(jí)管理人員都應(yīng)高度重視，嚴(yán)格管理，由行政部牽頭每季度檢查整理工作，總經(jīng)理不定期檢查。檔案范圍及內(nèi)容凡是反映本公司經(jīng)營活動(dòng)、內(nèi)部管理等具有查考利用價(jià)值的文件材料（文字、照片、書信、報(bào)刊、光盤、電子文件、實(shí)物等）均屬歸檔范圍。1、行政管理工作形成的文件企業(yè)章程、股東大會(huì)、董事會(huì)文件；企業(yè)改制及公司變更資料文；企業(yè)內(nèi)部制定的各項(xiàng)規(guī)章制度；固定資產(chǎn)管理涉及的登記簿、盤點(diǎn)表、設(shè)備說明書、保修卡。車輛管理檔案包括保險(xiǎn)單、車輛保養(yǎng)修理記錄等公司各類證照榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀等；有紀(jì)念意義的實(shí)物及展覽照片、聲像等文件材料；公司集體活動(dòng)、事件的聲像材料，公司解決法律糾紛問題形成的文件材料；各類項(xiàng)目申報(bào)、立項(xiàng)批復(fù)、實(shí)施過程中的成套文件材料；商標(biāo)申報(bào)、9000認(rèn)證、中國一級(jí)資質(zhì)、陜西A級(jí)等資質(zhì)申報(bào)的相關(guān)證件、資料；涉及在媒體報(bào)導(dǎo)公司的，報(bào)紙等保留原件；2、人力資源管理工作形成的文件職工檔案、工資記錄等文件；出勤、養(yǎng)老、保險(xiǎn)、獎(jiǎng)勵(lì)與處分、考核、培訓(xùn)等方面的文件材料。3、媒體維護(hù)工作形成的文件材料公司與外部簽訂的供電合同、押金記錄公司媒體維護(hù)、檢修記錄市場銷售工作形成的文件材料客戶檔案，包括客戶姓名、地址、電話及其他詳細(xì)情況(生日、愛好等信息)。市場部每年銷售政策、考核記錄、提成獎(jiǎng)勵(lì)記錄；各類銷售統(tǒng)計(jì)報(bào)表5、會(huì)計(jì)工作形成的文件材料會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)告及報(bào)表、納稅記錄等文件。設(shè)計(jì)工作形成的文件材料當(dāng)月已確定的設(shè)計(jì)稿大型慶典方案、成套的廣告方案7、媒體部工作形成的文件材料每季實(shí)時(shí)更新的媒體登記表、每年度公司媒體推介書收集的媒體資料客戶發(fā)布監(jiān)測(cè)報(bào)告媒體設(shè)置手續(xù)、工商審批手續(xù)8、工程制作形成的文件材料。制作業(yè)務(wù)成本預(yù)算、報(bào)價(jià)單、拍照成果公司重要的工程設(shè)計(jì)圖紙、竣工資料。公司與外部簽訂的各種合同、協(xié)議等文件材料檔案收集整理1、收集的文件材料必須完整齊全、照片須有文字說明2、歸檔文件材料須是原件，有重大意義的可同時(shí)保存修改稿。3、為使歸檔材料長久保存，要求文件需使用鋼筆、炭素筆或打印成件，字跡工整，禁用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙等。4、文件應(yīng)集中文件夾存放，冊(cè)夾的背脊應(yīng)標(biāo)明冊(cè)夾內(nèi)所含文件的分類編號(hào)及名稱，以便查檔。5、公司的歸檔資料實(shí)行“月歸檔”及“年度歸檔”制度即每月五號(hào)前，各部門應(yīng)將上月整理、分類好的文件資料刻光盤交于行政部進(jìn)行歸檔，并辦理接交手續(xù)，每年1月15號(hào)前，各部門應(yīng)將上年整理、分類好的當(dāng)年文件資料交于行政部進(jìn)行歸檔，并辦理接交手續(xù)。（其中媒體部將當(dāng)月檢測(cè)報(bào)告刻盤歸檔；設(shè)計(jì)部將當(dāng)月設(shè)計(jì)稿、大型慶典方案、成套的廣告方案刻盤歸檔；工程制作部將當(dāng)月已完成的按客戶和業(yè)務(wù)將成本預(yù)算、報(bào)價(jià)單、拍照成果刻盤歸檔）。6、電子文件名按客戶分類，應(yīng)用中文起名（文件名不得使用英文字母或數(shù)字），不能用時(shí)間命名，并能表示文件內(nèi)容，以便于他人查閱。歸檔管理要求一、文件分類1、按年度分類：以文件簽發(fā)日期為準(zhǔn)，跨年度形成的文件歸入辦結(jié)年度，幾份文件為一件時(shí)，安排在前面的文件日期為準(zhǔn)。2、按保管期限分類：根據(jù)文件材料性質(zhì)，可按永久、長期、短期進(jìn)行分類。3、按部門分類：一個(gè)部門設(shè)一個(gè)類別名，原則上哪個(gè)部門形成的文件材料就歸入哪個(gè)部門，各部門的文件再按類別進(jìn)行分類。二、文件整理1、文件材料按年度整理，以件為單位，一個(gè)年度的同一類文件材料以一冊(cè)（或一本）為一件，同類文件依據(jù)文件材料的多少可并件或分件。2、文件材料的幅面以A4紙為準(zhǔn)，如有皺褶、破損、參差不齊等情形應(yīng)先整補(bǔ)、裁切折疊，鎮(zhèn)壓平整使其整齊劃一。3、按文件材料時(shí)間順序編排頁碼，統(tǒng)一在右下角，4、卷宗首頁設(shè)本卷目錄表。卷內(nèi)文件目錄放在卷目三、文件裝訂1、歸檔文件裝訂前取出所有金屬物，以件為單位裝訂2、已裝訂成冊(cè)不便拆訂的刊物、書籍可保持原貌不再拆訂重裝。3、短期保存的文件材料可使用普通訂書針裝訂，永久、長期保存的文件可采用線裝、膠粘、不銹鋼夾等方法進(jìn)行裝訂。4、文件裝訂的位置在文件的左側(cè)或左上角。四、文件的編號(hào)1、文件名：如改制文件、設(shè)置手續(xù)等。2、年度：以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)記公元紀(jì)年，如：20083、保存期限：文件保管期限即永久、長期、短期。4、件號(hào)：文件排列順序號(hào)，從“1”5、部門：以部門名稱或規(guī)范化簡稱為準(zhǔn)。五、歸檔文件目錄歸檔文件目錄、設(shè)置、件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。1、文件標(biāo)題應(yīng)照實(shí)抄錄，沒有標(biāo)題應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容自擬標(biāo)題。2、日期應(yīng)以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日。3、頁數(shù)以每件歸檔文件的總頁數(shù)為準(zhǔn)。4、備注是指注釋文件需要說明的情況。5、責(zé)任者是指發(fā)文部門或個(gè)人。6、歸檔文件目錄應(yīng)單獨(dú)裝訂成冊(cè)并編制封面，編制成冊(cè)的方式應(yīng)與分類方案一致，以年按不同保管期限裝釘三本。六、在歸檔的文件材料中，每份文件的正件與附件不得分開；不同年度的文件一般不得放在一起立卷，同年文件一起立卷。七、卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁碼。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右下角、背面的左下角填寫頁碼；八、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，卻無原件的，檔案保存復(fù)印件（并注明無原件）。檔案的借用九、借閱檔案文件需填寫《調(diào)閱審批單》，部門主管簽字，主管副總批準(zhǔn)后方可借閱，重要文件的借閱需總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。十、檔案借閱的最長期限為一周；對(duì)借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應(yīng)寫出書面報(bào)告，報(bào)行政部主管處理。《調(diào)閱審批單》應(yīng)按歸還日期先后整理，以備催還。十一、借閱者必須嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí)匯報(bào)。十二、借閱者不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須填寫《復(fù)制文件資料登記表》經(jīng)部門主管及行政部主管批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制，重要文件須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。十三、借閱者不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號(hào)等。十四、借閱者不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借他人，必須專人專用。借閱的檔案用完后，應(yīng)及時(shí)歸還。檔案的保管期限檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十五年，短期分為五年。十五、凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。永久保管的文件如下：(1)公司章程；董事會(huì)及股東會(huì)記錄；（2）政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；（3）不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證；(4)訴訟文件；(5)改制文件；（6）公司證照、獲獎(jiǎng)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀等證件。（7）其他經(jīng)核定須永久保存的文件。十六、凡在較長期時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為長期保管。長期保管的文件如下：（1）在職員工檔案；（2）會(huì)計(jì)憑證，納稅記錄；（3）和企業(yè)有關(guān)的政府文件；（4）重要賬簿(資產(chǎn)目錄、日記賬)；（5）媒體設(shè)置審批手續(xù)；（6）各類合同；（7）其他經(jīng)核定須長期保存的文書。十七、在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考價(jià)值的文件材料，列為短期保管。具體資料由行政部列出文件名單，報(bào)總經(jīng)理審批后執(zhí)行。檔案的銷毀二十八、保管期限已滿的檔案由檔案管理員編制《檔案銷毀清冊(cè)》，報(bào)公司總經(jīng)理審核批準(zhǔn)并指定監(jiān)銷人后，方可進(jìn)行銷毀。二十九、《檔案銷毀清冊(cè)》需注明：銷毀檔案目錄、行政部意見、總經(jīng)理意見、檔案管理員簽字、監(jiān)銷人簽字、銷毀時(shí)間。二十、銷毀前，按照清冊(cè)清點(diǎn)；銷毀后，在清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告總經(jīng)理?！稒n案銷毀清冊(cè)》需永久保管。5771001803090012095579036822859633082577100180309001238657613739973576069657710018030900135945780775799025155125771001803090012387577164982601818051577100180309001213857213119215891832657710018030900123595790368223610760535771001803090012356576135286143791742577100180309001235557508786970469327917088100343355274101229944325833379170881003433552751018667329388320081708810034335610710158115250150052217088100343356108101000180059871732170881003433542951010741941426870171708810034335618410187866086962880217088100343356185101775831174086674170881003433561091010